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Zielsetzung und Nutzen

Überall existieren heute Faxgeräte zum Senden und Empfangen von Dokumenten. Diese Geräte müssen aber manuell bedient werden und erfordern daher für den Sendevorgang Personal und Zeit. Neben dem zeitlichen Aufwand existiert häufig das Problem, dass z.B. eine kurze Computerliste formatmässig nicht direkt eingelesen werden kann und erst verkleinert auf DIN A4 umkopiert werden muss.

Directfax bietet hier im Bereich Fax-Versand die ideale Lösung. Nach Eingabe des gewünschten Textes und Auswahl des Empfängers ist der Vorgang für den Benutzer erledigt. Sein Fax wird wie gewünscht sofort oder in der Zeit des Nachttarifs automatisch an den Empfänger versandt. Wahlweise kann er sich eine Kopie für seine Unterlagen ausdrucken lassen.

Faxversand manuell und automatisiert - als Faxe oder als Emails

Manuell

Zu faxende Texte können mit dem integrierten Faxeditor (DFE),  SEU/400 (Quelleneingabeprogramm) oder einem beliebigen PC-Programm (wie z.B. Microsoft Word) erfasst werden.

Bereits vorhandene Spooleinträge (z.B. Computerlisten, automatisch erstellte Angebote) können ohne Änderung zusammen mit einem erläuternden Text als Fax versandt werden.

Faxe automatisch versenden

Das größte Rationalisierungspotential liegt heute im Bereich der automatischen Erstellung und Versendung von Dokumenten. Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, Avisierungen und viele andere Arten von Mitteilungen lassen sich ggf. nach Absprache mit den Geschäftspartnern per Fax versenden. Kein Personalaufwand ist für das Drucken, Separieren, Kuvertieren und Frankieren erforderlich, und die Faxkosten sind in der Regel auch noch niedriger als die Portokosten. Selbst hohe Anforderungen an Layout, Unterschriften und Sicherheit können erfüllt werden.

Mit der AutoFax-Funktion von directfax ist es möglich, Spooleinträge von Anwendungsprogrammen (z.B. Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Mahnungen, etc.) automatisch als Fax zu versenden. Es ist kein Programmieraufwand erforderlich, wenn die Druckausgabe entweder die Faxanwahl-Nr. oder einen Schlüssel (z.B. Kunden-Nr.) enthält, der benutzt werden kann, um die Faxanwahl-Nr. über einen Dateizugriff zu holen.

E-Mail Integration

Mit directfax können Dokumente auch per Email versandt werden. Es wird außerdem die Möglichkeit geboten, Eingangsfaxe manuell oder automatisch als elektronische Post weiterzuleiten. Das Faxdokument kann im Text-, TIF- oder PDF-Format an die Email angehängt werden. Es ist eine besondere Lizenz erforderlich.

Faxempfang und -verteilung

Es ist möglich, mit einem Modem ein Fax zu empfangen. Technisch gesehen liegt das empfangene Fax aber als Grafikdatei vor und kann nicht an einem normalen IBM i-Terminal angezeigt werden. Zur Anzeige ist entweder ein IBM-Bildschirm 3489 oder ein PC mit directfax/PC Software erforderlich. Zum Ausdruck eines solchen Spooleintrags ist ein PCL5-Drucker an der IBM i oder ein Drucker am PC erforderlich. Eingangsfaxe können automatisch gedruckt und bestimmten Mitarbeitern in die Eingangswarteschlange gestellt werden.

Layout-Steuerung

Über spezielle directfax-Steuerzeichen können im Faxtext verschiedene Schriften (Fonts) gewählt, Linien und Boxen gezeichnet, Grafiken beliebig positioniert und mit Text gemischt und sogar quer gefaxt werden. Diese als MIXEN bezeichnete Funktion läuft auf der IBM i ab und erfordert daher Rechenkapazität vom Prozessor.

Das Faxen von AFP- und PCL-Spooldateien sowie OFC-Dokumenten mit ADVSCS-Datenstrom ist möglich. Sämtliche Fontwechsel und Grafikeinfügungen werden erkannt und es werden die dafür bereitgestellten directfax-Fonts und -Grafiken eingefügt. Mittels eines Fontgenerators (Option) kann aus einem am PC speziell formatierten Dokument ein neuer directfax-Font generiert werden.

Directfax bietet die Möglichkeit, Formulare, unternehmenseigene Logos für den Faxkopf oder sogar Unterschriften zu integrieren. Die Logos sind als Grafikdaten auf der IBM i gespeichert. Wenn entsprechende Grafikdateien auf einem PC vorhanden sind, können diese über PC-IBM i-Verbindungen übernommen werden. Ein Logo kann auch von einem normalen Faxgerät an das Faxmodem gesendet und als Grafik übernommen werden.

Schnittstellen zu Archivierungssystemen

Ein- und Ausgangsfaxe können über eine optionale Archivschnittstelle an fremde Archivierungstools übergeben werden. Der grafische Faxinhalt (MIX-Fax) kann dabei in das TIF oder PDF Format konvertiert werden. Auch die Übergabe von Parametern ist an der Schnittstelle möglich. Es ist eine besondere Lizenz erforderlich.

Adressbestände integrieren

Vorhandene Faxnummern und Adressbestände in Benutzerdateien auf der IBM i können automatisch in die directfax Verwaltung übertragen (importiert) werden. Dabei kann gleichzeitig ein Faxverteiler (eine sogenannte Kurzwahlgruppe) aufgebaut werden. Diese kann wiederum dazu verwendet werden, Serienfaxe an Außenstellen, Lieferanten, Interessenten usw. zu versenden, wobei der Faxtext durch Steuercodes für Datenfelder individuell für jeden Empfänger angepasst werden kann.

Einheitengenaue Abrechnung

Beim Einsatz der Gebührenoption (nur mit ISDN-Geräten möglich) können die Telefonkosten einheitengenau registriert und kostenstellenmässig aufgelistet werden. Es ist eine besondere Lizenz erforderlich.

Wo finde ich welche Information ("Roadmap")?

Dieses Handbuch Diese Dokumentation soll sowohl dem Benutzer von directfax dienen, als auch dem Verwalter. Es Sie enthält alle Information, die über das Produkt verfügbar ist.

In diesem Abschnitt finden Sie Hinweise, in welchen Kapiteln Sie, abhängig von Ihrem Anforderungsprofil, die für Sie wichtigen Informationen finden.

Aufbau des Handbuches

Die Gliederung diese Handbuches versucht die Aufgaben der Benutzer und der Verwalter getrennt zu behandeln. Dabei wird für den Verwalter noch zwischen Aufgaben unterschieden die einmalig oder nur "ab und zu" auszuführen sind (Installation und Konfiguration) und Aufgaben, die vergleichsweise häufiger auftreten können (Verwaltung)
Kapitel 4 - Faxversand durch den Benutzer wendet sich an den Benutzer, der Faxe versenden möchte. Alle Möglichkeiten werden besprochen: Der Faxversand IBM i-Datenstationen mit verschiednen Editoren und der Faxversand aus PC-Anwendungen.
Kapitel 5 - Aus Anwendungen automatisch faxen ist eher für den Verwalter oder Programmierer von Interesse. Es zeigt, wie Sie die Funktionen von directfax in Ihre IBM i-Anwendungen einbinden können.
Kapitel 6 - Weitere Steuerungsmöglichkeiten beim Faxversand behandelt die Formular-Funktionen von directfax und die Steuercodes, die innerhalb eines Faxtextes angegeben werden können, um z.B. den Nachtversand zu steuern oder den Text zu gestalten (fett, unterstrichen usw.).
Kapitel 7 - Benutzeraufgaben zur Verwaltung von Faxversand und empfang stellt die Anzeigen dar, die dem Benutzer zur Verfügung stehen, um die aus und eingehenden Faxe zu verwalten.
Kapitel 8 - Faxempfang zeigt die Möglichkeiten auf, mit empfangenen Faxen zu arbeiten.
Kapitel 9 - Verwaltungsaufgaben beschreibt die Aufgaben zur Verwaltung von Benutzern, Adressen, Vorlagen, Grafiken (Logos und Unterschriften), Formularen und zur automatischen Eingangsfaxverteilung.
Kapitel 10 - Die directfax Editoren beschreibt den Umgang mit den Editoren, die mit dem Produkt directfax mitgeliefert werden.
Kapitel 11 - Installation beschreibt die Aufgaben, die bei der Installation einer neuen directfax Version anfallen. Die Erstinstallation von directfax und die ersten Schulungen werden in der Regel durch eine Außendienstmitarbeiterin der Firma Toolmaker durchgeführt und daher hier nicht im Detail beschrieben.
Kapitel 12 - Directfax Lite beschreibt die Einschränkungen bei der preisgünstigen directfax Lite Version.
Kapitel 13 - Konfiguration auf der IBM i bietet Details zu allen möglichen Einstellungen, die den Ablauf und die Funktionsweise der Software auf der IBM i beeinflussen.
Kapitel 20 – Umstellung DCE-Faxbox auf Modem Viele Anwender setzen noch DCE Faxboxen ein. Dieses Kapitel beschreibt die Maßnahmen zur Umstellung auf Faxmodem.
Kapitel 21 – directfax/PC zeigt alle Möglichkeiten des PC-Teils von directfax vom Faxversand über aus- und eingehende Faxe.
Kapitel 22 – Lotus Notes Connector für directfax zeigt die Leistungsfähigkeit des Notes-Connnectors von directfax.
Kapitel 23 - directfax PCL-Konverter beschreibt die Konfiguration und den Faxbetrieb des Programms zur Konvertierung von Spooldateien mit *USERACII-Datenstrom im PCL-Format.
Kapitel 24 - Konfiguration Fax-Hardware enthält eine Anzahl von Anleitungen zur Konfiguration der Modeme und Router sowie zur Einrichtung der zugehörigen Faxleitungen.
Die weiteren Kapitel sind Zusammenfassungen und Auflistungen für die schnelle Referenz oder Randthemen.

Verwalter: Quick-Start zur Installation auf einem PC

Um die directfax/PC Software auf einem Personalcomputer zu installieren folgen Sie bitte diesen Schritten:
Je nach PC-Betriebssystem ein Unterkapitel von
Kapitel 22 directfax/PC

Verwalter: Quick-Start für Faxen aus Anwendungen

Lesen Sie bitte Kapitel 5 Aus Anwendungen automatisch faxen durch und entscheiden Sie, welche der Möglichkeiten Sie verwenden möchten:
Drucke in die Ausgabewarteschlange DIRFAXPRT stellen und AutoFax verwenden
Eine Steuerzeile im Spooleintrag verwenden
Das CRTSPLFAX-API verwenden
Den Befehl FAXSPLF verwenden
Das directfax Interface DFI verwenden
Spooldateien mit AFPDS Datenstrom versenden
Spooldateien mit dem Office ADVSCS Datenstrom versenden
Vielleicht sind Sie aber auch von der Faxlösung FAX400 auf directfax umgestiegen und möchten die bestehenden Schnittstellen weiter nutzen.

Benutzer: Quick-Start Faxversand

Die relevante Information finden Sie in den folgenden Kapiteln:
Kapitel 4 Faxversand durch den Benutzer (suchen Sie den für Sie zutreffenden Weg aus den Unterkapiteln)
Kapitel 10.1 Der directfax Editor
(wenn Sie Faxe mit dem directfax Editor - Befehl EDTSNDFAX - erstellen möchten)
Kapitel 7 Benutzeraufgaben zur Verwaltung des Faxversandes
Kapitel 6.1.16 Speicher-Reduzierung bei Serienfaxen vom PC

Benutzer: Quick-Start Faxempfang

Die relevante Information finden Sie in den folgenden Kapiteln:
Kapitel 8 Faxempfang

Welche Literatur gibt es noch?

IBM Handbücher zu den Themen
IBM i Bedienung
OfficeVision/400
ClientAccess/400
TCP/IP auf IBM i
SEU
Informationen zum IBM i Betriebssystemen
Informationen zu Windows

Hinweise/Verbesserungen zur Dokumentation

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Aktualität

Wir sind stets um Aktualität unserer Dokumentation bemüht. Es kann trotzdem vorkommen, dass das Handbuch nicht an allen Stellen dem letzten Software-Level entspricht. In dem Fall finden Sie immer die aktuellsten Informationen im Abschnitt Neuerungen Version x.xxdirectfax.

Screenshots

Die abgebildeten IBM i-Masken in diesem Handbuch entsprechen nicht immer dem tatsächlichen Layout, insbesondere was die Farbeinstellungen angeht.