Aujourd'hui des téléfax existent partout. Cependant ces appareils fonctionnant manuellement exigent un supplément de personnel et de temps. En plus de cette perte de temps se pose souvent le problème de format: par exemple une simple liste informatique avant de pouvoir être expédiée doit d'abord être convertie en format A4.
DirectFax offre dans le domaine de l'expédition de fax la solution idéale. L'utilisateur doit juste entrer le texte souhaité et choisir le destinataire. Son fax sera expédié, selon son souhait, immédiatement ou alors la nuit pour bénéficier de tarifs préférentiels. Il peut également en garder une copie.
Les textes à envoyer par fax peuvent être saisis aussi bien avec l'éditeur de fax intégré (DFE), qu'avec Office Vision (OV/400, le programme de licence IBM) ou avec SEU/400. Les données spoule (par exemple les listes informatiques, les offres constituées automatiquement) peuvent être expédiées sous forme de fax accompagnées d'un texte explicatif, sans avoir à subir la moindre modification.
La plus grande possibilité de rationalisation concerne aujourd'hui la création et de l'expédition automatique des documents. Commandes, confirmations de commandes, rappels de paiement et beaucoup d'autres informations peuvent, en accord avec les partenaires commerciaux, être expédiés par fax. Plus besoin d'imprimer, de trier, de mettre sous enveloppe, d'affranchir et, de plus, les frais de fax sont souvent inférieurs aux frais de port. Les besoins personnels de mise en page, les signatures et la sécurité peuvent être également garantis.
La fonction AutoFax de DirectFax permet d'expédier automatiquement des données spoule à partir de programmes d'application (par exemple accusés de réception, commandes, rappels…). Il est possible d'obtenir le numéro de fax à partir d'un fichier, sans avoir à programmer, si l'impression comporte le numéro de fax ou un mot clé (par exemple le numéro de client).
Les codes de contrôle intégrés à DirectFax permettent de sélectionner différentes polices (fonts), d'ajouter des lignes et des encadrements, de positionner des graphiques à sa guise et de les insérer au texte; les textes peuvent même être expédiés en format paysage. Cette fonction désignée sous le nom MIXER se déroule sur l'IBM i et nécessite une certaine capacité de l'unité centrale.
Faxer des fichiers spoule AFP et PCL et des documents OFC avec le flot de données ADVSCS est possible. Les polices et graphiques de DirectFax prévus à cet effet sont insérés pour chaque changement de police et insertion de graphiques. Une nouvelle police de DirectFax peut être générée à partir d'un document de PC spécialement formaté, au moyen d'un générateur de police (option).
Des fax peuvent également être créées sur un PC relié à l'IBM i avec WORD ou EXCEL (® Microsoft) par exemple, et être envoyées par DirectFax à l'IBM i. Aucune restriction de police et de graphiques n'existe puisque le fax est transmis sous forme de fichier graphique à l'hôte. Toutes les versions courantes de Windows (95, 98, NT, 2000 et XP) sont compatibles. La communication entre le PC et l'IBM i se fait par TCP/IP. Une licence spéciale est nécessaire.
Il est possible, avec un modem, de recevoir un fax . Le fax reçu se présentant matériellement comme un fichier graphique, il ne peut pas être affiché sur un terminal de l'IBM i. Un écran IBM 3489 ou un PC avec le logiciel DirectFax/PC sont nécessaires pour l'affichage. Pour imprimer une entrée spoule de ce genre, il vous faut une imprimante PCL5 pour l'IBM i ou une imprimante pour PC. Les fax entrants peuvent être automatiquement imprimés et mis dans des files d'attente dépendants des collaborateurs.
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Si vous utilisez
l'option Taxation (possible seulement avec des modems RNIS), les frais de téléphone peuvent être enregistrés à l'unité exacte et être listés par postes comptables. Une licence spéciale est nécessaire.
DirectFax offre la possibilité d'intégrer des formulaires, des logos spécifiques pour l'entête des fax ou même des signatures. Les logos sont enregistrés comme données graphiques sur l'IBM i. Si des fichiers graphiques correspondants existent sur un PC, ils peuvent être repris par les connexions PC-IBM i. Un logo peut aussi être envoyé par un téléfax normal au modem fax et repris comme graphique.
Les données d'adresses existantes et les numéros de fax disponibles des fichiers utilisateurs de l'IBM i peuvent être automatiquement transmis (importés) dans l'administration de DirectFax. Cette opération permet de constituer une liste de distribution (appelé: Liste de distribution). Celle-ci peut être utilisée pour l'envoi de fax en série (aux succursales, fournisseurs etc.). Les codes de contrôle des champs de données permettent de personnaliser le texte des fax pour chaque destinataire.
La version V3R7 permet à l'IBM i d'être utilisé comme serveur d'e-mails SMTP et POP3. Une interface de DirectFax permet d'utiliser ces fonctions. Elle offre la possibilité de transférer manuellement ou automatiquement des fax entrants ou d'envoyer des documents fax en format texte, TIF ou PDF par e-mail. Une licence spéciale est nécessaire.
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Les fax entrants et sortants peuvent être transférés à d'autres outils d'archive par une interface d'archive, en option. Le contenu graphique du fax (MIX-Fax) peut alors être converti en format TIF ou PDF. Le transfert de paramètres peut également se faire par l'interface. Une licence spéciale est nécessaire.
DirectFax peut utiliser, pour faxer, en plus de la connexion avec l'interface V.24, la connexion Ethernet. Les routeurs Bintec avec module de fax et modems connectés au serveur W&T ComServer et l'unité TCU (Toolmaker Communication Unit) en font partie. Ces appareils sont également accessibles dans le réseau LAN par l'adresseTCP/IP et un Port et par Internet. Ainsi un routeur Bintec d'un site éloigné peut, grâce à Internet, être commandé par l'unité centrale et les fax envoyés sur place à faible coût.