Inhaltsübersicht

Ein Schwerpunkt in directarchiv ist die Archivierung von ein- und ausgehenden E-Mails. Dabei werden die E-Mails im MIME-Format, dem Format in dem die E-Mails auch im Internet übertragen werden gespeichert und über den integrierten E-Mail Parser übersichtlich im Internetbrowser dargestellt.

Bei der Archivierung kann der Administrator entscheiden welche Mime-Schlüsselworte (Absender, Empfänger, Betreff, etc.) in welches Indexfeld im Archiv übernommen wird und ob die Anhänge an E-Mails integriert mit archiviert werden sollen.

Die E-Mail-Archivierung kann automatisch für alle ein- bzw. ausgehenden E-Mails erfolgen, oder individuell aus den E-Mail Clients von Lotus Notes oder Microsoft Outlook für einzelne E-Mails erfolgen.

Spezielle Verfahren gibt es für Lotus Notes und Outlook mit Exchange.

Automatische E-Mail-Archivierung ist grundsätzlich für alle Mail-Servern verfügbar die E-Mails splitten können, d.h. Mails an die Mailbox des Anwenders und an eine Archivmailbox weiterleiten können.

Konfiguration Archiv für E-Mails

directarchiv bietet einige Möglichkeiten für die Unterstützung der Archivierung von E-Mails an. Grundsätzlich werden E-Mails im MIME Format archiviert, deshalb stehen auch bestimmte MIME-Attribute standardmäßig zur Verfügung.

Es ist ein Archiv mit den gewünschten Indizes die für die Recherche benötigt werden zu erstellen.

Konfiguration für Outlook-Mails

Outlook-Mails werden meist vom Verteil-Assistenten aus der Mailbox abgerufen (wie weiter hinten in diesem Kapitel beschrieben wird) und direkt in ein Archiv übernommen. Alternativ können aber auch E-Mails ins MIME-Format konvertiert werden (Format .eml) und in ein Verzeichnis abgelegt werden. Über einen IFS-Monitor können diese Mails ebenso in ein Archiv übernommen werden.

In den Eigenschaften der Indizes können für Outlook-Mails die Zuordnung von Index zu MIME Attribut festlegt werden.

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0680 – Zuordnung MIME Attribut zu Index

Hier ein Beispiel wie dem Index FROM das Mime-Attribut Absender Name zugeordnet wird.

Konfiguration für Notes-Mails

Bei Notes-Mails erfolgt die Archivierung aus Notes heraus über Agenten. Die Mails werden ins MIME-Format konvertiert und in ein Verzeichnis abgelegt.

Erstellen Sie einen IFS-Monitor der das Verzeichnis überwacht und dem Ihr Mail-Archiv zugeordnet ist.

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0681 – IFS Monitor für Notes-Archivierung

Stellen Sie bei der Art der Indexierung Lotus Notes und bei Archiv das Archiv ein in das die Mails archiviert werden sollen.

Notes-Mails werden immer mit zugehöriger .txt Datei in das Verzeichnis gestellt. In der .txt Datei sind die Indexwerte für die Archivierung gespeichert.

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0682 TXT-Datei zu Notes-Mail

In den Indizes des IFS-Monitors weisen Sie jedem Index die gewünschte Zeile aus der Textdatei zu. Zum Beispiel dem Parameter Betreff über &5 die Zeile 5 aus der Textdatei.

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0683 – Zuordnung Textzeile zu Index

Der IFS-Monitor überwacht das Verzeichnis, liest die .eml- und .txt-Dateien, ordnet die Inhalte der Text-Datei den Indizes zu und archiviert die E-Mail.

Outlook-Archivierung

Bei der Outlook-Archivierung wird unterschieden in Archivierung mit Outlook und Exchange Server und Outlook ohne Exchange Server. Beiden Varianten ist gemeinsam, dass die zu archivierenden E-Mails in Mailboxen gespeichert und von der directarchivOption E-Mail Versand und Empfang mit Verteil-Assistenten verarbeitet werden sofern die Variante der automatischen Archivierung aller ein und ausgehenden Mails gewählt wird.

Bei der manuellen Archivierung von E-Mails aus Outlook heraus wird die E-Mail aus Outlook direkt in directarchiv übertragen und archiviert.

Automatische Archivierung mit Exchange-Server

Nutzer von Outlook mit Exchange Server haben den Vorteil, dass die Konfiguration der Archivierung von ein- und ausgehenden E-Mails sehr einfach zu realisieren ist.

In der Exchange-Administration gibt es eine Einstellung zur Archivierung von E-Mails. Damit wird jede ein- und ausgehende Mail in eine Archiv-Mailbox kopiert. Diese Mailbox wird von directarchiv abgefragt und die E-Mails abgerufen und direkt archiviert.

Legen Sie dazu zunächst ein Pseudo-Postfach archiv an.

Starten Sie den Exchange System Manager.

Über Server – Domäne – Erste Speichergruppe gelangen Sie zum Postfachspeicher (Domäne). In den Eigenschaften gibt es den Reiter Allgemein.

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0670 – Eigenschaften Postfachspeicher

Hier können Sie die Checkbox Alle von Postfächern in diesem Informationsspeicher gesendeten oder empfangenen Nachrichten archivieren aktivieren. Dann über das Feld darunter auf Durchsuchen klicken und das Archiv-Postfach auswählen

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0671 – Archivmailbox auswählen

Automatische Archivierung ohne Exchange-Server

Bei dieser Variante benötigen Sie einen Mailserver der Kopien von ein- und ausgehenden E-Mails erzeugen und an Archivmailboxen weiterleiten kann. Auch diese Archivmailboxen werden von directarchiv abgefragt und die E-Mails abgerufen und direkt archiviert.

Ein Beispiel hierfür sehen Sie anhand der Konfiguration eines E-Mail-Kontos beim Provider 1und1.

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0672 – Konfiguration Weiterleitung in archiv

Nahezu alle Mailserver können das für eingehende Mails konfigurieren. Wenn Ihr Mailserver das Gleiche nicht für SMTP, d.h. für ausgehende Mails kann, können Sie die e-Mail-Adresse der Archivmailbox als BCC in die Mail einfügen. Manuell geht das natürlich immer, automatisiert können Sie das bei Verwendung von Microsoft Outlook durch Einfügen von VBA-Code so erreichen:

Um den nachstehenden VBA-Code einzubauen, starten Sie Microsoft Outlook und über ALT+F11 den VBA-Editor von Outlook, klicken auf das +-Zeichen vor Projekt, dann auf das +-Zeichen vor Microsoft Office Outlook Objekte und zu guter Letzt klicken Sie Diese OutlookSitzung doppelt an und füge auf der rechten Seite den Code ein.

Zum Schluss speichern Sie das Ganze mit STRG+S und schließen den Editor mit STRG+Q.

Ab sofort wird jede Mail zusätzlich an die angegebene Adresse als Bcc verschickt.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)     Dim objMe As Recipient     Set objMe = Item.Recipients.Add("adresse@domain.com")     objMe.Type = olBCC     objMe.Resolve     Set objMe = Nothing End Sub

Ersetzen Sie im obigen Beispiel adresse@domain.com durch die E-Mail-Adresse Ihrer Archivmailbox.

Übernahme der Mails in directarchiv

Bei beiden automatischen Varianten der E-Mail Archivierung werden die E-Mails in Archivmailboxen am Mail-Server abgelegt. Die directarchiv-Option E-Mail Versand und Empfang mit Verteil-Assistenten ruft die Mails aus diesen Mailboxen ab und übergibt diese direkt an directarchiv.

Die Option zum Empfangen und Archivieren von E-Mails konfigurieren Sie über eine 5252 Emulation über den Befehl WRKMBX. Damit haben Sie die Möglichkeit Mailboxen auf dem System i zu konfigurieren welche die E-Mails aus Ihren Archivmailboxen empfangen und archivieren.

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0673 - WRKMBX

Mailbox neu anlegen

Erstellen Sie aus WRKMBX eine neue Mailbox über F6. Dieser neuen Mailbox müssen Sie erst mal nur eine E-Mail-Adresse zuordnen.

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0674 – Neue Mailbox

Direkt nach Speichern der Mailbox verzweigt das Programm zur Maske Mit Mail Konten arbeiten. Hier legen Sie über F6 das Mailkonto für diese Mailbox an.

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0675 – Mailkonto erstellen

Tragen Sie hier die Zugangsdaten zum Abrufen der Mails für diese Mailadresse ein. (Mail-Server, Login, Kennwort). Die Mails werden im angegebenen Rhythmus vom Mail-Server abgeholt. Sie können einer Archivmailbox auch mehrere Mailkonten zuordnen um von mehreren E-Mail-Konten Mails abzurufen.

Aus dem Bildschirm Mit Mailboxen arbeiten, verzweigen Sie mit Auswahl 13 vor der Mailbox in den Assistenten zur Verarbeitung von E-Mails.

Erstellen Sie hier eine neue Definition über F6 und Auswahl 2 für den Expertenmodus. Vergeben Sie der Definition einen Namen sowie eine Beschreibung.

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0676 – Assistentendefinition anlegen

In der nächsten Maske haben Sie die Möglichkeit über F6 Filterbedingungen hinzuzufügen wenn Sie nur eine bestimmte Auswahl von E-Mails archivieren wollen. Hierbei steht Ihnen auch eine Schnittstelle zu einem von Ihnen erstellen Programm zur Verfügung das aufgerufen wird und Ja oder Nein zurückgibt. Auch dieses Ergebnis können Sie zur Filterung verwenden.

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0677 – Filterdefinition

Im nächsten Schritt konfigurieren Sie die Funktionen die mit der eingehenden Mail verknüpft werden soll. Erstellen Sie mit F6 eine neue Funktion mit Funktionsart *DIRARC.

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0678 – Funktion erstellen

Geben Sie im nächsten Schritt ein bestehendes Archiv an, das die E-Mail aufnehmen soll. Die ermittelten Indizes brauchen Sie hier nicht füllen, da die Attribute bei der Archivdefinition mit den MIME-Feldern verknüpft werden. Sie können hier aber für bestimmte Indizes konstante Werte vorgeben, z.B. Firmennummer, Mailboxname, etc.

Nach Verarbeitung der Archivierung können Sie weitere Funktionen, wie z.B. das Löschen der E-Mail und Beendigung der Mailverteilung konfigurieren. Als letzte Funktion sollte hier immer ein *STOP verwendet werden um zu verhindern, dass versucht wird die E-Mail durch weitere Assistentendefinitionen mit übereinstimmenden Filtern noch mal zu verarbeiten.

Import von E-Mails aus Outlook/Express

Für den einmaligen oder wiederkehrenden Import von Outlook-Dateien aus PST-Dateien oder Outlook-Express Mails gibt es Tools die PST-Dateien oder Outlook Express-Verzeichnisse lesen und die Mails ins .EML-Format konvertieren. Zum Beispiel die Recoverytoolbox die Sie unter http://www.recoverytoolbox.com/products.html zum Download finden.

Manuelle Archivierung aus Outlook heraus

Der directarchiv Upload Client stellt unter anderem eine Funktion zur Verfügung, mit der ein in Outlook geöffnetes E-Mail manuell an ein Archiv übergeben werden kann. (Hinweise zur Installation finden Sie hier.) Das E.Mail wird ins MIME-Format konvertiert, zum System i hochgeladen und der Internetbrowser mit der Auswahl des zuletzt gewählten Archivs und der Indexfelder wird geöffnet. Hier müssen nur optional ein anderes Archiv ausgewählt und die Indexfelder gefüllt werden. Über "Speichern" wird die E-Mail in directarchiv archiviert.

Öffnen Sie in Outlook die zu archivierende E-Mail aus und klicken Sie im Menü Add-Ins / directarchiv auf eine der Optionen:

• Alles als ein Eintrag

• Nur Anhänge

• Anhänge (auswählen)

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Je nach Größe der E-Mail mit Attachments sehen Sie den Uploadbalken nur kurz oder etwas länger. Nach Abschluss des Uploads öffnet sich der Browser zum Verschlagworten der E-Mail. Dabei müssen nur die Felder editiert werden die keine Standard MIME Felder (wie Absender, Empfänger , Betreff, etc.) sind. Diese werden über die Definition der Eingabe von Indexwerten in directarchiv zugeordnet.

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0679 – Archivierung E-Mail

Klicken Sie zum Archivieren auf den Button Speichern.

Manuelle Archivierung aus Explorer heraus

Für das individuelle Archivieren aus dem Explorer heraus gibt es den Explorer Client für directarchiv. Hierbei wird das zu archivierende Dokument im Explorer markiert, mit der rechten Maustaste das Pulldown-Menü aufgerufen und daraus der Menüeintrag Senden an die Option directarchiv ausgewählt.

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0689 – Archivierung aus Explorer

Wurden in der directarchivUpload Konfiguration mehrere Profile angelegt, so werden diese zur Auswahl angezeigt. Das Standartprofil ist über den Eintrag directarchiv ebenfalls auswählbar.

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0780 – Archivierung aus Explorer – Profilauswahl

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0781 – directarchivUpload Konfiguration – Profildefinitionen

Beim Erstaufruf der Archivierung aus dem Explorer erscheint ein Fenster zur Definition der Upload Optionen (siehe Hinweis). Diese müssen einmalig eingegeben werden.

Hinweis

Die Konfiguration kann jederzeit zu einem späteren Zeitpunkt geändert werden. Hierzu muss die Anwendung C:\Programme\Toolmaker\DirectArchiveUpload\DirectArchivUpload.exe mit dem Parameter „/Config" aufgerufen werden. Eine Konfigurationsänderung kann auch aus der Office-Anwendung Word oder Excel aufgerufen werden (siehe Hinweis im nächsten Unterkapitel Manuelle Archivierung aus Word bzw. Excel).

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0690 – directarchiv Upload Konfiguration Reiter Benutzer

Reiter Benutzer

Benutzer

Eingabe des Benutzers der den directarchiv Upload durchführen möchte..

Kennwort speichern

Bei Aktivierung wird das Kennwort gespeichert und beim Archivierungsvorgang nicht mehr abgefragt.

Kennwort / Kennwort bestätigen

Eingabe des Kennworts mit Kennwortbestätigung.

Batchmodus

Bei Aktivierung erfolgt die Archivierung im Batchmodus. Ist dieser aktiviert, werden die Browserfenster nach dem Upload automatisch geschlossen.

für Alle

Bei Klick auf den Button gelten die Profileinstellungen für alle Benutzer. Dies kann beim Einsatz eines Terminalservers hilfreich sein, denn es müssen Profile nur einmal angelegt werden und können über diesen Button für alle Benutzer kopiert werden

Reiter Archiv

Im Reiter Archiv können unterschiedliche Profile angelegt werden. In einem Profil wird festgelegt, in welches Archiv das zu archivierende Dokument abgelegt werden soll. Es können mehrere Profile mit Zugriff auf unterschiedliche Archive definiert werden. Diese stehen dann bei der Archivierung über den Explorer, Excel bzw. Word zur Auswahl zur Verfügung.

Profil Standart

Diese Variante erlaubt dem Anwender eine Datei in ein beliebiges Archiv zu archivieren. Beim Upload kann das Archiv aus der Liste der für diesen Benutzer verfügbaren Archive ausgewählt werden. Dynamisch werden für das ausgewählte Archiv die konfigurierten Indexfelder angezeigt. Diese werden vom Anwender gefüllt und gespeichert. Das Dokument wird mit den Eingaben archiviert.

Hinweis

In der Standardkonfiguration wird kein Archiv mitgegeben, es wird auf der IBM i ausgewählt. Wird eine neue Konfiguration erstellt, kann ein Archiv angegeben werden. Bei der Standarteinstellung sind die Buttons zum Hinzufügen, Editieren und Löschen der Profile disabled.

Profil erstellen

Mit Klick auf das Icon kann ein neues Profil angelegt werden.

Profilename

Eingabe eines Profilnamens. Dieser ist frei vergebbar und kann auch identsich mit einem vorhandenen Archivnamen sein.

Archiv

Eintrag eines Archives, das zur Archivierung verwendet werden soll, d.h. in welches Archiv das Dokument archiviert werden soll. Der Benutzer muß für das Archiv berechtigt sein.

Hinweis

Es muß bereits eine gültige URL eingetragen sein sonst öffnet sich das Fenster zur Eingabe des Archivs nicht..

URL

Eingabe der URL auf dem sich das Archiv befindet.

Icon

Auswahl eines Icons das alternativ zum angezeigten Standardicon verwendet werden soll. Mit Klick auf das Ordnersysmbol das entsprechende Icon auswählen. Das neue Icon wird nach dem Speichern über der Pfadleiste angezeigt.

Das ausgewählte Icon wird auch beim Windows-Explorer sowie als Add-In Icon bei Word und Excel verwendet.

Darstellung des Add-In Icons bei Word und Excel.

Profil löschen

Mit Klick auf das Icon kann ein zuvor ausgewähltes Profil gelöscht werden.

Profil bearbeiten

Mit Klick auf das Icon kann ein zuvor ausgewähltes Profil bearbeitet werden.

Nach Klick auf den Button Profil ändern öffnet sich ein weiteres Fenster zur Bearbeitung des Profilnamens.

Neues Mapping erstellen

Mit Klick auf das Icon wird ein neues Mapping erstellt werden.

Mapping für Datei erstellen

Datei / Outlook

Mit Klick auf den entsprechenden Radiobutton wird festgewählt, ob ein Datei – oder Outlook-Mapping angelegt werden soll.

Extrahiere Feld aus

Wird ein Datei-Mapping angelegt, so ist die Datei mit Klick auf den Button auszuwählen.

Nachdem die Werte ausgelesen sind werden diese angezeigt und es kann ein Feld für die Indexzuordnung ausgewählt werden.

PC Feld

Nach der Feldauswahl wird dieses automatisch in das Feld PC Feld übernommen.

IBM i Index

Hier wird ein Index aus dem zugeordnetem Archiv ausgewählt.

Mapping für Outlook erstellen

Wird ein Outlook-Mapping erstellt, so werden die entsprechenden Mail-Indizes angezeigt.

Zunächst wird ein Outlook-Index per Doppelklick ausgewählt (im Beispiel From). Dadurch erfolgt ein Übertrag in das Feld PC Feld. Danach wird der entsprechende directarchiv Index ausgewählt. Angezeigt werden die Indizes wie diese bei der Archivanlage erstellt wurden.

Neues Mapping löschen

Mit Klick auf das Icon wird ein vorhandenes Mapping gelöscht.

Zuvor muß das zu löschende Mapping ausgewählt werden.

Mapping bearbeiten

Mit Klick auf das Icon kann ein vorhandenes Mapping bearbeitet werden.

Reiter Support

Über den Reiter Support können unterschiedliche Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme zu Toolmaker bei Fehlern bzw. Rückfragen aufgerufen werden.

Toolmaker Advanced Efficiency GmbH

Dieser Link öffnet die Toolmaker Homepage.

E-Mail an Toolmaker

Es wird eine Vorlage-Email erzeugt mit Empfängerdaten und Betreff. Diese muß dann nur noch mit den entsprechenden Informatioen ergänzt werden.

FAQ

Hier erfolgt eine Weiterleitung zu den directarchiv FAQ's.

Support

Hier kann nach Einloggen mit Kundenummer und PIN recherchiert werden, ob es bereits eine Lösung zum Problem gibt.

Netviewer

Mit dieser Option kann eine Netviewersitzung zu Toolmaker aufgebaut werden.

Reiter Info

Mit dem Reiter Info wird die installierte Version von directarchiv Upload angezeigt.

Während des Upload-Vorgangs erscheint folgendes Window:

Ist der Uploadvorgang beendet öffnet sich das Browserfenster mit Anzeige der zu archivierenden Datei. Das Archiv, wohin das Dokument archiviert werden soll, kann aus dem Pulldown-Menü ausgewählt werden. Ist für das Archiv ein Index festgelegt, so kann mit dem Dokument ein entsprechender Index mitgegeben werden.

DateiAnzeige zu archivierende Datei (mit dem Explorer ausgewählt).

ArchivAuswahl des Archivs, wohin die Datei archiviert werden soll.

KundeEingabe des Index.

Nach Beendigung der Eingaben erfolgt ein Klick auf den Speichern-Button. Nun erfolgt die Ablage in das entsprechende Archiv.

Das Dokument ist im ausgewählten Archiv mit dem angegebenen Index archiviert.

Manuelle Archivierung aus Word heraus

Für das individuelle bzw. manuelle Archivieren aus Word heraus gibt es ein Word-AddIn für directarchiv. Hierbei wird das zu archivierende Dokument geöffnet und mit Klick auf das Archivierungsicon der Vorgang gestartet.

Während des Upload-Vorgangs erscheint folgendes Window:

Ist es erforderlich, für den Archivierungsvorgang die Konfiguration zu ändern, so kann das mit Klick auf das Icon durchgeführt werden.

Manuelle Archivierung aus Excel heraus

Für das individuelle bzw. manuelle Archivieren aus Excel heraus gibt es ein Word-AddIn für directarchiv. Mit Klick auf das Archivierungsicon wird der Vorgang gestartet.

Während des Upload-Vorgangs erscheint folgendes Window:

DateiAnzeige zu archivierende Excel-Datei

ArchivAuswahl des Archiv, wohin die Datei archiviert werden soll

KundeEingabe des Index

Nach Beendigung der Eingaben ist ein Klick auf den Speichern-Button erforderlich. Danach erfolgt die Ablage in das entsprechende Archiv.

Das Dokument ist nun im ausgewählten Archiv mit dem angegebenen Index archiviert.

Ist es erforderlich, für den Archivierungsvorgang die Konfiguration zu ändern, so kann das mit Klick auf das Icon durchgeführt werden.

Mögliche Fehlerursachen bei Explorer, Word bzw. Excel -Archivierung

Erscheint bei manueller Archivierung aus Word- bzw. Excel-Dateien folgende Hinweismeldung, so muss die Konfiguration überprüft werden. Die Konfigurationsänderung muss für Explorer separat mit C:\Programme\Toolmaker\DirectArchiveUpload\DirectArchivUpload.exe /config aufgerufen werden. In Word bzw. Excel wird die Konfiguration über das entsprechende Icon in der Anwendung gestartet.

Notes-Archivierung

Der directarchiv Lotus Notes Connector (LNC) ist ein optionales Zusatzmodul und ermöglicht die Archivierung von ein- und ausgehenden Lotus Notes E-Mails vollautomatisch oder manuell in directarchiv.

Einführung

Der LNC vereint in sich zwei unterschiedliche Archivierungskonzepte.

Zum Einen wird die Ad-hoc Archivierung unterstützt bei der Benutzer explizit bestimmte, ausgewählte E-Mails archivieren möchte, zum Anderen die automatische Archivierung, bei der über Serverfunktionen zentral gesteuert, sämtliche E-Mails von Benutzern archiviert werden können.

(Anmerkung. die Archivierung von „verschlüsselten" E-Mails wird aktuell nur über die Ad-hoc Archivierung unterstützt.)

Bei der Archivierung werden Lotus Notes E-Mails inkl. Attachments in das Mime-Format konvertiert und danach in directarchiv archiviert.

Die Verwendung von digitalen Signaturen ermöglicht die dokumentensichere Archivierung in Verbindung mit directarchiv.

Der directarchiv Lotus Notes Connector ist eine Lotus Domino Server Applikation, die auf dem Lotus Domino Server installiert wird und so allen Lotus Notes Usern der Lotus Domäne zur Verfügung gestellt werden kann.

Einstieg

Überblick der Komponenten des Toolmaker directarchiv LNC

Der Lotus Notes Connector für directarchiv besteht aus den folgenden Komponenten:

Die directarchiv Datenbank

• enthält die Funktionen zur Archivierung der E-Mails.

• die E-Mails werden zur Archivierung in diese Datenbank kopiert und aus dieser in den konfigurierten Dateipfad exportiert.

• E-Mails, die durch einen Anwender archiviert werden, werden aus dessen E-Mail-Datenbank direkt in die directarchiv Datenbank kopiert.

Bei der Standard- oder Server-basierten Archivierung werden die E-Mails ebenfalls aus der E-Mail-Datenbank des Anwenders in die directarchiv Datenbank kopiert. Die Ermittlung der E-Mail-Datenbanken, aus denen die E-Mails archiviert werden sollen, erfolgt über die Archivierungsjobs, die in der directarchiv Konfigurationsdatenbank hinterlegt sind.

Die directarchiv Konfigurations-Datenbank

• enthält die Archivierungsjobs für die Standardarchivierung.

• die Archivierungsjobs steuern, welche E-Mail-Datenbanken im Rahmen der Standardarchivierung verarbeitet werden sollen.

• die Archivierungsjobs können zum Einen für explizit angelegte directarchiv Benutzer erstellt werden oder zum Anderen für alle Lotus Notes Benutzer, die im Domino Directory (names.nsf) hinterlegt sind.

• Werden nicht für alle Lotus Notes User Archivierungsjobs benötigt, erstellt man in der directarchiv Konfigurationsdatenbank, die Archiv Benutzer, deren E-Mails archiviert werden sollen.

Die directarchiv Log Datenbank

• Die Aktionen, welche die Agenten in der directarchiv - und directarchiv Konfigurationsdatenbank ausführen, werden, sofern die Protokollierung aktiviert ist, in Protokollen bzw. Log-Dokumenten in der directarchiv Log Datenbank dokumentiert.

Die Lotus Notes E-Mail-Datenbank

• enthält die E-Mails, die archiviert werden sollen.

• wird um Funktionen zur Konfiguration der Archivierungsfunktion erweitert.

• wird um Funktionen für die Ad-hoc Archivierung erweitert.

• wird um Funktionen erweitert, die Sicherstellen, dass eine E-Mail vor Löschen aus der E-Mail-Datenbank zunächst archiviert wird.

• Die einzelnen, zu ergänzenden Design-Elemente werden über ein separates Notes Template zur Verfügung gestellt. Diese können aus diesem entnommen und direkt in der verwendeten E-Mail-Schablone ergänzt werden. Über ein Design-Update werden die hinzugefügten neuen Funktionen in den verwendeten E-Mail-Datenbanken verfügbar gemacht.

Installation

Installation der directarchiv Datenbanken

Zur Installation müssen die folgenden Lotus Domino Datenbanken auf den Lotus Domino Server in das \Domino\Data Verzeichnis kopiert werden:

DirectArchiv v1.nsf kopieren nach \Domino\Data\DirectArchiv

DirectArchivConfig v1.nsf kopieren nach \Domino\Data\DirectArchiv

DirectArchivLog v1.nsf kopieren nach \Domino\Data\DirectArchiv

Erweiterung der E-Mail-Datenbank um directarchiv spezifische Funktionen

Zur Nutzung der directarchiv Funktion müssen in der/den E-Mail-Daten-banken der Benutzer Erweiterungen vorgenommen werden.

Diese können, sofern die Archivierungsfunktionalität nur bei einzelnen Usern verwendet werden soll, direkt in den E-Mail–Datenbanken der Benutzer ergänzt werden.

Sinnvoller ist es jedoch die entsprechenden directarchiv spezifischen Designelemente in dem verwendeten E-Mail-Template zu ergänzen und über ein Design Update der E-Mail-Datenbanken zu verteilen.

Die Designelemente, die in der E-Mail-Datenbank ergänzt werden müssen, sind in beiden Fällen gleich. Diese sind in der Datenbank DirectArchivMailFct v1.nsf enthalten.

1. Views:

2. Forms:

3. Drei Agenten

Die Agenten zum Aufruf der Aktionen „Direct Archive\Einstellungen", „Direct Archive\Ausgewählte E-Mails archivieren" und „Direct Archive\Archive Flag zurücksetzen" sind jeweils in den drei verfügbaren Sprachen angelegt.

Beim Einfügen der drei Aktionen in die E-Mail-Datenbank bzw. das Template der E-Mail-Datenbank ist zu beachten, dass die Aktionen jeweils nur einmal in der für die E-Mail-Datenbank benötigten Sprache eingefügt werden müssen.

Anmerkung

Die Aktion „Direct Archive\Archive Flag zurücksetzen" setzt das Archi-vierungsflag in einer archivierten E-Mail zurück und ermöglicht so das wie-derholte Archivieren der E-Mail. Dies kann insbesondere für Tests durch den Administrator sinnvoll sein.

Bei der Installation ist daher zunächst zu prüfen, ob die Aktion „Direct Archive\Archive Flag zurücksetzen" allen Benutzern zur Verfügung gestellt werden soll oder nicht.

Für Standard-Benutzer ist es nicht sinnvoll, diese Aktion in der E-Mail-Datenbank zu ergänzen.

4. Other \ Database Resources

Um Sicherzustellen, dass eine E-Mail vor dem Löschen zunächst archiviert wird, muss das Datenbank Script entsprechend angepasst werden.

Der notwendige Programmcode ist im Event „Postdocumentdelete" im Datenbank Script hinterlegt.

Vorgehensweise zur Ergänzung der Design Elemente

Grundsätzlich lassen sich, wie bereits angedeutet, zwei Vorgehensweisen zur Ergänzung der directarchiv spezifischen Funktionen bzw. Design Elemente unterscheiden.

Variante 1: Einfügen der Design Elemente in der E-Mail-Datenbank des Benutzers

Variante 2: Einfügen der Design Elemente im Template der E-Mail-Datenbank und Atualisierung des Designs aller E-Mail-Datenbanken

Im Folgenden sind beide Vorgehensweisen zur Ergänzung der directarchiv – spezifischen Design Elemente beschrieben.

Vorgehensweise:

• Öffnen der E-Mail-Datenbank des Benutzers (Variante 1) oder das E-Mail-Template (Variante 2) im Lotus Domino Designer.

• Öffnen der Datenbank DirectArchivMailFct v1.nsf im Lotus Domino Designer.

• Kopieren der o.g. Designelemente aus der DirectArchivMailFct Datenbank in die E-Mail-Datenbank.- Markieren der Design Elemente in der directarchiv Datenbank und Speichern dieser über „Kopieren" in der Zwischenablage.- Wechsel in die E-Mail-Datenbank des Users in den entsprechenden Bereich (Views werden bei Views eingefügt, Forms bei Forms usw).- Einfügen der Elemente in die E-Mail-Datenbank über „Einfügen".

• Übersicht der Agenten bei Sortierung nach „letzte Änderung/last modified":

Anmerkung:

Wie bereits erläutert, Ergänzung jeweils nur für die drei „Direct Archive\" – Aktionen in der Sprache, in der diese benötigt werden, d.h. die drei Aktionen in deutsch, englisch oder französisch.

- Aktionen für die deutsch-sprachige Version:

• Direct Archive\Einstellungen.

• Direct Archive\Ausgewählte E-Mails archivieren.

• (Direct Archive\Archive Flag zurücksetzen - optional für Test & Administration).

- Aktionen für die englisch-sprachige Version:

• Direct Archive\Settings.

• Direct Archive\Archive selected mails.

• (Direct Archive\Reset Archive Flag - optional für Test & Administration).

- Aktionen für die französisch-sprachige Version:

• Direct Archive\Paramètres

• Direct Archive\ Archives mails sélectionnés

• (Direct Archive\ Reset archive flag - optional für Test & Administration)

• Übersicht der Forms bei Sortierung nach „letzte Änderung/last modified":