Inhaltsübersicht

Mit dem directmail IFS Inhaltsübersicht

Mit dem directmail IFS Monitor werden Verzeichnisse im IFS überwacht und Dokumente die dort eingestellt werden automatisch per Mail versendet. In der Definition des directmail IFS Monitors wird festgelegt, mit welchen Parametern das eigentliche Monitoring erfolgen soll. Definiert wird, welche Dateien wie berücksichtigt werden, die im entsprechenden Pfad im definierten Verzeichnis abgelegt sind, in welchen Zeitabständen die Verzeichnisse geprüft werden, an welche E-Mal Adresse die Dokumente versendet werden und welches Layout die E-Mails haben.

Die Konfiguration erfolgt ausschließlich über directweb. directweb wird automatisch mit directmail installiert.

Der directmail IFS Monitor kann nur dann funktionieren, wenn für diesen entsprechende Parameter definiert sind.

Einige Parameter (z.B. Email Adressen) können mehrfach, d.h. mit einer Folge-Nr. versehen werden. Viele der Parameter sind ebenfalls in den Befehlen OPNEMLAPI, WRTEMLAPI, CLSEMLAPI vorhanden.

Über das Kontextmenü gelangt man in die Parametereinstellungen der directmail IFS Monitor Definition. Über diese Parameter werden u.a. die E-Mail-Parameter (z.B. E-Mail-Adresse, Betreff, Kopie etc) gesteuert. Folgende Parameter sind zulässig:

Mailbox

Absender Email Adresse, Absender Name, Empfänger Email Adresse (mehrfach), Empfänger Name (mehrfach), CC Email Adresse (mehrfach), CC Name (mehrfach), BCC Email Adresse (mehrfach), BCC Name (mehrfach), Lesebestätigung, Email Priorität, Email anhalten, Betreff, Text HTML Template, Text Template, Datei Alias Name, Datei als Email Text, Datei komprimieren, Datei signieren, zusätzlicher Dateianhang, Variable/Platzhalter

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Befehl STRMAILIFS IFS Monitor starten

Mit dem Befehl STRMAILIFS wird der directmail IFS Monitor gestartet. Mit dem Befehl ENDMAILIFS kann der directmail IFS Monitor wieder beendet werden.

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Monitor - Name des zu startenden directmail IFS Monitors.

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Der directmail IFS Monitor startet im Subsystem QINTER.

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Befehl ENDMAILIFS IFS Monitor beenden

Mit dem Befehl ENDMAILIFS wird der directmail IFS Monitor beendet. Mit dem Befehl STRMAILIFS kann der directmail IFS Monitor wieder gestartet werden.

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Monitor - Name des zu beendenden directmail IFS Monitors.

Beenden - Gibt an, ob der directmail IFS Monitor sofort oder kontrolliert beendet werden soll.

Gültige Werte sind:

*CNTRLD          Der directmail IFS Monitor wird kontrolliert beendet. Dadurch kann das Programm eine Bereinigung (Jobendeverarbeitung) durchführen.
*IMMED            Der directmail IFS Monitor wird sofort beendet. Das System führt eine Bereinigung bei Jobende durch.

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directmail IFS Monitor Kontextmenü

Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (IFS Monitor) geöffnet werden.

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directmail IFS Monitor erstellen oder ändern

Hinweis: Eine Änderung in der Definition ist nur im deaktivierten Zustand möglich.

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Name - Name der directmail IFS Monitor Definition( max. 20 Zeichen).

Beschreibung - Eingabe einer ergänzenden Beschreibung für den directmail IFS Monitor ( max. 40 Zeichen).

Aktiviert - Hiermit wird ein der directmail IFS Monitor aktiv geschaltet.

Server Typ - Mit dem Server Typ wird festgelegt, ob es sich um ein directmail IFS Verzeichnis oder um einen FTP Server als Server Typ handelt, der mit dieser IFS Monitordefinition überwacht werden soll.

IFS Verzeichnis - Bei Aktivierung wird ein IFS Verzeichnis überwacht.

FTP Server - Bei Auswahl FTP Server muss dieser mit IP-Adresse angegeben werden.

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Server - Eingabe der IP Adresse des FTP Servers.
Benutzer - Eingabe des Benutzer für die Anmeldung am FTP-Server mit Kennwort und Kennwortüberprüfung.

Pfad - Eingabe des Pfades der beim Monitoring überwacht werden soll.

Unterverzeichnisse durchsuchen - Bei Aktivierung werden darunterliegende Unterverzeichnisse ebenfalls überwacht.

• Eingabe der Dateiendung (z.B. pdf) für die zu überwachende Dateriart. Es ist möglich mehrere Dateiarten anzugeben, getrennt durch Komma (z.B.pdf,tif). Maximal zwanzig Einträge zulässig.
• Dateiendungen (durch "," trennen)

Dateien löschen - Bei Aktivierung werden die Dateien nach dem E-Mail Versand gelöscht.

Mindestalter der Datei - Es kann angegeben werden, wie alt eine Datei in Sekunden sein muss, bevor diese per Mail versendet wird. Dies ist hilfreich, um Sperren zu umgehen.

Zeitintervall gesteuert - Bei Aktivierung kann ein Prüfintervall und Zeitraum für das Monitoring eingegeben werden.

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Prüfintervall - Eingabe eines Prüfintervalls. Gültige Werte sind Stunden, Minuten, Sekunden.

Zeitraum - Im eingetragenen Zeitraum findet das Monitoring statt. Gültige Zeiträume für das Monitoring sind eine bestimmte Uhrzeit und die einzelnen Wochentage.

Nicht Zeitintervall gesteuert - Wurde kein Zeitintervall gesteuertes Monitoring ausgewählt, so muss eine

• feste Uhrzeit und auch die
• Wochentage eingegeben werden.

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Eigener Job - Bei Aktivierung kann ein eigener Job Name für den directmail IFS Monitor Job vergeben werden. Dies ist hilfreich für eine bessere Übersicht der Jobs. 

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Job Name - Eingabe eines Jobnamens unter dem das IFS Monitoing im Subsystem QINTER erfolgen soll.

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Automatisch starten - Dieser Job kann automatisch gestartet werden.

Fehlermeldungen per E-Mail an - Fehlermeldungen können gleich per E-Mail an eine entsprechende Adresse weitergereicht werden.

Spaltentrennzeichen - Das Trennzeichen

Die Parameter des directmail IFS Monitor

Über den Parameter des directmail IFS Monitors wird festgelegt, mit welchen Parametern das eigentliche Monitoring erfolgen soll. Definiert wird, welche Dateien wie berücksichtigt werden, die im entsprechenden Pfad im definierten Verzeichnis abgelegt sind, in welchen Zeitabständen die Verzeichnisse geprüft werden, an welche E-Mal Adresse die Dokumente versendet werden und welches Layout die E-Mails haben.

Die Konfiguration erfolgt ausschließlich über directweb. directweb wird automatisch mit directmail installiert.

Der directmail IFS Monitor kann nur dann funktionieren, wenn für diesen entsprechende Parameter definiert sind.

Einige Parameter (z.B. Email Adressen) können mehrfach, d.h. mit einer Folge-Nr. versehen werden. Viele der Parameter sind ebenfalls in den Befehlen OPNEMLAPI, WRTEMLAPI, CLSEMLAPI vorhanden.

Parametereinstellungen der directmail IFS Monitor Definition. Über diese Parameter werden u.a. die E-Mail-Parameter (z.B. E-Mail-Adresse, Betreff, Kopie etc) gesteuert. Folgende Parameter sind zulässig:

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Befehl STRMAILIFS IFS Monitor starten

Mit dem Befehl STRMAILIFS wird der directmail IFS Monitor gestartet. Mit dem Befehl ENDMAILIFS kann der directmail IFS Monitor wieder beendet werden.

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Monitor - Name des zu startenden directmail IFS Monitors.

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Der directmail IFS Monitor startet im Subsystem QINTER.

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Befehl ENDMAILIFS IFS Monitor beenden

Mit dem Befehl ENDMAILIFS wird der directmail IFS Monitor beendet. Mit dem Befehl STRMAILIFS kann der directmail IFS Monitor wieder gestartet werden.

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Monitor - Name des zu beendenden directmail IFS Monitors.

Beenden - Gibt an, ob der directmail IFS Monitor sofort oder kontrolliert beendet werden soll.

Gültige Werte sind:

*CNTRLD          Der directmail IFS Monitor wird kontrolliert beendet. Dadurch kann das Programm eine Bereinigung (Jobendeverarbeitung) durchführen.
*IMMED            Der directmail IFS Monitor wird sofort beendet. Das System führt eine Bereinigung bei Jobende durch.

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directmail IFS Monitor Kontextmenü

Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (IFS Monitor) geöffnet werden.

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directmail IFS Monitor erstellen oder ändern

Hinweis: Eine Änderung in der Definition ist nur im deaktivierten Zustand möglich.

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Name - Name der directmail IFS Monitor Definition( max. 20 Zeichen).

Beschreibung - Eingabe einer ergänzenden Beschreibung für den directmail IFS Monitor ( max. 40 Zeichen).

Aktiviert - Hiermit wird ein der directmail IFS Monitor aktiv geschaltet.

Server Typ - Mit dem Server Typ wird festgelegt, ob es sich um ein directmail IFS Verzeichnis oder um einen FTP Server als Server Typ handelt, der mit dieser IFS Monitordefinition überwacht werden soll.

IFS Verzeichnis - Bei Aktivierung wird ein IFS Verzeichnis überwacht.

FTP Server - Bei Auswahl FTP Server muss dieser mit IP-Adresse angegeben werden.

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Server - Eingabe der IP Adresse des FTP Servers.
Benutzer - Eingabe des Benutzer für die Anmeldung am FTP-Server mit Kennwort und Kennwortüberprüfung.

Pfad - Eingabe des Pfades der beim Monitoring überwacht werden soll.

Unterverzeichnisse durchsuchen - Bei Aktivierung werden darunterliegende Unterverzeichnisse ebenfalls überwacht.

• Eingabe der Dateiendung (z.B. pdf) für die zu überwachende Dateriart. Es ist möglich mehrere Dateiarten anzugeben, getrennt durch Komma (z.B.pdf,tif). Maximal zwanzig Einträge zulässig.
• Dateiendungen (durch "," trennen)

Dateien löschen - Bei Aktivierung werden die Dateien nach dem E-Mail Versand gelöscht.

Mindestalter der Datei - Es kann angegeben werden, wie alt eine Datei in Sekunden sein muss, bevor diese per Mail versendet wird. Dies ist hilfreich, um Sperren zu umgehen.

Zeitintervall gesteuert - Bei Aktivierung kann ein Prüfintervall und Zeitraum für das Monitoring eingegeben werden.

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Prüfintervall - Eingabe eines Prüfintervalls. Gültige Werte sind Stunden, Minuten, Sekunden.

Zeitraum - Im eingetragenen Zeitraum findet das Monitoring statt. Gültige Zeiträume für das Monitoring sind eine bestimmte Uhrzeit und die einzelnen Wochentage.

Nicht Zeitintervall gesteuert - Wurde kein Zeitintervall gesteuertes Monitoring ausgewählt, so muss eine

• feste Uhrzeit und auch die
• Wochentage eingegeben werden.

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Eigener Job - Bei Aktivierung kann ein eigener Job Name für den directmail IFS Monitor Job vergeben werden. Dies ist hilfreich für eine bessere Übersicht der Jobs. 

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Job Name - Eingabe eines Jobnamens unter dem das IFS Monitoing im Subsystem QINTER erfolgen soll.

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Automatisch starten - Dieser Job kann automatisch gestartet werden.

Fehlermeldungen per E-Mail an - Fehlermeldungen können gleich per E-Mail an eine entsprechende Adresse weitergereicht werden.

Spaltentrennzeichen - Das Trennzeichen

Die Parameter des directmail IFS Monitor

Verfügbare E-Mail-Parameter

Um ein E-Mail versenden zu können muss mindestens die E-Mail-Adresse des Empfängers angegeben werden.

Weitere Parameter für den E-Mail-Versand können für einen IFS Monitor definiert werden:

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• Mailbox - aus welcher Mailbox soll das E-Mail versandt werden?
• Absender Email Adresse
• Absender Name
• Empfänger Email Adresse (mehrfach)
• Empfänger Name (mehrfach)
• CC Email Adresse (mehrfach)
• CC Name (mehrfach)
• BCC Email Adresse (mehrfach)
• BCC Name (mehrfach)
• Betreff des E-Mails
• Text HTML Template - Vorlage für den E-Mail-Body in Form einer HTML-Datei
• Text Template - Vorlage für den E-Mail-Body in Form einer einfachen Text-Datei
• Variable/Platzhalter
• Lesebestätigung
• Email Priorität
• Email anhalten
• Datei Alias Name
• Datei als Email Text
• Datei komprimieren
• Datei signieren
• zusätzlicher Dateianhang

Herkunft der Parameter

Diese E-Mailo Parameter können dem IFS-Monitor aus verschiedenen Quellen zur Verfügung gestellt werden:

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• fest eingegebener Text
  • hier kann man auch Variablen verwenden, z.B. "Rechnung Nr. &RGNR"
• CSV-Datei -Findet der IFS Monitor eine gleichnamige CSV Datei, so können die Spaltenwerte dieser Datei als Quelle verwendet werden
  • die Spalten sind mit einem Trennzeichen zu trennen - Das Trennzeichen wird in der Definition des IFS-Monitors festgelegt
• Dateiname  - der Wert wird aus dem Dateinamen extrahiert
• Dokumenteigenschaften des zu versendenden PDF-Dokumentes
  • Titel
  • Autor (Verfasser)
  • Thema
  • Schlüsselwörter

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Im Feld Spalte kann angeben werden, welcher Spalte innerhalb der Quelle gewählt werden soll.

D.h. auch in der Quelle „PDF Titel" können mehrere Parameter durch Trennzeichen verschlüsselt werden.

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Parameter - Der directmail IFS Monitor erfordert entsprechende Parameter, die definiert werden müssen.

Gültige Werte sind:

...

verschlüsselt werden. - ## Das muss noch geprüft werden!

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Exit Programm - Weiterhin besteht die Möglichkeit für jeden Parameter ein Exit-Programm zu definieren.

Dieses erlaubt dann z.B. die Umsetzung einer Kunden-Nr. in einen Namen oder in eine Email Adresse.

Ein Beispiel Exit Programm befindet sich in der Bibliothek DIRMAIL/QRPGLESRC mit dem Namen: IFSMONEXT.

Folge-Nr - Einige Parameter (z.B. Email Adressen) können mehrfach, deshalb muß für diese eine Folge-Nr. angegeben werden.

Die Parameter-Definitionen

MailBox - Der Name der Mailbox (wie in directmail definiert) über die die Email verschickt werden soll. Wird kein Wert angegeben, so wird versucht die Mailbox des IFS Monitor Benutzers zu verwenden.

...

Absender Email Adresse - Die Email Adresse des Absenders. Wird kein Wert angegeben, so wird die Adresse der Mailbox verwendet.

...

Absender Name - Der Name des Absenders. Wird kein Wert angegeben, so wird der Name aus der Mailbox verwendet.

...

Empfänger Email Adresse (mehrfach) - Email Adresse des Empfängers.

Feld Folge-Nr: Dieser Wert kann mehrfach angegeben werden falls es mehrere Empfänger gibt

...

Empfänger Name (mehrfach)  - Name des Empfängers.

Feld Folge-Nr: Dieser Wert kann mehrfach angegeben werden. Achtung: Die Folge-Nr. muss dabei der Folge-Nr. der Email Adresse entsprechen.

CC Email Adresse (mehrfach) - Email Adresse des CC.

Dieser Wert kann mehrfach angegeben werden.

CC Name (mehrfach) - Name des CC.

Dieser Wert kann mehrfach angegeben werden. Achtung: Die Folge-Nr. muss dabei der Folge-Nr. der Email Adresse entsprechen.

BCC Email Adresse (mehrfach) - Email Adresse des BCC.

Dieser Wert kann mehrfach angegeben werden.

BCC Name (mehrfach) - Name des BCC.

Dieser Wert kann mehrfach angegeben werden. Achtung: Die Folge-Nr. muss dabei der Folge-Nr. der Email Adresse entsprechen.

Lesebestätigung - Soll eine Lesebestätigung vom Empfänger angefordert werden.

Gültige Werte sind:

*YES / Y / 1 / YES             Lesebestätigung wird vom Empfänger angefordert
*NO / N / 0 / NO                Lesebestätigung wird vom Empfänger nicht angefordert

Email Priorität - Es kann eine Priorität für den Email-Versand definiert werden.

Gültige Werte sind:

*HIGH / H / HIGH        hohe Priorität
*LOW / L / LOW        niedrige Priorität

Email anhalten - Eine Email kann im Postkorb angehalten werden.

Gültige Werte sind:

*YES / Y / 1 / YES      Email wird im Postkorb gehalten
*NO / N / 0 / NO      Email wird nicht angehalten

Alle Attachments komprimieren - Attachments können komprimiert werden.

Gültige Werte sind:

*YES / Y / 1 / YES        Attachments werden komprimiert
*NO / N / 0 / NO           Attachments werden nicht komprimiert

Betreff - Dieser Parameter definiert den Betreff der Email.

Text HTML Template - Vorlage für den E-Mail TextEmail-Bodytext als HTML-Datei

Eine Email kann mit einem HTML Text verschickt werden. HTML erlaubt es besser formatierten Text zu versenden. Im HTML können Variablen/Platzhalter verwendet werden (&VARIABLE).

Text Template - Vorlage ohne HTMLfür den Email-Bodytext als einfache Text-Datei

Eine Text-Datei im IFS der IBMi für den Text der Email. Wie beim HTML Template können auch hier Variablen/Platzhalter verwendet werden (&VARIABLE).

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Datei Alias Name - Name des Attachments in der Email

Soll die Datei nicht mit dem Originalnamen verschickt werden, so kann hier ein ALIAS Dateiname angegeben werden, der dann für den Empfänger sichtbar ist.

Datei als Email Text  - Handelt es sich bei der IFS Datei um eine Text- oder HTML Datei, so kann der Inhalt der Datei als Email Text verwendet werden. Bei HTML sollte *ALT gewählt werden.

Gültige Werte: *YES, *NO, *ALT, Y, N, A, YES, NO, ALT

Datei komprimieren - Gibt an, ob die IFS Datei in der Email komprimiert (ZIP) verschickt werden soll.

Gültige Werte sind:

*YES / Y / 1          Attachments werden komprimiert
*NO / N / 0         Attachments werden nicht komprimiert

Datei signieren - Gibt an, ob die IFS Datei signiert werden soll. (SmartCard Signatur)

Gültige Werte sind: *YES, *NO / N / NO keine                    Dateisignierung
*IMMED / I / IMMED                   Dateisignierung erfolgt sofort
*DELAYED / D / DELAYED        Dateisignierung erfolgt später

Dieser Parameter definiert die Signatur der Email.

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Zusätzlicher Dateianhang (mehrfach)  - IFS Datei als zusätzliches Attachment

Sollen weitere Dateien angehängt werden (z.B. AGBs etc.), so können hiermit mehrere IFS Dateien angegeben werden.

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Variable/Platzhalter (mehrfach) - Name der Variable

Sollen Werte als Variablen Verwendung finden, so können diese als Variable/Platzhalter definiert werden. Hier muss dann ebenfalls das Feld "Variable/Platzhalter" gefüllt werden. Auf Variablen kann in Templates (HTML/TXT) aber auch in anderen Parameters mittels &VARIABLE zugegriffen werden. (z.B. "Anbei erhalten Sie Rechnung &RECHNR")

Folge-Nr - Einige Parameter (z.B. Email Adressen) können mehrfach, deshalb muß für diese eine Folge-Nr. angegeben werden.

Herkunft - Sämtliche Parameter können auf unterschiedlichste Weise mit Werten gefüllt werden. Jeder der u.a. Werte-Quellen erlaubt es, die Werte durch Trennzeichen von einander zu trennen (z.B. Dateiname: rechnung_4711_20101201.pdf). Durch die Angabe der Spalte kann dann definiert werden, welcher Wert extrahiert werden soll.

Gültige Werte sind:

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CSV-Datei - Findet der IFS Monitor eine gleichnamige CSV Datei, so können die Spaltenwerte dieser Datei als Quelle verwendet werden.

Dateiname - Der Wert wird aus dem Dateinamen extrahiert.

PDF Titel - Der Wert wird aus dem Titel der PDF-Datei extrahiert.

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PDF Verfasser - Der Wert wird aus dem Verfasser der PDF-Datei extrahiert.

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PDF Thema - Der Wert wird aus dem Thema der PDF-Datei extrahiert. Es ist darauf zu achten, dass dort auch ein Wert eingetragen sein muß.

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PDF Schlüsselwörter - Der Wert wird aus den Schlüsselwörtern der PDF-Datei extrahiert.

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Fester Wert - Der Wert wird als fester Wert angegeben.

Exit Programm - Weiterhin besteht die Möglichkeit für jeden Parameter ein Exit-Programm zu definieren.

Dieses erlaubt dann z.B. die Umsetzung einer Kunden-Nr. in einen Namen oder in eine Email Adresse.

Ein Beispiel Exit Programm befindet sich in der Bibliothek DIRMAIL/QRPGLESRC mit dem Namen: IFSMONEXT., *ALT, Y, N, A, YES, NO, ALT

Datei komprimieren - Gibt an, ob die IFS Datei in der Email komprimiert (ZIP) verschickt werden soll.

Gültige Werte sind:

*YES / Y / 1          Attachments werden komprimiert
*NO / N / 0         Attachments werden nicht komprimiert

Datei signieren - Gibt an, ob die IFS Datei signiert werden soll. (SmartCard Signatur)

Gültige Werte sind:

*NO / N / NO keine                    Dateisignierung
*IMMED / I / IMMED                   Dateisignierung erfolgt sofort
*DELAYED / D / DELAYED        Dateisignierung erfolgt später

Dieser Parameter definiert die Signatur der Email.

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Zusätzlicher Dateianhang (mehrfach)  - IFS Datei als zusätzliches Attachment

Sollen weitere Dateien angehängt werden (z.B. AGBs etc.), so können hiermit mehrere IFS Dateien angegeben werden.

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Variable/Platzhalter (mehrfach) - Name der Variable

Sollen Werte als Variablen Verwendung finden, so können diese als Variable/Platzhalter definiert werden. Hier muss dann ebenfalls das Feld "Variable/Platzhalter" gefüllt werden. Auf Variablen kann in Templates (HTML/TXT) aber auch in anderen Parameters mittels &VARIABLE zugegriffen werden. (z.B. "Anbei erhalten Sie Rechnung &RECHNR")

Beispiel für die Definition eines IFS-Monitors  und seine Parameter

Der Monitor-Rahmen

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Die E-Mail-Parameter des Monitors

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Die Dokumenteigenschaften des zu versendenden PDF-Dokumentes

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Der Inhalt der Text-Vorlage Datei

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Ergebnis: das kommt beim Empfänger an

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