Inhaltsübersicht

Bitte beachten Sie die neue Funktion ZUGFeRD, die in Version 5.50 eingefügt wurde. Eine Anleitung finden Sie in Kapitel 19.
Spool-Dateien werden ohne besondere Programmierung, rein durch Parametereingaben im Konfigurationsprogramm aus Ausgabewarteschlangen ausgelesen und automatisiert per E-Mail versandt, konvertiert, archiviert oder als PDF gedruckt.

Hinweis

Da die Funktion AutoMail mit Spooldateien arbeitet, muss das directmail-Benutzerprofil (DIRMAIL) die Sonderberechtigung *SPLCTL haben.

AutoMail-Konfiguration

directmail bietet für die Konfiguration der AutoMail-Funktionen ein umfangreiches Programm, das mittels Auswahl 6 aus dem directmail-Hauptmenü oder über den Befehl WRKATMDEF gestartet werden kann.

0202 - AutoMail-Konfigurationsprogramm

Beschreibung der Auswahlmöglichkeiten
2=Ändern
Mit dieser Auswahl können Sie bestehende Definitionen editieren, Parameter verändern, etc.
3=Kopieren
Hiermit kopieren Sie eine bestehende Definition auf eine neue Definition.
4=Löschen
Zum Löschen einer AutoMail-Definition.
8=Beschreibung
Hier können Sie die Beschreibung der Definition verändern.
9=DirectView
Erlaubt das Ändern der für DirectView notwendigen Konvertierungseinstellungen.
10=Bundles
Zeigt die erstellten Spooldatei-Bündel an und ermöglicht die Anzeige der Dateien im Bündel.
12=Reset Hits
Mit dieser Auswahl setzen Sie die Anzahl Treffer je AutoMail-Definiton auf Null zurück.
14=Export IFS
Mit dieser Auswahl werden AutoMail-Definiton in das IFS exportiert.
Funktionstasten
F10=Import IFS
Import einer oder mehrerer AutoMail Definitionen aus dem IFS.
F11=Sicht
In der zweiten Sicht werden die Filterangaben der AutoMail Definition angezeigt.
F22=Warteschlangen
Hiermit definieren Sie die zu überwachenden Ausgabewarteschlangen. Weitere Hinweise zu dieser Funktion finden Sie im Kapitel „Ausgabewarteschlangen".

AutoMail Definition kopieren (Auswahl 3)

Eine Automail Definition kann mit Auswahl 3 kopiert werden.

0428 – Automail Definition kopieren

Eingabefelder

Neue Definition

Eingabe eines neuen Definitionsnamens (max. 10 Zeichen).

Bezeichnung

Eingabe einer Bezeichnugn für die kopierte Definition (max. 30 Zeichen).

AutoMail Definition Beschreibung ändern (Auswahl 8)

Die Beschreibung einer AutoMail Definition kann mit Auswahl 8 geändert werden.

0429 – Automail Definition - Beschreibung ändern

Eingabefelder

Definition

Eingabe eines neuen Definitionsnamens (max. 10 Zeichen).

Bezeichnung

Eingabe einer Bezeichnugn für die kopierte Definition (max. 30 Zeichen).

Aktiv

Hier wird mit J bzw. N gesteuert, ob die AutoMail Definition aktiv ist oder nicht.

Ausgabewarteschlangen

Mit AutoMail können Sie nicht nur von uns festgelegte Ausgabewarteschlangen überwachen, sondern dynamisch eigene Ausgabewarteschlangen definieren, die regelmäßig auf neu zu versendende Inhalte geprüft werden.

0203 - Mit Ausgabewarteschlangen arbeiten

Auswahlen

2=Ändern

Mit dieser Auswahl können Sie definierte Warteschlangen ändern.

3=Kopieren

Hiermit kopieren Sie eine bestehende Definition auf eine neue Definition.

4=Löschen

Zum Löschen einer Warteschlangen-Definition.

12=Reset Hits

Mit dieser Auswahl setzen Sie die Anzahl Treffer je Warteschlange auf Null zurück.

Warteschlange erstellen

Mit der Funktionstaste F6 können Sie aus dem Bildschirm „Mit AutoMail Warteschlangen arbeiten" eine neue Warteschlange definieren, die von AutoMail überwacht werden soll.

0204 - Neue AutoMail-Warteschlange erstellen

Eingabefelder

Warteschlange

Geben Sie hier den Namen der zu überwachenden Ausgabewarteschlange ein. Die im System existierenden Ausgabewarteschlangen können mit Funktionstaste F4 angezeigt und ausgewählt werden.

Bibliothek

Hier muss die Bibliothek stehen, in der die Warteschlange gespeichert ist. Alternativ zum Namen können Sie auch den Wert *LIBL (Verwendung der Bibliotheksliste) verwenden.

Aktiv

Hiermit bestimmen Sie, ob die Warteschlange aktiv ist und überwacht wird, oder nicht.

Gültige Werte sind:

J Die Warteschlange wird überwacht
N Die Warteschlange wird nicht überwacht

DataQ verwenden

Hiermit wird gesteuert, ob die DataQ verwendet werden soll oder nicht.

Gültige Werte sind:

J Die Warteschlange wird überwacht
N Die Warteschlange wird nicht überwacht

Poll Intervall

directmail ist in der Lage die Warteschlangen in voreingestellten Abständen auf neue zu sendende Einträge zu prüfen. Legen Sie hier die Zeitabstände fest, in denen dies erfolgen soll.

Gültige Werte sind:

Minuten Ein beliebiger Wert, alle x Minuten wird die Warteschlange auf neue Einträge geprüft

Wochentage

Markieren Sie hier die Wochentage an denen die Überprüfung erfolgen soll. Damit können Sie z.B. die Wochenenden von der Überprüfung ausschließen und Verbindungskosten einsparen.

Gültige Werte sind:

X Markieren Sie jeden Tag (jede Stelle entspricht einem Tag von Montag bis Sonntag) an dem die Warteschlange geprüft werden soll.

Uhrzeit von - bis

Hier steuern Sie, innerhalb welchen Zeitfensters die Überprüfung im angegebenen Abstand erfolgen soll. Damit wird verhindert, dass Ihre Warteschlangen z.B. nachts unnötig überprüft werden.

Gültige Werte sind:

0:00 - 24:00

AutoMail-Definition erstellen

Mit Funktionstaste F6 erstellen Sie eine neue AutoMail-Definition und nachfolgender Bildschirm wird angezeigt:

0205 – AutoMail-Definition erstellen

Definition

Geben Sie hier der Definition einen eindeutigen Namen. Sie sollten einen sprechenden Namen (z.B. ABE01 für Auftragsbestätigungen, RECH01 für Rechnungen, etc.) verwenden, da die Liste der AutoMail-Definitionen nach diesem Namen sortiert werden.

Bezeichnung

Hier steht die Textbeschreibung der Definition

0206 - Definitionsbildschirm

Über diesen Definitionsbildschirm werden die notwendigen Konfigurationsangaben zur automatischen Verarbeitung der Spooldateien mit AutoMail vorgenommen.

Funktionstasten

F10=Menü

Viele Funktionen in AutoMail erfolgen über das integrierte Pull-Down-Menü. Drücken Sie F10 um in die Menüzeile zu kommen. In der Menüleiste können Sie mit der Tabulator-Taste sowie den Cursortasten navigieren und mit der Datenfreigabetaste die Menüpunkte auswählen.

F13=CSV-Tab

Bei der Spooldaten-Ausgabe im CSV-Format können Sie hier den Cursor im Spooldatenbereich positionieren und mit dieser Funktionstaste eine Spaltentrennung einfügen. Die Trennung der Spalte erfolgt immer hinter der definierten Position.

F22=Warteschlangen

Springen Sie mit F22 in die bereits vorstehend beschriebene Definition der Ausgabewarteschlangen, die mit AutoMail überwacht werden sollen.

Menü "File"

Die Auswahl der Spooldateien erfolgt mit den Funktionen Spooldatei öffnen, Spool Filter, Spool Prompts und Sitzungsangaben.

0496 – WRKATMDEF - File

Spool-Datei öffnen (SO)

Aus dem Definitionsbildschirm drücken Sie F10 um in die Menüleiste zu springen. Wählen Sie den Menüpunkt „File" per Datenfreigabetaste und danach den Menüpunkt „Spool öffnen" .

0208 - Auswahl Spooldateien

Eingabefelder

Benutzer

Benutzer, der die Spooldatei erstellt hat.

Druckeinheit

Druckeinheit, auf dem die Spooldatei sich befindet.

Formularart

Formularart der Spooldatei.

Benutzerdaten

Benutzerdaten der Spooldatei.

Filtern Sie hier die anzuzeigenden Spooldateien durch Füllen der angebotenen Parameter. Sie schränken hiermit die im nachfolgenden Bildschirm angezeigten Spooldateien ein und erleichtern somit die Auswahl der benötigten Spooldatei.

0209 – Auswahl Spooldatei

Wählen Sie nun die zu verarbeitende Spooldatei mit Auswahl 1 aus.

Spool Filter (SF)

0303 – Spool Filter anpassen

Antwort

Eingabe zur Anpassung des Filters.

Gültige Werte sind:
J = Der Filter wird automatisch angepasst.
N = Der Filter wird nicht automatisch angepasst.

0210 - Spool-Filter

Filter

Im Spool-Filter können Sie weitere Einschränkungen vornehmen bzw. aufheben. In unserem Beispiel könnten Sie z. B. durch Eingabe von *ALL bei „Benutzer" die Definition auf alle Benutzer erweitern, welche diese Spooldatei in die Ausgabewarteschlange PRT01stellen.

Dateiname

Eingabe Dateiname für der Spool Filter.

Benutzerdaten

Eingabe Benutzerdaten für den Spool Filter.

Formularart

Eingabe Formularart für den Spool Filter.

Programmname

Eingabe Programmname für den Spool Filter.

Benutzer

Eingabe Benutzer für den Spool Filter.

Warteschlange/Bibliothek

Geben Sie hier die Ausgabewarteschlange mit Bibliothek ein

Erweiterte Abfragebedingung

Hier können Filterabfragen bzgl. Benutzerdaten, Benutzer etc. mit UND/ODER aber auch SUBST Funktionen gemacht werden. Diese unterstützen Funktionen entsprechen den STRING Funktionen, die auch sonst in AutoMail Bedingungen Verwendung finden.

Folgende Variablen können verwendet werden:

&FILNAM Dateiname
&FRMTYP Formularart
&OUTQ Ausgabewarteschlange
&OUTQLIB Ausgabewarteschlange Bibliothek
&PGMNAM Programmname
&USRDTA Benutzerdaten
&USRNAM Benutzer

Die Feldnamen können über F4 Abgefragt werden.

0528 – Erweiterte Abfragebedingung - Feldnamen

Status der Datei

In den Statusfeldern können Sie festlegen, bei welchen Statuszuständen die Spooldatei verarbeitet wird. So kann z.B. ausgeschlossen werden, dass eine Spooldatei die im Status HOLD in der Ausgabewarteschlange steht, automatisch versandt wird. Diese muss dann erst

z.B. vom Bereichsleiter freigegeben werden, bevor sie verarbeitet wird.

Angehalten

Auch angehaltene Spooldatein können verarbeitet werden (Status HLD)

Freigegeben

Auch freigegebenen Spooldateien können verarbeitet werden (Status RLS)

Gesichert

Auch gesicherte Spooldateien können verarbeitet werden (Status SAV)

In directview verwenden.

In AutoMail verwenden.

Hier kann definiert werden, ob die AutoMail Definition für directdiew oder AutoMail Verwendung finden soll.

Der Spooldateifilter kann jederzeit über F10, Auswahl „File" und „Spool Filter" angezeigt bzw. geändert werden.

0211 - Anzeige Spooldatei-Inhalt

Der Inhalt der ausgewählten Spooldatei wird im Arbeitsbereich angezeigt.

Folgende Hinweismeldung erscheint, falls keine gültigen Filterwerte eingetragen sind:

0375 - Filterwerte

Spool Prompts (SP)

Spooldateien können mit AutoMail nicht nur aufgrund äußerer Kennzeichen wie Spooldateinamen, Benutzer, Formular, Benutzerdaten, Ausgabewarte-schlange, etc. ausgewählt, bzw. ausgefiltert werden, sondern auch aufgrund von Inhalten in der Spooldatei selbst.
Hiermit können z.B. Dokumente, die äußerlich immer gleich aussehen, mit z.B. gleichem Spooldateinamen aufgrund von Inhalten auseinandergehalten werden. Inhalte könnten z.B. Konstanten wie „Rechnung", „Angebot", etc. sein, die nicht nur an konstanten sondern auch an variablen Stellen im Dokument stehen.

Erstellen Sie einen Spool Prompt mit F10, Auswahl „File" und „Spool Prompt". Beschreibung siehe Kapitel 12.5.3.

Definieren Sie Anfang und Ende der Konstante über die Cursor- und Datenfreigabetaste.

0212 – AutoMail Prompt bearbeiten

Prompt Maske

Es gibt drei unterschiedlichen Typen von Indizes: Datenbankindex (*DBINDEX), Spool-Index (*INDEX) und Spool-Prompt (*RPTTYP), die sich aus den verschiedenen Quellen füllen. Jeder Indextyp hat unterschiedliche Merkmale.

Seitenbereich für Prüfung

Sofern die gesuchte Konstante nicht auf einem festen Platz in der Spooldatei steht (in unserem Beispiel Zeile 15, Spalte10), sondern irgendwo im Text, kann der Seitenbereich sowohl auf Zeilen, als auch auf Spaltenebene erweitert werden.
Definierte Spool Prompts werden unterstrichen angezeigt.

Sitzungsangaben (SA)

Einige Definitionen spiegeln sich in den Inhalten der angezeigten Spooldateien wider. Um hier eine optische Unterscheidung zu ermöglichen, können Sie über den Menüpunkt „Sitzungsangaben" den Sie über F10, Auswahl „File" und „Sitzungsangaben" erreichen, die Farbeinstellungen konfigurieren

0207 – Sitzungsangaben

Report Prompt

Farbauswahl für den Report Prompt.

Report Index

Farbauswahl für den Report Index.

Akuteller Index

Farbauswahl für den aktuellen Index.

Funktionen

Farbauswahl für die Funktionen.

Menü "Index"

Die Indizes von AutoMail sind selbstdefinierte Felder, deren Inhalt gelesen werden kann:

aus der Spooldatei selbst
aus einer Datenbankdatei

Beim Lesen einer Datenbankdatei kann als Schlüssel wiederum ein bereits gelesener Index verwendet werden.

So kann z.B. eine Kundennummer aus dem Spool in ein Indexfeld SPLKDNR übernommen werden. Mit diesem Feld wird auf die Kundenstammdatei zugegriffen und ein Indexfeld DBEMAIL aus dem Feld E-Mailadresse der Kundenstammdatei übernommen. Dieses Feld DBEMAIL wird dann als E-Mail-Adresse für den Versand der E-Mail benutzt.

Wurde kein Index definiert, so gibt es den Standardindex SPLUDD = User Defined Data der Spooled File.

0497 – WRKATMDEF - Index

Index erstellen (IX)

Indizes werden über F10 --> Index --> Index definieren erstellt. Alternativ kann man das Menü auch mit F9 - "IX" aufrufen.
Markieren Sie die Start- und Endepositionen des Indexfeldes analog zur vorstehend beschriebenen Markierung der Spool Prompts. Cursorposition auf Anfangsposition stellen, Datenfreigabetaste drücken und Cursor auf Endeposition stellen, noch mal Datenfreigabetaste drücken.
Alternativ kann zu einem Indexfeld ein Prompt definiert werden. Als Prompt wird eine Konstante definiert, die an einer bestimmten Stelle im Text steht. So kann z.B. eine Kundennummer als Indexfeld abgegriffen werden, jedoch nur dann, wenn vor der Kundennummer die Konstante „KD-Nr." steht.

Prompt definieren

Wenn die Information aus der Spooldatei nicht auf einer fest definierten Position innerhalb der Spooldatei steht, muss ein Prompt definiert werden. Ein Prompt ist eine Konstante die in direkter Abhängigkeit zu der Information steht die Sie aus dem Spool extrahieren wollen (z.B. Kundennummer vor der immer "KD-Nr." steht). Bei jeder Information die Sie aus der Spooldatei extrahieren, können Sie einen Prompt festlegen.

0213 - Prompt-Abfrage

Antwort

Geben Sie J ein, wenn Sie einen Prompt erstellen wollen und drücken Sie die Datenfreigabetaste. Markieren Sie danach die Startposition des Promptes, drücken die Datenfreigabetaste, markieren die Endposition und drücken noch mal die Datenfreigabetaste.

Index definieren

Nach Festlegen des Indexfeldes und evtl. Promptes wird der Index zur Bearbeitung angezeigt:

0214 - Index bearbeiten

Index Name

Hier wird je Index ein eindeutiger Name vergeben der später z.B. zum Zugriff auf eine IBM i Datenbank dient. (hier: SPLKDNR für Zugriff auf Kundenstammdatei)

Beschreibung

Geben Sie eine Textbeschreibung zum Index ein.

Justierung

Hier steuern Sie, wie die Daten im Index justiert werden sollen. Wird der Indexbereich z.B. auf 10 Stellen festgelegt, da dies evtl. die maximal vorkommende Länge darstellt, so kann bei einem tatsächlichen Inhalt von 5 Stellen eingestellt werden, wie diese 5 Stellen justiert werden.

Gültige Werte sind:

R = Rechts Der Indexinhalt wird im Indexfeld rechts justiert
L = Links Der Indexinhalt wird im Indexfeld links justiert
Z = Zentriert Der Indexinhalt wird im Indexfeld zentriert
O = Original Der Indexinhalt wird wie im Spool stehend übernommen

Groß-/Klein

Hier steuern Sie, ob die Buchstaben in Indexfeldern umgesetzt werden.
Gültige Werte sind:
G = Grossbuchstaben Die Inhalte werden in Großbuchstaben konvertiert
K = Kleinbuchstaben Die Inhalte werden in Kleinbuchstaben konvertiert
O = Original Die Inhalte werden wie im Spool stehend übernommen
Es können beliebig viele Indexfelder aus dem Spool abgegriffen werden.

Mehrfachvorkommen

Hiermit können Sie einstellen, ob der Index je Seite nur einmal oder mehrfach gesucht werden soll. So können z.B. für Auftragspositionen technische Zeichnungen der Artikel angehängt werden.
Gültige Werte sind:
J = Ja Der Index wird auf Mehrfachvorkommen geprüft.
N = Nein Der Index wird beim ersten Vorkommen übernommen, es wird nicht weiter ge sucht.

Seitenbereich für Prüfung

Wenn Ihr Prompt zur Definition der Position der Kundennummer im Spool nicht konstant ist, können Sie alternativ zur festen Position auf der nach dem Prompt gesucht werden soll, einen Seitenbereich definieren innerhalb dessen die Konstante (in unserem Beispiel Kunden-Nr.) die Konstante gesucht wird. Abhängig von der Position der Konstanten wird dann die Kundennummer korrekt aus dem Spool extrahiert.

0215 - Prompt – Spoolbereich für Prüfung
Zeile/Spalte
Hier können Sie einen Bereich definieren innerhalb dessen der Spoolprompt (die Konstante) gesucht wird.

Datenbank Indexfelder (DI)

Um auf Inhalte von Datenbanken zugreifen zu können, um z.B. aus einer Kundenstammdatei über die Kundennummer die E-Mail-Adresse auslesen zu können, müssen zunächst einmal die benötigten Datenbanken, der Zugriff auf diese Datenbankdateien und die entnommenen Felder definiert werden. Dies erfolgt über die Funktion Datenbank Indexfelder. Diese erreichen Sie über F10, Auswahl „Index" und „Datenbank Indexfelder".

0509 - AutoMail-Datenbanken

Beispiele von Indexdefinition.

0216 – AutoMail – Datenbank - Indexfelder

Erstellen wir zunächst eine Datenbankdefinition zur Kundenstammdatei über F6:

0503 – Neue Datenbank hinzufügen

Als Auswahl für ein neu hinzuzufügendes Datenbank Indexfeld gibt es zwei Möglichkeiten:

Geschlüsselte Datenbankdatei
SQL Abfrage

Geschlüsselte Datenbankdatei

Mit dieser Auswahl kann eine geschlüsselte Datenbankdatei hinzugefügt werden. Die Indexwerte werden aus der Datenbankdefinition übernommen.

0324 – AutoMail geschlüsselte Datenbank hinzufügen

Folge-Nr.

Legen Sie hier eine eindeutige Folge-Nummer für die hinzuzufügende Datenbank an.

Datenbank/Bibliothek

Geben Sie hier die Datenbank ein, die Sie in AutoMail definieren wollen. Nach Eingabe eines Bibliotheksnamens bekommen Sie mit Funktionstaste F4 eine Liste der verfügbaren Datenbankdateien dieser Bibliothek im Fenster„Objekte auswählen" angezeigt und können diese auch mit Auswahl 1 übernehmen.

Codepage

Angabe der zu verwendenden Codepage.

Als nächstes werden die Schlüsselfelder der ausgewählten Datei angezeigt, die mit den zuvor festgelegten Indexfeldern bzw. mit eingegebenen Konstanten verknüpft werden müssen.

0217 - AutoMail - geschlüsselte Datenbank – Anzeige Datenbankschlüsselfeld(er)

Schlüsselfelder

Geben Sie hier entweder eine Konstante ein (z.B. 01 für Mandanten-Nummer bei Kundenstammdateien mit Schlüssel Mandanten-/Kundennummer). Häufiger wird die Verknüpfung des Schlüsselfeldes mit einem vorher dem Spool entnommenen Index erfolgen. Diesen können Sie bequem mit der Funktionstaste F4 und Auswahl 1 aus den definierten Indexen übernehmen.

Sind die Schlüsselfelder zugeordnet, können im nächsten Schritt Indexfelder aus der Datenbank definiert werden die beim Versand der Spooldatei benötigt werden (z.B. E-Mail-Adresse, Firmenname, etc.).

Erfolgt keine Eingabe so werden automatisch die Indexwerte in die Indexliste übernommen und angezeigt.

0516 - Index aus Datenbanken

Mit Auswahl 8 können weitere Indexfelder aus Datenbankinhalten definiert werden.

0220 - Datenbankindex festlegen

0339 – Datenbankindex festlegen

Datenbank Feld

Hier steht das Feld aus der Datenbank. Diese Felder können mit Funktionstaste F4 eingeblendt und mit Auswahl 1 übernommen werden.

Index Name

Standardmäßig ist der Index Name identisch mit dem Datenbank Feld, kann aber auch individuell benannt werden, wobei Index Namen eindeutig sein müssen.

Beschreibung

Die Textbeschreibung des Indexfeldes ist bei Übernahme aus einer Datenbank die DDS-Feldbeschreibung.

Länge

Ein Indexfeld kann in der Länge begrenzt werden, um nur Teilbereiche des Feldinhaltes zu übernehmen. Bei Übernahme aus einer Datenbank wird hier die Feldlänge benutzt.

Gruppenindex

Dieser Parameter ist nur erforderlich, wenn ein Index in eine HTML- oder sonstige Datei mit hierarchischer Darstellungsform eingefügt werden soll (siehe zusätzliche Attachements im HTML-Format). Jedem Index wird dann ein übergeordneter Index zugeordnet.

Beispiel einer Liste:

Offene Posten Kunde
Kunde 4711 Müller KG
RE-Nr Datum Betrag
0815 01.02.2006 735,400816 02.02.2006 21,40
Summe: 756,80
Diese Liste könnte folgende Indizes enthalten:
Index Gruppenindex
Kunde <leer> RE-Nr KundeDatum RE-NrBetrag RE-NrSumme Kunde

SQL Abfrage

Über SQL-Abfragen kann auf nicht indizierte Datenbankdateien zugegriffen werden. Hier können bedingte Ausgaben definiert werden.

0504 – SQL Abfrage bearbeiten

Folge-Nr.

Die Folge-Nr. legt die Reihenfolge der Ausführung von Abfragen fest. So kann das Ergebnis einer Abfrage als Bedingung für eine weitere Abfrage verwendet werden.

SQL Datenbank

Name der SQL Datenbank. Die SQL Datenbank ist in directweb zu definieren. Über den Wert *LOCAL wird die lokale Datenbank verwendet. Es können auch JDBC oder entfernte Datenbanken verwendet werden.

SQL Befehl

Eingabe des SELECT-Befehls für die Auswahl der Daten aus der Datenbanktabelle. Hier können AutoMail Indizes über den üblichen Syntax &INDEX eingebunden werden.

Beispiel: Auswahl aller Kunden mit identischer Kundennummer

Select * from kundenstamm where kunde = &KDNR

Hinweis: Bitte beachten, dass Alpha-Felder entsprechend mit Hochkomma in der Abfrage eingesetzt werden müssen.

Beispiel: Auswahl aller Kunden mit identischem Kundennamen

Select * from kundenstamm where name = '&NAME'

Nach erfolgreicher Erstellung der SQL Abfrage wird diese wie folgt aufgelistet:

0505 – Automail - Datenbank SQL Abfragen - Anzeige

Über die Auswahl 8=Index können jetzt die Felder der SQL Abfrage als Index definiert werden. Die Vorgehensweise ist identisch mit der bisherigen Definition von Datenbank-Indizes.

0339 – Automail - Datenbank SQL Abfragen – Definition Index

0513 – Automail - Datenbank SQL Abfragen – Liste Index

0221 – Mit AutoMail Index arbeiten

Über diese Funktion können beliebige in den IBM i Datenbanken vorkommende Feldinhalte in Indexfelder von AutoMail übernommen werden.

0222 - Erstellte Datenbank-Definition

Mit Auswahl 2 können Sie die Datenbankdefinition überarbeiten und z.B. Schlüsselfeldinformationen ändern.

Mit Auswahl 4 kann eine Datenbank entfernt werden.

Mit Auswahl 8 können Sie die Indexfelder bearbeiten die Sie im vorherigen Schritt aus Ihrer Datenbank definiert haben. Es werden die bereits defnierten Felder angezeigt.

Definition der Datenbank in directweb

Wird bei den Datenbanktabellen eine SQL Datenbank ausgewählt, so ist diese in directweb zu definieren. Über den Wert *LOCAL wird die lokale Datenbank verwendet. Es können auch JDBC oder entfernte Datenbanken verwendet werden.

0511 – directweb – Definition SQL Datenbank *LOCAL

Mit Indizes arbeiten (WI)

Über die Funktion „Mit Indizes arbeiten" die Sie über F10 sowie „Index" und „Mit Indizes arbeiten" erreichen, können jederzeit die angelegten Indizes angezeigt, bzw. gelöscht werden. Über diesen Weg sehen Sie nicht nur die Indizes die Sie in dem Bereich Datenbankdefinitionen angelegt haben, sondern alle existierenden Indizes.

0221 - Mit Indexen arbeiten

Abhängig vom Typ des Indexfeldes, *DBINDEX aus Datenbanken, *INDEX aus Spooldaten, bzw. *RPTTYP aus Berichtsdefinition werden unterschiedliche Informationen angezeigt, wenn Sie Auswahl 5 verwenden.

Indextyp *DBINDEX

0224- Indextyp *DBINDEX

Indextyp *INDEX

0223- Indextyp *INDEX

Bei den Prompts eines AutoMail Index kann auch eine Promptmaske angegeben werden.

0312 – AutoMail Prompt bearbeiten

Dabei werden für bestimmte Zeichen Platzhalter verwendet:

& Leerzeichen
$ Alpha Zeichen
? Beliebiges Zeichen
# Numerisches Zeichen
§ Nicht leer

Beispiel: Für ein Datumsprompt " 1.12.05" würde als Maske "?#.##.##" verwendet werden.

Menü "E-Mail"

Um die Spooldatei per E-Mail an den korrekten Empfänger zu senden, müssen die festgelegten Indexfeldern noch in den Sendeprozess integriert werden. Dies geschieht mit den Funktionen „E-Mail", die Sie über F10 sowie Auswahl „E-Mail" erreichen.

0225 –Befehl WRKATMDEF - E-Mail Parameter

E-Mail Empfänger (AD)

Mit der Funktion „E-Mail Empfänger" können Sie entweder konstante Werte, oder Indexfelder als E-Mail Empfänger festlegen. Die Indexfelder können wiederum über Funktionstaste F4 aus der Liste der definierten Indexfelder ausgewählt werden.

0226 – E-Mail Empfänger

Typ

Gültige Werte sind:

A=An
C=CC Copy
B=BCC BlindCopy

Name oder Index

Hier legen Sie den Empfängernamen fest bzw. hinterlegen ein Indexfeld über das der Name des Empfängers ermittelt wird.

Adresse oder Index

Hier steht die E-Mail-Adresse des Empfängers bzw. das Indexfeld über das die E-Mail-Adresse ermittelt wird.

E-Mail Absender (AB)

Mit der Funktion „E-Mail Absender" können Sie die für den Versand einer E-Mail relevanten Parameter einsteuern. Die Funktion „E-Mail-Absender" erreichen Sie über F10 sowie Auswahl „E-Mail" und „E-Mail-Absender".

0227 - E-Mail Absenderangaben

MailBox

Hier geben Sie an, in welcher Mailbox die zu versendende E-Mail verarbeitet wird.

Gültige Werte sind:

Name Den Name einer beliebigen existierenden Mailbox
*OWNER Der Name der Mailbox des Benutzers zum Zeitpunkt der Verarbeitung der Spooldatei

Absender Name/Index

Der Name des Absenders der E-Mail.

Gültige Werte sind:

Name Ein eingegebener Wert der konstant als Absendername benutzt wird
Index Ein hinterlegtes Indexfeld aus dem der Name des Absenders ent nommen wird. Existierende Indexfelder können mit Funktionstaste F4 und Auswahl 1 übernommen werden.
*MAILBOX Der Absendername aus der im Parameter MailBox ange gebenen Mailbox wird benutzt

Absender Adresse/Index

Die E-Mail-Adresse des Absenders der E-Mail

Gültige Werte sind:

Name Ein eingegebener Wert der konstant als E-Mail-Adresse des Absenders benutzt wird
Index Ein hinterlegtes Indexfeld aus dem die E-Mail-Adresse des Absen ders entnommen wird. Existierende Indexfelder können mit Funktionstaste F4 und Aus wahl 1 übernommen werden.
*MAILBOX Die E-Mail-Adresse aus der im Parameter MailBox ange gebenen Mailbox wird benutzt.

Priorität

Hierdurch steuern Sie die Priorität mit der die E-Mail zugestellt werden soll.

Gültige Werte sind:

H Die E-Mail wird mit hoher Priorität gesandt
N Die E-Mail wird mit normaler Priorität gesandt
G Die E-Mail wird mit niedriger Priorität gesandt.

Lesebestätigung

Wenn ein Empfänger eine E-Mail mit Lesebestätigung empfängt und sein E-Mail-Programm unterstützt diese Funktion, wird er gefragt, ob eine Empfangsbestätigung zurück an den Absender geschickt werden soll. Bestätigt der Empfänger diese Abfrage mit Ja, erhalten Sie als Absender eine Bestätigung, dass der Empfänger die Sendung erhalten und gelesen hat.

Gültige Werte sind:
J Lesebestätigung anfordern
N Keine Lesebestätigung anfordern

Auto Signatur Text

Hier können Sie angeben, ob ein (mit Auswahl 15 vor der Mailbox erfasster) Signaturtext automatisch an die E-Mail angefügt werden soll.
Gültige Werte sind:
J Der erfasste Signaturtext wird angefügt
N Der erfasste Signaturtext wird nicht angefügt

E-Mail verschlüsseln

Hier stellen Sie ein, ob die verarbeitete E-Mail verschlüsselt verschickt wird, oder nicht..
Gültige Werte sind:
J E-Mail wird verschlüsselt versandt
N E-Mail wird nicht verschlüsselt versandt
M E-Mail wird bei vorhandenem Zertifikat verschlüsselt versandt

E-Mail signieren

Hier stellen Sie ein, ob die verarbeitete E-Mail signiert werden soll, oder nicht.
Gültige Werte sind:
J E-Mail wird signiert
N E-Mail nicht signiert

E-Mail anhalten

Hier stellen Sie ein, ob die verarbeitete E-Mail im Postausgang angehalten, oder gleich versandt wird.
Gültige Werte sind:
J E-Mail anhalten
N E-Mail nicht anhalten, wird gleich versandt

Uhrzeit für Versand

Über diesen Parameter bestimmen Sie, zu welcher Uhrzeit eine E-Mail versandt werden soll.
Gültige Werte sind:
Uhrzeit Die E-Mail wird erst zur angegebenen Uhrzeit versandt
leer Die E-Mail wird sofort versandt

Sendepriorität

Spezifiziert die Sendepriorität mit der die mit AutoMail erstellte E-Mail versendet werden soll.

Gültige Werte sind:

1-9 Zugelassene Sendeprioritäten
7 AutoMail E-Mail zugeordneter Defaultwert

CCSID der Email

Spezifiziert die CCSID mit der die mit AutoMail erstellte E-Mail versendet werden soll.

Gültige Werte sind:

*JOB CCSID des Jobs wird verwendet
*OWNER CCSID des Jobowners wird verwendet
*SYSVAL CCSID des Systems wird verwendet
CCSID die angegebene CCSID wird verwendet

Spool-Ausgabeformat (AF)

directmail kann Spooldateien in unterschiedliche Formate konvertieren, bevor diese mit AutoMail versandt werden. Über die Funktion „Ausgabeformat" werden die Formate festgelegt.

0228 - Spool-Ausgabeformat festlegen

Ausgabeformat

Hier legen Sie fest, in welchem Format die Spooldatei an die E-Mail angehängt werden soll
Gültige Werte sind:
Format
*CSV Die Spooldatei wird in semikolongetrenntenText konvertiert und an gehängt.
*TXT Die Spooldatei wird in ASCII-Text konvertiert und angehängt.
*HTML Die Spooldatei wird in ein HTML-Dokument konver tiert und angehängt
*PDF Die Spooldatei wird in ein PDF-Format (lesbar mit Acro bat Reader) umgewandelt und angehängt
*EPDF Adobe's PDF Dateiformat, jedoch in der Enhanced Version von di rectmail PDF. Dieses Format erlaubt z.B. Formularüberlagerungen, d.h. Sie können hinter den Spool eine JPG-, oder TIF-Datei hinterlegen und so den Eindruck eines komplett ausgedruckten Formulars erreichen.
Beachten Sie bei Auswahl des Formates EPDF auch die Hinweise im Kapitel PDF-Formular
*TIFF Die Spooldatei wird in eine TIF-Grafik konvertiert und angehängt
*ORIG Der Empfänger der E-Mail arbeitet ebenfalls mit directmail und kann die Spooldatei im IBM i-Format erhalten
*GUMBO Die Spooldatei soll mittels SPLAMATIC von Gumbo konvertiert und angehängt werden.
*RAW Nur der reine Datenstrom wird in eine PC-Datei kopiert (für PCL bzw. AFP nötig)
*HPT Die Spooldatei wird in ein HPT-Dokument konvertiert und angehängt
*NONE Die Spooldatei wird nicht konvertiert und auch nicht der E-Mail angehängt. Dies kann sinnvoll sein, wenn die Spoolausgabe nur der Trigger oder Lieferant für Indexinfor mationen einer E-Mail verwendet werden soll.
Gumbo Ausgabeformat
Geben Sie hier das Standardformat für SPLAMATIC von Gumbo ein, Sie können über F4 die unterschiedlichen Formate anzeigen lassen.
Datenstationsanpassungsobjekt
Bei der Konvertierung über Host-Print-Transform können Sie hier ein Datenstationsanpassungsobjekt einsetzen, das bei der Konvertierung des Druckerdatenstromes verwendet wird.
Bibliothek
Geben Sie den Namen der Bibliothek ein, in der das o.g. Datenstationsanpassungsobjekt gespeichert ist.
Dateiname
Legen Sie hiermit fest, wie der Name des Anhangs, in welche die Spooldatei konvertiert wird, heißen soll. Dieser Parameter wird vor allem dazu benutzt dem Anhang einen sprechenden Namen (z.B. statt REPRTFMT als Spooldateiname wird RECHNUNG benutzt)
Gültige Werte sind:
Name Ein beliebiger Name mit dem der Anhang benannt wird
*FILE Der Anhang wird wie die Spooldatei benannt.
Anhang signieren
Hier legen Sie fest, ob die E-Mail mit dem in der Mailbox hinterlegten Zertifikat signiert werden soll, oder nicht.
Gültige Werte sind:
N Der E-Mail-Anhang wird nicht signiert
S Der E-Mail-Anhang wird sofort digital signiert.
V Der E-Mail-Anhang wird zum Versandzeitpunkt digital signiert.
An E-Mail Text anfügen
Hier geben Sie an, ob die Spooldatei als Anhang, oder als Text verschickt werden soll.
Gültige Werte sind:
J Der Inhalt des Objektes soll als Text verwendet werden.
N Der Inhalt des Objektes soll als Anhang verwendet werden.
A Der Inhalt der Spooldatei soll als Alternativtext an die E-Mail angehängt werden und erscheint somit direkt dem Empfänger.
Grüne Balken (GREENBAR) – bei HTML-Format
Geben Sie an, ob die Zeilen im HTML-Format durch weiß/grüne Balken getrennt werden sollen (Ergibt den Effekt wie Druck auf Tabellierpapier)
Gültige Werte sind:
J Grüne Balken werden eingefügt
N Keine grünen Balken werden eingefügt
Seitentabelle (PAGETABLE)
Bei mehrseitigen Dokumenten wird im HTML-Format eine Seitentabelle zur besseren Navigation an den Dokumentanfang gestellt.
Gültige Werte sind:
J Eine Seitentabelle wird eingefügt
N Keine Seitentabelle wird eingefügt
CSV Trennzeichen
Eingabe des Feldtrennzeichens für das Spool-Ausgabeformat.
Gültige Werte sind:
Trennzeichen Eingabe des Trennzeichens

E-Mail Text (ET)

Jede versandte Spooldatei kann mit einem vordefinierten Text, der als E-Mail in einer Mailbox gespeichert ist, ergänzt werden. So können Sie einen Standardtext formatiert anhängen, wie z.B. Floskeltexte bei Versand von Angeboten.

Vordefinierte E-Mail Texte erstellen Sie, indem Sie einfach eine E-Mail über den Editor erstellen und diese dann nur speichern und nicht versenden. Über die Funktion &INDEX können Sie Variable in den E-Mail Text integrieren. &INDEX steht hierbei für den Namen einer Variablen die Sie vorher über die Funktion „Indexe" erstellt haben. So können Sie konstanten Text mit variablen Daten, für z.B. personifizierte Anrede im Standardtext erreichen.

0229 – directmail Mail ID angeben

Mail-ID

Geben Sie hier den Namen einer gespeicherten E-Mail ein bzw. suchen Sie mit Funktionstaste F4 in den Mailboxen nach einer gültigen E-Mail.

0230 – Mail ID

Wählen Sie zuerst mit Auswahl 1 eine Mailbox aus, der Sie eine E-Mail anhängen wollen aus.

Im nächsten Schritt verzweigen Sie direkt in die Mailbox und haben dort die Möglichkeit mit Auswahl 5 einen Ordner zur Anzeige der gespeicherten E-Mails auszuwählen. Alternativ können Sie über Funktionstaste F6 auch eine neue E-Mail erstellen.

0231 – E-Mail Auswahl

Wählen Sie die gewünschte E-Mail mit Auswahl 1 aus.

0232 – E-Mail Bestätigung

Bestätigen Sie die Übernahme mit Datenfreigabetaste

Formular/Papier (FP)

Bei der Verwendung des Formates *EPDF (Extended PDF) werden die Spooldaten in ein PDF-Dokument konvertiert und dabei ein vorher gespeichertes Formular mit eingemischt.

Die Funktion „PDF-Formular" können Sie über F10 sowie Auswahl „E-Mail" und „Formular/Papier" aufrufen.

0233 – PDF Formularangaben

Papiergröße

Gibt die Papiergröße für die Erstellung der PDF-Datei an.

Gültige Werte sind:
*A0 bis *A6 DIN-Formate
*B6 DIN-Format
*LEDGER, *LEGAL, *LETTER, *P11X17 Diverse andere Formate
Seitendrehung
Gibt an, ob das Formular im Querformat beschrieben werden soll.
Gültige Werte sind:
*SPLF Der Wert für die Seitendrehung der Spooldatei wird benutzt
*YES Das Formular wird im Querformat benutzt
*NO Das Formular wird nicht im Querformat benutzt
*AUTO Das Formular wird automatisch so gedreht, dass die Ränder nicht überschritten werden.
CPI
Hier können Sie eine von der Spooldatei abweichende Schriftbreite in CPI (Zeichen pro Zoll angeben).
Gültige Werte sind
Zahl Eine gültige CPI-Angabe (z.B. 5,8,10,12,15,16,7...)
0 Der CPI-Wert der Spooldatei wird benutzt.
LPI
Hier können Sie eine von der Spooldatei abweichende Schrifthöhe in LPI (Zeilen pro Zoll angeben).
Gültige Werte sind
Zahl Eine gültige LPI-Angabe (z.B. 5,8,10,12,15,16,7...)
0 Der LPI-Wert der Spooldatei wird benutzt.
Formularname

Geben Sie hier den Namen der Formulare ein, die der PDF-Datei hinzugefügt werden sollen. Diese Dateien müssen im FORMS-Verzeichnis von DirectMail400 abgelegt sein. Der Sonderwert *FIRSTPAGE bedeutet, dass bei mehrseitigen Dokumenten auf den Folgeseiten das gleiche Formular wie auf der ersten Seite verwendet wird.

Mit Funktionstaste F4 und Auswahl 1 können Sie aus einer Liste von gespeicherten Dokumenten ein Formular übernehmen.

Formularränder

Geben Sie hie die Ränder oben, unten und links in mm ein die auf erster und Folgeseiten eingehalten werden sollen.

Schriftart

Bei Unicode-Konvertierungen spielt die Angabe des PDF-Fonts eine entscheidende Rolle für die Konvertierung der Zeichen.

Codepage CCISD

Bei der Unicode-Konvertierung steuert die CCSID die korrekte Darstellung der Zeichen im PDF-Format.

PDF/A erstellen
Gültige Werte sind:
*NO – Kein PDF/A Formular erstellen.
*V1A2005/{*}V1B2005 Auswahl eines gültigen PDF/A Formulars
Text Ursprungskoordinate

X-Achse – mm
Hiermit können Sie den Original-Text der Spooldatei um die angegebenen Millimeter nach rechts, bei negativer Eingabe (z.B. –10) nach links verschieben.

X skalieren

Hier legen Sie den Skalierungsfaktor fest mit dem der Original-Spooltext skaliert werden soll.

Gültige Werte sind:

Zahl – Ein Prozentsatz der Originalgröße (z.B. 90 = 90%, 120 = 120%)
*NO – Nicht skalieren
*YES/*FIT - Skalieren auf die Seitengröße – vermeidet das Verschieben von Spooltext über den Seitenrand hinaus

Y-Achse - mm

Hiermit können Sie den Original-Text der Spooldatei um die angegebenen Millimeter nach unten, bei negativer Eingabe nach oben verschieben

Y skalieren

Hier legen Sie den Skalierungsfaktor fest mit dem der Original-Spooltext skaliert werden soll.
Gültige Werte sind:
Zahl – Ein Prozentsatz der Originalgröße (z.B. 90 = 90%, 120 = 120%)
*NO – Nicht skalieren
*YES/*FIT - Skalieren auf die Seitengröße – vermeidet das Verschieben von Spooltext über den Seitenrand hinaus

PDF-Sicherheit (PS)

Beim Versand von PDF-Dateien können diese verschlüsselt versandt und die Möglichkeiten der Weiterbearbeitung eingeschränkt werden.

0234 - PDF-Sicherheit

Die Parameter zur PDF-Sicherheit sind alle im Befehl CRTSECPDF beschrieben den Sie im Kapitel E-Mail APIs finden können.

E-Mail Anhänge (EA)

Neben den konvertierten Spooldateien können zusätzlich noch weiterere IFS Dateien an eine E-Mail angehängt werden. Dazu können Sie hier die Anhänge angeben. Als IFS Pfad kann hier auch wie im WRTEMLAPI Befehl eine generische Suche angegeben werden. Ebenfalls können Indexfelder im Pfadnamen sowie im Alias Namen angegeben werden. Auch Unterverzeichnisse können durchsucht werden.

Mit dieser Funktion in Verbindung mit der Möglichkeit mehrfache Vorkommen von Indexwerten zu ermitteln, können Sie aus der Spooldatei z.B. alle vorkommenden Artikelnummern ermitteln und aus dem IFS dazugehörige Bilder, PDF-Dateien oder Zeichnungen anhängen. Doppelte Vorkommen werden hierbei automatisch eliminiert um bei gleichen Indexwerten die Versendung von mehreren gleichen Dateien zu verhindern.

0235 – AutoMail Anhängen arbeiten

Beschreibung der Auswahlmöglichkeiten
2=Ändern
Mit dieser Auswahl können Sie die Informationen zum AutoMail Anhang ändern.
4=Löschen
Mit dieser Auswahl kann ein AutoMail Anhang gelöscht werden.
5=Anzeigen
Mit dieser Auwahl kann ein AutoMail Anhang angezeigt werden.
Suchen/Ersetzen
Mit dieser Auswahl kann der Inhalt eines AutoMail Anhangs durchsucht und mit Werten/Indexwerten ersetzt werden.

0314 – Ersetzen/Suchen hinzufügen

Dabei können folgende Parameter festgelegt werden:

Suchen nach Suchstring

Ersetzen durch Ersatzstring

In diesen String können auch Indexnamen angegeben werden (z.B. "&KUNDE" oder "Kunde: &KUNDE").

Mehrfachvorkommen

Gültige Werte sind:

JSuchstring kann mehrfach auf der Seite vorkommen
NSuchstring nur einmal auf der Seite vorhanden

Elemente

Dieses Feld definiert die maximale Anzahl von Elementen eines Index. Ein solcher Index kann vorliegen, wenn z.B. eine Liste dargestellt werden soll. Ist dieser Zähler >0, dann fügt AutoMail dem Suchstring automatisch "" hinzu. D.h. bei 5 Elemente würde AutoMail nach ARTIKEL(1), ARTIKEL(2), ARTIKEL(3), ARTIKEL(4) und ARTKEL(5) suchen und diesen Wert ersetzen. Wird im Ersatzwert ein Index definiert und dieser Index ist als Mehrfachindex beschieben, dann wird Automail das entsprechende Element des Mehrfachindex verwenden. Ist das Indexelement nicht vorhanden, so wird der Suchstring mit Blanks ersetzt.

Gültige Werte sind:

0-999 Anzahl der Elemente

9=Listenbereiche

Mit Hilfe der Listenfunktion können mehrfach vorkommende Listenindizes als Liste in die Ausgabedatei eingemischt werden. Hilfreich, wenn z.B. Bestellungen mit Bestellkopf und Bestellpositionen als HTML oder andere PC Dateiformate ausgegeben werden sollen.

Dabei können Listen auch ineinander verschachtelt werden. Notwendig ist jedoch, dass sämtliche Indizes logisch miteinander verknüpft werden.

Beispiel:Auftrag – Kunde – Name – Datum - Gesamtsumme

Position – Artikel – Menge – Preis

Textzeilen

Das o.a. Beispiel zeigt eine zweifach verschachtelte Liste. Jeder Auftrag kann n Positionen und jede Position n Textzeilen enthalten.

Der Index ^Auftrag ist der Hauptindex. Den Indizes ^{Kunde, Name, Datum, Gesamtsumme} wird das Feld ^Auftrag als Gruppenindex zugeordnet.

Ebenfalls wird dem Index ^Auftrag der Index ^Position zugeordnet, der jedoch ein Gruppenwechselindex darstellt. Dem Index ^Position werden die Indizes ^{Artikel, Menge, Preis} zugeordnet.

Der Index ^Textzeilen erhält ebenfalls den Index ^Auftrag als Gruppenindex, jedoch stellt dieser wiederum einen Gruppenwechselindex dar.

Beispiel Listenbereich:

0338 – HTML Vorlage für ein WRKSPLF Hardcopy

0337 – Ergebnis

Voraussetzung

Grundlage bildet eine entsprechend definierte HTML-Datei (oder auch anderes Format), die die einzufügenden Indizes in Form eines Platzhalters enthalten muss. Dabei kann ein anderer Name/Text für den Platzhalter gewählt werden.

Um Listen darstellen zu können, muss die Datei eine Markierung für den Start des Listenblocks und das Ende des Blocks enthalten.

Dieser Auszug aus der HTML-Datei beschreibt den Aufbau enes Listenbereiches. Als Start- bzw. Endmarkierung wurden zwei Kommentarzeilen  und

und  eingefügt. Die Platzhalter für die Indizes sind mit %INDEX% gekennzeichnet.

Automail sucht später nach diesen Platzhaltern und ersetzt diese durch die Indexwerte der Spool-Datei.

Beispiel HTML-Datei

…
</td>
</tr>
<!--STARTLIST-->
<tr bgColor="#6699ff">
<td colSpan="1" rowSpan="1" bgColor="#6699ff">
<P align="right"><FONT face="Arial" size="2">%FILNAM%</FONT></P>
</td>
<td bgColor="#6699ff">
<P align="right"><FONT face="Arial" size="2">%SPLUSR%</FONT></P>
</td>
<td bgColor="#6699ff">
<P align="center"><FONT face="Arial" size="2">%OUTQ%</FONT></P>
</td>
<td bgColor="#6699ff">
<P align="right"><FONT face="Arial" size="2">%USRDTA%</FONT></P>
</td>
<td bgColor="#6699ff">
<P align="right"><FONT face="Arial" size="2">%STATUS%</FONT></P>
</td>
<td bgColor="#6699ff">
<P align="right"><FONT face="Arial" size="2">%TOTPAG%</FONT></P>
</td>
<td bgColor="#6699ff">
<P align="right"><FONT face="Arial" size="2">%CURPAG%</FONT></P>
</td>
<td bgColor="#6699ff">
<P align="center"><FONT face="Arial" size="2">%COPY%</FONT></P>
</td>
<td bgColor="#6699ff">
</td>
</tr>
<!--ENDLIST-->
</table>
...

Index definieren und Beschreibung der einzelnen Parameter, wie im Abschnitt über die Indizes beschrieben.

0330 – Indexerstellung: Hier auf das Feld Benutze

Jeder Listenbereich benötigt einen Gruppenwechsel-Index (z.B. Auftragsposition), dem dann die anderen Indizes untergeordnet werden.

0328 – Index anzeigen

Hinweis: In diesem Beispiel soll das Feld Benutzer der Hauptindex der Seite werden. Diesem Index ist kein anderer Index übergeordnet. Deshalb muss Gruppenindex auf *NONE und Gruppenwechsel auf ‚N’ gesetzt werden. Alle weiteren Indizes werden jetzt dem Index Benutzer zugeordnet.

Zeile/Spalte

Zeilen-/Spaltenangabe für den Index.

Länge

Länge des Indexes.

Großschreibung

Festlegung, ob für den Index nur Großschreibung erlaubt ist.

Ausrichtung

Ausrichtung des Index.

Gruppen Index

Definition, ob dieser Index einem Gruppenindex zugeordnet ist.

Mehrfachvorkommen

Hier wird gesteuert, ob der Index mehrfach vorkommen darf.

Gruppenwechsel-Index

Definition, ob es sich beim Index um einen Gruppenwechsel-Index handelt.

Prompt

Anzeige des Promptes für den Index, falls einer definiert wurde.

Prompt Mask

Für einen Prompt kann auch eine entsprechende Maske definiert warden.

Zeile/Spalte

Zeilen-/Spaltenangabe f ür den Prompt.

Länge

Längenangabe für den Prompt.

Scan Start Zeile / Spalte

Beginn ab Zeile / Spalte für den Suchbereich des Promptes.

Scan Ende Zeile / Spalte

Ende ab Zeile / Spalte für den Suchbereich des Promptes.

0329 – Gruppenindex ( untergeordneter Index )

Jedes Vorkommen des Indizes SFILNAM stellt einen Gruppenwechsel dar. Deshalb wird hier Gruppenwechsel = J gesetzt. Weiterhin ist dieser Index dem Hauptindex USER untergeordnet.

0327 – Indexdefinitionen

Es müssen alle Indizes der Spooldatei bei dieser Form der Listenausgabe einem Gruppenindex zugeordnet werden.

Nachdem sämtliche Indizes definiert wurden, muss beim jeweiligen AutoMail Anhang noch de-finiert werden, wo diese eingefügt werden sollen und wo Listenbereiche im HTML zu finden sind.

0331 – Mit AutoMail Anhängen arbeiten

0236 – AutoMail Attachment hinzufügen

IFS Pfad

Pfadangabe der HTML-Datei.

Unterverzeichnisse

Würde das Anhängen von kompletten Verzeichnisbäumen erlauben. In diesem Fall wird jedoch kein Verzeichnis, sondern eine Datei verwendet.

Alias Dateiname

Entspricht dem Namen der später in der E-Mail für den Empfänger als Dateiname zu sehen ist. Dieser Name kann auch Indexwerte über Platzhalter (&KUNDE) enthalten.

Datei löschen

Hier kann angegeben werden, ob die Datei nach der Verarbeitung gelöscht werden soll. Da wir hier mit einer Vorlage arbeiten, sollte dieser Wert auf N stehen.

Datei komprimieren

Hier wird angegeben, ob eine Dateikomprimierung erfolgen soll.

Alternativer Text

Ist bei HTML Konvertierung erwünscht, dass das erzeugte HTML Dokument als Text der E-Mail verwendet werden soll, so muss hier J angegeben werden. Bei Angabe von N wird ein normaler Anhang erstellt.

8=Suchen/Ersetzen

Nach der Definition des Anhangs werden die Platzhalter im HTML mit den Indizes verknüpft.

Hinweis: Auf Ebene der Datei werden nur solche Indizes angegeben, die auch auf Datei-ebene eingefügt werden sollen. Indizes in Listenpositionen werde in den Listenbereichen definiert.

0332 – Suchern/Ersetzen für AutoMail Anhänge

0336 – Suchern/Ersetzen anzeigen: Ersetzen des Platzhaltes %USER% durch den Index USER.

Suchen nach

Den Suchstring (Platzhalter) im HTML angeben.

Ersetzen durch

Hier wird eine Zeichenfolge angegeben, durch die der Suchstring ersetzt werden soll. Indizes werden zur Erkennung ein & vorangestellt. So ist es auch möglich, Indexwerte mit Textkon-stanten zu mischen.

Beispiel: „Bitte zahlen sie Rechnung &RECHNR sofort“

Mehrfachvorkommen

Hier wird angegeben, ob ein Platzhalter im HTML mehrfach vorkommen kann.

Elemente

Dieses Feld sollte nicht mehr genutzt werden.

9=Listenbereiche

Hier werden die Bereiche für eine Listenposition mit den dazugehörigen Indizes definiert.

0333 – Listenbereiche

0334 – Listenbereich erstellen

Start Zeichenfolge

Anfangsposition des Listenbereiches.

Ende Zeichenfolge

Endeposition des Listenbereiches.

Gruppen Index

Name des Gruppenindex. Jedes Vorkommen dieses Indexes verursacht eine Ausgabe des Lis-tenbereiches.

Weiterhin müssen für alle Platzhalter im Listenbereich über 8=Suchen/Ersetzen die Ersatzwerde (Indizes) definiert werden.

Menü "Spool"

Unter der Funktion „Spool", die über F10 sowie Auswahl „Spool" verfügbar ist, können mehrere Einstellungen vorgenommen werden, die Auswirkungen auf die zu verarbeitenden Spooldateien haben.

0237 – Spool Aktionen

Spool Datei (SD)

Mit AutoMail verarbeitete Spooldateien müssen in der Regel nach der Verarbeitung gelöscht werden. Um jedoch flexibel auf Anforderungen reagieren zu können, wurde in AutoMail eine Option eingebaut, über die gesteuert werden kann, was mit den verarbeiteten Spooldateien passiert.

Über die Funktionstaste F10 sowie Auswahl „Spool" und „Spool Datei" können Sie den Dialog aufrufen.

0238 – Spool-Datei Aktionen definieren

Original Spool-Datei

Warteschlange/Bibliothek

Hier legen Sie fest, ob die Spooldatei nach der Verarbeitung gelöscht, oder in eine Ausgabewarteschlange kopiert wird.

Gültige Werte sind:

Name Der Name einer Ausgabewarteschlange in welche die Spooldatei nach der Verar beitung kopiert wird.
*SAME Die Spooldatei bleibt in der Orignal Ausgabewarteschlange stehen.
*DELETE Die Spooldatei wird nach Verarbeitung gelöscht.

Bibliothek

Bibliothek der Ausgabewarteschlange

Anhalten

Wenn Spooldateien in eine Ausgabewarteschlange kopiert werden, bzw. in der Original-Ausgabewarteschlange verbleiben, können Sie mit diesem Parameter angehalten werden, um eine erneute Verarbeitung zu vermeiden.

Gültige Werte sind:

J = Ja, die Spooldatei wird nach Verarbeitung mit dem Status HLD in die Ausgabewarte schlange gestellt
N = Nein, die Spooldatei wird nach Verarbeitung nicht angehalten.

Sichern

Hier wird angegeben, ob die Spooldatei gesichert werden soll oder nicht.

Gültige Werte sind:

J = Ja, die Spooldatei wird nach Verarbeitung mit dem Status SAV gesichert.
N = Nein, die Spooldatei wird nach Verarbeitung nicht gesichert.

Codepage CCSID

Auswahl der Codepage.

Gültige Werte sind:

*JOB Die gültige Codepage des Jobs wird verwendet.
*OWNER Die Codepage des Owners wird verwendet.
*SYSVAL Die Codepage des Systems wird verwendet.
*CCSID Die eingetragene Codepage wird verwendet.

Fehlerhafte Dateien

Tritt bei der Automail Konvertierung ein Fehler auf, so kann diese Datei ineine spezielle OUTQ gestellt werden. Dazu muss diese OUTQ unter SPOOL/Spool-Datei angegeben werden. Eine SPLF wird auch dann als fehlerhaft behandel, wenn der Archivierungsbefehl nicht ausgeführt werden konnte.

Warteschlange

Hier legen Sie fest, ob fehlerhafte Dateien nach der Verarbeitung gelöscht, oder in eine Ausgabewarteschlange kopiert werden.

Gültige Werte sind:

Name Der Name einer Ausgabewarteschlange in welche die fehlerhafte Datei kopiert wird.
*SAME Die fehlerhafte Datei bleibt in der Orignal Ausgabewarteschlange stehen und die USRDTA auf den Wert 'AutoMail' belassen.

Bibliothek

Bibliothek der Ausgabewarteschlange

Anhalten

Mit diesem Parameter können nicht verarbeitete Spooldateien angehalten werden.

Gültige Werte sind:

J = Ja die Spooldatei wird nach Verarbeitung mit dem Status HLD in die Ausgabewarteschlange gestellt
N = Nein die Spooldatei wird nach Verarbeitung nicht angehalten.

Spool Export (SE)

Um die mit AutoMail versandten Spooldateien für weitere Bearbeitung definiert bereit zu stellen, ist die Funktion „Spool Export" verfügbar die Sie mit F10 sowie Auswahl „Spool" und „Spool-Export" aufrufen können.

Die in der Folge aufgeführten Parameter sind in Folge zu sehen, d.h. zuerst wird die Spooldatei exportiert, danach optional eine CSV-Datei. Dann wird ein Exit-Programm oder ein Archivierungsbefehl ausgeführt und zuletzt optional die erstellten Dateien (Spool + CSV) gelöscht.

0239 – Spool-Export definieren

Pfad für Dateiexport

Hier tragen Sie den Pfad zum Verzeichnis im integrierten Dateisystem ein, in welches die verarbeiteten Spooldateien exportiert werden sollen. Der Name der Spooldatei setzt sich aus der laufenden Batchnummer und einer Folgennummer sowie der Erweiterung .PDF zusammen um doppelte Dateinamen zu vermeiden

Sie können sowohl für den Pfad-, als auch für den Dateinamen alle vordefinierten Felder und alle selbst-definierten Indizes verwenden.

Die vordefinierten Feldnamen sind:

ATMDEF AutoMail Definitionsname
IFSFIL IFS Dateiname der exportierten Datei
IFSPTH IFS Pfad
IFSOBJ IFS Objekt (Pfad+Dateiname)
ALIAS Alias Name der an die E-Mail angehängten Datei
SPLFIL Spool Dateiname
SPLUSR Spool Benutzer
SPLJOB Spool Job-Name
SPLJNR Spool Job-Nummer
SPLFNR Spool Datei-Nummer
SPLSTS Spool Status (z.B. *READY)
SPLUDT Spool Benutzer-Daten
SPLDAT Spool Datum YYYYMMDD
SPLTIM Spool Zeit HHMMSS
SPLFRM Spool Formularart
SPLPAG Spool Seitenzahl
SPLOQ Spool OUTQ (verwendbar bei PRTPDF z.B. &SPLOQ_P)
SPLOQL Spool OUTQ Library
CSVFIL CSV Dateiname
CSVPTH CSV Dateipfad im IFS
CSVOBJ CSV Objekt (Pfad+Dateiname)
TMPPTH temporärer IFS Pfad
TMPOBJ temporäres IFS Objekt (Pfad+Dateiname)
SPLYEA Spool Datum Jahr (4stellig)
SPLYE2 Spool Datum Jahr (2stellig)
SPLMON Spool Datum Monat
SPLDAY Spool Datum Tag
SPLHH Spool Zeit Stunden
SPLMM Spool Zeit Minuten
SPLSS Spool Zeit Sekunden

Der Pfad wird von directmail erstellt, sofern er noch nicht vorhanden ist.

So können Sie z.B. den Export in ein Verzeichnis /TMP/&KDNR/&AUFNR... vornehmen, wenn die Variablen vorher definiert wurde.

Mit dem Zeichen '<' kann das Ende eines Indexnamens angegeben werden. Wenn z.B. der Index KUNDE=14711 und der Exportpfad =/&KUNDE<zusatz dann wird AutoMail den Pfad /14711zusatz verwenden.

Dateiname

Geben Sie hier den Namen der zu exportierenden Datei an. Der Name kann sowohl Konstanten, als auch Indizes und vordefinierte Felder aus der obigen Liste enthalten.

Index Export nach CSV

Wenn eine Datei exportiert wird, kann optional ein Datensatz im CSV-Format in eine Datei geschrieben werden. Der Dateiname enstpricht dem Namen der PDF-Datei mit Erweiterung .CSV

Gültige Werte sind:

J Die CSV-Datei wird erstellt
N Die CSV-Datei wird nicht erstellt.

Spool-Archivierungsbefehl

Geben Sie hier einen Befehl mit seinen Parametern an. In den Parametern können Sie Konstanten verwenden, selbst-definierte Indizes und die im Parameter "Pfad für Dateiexport" dargestellten vordefinierten Variablen.

Die Variablen sind mit einem & voran einzugeben und in Apostroph einzuschliessen

Beispiel für einen Archivierungsbefehl

ADDTOARC FILE('&IFSOBJ') INDEX1('&KDNR') INDEX2('&SPLFIL')

Hinweis:
Der hier gezeigte Befehl "ADDT'OARC" ist Bestandateil einer Archivierungssoftware und nicht in directmail enthalten.

Spool Aufteilung (SA)

Bei der Verarbeitung von großen Spooldateien die aus einzelnen Elementen bestehen wie z.B. eine Sammelfakturierung, bei der die Spooldatei insgesamt aus 500 Seiten besteht, sich jedoch auf 280 einzelne Rechnungen aufteilt, müssen auch die Spooldateien separiert werden.

Die Definition dieser Funktion erfolgt über die „Spool Aufteilung" die über F10 sowie Auswahl „Spool" und „Spool Aufteilung" aufgerufen wird.

0240 – Spool Teilung definieren

Index 1-5

Hier legen Sie fest, nach welchen Kriterien die Separierung der gesamten Spooldatei in einzelne Dokumente erfolgen soll.
Gültige Werte sind:
Name Der Name eines oder mehrerer Indexfelder die als Seperator für die Aufteilung der Spooldatei gelten sollen. Die Auswahl der Indexfelder kann auch über die Funktionstaste F4 erfolgen.
Hierbei müssen Sie evtl. nachgelagerte Verarbeitungsschritte wie z.B. die Bedienung einer Archivierungsschnittstelle berücksichtigen. Beim Beispiel der Separierung einer Sammelrechnung macht vielleicht die Trennung nach Kundennummer Sinn, da hierbei alle aufeinander folgenden Rechnungen eines Kunden zu einer E-Mail zusammengefasst werden. Bei der Archivierung wird jedoch jede Rechnung als ein Dokument benötigt. Deshalb muss in diesen Fällen die Separierung nach Rechnungsnummer erfolgen.
*EMAIL Die Trennung der Spooldateien erfolgt nach E-Mail-Adresse, d.h. bei jeder neu vorkommenden E-Mail-Adresse wird die Spooldatei separiert.

Spool-Bündelung (SB)

Hier legen Sie fest, nach welchen Kriterien ein Spool-Bündel erstellt werden soll:

0241 – Spool-Bündelung

Die Dateinamen der PDF-Dateien werden immer mit einer fortlaufenen Nummer versehen um doppelte Ergebnisdateien zu vermeiden.

Feste Uhrzeit

Die Bündelung erfolgt zu einer festgelegten Uhrzeit täglich z.B. 18:00 Uhr

Oder

Zeitinterval

Die Bündelung erfolgt immer nach Ablauf des Zeitintervalls.

Zeitfenster

Hier legen Sie fest, dass die Bündelung nach Zeitinterval nur innerhalb eines bestimmten Zeitfensters z.B. von 8:00 bis 18:00 Uhr erfolgen soll.

Oder

Anzahl Seiten

Wenn ein Bündel bei Erreichen einer bestimmten Seitenzahl abgeschlossen werden soll, geben Sie den entsprechenden Wert hier ein.

DirectArchiv (DA)

Bei dieser Auswahl wird die Archivschnittstelle zu DirectArchiv konfiguriert.

0200 – DirectArchiv konfigurieren

Archiv

Eingabe des Archivnamens, wie dieses in DirectArchiv angelegt ist.

Volltextindex

Dieser Parameter steuert ob eine Volltextindexierung für das Archiv zulässig ist.

Gültige Werte für diesen Parameter:

N kein Volltextindex
J Volltextindex

Nach Auswahl des Archivs werden die definierten Indexe angezeigt.

0412 - DirectArchiv konfigurieren Index

Index

Anzeige der definierten Indexe des ausgewählten Archives.

Wert

Hier kann für einen Index eine Wertzuordnung erfolgen.

DirectArchiv: Anzeige der Indexe für das ausgewählte Archiv:

0413 - DirectArchiv Indexdefinitionen

Briefversand (BV)

Bei dieser Auswahl wird der Postversand in Automail konfiguriert. Im Menüpunkt Spool/Briefversand können die notwendigen Angaben gemacht werden.

0451 – AutoMail - Briefversand

Postversender

Eingabe Name des Postversenders, über den der Postversand erfolgen soll.

Duplex

Hier wird festgelegt, ob Duplex-Postversand erfolgen soll.

Farbdruck

Die Ausgabe eines Dokumentes kann schwarzweiß oder in Farbe erfolgen.

Gültige Werte sind:

*NO Dokument wird schwarzweiß versendet.
*YES Dokument wird in Farbe versendet.

Datei anhalten

Soll das Dokument nicht gleich an den Postversender versendet werden, so wird dies mit diesem Parameter gesteuert.

Gültige Werte sind:

*NO Dokument wird nicht angehalten.
*YES Dokument wird angehalten.

Priorität

Eingabe einer Priorität für den Briefversand.

Uhrzeit für Versand

Für den Versand des Dokumentes kann eine Versandzeit festgelegt werden.

Betreff

Für den Briefversand kann ein Betreff eingegeben werden.

Alias Dateiname

Soll das Dokument nicht mit dem ursprünglichen Dokumentennamen versendet werden, so kann hier ein Aliasname angegeben werden.

Bedingung

Im Feld Bedingung kann angegeben werden, welche Dateien per Post versendet werden sollen. Im Beispiel werden nur Seiten mit gerader Seitennummer verschickt.

Der Aufbau der Formel und die unterstützten Funkionen gleicht dem in DirectArchiv bei der Dokumentverteilung. So kann z.B. ein Datenbankindex erstellt werden, der ein Flag enthält, ob für diesen Kunden der Briefversand erwünscht ist.

PDF Druck (PP)

Bei dieser Auswahl kann eine PDF-Datei gedruckt werden.

0529 – PDF Druckausgabe

Folgende Parameter stehen zur Verfügung:

Achtung: Bei den Parametern Drucker, Bibliothek, Papierfach, Beidseitig drucken können Indexwerte (z.B. &SPLOQ oder eigene Indizes) angegeben werden.

Drucker/Bibliothek Name der OUTQ für den PRTPDF Ausdruck, *NONE=Keine Druckausgabe

Treiber Name des Druckertreibers (Auswahl über F4)

0530 – PDF Druckausgabe - Treiberauswahl

Anhalten J=SPLF wird angehalten, N=SPLF wird freigegeben

Sichern J=SPL wird gesichert, N=SPLF wir nicht gesichert

Papierfach 1.Seite Papierfach 1. Seite (Abfrage über F4)

0531 – PDF Druckausgabe – Papierfach 1.Seite

Papierfach Folges Papierfach Folgeseiten (Abfrage über F4)

Beidseitig drucken Beidseitiger Druck (Abfrage über F4)

0532 – PDF Druckausgabe – Beidseitig drucken

Dateiname

Dateiname für die SPLF

Benutzerdaten

Benutzerdaten für die SPLF

Formularart

Formularart für die SPLF

Über die Ausgabebedingungen kann die Ausgabe zu PRTPDF zusätzlich bedingt werden:

0535 – PRTPDF Bedingungen für Ausgabekanäle

*PRTPDF Steuert die PRTPDF Ausgabe
Exemplare Anzahl der Exemplare

PDF Faxen (PF)

Bei dieser Auswahl kann eine PDF-Datei gefaxt werden.

0533 – PDF Faxangaben

Folgende Parameter stehen zur Verfügung:

Fax-Nummer Fax Nummer, *NONE=nicht faxen

Auflösung G=Grob, F=Fein

Anhalten J=Fax wird angehalten, N=Fax wird nicht angehalten

Benutzer Benutzername für das Fax (*SPLF=Benutzer der SPLF)

Formular Fax-Formular (Abfrage über F4)

Kostenstelle Eingabe einer Kostenstelle für die Zuordnung der Faxkosten

Platzhalter 1 für Schlüssel

Platzhalter 2 für Schlüssel

0534 – Fax-Formular

Kostenstelle Kostenstelle für das Fax

Appl.Key 1 Applikation Key 1 für das Fax (Hier können auch Indexwerte verwendet werden)

Appl.Key 2 Applikation Key 2 für das Fax (Hier können auch Indexwerte verwendet werden)

Über die Ausgabebedingungen kann die Ausgabe zu FAXOBJ zusätzlich bedingt werden:

0536 – FAXPDF Bedingungen für Ausgabekanäle

*FAXPDF Steuert die Faxausgabe

Ausgabebedingungen (BD)

Ab Version 5.02 von AutoMail können die Ausgaben von AutoMail aufgrund von Indexwerten bedingt werden.

0506 – Ausgabebedingungen

Folgende Ausgaben können dabei definiert werden:

{}ARCHIVE* Archivierungsbefehl
{}DIRARC* Archivierung DirectArchiv
{}EXPORT* Dateiexport
{}LETTER* Briefversand
{}MAIL* Email Versand
{}PRINT* Druckausgabe

Jede Ausgabe kann mit einer Bedingung versehen werden. Bei den Bedingungen können auch komplexe logische Ausdrücke verwendet werden.

In den Bedingungen können die AutoMail Indizes über die übliche Schreibweise &INDEX verwendet werden. Anhand von Indexwerten kann so entschieden werden, ob z.B. ein Segment per Email verschickt werden soll oder nicht.

Es ist darauf zu achten, dass Alpha Indizes entsprechend in Hochkomma eingefasst werden.

Beispiel für eine Bedingungsprüfung bei Mailversand:

*MAIL &SEITE = 1 and SCN('S270':'&ZEILE') > 0

Der Versand erfolgt per Mail, wenn der Seitenzähler 1 ist und die Suche mit SCAN im Textstring &ZEILE den Wert 'S270' findet.

Liste der unterstützten Funktionen: ADDITION, SUBTRAKTION, MULTIPLIKATION, DIVISION, ^ EXPONENT, () KLAMMER, SIN SINUS, COS COSINUS, TAN TANGENS, ASN ARC SINUS, ACS ARC COSINUS, ATN ARC TANGENS, SQR QUADRATWURZEL, LN LOGARITHMUS ZUR BASIS e, LOG LOGARITHMUS ZUR BASIS 10, PI KONSTANTE PI, INT INTEGER, ABS ABSOLUTER BETRAG, SGN VORZEICHEN 1=+ 1= 0=0, SST Substring, SCN SCAN, LEN Length, LO Lower, UP Lower, AND Und, OR Oder, NOT Not

Hinweis: durch das Einschalten der TRACE Funktion in CFGDIRMAIL wird im Verzeichnis: /Toolmaker/DirectMail400/Debug die entsprechende Traceausgabe für Automail erstellt. Diese enthält detaillierte Angaben über die Prüfung von Bedingungen und SQL Abfragen. Die Tracefunktion soll aber nur im Problemfall und in Zusammenarbeit mit der Hotline ein- und dann wieder ausgeschaltet wrden.

Ausgabebedingung erstellen

Wird die Auswahl Ausgabebedingung erstellen aufgerufen so wird folgender Bildschirm angezeigt:

0508 – Ausgabebedingung erstellen

Ausgabe

Hier wird festgelegt fürwelche Ausgabe die Ausgabebedingung gelten soll. Mit Drücken der F4-Taste werden die gültigen Werte zur Auswahl angeboten.

0514 –Ausgabebedingung erstellen – F4 Auswahl

{}ARCHIVE* Archivierungsbefehl Die Ausgabe erfolgt in das unter Spool – 5. DirectArchiv angegebene Archiv
{}DIRARC* Archivierung DirectArchiv Die Ausgabe erfolgt in das unter Spool – 5. DirectArchiv angegebene Archiv
{}EXPORT* Dateiexport Die Ausgabe erfolgt in das unter Spool – 2. Spoool Export angegebene Archiv
{}LETTER* Briefversand Die Ausgabe erfolgt in das unter Spool – 2. Spoool Export angegebene Archiv
{}MAIL* Email VersandDie Weiterverarbeitung erfolgt über E-Mail Versand.
{}PRINT* DruckausgabeDie Weiterverarbeitung erfolgt über eine Druckausgabe. Es wird nicht auf die Email-Adresse geprüft, sondern nur die *PRINT Bedingung

0515 –Ausgabebedingung erstellen – *PRINT
Beispiel verschiedener Ausgabebedingungen:
507 – Ausgabebedingungen für die Ausgabe
Archiv nur für die Seite 2
DirectArchiv nur für die Seite 10
Versand über Lettershop nur für die Seite 3
Email Versand nur für die Seite 7

Menü "Extras"

Hier werden zusätzliche Funktionalitäten beschrieben.

Funktionen einfügen (NF)

Im AutoMail gibt es die Möglichkeit bei SCS-Spooldateien Textfunktionen einzubauen:

0242 – Funktionen einfügen

Nach Auswahl der gewünschten Funktion wählen Sie mit dem Cursor die gewünschte Startposition für die Funktion aus, bestätigen mit der Eingabetaste und geben ggf. weitere Parameter ein, wie z.B. die Anzahl Zeilen beim Einfügen von Zeilen, bzw. Zielposition für Verschiebungen.

Bei der Eingabe von Funktionen werden Sie immer gefragt, ob ein Prompt erstellt werden soll. Ein Prompt ist ein Fixpunkt auf dem bei Ausführung der Funktion Bezug genommen wird. Z. B. könnten Sie einen Prompt auf den konstanten Begriff „Jobname" (bei Ausdruck eines Joblogs) setzen. # DMCHGATM_FMTINSROWDie nachfolgende Funktion wird nur dann ausgeführt wenn an der markierten Position auch der definierte Begriff gefunden wird.

0243 - Funktion Zeilen einfügen

Zeilen

Anzahl der einzufügenden Zeilen eingeben.

0381 – Funktion Spalten einfügen

Spalten

Anzahl der einzufügenden Spalten eingeben.

Datenverschiebung angeben

Wurde eine Zeile, Spalte oder eine Text/Befehl eingefügt, so erscheint vor dem Einfügen folgende Sicherheitsabfrage.

0406 - Datenverschiebung

Die Spooldatei wird für jede Funktion die Sie vornehmen um eine farbliche Markierung ergänzt. Somit ist immer leicht sichtbar an welcher Position welche Funktion ausgeführt wurde.

0244 - Spooldatei mit eingefügten Funktionen

Die Art der Funktion erkennen Sie, wenn Sie auf einem farblich markierten Bereich die Eingabetaste drücken.

0245 - Anzeige/Ändern der eingefügten Funktion Bereich versetzen

Art der Funktion

Anzeige der ausgewählten Funktion.

Anzahl

Eingabe der Positionen, wie der Text verschoben werden soll.

Text verschieben

Kennzeichen, ob der Text nach dem Einfügen verschoben werden soll.

Text

Prompt Text

Eingabe eines Textes für den Prompt.

Prompt Zeile/Spalte

Eingabe der Zeile/Spalte für den Prompt.

Länge

Eingabe der Länge für den Prompt.

Suchbereich von Zeile/Spalte / Suchbereich bis Zeile/Spalte

Eingabe des Suchbereichs von/bis für den Prompt.

Mehrfach

Definition, ob der Prompt mehrfach vorkommen kann.

Funktion Texte/Befehle einfügen

Diese Funktion wird extra beschrieben, da hiermit sehr umfangreiche Funktionen der Gestaltung der Spooldatei beim Versand, bzw. bei der Konvertierung erreicht werden können.

Auch bei der Funktion Texte/Befehle einfügen müssen Sie eine Startposition auswählen und mit der Eingabetaste bestätigen.

Bei der Auswahl der Befehle werden Sie durch die Auswahlfunktion F4 unterstützt.

0246 - Auswahl von Befehlen

Wählen Sie den gewünschten Befehl aus und geben Sie die dazugehörigen Parameter ein.

0247 - Texteingabe

Der Textparameter muss jetzt um die spezifischen Inhalte ergänzt werden.

Anmerkung:

PDF Befehle starten alle mit dem Zeichen ‚^'. Anschließend folgt der Befehlsname (z.B. ^grf). Werden für den Befehl Parameter benötigt, so stehen diese in Klammern direkt hinter dem Befehl. Jeder Parameter wird durch ‚:' getrennt. Beispiel: ^grf(auto.gif:::1)
Die Zeichen ^ und : können auf Wunsch durch andere Zeichen ersetzt werden. Die Definition kann im Datenbereich DMDTAARA erfolgen.

^grf(name: posx: posy: scale)

Fügt Grafik im TIF, GIF, JPG Format an Position mit Skalierung ein. Die Grafiken müssen im Verzeichnis /DirectMail400/Grafics vorhanden sein.

Name Grafik Name

posx Position in mm, *=Aktuelle Position
posy Position in mm, *=Aktuelle Position
Scale Skalierungsfaktor 1=100%
Beispiel: ^grf(toolmaker.gif:40:*:0,5)
^bcd(xpos_mm: y_posmm: bcdtyp: bcddta: p_parm: h_parm: v_parm: b_parm: s_parm)

Zwingend erforderliche Werte sind fett gedruckt.

Achtung: Die Funktion ^bcd erfordert eine spezielle Lizenz mit Produktcode BCD.

Xpos_mmPosition X-Achse in mm (float)
*=aktuelle Position (Default)
Ypos_mmPosition Y-Achse in mm (float)
*=aktuelle Position (Default)
BcdtypBarcode Typ (string) – zwingend erforderlich –

Gültige Werte sind:

2OF5IND 2 aus 5 Industrial
2OF5INDCHK 2 aus 5 Industrial mit Prüfziffer
2OF5INT 2 aus 5 Interleaved
2OF5INTCHK 2 aus 5 Interleaved mit Prüfziffer
2OF5MAT 2 aus 5 Matix
2OF5MATCHK 2 aus 5 Matix mit Prüfziffer
3OF9 3 aus 9
3OF9BLANK 3 aus 9 Leerezichen vor/nach Daten
3OF9CHK 3 aus 9 mit Prüfziffer
3OF9CHKBLANK3 aus 9 mit Prüfziffer Leerzeichen vor/nach Daten
3OF9EXT 3 aus 9 extended
3OF9EXTCHK 3 aus 9 extended mit Prüfziffer
9OF3 9 aus 3
9OF3EXT 9 aus 3 extended
CODABAR Codabar
CODABARAIM
CODE11
CODE11_C
CODE11_CK
CODE128 128 Autoswitch
CODE128A 128 A
CODE128B 128 B
CODE128C 128 C
DANISH_PTT Dänische Post 39
EAN128 EAN 128
EAN13 EAN/JAN-13
EAN13_2 EAN/JAN-13+2
EAN13_5 EAN/JAN-13+5
EAN8 EAN/JAN-8
EAN8_2 EAN/JAN-8+2
EAN8_5 EAN/JAN-8+5
EANVELO
FCC_37_CUST Australia 4 State 37-CUST
FCC_37_REDI
FCC_37_REPL
FCC_37_ROUT
FCC_52_FF_METAustralia 4 State 52-FF-MET
FCC_67_FF_MANAustralia 4 State 67-FF-MAN
FCC_67_FF_METAustralia 4 State 67-FF-MET
FIM
FRENCHP Französische Post 39 A/R
KIX
MSI MSI
MSI_10 MSI+PZ10
MSI_10_10 MSI+PZ10+PZ10
MSI_11_10 MSI+PZ11+PZ10
PDF417 PDF 417
POSTIDENTCODEDeutsche Post Identcode 11
POSTLEITCODEDeutsche Post Leitcode 13
PZN
RM4SCC
SINGAPORE_4STATESingapore 4 State
UCC128 UCC 128
UPC128 UPC 128
UPCA UPC A
UPCA_2 UPC A-2
UPCA_5 UPC A-5
UPCE UPC E
UPCE_2 UPC E-2
UPCE_5 UPC E-5
UPS UPS barcone
USPS25_10 USPS 25, 11 digits Tray Label
USPS25_8 USPS 25, 8 digits Sack Label
ZIP4P11 ZIP+4 Postenet 11
ZIP4P5 ZIP+4 Postenet 5
ZIP4P9 ZIP+4 Postenet 9

BcddtaBarcode Daten (String) – zwingend erforderlich-

Bei Barcodes mit Prüfziffern dard die prüfziffer nicht mit angegeben werden.

P_Parameter Zur Steuerung der Klartextausgabe (Integer) (noch nicht unterstützt)
H_Parameter Festlegung der Klartextausgabe (Integer) (noch nicht unterstützt)
V_Parameter Strichcodehöhe in 1/72 inch (float)
B_Parameter Strichbreiten in 1/600 inch (String)
Maximal 4 Strichbreiten durch Komma getrennt. Anzahl der Strichbreiten richtet sich nach dem Barcode Typ. Der erste Parameter gibt immer den schmalsten Strich an. (z.B. „2,4,6,8")
S_Parameter Breite des Zwischenraums in 1/600 inch (String)
Maximal 4 Strichbreiten durch Komma getrennt. Anzahl der Strichbreiten richtet sich nach dem Barcode Typ. Der erste Parameter gibt immer den schmalsten Zwischnenraum an. (z.B. „2,4,6,8")
Werden nicht erforderliche Parameter ausgelassen, so werden diese durch „angemessene" Defaults ersetzt. Die Defaults werden dann so gewählt, dass der Barcode i.d.R. gelesen werden kann.

In den meisten Fällen reicht es aus, nur die Position, Typ und die Daten für den Barcode anzugeben.

Sämtliche Barcodes können auch im Querformat dargestellt werden.

^sgn(name: posx: posy: scale)

Fügt Unterschrift im TIF, GIF, JPG Format an Position mit Skalierung ein. Die Unterschriften müssen im Verzeichnis /DirectMail400/Signatures vorhanden sein.
Name Name der Unterschrift, *OWNER, *CURRENT (directmail stellt automatisch fest, um welches Format TIF, GIF, JPG) es sich handelt.)

*OWNER Eigner der Spool-Datei
*CURRENT Aktueller Benutzer
posx Position in mm, *=Aktuelle Position
posy Position in mm, *=Aktuelle Position
scale Skalierungsfaktor 1=100%
^fnt(font name/nummer:punktgroesse)
Ändert die aktuelle Schriftart und/oder deren Größe. Folgende Schriftarten sind z.Zt. verfügbar:
1=Courier
2=Courier-Bold
3=Courier-Oblique
4=Courier-BoldOblique
5=Helvetica
6=Helvetica-Bold
7=Helvetica-Oblique
8=Helvetica-BoldOblique
9=Times-Roman
10=Times-Bold
11=Times-Italic
12=Times-BoldItalic
13=Symbol
14=ZapfDingbats
font name/nummer Name oder Nummer der Schriftart
*=aktuelle Schriftart
punktgroessePunktgröße der Schrift
^box(posx: posy: width: height: border: fill: linewidth)
Zeichnet ein Recheck
Posx Position in mm, *=Aktuelle Position
Posy Position in mm, *=Aktuelle Position
Width Breite in mm
Length Länge in mm
Border 1 Umrandung zeichnen, 0=keine Umrandung
Fill 1 = Rechteck füllen, 0=Rechteck nicht füllen
linewidthLinienstärke

Anmerkung: Farben für Umrandung oder Füllung können mit dem Befehl ^col eingestellt werden.

^lin(posx : posy : pos2x : pos2y : linewidth)

Zeichnet eine gerade Linie

Posx Position in mm, *=Aktuelle Position
Posy Position in mm, *=Aktuelle Position
LinewidthLinienstärke
^crc(posx: posy: radius: border: fill: linewidth)
Zeichnet einen Kreis
Posx Position in mm, *=Aktuelle Position
Posy Position in mm, *=Aktuelle Position
radius Radius in mm
border 1 Umrandung zeichnen, 0=keine Umrandung
fill 1 = Kreis füllen, 0=Kreis nicht füllen
linewidthLinienstärke

Anmerkung: Farben für Umrandung oder Füllung können mit dem Befehl ^col eingestellt werden.

^pos(poxy : posy)

Ändert die aktuelle Cursor Position
Posx Position in mm, *=Aktuelle Position
Posy Position in mm, *=Aktuelle Position
^col(typ: red : grn: blu)
Ändert Farben
typ 0=Umrandungsfarbe, 1=Füllfarbe, 2=Beide
red Rotanteil der Farbe (0-255)
grn Grünanteil der Farbe (0-255)
blu Blauanteil der Farbe (0-255)
^LPI(lpi)
Ändert die aktuelle Einstellung für LPI (lines per inch)
0=Auto
8=8 LPI
^SAV
Sichert die aktuellen Grafikeinstellungen (Rekursion erlaubt)
^SKP
Über diesen Befehl kann eine Seite unterdrückt werden. Diese wird dann nicht in das PDF-Dokument übernommen.
^RST
Stellt die zuvor gesicherten Grafikeinstellungen wieder her. (Rekursion erlaubt)

^BOK(text)

Erstellt ein Bookmark für die aktuelle Seite.

Test Text für das Bookmark

Anmerkung: In dem Text können bei AutoMail Indexwerte über z.B. &INDEX angegeben werden. Diese werden dann bei der Verarbeitung durch AutoMail durch den Indexwert ersetzt.

Mit Funktionen arbeiten (WF)

Mit diesem Punkt, der über den Menüpunkt Extras aufgerufen wird, werden sämtliche Funktionen zur direkten Bearbeitung angezeigt.

0248 - Mit Funktionen arbeiten

AutoMail Funktion ändern

Eine bestehende AutoMail Funktion kann jederzeit geändert werden.

0517 – AutoMail Funktion ändern

AutoMail Funktion anzeigen

Eine bestehende Automail Funktion kann mit seinen Definitionen angezeigt werden.

0519 – AutoMail Funktion anzeigen

AutoMail Funktion löschen

Mit dieser Auswhal kann eine AutoMail Funktion gelöscht werden.

0520 – AutoMail Funktion löschen

Die Löschung muß mit der EINGABE-Taste bestätigt und die Automail Definition gespeichert werden.

AutoMail Funktion Bedingung

AutoMail Funktionen können zusätzlich noch über Bedingungen gesteuert werden.

0518 - AutoMail Funktion - Bedingung ändern

DirectWeb Datenbank

Hier kann eine bestimmte Bedigung für die AutoMail Funktion angegeben werden, wann die AutoMail Funktion durchgeführt werden soll.

ZUGFeRD Zuordnungen (ZU)

Mit der Menü-Auswahl ZU können Sie Indizes der Automail-Definition mit den ZUGFeRD-Feldern verbinden. Dafür muss directspool noch für ZUGFeRD konfiguriert werden. Bitte beachten Sie den Abschnitt über die erforderlichen Vorarbeiten für ZUGFerD.

Erforderliche Indizes prüfen

Alle variablen Werte aus der Spooldatei, die als XML-Daten mit in die PDF-Datei eingefügt werden sollen, müssen als Indizes definiert worden sein. Beispiel:

Das Thema Indizes definieren und bedingen wird als bekannt vorausgesetzt. Es wird im Kapitel Ind. Das Bild zeigt die grafische Darstellung der definierten Indizes in Umkehranzeige und deren Bedingungskonstanten mittels Unterstreichung. Die Farben können abweichen. Die Detailangaben werden im folgenden Bild dargestellt.

Die Auflistung und Verwaltung der Indexeinträge kann über Pulldown Menü Index und Punkt 4 Mit Indizes arbeiten erreicht werden. Jeder Indexname kann durch ein vorangestellte & an den gewünschten Stellen in der Automail Definition verwendet werden.

ZUGFeRD Zuordnungen

Für die Zuordnung der einzelnen Indizes aus der Spooldatei zu den festen Feldnamen der XML-Struktur wird folgendes Bild verwendet. Es kann über das Pulldown Menü Extras und Punkt 3 erreicht werden.
Es werden alle ZUGFeRD Default Werte angezeigt (Beschreibung siehe oben) und man kann jetzt mit F4 bei den noch leeren Zeilen die Indizes aus einer Liste mit 1 auswählen. Ein Index ist an dem führenden Zeichen & zu erkennen (Beispiele &RGDAT, &KDNR, &RGNR).
Falls die Variablen Namen nicht verständlich sind, kann mit F11 die Sicht umgeschaltet und eine Bezeichnung eingeblendet werden.

Definition abspeichern

Nachdem alle erforderlichen Indizes den ZUGFeRD Variablen zugeordnet wurden, kann die Definition mit F3 und J=Ja abgespeichert werden.

Ergebnis prüfen

Davon ausgehend, dass es sich um eine funktionierende Automail Definition handelt, die jetzt um die ZUGFeRD Funktion erweitert wurde, kann eine passende Spooldatei in der überwachten OUTQ eingefügt und das Ergebnis der Konvertierung geprüft werden.
Es kann sich bei dem von Ihnen definierten Ablauf um eine E-Mail mit PDF-Anhang, eine ins IFS exportierte PDF-Datei oder um eine archivierte PDF-Datei handeln.
Klicken Sie die PDF-Datei doppelt. Es sollte sich der Adobe Reader öffnen und den Inhalt anzeigen. An dieser Anzeige hat sich nichts geändert, aber es wird in der linken, senkrechten Symbolleiste eine Büroklammer angezeigt. Diese anklicken und die Liste der Dateianlagen prüfen. Die ZUGFeRD XML Datei doppelklicken – es öffnet sich die Anwendung, die mit der Endung XML verbunden ist und zeigt den XML Code an. Möglicherweise kommt vorher noch ein Warnhinweis wg. potentieller Risiken beim Öffnen.
Mit Rechtsklick auf den Namen der Datei können Sie die XML Datei in einem Verzeichnis speichern.
Hinweis: Falls Sie z.B. von Ihren Lieferanten Rechnungen im PDF/A-3 Format bekommen, wird genau wie zuvor beschrieben vorgegangen, um den XML Anhang zu exportieren. Im IBM i Umfeld kann auch eine automatische Verarbeitung der XML Daten implementiert werden (siehe Export-API).

Export-API DMEXPPDA

Sie haben eine PDF/A-3 Datei erhalten. Wenn Sie den Export der XML Daten in der IBM i Welt automatisiert durchführen und die XML Daten gleich verarbeiten wollen, können Sie das directspool API Programm DMEXPPDA aus Ihrer Anwendung aufrufen und 3 Parameter übergeben. Diese Schnittstelle kann mit dem Lizenzcode XMR von Toolmaker freigeschaltet werden.

RPGLE Beispiel (Testprogramm Ausschnitt):

// Definitions
DCL-S ifsobj char(250) inz('/A/Zugferd_Testhw1_QPRINT.PDF') ;
DCL-S ifsout char(250) inz('/A/Zugferd_Testhw1_OUTPUT.xml') ;
DCL-S retcod char(80) inz ;
Dcl-Pr DMexppda ExtPgm('DMEXPPDA') ;
PDFDocument CHAR(250) ;
resultFile CHAR(250) ;
returnCode CHAR(80) ;
End-Pr ;
// Call the program
DMexppda(ifsobj:ifsout:retcod) ;
if retcod = *blank ;
// PDF Attachment has been exported
Else ;
// error handling
Endif ;

Konfiguration der ZUGFeRD Funktion

Ausgehend von einer funktionierenden Automail-Definition wird nachfolgend beschrieben, wie die Funktion ZUGFeRD aktiviert und die Indizes zugeordnet werden.

Der PDF-Standard PDF/A-3 erlaubt neben dem Transport des Belegs die gleichzeitige Auslieferung der Rechnungsdaten im XML-Format. Dies erfolgt sozusagen als interner „Anhang" einer PDF-Datei. Der Empfänger wird so in die Lage versetzt, die wichtigen Daten einer Rechnung in eine Datenbank zu exportieren. Die manuelle Erfassung durch Ablesen vom Beleg entfällt.

Einige große Unternehmen haben diese Methode des Datentransfers bereits zur Bedingung bei der Rechnungsschreibung in Form einer PDF-Datei gemacht oder sie für die nahe Zukunft als notwendig angekündigt.

directspool (früher Automail) ist in der Lage, die Rechnungsdaten aus der Spooldatei (SPLF) abzugreifen und der PDF-Datei als XML-Daten mitzugeben. Für den Absender ist keine Programmierung erforderlich. Der Empfänger kann mit dem Adobe Reader den Beleg anzeigen und über das Symbol „Büroklammer" den Export der XML-Daten vornehmen (dazu mehr weiter unten).

Voraussetzungen für ZUGFeRD

directspool/DirectMail ab Version 5.50
Toolmaker Lizenz für ZUGFeRD XML (ggf. auch für XMR)
Spooldateien mit SCS Datenstrom (Standard)
Ausgabeformat *EPDF
Wert *ZUGFERD in den PDF Formularangaben bei Parameter PDF/A erstellen
Fontdatei im IFS unter /Toolmaker/DirectMail400/Fonts (z.B. cour.ttf)
Dateien ZUG.XML und ZUG.XMP im IFS unter /Toolmaker/DirectMail400/Zugferd

Indizes definieren

Die Daten, die für ZUGFeRD benötigt werden, werden mit den normalen Index-Funktionen (siehe Abschnitt Index erstellen) von directspool aus der Spooldatei abgegriffen oder aus einer Datenbank gelesen.

Zuordnung der Indizes

Seitens ZUGFeRD gibt es fest vordefinierte Felder sowohl für die Kopf- als auch die Postendaten einer Rechnung, denen über eine komfortable Funktion die gesammelten Indizes aus der SPLF zugeordnet werden. Auch die Verwendung von konstanten Werten und die Nutzung von Datumsroutinen zur Formatumsetzung sind möglich.

ZUGFeRD Definitionen und Default Werte

Rufen Sie directspool (Automail) mit WRKATMDEF auf. Drücken Sie dann Taste F7 ZUGFeRD Definition. Es erscheint folgendes Dialogprogramm, mit dem Sie die Standardwerte je ZUGFeRD Feld erfassen und abspeichern können.

Hinweise zu den Spalten:

Typ: H=Header (Kopfinfos der Rechnung), P=Positionen (z.B. für Artikelzeile)
Variablen Name: Der von der ZUGFeRD Organisation festgelegte Name für ein Merkmal
Default Wert: Ein von Ihnen für Ihre Firma vorgegebener konstanter Wert für ein Merkmal

XML Format: Hier kann bei Bedarf mit F4 die Funktion für Dezimal- und Datumsformate ausgewählt werden. Die angezeigten Möglichkeiten sind in der Parameter Kontrolldatei von WOPiXX unter ZUGFORMAT definiert.

Herkunft Format: Angeben, wenn unbedingt erforderlich. Normalerweise wird das Datumsformat automatisch erkannt. Auch hier kann mit F4 das Format ausgewählt werden. Die angezeigten Möglichkeiten sind in der Parameter Kontrolldatei von WOPiXX unter ZUGOFORMAT definiert.

Reihenfolge: Sequenz für die Darstellung in dieser Anzeige.

Falls die Variablen Namen nicht verständlich sind, kann mit F11 die Sicht umgeschaltet und eine Bezeichnung eingeblendet werden.

Format der PDF-Datei

Innerhalb der Automail Definition ist zu prüfen, ob das Spoolausgabe Format richtig gesetzt ist, es muss *EPDF sein.

Sie finden dieses Fenster unter dem Pulldown Menü Email bei 3. Ausgabeformat.

PDF Formularangaben – Parameter Schriftart und PDF/A *ZUGFERD

Unter dem Punkt 5. Formular/Papier im Menü Email müssen 2 Parameter gesetzt werden.
Der Parameter Schriftart muss den Namen einer Fontdatei enthalten, üblicherweise COUR.TTF (sie stammt aus dem Windows Umfeld). Die Datei muss im IFS-Verzeichnis unter
/Toolmaker/Directmail400/Font
existieren und wird nicht von Toolmaker geliefert. Grund: Fontdateien können Copyrights unterliegen! Wird keine Fontdatei bereitgestellt und hier angegeben, tritt ein Fehler auf. Der hier allgemein angegebene Sonderwert *COURIER ist nicht ausreichend, weil das PDF/A Format die Einbettung der Fontdatei erzwingt.
Unten muss bei PDF/A erstellen *ZUGFERD angegeben werden, damit die XML-Daten auch in die PDF-Datei eingefügt werden.

Funktionstasten in AutoMail

Folgende Funktionstasten sind für AutoMail-Definitonen belegt.

F8=Funktion

Es werden gleich die Funktionen aufgerufen, die sonst über Extras / 1.Funktionen einfügen aufgerufen werden müssen.

F9=Befehl

Mit dieser Funktionstaste öffnet sich ein Fenster, in dem gleich ein aufzurufender AutoMail-Befehl eingegeben werden kann.

Gültige Werte sind.

File

SO = Spool öffnen
SF = Spool Filter
SP = Spool Prompts
SA = Sitzungsangaben

Index

IX = Index definieren
DI = Datenbank Indexfelder
IP = Index Exit Programm
WI = Mit Indizes arbeiten

E-Mail

AD = E-Mail Empfänger
AB = E-Mail Absender
AF = Ausgabeformat
ET = E-Mail Text/Anhang
FP = Formular/Papier
PS = PDF Sicherheit
EA = E-Mail Anhänge

Spool

SD = Spool Datei
SE = Spool Export
SA = Spool Aufteilung
SB = Spool Bündelung

Extras

NF = Funktionen einfügen
WF = Mit Funktionen arbeiten

0407 – F9=Befehl

Arbeiten mit Spool-Bundles

Mittels Automail können Spooled Files jetzt auch zusammengefasst werden (Bundling). Dazu kann in der AutoMail-Definition unter Spool/Bündelung angegeben werden, zu welchem Zeitpunkt die Bündelung erfolgen soll. Die Erstellung eines Bündels wird unter Spool-Optionen – Bündelung beschrieben.

Automail sammelt sämtliche Spooldateien mit SCS Inhalt und konvertiert das Bündle zu gegebenen Zeitpunkt wie eine einzelne (große) Spool Datei.

Mit der Auswahl 10=Bundles in WRKATMDEF (Mit Automaildefinitionen arbeiten) kann der Status der Bündelung inkl. der aufgelaufenen Dateien angezeigt werden. Die Dateien müssen zum Zeitpunkt der Bündelung nicht mehr im System sein, da Automail die Inhalte in directmail Datenbanken kopiert.

0249 – Arbeiten mit Spool Bundles

Hier werden Ihnen die erstellten und offenen Bündel angezeigt. Bei noch offenen Bündeln steht nur eine Erstellungs- aber keine Beendigungszeitstempel.

Auswahlmöglichkeiten

4=Löschen

Hiermit können Sie ein Spool-Bündel löschen. Hierbei werden nur die Informationen zum Bündel gelöscht. Das Bündel im PDF-Format das im IFS erstellt wurde, bleibt bestehen

5=Dateien

Mit dieser Auswahl können Sie sich die Dateien, die Inhalt des Bündels sind, anzeigen lassen.

0250 – Spool Bundle Dateien

Auswahlmöglichkeiten

4=Löschen

Hiermit können Sie eine Spooldatei im Bündel löschen.

5=Anzeigen

Hiermit können Sie ein Spooldatei im Bündel anzeigen.

Export IFS

AutoMail Definitionen können in das IFS exportiert werden. Siehe separate Beschreibung zu Befehl EXPATMDEF.

AutoMail Definition verlassen

Nach jedem Bearbeiten der AutoMail Definitionen erfolgt beim Beenden noch eine Abfrage, ob die Änderungen gespeichert werden sollen.

0382 – AutoMail Definition verlassen

Antwort
Gültige Wert sind J oder N.

Import, Anzeige und Export von AutoMail Definitionen

AutoMail-Definitionen können recht komplex sein. Um doppelte Definitionsarbeit zu vermeiden, oder um Fehleranalysen leichter durchführen zu können, wurde die Möglichkeit geschaffen, diese Definitionen als XML in das IFS zu exportieren.

Diese XML Dateien können dann auf andere Systeme übertragen und dort wiederrum importiert werden. Auch können die Definitionen so leicht per Email oder FTP an entfernte Standorte oder die Hotline geschickt werden.

Folgende Befehle stehen zur Verfügung:

EXPATMDEF Export einer oder mehrerer AutoMail Defintionen in das IFS
DSPATMEXP Anzeige einer AutoMail Export-XML Datei
IMPATMDEF Import einer oder mehrerer AutoMail Definitionen aus dem IFS

Weiterhin wurde das Programm WRKATMDEF (Mit AutoMail Definitionen arbeiten) entsprechend erweitert, so dass die Befehle von dort direkt aufgerufen werden können:

Auswahl 14=Export IFS Aufruf des Befehls EXPATMDEF

F10=Import IFS Aufruf des Befehle IMPATMDEF

Befehl EXPATMDEF

Mit Hilfe des Befehles EXPATMDEF erfolgt der Export einer oder mehrerer AutoMail Defintionen in das IFS.

0523 – Befehl EXPATMDEF

AutoMail Definition

Es kann eine einzelne oder alle AutoMail Definitionen exportiert werden. Eingabe des Namens einer AutoMail Definition oder *ALL für Export aller Definitionen.

Gültige Werte sind:

Name Name einer AutoMail Definition

*ALL für alle Definitionen

IFS Objekt

Eingabe Pfad und Name der IFS XML-Datei wohin der Export erfolgen soll.

Objekt ersetzen

Wenn die Datei bereits vorhanden ist, kann diese ersetzt werden.

Gültige Werte sind:

*YES die IFS Datei wird ersetzt, falls vorhanden
*NO die IFS Datei wird nicht ersetzt, falls vorhanden

Befehl DSPATMEXP

Mit Hilfe des Befehles DSPATMEXP erfolgt die Anzeige der Exportdatei einer AutoMail Defintionen im IFS .

0524 – Befehl DSPATMEXP

IFS Objekt

Eingabe des Namens der Exportdatei für eine AutoMail Definition.

Ausgabe

Bei der Ausgabe der Exportdateiinformationen kann zwischen Anzeige und Druck gewählt werden.

Gültige Werte sind:

*DISPLAY Ausgabe erfolgt als Anzeige
*PRINT Ausgabe erfolgt in Spooldatei

0526 – Befehl DSPATMEXP – Ausgabe *DISPLAY

Befehl IMPATMDEF

Mit Hilfe des Befehles IMPATMDEF erfolgt der Import einer oder mehrerer AutoMail Defintionen in das IFS.

0525 - Befehl IMPATMDEF

IFS Objekt

Eine exportierte AutoMail Definitionen kann mit diesem Befehl importiert werden. Es ist der Name der AutoMail Definition einzugeben unter dem diese exportiert wurde.

IFS Objekt löschen

Eine Exportdatei kann mit dem Import gelöscht werden.

Gültige Werte sind:

*YES die IFS Datei wird nach dem Import gelöscht
*NO die IFS Datei bleibt nach dem Import vorhanden

AutoMail Definition

Es kann eine einzelne oder alle AutoMail Definitionen importiert werden.

Gültige Werte sind:

Name Name einer AutoMail Definition
*SAME Beibehalten des Namens der AutoMail Definition
Nach Definition

Eine AutoMail Definition kann unter demselben oder unter einem neuen Namen importiert werden.

Gültige Werte sind:

Name neuer Name für die AutoMail Definition
*ANY für alle Definitionen
Definition ersetzen

Wenn die AutoMail Definition bereits vorhanden ist, kann diese ersetzt werden oder nicht.

Gültige Werte sind:

*NO die AutoMail Definitiom wird nicht ersetzt, falls vorhanden
*YES die AutoMail Definitiom wird ersetzt, falls vorhanden

Wenn fehlerhafte Dateien in eine Ausgabewarteschlange kopiert werden, bzw. in der Original-Ausgabewarteschlange verbleiben, können Sie mit diesem Parameter angehalten werden, um eine erneute Verarbeitung zu vermeiden.

Gültige Werte sind:

J = Ja, die Spooldatei wird nach Verarbeitung mit dem Status HLD in die Ausgabewarte schlange gestellt
N = Nein, die Spooldatei wird nach Verarbeitung nicht angehalten.

Seiten ohne E-Mail-Adresse

Warteschlange/Bibliothek

In die hier angegebene Warteschlange werden Spooldateien gestellt, für die keine E-Mail-Adresse ermittelt werden konnte.

Gültige Werte sind:

Name Der Name einer Ausgabewarteschlange über die das Dokument dann herkömm lich gedruckt werden kann, oder die Ihnen als Puffer dient um fehlende E-Mail-Adressen zu erkennen und z.B. nach erfolgter Ergänzung der Stammdateien erneut zu versenden.
*NONE Die Spooldatei wird nicht in eine separate Ausgabewarteschlange gestellt.
*MAILBOX Die Spooldatei wird nicht in eine separate Ausgabewarte schlange gestellt, sondern an den Eigner der Mailbox gesandt.

Bibliothek

Bibliothek der Warteschlange

Anhalten

Mit diesem Parameter können nicht verarbeitete Spooldateien angehalten werden.

Gültige Werte sind:

J = Ja die Spooldatei wird nach Verarbeitung mit dem Status HLD in die Ausgabewarte schlange gestellt
N = Nein die Spooldatei wird nach Verarbeitung nicht angehalten.

DirectSpool (AutoMail)

Hinweis

AutoMail-Konfiguration

AutoMail Definition kopieren (Auswahl 3)

Eingabefelder

AutoMail Definition Beschreibung ändern (Auswahl 8)

Eingabefelder

Ausgabewarteschlangen

Auswahlen

Warteschlange erstellen

Eingabefelder

AutoMail-Definition erstellen

Menü "File"

Spool-Datei öffnen (SO)

Spool Filter (SF)

Spool Prompts (SP)

Sitzungsangaben (SA)

Menü "Index"

Index erstellen (IX)

Prompt definieren

Index definieren

Seitenbereich für Prüfung

Datenbank Indexfelder (DI)

SQL Abfrage

Definition der Datenbank in directweb

Mit Indizes arbeiten (WI)

Menü "E-Mail"

E-Mail Empfänger (AD)

E-Mail Absender (AB)

Spool-Ausgabeformat (AF)

E-Mail Text (ET)

Formular/Papier (FP)

PDF-Sicherheit (PS)

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