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Für jedes Archiv sind Indizes definiert. Die Index-Information wird dem Dokument im Regelfall bei der Archivierung mitgegeben und bei der Suche im Archiv verwendet.

Beim Import von Dokumenten müssen ihnen regelmässig Indexdaten mitgegeben werden,

Die Indexierung von Archiven ist eine der wichtigsten Einflussgrößen für den Zugriff auf Archivdaten. Indizes sorgen für eine schnelle Suche nach vorbereiteten Suchbegriffen wie Kunden-, Rechnungs-, Belegnummern, Belegdatum, etc. Eine Änderung der Indexstruktur eines Archivs ist problemlos möglich: neue Indexfelder werden eingefügt, Indexdatenbanken von directarchiv offline gestellt und vom Administrator einfach per Mausklick in die neue Onlinedatenbank eingefügt.

Sinnvolle Wertelisten hinter Indexfeldern helfen bei der manuellen Archivierung von Dokumenten. Gleiche Indexfelder, die in mehreren Archiven vorkommen (z.B. Firmen-, Kunden-, Belegnummer, etc.) müssen nur einmal zentral als Indextypen definiert werden und sind dann in allen Archiven ohne weitere Definition verwendbar.

Die Anlage von Datenbankindizes ermöglicht die Zuordnung von Feldern aus den Datenbanken zu Indexfeldern des Archives (z.B. die Kundennummer ist bekannt, benötigt werden Kundennamen und Ort als Indexfeld im Archiv ).

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Konfiguration der Warteschlangen für die manuelle Indexierung

Um Dokumente auch manuell möglichst komfortabel indexieren zu können, gibt es die Index Warteschlange in directarchiv.

Diese Warteschlangen enthalten archivierte Dokumente, die noch nicht ausreichend mit Indexinformationen versorgt wurden, oder die noch in mehrere Dokumente unterteilt werden müssen

Indexwarteschlange erstellen

Indexierung Warteschlange - Name der Warteschlange (max. 20 Zeichen).

Beschreibung - Beschreiung der Warteschlange (max. 40 Zeichen).

Änderung des Archives erlauben - Bei Aktivierung ist eine Änderung des Archives möglich.

Standard Archiv - Auswahl des Standard Archiv.

Thumbnail-Bildgröße - Eingabe der Thumbnail-Bildgröße in Pixel. Standardwert ist 300.

Berechtigung

Für jede Index Warteschlange können unterschiedliche Berechtigungen vergeben werden:

Dokument lesen
Dokument indexieren
Dokument löschen

Berechtigung erstellen

Benutzer - Auswahl eines directweb-Benutzers,

Alle Rechte - Bei Aktivierung werden alle Rechte für ein Dokument vergeben: lesen, indexieren und löschen.

Dokument lesen - Bei Aktivierung kann ein Dokument gelesen werden.

Dokument indexieren - Bei Aktivierung kann ein Dokument indexiert werden.

Dokument löschen - Bei Aktivierung kann ein Dokument gelöscht werden.

Index Warteschlange einem Archiv zuordnen

Grundsätzlich kann jedes Archiv einer Index Warteschlange zugeordnet werden. Nach Gültigkeitsprüfung entscheidet directarchiv, ob ein Dokument nach Archivierung in diese Index Warteschlange gestellt werden soll.

Es können beliebig viele Archive einer Index Warteschlange zugeordnet werden. Z.B. könnten Index Warteschlangen nach Abteilungen erstellt werden, um Dokumente sinnvoll zu gruppieren.

Dokumente manuell indexieren

Index Warteschlange Anzeige

Die Anzeige besteht bei der Indexierung aus drei Teilen:

Indexeingabe
Dokumentenanzeige
Dokumentenliste

Start Vorgang Manuelle Indexierung

Mit einem Doppelklick auf das jeweilige Dokument in der Dokumentliste wird mit der Indexierung begonnen.

Wenn in der Index Warteschlange entsprechend eingestellt ist, kann pro Dokument das Archiv nachträglich geändert werden. Dies ist notwendig, wenn z.B. ein Dokument versehentlich in ein falsches Archiv gestellt wurde oder mit einem temporären Indexarchiv gearbeitet wird.

Wird nach Eingabe der Indexinformationen Speichern gewählt, dann werden die Indexinformationen für die 1. Seite des Dokumentes gespeichert und die Seitenanzeige "rechts" um eine Seite erhöht. Das Dokument kann jetzt seitenweise gedreht oder geschnitten werden. D.h. ein Scan Batch mit mehreren Seiten kann so in Einzeldokumente unterteilt werden.

Hinweis: Auch eine nachträgliche Rotation der Seiten ist möglich.

0411 - Manuelle Indexierung – Speichern

Kunden Nr.

Die zugehörige Kundennummer wird automatisch eingeblendet.

Datum

Hier kann ein Datum für die manuelle Indexierung eingetragen bzw. aus dem Kalender übernommen werden.

Grundsätzlich wird ein Dokument während der Indexierung vom aktuellen Benutzer gesperrt. Keinem anderen Benutzer ist es möglich, auf dieses Dokument zuzugreifen. Die Sperre wird unter In Verwendung angezeigt.