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Für jedes Archiv sind Indizes definiert. Diese Indizes werden bei der Suche im Archiv verwendet. Sie werden im Regelfall bei der Archivierung mitgegeben.

Die Indzes können pro Archiv frei definiert werden. Hier ein Beispiel:

Es kann vorkommen, dass bei der Archivierung eines Dokumentes ein oder mehrere Indexwerte nicht verfügbar sind. In diesem Fall muss das Dokument manuell nachbearbeitet werden.

Hierfür steht die Manuelle Indexierung zur Verfügung. Dokumente, deren Indizes vervollständigt werden müssen, werden gemeinsam mit Feldern für die Indizes angezeigt und diese können so leicht ergänzt werden:

Rechts wird das Dokument angezeigt und links die Indexdaten.

Für diese Funktion muss

1. eine (oder mehrere) Warteschlangen für die manuelle Indexierung erstellt und einem Archiv zugeordnet werden.
2. im Archiv definiert werden, unter welchen Umständen ein Dokument in die manuelle Archivierung zu geben ist.

Indexwarteschlange erstellen

Im Fenster directarchiv → Indexierung klicken Sie auf "Erstellen"

Indexierung Warteschlange - Name der Warteschlange (max. 20 Zeichen).

Beschreibung - Beschreiung der Warteschlange (max. 40 Zeichen).

Änderung des Archives erlauben - Bei Aktivierung ist eine Änderung des Archives möglich.

Standard Archiv - Auswahl des Standard Archiv.

Thumbnail-Bildgröße - Eingabe der Thumbnail-Bildgröße in Pixel. Standardwert ist 300.

Berechtigung

Im Kontextmenü der Indexwarteschlangen gibt es den Punkt "Berechtigungen"

Für jede Index Warteschlange können unterschiedliche Berechtigungen vergeben werden:

• Dokument lesen
• Dokument indexieren
• Dokument löschen

Berechtigung erstellen

Benutzer - Auswahl eines directweb-Benutzers,

Alle Rechte - Bei Aktivierung werden alle Rechte für ein Dokument vergeben: lesen, indexieren und löschen.

Dokument lesen - Bei Aktivierung kann ein Dokument gelesen werden.

Dokument indexieren - Bei Aktivierung kann ein Dokument indexiert werden.

Dokument löschen - Bei Aktivierung kann ein Dokument gelöscht werden.

Index Warteschlange einem Archiv zuordnen

In der Verwaltung der Archive muss die Index-Warteschlange angegeben werden. Zusätzlich können Bedigungen gesetzt werden, unter denen ein frisch archviertes Dokument zur Manuellen Indexierung weitergegeben werden soll.

Es ist möglich, mehreren Archiven dieselbe Indexierungswarteschlange zuzuordnen.