Inhaltsübersicht

Die Indexierung von Archiven ist eine der wichtigsten Einflussgrößen für den Zugriff auf Archivdaten. Indizes sorgen für eine schnelle Suche nach vorbereiteten Suchbegriffen wie Kunden-, Rechnungs-, Belegnummern, Belegdatum, etc. Eine Änderung der Indexstruktur eines Archivs ist problemlos möglich: neue Indexfelder werden eingefügt, Indexdatenbanken von directarchiv offline gestellt und vom Administrator einfach per Mausklick in die neue Onlinedatenbank eingefügt.
Sinnvolle Wertelisten hinter Indexfeldern helfen bei der manuellen Archivierung von Dokumenten. Gleiche Indexfelder, die in mehreren Archiven vorkommen (z.B. Firmen-, Kunden-, Belegnummer, etc.) müssen nur einmal zentral als Indextypen definiert werden und sind dann in allen Archiven ohne weitere Definition verwendbar.
Die Anlage von Datenbankindizes ermöglicht die Zuordnung von Feldern aus den Datenbanken zu Indexfeldern des Archives (z.B. die Kundennummer ist bekannt, benötigt werden Kundennamen und Ort als Indexfeld im Archiv ).

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Manuelle Indexierung

Um Dokumente auch manuell möglichst komfortabel indexieren zu können, gibt es die Index Warteschlange in directarchiv.
0358 – Manuelle Indexierung - Index Warteschlangen
Diese Warteschlangen enthalten archivierte Dokumente, die noch nicht ausreichend mit Indexinformationen versorgt wurden, oder die noch in mehrere Dokumente unterteilt werden müssen

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Indexwarteschlange erstellen

0345 – Indexwarteschlange erstellen
Indexierung Warteschlange
Name der Warteschlange (max. 20 Zeichen).
Beschreibung
Beschreiung der Warteschlange (max. 40 Zeichen).
Änderung des Archives erlauben
Bei Aktivierung ist eine Änderung des Archives möglich.
Standard Archiv
Auswahl des Standard Archiv.
0528 - Thumbnail Konfiguration
Thumbnail-Bildgröße
Eingabe der Thumbnail-Bildgröße in Pixel. Standardwert ist 300.

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Berechtigung

Für jede Index Warteschlange können unterschiedliche Berechtigungen vergeben werden:
- Dokument lesen
- Dokument indexieren
- Dokument löschen
0364 – Manuelle Indexierung – Berechtigungen

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Berechtigung erstellen

0437 – Berechtigung erstellen
Benutzer
Auswahl eines direcweb-Benutzers,
Alle Rechte
Bei Aktivierung werden alle Rechte für ein Dokument vergeben: lesen, indexieren und löschen.
Dokument lesen
Bei Aktivierung kann ein Dokument gelesen werden.
Dokument indexieren
Bei Aktivierung kann ein Dokument indexiert werden.
Dokument löschen
Bei Aktivierung kann ein Dokument gelöscht werden.

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Index Warteschlange zuordnen

Grundsätzlich kann jedes Archiv einer Index Warteschlange zugeordnet werden. Nach Gültigkeitsprüfung entscheidet directarchiv, ob ein Dokument nach Archivierung in diese Index Warteschlange gestellt werden soll.
0396 – Manuelle Indexierung - Index Warteschlange zuordnen
Es können beliebig viele Archive einer Index Warteschlange zugeordnet werden. Z.B. könnten Index Warteschlangen nach Abteilungen erstellt werden, um Dokumente sinnvoll zu gruppieren.
0397 - Manuelle Indexierung – angelegte Index Warteschlangen

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Index Warteschlange Anzeige

Die Anzeige besteht bei der Indexierung aus drei Teilen:
1. Indexeingabe
2. Dokumentenanzeige
3. Dokumentenliste
0408 - Manuelle Indexierung – Anzeige drei Teile bei Indexierung

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Start Vorgang Manuelle Indexierung

Mit einem Doppelklick auf das jeweilige Dokument in der Dokumentliste wird mit der Indexierung begonnen.
0410 - Manuelle Indexierung starten
Wenn in der Index Warteschlange entsprechend eingestellt ist, kann pro Dokument das Archiv nachträglich geändert werden. Dies ist notwendig, wenn z.B. ein Dokument versehentlich in ein falsches Archiv gestellt wurde oder mit einem temporären Indexarchiv gearbeitet wird.
Wird nach Eingabe der Indexinformationen Speichern gewählt, dann werden die Indexinformationen für die 1. Seite des Dokumentes gespeichert und die Seitenanzeige "rechts" um eine Seite erhöht. Das Dokument kann jetzt seitenweise gedreht oder geschnitten werden. D.h. ein Scan Batch mit mehreren Seiten kann so in Einzeldokumente unterteilt werden.
Hinweis: Auch eine nachträgliche Rotation der Seiten ist möglich.
0411 - Manuelle Indexierung – Speichern
Kunden Nr.
Die zugehörige Kundennummer wird automatisch eingeblendet.
Datum
Hier kann ein Datum für die manuelle Indexierung eingetragen bzw. aus dem Kalender übernommen werden.
Grundsätzlich wird ein Dokument während der Indexierung vom aktuellen Benutzer gesperrt. Keinem anderen Benutzer ist es möglich, auf dieses Dokument zuzugreifen. Die Sperre wird unter In Verwendung angezeigt.
0409 – Manuelle Indexierung– In Verwendung

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Erläuterung der verwendeten Toolbar

Die Anzeige besteht bei der manuellen Indexierung aus drei Teilen mit je einer eigenen Toolbar.

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Toolbar Indexfenster

Toolbar Indexfenster
0412 – Indexfenster
0415Programm beenden
0416 Indexdaten aktualisieren
0417 Indexdaten speichern

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Toolbar Seitenanzeige

Toolbar Seitenanzeige
0413 – Seitenanzeige
0416Dokument aktualisieren
0425Änderung sichern
0418Seite um 90° gegen den Uhrzeigersinn drehen
0419Seite um 180° drehen
0420Seite um 90° im Uhrzeigersinn drehen
0426Seite 1
0427Seite –1
0428Anzeige Anzahl Seiten
0429Seite +1
0430letzte Seite
0431Schieber für Anzeige Seite
0432 Dokument vor aktueller Seite trennen
0433 Dokument vor aktueller Seite trennen und archivieren
0423Seite aus Dokument löschen

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Toolbar Dokumentenauswahl

Toolbar Dokumentenauswahl
0414 – Dokumentenauswahl
0416 Dokumentenliste aktualisieren
0418 Dokument um 90° gegen den Uhrzeigersinn drehen
0419 Dokument um 180° drehen
0420 Dokument um 90° im Uhrzeigersinn drehen
0421 Vorheriges Dokument anzeigen
0422 Nächstes Dokument anzeigen
0423 Dokument löschen
0434 Anzeige Anzahl Seiten
0424 Dokument archivieren