Inhaltsübersicht

Nach der Installation soll das Kapitel Prozessbeschreibungen einen einfachen Einstieg in das Arbeiten mit directarchiv bieten. Der elektronische Weg führt Dokumente schneller ans Ziel. Die empfohlene Vorgehensweise für die Konfiguration der erforderlichen Komponenten und der Archivierung wird hier beschrieben. Diese Prozessbeschreibungen erläutern die notwendigen Schritte.

0534 – directarchiv – Übersicht

Archivierungsvorgang

Nachfolgende Beispiele für Archivierungsvorgänge zeigen häufig vorkommende Szenarien. Bereits beim Erfassungsvorgang kann intelligentes Inputmanagement erfolgen:

• Typidentifikation eines Dokumentes
• Extraktion und Validierung von Dokumentinhalten
• Klassifikation von extrahierten Daten mit automatischer bzw. regelbasierter Weitergabe an bestimmte Empfänger

E-Mail Archivierung

Am Beispiel einer E-Mail Archivierung wird gezeigt, welche Schritte vom Anlegen bis zur Archivierung in Reihe ausgeführt werden müssen.

0536 – directarchiv – E-Mail Archivierung

Archiverstellung

In Archiven werden zusammengehörige Dokumente gespeichert. Im Beispiel wurde das Archiv EMAIL erstellt.

Indizes

Für den Zugriff auf Archive sind Indizes erforderlich (z.B für E-Mails Absender, Betreff, Datum ect.). Diese ermöglichen den Zugriff auf archivierte Dokumente anhand dieser Begriffe.

Datenbankindizes

Datenbankindizes ermöglichen die Zuordnung von Feldern aus der Datenbanken zu Indizes des Archives.

E-Mail Attribute

Mit den Attributen wird festgelegt welcher Begriff der E-Mail dem Index zugeordnet werden soll (z.B. dem Index SENDER das Attribut Absender E-Mail Adresse.

Archivierungsvorgang

Nun kann ein Archivierungsvorgang – manuell oder über einen Dienst – vorgenommen werden.

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E-Mail Archivierung - Konfiguration DirectMail

Für die automatische E-Mail Archivierung muss über DirectMail eine Posteingangs-Assistenten-Definition erstellt werden.

WRKMBX Mit DirectMail/400 Mailboxen arbeiten

Hier wird definiert, aus welcher Mailbox die E-Mails archiviert werden sollen.

0548 - Befehl WRKMBX - Auswahl 13=PE Assistent

0549 - Befehl WRKMBX – Auswahl 8=Kriterien

0551 - Befehl WRKMBX – Kriterien - Bedingung erstellen

Mit Verteilt=J werden nur E-Mails gefiltert, die schon verteilt wurden.

0552 - Befehl WRKMBX – Kriterien - erstellte Bedingung

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E-Mail Archivierung über Lotus Notes

Das Archivieren von E-Mails aus Lotus Notes heraus wird unterstützt. Dazu ist beim IFS Monitor der Index Typ auf "Lotus Notes" zu setzen und nach EML Dateien suchen lassen.

Die gleichnamige TXT Datei kann zusätzliche Indexwerte enthalten. Diese können ähnlich wie bei CSV über &1-&n angesprochen werden. N ist dabei die Zeilen-Nr. in der die gewünschte Info steht.

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Spool-Archivierung

Für die Spool-Archivierung wird das Modul zur automatischen Analyse und Archivierung von Spooldaten verwendet. Damit können SCS-Spooldateien in ein Archivformat, z.B. PDF/A konvertiert und archiviert werden. IPDS und AFP-Spooldateien werden mit einem Zusatztool konvertiert und ebenso archiviert. Individuelle Spooldateien können mittels der Befehle CVTSPLF und ARCSTMF archiviert werden.

Die Spool-Archivschnittstelle von directarchiv unterstützt nahezu jede Art von IBM i-Spooldateien (z.B. Rechnungen, Buchungsbelege, Listen, etc.) und ermöglicht die Verarbeitung und Segmentierung von Stapel-Spooldateien in Einzeldokumente nach festgelegten Kriterien.

directarchiv archiviert Spooldateien in das für Archivsysteme geeignete Langzeitformat PDF/A. Die Hinterlegung von Layouts, die bei der Archivierung fest mit der Spool-Datei verbunden sind, sorgen dafür, dass Dokumente immer mit dem zum Zeitpunkt der Archivierung gültigen Formular archiviert werden.

Neben dem PDF-Format ist auch die parallele Archivierung des native Datenstromes möglich. Spooldateien die ohne Layout in PDF konvertiert und archiviert werden, können archivspezifisch bei der Recherche datumsabhängig mit dem jeweils gültigen Layout ergänzt werden.

Spoolarchivierung mittels AutoMail

Werden Spool-Dateien mittels AutoMail archiviert, so wird in der Datei DAARCSPL festgehalten, welche Spooldateien archiviert wurden. Diese Angaben werden auch in der Anzeige der Dokumenteigenschaften dargestellt.

0537 - directarchiv – Spool Archivierung

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PC-Daten Archivierung

Mit directarchiv können problemlos PC-Daten archiviert werden. Es empfiehlt sich zur besseren Übersicht pro Dokumentenklasse ein eigenes Archiv anzulegen (z.B. für E-Mails, Word-Dokumente).

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Word-Dokumente

0538 - directarchiv – Word-Dokumente Archivierung

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Lotus

directarchiv unterstützt auch LotusNotes.

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Outlook

Ausgehende Mails archivieren.

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Early-Indexing

Beim Early-Indexing erfolgt die Indexierung beim Scanvorgang statt.

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Late-Indexing

Beim Scannen kann die Indexierung zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

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Recherche

Bei den Recherchen unterscheidet man grundsätzlich zwischen einer Archiv- und einer Sammelrecherche.

Archivrecherche: Es wird nur ein Archiv zur Recherche herangezogen.

Sammelrecherche: Das Anlegen einer Sammelrecherche ist sinnvoll, wenn z.B. zu einer Rechnung alle Belege, die in unterschiedlichen Archiven abgelegt sind, angezeigt werden sollen.

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Recherche in ein Archiv

Eine Recherche kann über ein oder mehrere Archive erfolgen.

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Recherche über mehrere Archive (Sammelrecherche)

Eine Recherche über mehrere Archive erfolgt über eine sog. Sammelrecherche.

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Recherche mit verlinkten Kundendaten

0533 – directarchiv – Recherche mit verlinkten Kundendaten

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Recherche aus Anwendung

Recherchen können direkt aus Anwendungen heraus erfolgen.

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Recherche aus Anwendung KISS

Folgendes Beispiel zeigt eine Recherche mit Zugriff auf Kundenstammdaten aus der Beispielanwendung KISS heraus.

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Recherche aus Anwendung Artikelstamm

Folgendes Beispiel zeigt eine Recherche mit Zugriff auf den Artikelstamm.