Inhaltsübersicht

Nach der Installation soll das Kapitel Prozessbeschreibungen einen einfachen Einstieg in das Arbeiten mit directarchiv bieten. Der elektronische Weg führt Dokumente schneller ans Ziel. Die empfohlene Vorgehensweise für die Konfiguration der erforderlichen Komponenten und der Archivierung wird hier beschrieben. Diese Prozessbeschreibungen erläutern die notwendigen Schritte.

Archive und Warteschlangen

Indexwarteschlangen

Erstellen Sie sich eine Indexwarteschlange (directarchiv – Indexierung – Erstellen). Dieser können Sie optional noch eine Thumbnail-Konfiguration zuordnen (damit werden Vorschaubilder für die zu indexierenden Dokumente erstellt).

Indexwarteschlange erstellen

Anpassung Archiv für Index-Warteschlange

Nun ändern Sie Ihr Archiv so, dass die nicht indexierten Dokumente bei Archivierung über den IFS-Monitor direkt in die Index-Warteschlange weitergeleitet werden.

0403 – Archiv ändern für Indexwarteschlange

Wählen Sie bei Indexierung Warteschlange die von Ihnen erstellte Warteschlange aus und geben Sie in der Filterformel eine Formel für einen Index ein der aussagt, dass das Dokument noch indiziert werden muss. Z.B. wie oben gezeigt ein leerer Betreff.

IFS-Monitor

Legen Sie nun einen IFS-Monitor an, der die eingescannten Dokumente über das Archiv in die Index-Warteschlange bringt:

IFS-Monitor erstellen.

Im IFS-Monitor muss das Verzeichnis in das der Scanner die Dokumente ablegt unter Pfad eingetragen werden (optional noch das erledigt-Verzeichnis). Die Dateierweiterung sorgt dafür, dass nur gescannte Dokumente verarbeitet werden. Wählen Sie als Art der Indizierung "Dateiname/Pfad" aus, als Archiv Ihr für die Index-Warteschlange konfiguriertes Archiv und konvertieren Sie die eingescannten Dokumente in PDF/A sofern Ihr Scanner das nicht gleich beim Einscannen erledigt.

Nun starten Sie Ihren IFS-Monitor und scannen die ersten Dokumente ein. Nach wenigen Augenblicken sollten Sie in der Index-Warteschlange den ersten Eintrag sehen.

Scanverzeichnisse

Erstellen Sie sich auf dem IBM i System ein Verzeichnis in das die gescannten Seiten vom Scanner abgelegt werden. Z.B. \directarchiv\scan und zum Testen ein Verzeichnis in das die verarbeiteten Dokumente verschoben werden sollen, z.B. \directarchiv\scan\erledigt.

Konfigurieren Sie Ihren Scanner so, dass eine Scaneinstellung die gescannten Dokumente in einem Stapeldokument in das Verzeichnis auf der IBM i abgelegt werden.

Dokument indizieren und archivieren

Klicken Sie in directarchiv auf Indexierung und Sie sehen die verfügbaren Index-Warteschlangen:

0406 – Index-Warteschlange

Klicken Sie auf den Link der Index-Warteschlange um die Anwendung zu starten und klicken Sie doppelt auf einen der Einträge im linken unteren Fenster:

0407 – Indizierung

Das Browserfenster ist in drei oder vier Elemente aufgeteilt. Links unten die noch zu indizierenden Dokumentstapel, darüber optional Thumbnails der Dokumente (wenn in der Index-Warteschlange eine Thumbnail-Konfiguration angegeben wurde), darüber die Archivauswahl und Indexfelder und im rechten Bereich die aktuelle Seite des Dokumentstapels.

Die Navigationselemente im linken unteren Fenster ermöglichen Ihnen Drehen, Blättern, Löschen und Speichern von Dokumentstapel, im rechten oberen Fenster das Drehen, Löschen, Blättern, Schneiden und Speichern von Seiten und Dokumenten.

Hier gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie doppelt auf den Dokumentstapel links unten zum Bearbeiten. Die erste Seite wird angezeigt
2. Wählen Sie links oben ein Archiv aus, in das die aktuelle Seite (ggf. mit Folgeseiten) archiviert werden soll und füllen die Indexfelder aus. Klicken Sie dann auf den Button Speichern. Die nächste Seite des Dokumentstapels wird angezeigt
3. Im rechten Fenster (oder in den Thumbnails) klicken Sie vorwärts bis Sie die erste Seite des nächsten zu archivierenden Dokumentes sehen. Nun klicken Sie entweder nur auf das Scheren-Symbol zum Trennen des Dokuments vor der angezeigten Seite und Eröffnens eines neuen Dokumentes oder auf das Scheren/Disketten-Symbol welches das getrennte Dokument gleich archiviert.
4. Beim letzten Dokument klicken Sie im linken unteren Fenster auf das Diskettensymbol um es zu archivieren.

Archivierung von Dokumenten mit Barcodes

directarchiv unterstützt als eine Methode Dokumente zu archivieren die Verwendung von Eingangsdokumenten mit Barcodeaufkleber. Wie funktioniert das grundsätzlich:

• Dokumente erhalten beim Eingang im Unternehmen Barcodeaufkleber mit laufenden Nummern aufgeklebt. Die Barcodes unterscheiden sich je Dokumenttyp durch Prefixe. Z.B. Bestellungen 111 + lfd. Nr., Posteingang 222 + lfd. Nr..
• Die Belege werden je Belegtyp im Unternehmen EDV-technisch bearbeitet (Bestellungen in Auftragsbearbeitung, Posteingang im CRM-System als Kontakte). Dabei wird die laufende Nummer in ein geeignetes Feld "Vorgangsnummer" erfasst.
• Die Belege werden nach der Bearbeitung (auch durcheinander) im Stapel eingescannt und per Scan-to-FTP oder Scan-to-Verzeichnis als eine große TIFF-Datei in ein Verzeichnis z.B: \scan\posteingang auf einem Windows-PC/Server gespeichert.
• Das Barcodemonitorprogramm von Toolmaker erkennt die neuen Dokument und analysiert auf welcher Seite/Position bzw. mit welcher Rotation die Barcodes aufgeklebt sind und legt die TIFF-Datei zusammen mit einer CSV-Datei welche die Barcodeinformationen erhält in ein IFS-Verzeichnis auf dem IBM i System, z.B. /toolmaker/DirectArchiv/Scan.
• Ein IFS-Monitor der dieses Verzeichnis überwacht, erkennt die TIFF-Datei und trennt und dreht diese abhängig vom Barcode. Die Informationen aus dem Barcode werden um die Prefix-Informationen bereinigt und zusammen mit dem separierten Dokument als Indexwert an directarchiv zur Archivierung übergeben. Die Prefix-Informationen im Archiv (Reiter Scannen) wird festgelegt welches Dokument in welches Archiv übernommen wird.
• Die Zuordnung von der laufenden Nummer aus dem Barcode zur Kundendatei in der weitere Indexinformationen gespeichert sind (z. B. Kundennummer, Auftragsnummer, Auftragsdatum, Vertreter, etc.). erfolgt über Datenbankindizes die dem Archiv zugeordnet sind. D. h. bei Übernahme eines Dokumentes mit lfd. Nummer 4711 wird in diese Datenbank ein Datensatz gesucht der im angegebenen Feld ebenfalls den Wert 4711 hat.

Im Detail wird das wie folgt eingerichtet:

Archivierung von Eingangsdokumenten mit Barcodes

Workflow

Planen Sie den Workflow im Unternehmen vom Posteingang mit Barcodes aufkleben, Verarbeiten in der Fachabteilung und abschließendes Einscannen der Belege. Ermitteln Sie auch die Datei in welcher die Vorgangsnummer gespeichert wird und erstellen Sie ggf. eine logische Datei welche die Vorgangsnummer als Primärschlüssel und alle benötigten Felder für die Indizierung hat.

Archiv er-/einstellen

Erstellen Sie sich das Archiv (wie vorstehend beschrieben) das die gescannten Dokumente aufnehmen soll. Achten Sie darauf, dass die Indexfelder den Feldlängen aus Ihrer Datei mit den Indexwerten entsprechen. Die Details zum Füllen der Indexwerte aus den verknüpften Datenbanken erklären wir in Kürze. Für unser Beispiel verwenden wir verschiedene Indexfelder:

0390 – Indexfelder

Diese sind analog der Felder in der Datei aufgebaut:

Feld    Läng Dez
POSTYP     2
POSCOD     8
POSTXT    52
POSMAB     3
POSDAT    10 L
POSNA1    35
POSBAR    12
POSDOK    12
POSKNU     8 0
POSPER     1
POSRNR    20
POSBET    13 2

Reiter Scannen

Im Reiter Scannen wird die Definition der Barcodeverarbeitung eingestellt.

Scaneinstellung

Achten Sie bitte darauf, dass die Informationen wie Barcodetyp, Prüfziffer entfernen und Prefix korrekt eingestellt sind. Den Barcodeinhalt selbst können Sie mit der Formel "&" komplett, oder wie in Index 2 gezeigt über z.B. eine Substring-Formel gekürzt um die Prefix-Informationen in ein Indexfeld stellen.

Optional können Sie die gescannten Dokumente in PDF/A konvertieren was wir aus Gründen der Langzeitrecherche dringend empfehlen.

Datenbankindex

Damit das Archiv die Verbindung zur Datenbank mit den zusätzlichen Indexwerten findet, muss diese Verbindung über rechte Maustaste auf dem Archiv und Auswahl "Datenbankindex" definiert werden. Legen Sie einen neuen Datenbankindex an.

Datenbankindex

Hier sehen Sie auf welche Datenbank zugegriffen wird und welches Feld dieser Datei der Schlüssel für die Verbindung zur Vorgangsnummer ist.

Verknüpfung Indexfelder zu Datenbankfelder

Die Grundlagen sind gelegt, jetzt müssen Sie noch einstellen wie Ihre Indexfelder im Archiv mit Werten aus der Datenbank gefüllt werden. Bei der Bearbeitung der Indexfelder finden Sie auf dem Reiter "Eingabe" die Verknüpfung zum Datenbankfeld (unten). Stellen Sie dort ein, welches Datenbankfeld den Index füllen soll:

Verknüpfung Archivindex mit Datenbankfeld

Barcodeaufkleber

Erstellen Sie Barcodeaufkleber z.B. mit Hilfe des von uns gelieferten Barcodelabelprogrammes in unserem Beispiel eine Textkonstante RE (für Rechnungseingang) und Prefix 022207 sowie einer Nummer, hier ab 020001 aufsteigend.

Kleben Sie die Barcodeetiketten auf die Dokumente die Sie einscannen wollen.

Installieren Sie das Barcodemonitorprogramm auf einem PC/Server im Unternehmen und richten Sie es so ein, dass es z.B. über Autostart bei jedem Start des Rechners mit gestartet wird. Richten Sie ein Verzeichnis zum Empfang der Dokumente vom Scanner auf diesem Rechner ein (z.B: c:\scan\eingang) sowie ein Verzeichnis im IFS der IBM i zum Empfang der Dokumente vom Barcodemonitorprogramm ein (z.B. \directarchiv\scan). Starten Sie das Barcodemonitorprogramm und erstellen eine Pfaddefinition zur Verarbeitung der eingehenden Dokumente:

Barcodemonitordefinition

Richten sie Ihren Scanner so ein, dass er die eingescannten Dokumente als eine Tiff-Datei in das Verzeichnis c:\scan\eingang auf Ihrem PC/Server mit dem Barcodemonitor ablegt und scannen Sie die ersten Dokumente ein.

Wenn Sie den Barcodemonitor starten, werden alle gescannten Dokumente im Verzeichnis c:\scan\eingang gelesen, auf Barcodes analysiert und mit einer gleichnamigen Datei mit Endung .csv in das Verzeichnis T:\DirectArchiv\scan ausgegeben.

Nun stehen die Dokumente für den IFS-Monitor zur Übernahme bereit.

IFS-Monitor

Um Ihre Dokumente aus dem IFS-Verzeichnis ins Archiv zu übernehmen, fehlt nur noch der IFS-Monitor. Erstellen Sie über Dienste – IFS-Monitor eine neue Definition:

IFS-Monitor Definition

Die Dokumente werden aus dem IFS-Verzeichnis /DirectArchiv/Scan übernommen (in diesem Beispiel nach der Verarbeitung nicht gelöscht sondern in ein erledigt-Verzeichnis verschoben). Es werde alle 10 Sekunden rund um die Uhr an allen Wochentagen Dateien vom Typ "tif" verarbeitet. Über die Art der Indexierung "Barcode Indexer CSV Datei" wird festgelegt welche Struktur die zur tif-Datei gehörende csv-Datei hat.

Starten Sie Ihren IFS-Monitor nach dem Speichern und die ersten Dokumente sollten im Archiv erscheinen.

Fehlerursachen Archivierung von Dokumenten mit Barcodes

E-Mail-Eingang vorhanden?

Wenn keine Dokumente im Archiv erscheinen ist zu prüfen ob bei der im IFS-Monitor festgelegten E-Mail-Adresse für Fehlermeldungen ein E-Mail-Eingang mit Hinweis auf die Fehlerursache vorhanden ist.

SMP-Versand aktiv?

Ob er E-Mail-Versand generell richtig konfiguriert ist, prüfen Sie über directweb – System – Reiter E-Mail. Dort sollte entweder der SMTP-Versand aktiviert sein (mit entsprechendem Mail-Server und ggf. Authentifizierung), oder directmail Mailbox, dann muss directmail auch richtig konfiguriert und der Monitor gestartet sein (ADDLIBLE DIRMAIL – STREMLMON).

Bei der Datenbankverknüpfung ist evtl. die Checkbox "Fehlender Satz verursacht Fehlermeldung" aktiviert. Wenn directarchiv jetzt keine Verbindung zur Datenbank findet, sollten Sie ebenfalls eine E-Mail erhalten. Zu Testzwecken können Sie diese Checkbox auch deaktivieren und sollten dann die Dokumente mit leeren Indexfeldern im Archiv sehen.

IFS-Monitor

Ist der IFS-Monitor für die Übernahmen der Dokumente ins Archiv wirklich gestartet?

Gescannte Dokumente - Ausgangsverzeichnis

Sind die gescannten Dokumente nicht im Ausgangsverzeichnis das im Barcodemonitor angegeben ist, ist evtl. der Barcodemonitor nicht gestartet.

Gescannte Dokumente - Eingangsverzeichnis

Sind die gescannten Dokumente nach dem Scannen nicht im Eingangsverzeichnis das im Barcodemonitor konfiguriert ist, passt etwas mit den Einstellungen des Scanners nicht.

Archivierungsvorgang

Nachfolgende Beispiele für Archivierungsvorgänge zeigen häufig vorkommende Szenarien. Bereits beim Erfassungsvorgang kann intelligentes Inputmanagement erfolgen:

• Typidentifikation eines Dokumentes
• Extraktion und Validierung von Dokumentinhalten
• Klassifikation von extrahierten Daten mit automatischer bzw. regelbasierter Weitergabe an bestimmte Empfänger

Dokumente einscannen

Zur einfachen Archivierung von Dokumenten die im Stapel eingescannt sind und für die es keine Trennung von Dokumenten durch Barcodes oder ähnliches gibt, hat directarchiv ein Modul für die manuelle Indizierung und Archivierung eingescannter Dokumente.

0531 – manuelle Archivierung von eingescannter Dokumentenstapel

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich so:

1. Die Dokumente werden im Stapel eingescannt und an ein Verzeichnis auf dem IBM i System geschickt (Scan-to-FTP oder Scan-to-Directory).
2. Das Verzeichnis wird von einem IFS-Monitor, der die Dokumente einscannt, überwacht und in ein Archiv archiviert. Dabei wird erkannt, dass es noch keine Indexinformationen gibt und die Dokumente in eine Indexwarteschlange weiterleitet.
3. Bei Aufruf der manuellen Indexierung über den Browser werden alle noch nicht archivierten Stapel angezeigt. Dokument für Dokument wird einem Archiv zugeordnet, indiziert, getrennt und archiviert.

Im Detail wird das wie folgt gemacht:

0530 – manuelle Archivierung von Dokumenten

Spool-Archivierung

Für die Spool-Archivierung wird das Modul zur automatischen Analyse und Archivierung von Spooldaten verwendet. Damit können SCS-Spooldateien in ein Archivformat, z.B. PDF/A konvertiert und archiviert werden. IPDS und AFP-Spooldateien werden mit einem Zusatztool konvertiert und ebenso archiviert. Individuelle Spooldateien können mittels der Befehle CVTSPLF und ARCSTMF archiviert werden.

Die Spool-Archivschnittstelle von directarchiv unterstützt nahezu jede Art von IBM i-Spooldateien (z.B. Rechnungen, Buchungsbelege, Listen, etc.) und ermöglicht die Verarbeitung und Segmentierung von Stapel-Spooldateien in Einzeldokumente nach festgelegten Kriterien.

directarchiv archiviert Spooldateien in das für Archivsysteme geeignete Langzeitformat PDF/A. Die Hinterlegung von Layouts, die bei der Archivierung fest mit der Spool-Datei verbunden sind, sorgen dafür, dass Dokumente immer mit dem zum Zeitpunkt der Archivierung gültigen Formular archiviert werden.

Neben dem PDF-Format ist auch die parallele Archivierung des native Datenstromes möglich. Spooldateien die ohne Layout in PDF konvertiert und archiviert werden, können archivspezifisch bei der Recherche datumsabhängig mit dem jeweils gültigen Layout ergänzt werden.

Spoolarchivierung mittels AutoMail

Werden Spool-Dateien mittels AutoMail archiviert, so wird in der Datei DAARCSPL festgehalten, welche Spooldateien archiviert wurden. Diese Angaben werden auch in der Anzeige der Dokumenteigenschaften dargestellt.

0537 - directarchiv – Spool Archivierung

E-Mail Archivierung

Am Beispiel einer E-Mail Archivierung wird gezeigt, welche Schritte vom Anlegen bis zur Archivierung in Reihe ausgeführt werden müssen.

0536 – directarchiv – E-Mail Archivierung

Archiverstellung

In Archiven werden zusammengehörige Dokumente gespeichert. Im Beispiel wurde das Archiv EMAIL erstellt.

Indizes

Für den Zugriff auf Archive sind Indizes erforderlich (z.B für E-Mails Absender, Betreff, Datum ect.). Diese ermöglichen den Zugriff auf archivierte Dokumente anhand dieser Begriffe.

Datenbankindizes

Datenbankindizes ermöglichen die Zuordnung von Feldern aus der Datenbanken zu Indizes des Archives.

E-Mail Attribute

Mit den Attributen wird festgelegt welcher Begriff der E-Mail dem Index zugeordnet werden soll (z.B. dem Index SENDER das Attribut Absender E-Mail Adresse.

Archivierungsvorgang

Nun kann ein Archivierungsvorgang – manuell oder über einen Dienst – vorgenommen werden.

  E-Mail Archivierung - Konfiguration DirectMail

Für die automatische E-Mail Archivierung muss über DirectMail eine Posteingangs-Assistenten-Definition erstellt werden.

WRKMBX Mit DirectMail/400 Mailboxen arbeiten

Hier wird definiert, aus welcher Mailbox die E-Mails archiviert werden sollen.

0548 - Befehl WRKMBX - Auswahl 13=PE Assistent

0549 - Befehl WRKMBX – Auswahl 8=Kriterien

0551 - Befehl WRKMBX – Kriterien - Bedingung erstellen

Mit Verteilt=J werden nur E-Mails gefiltert, die schon verteilt wurden.

0552 - Befehl WRKMBX – Kriterien - erstellte Bedingung

E-Mail Archivierung über Lotus Notes

Das Archivieren von E-Mails aus Lotus Notes heraus wird unterstützt. Dazu ist beim IFS Monitor der Index Typ auf "Lotus Notes" zu setzen und nach EML Dateien suchen lassen.

Die gleichnamige TXT Datei kann zusätzliche Indexwerte enthalten. Diese können ähnlich wie bei CSV über &1-&n angesprochen werden. N ist dabei die Zeilen-Nr. in der die gewünschte Info steht.

PC-Daten Archivierung

Mit directarchiv können problemlos PC-Daten archiviert werden. Es empfiehlt sich zur besseren Übersicht pro Dokumentenklasse ein eigenes Archiv anzulegen (z.B. für E-Mails, Word-Dokumente).

  Word-Dokumente

0538 - directarchiv – Word-Dokumente Archivierung

Lotus

directarchiv unterstützt auch LotusNotes.

Outlook

Ausgehende Mails archivieren.

Early-Indexing

Beim Early-Indexing erfolgt die Indexierung beim Scanvorgang statt.

Late-Indexing

Beim Scannen kann die Indexierung zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Recherche

Bei den Recherchen unterscheidet man grundsätzlich zwischen einer Archiv- und einer Sammelrecherche.

Archivrecherche: Es wird nur ein Archiv zur Recherche herangezogen.

Sammelrecherche: Das Anlegen einer Sammelrecherche ist sinnvoll, wenn z.B. zu einer Rechnung alle Belege, die in unterschiedlichen Archiven abgelegt sind, angezeigt werden sollen.

Recherche in einem Archiv

Eine Recherche kann über ein oder mehrere Archive erfolgen.

Recherche über mehrere Archive (Sammelrecherche)

Eine Recherche über mehrere Archive erfolgt über eine sog. Sammelrecherche.

  Recherche mit verlinkten Kundendaten

0533 – directarchiv – Recherche mit verlinkten Kundendaten

Recherche aus Anwendung

Recherchen können direkt aus Anwendungen heraus erfolgen.

Recherche aus Anwendung KISS

Folgendes Beispiel zeigt eine Recherche mit Zugriff auf Kundenstammdaten aus der Beispielanwendung KISS heraus.

Recherche aus Anwendung Artikelstamm

Folgendes Beispiel zeigt eine Recherche mit Zugriff auf den Artikelstamm.