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Die Indexierung von Archiven ist eine der wichtigsten Einflussgrößen für den Zugriff auf Archivdaten. Indizes sorgen für eine schnelle Suche nach vorbereiteten Suchbegriffen wie Kunden-, Rechnungs-, Belegnummern, Belegdatum, etc. Eine Änderung der Indexstruktur eines Archivs ist problemlos möglich: neue Indexfelder werden eingefügt, Indexdatenbanken von directarchiv offline gestellt und vom Administrator einfach per Mausklick in die neue Onlinedatenbank eingefügt.

Sinnvolle Wertelisten hinter Indexfeldern helfen bei der manuellen Archivierung von Dokumenten. Gleiche Indexfelder, die in mehreren Archiven vorkommen (z.B. Firmen-, Kunden-, Belegnummer, etc.) müssen nur einmal zentral als Indextypen definiert werden und sind dann in allen Archiven ohne weitere Definition verwendbar.

Die Anlage von Datenbankindizes ermöglicht die Zuordnung von Feldern aus den Datenbanken zu Indexfeldern des Archives (z.B. die Kundennummer ist bekannt, benötigt werden Kundennamen und Ort als Indexfeld im Archiv ).

Manuelle Indexierung

Um Dokumente auch manuell möglichst komfortabel indexieren zu können, gibt es die Index Warteschlange in directarchiv.

0358 – Manuelle Indexierung - Index Warteschlangen

Diese Warteschlangen enthalten archivierte Dokumente, die noch nicht ausreichend mit Indexinformationen versorgt wurden, oder die noch in mehrere Dokumente unterteilt werden müssen

Indexwarteschlange erstellen

0345 – Indexwarteschlange erstellen

Indexierung Warteschlange

Name der Warteschlange (max. 20 Zeichen).

Beschreibung

Beschreiung der Warteschlange (max. 40 Zeichen).

Änderung des Archives erlauben

Bei Aktivierung ist eine Änderung des Archives möglich.

Standard Archiv

Auswahl des Standard Archiv.

0528 - Thumbnail Konfiguration

Thumbnail-Bildgröße

Eingabe der Thumbnail-Bildgröße in Pixel. Standardwert ist 300.

Berechtigung

Für jede Index Warteschlange können unterschiedliche Berechtigungen vergeben werden:

Dokument lesen
Dokument indexieren
Dokument löschen

0364 – Manuelle Indexierung – Berechtigungen

Berechtigung erstellen

0437 – Berechtigung erstellen

Benutzer

Auswahl eines directweb-Benutzers,

Alle Rechte

Bei Aktivierung werden alle Rechte für ein Dokument vergeben: lesen, indexieren und löschen.

Dokument lesen

Bei Aktivierung kann ein Dokument gelesen werden.

Dokument indexieren

Bei Aktivierung kann ein Dokument indexiert werden.

Dokument löschen

Bei Aktivierung kann ein Dokument gelöscht werden.

Index Warteschlange zuordnen

Grundsätzlich kann jedes Archiv einer Index Warteschlange zugeordnet werden. Nach Gültigkeitsprüfung entscheidet directarchiv, ob ein Dokument nach Archivierung in diese Index Warteschlange gestellt werden soll.

0396 – Manuelle Indexierung - Index Warteschlange zuordnen

Es können beliebig viele Archive einer Index Warteschlange zugeordnet werden. Z.B. könnten Index Warteschlangen nach Abteilungen erstellt werden, um Dokumente sinnvoll zu gruppieren.

0397 - Manuelle Indexierung – angelegte Index Warteschlangen

Index Warteschlange Anzeige

Die Anzeige besteht bei der Indexierung aus drei Teilen:

Indexeingabe
Dokumentenanzeige
Dokumentenliste

0408 - Manuelle Indexierung – Anzeige drei Teile bei Indexierung

Start Vorgang Manuelle Indexierung

Mit einem Doppelklick auf das jeweilige Dokument in der Dokumentliste wird mit der Indexierung begonnen.

0410 - Manuelle Indexierung starten

Wenn in der Index Warteschlange entsprechend eingestellt ist, kann pro Dokument das Archiv nachträglich geändert werden. Dies ist notwendig, wenn z.B. ein Dokument versehentlich in ein falsches Archiv gestellt wurde oder mit einem temporären Indexarchiv gearbeitet wird.

Wird nach Eingabe der Indexinformationen Speichern gewählt, dann werden die Indexinformationen für die 1. Seite des Dokumentes gespeichert und die Seitenanzeige "rechts" um eine Seite erhöht. Das Dokument kann jetzt seitenweise gedreht oder geschnitten werden. D.h. ein Scan Batch mit mehreren Seiten kann so in Einzeldokumente unterteilt werden.

Hinweis: Auch eine nachträgliche Rotation der Seiten ist möglich.

0411 - Manuelle Indexierung – Speichern

Kunden Nr.

Die zugehörige Kundennummer wird automatisch eingeblendet.

Datum

Hier kann ein Datum für die manuelle Indexierung eingetragen bzw. aus dem Kalender übernommen werden.

Grundsätzlich wird ein Dokument während der Indexierung vom aktuellen Benutzer gesperrt. Keinem anderen Benutzer ist es möglich, auf dieses Dokument zuzugreifen. Die Sperre wird unter In Verwendung angezeigt.