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Der Posteingangsassistent ist eine der herausragenden Funktionen von directmail. Viele Funktionen, die interaktiv ausgeführt werden, wie die Aufnahme von Adressen ins Adressbuch, das Um- und Weiterleiten von E-Mails an Kollegen, die automatische Beantwortung von E-Mails bei Abwesenheit und die Benachrichtigung über eingehende E-Mails per Handy können mit dem Posteingangsassistenten automatisiert und ohne manuellen Eingriff ablaufen.
Der Posteingangsassistent kann sowohl global über alle Mailboxen hinweg aufgerufen werden, wenn Sie aus dem directmail-Menü Auswahl 3 treffen, oder je Mailbox mit Auswahl 13 aus der Anzeige "Mit Mailboxen arbeiten".
Eingaben sind im „Vereinfachten Modus", oder im „Expertenmodus" möglich. Wir empfehlen Ihnen, mit dem „Vereinfachten Modus" Erfahrungen zu sammeln und erst danach den Expertenmodus zu nutzen. Im Expertenmodus können Funktionen leichter miteinander kombiniert werden, ohne dass die Definition mehrfach vorhanden ist. Z.B. können Sie im Expertenmodus die Adresse der eingehenden E-Mail in ein Adressbuch aufnehmen, die E-Mail an einen Kollegen weiterleiten und diesem per Handy eine Nachricht über die eingegangene E-Mail senden Die Reihenfolge ist im Expertenmodus frei definierbar, im Vereinfachten Modus festgelegt.
Hinweis: Die Funktion "Löschen" wird immer zuletzt ausgeführt.
0149 - Posteingangsassistent
Beschreibung der Auswahlmöglichkeiten
2=Ändern
Hiermit können Sie eine existierende Definition ändern, Filter neu definieren und andere Aktionen initiieren.
3=Kopieren
Zum einfachen Duplizieren von bestehenden Definitionen die anschließend nur geändert werden müssen.
4=Löschen
Hiermit löschen Sie definierte Definitionen.
8=Kriterien
Zeigt die Attribute der Definition an. Vor Anzeige muss der Modus vom Vereinfachten in den Expertenmodus geändert werden.
9=Funktionen
Zeigt die hinter eine Definition hinterlegten Funktionen an.
12=Reset Hits
Setzt die Anzahl Treffer je Definition zurück.
Erstellen einer Posteingangsassistenten-Definition
Mit F6 aus der Anzeige „Mit Posteingangsassistenten arbeiten" können Sie eine neue Definition erstellen. Neue Definitionen können wahlweise im Vereinfachten- oder Expertenmodus erstellt werden.
0150 - Definitionsart auswählen
Beschreibung der Auswahlmöglichkeiten
1=Vereinfachter Modus
Im Vereinfachten Modus können Sie ohne Erfahrung mit den Funktionen des Posteingangsassistenten beginnen. Definitionen im Vereinfachten Modus können jederzeit in den Expertenmodus übernommen werden.
2=Expertenmodus
Noch mehr Flexibilität, noch mehr Funktionen ermöglicht Ihnen der Expertenmodus. Verwenden Sie diesen Modus wenn Ihre ersten Versuche mit dem Vereinfachten Modus erfolgreich waren.
Nachfolgend werden die Möglichkeiten des Posteingangsassistenten auf Basis des Vereinfachten Modus demonstriert.
Definition erstellen (F6)
Jede Definition erhält einen eindeutigen Namen, über diesen kann die Definition jederzeit geändert, aktiviert, deaktiviert oder gelöscht werden.
0152 – Definition vereinfachter Modus
Name
Ein eindeutiger Name pro Definition
Beschreibung
Hier geben Sie die Textbeschreibung dazu ein
Aktiv
Eine Eintragung kann aktiv oder inaktiv sein. Damit können Sie Funktionen zeitweise außer Kraft setzen.
Gültige Werte sind:
J Die Definition ist aktiv
N Die Definition ist inaktiv
Filterfunktionen
Mit Hilfe der Filterfunktionen schränken Sie die ausgewählten Funktionen des Posteingangsassistenten auf die relevanten E-Mails ein.
Filterkriterien sind im Vereinfachten Modus immer „UND"-Verknüpfungen, im Expertenmodus können Sie auch „ODER"-Verknüpfungen einfügen.
0152 – Definition vereinfachter Modus
Hinweis:
1. Sofern Felder leer bleiben, wird die Definition in jedem Fall ausgeführt, d.h. das Feld wird bei der Selektion nicht berücksichtigt, der Inhalt ist für die Ausführung oder nicht Ausführung nicht von Belang.
2. Eingaben sind, ausgenommen von Ja/Nein-Kriterien immer "String-Funktionen", d.h. die angegebene Zeichenfolge muss im entsprechenden Feld vorkommen um das Filterkriterium zu erfüllen. Im Suchstring kann bei unbekannten Zeichen ein "?" angegeben werden.
3. Groß-/Kleinschreibung spielt bei der Eingabe von Zeichenfolgen keine Rolle
Definition
Siehe vorheriges Kapitel
Aktiv
Siehe vorheriges Kapitel
Mailbox
Die Definition bezieht sich auf eine Mailbox wenn der Posteingangsassistent aus einer Mailbox heraus erstellt wurde. Globale Definitionen mit Mailbox *ALL sind aus dem Menü heraus möglich.
Konto
Falls Sie in Ihrer Mailbox mehrere E-Mail-Konten verwalten können Sie die Definition auf ein Konto einschränken
Abwesenheit
Spezifiziert, ob die Definition bei Abwesenheit ablaufen soll.
Gültige Werte sind:
J Die Definition wird ausgeführt wenn der Mailbox-Inhaber aufgrund der im Kapitel Ab wesenheit (Auswahl 14) außer Haus ist.
N Die Definition wird ausgeführt wenn der Mailbox-Inhaber nicht abwesend ist.
Von
Hier kann der Absender eingeschränkt werden
Priorität
Hiermit steuern Sie, ob die Priorität bei der Filterfunktion eine Rolle spielen soll.
Gültige Werte sind:
H E-Mails mit hoher Priorität werden berücksichtigt
N E-Mails mit normaler Priorität werden berücksichtigt
G E-Mails mit geringer Priorität werden berücksichtigt
An
Hier kann der Empfänger eingeschränkt werden.
Anhänge
Hiermit steuern Sie, ob Anhänge bei der Filterfunktion eine Rolle spielen.
Gültige Werte sind:
J E-Mails mit Anhängen werden berücksichtigt
N E-Mails ohne Anhänge werden berücksichtigt
Betreff
Die Zeichenfolge im Feld Betreff wird gesucht.
Negativ
Dies ist ein globaler Parameter, der alle angegebenen Werte negativiert. D.h. wenn Sie unter An „MEIER" und in diesem Parameter J eingeben, werden alle E-Mails berücksichtigt, die nicht an „MEIER" adressiert sind.
Text
Die Zeichenfolge wird im Text der E-Mail gesucht.
Phonetisch
Die phonetische Suche erlaubt eine Textsuche innerhalb einer Mailbox für Empfänger, Absender, Betreff und Text.
Abwesenheitsnachricht
Die Funktion Abwesenheitsnachricht ermöglicht Ihnen dem Absender einer E-Mail eine Nachricht zukommen zu lassen, wenn Sie nicht im Haus sind. In der Nachricht wird dem Absender mitgeteilt, wann Sie wieder zurück sind und die E-Mail bearbeiten.
0153 - Abwesenheits-Definition
Geben Sie im Feld Abwesenheit J und bei Funktion "Abwesenheitsnachricht" 1 ein um diese Funktion zu aktivieren.
0154 - aktivierte Abwesenheits-Definition
Adresseintrag erstellen
Passiert es Ihnen auch ab und zu, dass Sie eine E-Mail bekommen und die E-Mail-Adresse des Absenders nicht gleich ins Adressbuch aufgenommen haben. Mit dieser Funktion des Posteingangsassistenten gehört dies der Vergangenheit an. Die Absender der zutreffenden E-Mails werden automatisch ins Adressbuch aufgenommen.
Die Funktion "Adresseintrag erstellen" ermöglicht Ihnen auch die automatische Aufnahme von Kunden und Interessenten in Ihre E-Mail-Verteiler. Im nachfolgenden Beispiel werden die Absender aller E-Mails in denen im Betreff "EINTRAGEN" steht automatisch in ein Adressbuch aufgenommen.
Mit dieser Funktion können Sie sehr einfach Mailinglisten erstellen, die sich quasi von selbst pflegen.
0155 – Adresseintrag erstellen
Adresseintrag erstellen
Geben Sie Ihre Filterkriterien und bei Funktion "Adresseintrag erstellen" 1 ein.
0156 – Ordner auswählen
Wählen Sie den Ordner mit 1 aus, in den Sie den Adressbucheintrag speichern wollen.
0157 - Adresseintrag im Ordner Extern erstellen
Adresseintrag löschen
Genauso können Sie automatisch Adresseinträge aus Adressbüchern löschen, wenn der Absender der E-Mail mitteilt, dass er keine Informationen mehr haben möchte.
0158 - Adresseintrag löschen
Geben Sie Ihre Filterkriterien und bei Funktion "Adresseintrag löschen" 1 ein.
0159 - Ordner auswählen
Wählen Sie hier das Adressbuch mit 1 aus, aus dem die Adresse gelöscht werden soll.
0160 - Adresseintrag löschen aus Adressbuch Extern
E-Mail in Ordner kopieren
Hiermit können Sie eingehende E-Mails abhängig von den Filterkriterien in Ihre Ordnerstruktur kopieren, so dass z.B. E-Mails aus dem Vertrieb gleich im Ordner "Vertrieb" landen.
0161 - E-Mail in Ordner kopieren
Geben Sie Ihre Filterkriterien und bei Funktion "E-Mail in Ordner kopieren" 1 ein.
0162 - Ordner auswählen
Wählen Sie den Ordner mit Auswahl 1 in den die E-Mail kopiert werden soll. Mit Auswahl 5 können Sie die Struktur ein- bzw. ausblenden.
0163 - Struktur eingeblendet
0164 - E-Mail kopiert in Ordner CMA/Gelöscht
E-Mail automatisch löschen
Wen stören sie nicht, die ewigen Werbe- oder Junk-Mails. Mit dieser Funktion des Posteingangsassistenten können Sie unerwünschte E-Mail ohne manuellen Eingriff gleich löschen. löschen. Diese Funktion wird erst ausgeführt, nachdem alle anderen Aufgaben ausgeführt wurden. (Auch im Experten-Modus)
0165 - E-Mail automatisch löschen
Geben Sie Ihre Filterkriterien und bei Funktion "E-Mail löschen" 1 ein.
0166 - E-Mails BILLIG EINKAUFEN werden automatisch gelöscht
E-Mail umleiten
E-Mails die Sie nicht betreffen können mit directmail gleich auf den zuständigen Empfänger umgeleitet werden. Die gleiche Funktion können Sie auch bei Abwesenheit verwenden um Ihre E-Mails an Ihre Home-Adresse, oder an einen Kollegen umzuleiten.
0167 - E-Mail umleiten
Geben Sie ihre Filterkriterien und bei Funktion "Umleiten zu Empfänger" 1 ein.
0168 - E-Mail Empfänger auswählen
Sie können hier direkt die E-Mail Adresse des Empfängers eingeben, oder mit F4 die Adresse aus dem Adressbuch suchen.
0169 - Adresse auswählen
Geben Sie 1 vor der zu übernehmenden Adresse ein. Sie können hier alle Funktionen nutzen die bereits im Kapitel Adressbuch (Auswahl 12) beschrieben wurden.
Hinweis: Wenn Sie eine Adresse mit Auswahl 1 übernehmen, in der Folgemaske jedoch keine E-Mail Adresse auftaucht, liegt es vermutlich daran, dass in der Adresse keine E-Mail Adresse eingegeben wurde.
Original-Absender
Weiter- und umgeleitetet E-Mails können optional den Namen des Originalabsenders, oder des Absenders der Mailbox enthalten der die E-Mail weiter-, bzw. umgeleitet hat.
Gültige Werte sind:
J Die Adresse der Originalnachricht wird benutzt
N Die Adresse der Mailbox aus der die Weiter-/Umleitung erfolgt wird benutzt
0170 - Umleiten zu Empfänger pc2@messe.de
Senden an Faxempfänger
Mit dieser Funktion erreichen Sie auch Empfänger die über keine E-Mail-Adresse verfügen. Wenn Sie DirectFax von TOOLMAKER auf Ihrer IBM i installiert haben, wird der Text der E-Mail in ein Fax konvertiert und dem Empfänger auf dem Faxweg zugestellt.
0171 - Senden an Faxempfänger
Geben Sie Ihre Filterkriterien und bei Funktion "Senden an Faxempfänger" 1 ein.
0172 – E-Mail per Fax weiterleiten
Faxempfänger auswählen
Geben Sie hier die Faxnummer des Empfängers ein, oder wählen Sie mit F4 eine Adresse aus den Adressbüchern aus. *OWNER sendet die E-Mail an die Fax-Nr. die im Adresseintrag der empfangenden Mailbox enthalten ist
0173 - E-Mail per Fax verschicken
E-Mail weiterleiten
Ähnlich wie bei Umleiten können Sie hier eine eingehende E-Mail an Ihre Home-Adresse, oder an einen Kollegen weiterleiten. Das Original bleibt in diesem Fall bei Ihnen.
0174 - E-Mail weiterleiten
Geben Sie Ihre Filterkriterien und bei Funktion "Weiterleiten an Empfänger" 1 ein.
0175 - E-Mail Empfänger angeben
Geben Sie im Feld E-Mail die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, oder wählen Sie mit F4 einen Empfänger aus einem Adressbuch aus.
Name - E-Mail Empfänger
E-Mail - E-Mail-Adresse des Empfängers
Original-Absender - Weiter- und umgeleitetet E-Mails können optional den Namen des Originalabsenders, oder des Absenders der Mailbox enthalten der die E-Mail weiter-, bzw. umgeleitet hat.
Gültige Werte sind:
J Die Adresse der Originalnachricht wird benutzt
N Die Adresse der Mailbox aus der die Weiter-/Umleitung erfolgt wird benutzt
Hinweis: wenn Ihr System die E-Mails über einen SMTP-Server versendet, der verpflichtend eine TLS-Verschlüsselung erfordert (z.B. Office365), dann benötigen Sie mindestens die Version 5.50 mit PTF 09 von directmail und es muss die Konfiguration für diese Funktion angepasst werden. Bitte folgen Sie in diesem Fall den hier beschriebenen Schritten: TLS-Verschlüsselung bei der Weiterleitung per Posteingangs-Assistent konfigurieren.
0176 - Weiterleiten an Empfänger pc2@messe.de
Verschieben in Ordner
Hiermit können Sie eine eingehende E-Mail in einen Ordner verschieben.
0177 - E-Mail verschieben
Geben Sie Ihre Filterkriterien und bei "Verschieben nach Ordner" 1 ein.
0178 - Ordner auswählen
Geben Sie Auswahl 1 vor dem gewünschten Ordner ein, mit Auswahl 5 können Sie sich die Struktur der Ordner ein- bzw. ausblenden.
0179 - E-Mail verschieben in Ordner PC01/Ausgang/Archiv
E-Mail-Text drucken
Den Kopf sowie den Textteil einer eingehenden E-Mail können Sie hiermit automatisch ausdrucken.
0180 - E-Mail drucken
Geben Sie Ihre Filterkriterien und bei Auswahl "Nachrichtentext drucken" 1 ein.
0181 - Drucker auswählen
Ausgabewarteschlange
Ausgabewarteschlange aus der der Nachrichtentext gedruckt werden soll.
Bibliothek
Bibliothek der Ausgabewarteschlange.
Anhalten
Der Ausdruck kann wahlweise angehalten werden,
Papierfach
Angabe des Papierfachs.
Kopien
Die Anzahl der Kopien ist frei wählbar.
0182 - Ausdruck der E-Mails auf PRT01
Antwort auf E-Mail
Eingehende E-Mails können mit directmail automatisch beantwortet werden. So können Sie Kunden, die per E-Mail bestellen, eine Antwort zukommen lassen, woraus hervorgeht, dass die E-Mail eingegangen ist und der Vorgang bearbeitet wird.
0183 - E-Mail automatisch beantworten
Geben Sie Ihre Filterkriterien und bei "Antworten mit E-Mail" 1 ein.
0184 - Eingabe Mail-ID
Mail ID
Jede Antwort basiert auf einer gespeicherten E-Mail die in irgendeinem Ordner abgelegt ist. Wählen Sie mit F4 die Antwort-E-Mail aus.
0185 - E-Mail auswählen
0186 - Antwort auf Anfrage mit E-Mail test
Benachrichtigung per GSM-Text
Sofern Sie GSM-Text von TOOLMAKER auf Ihrer IBM i installiert haben, können Sie beliebige Handy-Besitzer über den Eingang Ihrer E-Mails informieren. Damit erhalten Handy-Benutzer die Information, dass eine E-Mail eingetroffen ist und den Betreff. Insbesondere für Außendienstmitarbeiter oder mobile Mitarbeiter ist dies von unschätzbarem Vorteil.
0187 - E-Mail-Benachrichtigung per SMS
Geben Sie Ihre Filterkriterien und bei "SMS Benachrichtigung Mobilfunk" 1 ein.
0188 - Eingabe der Handy-Nummer
Geben Sie die Handy-Nummer ein, oder wählen Sie einen Eintrag aus den Adressbüchern mit F4 aus. *OWNER sendet die E-Mail an die SMS-Nr. die im Adresseintrag der empfangenden Mailbox enthalten ist
0189 - Benachrichtigung eines Handy-Benutzers
Kombinationen
Sie können im vereinfachten Modus mehrere Funktionen hintereinander ablaufen lassen, indem Sie mehrere Auswahlen treffen. Die Basis der Aktionen ist immer die Filterfunktion.
0190 - Kombination von Funktionen
Experten-Modus
Im Expertenmodus sind Sie bei der Ausführung Ihrer Funktionen noch flexibler. So können Sie Aktionen mehrfach starten, die Reihenfolge der Aktionen festlegen sowie "UND"- und "ODER"-Bedingungen kombinieren.
0191 – Experten-Modus
Kombination von Funktionen im Experten-Modus
Filterfunktionen im Experten-Modus (Kriterien)
Die Filterfunktion im Experten-Modus entspricht im wesentlichen der Funktion im vereinfachten Modus, mit dem Unterschied, dass eine zusätzliche Exit-Programm-Funktion und eine weitere Prüfung auf „bereits verteilt" zur Verfügung steht.
0192 - Exit Programm
Folge-Nr.
Geben Sie hier die Folgenummer ein, in deren Reihenfolge die Bedingungen geprüft werden sollen.
AND/OR
Mit AND/OR können Sie Bedingungen miteinander verknüpfen.
Mailbox
Der 10-stellige alphanumerischen Mailboxnamen mit der diese E-Mail empfangen wurde.
Konto
Filtern Sie hier die eingehenden Mails nach Mailkonto
Von
Filtern Sie hier nach Absender
An
Filtern Sie hier nach Empfänger
Betreff
Filtern Sie hier nach Betreff der eingehenden E-Mails
Text
Filtern Sie hier nach Zeichenfolgen im Text der E-Mail
Abwesenheit
Hier filtern Sie die E-Mails in Abhängigkeit der eingetragenen Abwesenheitszeit:
Gültige Werte sind:
J Nur E-Mails filtern die während einer eingetragenen Abwesenheit empfangen wurden.
N Nur E-Mails filtern die nicht während einer eingetragenene Abwesenheit empfan gen wurden.
Leer Abwesenheit nicht berücksichtigen
Anhänge
Hiermit filten Sie die E-Mails an Abhängigkeiten von Anhängen
Gültige Werte sind:
J Nur E-Mails filtern die Anhänge enthalten.
N Nur E-Mails filtern die keine Anhänge enthalten.
Leer Anhänge nicht berücksichtigen
Exit Programm/Bibliothek
Die Filterfunktion Exit Programm ermöglicht zusätzlich zu anderen Filterfunktionen den Aufruf eines benutzerdefinierten Programms. Dieses Programm wird ausgeführt und muss einen Rückkehrcode zurückgeben. Abhängig vom Rückkehrcode gilt der Filter als zutreffend oder nicht zutreffend. Folgende Parameter werden benötigt:
Priorität
Filtern Sie hier die E-Mails nach Priorität
Gültige Werte sind:
H Nur E-Mails filtern die Priorität Hoch haben
N Nur E-Mails filtern die Priorität Normal haben.
G Nur E-Mails filtern die Priorität Gering haben.
Leer Priorität nicht berücksichtigen
Negativ
Wenn Sie die E-Mails filtern wollen die NICHT den Kriterien entsprechen geben Sie hier Auswahl „J" ein
Bibliothek
Angabe der Bibliothek des Exit-Programmes.
Verteilt
Filtern Sie hier die E-Mails nach Status der Verteilung
Gültige Werte sind:
J Nur E-Mails filtern, die schon verteilt wurden
N Nur E-Mails filtern, die noch nicht verteilt wurden.
Leer Verteilungsstatus nicht berücksichtigen
Phonetisch
Filtern Sie hier die E-Mails über Phonetik
Gültige Werte sind:
J E-Mails nach phonetischer Suche filtern
N E-Mails nicht nach phonetischer Suche filtern
Hinzufügen von Funktionen im Experten-Modus
Beim Hinzufügen von Funktionen im Experten-Modus müssen Sie Funktionsart, Beschreibung und Aktivitätskennzeichen, analog zum Vereinfachten Modus eingeben.
0193 - Funktion hinzufügen
Folgenummer
Geben Sie hier die laufende Folgenommer ein in der die Anweisungen verarbeitet werden sollen.
Funktionsart
Drücken Sie F4 um eine Liste der verfügbaren Funktionen anzeigen zu lassen.
0194 - Experten-Modus-Funktionen 1. Seite
0195 - Experten-Modus-Funktionen 2. Seite
Wählen Sie die gewünschte Funktion mit Auswahl 1 aus.
Beschreibung
Hier können Sie eine Beschreibung der Funktion hinterlegen Wenn Sie hier nichts eingeben, wird die hinterlegte Beschreibung aus den verfügbaren Funktionen eingesetzt.
Aktiv
Hiermit steuern Sie, ob die Funktion auch ausgeführt werden soll, oder die Aktion vorübergehend deaktiviert ist.
Gültige Werte sind:
J Funktion ist aktiv
N Funktion ist nicht aktiv.
0196 - Funktion Benutzerprogramm starten
Funktionsbeschreibungen
*ABSENT Abwesenheitsnachricht
0417 - *ABSENT Abwesenheitsnachricht
-
*ADRADD Adreßeintrag erstellen
0417 - *ADRADD Abwesenheitsnachricht
*ADRRMV Adreßeintrag löschen
0417 - *ADRRMV Adreßeintrag löschen
*COPY Kopieren nach Ordner
0419 - *COPY Kopieren nach Ordner
*DELETE Nachricht löschen
*DETOUR Umleiten zu Empfänger
0418 - *DETOUR Umleiten zu Empfänger
*DIRARC In DirectArchiv archivieren
Diese Funktion bietet die Möglichkeit ein Archiv, sowie Indizes mit festen Werten vorzubelegen. Anders als bei Automail ist der PE-Assistent nicht in der Lage, Indexinformationen zu ermitteln, d.h. es können nur konstante Werte angegeben werden, die nur durch Verwendung unterschiedlicher PE-Filter anders vorbelegt werden könnten. Das Extrahieren von Betreff, Absender etc. und diese in die Archivindizes zu kopieren wird von DirectArchiv übernommen.
Archiv Eingabe des Archives wie in DirectArchiv definiert
Delete MIME file:
Index Wert Eingabe gültiger Indexwerte wie diese bei der Definition des Archives in DirectArchiv festgelegt wurden
0416 – *DIRARC DirectArchiv Export definieren
*EXITPGM Exit Programm aufrufen
Die *EXITPGM-Funktion ermöglicht den Aufruf Ihres Benutzerprogrammes abhängig von eingestellten Filterfunktionen bei eingehenden E-Mails. Bei der *EXITPGM-Funktion geben Sie zwei konstante Parameter und weitere optionale Parameter an Ihre Exitprogramm weiter:
MAIL-ID eine 20-stelliger alphanumerische Zeichenfolge beinhaltet die eindeutige Mail-ID unter der die E-Mail im IFS abgelegt wird.
MAILBOX den 10-stelligen alphanumerischen Mailboxnamen mit der diese E-Mail empfangen wurde.
Parameter 3-9 variabel definierbare alphanumerische Parameter.
0197 – Exit Programm angeben
Die Quellen der optionalen Parameter können Sie mit Hilfe der zur Verfügung stehenden Parameter mit Taste F4 auswählen.
0198 - Parameterquellauswahl
Die tatsächlich an Ihr Programm übergebenen Parameter und deren Länge definieren Sie nun variabel wie in nachfolgendem Beispiel aufgeführt:
0199 - Parameterdefinition
Parameter3 ist hier eine Zeichenfolge aus dem Betreff mit Länge 42 Stellen. Der Inhalt des Parameters wird aus einem in Klammern angegebenen String extrahiert, beginnt 1 Stelle nach dem „(„-Zeichen und endet eine Stelle vor dem „)"-Zeichen. So können Sie z. B. den Parameter mit Länge 42 aus dem Betreff „Bestellung mit Lizenznummer (23432-23123-12341)" mit der Zeichenfolge „23432-23123-12341" an Ihr Programm übergeben.
Parameter4 beinhaltet die ersten zehn Stellen des Betreffs
Parameter5 sucht in der ersten Textzeile der E-Mail die Konstante „Betreff" und gibt die danach stehenden (8 Stellen hinter der Konstante Betreff) 25 Zeichen an den Parameter weiter.
Mit Zugriff auf die beiden folgenden Dateien, kann ein Programmierer den Betreff und den Textinhalt der E-Mail auslesen.
DMITMHDR Kopfdatei der E-Mail inkl. Betrefftext
DMITMTXT Textzeilen der E-Mail
Der Schlüssel (Key) für beide Dateien ist die 20-stellige MAILID.
Nachstehend haben wir zwei Beispiele für Exit-Programme aufgelistet:
Beispielprogramm für den Export von E-Mail AnhängenThe inbox assistant is one of the outstanding features of directmail. Many functions that are performed interactively, such as adding addresses to the address book, forwarding e-mails to colleagues, answering e-mails automatically when you are absent, and notifying you of incoming e-mails by cell phone, can be automated with the Inbox Assistant without manual intervention.
The Inbox Wizard can be called up globally across all mailboxes by selecting option 3 from the directmail menu, or per mailbox by selecting option 13 from the "Work with mailboxes" display.
Entries can be made in "Simplified Mode", or in "Expert Mode". We recommend that you gain experience with the "Simplified Mode" and only then use the Expert Mode. In the expert mode, functions can be combined more easily, without the definition being available more than once. E.g. in the expert mode you can add the address of the incoming e-mail to an address book, forward the e-mail to a colleague and send him a message about the received e-mail via cell phone The sequence is freely definable in the expert mode, fixed in the simplified mode.
Note: The "Delete" function is always executed last.
0149 - Inbox wizard
Description of the selection options
2=Change
Allows you to change an existing definition, redefine filters and initiate other actions.
3=Copy
To easily duplicate existing definitions which then only need to be modified.
4=Delete
Allows you to delete defined definitions.
8=Criteria
Displays the attributes of the definition. Before displaying, the mode must be changed from Simplified to Expert mode.
9=Functions
Displays the functions stored behind a definition.
12=Reset Hits
Resets the number of hits per definition.
Creating an inbox wizard definition
With F6 from the display "Work with inbox wizard" you can create a new definition. New definitions can be created either in simplified or expert mode.
0150 - Select definition type
Description of the selection options
1=Simplified mode
In the Simplified mode you can start using the Inbox Wizard functions without any experience. Definitions in the Simplified mode can be transferred to the Expert mode at any time.
2=Expert mode
Even more flexibility, even more functions are available in the expert mode. Use this mode if your first attempts with the Simplified Mode were successful.
The following demonstrates the possibilities of the Inbox Wizard based on the Simplified Mode.
Create definition (F6)
Each definition is given a unique name, via which the definition can be modified, activated, deactivated or deleted at any time.
0152 - Definition simplified mode
Name
One unique name per definition
Description
Here you enter the text description for it
Active
An entry can be active or inactive. This allows you to temporarily override functions.
Valid values are:
Y The definition is active
N The definition is inactive
Filter functions
With the help of the filter functions you limit the selected functions of the Inbox Assistant to the relevant e-mails.
Filter criteria in the simplified mode are always "AND" links, in the expert mode you can also insert "OR" links.
0152 - Definition of simplified mode
Hint:
1. If fields are left empty, the definition will be executed in any case, i.e. the field will not be considered in the selection, the content is not relevant for execution or non-execution.
2. Inputs are, except for yes/no criteria, always "string functions", i.e. the specified string must occur in the corresponding field to fulfill the filter criterion. In the search string, a "?" can be specified for unknown characters.
3. Upper/lower case is not important when entering strings
Definition
See previous chapter
Active
See previous chapter
Mailbox
The definition refers to a mailbox if the Inbox Wizard was created from a mailbox. Global definitions with Mailbox *ALL are possible from the menu.
Account
If you manage several e-mail accounts in your mailbox, you can restrict the definition to one account only
Absence
Specifies whether the definition should run in absence.
Valid values are:
J The definition is executed when the mailbox owner is absent due to the reasons described in chapter Absence absence(selection 14).
N The definition is executed if the mailbox owner is not absent.
From
The sender can be restricted here
Priority
Here you control whether the priority should play a role in the filter function.
Valid values are:
H Emails with high priority are considered
N E-mails with normal priority are considered
G E-mails with low priority will be considered
To
The recipient can be restricted here.
Attachments
Here you control whether attachments play a role in the filter function.
Valid values are:
Y Emails with attachments are taken into account
N E-mails without attachments are taken into account
Subject
The string in the Subject field is searched for.
Negative
This is a global parameter that negates all specified values. I.e. if you enter "MEIER" under To and J in this parameter, all e-mails that are not addressed to "MEIER" will be considered.
Text
The string is searched for in the text of the e-mail.
Phonetic
The phonetic search allows a text search within a mailbox for recipient, sender, subject and text.
Out of office message
The Out of office message function allows you to send a message to the sender of an e-mail when you are not at home. The message will tell the sender when you will be back and will process the email.
0153 - Absence definition
Enter J in the Absence field and 1 in the "Absence message" function to activate this function.
0154 - activated absence definition
Create address entry
Does it also happen to you from time to time that you receive an e-mail and have not immediately added the e-mail address of the sender to the address book. With this function of the Inbox Assistant this is a thing of the past. The senders of the applicable e-mails are automatically added to the address book.
The "Create address entry" function also allows you to automatically add customers and prospects to your e-mail distribution lists. In the following example, the senders of all e-mails in which "ENROLL" is written in the subject line are automatically added to an address book.
With this function you can easily create mailing lists that virtually maintain themselves.
0155 - Create address entry
Create address entry
Enter your filter criteria and at function "Create address entry" 1.
0156 - Select folder
Select the folder with 1 in which you want to save the address book entry.
0157 - Create address entry in folder External
Delete address entry
In the same way, you can automatically delete address entries from address books if the sender of the e-mail informs you that they do not want any more information.
0158 - Delete address entry
Enter your filter criteria and at function "Delete address entry" 1.
0159 - Select folder
Select the address book with 1 from which the address is to be deleted.
0160 - Delete address entry from address book External
Copy e-mail to folder
Here you can copy incoming e-mails into your folder structure depending on the filter criteria, so that e-mails from Sales, for example, end up in the "Sales" folder right away.
0161 - Copy e-mail to folder
Enter your filter criteria and 1 for the "Copy e-mail to folder" function.
0162 - Select folder
Select the folder with selection 1 into which the e-mail is to be copied. With selection 5 you can show or hide the structure.
0163 - Structure shown
0164 - E-mail copied to folder CMA/Deleted
Delete e-mail automatically
Who doesn't get annoyed by the eternal advertising or junk mails. With this function of the Inbox Assistant you can delete unwanted e-mail immediately without manual intervention. delete. This function is executed only after all other tasks have been completed. (Also in expert mode)
0165 - Delete e-mail automatically
Enter your filter criteria and for function "Delete e-mail" 1.
0166 - Delete e-mails AT CHEAP automatically
Redirect e-mail
E-mails that do not concern you can be immediately redirected to the appropriate recipient with directmail. You can also use the same function when you are absent to redirect your e-mails to your home address, or to a colleague.
0167 - Redirect e-mail
Enter your filter criteria and 1 for the "Redirect to recipient" function.
0168 - Select e-mail recipient
You can enter the e-mail address of the recipient directly here, or search for the address from the address book with F4.
0169 - Select address
Enter 1 in front of the address to be transferred. You can use all functions described in chapter Address book (selection 12).
Note: If you adopt an address with selection 1, but no e-mail address appears in the subsequent screen, it is probably because no e-mail address was entered in the address.
Original sender
Forwarded and redirected e-mails can optionally contain the name of the original sender, or the sender of the mailbox that forwarded or redirected the e-mail.
Valid values are:
J The address of the original message is used
N The address of the mailbox from which the forwarding/redirection is done will be used
0170 - Redirect to recipient pc2@messe.de
Send to fax recipient
With this function you can reach recipients who do not have an e-mail address. If you have DirectFax from TOOLMAKER installed on your IBM i, the text of the e-mail will be converted into a fax and delivered to the recipient by fax.
0171 - Send to fax recipient
Enter your filter criteria and at function "Send to fax recipient" 1.
0172 - Forward e-mail by fax
Select fax recipient
Enter the fax number of the recipient here, or select an address from the address books with F4. *OWNER sends the e-mail to the fax number contained in the address entry of the receiving mailbox
0173 - Send e-mail by fax
Forward e-mail
similar to Redirect, you can forward an incoming e-mail to your home address, or to a colleague. In this case, the original remains with you.
0174 - Forward e-mail
Enter your filter criteria and 1 for the "Forward to recipient" function.
0175 - Specify e-mail recipient
Enter the e-mail address of the recipient in the E-mail field, or select a recipient from an address book with F4.
Name - E-mail recipient
E-mail - E-mail address of the recipient
Original sender - Forwarded and redirected emails can optionally contain the name of the original sender, or the sender of the mailbox that forwarded, or redirected the email.
Valid values are:
J The address of the original message is used
N The address of the mailbox from which the forwarding/redirection is done is used
Note: if your system sends the e-mails via an SMTP server that is tLS encryption is mandatory (e.g. Office365), then you need at least version 5.50 with PTF 09 of directmail and it is necessary to adjust the configuration for this function. In this case, please follow the steps described here: Configure TLS encryption when forwarding via Inbox Wizard.
0176 - Forward to recipient pc2@messe.de
Move to folder
Allows you to move an incoming e-mail to a folder.
0177 - Move e-mail
Enter your filter criteria and for "Move to folder" enter 1.
0178 - Select folder
Enter selection 1 in front of the desired folder, with selection 5 you can show or hide the folder structure.
0179 - Move e-mail to folder PC01/Outbox/Archive
Print e-mail text
The header as well as the text part of an incoming e-mail can be printed automatically.
0180 - Print e-mail
Enter your filter criteria and if you select "Print message text" 1.
0181 - Select printer
Output queue
Output queue from which the message text is to be printed.
Library
Library of the output queue.
Stop
The printout can be optionally stopped,
Paper tray
Specifies the paper tray.
Copies
The number of copies can be freely selected.
0182 - Printout of e-mails on PRT01
Reply to e-mail
Incoming e-mails can be answered automatically with directmail. This allows you to send a reply to customers who order by e-mail, indicating that the e-mail has been received and the process is being handled.
0183 - Reply to e-mail automatically
Enter your filter criteria and for "Reply with email" enter 1.
0184 - Enter Mail ID
Mail ID
Each reply is based on a saved email that is stored in some folder. Select the reply e-mail with F4.
0185 - Select e-mail
0186 - Reply to request with e-mail test
Notification by GSM text
If you have installed GSM-Text from TOOLMAKER on your IBM i, you can notify any cell phone owner about the receipt of your e-mails. This way cell phone users get the information that an e-mail has arrived and the subject. Especially for field workers or mobile employees this is invaluable.
0187 - Email notification via SMS
Enter your filter criteria and for "SMS notification mobile" enter 1.
0188 - Enter cell phone number
Enter the cell phone number, or select an entry from the address books by pressing F4. *OWNER sends the e-mail to the SMS no. that is contained in the address entry of the receiving mailbox
0189 - Notification of a cell phone user
Combinations
You can run several functions one after another in the simplified mode by making several selections. The basis of the actions is always the filter function.
0190 - Combination of functions
Expert mode
In the expert mode you are even more flexible in the execution of your functions. You can start actions multiple times, define the sequence of actions and combine "AND" and "OR" conditions.
0191 - Expert mode
Combination of functions in expert mode
Filter functions in expert mode (criteria)
The filter function in the expert mode is essentially the same as the function in the simplified mode, with the difference that an additional exit program function and a further check for "already distributed" are available.
0192 - Exit program
Sequence no.
Enter here the sequence number in which the conditions are to be checked.
AND/OR
With AND/OR you can link conditions with each other.
Mailbox
The 10-character alphanumeric mailbox name with which this e-mail was received.
Account
Filter here the incoming mails by mail account
From
Filter here by sender
To
Filter here by recipient
Subject
Filter here by subject of incoming e-mails
Text
Filter here by strings in the text of the email
Absence
Here you filter the emails depending on the entered absence time:
Valid values are:
J Filter only e-mails received during an entered absence n Filter only e-mails
N Filter only e-mails that were not received during a registered absence during a registered absence.
Empty Do not consider absence
Attachments
Filter the e-mails to attachments dependencies
Valid values are:
J Filter only emails that contain attachments.
N Filter only emails that do not contain attachments.
Empty Do not consider attachments
Exit Program/Library
In addition to other filter functions, the Exit Program filter function allows a user-defined program to be called. This program is executed and must return a return code. Depending on the return code, the filter is considered applicable or not applicable. The following parameters are required:
Priority
Filter the emails by priority here
Valid values are:
H Filter only emails that have priority High
N Filter only emails that have priority Normal.
G Filter only emails that have priority Low.
Empty Do not consider priority
Negative
If you want to filter the emails that do NOT match the criteria, enter "Y" here
Library
Specify the library of the exit program.
Distributed
Filter here the e-mails according to the status of the distribution
Valid values are:
J Filter only emails that have already been distributed
N Filter only emails that have not yet been distributed.
Empty Do not consider distribution status
Phonetic
Filter emails by phonetics here
Valid values are:
Y Filter emails by phonetic search
N Do not filter emails by phonetic search
Adding functions in expert mode
When adding functions in expert mode, you have to enter function type, description and activity indicator, analogous to the simplified mode.
0193 - Add function
Sequence number
Enter here the current sequence number in which the instructions are to be processed.
Function type
Press F4 to display a list of available functions.
0194 - Expert mode functions 1st page
0195 - Expert mode functions 2nd page
Select the desired function with Selection 1.
Description
Here you can enter a description of the function. If you do not enter anything here, the stored description from the available functions is used.
Active
Here you control whether the function should also be executed or the action is temporarily deactivated.
Valid values are:
Y Function is active
N Function is not active.
0196 - Start user program function
Function descriptions
*ABSENT Absence message
0417 - *ABSENT Absence message
-
*ADRADD Create address entry
0417 - *ADRADD Absence message
*ADRRMV Delete address entry
0417 - *ADRRMV Delete address entry
*COPY Copy to folder
0419 - *COPY Copy to folder
*DELETE Delete message
*DETOUR Redirect to recipient
0418 - *DETOUR Redirect to recipient
*DIRARC Archive to DirectArchive
This function offers the possibility to preset an archive as well as indices with fixed values. Unlike Automail, the PE wizard is not able to determine index information, i.e. only constant values can be specified, which could only be preset differently by using different PE filters. Extracting subject, sender etc. and copying them into the archive indexes is done by DirectArchive.
Archive Enter the archive as defined in DirectArchive
Delete MIME file:
Index value Input of valid index values as defined in DirectArchive when defining the archive
0416 - *DIRARC Define DirectArchive export
*EXITPGM Call exit program
The *EXITPGM function allows to call your user program depending on set filter functions for incoming emails. With the *EXITPGM function you pass two constant parameters and further optional parameters to your exit program:
MAIL-ID a 20-character alphanumeric string contains the unique mail ID under which the e-mail is stored in the IFS.
MAILBOX the 10-character alphanumeric mailbox name with which this e-mail was received.
Parameter 3-9 variable definable alphanumeric parameters.
0197 - Specify exit program
You can select the sources of the optional parameters using the available parameters with the F4 key.
0198 - Parameter source selection
You now define the parameters actually passed to your program and their length variably as shown in the following example:
0199 - Parameter definition
Parameter3 is here a string from the subject with length 42 digits. The content of the parameter is extracted from a string specified in parentheses, starts 1 digit after the "(" character and ends one digit before the ")" character. For example, you can pass the parameter with length 42 from the subject "Order with license number (23432-23123-12341)" with the string "23432-23123-12341" to your program.
Parameter4 contains the first ten characters of the subject line
Parameter5 looks for the constant "Subject" in the first text line of the e-mail and passes the 25 characters after it (8 digits after the constant Subject) to the parameter.
With access to the following two files, a programmer can read the subject and the text content of the e-mail.
DMITMHDR Header file of the e-mail incl. subject text
DMITMTXT Text lines of the e-mail
The key for both files is the 20-character MAILID.
Below we have listed two examples of exit programs:
Sample program for exporting e-mail attachments
* ******************************************************************* * Sample Exit Programm Program for exporting E-Mail attachments attachments * * * * (C) 2000 Toolmaker Software Software* ********************************************************************* c *entry plist c parm mailid 20 c parm mailbox 10 c c do 9999 attid 5 0 Cat EXPEMLATT command c eval c *entry plistcparmmailid 20cparmmailbox10 ccdo 9999attid 5 0 Cat EXPEMLATT commandceval clcmd='DIRMAIL/EXPEMLATT MAILID( ' c %trimc%trim(mailid)') ATTID(' c %trim c%trim(%editc(attid:'Z')) + c c') PATH(''/dirmail/file.' c %trim c%trim(%editc(attid:'Z')) + ''') ' + c c'REPLACE(YES)' c Execute EXPEMLATT command c call 'QCMDEXC' 50 c parm clcmd 1000 c parm 1000 cllen 15 5 ce xecute EXPEMLATT commandccall 'QCMDEXC50c parmclcmd 1000cparm 1000 cllen15 5 If error occured, assume, that all attachments have been exported c if *in50 c leave c endif c c enddo Quit program c seton lr
Demoprogramm directmail Ausgabe Mailtext in Quellendatei
Das Programm bekommt die interne Mail-ID als Parameter mit und greift damit auf die Mail Kopfdatei und die Mail Textdatei zu. Die Datensätze werden in eine Quellendatei EMLOUTF in QGPL geschrieben (kann man sich mit SEU ansehen). Eine Ausgabe in die QTEMP ist nicht sinnvoll, da der PE im Batch arbeitet und die Datei dort unerreichbar wäre.
Im Posteingangsassistenten stellen Sie folgendes ein:
FunktionBeschreibung FunktionsparameterAktiv*EXITPGM Demo EXIT Programm CALL(EMLEXIT1) Jaexported cif *in50cleavecendifccenddoq uit programcsetonlr
Demo program directmail output mail text to source file
The program gets the internal mail ID as parameter and uses it to access the mail header file and the mail text file. The records are written to a source file EMLOUTF in QGPL (can be viewed with SEU). An output to QTEMP is not useful, because PE works in batch and the file would be unreachable there.
In the inbox wizard set the following:
FunctionDescription FunctionparameterActive*EXITPGM Demo EXIT Program CALL(EMLEXIT1) Yes
H*********************************************************************
H* *
H* Demoprogramm directmail Ausgabe Mailtext in Quellendatei Demo program directmail Output mail text to source file *
H* erstellt created 30.04.03/HW *
H* *
H* Voraussetzungen fr die AusfhrungsphaseRequirements for the execution phase: *
H* 1. Biblbibl. DIRMAIL muss must exist in *LIBL vorhanden sein *
H* 2. Datei file EMLOUTF in QGPL ist keine Datendatei des Anwendersis not a data file of the user! *
H* *
F*********************************************************************
F* Mail Kopfdatei header file *
Fdmitmhdr if e k disk usropn
F* Mail Textdatei text file *
Fdmitmtxt if e k disk usropn
F* Demo Ausgabedatei fr Mailtext output file for mail text *
Femloutf o f 92 disk usropn
D*********************************************************************
D* Satzdefinition fr Quellendatei (DatenstrukturRecord definition for source file (data structure)
Dsrcrec DS
D srcseq 1 6S 2
D srcdat 7 12S 0
D srcdta 13 92
c*********************************************************************
c* Eingangsparameter von Funktion Input parameters of function *EXITPGM (PE/Posteingangsassistentinbox assistant)
c *entry plist
c parm MailId 20
c parm MailBox 10
c*
c* Demo Zugriff auf Mail Kopfdateiaccess to mail header file
c mailid chain itmhdrf 50
c*
c* Lesen aller Texts„tze der Mail und Ausgabe in DemodateiRead all text records of the mail and output to demo file
c mailid setll itmtxtf
c do *hival
c mailid reade 
itmtxtf 5050
c 50 leave
c movel txdta srcdta
c write emloutf srcrecsrccrec
c enddo
c*
c* Programmendeend of program
c move *on *inlr
c*
c*****************************************************************
c* Programmstartroutineprogram start routine
c*
c *inzsr BEGSR
c*
c* Demodatei delete/create demo file EMLOUTF in QGPL l"schen/erstellen
c eval clcmd c 'CLRPFM FILE(QGPL/EMLOUTF)''
c exsr runcl
c if *in50
c eval clcmd c 'CRTSRCPF FILE(QGPL/EMLOUTF) ' +
c 'RCDLEN(92) MBR(*FILE)''
c exsr runcl
c endif
c*
c eval clcmd c 'OVRDBF FILE(EMLOUTF) ' +
c 'TOFILE(QGPL/EMLOUTF)' c exsr runcl
c exsr runcl
c*
c* Alle Dateien "ffnenOpen all files
c open emloutf
c open dmitmhdr
c open dmitmtxt
c*
c ENDSR
c************************ *****************************************
c* Execute System Command
c*
c RunCl BEGSR
c CALL 'QCMDEXC' 50
c PARM ClCmd 256
c PARM 256 CmdLen 15 5
c*
c ENDSR
c*****************************************************************
*FAX Senden an FaxempfängerSend to fax recipient
0420 - *FAX Senden an FaxempfängerSend to fax recipient
*FORWARD Weiterleiten an EmpfängerForward to recipient
0418 - *FORWARD Weiterleiten an EmpfängerForward to recipient
*MOVE Verschieben nach Ordner Move by folder
0419 - *MOVE Verschieben nach OrdnerMove to folder
*OPEN Email als göffnet markieren
Die Funktion *OPEN ist nur im Expertenmodus verfügbar und markiert eine eingehende E-Mail die den Filterkriterien entspricht als geöffnet.
*PRINT Nachrichtentext druckenMark email as opened
The *OPEN function is only available in expert mode and marks an incoming email that matches the filter criteria as opened.
*PRINT Print message text
0421 - *PRINT Nachrichtentext druckenPrint message text
*REPLY Antworten mit E-MailReply with e-mail
0422 - *REPLY Antworten mit E-MailReply with e-mail
*SMS SMS Benachrichtigung Mobilfunknotification mobile phone
0423 - *SMS SMS benachrichtigung Mobilfunknotification mobile phone
*STOP E-Mail Verteilung beenden
Beendet die E-Mail-Verteilung bei dieser Funktion.
Kombinationen von Funktionene-mail distribution
Stops e-mail distribution for this function.
Combinations of functions
0201 - Kombinationen von Funktionen im Experten-ModusCombinations of functions in expert mode