Inhaltsübersicht

Bei den Recherchen unterscheidet man grundsätzlich zwischen einer Archiv- und einer Sammelrecherche.

Archivrecherche: Es wird nur ein Archiv zur Recherche herangezogen.

Sammelrecherche: Das Anlegen einer Sammelrecherche ist sinnvoll, wenn z.B. zu einer Rechnung alle Belege, die in unterschiedlichen Archiven abgelegt sind, angezeigt werden sollen.

Archivrecherche

Archive (Dokumentarten) sind die logische Ebene auf der zusammengehörige Dokumente gespeichert werden (z.B. Lieferscheine, Rechnungen, Buchungsbelege). Archive sind auch die Ebene auf der eine Suche/Recherche stattfindet. Bei einer Recherche werden nur die Indizes angewendet. Erst bei einem Treffer wird ein Dokument übertragen, deshalb ist eine Archivrecherche sehr schnell.

Beim Verwalten von Archiven sind die Suchindizes das wichtigste (z.B Rechnungsnummer, Auftrag, Kundennummer, Datum ect.), um einen möglichst schnellen Überblick und Zugriff zu den archivierten Dokumenten zu erhalten.

Berechtigungen

Berechtigungen ermöglichen das sehr detaillierte Einstellen von Zugriffsrechten über Archive bis auf Indexebene. Dies wird über die Funktion Berechtigungen in Archiven und Indizes erreicht .

Eine Berechtigungssteuerung existiert über Hierarchien hinweg. Oberste Hierarchie ist das Archiv. Hier wird festgelegt, welcher Benutzer archivieren, lesen, ändern, löschen und mit den zu den Dokumenten dazugehörigen Notizen arbeiten darf.

Archivberechtigung

Gibt es hier eine SQL Einschränkung, so behält diese bei der globalen Recherche ihre Gültigkeit

Logik

Die Logik der Berechtigungen bezieht sich auf OS/400 Benutzerprofil, OS/400 Gruppenprofil, Web-Benutzer über OS/400 Benutzerprofil oder Individuell.

Gruppenrechte

Über Gruppenrechte können Berechtigungen an Benutzer weitergegeben werden. Rechte wirken additiv, d.h. durch Aufnahme des Benutzers in mehrere Gruppen erhöhen sich die Rechte entsprechend der Berechtigungen der Gruppen.

Menüs und Funktionen

Menüs und Funktionen melden bei versuchtem Missbrauch Fehler bzw. werden erst gar nicht angezeigt.

Konfigurierbare Filter

Über konfigurierbare Filter können Berechtigungen auf Dokumentenebene die Sicht auf archivierte Dokumente einschränken. Z.B. User 1 nur Dokumenten von Kunden mit Vertreter 1, User 2 Dokumente aller Kunden. Dabei wird unterschieden zwischen Recht auf vollständige Recherche, Anzeige nur Trefferliste und keine Anzeige ausgeschlossener Dokumente. Die Filter können wiederum über Gruppenrechte einfacher verwaltet werden.

0078 - Archiv Berechtigungen

Die Benutzer werden aus den directweb Benutzern/Gruppen/Klassen ausgewählt.

Archiv Berechtigungen erstellen

Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen eine Archiv Berechtigung zu erstellen bzw. zu ändern ist.

0081 – Archiv Berechtigungen ändern

alle Rechte

Bei Aktivierung bekommt der Benutzer alle Rechte für das Archiv.

Dokument hinzufügen

Bei Aktivierung darf der Benutzer ein Dokument in das Archiv hinzufügen.

Dokument lesen

Bei Aktivierung darf der Benutzer ein Dokument im Archiv lesen.

Dokument ändern

Bei Aktivierung darf der Benutzer ein Dokument im Archiv ändern.

Dokument löschen

Bei Aktivierung darf der Benutzer ein Dokument im Archiv löschen.

Notiz erstellen

Bei Aktivierung darf der Benutzer eine Notiz zu einem Dokument im Archiv erstellen.

Notiz lesen

Bei Aktivierung darf der Benutzer eine Notiz zu einem Dokument im Archiv lesen.

Notiz ändern

Bei Aktivierung darf der Benutzer eine Notiz zu einem Dokument im Archiv ändern.

Notiz löschen

Bei Aktivierung darf der Benutzer eine Notiz zu einem Dokument im Archiv löschen.

Volltextsuche

Bei Aktivierung ist der Benutzer zur Volltextsuche im Archiv berechtigt.

SQL zur Einschränkung der Recherche

Hier kann ein Filter zur Einschränkung der Trefferliste pro Benutzer/Gruppe eingetragen werden. Z.B. Benutzer A kann nur die Recherchen von Benutzer A und Benutzer B sehen oder Rechnungen von Salesrep = 10. Dazu müssen im SQL String die entsprechenden Selektionen eingetragen werden.

Verteilen/Versenden eines archivierten Dokumentes

Bei der Verteilung von Dokumenten können verschieden Arten gewählt werden:

• E-Mail
• Druck
• Fax
• Briefversender

Weiter kann über einen Filter angeben werden, dass Dokumente bei Archivierung an eine bestimmte Adresse gesendet werden, z.B. der Einkaufsleiter erhält eine Kopie aller Bestellungen über 10 TEUR per E-Mail. Dies ist dann in der Filter Formel anzugeben.

Verteilung erstellen

Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen eine Verteilung zu erstellen ist. Mit einer Verteildefinition wird festlegt, wie Dokumente beim Archivierungsvorgang verteilt werden sollen.

Filter Formel - Eingabe einer Filter Formel, die beim Zutreffen dann eine E-Mail an den angegebenen Benutzer sendet.

Aktiviert - Die Filter Formel kann mit dieser Checkbox aktiviert werden.

Art - Auswahl Art der Verteilung: E-Mail, Druck, Fax oder Briefversender.

Senden an directweb Benutzer - Bei Aktivierung erhält der directweb Benutzer ebenfalls eine Kopie der E-Mail.

Benutzer - Hier wird der E-Mail-Empfänger eingetragen bzw. kann aus den directweb-Benutzern ausgewählt werden, an den die E-Mail gesendet werden soll, wenn die Prüfung der Filter Formel zutrifft.

E-Mail-Priorität - Die E-Mail kann mit unterschiedlicher Priorität versendet werden.

Betreff - Hier kann ein Betreff für die E-Mail eingetragen werden.

Text - Hier ist ein beliebiger Text einzugeben, der dann in der E-Mail erscheint.

Definition Fax-Verteilung

Wird als Verteilart Fax gewählt, erscheinen Zusatzparameter für die Faxdefinition:

Faxnummer - Eingabe der Faxnummer wohin die Dokumentarchivierung gefaxt werden soll.

Deckblatt senden - Bei Aktivierung erfolgt der Versand mit Deckblatt. Die Deckblatt Definitionen werden bei der Faxsoftware vorgenommen.

Auflösung - Auswahl der Auflösung für den Faxversand.

Fax anhalten - Bei Aktivierung wird das Fax nicht gleich gesendet. Der Faxversand erfolgt erst, wenn diese Checkbox deaktiviert wird.

Definition Lettershop-Verteilung

Lettershop - Angabe des Lettershop mit dem der Briefversand erfolgen soll. Die Definitionen hierfür werden unter Directweb – Dienste – Briefversand vorgenommen.

Duplexdruck - Bei Aktivierung erfolgt die Verteilung im Duplexformat.

Farbiger Druck - Bei Aktivierung erfolgt die Verteilung als Farbdruck

Anhalten - Bei Aktivierung ist/wird die Verteilung angehalten.

Uhrzeit für den Versand - Eingabe der Uhrzeit für die Verteilung.

Dateiname - Eingabe des Dateinamens der zu verteilenden PDF-Datei.

Definition Druck-Verteilung

Ausgabewarteschlange - Auswahl der Ausgabewarteschlange für den Druck. Es stehen die Ausgabewarteschlangen zur Verfügung, die im System definiert sind.

Treiber - Auswahl des Treibers für den Druck.

Dateiname - Eingabe des Dateinamens für den Druck.

Benutzerdaten - Eingabe der Benutzerdaten, die die Druckdatei beschreiben.

Formular - Eingabe der Formulars für den Druck.

Kopien - Anzahl der Kopien für den Druck.

Datei anhalten - Bei Aktivierung wird die Druckdatei angehalten.

Datei sichern - Bei Aktivierung wird die Druckdatei nach dem Druck gesichert..

E-Mail-Verteilung Reset Hits

Grundsätzlich wird jede verteilte E-Mail an den entsprechenden Benutzer mit einem Zähler (Spalte Dateien in den E-Mail-Verteilung Definitionen) dokumentiert. Dieser Zähler kann mit dieser Auswahl wieder auf 0 zurückgesetzt werden.

E-Mail-Verteilung Hits

E-Mail-Verteilung Reset Hits auf 0

Archivrecherche

Im Archiv kann nach den unterschiedlichsten Kriterien, die durch die Indizes festgelegt wurden, recherchiert werden. Bei einer Archivrecherche erfolgt ein Hinweis, welcher Datenträger zu laden ist.

Hinweis: Erfolgt ein Eintrag im allgemeinen Suchfenster (normaler Filter) und die Recherche bringt kein Ergebnis, so ist in der Archivdefinition im Reiter Suche die Suche im normalen Filter nicht aktiviert!

Archiv Recherche Kontextmenü

Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (Recherche) geöffnet werden.

Archiv Recherche anzeigen

Für die Anzeige einer Archiv-Recherche wird der Acrobat Reader verwendet.

Querformat - Für Dokumente im Querformat wird die Fenstergröße bei der Anzeige angepasst.

Zwei Arten des Öffnens eines Dokumentes

1. Falls Anzeige per Kontextmenü ausgewählt wird öffnet sich das Dokument in einem eigenen Browser-Fenster
2. Bei Doppelclick und Click auf Link des Dokuments wird das Dokument im Wopixfenster angezeigt und man kann zwischen den Dokumenten blättern

Archiv Recherche Multi Doc Anzeige

Es ist möglich mehrere Dokumente in einem Archiv zu markieren und dann über rechte Maustaste „Anzeigen" als ein Dokument angezeigt zu werden. Dabei werden alle gewählten Dokumente zu einem PDF Dokument zusammengefügt.

Multidoc-Anzeige

Archiv Recherche Speichern untern

Aus der Trefferliste einer Archiv-Recherche kann ein Dokument über das Kontextmenü gespeichert werden, falls die benötige Berechtigung vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, ist der Menüpunkt nicht sichtbar.

Hinweis: Es können mehrere Dokumente ausgewählt werden. Es wird dann automatisch eine zip-Datei erstellt, die die ausgewählten Dokumente enthält.

Automatisch erstellte zip-Datei

Archiv Recherche Notizen

Zu jeder Archivrecherche können eine oder mehrere Notizen hinzugefügt werden. Diese können jederzeit mit entsprechender Berechtigung angezeigt, bearbeitet bzw. gelöscht werden.

Archiv Recherche Notiz hinzufügen

Um Kommentare oder Hinweise an Dokumente anzufügen gibt es die Funktion Archiv Recherche Notizen. Notizen werden mit Verfasser, Datum und Uhrzeit angefügt. Mehrere Notizen können an ein Dokument angefügt werden. Bei PDF-Dokumenten werden diese als „Note" im PDF-Dokument angezeigt, bei anderen Dokumenttypen werden Notizen als „Anhang" angehängt.

Archiv Recherche Per E-Mail versenden

Von der Trefferliste aus können Dokumente manuell per E-Mail versendet werden.

Voraussetzungen:

• der E-Mail Dienst ist gestartet
• im Web-Benutzer ist die E-Mail Adresse eingetragen

E-Mail-Dienst: Dieser wird automatisch mit dem directweb Server mitgestartet und läuft unter dem Subsystem QINTER. Ist dies nicht der Fall, so erscheint eine Hinweismeldung:

Web-Benutzer: Ist beim Web-Benutzer im Reiter Allgemein keine E-Mail-Adresse eingetragen, ist kein E-Mail-Versand möglich und es erscheint folgender Hinweis:

Hinweis zum Versenden von Dokumenten per E-Mail: Geänderte Dokumente können nicht versendet werden.

Absender - Als Absender wird standardmäßig der Web-Benutzer eingetragen.

Absender E-Mail Adresse - E-Mail-Adresse des Absenders.

Blindkopie schicken (Bcc) - Bei Aktivierung wird eine Kopie der E-Mail auch an den Absender gesendet.

Dateiname - Name des Archivdokumentes aus dem Scanvorgang. Angezeigt wird ebenfalls die Größe des Archivdokumentes .

Senden an directweb Benutzer - Bei Aktivierung werden alle directweb Benutzer, die eine E-Mail-Adresse bei der Definition eingetragen haben, zur Auswahl angeboten. Als Empfänger kann auch eine Rolle ausgewählt werden. Wird eine Email an eine Rolle gesendet, erhalten nur die/der Benutzer die Email, der/die gerade die Rolle besitzt.

Weiterhin können E-Mails auch an externe Benutzer verschickt werden. Dann ist die Angabe von Empfänger Name (optional) und Empfänger E-Mail-Adresse erforderlich.

Empfänger Name - Eingabe des Empfänger Namens, an die das Dokument gesendet werden soll.

Empfänger E-Mail-Adresse - Eingabe der Empfänger E-Mail-Adresse, an die das Dokument gesendet werden soll.

Hinweis: Grundsätzlich können E-Mails an directweb Gruppen oder Benutzer versendet werden. Dazu muss die E-Mail-Adresse im directweb Profil angegeben sein.

Betreff - Eingabe eines Betreffs der E-Mail.

E-Mail Priorität - Es kann zwischen folgenden E-Mail-Prioritäten gewählt werden: normal, hoch und niedrig.

Text - Eingabe eines E-Mail Textes.

Archiv Recherche Als Fax versenden

Von der Trefferliste aus können Dokumente per Fax versendet werden. Damit können archivierte Dokumente vom Typ PDF, TXT, E-Mails, JPG, GIF und TIF als Fax versendet werden. Dazu muss directfax installiert sein, ansonsten wird diese Option nicht angeboten.

Hinweis: Soll das Deckblatt o.ä. (Logos/Schriften) schöner gestaltet werden, so kann das mit Automail erfolgen. Das Programm erzeugt eine Druckausgabe in DIRFAXPRT.

Absender - Der Absender wird automatisch vom angemeldeten Web-Benutzer übernommen

Dateiname - Ausgabe des Dokumentes, das per Fax versendet werden soll.

Per E-Mail versenden - Bei Aktivierung kann das Dokument auch per E-Mail versendet werden.

Fax Rufnummer - Eingabe der Fax Rufnummer an die das Dokument gefaxt werden soll.

Auflösung - Hier kann die Auflösung für das Fax ausgewählt werden.

• Grob Grobe Auflösung (für normale Schriften 10+12CPI), Standardeinstellung
• Fein Feine Auflösung (für kleine Schriften, verbessert die Lesbarkeit und erzeugt schönere Logos)

Betreff - Eingabe eines Betrefftextes.

Text - Eingabe eines weiteren Textes für das zu erstellende Fax. Dieser wird vor dem Archivdokument ausgegeben.

Protokollierung Faxversand - Unter Zugriffe wird jeder Faxversand protokolliert.

Archiv Recherche Eigenschaften - Die Dateieigenschaften einer Archiv Recherche mit all ihren Merkmalen können angezeigt werden.

Jeder Archiv Recherche hat folgende Dateieigenschaften:

• Dokument ID: Jede Archivrecherche bekommt eine eindeutige Dokument ID. Diese wird vom System bei der Archivierung automatisch vergeben. Über die Dokument ID kann native auf der IBM i auf Dokumente im Archiv zugegriffen werden.
• Dateiname: Jede Archivrecherche bekommt einen eindeutigen Dateinamen.
• Dateityp: Jede Archivrecherche hat einen eindeutigen Dateityp. Mit Klick auf das Icon wird das Dokument angezeigt.
• Dateigröße: Ausgabe der Dateigröße der Recherche.
• Dateidatum: Erstellungsdatum der zu archivierenden Datei.
• Archiviert am: Archivierungsdatum der archivierten Datei.
• Geändert am: Wurden Änderungen an der archivierten Datei vorgenommen (z.B. Notiz hinzugefügt), so wird ein Änderungsdatum eingetragen.
• Aufgerufen am: Aufrufdatum einer archivierten Datei.
• Version: Versionszähler einer archivierten Datei. Die Versionsnummer erhöht sich um 1, wenn ein gleichnamiges Dokument ein weiteres Mal archiviert wird. Eine Versionsnummer 1 sagt aus, dass das Dokument bis jetzt nur ein Mal archiviert wurde.
• Aufrufzähler: Bei allen archivierten Dateien wird ein Aufrufzähler hinterlegt. Jeder Zugriff auf ein archiviertes Dokument wird protokolliert.
• Notizen: Zu jedem Dokument kann eine Notiz hinterlegt werden. Sind Notizen vorhanden, so wird dies hier angegeben. Mit Klick auf das Icon wird die Notiz angezeigt.
• Weitere Dokumente: Gibt es zu einem archivierten Dokument weitere dazugehörige Dokumente, so wird das hier angegeben. Mit Klick auf das Icon wird das Subdokument angezeigt.
• Digitale Signatur: Entsprechende Ausgabe der Information, ob das Dokument beim Archivierungsvorgang signiert wurde oder nicht.
• Anzahl Verknüpfungen: Ausgabe der Suchindizes.
• Einheit: Ausgabe der Einheit auf dem die Recherche abgelegt ist.
• Volume: Ausgabe des Volume auf der die Recherche abgelegt ist.
• Speicherpfad: Ausgabe des kompletten Speicherpfades auf dem die Recherche abgelegt ist.

Archiv Recherche Subdokumente

Ein Archiv kann so angelegt werden, dass ältere Versionen von archivierten Dokumenten als Subdokumente gespeichert werden. Sind zu einem Dokument Subdokument(e) vorhanden, so ist dies am Icon

0218 – Subdokumente

zu erkennen.

Archiv Recherche Subdokumente

Vorhandene Subdokumente zu einem archivierten Dokument:

Bei den Subdokumenten ist zu unterscheiden, ob es sich um ein Subdokument generiert aus einem archivierten Dokument oder um ein vom System generiertes Subdokument (Textdateien für Volltext, Thumbnails, etc) handelt.

Um die Anzeige der systemgenerierten Subdokumente zu unterdrücken wird im erweiterten Filter gesteuert.

Mit Klick auf das Icon wird der erweiterte Filter angezeigt.

Versteckte Dateien anzeigen

Bei Aktivierung werden alle Subdokumente zum archivierten Dokument angezeigt, die älteren Versionen und die vom System automatisch generierten Dokumente.

Subdokumente – Anzeige Erweiterter Filter – Parameter aktiviert

Archiv Recherche Subdokument hinzufügen

Einem Archivdokument können mehrere Subdokumente hinzugefügt werden.

Archiv Recherche Subdokumente Kontextmenü

Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (Subdokumente) geöffnet werden.

Archiv Recherche Eigenschaften

In den Eigenschaften sind alle Einstellungen eines Archivdokumentes sichtbar.

Archive Recherche Eigenschaften Allgemein

Archive Recherche Eigenschaften Indexwerte

Archiv Recherche Zugriffe

Alle Zugriffe auf ein Archiv werden protokolliert mit Zugriffsdatum, -uhrzeit, Benutzer, IP Adresse. In der Spalte Art ist die Zugriffsart protokolliert. Mögliche Zugriffsarten sind:

• Dokument archiviert
• Dokument aufgerufen
• Dokument signiert
• Notiz erstellt
• Subdokument hinzugefügt
• Signatur geprüft
• Indexwerte geändert

Archiv Recherche Zugriffe

Hinweis zu „Indexwerte geändert": Wird bei einem archivierten Dokument der Indexwert geändert, so wird dieses in den Dokumentzugriffen protokolliert. Pro Änderung erfolgt ein Protokolleintrag. Die Darstellung erfolgt so: INDEX: vonWert -> nachWert

Archiv Recherche Signatur prüfen

Alle Signaturinformationen eines Archivdokumentes können detailliert angezeigt werden.

0235 – Archiv Recherche Signatur prüfen

Signaturdatei - Anzeige der Signaturdatei, mit der das Archivdokument signiert wurde.

Vertrauenswürdige Zertifikate - Anzahl der importierten Zertifikaten für die Verwendung von directarchiv.

Datum der Signatur - Dieses Datum zeigt an, wann das Dokument signiert wurde.

Unterzeichner - Anzeige des Namens, für den die Signatur gültig ist.

Signatur prüfen - Es sind hier zwei unterschiedliche Ergebnisse möglich:

• Dokument wurde nicht geändert (unchanged)
• Dokument wurde geändert (changed)

Vertrauenswürdigkeit des Unterzeichners - Es sind folgende Einträge möglich:

• Der Unterzeichner ist vertrauenswürdig (trusted)
• Der Unterzeichner ist nicht vertrauenswürdig (not trusted)

Sobald ein Dokument geändert wurde, erscheint kein Eintrag mehr in diesem Feld bzw. es wird nicht mehr angezeigt.

Archivübergreifende Ablage

Für Dokumente, die archivübergreifend abgelegt sind, gibt es die Möglichkeit, eine Suche über mehrere Archive zu ermöglichen.