Inhaltsübersicht
Bei den Recherchen unterscheidet man grundsätzlich zwischen einer Archiv- und einer Sammelrecherche.
Archivrecherche: Es wird nur ein Archiv zur Recherche herangezogen.
Sammelrecherche: Das Anlegen einer Sammelrecherche ist sinnvoll, wenn z.B. zu einer Rechnung alle Belege, die in unterschiedlichen Archiven abgelegt sind, angezeigt werden sollen.
Archivrecherche
Archive (Dokumentarten) sind die logische Ebene auf der zusammengehörige Dokumente gespeichert werden (z.B. Lieferscheine, Rechnungen, Buchungsbelege). Archive sind auch die Ebene auf der eine Suche/Recherche stattfindet. Bei einer Recherche werden nur die Indizes angewendet. Erst bei einem Treffer wird ein Dokument übertragen, deshalb ist eine Archivrecherche sehr schnell.
Beim Verwalten von Archiven sind die Suchindizes das wichtigste (z.B Rechnungsnummer, Auftrag, Kundennummer, Datum ect.), um einen möglichst schnellen Überblick und Zugriff zu den archivierten Dokumenten zu erhalten.
Berechtigungen
Berechtigungen ermöglichen das sehr detaillierte Einstellen von Zugriffsrechten über Archive bis auf Indexebene. Dies wird über die Funktion Berechtigungen in Archiven und Indizes erreicht .
Eine Berechtigungssteuerung existiert über Hierarchien hinweg. Oberste Hierarchie ist das Archiv. Hier wird festgelegt, welcher Benutzer archivieren, lesen, ändern, löschen und mit den zu den Dokumenten dazugehörigen Notizen arbeiten darf.
Archivberechtigung
Gibt es hier eine SQL Einschränkung, so behält diese bei der globalen Recherche ihre Gültigkeit
Logik
Die Logik der Berechtigungen bezieht sich auf OS/400 Benutzerprofil, OS/400 Gruppenprofil, Web-Benutzer über OS/400 Benutzerprofil oder Individuell.
Gruppenrechte
Über Gruppenrechte können Berechtigungen an Benutzer weitergegeben werden. Rechte wirken additiv, d.h. durch Aufnahme des Benutzers in mehrere Gruppen erhöhen sich die Rechte entsprechend der Berechtigungen der Gruppen.
Menüs und Funktionen
Menüs und Funktionen melden bei versuchtem Missbrauch Fehler bzw. werden erst gar nicht angezeigt.
Konfigurierbare Filter
Über konfigurierbare Filter können Berechtigungen auf Dokumentenebene die Sicht auf archivierte Dokumente einschränken. Z.B. User 1 nur Dokumenten von Kunden mit Vertreter 1, User 2 Dokumente aller Kunden. Dabei wird unterschieden zwischen Recht auf vollständige Recherche, Anzeige nur Trefferliste und keine Anzeige ausgeschlossener Dokumente. Die Filter können wiederum über Gruppenrechte einfacher verwaltet werden.
0078 - Archiv Berechtigungen
Die Benutzer werden aus den directweb Benutzern/Gruppen/Klassen ausgewählt.
Archiv Berechtigungen erstellen
Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen eine Archiv Berechtigung zu erstellen bzw. zu ändern ist.
0081 – Archiv Berechtigungen ändern
alle Rechte
Bei Aktivierung bekommt der Benutzer alle Rechte für das Archiv.
Dokument hinzufügen
Bei Aktivierung darf der Benutzer ein Dokument in das Archiv hinzufügen.
Dokument lesen
Bei Aktivierung darf der Benutzer ein Dokument im Archiv lesen.
Dokument ändern
Bei Aktivierung darf der Benutzer ein Dokument im Archiv ändern.
Dokument löschen
Bei Aktivierung darf der Benutzer ein Dokument im Archiv löschen.
Notiz erstellen
Bei Aktivierung darf der Benutzer eine Notiz zu einem Dokument im Archiv erstellen.
Notiz lesen
Bei Aktivierung darf der Benutzer eine Notiz zu einem Dokument im Archiv lesen.
Notiz ändern
Bei Aktivierung darf der Benutzer eine Notiz zu einem Dokument im Archiv ändern.
Notiz löschen
Bei Aktivierung darf der Benutzer eine Notiz zu einem Dokument im Archiv löschen.
Volltextsuche
Bei Aktivierung ist der Benutzer zur Volltextsuche im Archiv berechtigt.
SQL zur Einschränkung der Recherche
Hier kann ein Filter zur Einschränkung der Trefferliste pro Benutzer/Gruppe eingetragen werden. Z.B. Benutzer A kann nur die Recherchen von Benutzer A und Benutzer B sehen oder Rechnungen von Salesrep = 10. Dazu müssen im SQL String die entsprechenden Selektionen eingetragen werden.
Verteilung
Bei der Verteilung von Dokumenten können verschieden Arten gewählt werden:
- Druck
- Fax
- Briefversender
Weiter kann über einen Filter angeben werden, dass Dokumente bei Archivierung an eine bestimmte Adresse gesendet werden, z.B. der Einkaufsleiter erhält eine Kopie aller Bestellungen über 10 TEUR per E-Mail. Dies ist dann in der Filter Formel anzugeben.
0086 – Verteilung
Verteilung erstellen
Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen eine Verteilung zu erstellen ist. Mit einer Verteildefinition wird festlegt, wie Dokumente beim Archivierungsvorgang verteilt werden sollen.
0079 - E-Mail-Verteilung auf Archivebene
Filter Formel
Eingabe einer Filter Formel, die beim Zutreffen dann eine E-Mail an den angegebenen Benutzer sendet.
Aktiviert
Die Filter Formel kann mit dieser Checkbox aktiviert werden.
Art
Auswahl Art der Verteilung: E-Mail, Druck, Fax oder Briefversender.
Senden an directweb Benutzer
Bei Aktivierung erhält der directweb Benutzer ebenfalls eine Kopie der E-Mail.
Benutzer
Hier wird der E-Mail-Empfänger eingetragen bzw. kann aus den directweb-Benutzern ausgewählt werden, an den die E-Mail gesendet werden soll, wenn die Prüfung der Filter Formel zutrifft.
E-Mail-Priorität
Die E-Mail kann mit unterschiedlicher Priorität versendet werden.
Betreff
Hier kann ein Betreff für die E-Mail eingetragen werden.
Text
Hier ist ein beliebiger Text einzugeben, der dann in der E-Mail erscheint.
Definition Fax-Verteilung
0557 – Verteilung – Fax-Definition
Wird als Verteilart Fax gewählt, erscheinen Zusatzparameter für die Faxdefinition:
Faxnummer
Eingabe der Faxnummer wohin die Dokumentarchivierung gefaxt werden soll.
Deckblatt senden
Bei Aktivierung erfolgt der Versand mit Deckblatt. Die Deckblatt Definitionen werden bei der Faxsoftware vorgenommen.
Auflösung
Auswahl der Auflösung für den Faxversand.
Fax anhalten
Bei Aktivierung wird das Fax nicht gleich gesendet. Der Faxversand erfolgt erst, wenn diese Checkbox deaktiviert wird.
Definition Lettershop-Verteilung
0566 - Verteilung – Lettershop
Lettershop
Angabe des Lettershop mit dem der Briefversand erfolgen soll. Die Definitionen hierfür werden unter Directweb – Dienste – Briefversand vorgenommen.
Duplexdruck
Bei Aktivierung erfolgt die Verteilung im Duplexformat.
Farbiger Druck
Bei Aktivierung erfolgt die Verteilung als Farbdruck
Anhalten
Bei Aktivierung ist/wird die Verteilung angehalten.
Uhrzeit für den Versand
Eingabe der Uhrzeit für die Verteilung.
Dateiname
Eingabe des Dateinamens der zu verteilenden PDF-Datei.
Definition Druck-Verteilung
0567 - Verteilung – Druck
Ausgabewarteschlange
Auswahl der Ausgabewarteschlange für den Druck. Es stehen die Ausgabewarteschlangen zur Verfügung, die im System definiert sind.
Treiber
Auswahl des Treibers für den Druck.
Dateiname
Eingabe des Dateinamens für den Druck.
Benutzerdaten
Eingabe der Benutzerdaten, die die Druckdatei beschreiben.
Formular
Eingabe der Formulars für den Druck.
Kopien
Anzahl der Kopien für den Druck.
Datei anhalten
Bei Aktivierung wird die Druckdatei angehalten.
Datei sichern
Bei Aktivierung wird die Druckdatei nach dem Druck gesichert..
E-Mail-Verteilung Reset Hits
Grundsätzlich wird jede verteilte E-Mail an den entsprechenden Benutzer mit einem Zähler (Spalte Dateien in den E-Mail-Verteilung Definitionen) dokumentiert. Dieser Zähler kann mit dieser Auswahl wieder auf 0 zurückgesetzt werden.
0298 – E-Mail-Verteilung Reset Hits
0299 – E-Mail-Verteilung Hits
0300 – E-Mail-Verteilung Reset Hits auf 0
Archivrecherche
Im Archiv kann nach den unterschiedlichsten Kriterien, die durch die Indizes festgelegt wurden, recherchiert werden. Bei einer Archivrecherche erfolgt ein Hinweis, welcher Datenträger zu laden ist.
Hinweis: Erfolgt ein Eintrag im allgemeinen Suchfenster (normaler Filter) und die Recherche bringt kein Ergebnis, so ist in der Archivdefinition im Reiter Suche die Suche im normalen Filter nicht aktiviert!
0085 – Archiv Recherche
Archiv Recherche Kontextmenü
Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (Recherche) geöffnet werden.
0033 – Archiv Recherche Kontextmenü
Archiv Recherche anzeigen
Für die Anzeige einer Archiv-Recherche wird der Acrobat Reader verwendet.
0119 - Archiv Recherche anzeigen
Querformat
Für Dokumente im Querformat wird die Fenstergröße bei der Anzeige angepasst.
Archiv Recherche Multi Doc Anzeige
Es ist möglich mehrere Dokumente in einem Archiv zu markieren und dann über rechte Maustaste „Anzeigen" als ein Dokument angezeigt zu werden. Dabei werden alle gewählten Dokumente zu einem PDF Dokument zusammengefügt.
0487- Archiv Recherche Multi Doc Anzeige Auswahl
0488 – Archiv Recherche Multi Doc Anzeige
Archiv Recherche Speichern untern
Aus der Trefferliste einer Archiv-Recherche kann ein Dokument über das Kontextmenü gespeichert werden, falls die benötige Berechtigung vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, ist der Menüpunkt nicht sichtbar.
0540 – Archiv Recherche - Kontextmenü - Speichern unter
0539 – Archiv Recherche Speichern unter
Hinweis: Es können mehrere Dokumente ausgewählt werden. Es wird dann automatisch eine zip-Datei erstellt, die die ausgewählten Dokumente enthält.
0005 – Mehrfachselektion – Speichern unter
0109 – Automatisch erstellte zip-Datei
Archiv Recherche Notizen
Zu jeder Archivrecherche können eine oder mehrere Notizen hinzugefügt werden. Diese können jederzeit mit entsprechender Berechtigung angezeigt, bearbeitet bzw. gelöscht werden.
0121 - Archiv Recherche Notizen
Archiv Recherche Notiz hinzufügen
Um Kommentare oder Hinweise an Dokumente anzufügen gibt es die Funktion Archiv Recherche Notizen. Notizen werden mit Verfasser, Datum und Uhrzeit angefügt. Mehrere Notizen können an ein Dokument angefügt werden. Bei PDF-Dokumenten werden diese als „Note" im PDF-Dokument angezeigt, bei anderen Dokumenttypen werden Notizen als „Anhang" angehängt.
0122 - Archiv Recherche Notiz hinzufügen
Archiv Recherche Per E-Mail versenden
Von der Trefferliste aus können Dokumente manuell per E-Mail versendet werden.
Voraussetzungen:
- der E-Mail Dienst ist gestartet
- im Web-Benutzer ist die E-Mail Adresse eingetragen
E-Mail-Dienst: Dieser wird automatisch mit dem directweb Server mitgestartet und läuft unter dem Subsystem QINTER. Ist dies nicht der Fall, so erscheint eine Hinweismeldung:
0110 – Hinweismeldung E-Mail Dienst nicht gestartet
0111 – Gestarteter E-Mail Dienst
Web-Benutzer: Ist beim Web-Benutzer im Reiter Allgemein keine E-Mail-Adresse eingetragen, ist kein E-Mail-Versand möglich und es erscheint folgender Hinweis:
0542 – Web-Benutzer – Reiter Allgemein – E-Mail-Adresse
Hinweis zum Versenden von Dokumenten per E-Mail: Geänderte Dokumente können nicht versendet werden.
0118 - Archiv Recherche Per E-Mail versenden
Absender
Als Absender wird standardmäßig der Web-Benutzer eingetragen.
Absender E-Mail Adresse
E-Mail-Adresse des Absenders.
Blindkopie schicken (Bcc)
Bei Aktivierung wird eine Kopie der E-Mail auch an den Absender gesendet.
Dateiname
Name des Archivdokumentes aus dem Scanvorgang. Angezeigt wird ebenfalls die Größe des Archivdokumentes .
Senden an directweb Benutzer
Bei Aktivierung werden alle directweb Benutzer, die eine E-Mail-Adresse bei der Definition eingetragen haben, zur Auswahl angeboten. Als Empfänger kann auch eine Rolle ausgewählt werden. Wird eine Email an eine Rolle gesendet, erhalten nur die/der Benutzer die Email, der/die gerade die Rolle besitzt.
0120 – directweb Benutzer
Weiterhin können E-Mails auch an externe Benutzer verschickt werden. Dann ist die Angabe von Empfänger Name (optional) und Empfänger E-Mail-Adresse erforderlich.
Empfänger Name
Eingabe des Empfänger Namens, an die das Dokument gesendet werden soll.
Empfänger E-Mail-Adresse
Eingabe der Empfänger E-Mail-Adresse, an die das Dokument gesendet werden soll.
Hinweis: Grundsätzlich können E-Mails an directweb Gruppen oder Benutzer versendet werden. Dazu muss die E-Mail-Adresse im directweb Profil angegeben sein.
Betreff
Eingabe eines Betreffs der E-Mail.
E-Mail Priorität
Es kann zwischen folgenden E-Mail-Prioritäten gewählt werden: normal, hoch und niedrig.
Text
Eingabe eines E-Mail Textes.
Archiv Recherche Als Fax versenden
Von der Trefferliste aus können Dokumente per Fax versendet werden. Damit können archivierte Dokumente vom Typ PDF, TXT, E-Mails, JPG, GIF und TIF als Fax versendet werden. Dazu muss directfax installiert sein, ansonsten wird diese Option nicht angeboten.
Hinweis: Soll das Deckblatt o.ä. (Logos/Schriften) schöner gestaltet werden, so kann das mit Automail erfolgen. Das Programm erzeugt eine Druckausgabe in DIRFAXPRT.
0324 – Archiv Recherche Als Fax versenden
Absender
Der Absender wird automatisch vom angemeldeten Web-Benutzer übernommen
Dateiname
Ausgabe des Dokumentes, das per Fax versendet werden soll.
Per E-Mail versenden
Bei Aktivierung kann das Dokument auch per E-Mail versendet werden.
Fax Rufnummer
Eingabe der Fax Rufnummer an die das Dokument gefaxt werden soll.
Auflösung
Hier kann die Auflösung für das Fax ausgewählt werden.
Grob Grobe Auflösung (für normale Schriften 10+12CPI), Standardeinstellung
Fein Feine Auflösung (für kleine Schriften, verbessert die Lesbarkeit und erzeugt schönere Logos)
Betreff
Eingabe eines Betrefftextes.
Text
Eingabe eines weiteren Textes für das zu erstellende Fax. Dieser wird vor dem Archivdokument ausgegeben.
0325 – Archiv Recherche Als Fax versenden Meldung
Protokollierung Faxversand
Unter Zugriffe wird jeder Faxversand protokolliert.
0327– Archiv Recherche Als Fax versenden Protokoll
Archiv Recherche Eigenschaften
Die Dateieigenschaften einer Archiv Recherche mit all ihren Merkmalen können angezeigt werden.
0124 - Archiv Recherche Eigenschaften
Jeder Archiv Recherche hat folgende Dateieigenschaften:
Dokument ID
Jede Archivrecherche bekommt eine eindeutige Dokument ID. Diese wird vom System bei der Archivierung automatisch vergeben. Über die Dokument ID kann native auf der IBM i auf Dokumente im Archiv zugegriffen werden.
Dateiname
Jede Archivrecherche bekommt einen eindeutigen Dateinamen.
Dateityp
Jede Archivrecherche hat einen eindeutigen Dateityp. Mit Klick auf das Icon wird das Dokument angezeigt.
Dateigröße
Ausgabe der Dateigröße der Recherche.
Dateidatum
Erstellungsdatum der zu archivierenden Datei.
Archiviert am
Archivierungsdatum der archivierten Datei.
Geändert am
Wurden Änderungen an der archivierten Datei vorgenommen (z.B. Notiz hinzugefügt), so wird ein Änderungsdatum eingetragen.
Aufgerufen am
Aufrufdatum einer archivierten Datei.
Version
Versionszähler einer archivierten Datei. Die Versionsnummer erhöht sich um 1, wenn ein gleichnamiges Dokument ein weiteres Mal archiviert wird. Eine Versionsnummer 1 sagt aus, dass das Dokument bis jetzt nur ein Mal archiviert wurde.
Aufrufzähler
Bei allen archivierten Dateien wird ein Aufrufzähler hinterlegt. Jeder Zugriff auf ein archiviertes Dokument wird protokolliert.
Notizen
Zu jedem Dokument kann eine Notiz hinterlegt werden. Sind Notizen vorhanden, so wird dies hier angegeben. Mit Klick auf das Icon wird die Notiz angezeigt.
Weitere Dokumente
Gibt es zu einem archivierten Dokument weitere dazugehörige Dokumente, so wird das hier angegeben. Mit Klick auf das Icon wird das Subdokument angezeigt.
Digitale Signatur
Entsprechende Ausgabe der Information, ob das Dokument beim Archivierungsvorgang signiert wurde oder nicht.
Anzahl Verknüpfungen
Ausgabe der Suchindizes.
Einheit
Ausgabe der Einheit auf dem die Recherche abgelegt ist.
Volume
Ausgabe des Volume auf der die Recherche abgelegt ist.
Speicherpfad
Ausgabe des kompletten Speicherpfades auf dem die Recherche abgelegt ist.
Archiv Recherche Subdokumente
Ein Archiv kann so angelegt werden, dass ältere Versionen von archivierten Dokumenten als Subdokumente gespeichert werden. Sind zu einem Dokument Subdokument(e) vorhanden, so ist dies am Icon
0218 – Subdokumente
zu erkennen.
0216 – Archiv Recherche Subdokumente
Vorhandene Subdokumente zu einem archivierten Dokument:
0217 - Archiv Recherche Subdokumente
Bei den Subdokumenten ist zu unterscheiden, ob es sich um ein Subdokument generiert aus einem archivierten Dokument oder um ein vom System generiertes Subdokument (Textdateien für Volltext, Thumbnails, etc) handelt.
Um die Anzeige der systemgenerierten Subdokumente zu unterdrücken wird im erweiterten Filter gesteuert.
0526 – Subdokumente - Erweiterter Filter
Mit Klick auf das Icon wird der erweiterte Filter angezeigt.
0525 - Subdokumente – Anzeige Erweiterter Filter
Versteckte Dateien anzeigen
Bei Aktivierung werden alle Subdokumente zum archivierten Dokument angezeigt, die älteren Versionen und die vom System automatisch generierten Dokumente.
0507 - Subdokumente – Anzeige Erweiterter Filter – Parameter aktiviert
Archiv Recherche Subdokument hinzufügen
Einem Archivdokument können mehrere Subdokumente hinzugefügt werden.
0220 - Archiv Recherche Subdokument hinzufügen
Archiv Recherche Subdokumente Kontextmenü
Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (Subdokumente) geöffnet werden.
0219 – Archiv Recherche Subdokumente Kontextmenü
Archiv Recherche Eigenschaften
In den Eigenschaften sind alle Einstellungen eines Archivdokumentes sichtbar.
0226 – Archive Recherche Eigenschaften Allgemein
0766 – Archive Recherche Eigenschaften Indexwerte
Archiv Recherche Zugriffe
Alle Zugriffe auf ein Archiv werden protokolliert mit Zugriffsdatum, -uhrzeit, Benutzer, IP Adresse. In der Spalte Art ist die Zugriffsart protokolliert. Mögliche Zugriffsarten sind:
- Dokument archiviert
- Dokument aufgerufen
- Dokument signiert
- Notiz erstellt
- Subdokument hinzugefügt
- Signatur geprüft
- Indexwerte geändert
0125 - Archiv Recherche Zugriffe
Hinweis zu „Indexwerte geändert"
Wird bei einem archivierten Dokument der Indexwert geändert, so wird dieses in den Dokumentzugriffen protokolliert. Pro Änderung erfolgt ein Protokolleintrag. Die Darstellung erfolgt so: INDEX: vonWert -> nachWert
0554 - Indexwerte geändert
Archiv Recherche Signatur prüfen
Alle Signaturinformationen eines Archivdokumentes können detailliert angezeigt werden.
0235 – Archiv Recherche Signatur prüfen
Signaturdatei
Anzeige der Signaturdatei, mit der das Archivdokument signiert wurde.
Vertrauenswürdige Zertifikate
Anzahl der importierten Zertifikaten für die Verwendung von directarchiv.
Datum der Signatur
Dieses Datum zeigt an, wann das Dokument signiert wurde.
Unterzeichner
Anzeige des Namens, für den die Signatur gültig ist.
Signatur prüfen
Es sind hier zwei unterschiedliche Ergebnisse möglich:
- Dokument wurde nicht geändert (unchanged)
- Dokument wurde geändert (changed)
Vertrauenswürdigkeit des Unterzeichners
Es sind folgende Einträge möglich:
- Der Unterzeichner ist vertrauenswürdig (trusted)
- Der Unterzeichner ist nicht vertrauenswürdig (not trusted)
Sobald ein Dokument geändert wurde, erscheint kein Eintrag mehr in diesem Feld bzw. es wird nicht mehr angezeigt.
Archivübergreifende Ablage
Für Dokumente, die archivübergreifend abgelegt sind, gibt es die Möglichkeit, eine Suche über mehrere Archive zu ermöglichen.