Toolmaker Produkt-Dokumentation

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Inhaltsübersicht

Der Barcode-Monitor ist ein PC-Programm. Es überwacht Verzeichnisse mit .jpg. .tif, .doc(x), .xls(s) oder .pdf Dateien die vom Scanarbeitsplatz (via Scan-to-FTP) eingelesen wurden und bereitet diese durch Erkennung der Barcodeaufkleber für den Import in directarchiv vor.

Nach Verarbeitung wird jede Datei mit gleichnamiger .CSV-Datei in ein konfiguriertes Ausgabeverzeichnis (Zielverzeichnis) gestellt.

Temp

Wird ein Verzeichnis überwacht, so wird eine dort gespeicherte Datei verarbeitet und mit neuem eindeutigen Dateinamen in das Zielverzeichnis übertragen

z.B. scan200708082.jpg => \temp\0eb27847-d246-48bb-b23d-3ec2798707a4.jpg

Bei der Konfiguration der Verzeichnisse (Quell- und Zielverzeichnis) werden mehrere zu überwachende Verzeichnisse definiert die parallel abgearbeitet werden (Multithreading). Konfiguriert wird neben den Verzeichnissen auch das Prüfintervall (wenn nicht ereignisgesteuert) und Dateierweiterungen (.tif, .jpg, .doc(x), .pdf). Unterverzeichnisse werden optional unterstützt und auf der Ausgabeseite automatisch erstellt.

Der Barcode-Monitor arbeitet fehlertolerant, d.h. jeder denkbare Fehler wird abgefangen. Das Programm selbst ist über ein Monitorprogramm zu überwachen. Der Barcode-Monitor und der Überwachungsmonitor überwachen sich gegenseitig. Wenn ein Programm nicht läuft, erfolgt eine Benachrichtigung an den Administrator.

Funktion des Monitors

Dokumente werden im PC-Verzeichnis abgelegt, vom Monitor erfasst, Inhalte analysiert, Barcode extrahiert, CSV-Datei geschrieben (welcher Barcode auf welcher Seite), Dokument mit eindeutigem Namen und gleichnamiger .CSV-Datei in Zielverzeichnis gespeichert (über FTP, UNC-Pfad oder Netzlaufwerk). Weiterverarbeitung durch IFS-Monitor.

Fehlerbehandlung

Jeder Fehler beim Scanvorgang wird wie folgt protokolliert:

  • Eintrag ins Protokoll des Barcodemonitors
  • Dokument wird mit einer leeren .CSV-Datei ins Ausgabeverzeichnis gestellt
  • dort vom IFS-Monitor übernommen und verarbeitet
  • Aufgrund der leeren CSV-Datei eine E-Mail mit der gescannten Datei an den Administrator gesandt.

Scanner

Der verwendete Scanner muss die Funktion Scan to FTP, bzw. Scan to Directory haben. Gescannt wird vorzugsweise in das tif-Format und die gescannten Dateien auf einem Windows-Rechner abgelegt das vom Barcodemonitor überwacht wird.

Scanvorgang

Der Scanvorgang ist für die einzuscannenden Dokumente mit Barcode so vorzunehmen, wie es die Hardware (Scanner) vorschreibt. Die Dokumente werden im konfigurierten Verzeichnis abgelegt.







Barcode-Monitor

Es sind einige Hinweise zum Dienst für den Barcode Monitor und der Konfigurationsoberfläche zu bearchten.

Dienst

Der Barcode-Monitor wird als Dienst gestartet, um auch bei nicht angemeldetem Benutzer immer lauffähig zu sein. Der Dienst läuft im Hintergrund.

0710 – BCDMonitor Dienst automatisch gestartet

In Ausnahmefällen kann der Barcodemonitorservice auch als Programm gestartet werden. Dies wird erreicht durch Aufruf des Programms BCDMonitorService.exe /noservice.

Danach kann das Programm BCDMonitor.exe gestartet werden, das die Konfigurationsoberfläche und Log-Dateien des Barcodemonitors anzeigt. Einzige Einschränkung ist, dass anhand der Farbe des Taskleistensymbols nicht zu erkennen ist, ob der Monitor gerade aktiv ist, da die Buttons nicht korrekt angezeigt werden.

Hinweis zu Netzlaufwerken

Erfolgt während der Verarbeitung ein Zugriff zu Netzlaufwerken, so muss der Dienst unter einem User gestartet werden, der Zugriff auf dieses Netzlaufwerk hat. Ist dies nicht der Fall, so wird das Problem mit einem Eintrag in der Protokolldatei protokolliert.

0709 – Eintrag in Protokolldatei bei ungenügender Berechtigung

Konfigurationsoberfläche

Wurde die Konfigurationsoberfläche einmal geöffnet, so wird der BCDMonitor durch Minimierung in der Taskleiste als Icon sichtbar:

0082 – Barcode-Monitor gestartet

0087 – BCDMonitor Start0439 – BCDMonitor Stoppen0751 – BCDMOnitor Wiederherstellen

Start/Stoppen/Wiederherstellen

Der Dienst für den Barcode-Monitor wird mit der Auswahl Start gestartet bzw. mit Auswahl Stoppen wieder gestoppt. Je nachdem, ob der Dienst gestartet bzw. gestoppt ist, ändert das BCDMonitor Icon in der Taskleiste die Farbe von grün (gestartet) auf rot (gestoppt). Mit Klick auf Wiederherstellen wird das Fenster wieder maximiert.

Info

Folgendes Info-Fenster wird angezeigt:

0088 – Info-Fenster

Beenden

Der Barcode-Monitor wird beendet.

Aufbau des Barcode-Monitor Fensters

Nachstehend erfolgt die Beschreibung der einzelnen Funktionen des Barcode-Monitors. Anhängig von den Einstellungen in den Optionen sind die Icons aktiv bzw. deaktiviert.

Barcode-Monitor

Datum - Systemdatum und ~uhrzeit des Eintrags in die Protokolldatei

Zähler - Kumulierter Wert wie oft das Problem aufgetreten ist. Abhängig vom Wert im Parameter Zeitdifferenz in den BCDMonitor Optionen wird dann eine E-Mail an den Empfänger geschickt, der in der Konfiguration eingetragen ist.

Text - Beschreibung des aufgetretenen Problems.

Monitoring starten / stoppen

Startet / stoppt die Überwachung.

  Starten

Stoppen

Hinweis: Der BCDMonitor darf nur einmal getsartet werden. Wird versucht, diesen ein weiteres Mal zu starten, kommt eine Hinweismeldung.

 

Optionen

Bei den Optionen erfolgen die Einstellungen für Quell- und Zielpfade, Dateitypen, Protokolldatei und Weiteres.

Optionen

Die Konfigurationsdatei ist eine .xml-Datei und befindet sich im gleichen Pfad wie die Anwendung. Der Name der Konfigurationsdatei lautet BCDMonitorConfig.xml

Optionen

Wartezugriffszeit - Die Wartezugriffszeit bestimmt den Zeitraum, der seit dem letzten Zugriff auf eine Datei durch eine Anwendung (z.B. Scannertreiber) vergehen muss, bevor der Barcode-Monitor auf die Datei zugreifen kann.

Die Zeitspanne wird dafür verwendet, dass der Barcode-Monitor nicht sofort eine Fehlermeldung auslöst, wenn die Datei noch in Verwendung ist.(z.B. durch den Schreibprozess eines Scanners). Die Sperren werden nur dann geloggt, wenn das Dateiänderungsdatum älter als der Eintrag in der Wartezugriffszeit in Sekunden ist. Beim Scannen von größeren Batches, kann es evt. länger dauern, bis alle Daten vom Scanner in das Verzeichnis geschrieben sind.

Die Zeitangabe ist in Sekunden. Der Standardwert beträgt 300 Sekunden.

Anmerkung: Bei lokalen oder Netz-Pfaden wird die letzte Zugriffszeit als Ausgangszeit genommen. Bei einem FTP-Pfad wird die Sichtungszeit (Zeitpunkt ab wann die Datei auf dem FTP-Server angezeigt wurde) durch den Barcode-Monitor als Ausgangszeit genommen.

Pfad erstellen - Bei den Pfaden erfolgen die Einstellungen für Quell- und Zielverzeichnisse.

Quell-/Zielpfade

Name - Beliebiger Name identifiziert die Pfadkonfiguration z.B. Faxeingang (DIR/FTP).

Quelle - Definiert aus welchem Verzeichnis die Dateien gelesen werden.

Verzeichnis - Ist "Verzeichnis" aktiviert, so kann ein Zielverzeichnis ausgewählt werden.

Pfadauswahl Quelle

FTP - Die gescannten Dokumente können wahlweise über Verzeichnisse oder FTP eingelesen und ausgegeben werden.

Server - Bei FTP-Unterstützung wird hier die IP-Adresse oder der Servername eingetragen.

Port - Der Port ist abhängig vom FTP-Server, auf dem das Quell- bzw. Zielverzeichnis liegt. Es können u.U. zwei verschiedenen Ports verwendet werden, abhängig ob sich Quell- und Zielverzeichnis auf dem gleichen Server befinden. Standardmäßig wird der Barcode-Monitor auf Portnummer 21 konfiguriert.

Benutzername - Der Benutzername dient zur Authentifizierung an den Server.

Passwort - Eingabe des Kennworts zur Authentifizierung

Entferntes Verzeichnis - Hier wird das Verzeichnis auf dem FTP-Server eingetragen.

Unterverzeichnisse einschließen - Unterverzeichnisse können eingeschlossen werden.

Ziel - Definiert wohin die Daten gespeichert werden.

Verzeichnis - Ist das Verzeichnis aktiviert, so kann ein Pfad für das Ziel ausgewählt werden.

Pfadauswahl Ziel

FTP - Die gescannten Dokumente können wahlweise über Verzeichnisse oder FTP eingelesen und ausgegeben werden.

Server - Bei FTP-Unterstützung wird hier die IP-Adresse oder der Servername eingetragen.

Port - Standardmäßig wird der Barcode-Monitor auf Portnummer 21 konfiguriert.

Benutzername - Der Benutzername dient zur Authentifizierung an den Server.

Passwort - Eingabe des Kennworts zur Authentifizierung.

Entferntes Verzeichnis - Hier wird das Verzeichnis auf dem FTP-Server eingetragen.

Dateitypen

Bei den Dateitypen wird angegeben, welche Dateigruppen ausgewählt werden sollen.

Folgende Dateitypen stehen zur Auswahl:

JPEG - Interchange Format (*.jpg, *.jpeg, *.jfif, *.jpe)'
TIFF - Tagged Image Format (*.tiff, *.tif)
PDF - Portable Document Format (*.pf)
DOC - Word 97-2003 Document Format (*.doc)
DOCX - Word 2007 Document Format (*.docx)
XLS - Excel 97-2003 Document Format (*.xls)
XLSX - Excel 2007 Document Format (*.xlsx)



unterstützte Dateitypen

Die Auswahl der zu überwachenden Dateitypen erfolgt durch Doppelklick.

Protokolldatei

Die Protokolldatei wird im gleichen Verzeichnis wie die Applikation erstellt. Der Name der Protokolldatei lautet C:\Programme\Toolmaker\BCDMonitor\BCDMonitor"

Protokolleinträge - Es gibt folgende unterschiedliche Protokolleinträge:

  • Welche Dateien zum Verarbeiten gefunden wurden
  • Welche Dateien nach Barcodes durchsucht wurden
  • Beenden Wird der Monitor beendet, so werden noch laufende Scanvorgänge durchgeführt bis die Überwachung wirklich beendet ist. Es können mehrere Minuten vergehen bis die Überwachung beendet ist.
  • Wurde beendet
  • Warnung Es soll ein Pfad überwacht werden, der nicht vorhanden ist.

Folgende Parameter stehen für die Protokollierung zur Verfügung:

Protokolldatei

Fehlermeldungen - Fehlermeldungen werden protokolliert.

Warnungen - Warnungen werden protokolliert.

Infos Ebene 1 - Es wird nur der Start bzw. Stopp des Barcode-Monitors protokolliert.


Protokolldatei Info Ebene 1

Info Ebene 2 - Es werden detailliert alle Vorgänge protokolliert. Dies empfiehlt sich nur zur Analyse bei auftretenden Problemen.

Protokolldatei Info Ebene 2

Protokolldatei anzeigen - Mit Klick auf den Button wird die Protokolldatei angezeigt.

Protokolldatei anzeigen

Protokoll zurücksetzen - Mit Klick auf den Button wird die Protokolldatei zurückgesetzt.

Protokolldatei zurücksetzen - Sicherheitsabfrage



Protokolldatei zurücksetzen

Speicherdauer der Protokolleinträge in Tagen - Hier wird die Anzahl der Tage eingetragen, für die die Protokolleinträge bestehen bleiben sollen.

Gültige Werte sind:

0 – 99 - Anzahl Tage. Standardwert 10 Achtung: die Protokolldatei kann u.U. sehr groß werden, abhängig von den durchgeführten Scan-vorgängen, deshalb wird empfohlen, einen so niedrigen Wert wie möglich einzutragen!

Im Fehlerfall eine E-Mail versenden - Bei Fehlermeldungen wird der zuständige Administrator per E-Mail benachrichtigt und somit aktiv über ein Problem informiert. Eine Benachrichtigung wird mit folgenden Parametern festgelegt

  • Mailadresse des Empfängers
  • Mailadresse des Absender
  • Pop-Konto
  • Pop-Kennwort
  • Pop-Mailserver
  • Authentifizierung

Bei Aktivierung wird im Fehlerfall eine Fehlernachricht an den konfigurierten E-Mail-Empfänger geschickt.

E-Mail-Betreff - Hier kann ein beliebiger Text für die Betreffzeile in der E-Mail eingetragen werden. Der Standardbetreff directarchiv – BCDMonitor – Fehlernachricht kann jederzeit geändert werden.

E-Mail-Adresse für Fehlermeldungen - Eingabe der E-Mail-Adresse für den Empfänger der Fehlernachricht bei Problemen im BCDMonitor.

E-Mail-Server - Eintrag des E-Mail-Servers der zum Versenden der E-Mail verwendet wird.

Port - Legt die Anschlussnummer fest, unter der Sie eine Verbindung mit dem Server für ausgehende E-Mail-Nachrichten (SMTP-Server) herstellen. Normaleweise ist diese die Anschlussnummer 25.

Zeitdifferenz (1-50000) zwischen E-Mail-Versand - Hier kann eine Zeitdifferenz für den E-Mail-Versand der Protokolldatei in Minuten eingestellt werden. Standardwert: 60 Minuten.

E-Mail Test - Um sicherzustellen, dass der Versand der E-Mail fehlerfrei läuft, kann mit diesen Butten die E-Mail-Konfiguration getestet werden.

BCDMonitor – Optionen – Protokolldatei – E-Mail Test

Beispiel einer automatisch generierten Fehlernachricht:


Hinweis: Gibt es Probleme beim Versenden der E-Mail-Nachricht so wird dies ebenfalls protokolliert.

E-Mail-Server – Fehler beim Versenden der Fehlernachricht

Weitere





 

Ausblenden wenn minimiert - Hier wird gesteuert ob der Monitor ein- bzw. nur minimiert angezeigt werden soll.

Aktiviert - es erscheint ein Icon in der Taskleiste
Nicht aktiviert - der Monitor wird nicht ausgeblendet

Dienst automatisch starten - Hier wird gesteuert ob der Dienst automatisch gestartet werden soll.

Aktiviert - Der Dienst wird automatisch gestartet
Nicht aktiviert - Der Dienst muss manuell gestartet werden

Anzahl Tasks - Hier wird die Anzahl der parallel laufenden Überwachungsprozesse angegeben.

Gültige Werte sind:

1 – 10 - Anzahl der parallel laufenden Überwachungsprozesse

Hinweis: Ein Eintrag ist hier nur sinnvoll bei einem Prozessor mit mehreren Kernen bzw. bei mehreren Prozessoren.

Taskwartezeit - Hier wird die Wartezeit festgelegt, bis der Task den Folder auf Daten wieder überprüft. Sind keine Daten vorhanden, so legt sich der Task 500 ms (Standardwert) schlafen. Diese Zeit ist konfigurierbar.

Gültige Werte sind:

500 – 1000 000 - Taskwartezeit in 500 ms-Schritten (sinnvoll). Es ist jedoch jeder andere Wert im Gültigkeitsbereich zulässig.

ClearImage Barcode Software - Die ClearImage-Software liest Barcodes aus der gescannten Datei. Die Software muß gekauft werden. Anhängig von der installierten Lizenz wird unterschieden nach

  • ClearImage Barcode 1D Pro
  • ClearImage Barcode 1D Basic

Die ClearImage Barcode 1D Pro beinhaltet die Funktionen der 1D Basic Lizenz. Weiter wird eine schlechte Barcode-Qualität besser erkannt.

HInweise zur Installation von ClearImage finden Sie weiter unten auf dieser Seite.

PDF Druck

Folgende Einträge sind für den PDF Druck konfigurierbar



 

PDF Druck aktivieren - Wird die Checkbox aktiviert so ist der PDF Druck wirksam.

Quellordner - Hier erfolgt die Auswahl des Quellordners, in dem das Dokument abgelegt ist.

Drucker - Hier erfolgt die Auswahl des Druckers, auf dem das Dokument gedruckt werden soll.

Dokument nach dem Drucken verschieben - Wird die Checkbox aktiviert so wird das PDF Dokument in den eingegebenen Ordner verschoben..

Zielordner - Hier erfolgt die Auswahl des Quellordners, in dem das Dokument abgelegt ist.

Hilfe

Anzeige einer Hilfe für den BCDMonitor.

Info

Anzeige des Info-Fensters für den BCDMonitor, die die installierte Version des BCDMonitors anzeigt.

0088 – Info BCDMonitor

Kundendaten

Hier können Sie zum einfachen Zugriff auf den Toolmaker Support für directarchiv Ihre Kundennummer und PIN hinterlegen. Damit kommen Sie ohne Anmeldung über den Link "Support" direkt zum Produktsupport.

Weitere Icons

Fehlereinträge

Mit Klick auf den Button werden nur die Fehlereinträge angezeigt.

Fehlereinträge

Warnhinweise

Mit Klick auf den Button werden nur die Warnhinweise angezeigt.

Protokoll Warnhinweise ein / aus

Infoeinträge Ebene 1 / Ebene 2

Mit Klick auf den Button werden die Infoeinträge der Ebene 1 bzw. Ebene 2 angezeigt.

Protokoll Infoeinträge Ebene 1 ein

Die angezeigten Protokolleinträge entsprechen der Ebene 1.

Protokoll Infoeinträge Ebene 1 aus

Werden die Protokoll Infoeinträge der Ebene 1 ausgeblendet und waren bisher nur Protokolleinträge der Ebene 1 vorhanden, so ist die Anzeige leer, falls keine weiteren Einträge (z.B. Fehler, Warnungen) bisher protokolliert wurden.

Statuszeile

Einstellungen

Textbereich

Im Textbereich wird ein Protokoll geschrieben. Die neuesten Einträge stehen oben. Protokolliert werden:

  • Datum
  • Uhrzeit
  • Aktion
  • Beschreibung

Dateizähler Es wird angezeigt wie viele Dateien bereits abgearbeitet wurden

Barcodezähler Wie viele Barcodes gefunden wurden. Es kann sein, dass eine Datei mehrere bzw. keine Barcodes enthalten hat, deshalb können hier unterschiedliche Werte stehen.

Icon: Farbe wird je nach Ausführung geändert

ROT: keine Überwachung von Verzeichnissen

GELB: Phase wenn Monitorgestartet bzw. beendet wird

GRÜN: Monitor läuft und überwacht die Verzeichnisse nach Dateien

Installation ClearImage Barcode Software

Ob eine Lizenz installiert ist, ist aus dem Windows-Programm "Licensing Manager" ersichtlich. Dieser ist im Folder "ClearImage ActiveX", der sich im Startmenü von Windows befindet. Soll die Demo-Version (60Tage) benutzt werden, dann muss die Festplatte zurückgesetzt werden zum Zeitpunkt wo kein BCDMonitor installiert war.

0696 – ClearImage Barcode 1D Basic Software – ohne Lizenz

0697 - ClearImage Barcode 1D Pro Software – ohne Lizenz

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