Nach der Installation soll das Kapitel Prozessbeschreibungen einen einfachen Einstieg in das Arbeiten mit directarchiv bieten. Der elektronische Weg führt Dokumente schneller ans Ziel. Die empfohlene Vorgehensweise für die Konfiguration der erforderlichen Komponenten und der Archivierung wird hier beschrieben. Diese Prozessbeschreibungen erläutern die notwendigen Schritte.
0534 – directarchiv – Übersicht
Archivierungsvorgang
Nachfolgende Beispiele für Archivierungsvorgänge zeigen häufig vorkommende Szenarien. Bereits beim Erfassungsvorgang kann intelligentes Inputmanagement erfolgen:
- Typidentifikation eines Dokumentes
- Extraktion und Validierung von Dokumentinhalten
- Klassifikation von extrahierten Daten mit automatischer bzw. regelbasierter Weitergabe an bestimmte Empfänger
E-Mail Archivierung
Am Beispiel einer E-Mail Archivierung wird gezeigt, welche Schritte vom Anlegen bis zur Archivierung in Reihe ausgeführt werden müssen.
0536 – directarchiv – E-Mail Archivierung
Archiverstellung
In Archiven werden zusammengehörige Dokumente gespeichert. Im Beispiel wurde das Archiv EMAIL erstellt.
Indizes
Für den Zugriff auf Archive sind Indizes erforderlich (z.B für E-Mails Absender, Betreff, Datum ect.). Diese ermöglichen den Zugriff auf archivierte Dokumente anhand dieser Begriffe.
Datenbankindizes
Datenbankindizes ermöglichen die Zuordnung von Feldern aus der Datenbanken zu Indizes des Archives.
E-Mail Attribute
Mit den Attributen wird festgelegt welcher Begriff der E-Mail dem Index zugeordnet werden soll (z.B. dem Index SENDER das Attribut Absender E-Mail Adresse.
Archivierungsvorgang
Nun kann ein Archivierungsvorgang – manuell oder über einen Dienst – vorgenommen werden.
E-Mail Archivierung - Konfiguration DirectMail
Für die automatische E-Mail Archivierung muss über DirectMail eine Posteingangs-Assistenten-Definition erstellt werden.
WRKMBX Mit DirectMail/400 Mailboxen arbeiten
Hier wird definiert, aus welcher Mailbox die E-Mails archiviert werden sollen.
0548 - Befehl WRKMBX - Auswahl 13=PE Assistent
0549 - Befehl WRKMBX – Auswahl 8=Kriterien
0551 - Befehl WRKMBX – Kriterien - Bedingung erstellen
Mit Verteilt=J werden nur E-Mails gefiltert, die schon verteilt wurden.
0552 - Befehl WRKMBX – Kriterien - erstellte Bedingung
E-Mail Archivierung über Lotus Notes
Das Archivieren von E-Mails aus Lotus Notes heraus wird unterstützt. Dazu ist beim IFS Monitor der Index Typ auf "Lotus Notes" zu setzen und nach EML Dateien suchen lassen.
Die gleichnamige TXT Datei kann zusätzliche Indexwerte enthalten. Diese können ähnlich wie bei CSV über &1-&n angesprochen werden. N ist dabei die Zeilen-Nr. in der die gewünschte Info steht.
Spool-Archivierung
Für die Spool-Archivierung wird das Modul zur automatischen Analyse und Archivierung von Spooldaten verwendet. Damit können SCS-Spooldateien in ein Archivformat, z.B. PDF/A konvertiert und archiviert werden. IPDS und AFP-Spooldateien werden mit einem Zusatztool konvertiert und ebenso archiviert. Individuelle Spooldateien können mittels der Befehle CVTSPLF und ARCSTMF archiviert werden.
Die Spool-Archivschnittstelle von directarchiv unterstützt nahezu jede Art von IBM i-Spooldateien (z.B. Rechnungen, Buchungsbelege, Listen, etc.) und ermöglicht die Verarbeitung und Segmentierung von Stapel-Spooldateien in Einzeldokumente nach festgelegten Kriterien.
directarchiv archiviert Spooldateien in das für Archivsysteme geeignete Langzeitformat PDF/A. Die Hinterlegung von Layouts, die bei der Archivierung fest mit der Spool-Datei verbunden sind, sorgen dafür, dass Dokumente immer mit dem zum Zeitpunkt der Archivierung gültigen Formular archiviert werden.
Neben dem PDF-Format ist auch die parallele Archivierung des native Datenstromes möglich. Spooldateien die ohne Layout in PDF konvertiert und archiviert werden, können archivspezifisch bei der Recherche datumsabhängig mit dem jeweils gültigen Layout ergänzt werden.
Spoolarchivierung mittels AutoMail
Werden Spool-Dateien mittels AutoMail archiviert, so wird in der Datei DAARCSPL festgehalten, welche Spooldateien archiviert wurden. Diese Angaben werden auch in der Anzeige der Dokumenteigenschaften dargestellt.
0537 - directarchiv – Spool Archivierung
PC-Daten Archivierung
Mit directarchiv können problemlos PC-Daten archiviert werden. Es empfiehlt sich zur besseren Übersicht pro Dokumentenklasse ein eigenes Archiv anzulegen (z.B. für E-Mails, Word-Dokumente).
Word-Dokumente
0538 - directarchiv – Word-Dokumente Archivierung
Lotus
directarchiv unterstützt auch LotusNotes.
Outlook
Ausgehende Mails archivieren.
Early-Indexing
Beim Early-Indexing erfolgt die Indexierung beim Scanvorgang statt.
Late-Indexing
Beim Scannen kann die Indexierung zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.
Recherche
Bei den Recherchen unterscheidet man grundsätzlich zwischen einer Archiv- und einer Sammelrecherche.
Archivrecherche: Es wird nur ein Archiv zur Recherche herangezogen.
Sammelrecherche: Das Anlegen einer Sammelrecherche ist sinnvoll, wenn z.B. zu einer Rechnung alle Belege, die in unterschiedlichen Archiven abgelegt sind, angezeigt werden sollen.
Recherche in ein Archiv
Eine Recherche kann über ein oder mehrere Archive erfolgen.
Recherche über mehrere Archive (Sammelrecherche)
Eine Recherche über mehrere Archive erfolgt über eine sog. Sammelrecherche.
Recherche mit verlinkten Kundendaten
0533 – directarchiv – Recherche mit verlinkten Kundendaten
Recherche aus Anwendung
Recherchen können direkt aus Anwendungen heraus erfolgen.
Recherche aus Anwendung KISS
Folgendes Beispiel zeigt eine Recherche mit Zugriff auf Kundenstammdaten aus der Beispielanwendung KISS heraus.
Recherche aus Anwendung Artikelstamm
Folgendes Beispiel zeigt eine Recherche mit Zugriff auf den Artikelstamm.