Inhaltsübersicht

Über den Menüpunkt Dienste werden verschiedene Monitordienste für das automatisierte Verarbeiten von Dokumenten in directarchiv konfiguriert.

IFS-Monitor

Mit dem IFS Monitor werden Verzeichnisse im IFS überwacht und Dokumente die dort eingestellt werden automatisch ins Archiv übernommen. In der Definition des Monitors wird festgelegt, wie das eigentliche Monitoring erfolgen soll. Definiert wird, welche Dateien berücksichtigt werden die im entsprechenden Pfad im definierten Verzeichnis abgelegt sind, in welchen Zeitabständen die Verzeichnisse geprüft werden, in welches Archiv die Dokumente ausgegeben werden, wie die Indexierung erfolgt und ob die Dokumente in PDF konvertiert werden sollen.
0080 – directarchiv IFS Monitor Definitionen

IFS Monitor Kontextmenü

Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (IFS Monitor) geöffnet werden.
0027 – IFS Monitor Kontextmenü

IFS Monitor erstellen

Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen ein IFS Monitor zu erstellen bzw. zu ändern ist.
Hinweis: Ist ein IFS Monitor aktiv, so kann er nicht geändert werden.
0090 – directarchiv IFS Monitor erstellen
Definition
Name der IFS Monitor Definition( max. 20 Zeichen).
Beschreibung
Eingabe einer ergänzenden Beschreibung für den IFS Monitor ( max. 40 Zeichen).
Aktiviert
Hiermit wird der directarchiv IFS Monitor aktiv geschaltet.
Hinweis: Eine Änderung in der Definition ist nur im deaktivierten Zustand möglich.
Server Typ
Mit dem Server Typ wird festgelegt, ob es sich um ein IFS Verzeichnis oder um einen FTP Server als Server Typ handelt, der mit dieser IFS Monitordefinition überwacht werden soll.
IFS Verzeichnis
Bei Aktivierung wird ein IFS Verzeichnis überwacht.
FTP Server
Bei Auswahl FTP Server muss dieser mit IP-Adresse angegeben werden.
0496 – FTP Server
Server
IP Adresse des Servers.
Benutzer
Eingabe des Benutzer für die Anmeldung am FTP-Server mit Kennwort und Kennwortüberprüfung.
Pfad
Eingabe des Pfades der beim Monitoring überwacht werden soll.
Unterverzeichnisse durchsuchen
Bei Aktivierung werden darunterliegende Unterverzeichnisse ebenfalls überwacht.
Dateien nach Archivierung löschen
Bei Aktivierung werden die Dateien nach der Archivierung gelöscht.
Dateierweiterung
Eingabe der Dateierweiterung (z.B. tif) für das Sicherungsdokument. Es ist möglich mehrere Dateierweiterungen anzugeben, getrennt durch Komma (z.B.tif, doc). Maximal zwanzig Einträge zulässig. Werden Dokumente im PDF-Format gescannt statt im TIF-Format, ist zur Umwandlung in PDF/A eine Lizenz von PDFlib TET erforderlich um die TIF-Dateien aus den PDF-Dokumenten zu extrahieren und als PDF/A-Dokument abzuspeichern. Um diese kostenpflichtige Option zu vermeiden, empfehlen wir Dokumente im TIF-Format einzuscannen.
Mindestalter der Datei
Es kann angegeben werden, wie alt eine Datei in Sekunden sein muss, damit diese archiviert wird. Dies ist hilfreich, um Sperren zu umgehen.
Zeitintervall gesteuert
Bei Aktivierung kann ein Prüfintervall und Zeitraum für das Monitoring eingegeben werden.
0115 – Zeitintervall gesteuert
Prüfintervall
Eingabe eines Prüfintervalls. Gültige Werte sind Stunden, Minuten, Sekunden.
Zeitraum
Im eingetragenen Zeitraum findet das Monitoring statt. Gültige Zeiträume für das Monitoring sind eine bestimmte Uhrzeit und die einzelnen Wochentage.
Nicht Zeitintervall gesteuert
Wurde kein Zeitintervall gesteuertes Monitoring ausgewählt, so muss eine feste Uhrzeit und auch die Wochentage eingegeben werden.
0116 – nicht Zeitintervall gesteuert
Feste Uhrzeit
Hier kann eine feste Uhrzeit für die Signierung eingetragen werden. Ist keine Uhrzeit eingetragen, erfolgt die Signierung sofort nach der Archivierung .
Benutzer
Eingabe des Benutzers, der das Monitoring ausführen darf.
Eigener Job
Bei Aktivierung kann ein eigener Job Name für den Archivierungsjob vergeben werden. Dies kann sehr hilfreich für eine bessere Übersicht sein. Dieser Job kann automatisch gestartet werden.
0117 – Eigener Job
E-Mail-Adresse für Fehlermeldungen
Fehlermeldungen können gleich per E-Mail an eine entsprechende Adresse weitergereicht werden.
Art der Indexierung
Es können unterschiedliche Arten der Indexierung gewählt werden. Abhängig von der Auswahl sind weitere Eingaben erforderlich.
0127 – Art der Indexierung
Barcode Indexer CSV Datei
Bei dieser Art der Indexierung ist die entsprechende ASCII-Codepage mit anzugeben. Hinweis: Bei dieser Art der Indexierung ist keine Indexbearbeitung möglich!
0128 – ASCII Codepage
Kunden CSV Datei
Bei dieser Art der Indexierung sind noch folgende Zusatzeingaben erforderlich. Der Index wird aus der Formel gebildet.
0129 – Kunden CSV Datei
Archiv
Auswahl eines Archiv wo die Scans archiviert werden sollen.
Index Trennzeichen
Eingabe eines Trennzeichen (z.B. ; ) für die Zusammensetzung des Index.
Anzahl Überschriftzeilen
Hier ist die Anzahl der Überschriftzeilen, die in der CSV-Datei enthalten sind, einzugeben.
ASCII Codepage
Auswahl der zu verwendenden Codepage für die Erstellung der CSV-Datei.
Dateiname/Pfad
Bei dieser Art der Indexierung wird der Index aus Dateiname/Pfad gebildet. Als weitere Parameter sind Archiv und Index Trennzeichen erforderlich. Wird kein zusätzlicher Index definiert, so werden die Dokumente ohne Index übernommen.
KOFAX Standard Text Release Script
Bei dieser Art der Indexierung übernimmt KOFAX die Indexierung, d.h. 1:1 Übernahme Indexname und Wert.
E-Mail Indexierung
Bei dieser Art der Indexierung wird der Index aus der E-Mail generiert. Als weiterer Parameter ist das Archiv erforderlich.
Lotus Notes
Die Indexbildung erfolgt durch Lotus Notes selbst. Es ist das Archiv anzugeben, das die zu archivierenden Lotus Notes Dokumente enthält.
Dateien in PDF konvertieren
Bei Aktivierung wird die zu archivierende Datei in eine PDF-Datei konvertiert. Hierzu müssen noch weitere Definitionen eingegeben werden.
0141 – Dateien in PDF konvertieren
PFD/A erstellen
Einstellung für Langzeitarchivierung. Das PDF/A Format ist ein ISO-Format. Dieses stellt sicher, das ein Archivierungsformat auch in 10 Jahren noch gelesen werden kann.
0142 – PDF/A erstellen
Gültige Werte sind:
Kein PDF/A erstellen
Es wird kein PDF/A Format erstellt
PDF/A Version 1a 2005 (tagged)
Stellt sicher, das die logische Dokumentenstruktur und die natürliche Leseordnung des enthaltenen Textes erhalten bleibt. Die Textextraktion ist vor allem dann wichtig, wenn die Dokumente bsp. auf mobilen Geräten (wie z.B. einem PDA) angezeigt werden sollen. In solchen Fällen muss der Text auf dem eingeschränkten Bildschirm neu angeordnet werden können (re-flow). Die Eigenschaft ist auch unter der Bezeichnung „Tagged PDF" bekannt.
PDF/A Version 1b 2005
Stellt sicher, das der Text (wie auch der übrige Seiteninhalt) korrekt angezeigt werden kann, garantiert aber nicht, das der enthaltene Text auch lesbar und verständlich ist.
Papiergröße Auswahl der Papiergröße für den zu erstellenden Scan:
Gültige Werte sind:
A0-A6, B5, Ledger, Legal, Letter, P11x17
Seitendrehung
Hier kann die Seitendrehung eines Scans für die Ablage eingestellt werden.
0143 - Seitendrehung
PDF Formular Seite 1
Hier kann ein bereits angelegtes .PDF-Formular für die Anzeige der ersten Seite eines archivierten Dokumentes angegeben werden. Dies ist erforderlich, wenn die Anzeige des archivierten Dokumentes in einem Formular erfolgen soll, denn die Archivierung erfolgt ohne Formular.
PDF Formular Folgeseite
Hier kann ein bereits angelegtes PDF-Formular für die Anzeige der Folgeseiten eines archivierten Dokumentes angegeben werden. Dies ist erforderlich, wenn die Anzeige des archivierten Dokumentes in einem Formular erfolgen soll, denn die Archivierung erfolgt ohne Formular.

IFS Monitor Indizes

Nicht für jede Art der Archivierung ist eine Indexierung möglich. Wurde bei der IFS Monitorerstellung als Art der Indexierung Dateiname/Pfad bzw. Kunden CVS Datei ausgewählt, so kann eine Indexierung erfolgen.
0096 - IFS Monitor Indizes
Achtung
Wurde bei Art der Indexierung Barcode Indexer CSV Datei gewählt, so erscheint folgender Hinweis beim Versuch einer Indexierung:
0023 – IFS Monitor Indizes Fehler bei Barcode Indexer CSV Datei

IFS Monitor Indizes

Abhängig von der Art der Indexierung sind die entsprechenden Indizes zu erstellen.
0223 – IFS Monitor Indizes
Im Feld Spalte wird bei csv-Dateien die Spalte ausgegeben, in der sich das Indexfeld befindet.

IFS Monitor Indizes erstellen

Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen ein IFS Monitor Index abhängig von der Art der Indexierung zu erstellen bzw. zu ändern ist.
0098 - IFS Monitor Indizes erstellen / ändern
Index
Eindeutiger Name für den zu erstellenden Index.
Formel
Eingabe der Formel für den zu erstellenden Index, der abhängig von der Art der Indexierung ist.
Beispiele für gültige Syntax:
CSV Felder
Beispiel:
0720 – CSV Felder
Alfa-Felder
Direkte Eingabe des Alfa-Feldes in Hochkommas, z.B. 'alfa'
Mathematische Funktionen
Mit unten aufgeführten mathematischen Funktionen kann der für den Index zu verwendende Wert berechnet werden.
Gültige Funktionen sind: ABS, SGN, INT, SIN, COS, TAN, ASN, ACS, ATN, SQR, LN, LOG.
String Funktionen
Beispiel:
SST(&1:12:4)
SST = Stringfunktion
(&1:12:4) = Beginn:Feldlänge:Substringlänge
Konstanten
0721 - Konstante
Logische Funktionen
Der Index kann mit logischen Funktionen ebenfalls genauer spezifiziert werden.
z.B. &NR > 1000 OR 9999
Operanden
Der Index kann mit den Operanden +, -, *, /, ^, ( bzw ) direckt berechnet werden.
z.B. &NR / 2
Barcode Indexer CSV Datei
Indexerstellung ist bei dieser Art der Indexierung nicht möglich.
Kunden CSV Datei
Die zulässige Schreibweise für CSV-Spalteninhalte im Formel-Feld ist im oberen Teil des Fensters angegeben. In der Formel kann auch der Dateiname der PC Datei referenziert werden (&FILNAM).
Datumswerte sind für directarchiv-Indizes vom Typ „Datum" im Format JJJJMMTT aufzubereiten.
Dateiname/Pfad
Beschreibung siehe Kunden CSV-Datei.
KOFAX Standard Text Release Script
Die Art der Indexierung wird durch KOFAX vorgegeben.
Email Indexierung
Die Email-Parameter erscheinen als Indizes zur Definitionsauswahl. Beispiel siehe nachfolgend wie unter Lotus Notes.
Lotus Notes
Nachstehend Beispiele von erstellten Indizes zur Archivierung von Lotus Notes Mails. Die Indizes enthalten im Formelfeld &n die entsprechende Feldnummer der Datei. Im Beispiel ist das Feld Kopieempfänger das dritte Feld der Datei.
0535 – Lotus Notes Indizes
0717 – Lotus Notes Index CC Kopieempfänger

IFS Monitor Definition

Anzeige einer IFS Monitor Definition.
0225 – IFS Monitor Definition

IFS Monitor starten

IFS Monitore können entweder einzeln über das Kontextmenü bzw. Icon oder auch alle zusammen über das Icon gestartet werden.
0102 - IFS Monitor starten
Folgende unterschiedliche Stati können auftreten:
0474 wartend IFS Monitor ist bereit
0476 prüfen Es werden Verzeichnisse geprüft ob Dokumente zur Archivierung anstehen
0475 beendetIFS Monitor ist beendet. Es findet keine Überwachung statt

IFS Monitor beenden

IFS Monitore können entweder einzeln über das Kontextmenü bzw. Icon oder auch alle zusammen über das Icon beendet werden.
0103 – IFS Monitor beenden

IFS Monitor Reset Hits

Bei den IFS Monitoren können die Anzahl der Dateien, die bereits archiviert wurden, entweder einzeln oder auch alle zusammen auf den Wert 0 zurückgesetzt werden.
0104 – IFS Monitor Reset Hits

IFS Monitor Protokollierung Probleme

Kommt es beim aktiven IFS Monitoring zu Problemen bei der Archivierung, so werden diese wie in der Definition des IFS Monitors festgelegt, entsprechend protokolliert.
Dateien, die nicht archiviert werden können, legt der IFS Monitor standardmäßig im Pfad Toolmaker\DirectArchive\temp ab. Zusätzlich erfolgt eine E-Mail Benachrichtigung an den Benutzer, der in der IFS Monitor Definition eingetragen ist (E-Mail-Adresse für Fehlermeldungen).
Beispiel:
0224 – IFS Monitor Protokollierung Probleme

OCR-Monitor

Mit dem OCR-Monitor werden Verzeichnisse im IFS überwacht. Dokumente die dort eingestellt werden, wird automatisch der enthaltene Text extrahiert und in ein definiertes Verzeichnis für die Volltextindizierung von Dokumenten in das Archiv gestellt. In der Definition des Monitors wird festgelegt, wie das eigentliche Monitoring erfolgen soll. Definiert wird, welche Dateien berücksichtigt werden die im entsprechenden Pfad im definierten Verzeichnis abgelegt sind und in welchen Zeitabständen die Verzeichnisse geprüft werden.
0317 – Konfiguration OCR Monitor
Achtung: Ist ein OCR Monitor aktiv, kann er nicht geändert werden.

OCR Monitor Kontextmenü

Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (OCR Monitor) geöffnet werden.
0477 – OCR Monitor Kontextmenü

OCR Monitor erstellen

Für jede Möglichkeit der OCR-Erkennung ist eine entsprechende Monitorkonfiguration zu erstellen.
0318 – OCR Monitor erstellen
Definition
Name eines eindeutigen OCR Monitors ( max. 20 Zeichen).
Beschreibung
Eingabe einer ergänzenden Beschreibung für den OCR Monitor ( max. 40 Zeichen).
Aktiviert
Hiermit wird der OCR Monitor aktiv geschaltet.
Server Typ
Mit dem Server Typ wird festgelegt, ob es sich um ein IFS Verzeichnis oder um einen FTP Server als Server Typ handelt, der mit dieser OCR Monitordefinition überwacht werden soll. Es ist auch möglich einen SOA oder SOAP Dienst zu nutzen.
IFS Verzeichnis
Bei Aktivierung wird ein IFS Verzeichnis überwacht.
FTP Server
Bei Auswahl FTP Server muss dieser mit IP-Adresse angegeben werden.
0496 – FTP Server
Server
IP Adresse des Servers.
Benutzer
Eingabe des Benutzers für die Anmeldung mit Kennwort und Kennwortüberprüfung.
www.ocrwebservice.com
Für die Volltextsuche wird die Textversion des Dokumentes benötigt. Die Internetplattform www.OCRWebService.com bietet für diesen Zweck einen kostenpflichtigen Dienst an. D.h. die gescannten Dokumente werden per http an diesen www Server übermittelt und als Antwort erhält man dann den ermittelten Text. Der OCR Monitor in directarchiv kann so konfiguriert werden, dass dieser Dienst genutzt wird. Dazu ist eine Registrierung bei www.ocrwebservice.com erforderlich. Man erhält einen Benutzernamen und einen Lizenzcode. Ein schnell einzurichtender Testzugang erlaubt das kostenlose OCR von 15 Seiten pro Tag. Voraussetzung ist, dass die IBM i Zugriff auf das Internet über den http Port 80 hat.
0714 – Verwendung OCR-Webservice
In der OCR Monitor Definition sind folgende Angaben erforderlich:
Servertyp = www.ocrwebservice.com <http://www.ocrwebservice.com>
Benutzer
Eingabe des Benutzers, der bei Registrierung bei der Internetplattform www.OCRWebService.com übermittelt wird.
License Code
Eingabe des License Code, der zur Registrierung des Benutzers übermittelt wird.
Hinweis
Z.Zt. werden die Dokumente noch unverschlüsselt durch das www gesendet. Dies bedeutet ein gewisses Sicherheitsrisiko!
Pfad für Dokument-Export
Eingabe des Pfades wohin das OCR-Dokument exportiert werden soll.
Maximale Anzahl Dateien
Eingabe der maximalen Anzahl der Dateien, die mit dem OCR Monitor asynchron verarbeitet werden. Default 10.
Nur Dateien mit max. Seiten
Nur für Dateien mit Angabe der max. Seitenzahl. Default 100. Sind es mehr als die angegebene Seitenzahl bzw. mehr als 100 Seiten, so werden diese Dokumente nicht verarbeitet und können somit später nicht mittels Volltextsuche durchsucht werden.
Neue Dokumente zuerst
Bei Aktivierung werden die neuen Dokumente zuerst verarbeitet.
PDF-Dateien mittels Text-Extraktion konvertieren
Es kann angegeben werden, ob TET (Text Extraction Toolkit) zur Text-Extraktion bei PDF-Dateien verwendet werden soll.
Default: Keine Aktivierung.
CPI Raster für Text-Extraktion
Eingabe eines CPI Rasters (Characters Per Inch) für die Text-Extraktion. Je größer der Wert, desto genauer ist das Ergebnis.
Default: 20
LPI Raster für Text-Extraktion
Eingabe eines LPI Rasters (Lines Per Inch) für die Text-Extraktion. Je größer der Wert, desto geringer ist die Textüberlagerung.
Default: 10
Hinweis: Mit den Defaultwerten von CPI = 20 und LPI = 10 ist das Ergebnis am besten.
E-Mails mittels Text-Extraktor konvertieren
Bei Aktivierung erfolgt die Konvertierung der E-Mails mit dem Text-Extraktor, ansonsten werden die E-Mails an den OCR Extraktor gesendet.
Default: Aktiviert
Hinweis: Verarbeitung läuft synchron!
Pfad für Text-Import
Eingabe des Pfades aus dem das OCR-Dokument importiert werden soll.
Codepage der Textdatei
Auswahl der zu verwendenden Codepage für den Import der Textdatei.
Zeitintervall gesteuert
Bei Aktivierung kann ein Prüfintervall und Zeitraum für das OCR Monitoring eingegeben werden.
0319 – Zeitintervall gesteuert
Prüfintervall
Eingabe eines Prüfintervalls. Gültige Werte sind Stunden, Minuten, Sekunden.
Zeitraum
Gültige Zeiträume für das OCR Monitoring festlegen.
Feste Uhrzeit
Hier kann eine feste Uhrzeit für das Monitoring eingetragen werden. Ist keine Uhrzeit eingetragen, erfolgt die OCR Erkennung sofort nach der Archivierung.
Hinweis: Nicht Zeitintervall gesteuert
Wurde kein Zeitintervall gesteuertes OCR Monitoring ausgewählt, so muß eine feste Uhrzeit festgelegt und auch die Wochentage ausgewählt werden.
Benutzer
Eingabe des Benutzers, der das OCR Monitoring ausführen darf.
Eigener Job
Bei Aktivierung kann ein eigener Job Name für den OCR Monitor-Job vergeben werden. Dies kann sehr hilfreich für eine bessere Übersicht sein. Dieser Job kann automatisch gestartet werden.
0320 – OCR Monitor - Eigener Job
Job Name
Name des Jobs unter dem der OCR Monitor laufen soll. Default: OCRMON.
Automatisch starten
Bei Aktivierung wird der OCR Monitor-Job automatisch gestartet.
E-Mail-Adresse für Fehlermeldungen
Fehlermeldungen können gleich per E-Mail an eine entsprechende Adresse weitergereicht werden.

Signatur

Mit dem Signatur-Monitor werden Dokumente die archiviert sind asynchron digital signiert. In der Definition des Monitors wird festgelegt, welches Zertifikat für die Signatur verwendet wird und ab welcher Uhrzeit an welchen Tagen signiert werden kann um den Tagesbetrieb nicht zu stören.
Mit einer Signatur kann bei einem archivierten Dokument überprüft werden, ob dieses noch so im Archiv vorhanden ist, wie es ursprünglich archiviert wurde. Die Überprüfung erfolgt über eine Prüfsumme, die über die Datei gebildet wird.
Signaturmöglichkeiten
Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Archivdokument zu signieren, das den vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Richtlinien entspricht:

• Softwarezertifikat
• directcard

Softwarezertifikat
Ein Softwarezertifikat arbeitet sehr schnell bei der Archivierung mit anschließender Signierung.
directcard
Diese Art der Signierung ist zeitintensiver als die Verwendung eines Softwarezertifikates. Für die Archivierung mit anschließender Signatur eines Dokumentes muss mit 1-3 Sekunden gerechnet werden.
0233 – Konfiguration Signatur

Signatur Kontextmenü

Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (Signatur) geöffnet werden.
0478 – Signatur Kontextmenü

Signatur Konfiguration erstellen

Für jede Möglichkeit der Signatur ist eine entsprechende Konfiguration zu erstellen.
0234 – Signatur erstellen
Definition
Name einer eindeutigen Signatur Konfiguration ( max. 20 Zeichen).
Beschreibung
Eingabe einer ergänzenden Beschreibung für die Signatur Konfiguration ( max. 40 Zeichen).
Aktiviert
Bei Aktivierung wird die Signatur Konfiguration aktiv geschaltet.
Datei mit privatem Schlüssel
Hier kann eine Datei, die den privaten Schlüssel im P12-Format beinhaltet, ausgewählt werden. Diese Datei muss im Verzeichnis \Toolmaker\DirectArchive\Certs\private abgelegt sein.
Hinweis: Wird ein privater Schlüssel vom AS400 Certificate Manager erstellt, dann kann dieser nur im PFX-Format abgelegt werden. CryptLib unterstützt dieses Format nicht und bricht mit einem Pointer Error ab. Dieses Problem kann damit gelöst werden, in dem der private Schlüssel in Windows unter Outlook/Sicherheit importiert und dann im P12-Format wieder exportiert wird.
Gültige Werte:
Keine Auswahl
Dateiauswahl .p12
0240 – Signatur Datei mit privatem Schlüssel
Kennwort für privaten Schlüssel
Ist die Datei mit dem privaten Schlüssel Kennwort geschützt, so muß dieses hier mit Wiederholung eingegeben werden.
Kartenterminal
Auswahl des Kartenterminals, das für die Signierung verwendet werden soll.
Feste Karte erzwingen
Bei Aktivierung öffnet sich ein weiteres Eingabefeld, in das eine feste Kartennummer eingegeben werden muss.
0241 – Signatur Feste Karte erzwingen
Kartennummer
Soll eine bestimmte Karte für die Signierung verwendet werden, so muss hier die Kartennummer eingetragen werden. Die Karte muss sich zum Zeitpunkt des Archivierungsvorganges im Kartenterminal befinden. Bei asynchroner Signierung (z.B. ab 18 Uhr) muss dann zum festgelegten Zeitpunkt die Karte im Kartenterminal drin sein.
Dokument sofort bei Archivierung signieren
Bei Aktivierung findet die Signierung des Dokumentes mit dem Archivierungsvorgang statt. Erfolgt die Signierung über ein Softwarezertifikat, ist eine Signierung bei der Archivierung problemlos ohne Zeitverlust möglich. Bei einer mehr zeitintensiveren Signierung über directcard wird empfohlen, die Signierung später vorzunehmen.
Ist dieses Feld nicht aktiviert erscheint folgende Zusatzeingabe für eine spätere Signierung:
0238 – Signierung Feste Uhrzeit
Feste Uhrzeit
Hier kann eine feste Uhrzeit, ab wann die Signierung starten soll, eingetragen werden. Weiter können auch die Wochentage festgelegt werden.
oder Prüfintervall
Hier kann ein Prüintervall in Sekunden für die Signierung eingetragen werden. Default: 300 Sekunden.
Benutzer
Angabe eines Benutzers, unter dem der Job für die asynchrone Signierung stattfinden soll.
Eigener Job
Es kann u.U. Sinn machen (großes Volumen), die Signierung mit mehreren Jobs abzuarbeiten, die dann vom System schneller abgearbeitet werden können.
0239 – Signierung Eigener Job
Automatisch starten
Der separate Job für die Signierung kann über eine Checkbox automatisch gestartet werden.

Signatur Definition

Anzeige einer Signatur Definition.
0242 – Signatur Konfiguration anzeigen

Signatur mit privaten Schlüssel (pfx-Datei)

Es können mit dem Digital Certificate Manager private Schlüssel erstellt und diese zur Signierung von Dokumenten verwendet werden.

Zertifikatsexport aus dem DCM

Beispiel eines Zertifikatsexport aus dem Digital Certificate Manager DCM
0723 – Digital Certificate Manager – Zertifikat exportieren
0724 - Digital Certificate Manager – Server- oder Clientzertifikat exportieren
0725 - Digital Certificate Manager – Exportausgabe Datei
0727 - Digital Certificate Manager – Eingabe Name der Exportdatei
Getestet werden kann die PFX Datei mit folgendem Befehl:
SGNOBJ OBJ('/tmp/test.pdf') SGNOBJ('/tmp/test.p7b') TERMINAL(*CERT) CERT('/tmp/test.pfx')
PASSWORD() REPLACE(*YES)
Mit der so erstellen PFX Datei kann eine Datei signiert werden.

Signatur Konfiguration starten

Signatur Konfigurationen können entweder einzeln oder auch alle zusammen gestartet werden.
0243 -Signatur Konfiguration starten
Folgende unterschiedliche Stati können auftreten:
0474 wartendSignatur Konfiguration ist bereit
0475 beendetSignatur Konfiguration ist beendet. Es findet keine Signierung statt
0244 - Signatur Konfigurationen gestartet

Signatur Konfiguration beenden

Signatur Konfigurationen können entweder einzeln oder auch alle zusammen beendet werden. Der Staus ändert sich von wartend auf beendet.
0246 - Signatur Konfigurationen beenden
0245 – Signatur Konfigurationen beendet

Archiv mit Signierung verknüpfen

Nach einer erfolgreichen Signatur Konfiguration muss diese dann mit dem Archiv verknüpft werden. Dies erfolgt in der Archivdefinition.
0247 - Archiv mit Signierung verknüpfen
Signaturkonfiguration
Hier wird die Signaturkonfiguration ausgewählt, die für dieses Archiv angewendet werden soll.
Dokumente archivieren ab Datum
Hier kann ein Datum eingetragen werden, ab wann Dokumente archiviert werden sollen. Eine rückwirkende Signierung kann jederzeit erfolgen.
Signatur bei jedem Lesezugriff prüfen
Bei Aktivierung erfolgt bei jedem Lesezugriff eine Überprüfung ob das Dokument verändert wurde.

Signaturbeispiele

Ist bei einem archivierten Dokument eine Signatur vorhanden, so ist dies anhand eines Subdokumentes zu erkennen. Erfolgt ein Klick auf das Icon, so wird der Signatur Prüfbericht angezeigt.
Dokumente, die in Ordnung sind, d.h. nicht geändert wurden, werden gleich aus dem Archiv heraus angezeigt. Dokumente, die nicht in Ordnung sind, d.h. geändert wurden, erscheint ein Signatur Prüfbericht.
0237 – Archivdokumente mit Signaturen
0236 – Signatur vorhanden

Signatur Prüfbericht

Wird im Archiv ein Dokument zur Anzeige ausgewählt und es hat sich am Dokument seit der Archivierung etwas geändert, erscheint ein Signatur Prüfbericht.
0235 – Signatur Prüfbericht
Der Signatur Prüfbericht ist in zwei Bereiche unterteilt. Die erste Hälfte des Prüfberichtes zeigt alle relevanten Daten zum archivierten Dokument.
Dokument ID
Anzeige der Dokument ID.
Dateiname
Anzeige des vollständigen Dokumentennamens. Mit Klick auf den Dateinamen wird das Dokument angezeigt. Sind Notizen vorhanden, so werden diese ebenfalls angezeigt.
Hinweis: Das Dokument kann aus dieser Ebene heraus nicht exportiert werden. Die Exportfunktion wird in der zweiten Hälfte des Signatur Prüfberichtes unter Dateiname und rechte Maustaste Ziel speichern unter unterstützt.
Dateityp
Ausgabe des Dateitypen.
Dateidatum
Ausgabe des Dateidatums. Hinweis: Beim manuellen Archivieren wird hier das Archivierungsdatum eingetragen.
Archiviert am
Ausgabe des Archivierungsdatum mit Uhrzeit und dem Benutzer, der das Dokument archiviert hat.
Geändert am
Ausgabe des Änderungsdatums mit Uhrzeit und dem Benutzer, der das Dokument zuletzt geändert hat.
Aufgerufen am
Ausgabe des Ausrufsdatums mit Uhrzeit und dem Benutzer, der das Dokument zuletzt aufgerufen hat.
Version
Die Versionsnummer erhöht sich um 1, wenn ein gleichnamiges Dokument ein weiteres Mal archiviert wird. Eine Versionsnummer 1 sagt aus, dass das Dokument bis jetzt nur ein Mal archiviert wurde.
Aufrufzähler
Bei allen archivierten Dateien wird ein Aufrufzähler hinterlegt. Jeder Zugriff auf ein archiviertes Dokument wird protokolliert.
Notizen
Gibt die Anzahl der vorhandenen Notizen an.
Weitere Dokumente
Gibt die Anzahl der vorhandenen Subdokumente an.
Die zweite Hälfte des Prüfberichtes zeigt alle relevanten Daten bezüglich der Signatur zum archivierten Dokument.
Dateiname
Anzeige des vollständigen Dokumentennamens. Mit Klick auf den Dateinamen wird das Dokument angezeigt. Sind Notizen vorhanden, so werden diese ebenfalls angezeigt.
Hinweis: Das Dokument kann aus dieser Ebene heraus exportiert werden. Unter Dateiname und rechte Maustaste Ziel speichern unter ausführen. Es werden alle relevanten Signaturprüfungen vorgenommen
Dateistatus (archiviertes Dokument)
Anzeige des Bytes, die gelesen wurden.
Signaturdatei
Name der Signaturdatei, die bei der Signierung erstellt wurde. Diese Datei wird vom System automatisch erstellt und ist pro archivierten Dokument vorhanden.
Dateistatus (Signaturdatei)
Anzeige des Bytes, die für die Signaturdatei gelesen wurden.
Signatur analysieren
Diese Anzeige bezieht sich auf die Signaturdatei selbst. Gab es bei der Erstellung der Signaturdatei ein Problem, so wird das wie folgt protokolliert:
Gültige Werte sind:
OKDie Signaturdatei Signatur.p7b wurde fehlerfrei erstellt.
Fehlercode (nnn) Veränderungen in der Signaturdatei.
Keine Lizenz für Crypto-Bibliothek gefundenIn den Systemeinstellungen muss bei den Lizenzen der Lizenzschlüssel der CryptLib angegeben werden, damit die Crypto APIs verwendet werden können. Fehlt dieser, so wird dies im Prüfbericht eingetragen.
Vertrauenswürdige Zertifikate
Hier wird die Anzahl der vorhandenen vertrauenswürdigen Zertifikate angezeigt, die sich im Pfad \\Toolmaker\DirectArchive\Certs\trusted (file:///\\\\Toolmaker\\DirectArchive\\Certs\\trusted) befinden.
Datum der Signatur
Ausgabe des Datums, wann die Signierung für das Archivdokument stattgefunden hat.
Unterzeichner
Ausgabe des Namens, dessen Zertifikat für die Signierung verwendet wurde. Die Festlegung des Unterzeichners wird in der Signatur Konfiguration vorgenommen.
Signatur prüfen
Es sind hier zwei unterschiedliche Ergebnisse möglich:

• Dokument wurde nicht geändert (unchanged)
• Dokument wurde geändert (changed)

Vertrauenswürdigkeit des Unterzeichners
Es sind folgende Einträge möglich:

• Dokument wurde nicht geändert (unchanged)
• Dokument wurde geändert (changed)

Sobald ein Dokument geändert wurde, erscheint kein Eintrag mehr in diesem Feld bzw. es wird nicht mehr angezeigt.

Wie stelle ich fest, ob ich vertrauenswürdig bin?

Im Zertifizierungspfad ist ein Zertifikat hinterlegt. Bei Anzeige des Archivdokumentes erfolgt ein Zugriff auf die Zertifizierungsdatei und es wird so überprüft, ob der Unterzeichner vertrauenswürdig ist.
0235 - Signatur Prüfbericht vertrauenswürdig
0248 - Signatur Prüfbericht nicht vertrauenswürdig
Ist ein Dokument geändert worden (not trusted), so kann es aber trotzdem angezeigt werden.

Thumbnail

directarchiv bietet die Möglichkeit eine Vorschau des archivierten Dokumentes in der Trefferliste anzuzeigen. Die Anzeige erfolgt mittels eines sog. Thumbnails, was eine verkleinerte grafische Darstellung der Datei ist.
Dabei werden unterschiedliche Arten von Thumbnails unterschieden.

Thumbnail als Dateisymbol

Dieses Thumbnail wird anstelle des Dateisymbols in der Trefferliste angezeigt und ist deshalb i.d.R. nicht größer als 50x50 Pixel.
0381 – Thumbnail als Dateisymbol

Thumbnail bei Mouseover

Diese Thumbnail wrid angezeigt, sobald die Mouse über das Dateisymbol bewegt wird. I.d.R. sind diese Thumbnail 200x300 Pixel groß.
0382 – Thumbnail bei Mouseover
Auch eine Kombination aus Beidem ist möglich.

Konfiguration des Thumbnail Dienstes

Damit Thumbnails angezeigt werden können müssen die archivierten Dokumente in JPG-Grafiken konvertiert werden. Diese Aufgabe übernimmt der Thumbnail Dienst.
Dazu ist eine Thumbnail Dienstkonfiguration zu erstellen. Diese steuert, zu welchem Zeitpunkt die Konvertierung stattfinden soll. Die Konfiguration ist ähnlich der Konfiguration der anderen directarchiv Dienste.
Hinweis: Nicht für jedes Dateiformat gibt es die Möglichkeit der Thumbnail Konvertierung. Z.Zt. werden GIF, JPG, PNG, TIF und PDF unterstützt.
Die durch den Dienst erstellten JPGs werden als verstecktes Dokument dem Archivdokument angehängt.
Thumbnails werden asynchron erstellt. D.h. es kann durchaus sein, dass für neue Dokumente noch keine Vorschau verfügbar ist.
0379 – Thumbnail Definition

Aktivierung von Thumbnails für ein Archiv

Um ein Archiv für Thumbnails zu aktivieren gibt es in der Archivdefinition ein Feld für die Thumbnail-Konfiguration. Hier kann eine Konfiguration aus den Thumbnail Diensten angegeben werden.
Weiterhin kann dann ausgewählt werden ob ein Thumbnail in der Trefferliste und/oder bei Mouseover angezeigt werden. Für beide Anzeigearten muss eine Größe in Pixel angegeben werden. Dabei ist das Thumbnail für die Trefferliste i.d.R. nicht größer als 50 Pixel und das für Mouseover nicht größer als 300 Pixel.

Anmerkung zur Thumbnail Erstellung

Die Erstellung von Thumbnails ist ein sehr rechenintensiver Prozess. Je nach Maschinengröße und Anzahl der Dokumente sollte überlegt werden, die Erstellung in Zeiten zu verlegen, in der die Maschine weniger benötigt wird.
Grundsätzlich werden Thumbnails mittels des PASE Bibliotheken Ghostscript und Imagemagic erstellt, d.h. PASE ist unbedingt auf dem System zu installieren.
0380 – Thumbnail Konfiguration in Archivdefinition