Inhaltsübersicht

Über den Menüpunkt Dienste werden verschiedene Monitordienste für das automatisierte Verarbeiten von Dokumenten in directarchiv konfiguriert.

IFS-Monitor

Mit dem IFS Monitor werden Verzeichnisse im IFS überwacht und Dokumente die dort eingestellt werden automatisch ins Archiv übernommen. In der Definition des Monitors wird festgelegt, wie das eigentliche Monitoring erfolgen soll.

• Definiert wird
• die zu überwachenden Pfade
• die zu importierenden Dateien
• in welchen Zeitabständen die Verzeichnisse geprüft werden
• in welches Archiv die Dokumente ausgegeben werden
• wie die Indexierung erfolgt 
• ob die Dokumente in PDF konvertiert werden sollen

0080 – directarchiv IFS Monitor Definitionen

IFS Monitor Kontextmenü

Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (IFS Monitor) geöffnet werden.

0027 – IFS Monitor Kontextmenü

IFS Monitor erstellen

Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen ein IFS Monitor zu erstellen bzw. zu ändern ist.

• Zum Neu-Erstellen eines IFS-Monitors klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen oben links
• Zum Ändern eines vorhandenen IFS-Monitors wählen Sie aus dem Kontextmenü → Ändern.

Hinweis: Ist ein IFS Monitor aktiv, so kann er nicht geändert werden.

0090 – directarchiv IFS Monitor erstellen

Definition - Name der IFS Monitor Definition( max. 20 Zeichen).

Beschreibung - Eingabe einer ergänzenden Beschreibung für den IFS Monitor ( max. 40 Zeichen).

Aktiviert - Hiermit wird der directarchiv IFS Monitor aktiv geschaltet.

Hinweis: Eine Änderung in der Definition ist nur im deaktivierten Zustand möglich.

Server Typ - Mit dem Server Typ wird festgelegt, ob es sich um ein IFS Verzeichnis oder um einen FTP Server als Server Typ handelt, der mit dieser IFS Monitordefinition überwacht werden soll.

• IFS Verzeichnis: Bei Aktivierung wird ein IFS Verzeichnis überwacht.
• FTP Server: Bei Auswahl FTP Server muss dieser mit IP-Adresse angegeben werden.

0496 – FTP Server

Server  - IP Adresse des Servers.

Benutzer - Eingabe des Benutzer für die Anmeldung am FTP-Server mit Kennwort und Kennwortüberprüfung.

Pfad - Eingabe des Pfades der beim Monitoring überwacht werden soll.

Unterverzeichnisse durchsuchen - Bei Aktivierung werden darunterliegende Unterverzeichnisse ebenfalls überwacht.

Dateien nach Archivierung löschen - Bei Aktivierung werden die Dateien nach der Archivierung gelöscht.

Dateierweiterung - Eingabe der Dateinamenerweiterung (z.B. tif) für das Sicherungsdokument. Es ist möglich bis zu 20 Dateinamenerweiterungen anzugeben, getrennt durch Komma (z.B. tif, docx).

Werden Dokumente im PDF-Format gescannt statt im TIF-Format, ist zur Umwandlung in PDF/A eine Lizenz von PDFlib TET erforderlich um die TIF-Dateien aus den PDF-Dokumenten zu extrahieren und als PDF/A-Dokument abzuspeichern. Um diese kostenpflichtige Option zu vermeiden, empfehlen wir Dokumente im TIF-Format einzuscannen.

Mindestalter der Datei - Es kann angegeben werden, wie alt eine Datei in Sekunden sein muss, damit diese archiviert wird. Dies ist hilfreich, um Sperren zu umgehen.

Zeitintervall gesteuert - Bei Aktivierung kann ein Prüfintervall und Zeitraum für das Monitoring eingegeben werden.

0115 – Zeitintervall gesteuert

Prüfintervall - Eingabe eines Prüfintervalls. Gültige Werte sind Stunden, Minuten, Sekunden.

Zeitraum - Im eingetragenen Zeitraum findet das Monitoring statt. Gültige Zeiträume für das Monitoring sind eine bestimmte Uhrzeit und die einzelnen Wochentage.

Nicht Zeitintervall gesteuert - Wurde kein Zeitintervall gesteuertes Monitoring ausgewählt, so muss eine feste Uhrzeit und auch die Wochentage eingegeben werden.

0116 – nicht Zeitintervall gesteuert

Feste Uhrzeit - Hier kann eine feste Uhrzeit für die Signierung eingetragen werden. Ist keine Uhrzeit eingetragen, erfolgt die Signierung sofort nach der Archivierung .

Benutzer - Eingabe des Benutzers, der das Monitoring ausführen darf.

Eigener Job - Bei Aktivierung kann ein eigener Job Name für den Archivierungsjob vergeben werden. Dies kann sehr hilfreich für eine bessere Übersicht sein. Dieser Job kann automatisch gestartet werden.

0117 – Eigener Job

E-Mail-Adresse für Fehlermeldungen - Fehlermeldungen können gleich per E-Mail an eine entsprechende Adresse weitergereicht werden.

Art der Indexierung - Es können unterschiedliche Arten der Indexierung gewählt werden. Abhängig von der Auswahl sind weitere Eingaben erforderlich.

0127 – Art der Indexierung

Barcode Indexer CSV Datei - Bei dieser Art der Indexierung ist die entsprechende ASCII-Codepage mit anzugeben. Hinweis: Bei dieser Art der Indexierung ist keine Indexbearbeitung möglich!

0128 – ASCII Codepage

Kunden CSV Datei - Bei dieser Art der Indexierung sind noch folgende Zusatzeingaben erforderlich. Der Index wird aus der Formel gebildet.

0129 – Kunden CSV Datei

Archiv - Auswahl eines Archiv wo die Scans archiviert werden sollen.

Index Trennzeichen - Eingabe eines Trennzeichen (z.B. ; ) für die Zusammensetzung des Index.

Anzahl Überschriftzeilen - Hier ist die Anzahl der Überschriftzeilen, die in der CSV-Datei enthalten sind, einzugeben.

ASCII Codepage - Auswahl der zu verwendenden Codepage für die Erstellung der CSV-Datei.

Dateiname/Pfad - Bei dieser Art der Indexierung wird der Index aus Dateiname/Pfad gebildet. Als weitere Parameter sind Archiv und Index Trennzeichen erforderlich. Wird kein zusätzlicher Index definiert, so werden die Dokumente ohne Index übernommen.

KOFAX Standard Text Release Script - Bei dieser Art der Indexierung übernimmt KOFAX die Indexierung, d.h. 1:1 Übernahme Indexname und Wert.

E-Mail Indexierung - Bei dieser Art der Indexierung wird der Index aus der E-Mail generiert. Als weiterer Parameter ist das Archiv erforderlich.

Lotus Notes - Die Indexbildung erfolgt durch Lotus Notes selbst. Es ist das Archiv anzugeben, das die zu archivierenden Lotus Notes Dokumente enthält.

Dateien in PDF konvertieren - Bei Aktivierung wird die zu archivierende Datei in eine PDF-Datei konvertiert. Hierzu müssen noch weitere Definitionen eingegeben werden.

0141 – Dateien in PDF konvertieren

PFD/A erstellen - Einstellung für Langzeitarchivierung. Das PDF/A Format ist ein ISO-Format. Dieses stellt sicher, das ein Archivierungsformat auch in 10 Jahren noch gelesen werden kann.

0142 – PDF/A erstellen

Gültige Werte sind:

• Kein PDF/A erstellen - Es wird kein PDF/A Format erstellt
• PDF/A Version 1a 2005 (tagged) - Stellt sicher, das die logische Dokumentenstruktur und die natürliche Leseordnung des enthaltenen Textes erhalten bleibt. Die Textextraktion ist vor allem dann wichtig, wenn die Dokumente bsp. auf mobilen Geräten (wie z.B. einem PDA) angezeigt werden sollen. In solchen Fällen muss der Text auf dem eingeschränkten Bildschirm neu angeordnet werden können (re-flow). Die Eigenschaft ist auch unter der Bezeichnung „Tagged PDF" bekannt.
• PDF/A Version 1b 2005 - Stellt sicher, das der Text (wie auch der übrige Seiteninhalt) korrekt angezeigt werden kann, garantiert aber nicht, das der enthaltene Text auch lesbar und verständlich ist.

Papiergröße -  Auswahl der Papiergröße für den zu erstellenden Scan:

Gültige Werte sind:

A0-A6, B5, Ledger, Legal, Letter, P11x17

Seitendrehung - Hier kann die Seitendrehung eines Scans für die Ablage eingestellt werden.

0143 - Seitendrehung

PDF Formular Seite 1 - Hier kann ein bereits angelegtes .PDF-Formular für die Anzeige der ersten Seite eines archivierten Dokumentes angegeben werden. Dies ist erforderlich, wenn die Anzeige des archivierten Dokumentes in einem Formular erfolgen soll, denn die Archivierung erfolgt ohne Formular.

PDF Formular Folgeseite - Hier kann ein bereits angelegtes PDF-Formular für die Anzeige der Folgeseiten eines archivierten Dokumentes angegeben werden. Dies ist erforderlich, wenn die Anzeige des archivierten Dokumentes in einem Formular erfolgen soll, denn die Archivierung erfolgt ohne Formular.

Indexing Exit-Programm - Hier kann ein Programm hinterlegt werden, das bei der Indexierung aufgerufen wird

Sie finden Beispiel-Quellen für Indexierung-Exit Programme in der Quelldatei DIRARC/QRPGLESRC, z.B. DA_SAMEXT.

IFS Monitor Indizes

Nicht für jede Art der Archivierung ist eine Indexierung möglich. Wurde bei der IFS Monitorerstellung als Art der Indexierung Dateiname/Pfad bzw. Kunden CVS Datei ausgewählt, so kann eine Indexierung erfolgen.

IFS Monitor Indizes

Achtung: Wurde bei Art der Indexierung Barcode Indexer CSV Datei gewählt, so erscheint folgender Hinweis beim Versuch einer Indexierung:

IFS Monitor Indizes Fehler bei Barcode Indexer CSV Datei

IFS Monitor Indizes

Abhängig von der Art der Indexierung sind die entsprechenden Indizes zu erstellen.

0223 – IFS Monitor Indizes

Im Feld Spalte wird bei csv-Dateien die Spalte ausgegeben, in der sich das Indexfeld befindet.

IFS Monitor Indizes erstellen

Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen ein IFS Monitor Index abhängig von der Art der Indexierung zu erstellen bzw. zu ändern ist.

0098 - IFS Monitor Indizes erstellen / ändern

Index - Eindeutiger Name für den zu erstellenden Index.

Formel - Eingabe der Formel für den zu erstellenden Index, der abhängig von der Art der Indexierung ist.

Beispiele für gültige Syntax:

CSV Felder

Beispiel:

0720 – CSV Felder

Alfa-Felder - Direkte Eingabe des Alfa-Feldes in Hochkommas, z.B. 'alfa'

Mathematische Funktionen - Mit unten aufgeführten mathematischen Funktionen kann der für den Index zu verwendende Wert berechnet werden.

Gültige Funktionen sind: ABS, SGN, INT, SIN, COS, TAN, ASN, ACS, ATN, SQR, LN, LOG.

String Funktionen

Beispiel:

SST(&1:12:4)

SST = Stringfunktion

(&1:12:4) = Beginn:Feldlänge:Substringlänge

Konstanten

0721 - Konstante

Logische Funktionen  - Der Index kann mit logischen Funktionen ebenfalls genauer spezifiziert werden.

z.B. &NR > 1000 OR 9999

Operanden - Der Index kann mit den Operanden +, -, *, /, ^, ( bzw ) direckt berechnet werden.

z.B. &NR / 2

Barcode Indexer CSV Datei - Indexerstellung ist bei dieser Art der Indexierung nicht möglich.

Kunden CSV Datei - Die zulässige Schreibweise für CSV-Spalteninhalte im Formel-Feld ist im oberen Teil des Fensters angegeben. In der Formel kann auch der Dateiname der PC Datei referenziert werden (&FILNAM).

Datumswerte sind für directarchiv-Indizes vom Typ „Datum" im Format JJJJMMTT aufzubereiten.

Dateiname/Pfad  -Beschreibung siehe Kunden CSV-Datei.

KOFAX Standard Text Release Script - Die Art der Indexierung wird durch KOFAX vorgegeben.

Email Indexierung - Die Email-Parameter erscheinen als Indizes zur Definitionsauswahl. Beispiel siehe nachfolgend wie unter Lotus Notes.

Lotus Notes

Nachstehend Beispiele von erstellten Indizes zur Archivierung von Lotus Notes Mails. Die Indizes enthalten im Formelfeld &n die entsprechende Feldnummer der Datei. Im Beispiel ist das Feld Kopieempfänger das dritte Feld der Datei.

Lotus Notes Indizes

Lotus Notes Index CC Kopieempfänger

IFS Monitor Definition

Anzeige einer IFS Monitor Definition.

0225 – IFS Monitor Definition

IFS Monitor starten

IFS Monitore können entweder einzeln über das Kontextmenü bzw. Icon oder auch alle zusammen über das Icon gestartet werden.

0102 - IFS Monitor starten

Folgende unterschiedliche Stati können auftreten:

0474 wartend IFS Monitor ist bereit

0476 prüfen Es werden Verzeichnisse geprüft ob Dokumente zur Archivierung anstehen

0475 beendetIFS Monitor ist beendet. Es findet keine Überwachung statt

IFS Monitor beenden

IFS Monitore können entweder einzeln über das Kontextmenü bzw. Icon oder auch alle zusammen über das Icon beendet werden.

IFS Monitor beenden

IFS Monitor Reset Hits

Bei den IFS Monitoren können die Anzahl der Dateien, die bereits archiviert wurden, entweder einzeln oder auch alle zusammen auf den Wert 0 zurückgesetzt werden.

IFS Monitor Reset Hits

IFS-Monitor: Barcodes in PDF-Dateien

Ab Version 1.80, PTF 13

Ab Version 1.80, PTF 13 ist es möglich, dass Barcodes in PDF-Dateien erkannt werden. Das war bisher nicht so.

Es wird wie üblich ein IFS Verzeichnis überwacht und die dort gefundenen PDF Dateien werden mittels Befehl CVTPDF (dieser ist in WOPIXX enthalten) in TIFF Dateien konvertiert.

Die TIFF Dateien werden in das Unterverzeichnis /TIF vom IFS Quell-Verzeichnis ausgegeben. Im Barcode Monitor wird dieses Unterverzeichnis zur Überwachung eintreffender TIFF Dateien konfiguriert. Der weitere Ablauf ändert sich nicht.

Die ursprünglichen PDF Dateien werden je nach Konfiguration des IFS Monitors in ein Sicherungsverzeichnis gestellt oder gelöscht.

Im IFS Monitor findet das Erkennen der PDF Dateien, die Konvertierung in TIFF und die Verschiebung der PDFs in ein anderes Verzeichnis statt, aber es wird dabei keine Archivierung durchgeführt.

Wichtig: Da der IFS Monitor nur funktioniert, wenn er mit einem Archiv verbunden und mindestens 1 Index vorhanden ist, sind in den entsprechenden Parametern Pseudoangaben zu machen.

Hier folgen einige Screen Shots, die das verdeutlichen.

Bitte den IFS Monitor WOIDT3PDF beachten

Das Bild zeigt die Konfiguration (Definition) der Parameter für die Methode PDF-TIFF-Konvertierung im IFS Monitor WOIDT3PDF. Der Server Typ muss IFS Verzeichnis sein!

Das Bild zeigt die Indexverwaltung des Pseudoarchivs TESTWOIDT3. Entscheidend ist hier, dass der erste Index IX01 alphanumerische Daten aufnehmen kann. Die anderen Indizes sind nicht von Bedeutung.

Das Bild zeigt die Indexverwaltung des IFS Monitors WOIDT3PDF, wo lediglich ein Pseudo Index IX01 mit der Formel &FILNAM angelegt ist. Ohne diesen einen Index würde ein Fehler auftreten.

Die Auflösung im Befehl CVTPDF ist standardmäßig auf 300 dpi eingestellt, was zwar alle Details der PDF-Datei widergibt, aber eine sehr große TIFF Datei generiert. Daher sollte in Tests mit manueller Ausführung von CVTPDF F4 ermittelt werden, welche X- und Y-Auflösung bei Nutzung eines der angebotenen TIF Treiber sinnvoll ist. Entscheidend ist, ob Barcodes sauber erkannt werden.

• Die folgenden Werte können im Datenbereich DIRARC/DADTAARA hinterlegt werden:
  • Name des Treibers
  • X-Auflösung in dpi
  • Y-Auflösung in dpi
  • Zieldatei überschreiben Y/N

Die ermittelten Werte können mittels CHGDTAARA im Datenbereich DADTAARA in Bibl. DIRARC abgespeichert werden. Die Änderungen werden vom Programm DAIFSMON im laufenden Betrieb erkannt.

Beispiel: hier als Beispiel Treiber *TIFGRAY und Auflösung 200 x 200

Treiber: CHGDTAARA DTAARA(DIRARC/DADTAARA (188 10)) VALUE('*TIFGRAY')

*TIF
*TIF12RGB
*TIF24RGB
*TIF32CMYK
*TIFGRAY
*TIFG2
*TIFG3
*TIFG4
*TIFLZW
*TIFPACK

X-Auflösung (Anzahl in dpi): CHGDTAARA DTAARA(DIRARC/DADTAARA (198 3)) VALUE('200')

Y-Auflösung (Anzahl in dpi): CHGDTAARA DTAARA(DIRARC/DADTAARA (201 3)) VALUE('200')

Datei überschreiben: Y=*YES: CHGDTAARA DTAARA(DIRARC/DADTAARA (204 1)) VALUE('Y')    (für *NO: "N" eingeben)

OCR-Monitor

Mit dem OCR-Monitor werden Verzeichnisse im IFS überwacht. Dokumente die dort eingestellt werden, wird automatisch der enthaltene Text extrahiert und in ein definiertes Verzeichnis für die Volltextindizierung von Dokumenten in das Archiv gestellt. In der Definition des Monitors wird festgelegt, wie das eigentliche Monitoring erfolgen soll. Definiert wird, welche Dateien berücksichtigt werden die im entsprechenden Pfad im definierten Verzeichnis abgelegt sind und in welchen Zeitabständen die Verzeichnisse geprüft werden.

Achtung: Ist ein OCR Monitor aktiv, kann er nicht geändert werden.

OCR Monitor Kontextmenü

Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (OCR Monitor) geöffnet werden.

OCR Monitor erstellen

Für jede Möglichkeit der OCR-Erkennung ist eine entsprechende Monitorkonfiguration zu erstellen.

Definition - Name eines eindeutigen OCR Monitors ( max. 20 Zeichen).

Beschreibung - Eingabe einer ergänzenden Beschreibung für den OCR Monitor ( max. 40 Zeichen).

Aktiviert - Hiermit wird der OCR Monitor aktiv geschaltet.

Server Typ - Was soll überwacht werden?

Mit dem Server Typ wird festgelegt, ob es sich um ein IFS Verzeichnis oder um einen FTP Server als Server Typ handelt, der mit dieser OCR Monitordefinition überwacht werden soll. Es ist auch möglich einen SOA oder SOAP Dienst zu nutzen.

IFS Verzeichnis - Bei Aktivierung wird ein IFS Verzeichnis überwacht.

Benutzer -

Pfad für Dokumenten-Export -

FTP Server - Bei Auswahl FTP Server muss dieser mit IP-Adresse angegeben werden.

Server - IP Adresse des Servers.

Benutzer - Eingabe des Benutzers für die Anmeldung mit Kennwort und Kennwortüberprüfung.

Pfad für Dokument-Export - Eingabe des Pfades wohin das OCR-Dokument exportiert werden soll.

www.ocrwebservice.com -

Für die Volltextsuche wird die Textversion des Dokumentes benötigt. Die Internetplattform www.OCRWebService.com bietet für diesen Zweck einen kostenpflichtigen Dienst an. D.h. die gescannten Dokumente werden per http an diesen www Server übermittelt und als Antwort erhält man dann den ermittelten Text. Der OCR Monitor in directarchiv kann so konfiguriert werden, dass dieser Dienst genutzt wird. Dazu ist eine Registrierung bei www.ocrwebservice.com erforderlich. Man erhält einen Benutzernamen und einen Lizenzcode. Ein schnell einzurichtender Testzugang erlaubt das kostenlose OCR von 15 Seiten pro Tag. Voraussetzung ist, dass die IBM i Zugriff auf das Internet über den http Port 80 hat.

Servertyp = www.ocrwebservice.com <http://www.ocrwebservice.com>

Benutzer - Eingabe des Benutzers, der bei Registrierung bei der Internetplattform www.OCRWebService.com übermittelt wird.

License Code - Eingabe des License Code, der zur Registrierung des Benutzers übermittelt wird.

Hinweis: Z.Zt. werden die Dokumente noch unverschlüsselt durch das www gesendet. Dies bedeutet ein gewisses Sicherheitsrisiko!

Maximale Anzahl Dateien - Eingabe der maximalen Anzahl der Dateien, die mit dem OCR Monitor asynchron verarbeitet werden. Default 10.

Nur Dateien mit max. Seiten - Nur für Dateien mit Angabe der max. Seitenzahl. Default 100. Sind es mehr als die angegebene Seitenzahl bzw. mehr als 100 Seiten, so werden diese Dokumente nicht verarbeitet und können somit später nicht mittels Volltextsuche durchsucht werden.

Neue Dokumente zuerst - Bei Aktivierung werden die neuen Dokumente zuerst verarbeitet.

PDF-Dateien mittels Text-Extraktion konvertieren - Es kann angegeben werden, ob TET (Text Extraction Toolkit) zur Text-Extraktion bei PDF-Dateien verwendet werden soll.

Default: Keine Aktivierung.

CPI Raster für Text-Extraktion - Eingabe eines CPI Rasters (Characters Per Inch) für die Text-Extraktion. Je größer der Wert, desto genauer ist das Ergebnis.

Default: 20

LPI Raster für Text-Extraktion - Eingabe eines LPI Rasters (Lines Per Inch) für die Text-Extraktion. Je größer der Wert, desto geringer ist die Textüberlagerung.

Default: 10

Hinweis: Mit den Defaultwerten von CPI = 20 und LPI = 10 ist das Ergebnis am besten.

E-Mails mittels Text-Extraktor konvertieren - Bei Aktivierung erfolgt die Konvertierung der E-Mails mit dem Text-Extraktor, ansonsten werden die E-Mails an den OCR Extraktor gesendet.

Default: Aktiviert

Hinweis: Verarbeitung läuft synchron!

Pfad für Text-Import - Eingabe des Pfades aus dem das OCR-Dokument importiert werden soll.

Codepage der Textdatei - Auswahl der zu verwendenden Codepage für den Import der Textdatei.

Zeitintervall gesteuert - Bei Aktivierung kann ein Prüfintervall und Zeitraum für das OCR Monitoring eingegeben werden.

Prüfintervall - Eingabe eines Prüfintervalls. Gültige Werte sind Stunden, Minuten, Sekunden.

Zeitraum - Gültige Zeiträume für das OCR Monitoring festlegen.

Feste Uhrzeit - Hier kann eine feste Uhrzeit für das Monitoring eingetragen werden. Ist keine Uhrzeit eingetragen, erfolgt die OCR Erkennung sofort nach der Archivierung.

Hinweis: Nicht Zeitintervall gesteuert

Wurde kein Zeitintervall gesteuertes OCR Monitoring ausgewählt, so muß eine feste Uhrzeit festgelegt und auch die Wochentage ausgewählt werden.

Benutzer - Eingabe des Benutzers, der das OCR Monitoring ausführen darf.

Eigener Job - Bei Aktivierung kann ein eigener Job Name für den OCR Monitor-Job vergeben werden. Dies kann sehr hilfreich für eine bessere Übersicht sein. Dieser Job kann automatisch gestartet werden.

0320 – OCR Monitor - Eigener Job

Job Name - Name des Jobs unter dem der OCR Monitor laufen soll. Default: OCRMON.

Automatisch starten - Bei Aktivierung wird der OCR Monitor-Job automatisch gestartet.

E-Mail-Adresse für Fehlermeldungen - Fehlermeldungen können gleich per E-Mail an eine entsprechende Adresse weitergereicht werden.

Signatur

Mit dem Signatur-Monitor werden Dokumente die archiviert sind asynchron digital signiert. In der Definition des Monitors wird festgelegt, welches Zertifikat für die Signatur verwendet wird und ab welcher Uhrzeit an welchen Tagen signiert werden kann um den Tagesbetrieb nicht zu stören.

Mit einer Signatur kann bei einem archivierten Dokument überprüft werden, ob dieses noch so im Archiv vorhanden ist, wie es ursprünglich archiviert wurde. Die Überprüfung erfolgt über eine Prüfsumme, die über die Datei gebildet wird.

Signaturmöglichkeiten

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Archivdokument zu signieren, das den vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Richtlinien entspricht:

• Softwarezertifikat
• directcard

Softwarezertifikat

Ein Softwarezertifikat arbeitet sehr schnell bei der Archivierung mit anschließender Signierung.

directcard

Diese Art der Signierung ist zeitintensiver als die Verwendung eines Softwarezertifikates. Für die Archivierung mit anschließender Signatur eines Dokumentes muss mit 1-3 Sekunden gerechnet werden.

0233 – Konfiguration Signatur

Signatur Kontextmenü

Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (Signatur) geöffnet werden.

0478 – Signatur Kontextmenü

Signatur Konfiguration erstellen

Für jede Möglichkeit der Signatur ist eine entsprechende Konfiguration zu erstellen.

0234 – Signatur erstellen

Definition

Name einer eindeutigen Signatur Konfiguration ( max. 20 Zeichen).

Beschreibung

Eingabe einer ergänzenden Beschreibung für die Signatur Konfiguration ( max. 40 Zeichen).

Aktiviert

Bei Aktivierung wird die Signatur Konfiguration aktiv geschaltet.

Datei mit privatem Schlüssel

Hier kann eine Datei, die den privaten Schlüssel im P12-Format beinhaltet, ausgewählt werden. Diese Datei muss im Verzeichnis \Toolmaker\DirectArchive\Certs\private abgelegt sein.

Hinweis: Wird ein privater Schlüssel vom AS400 Certificate Manager erstellt, dann kann dieser nur im PFX-Format abgelegt werden. CryptLib unterstützt dieses Format nicht und bricht mit einem Pointer Error ab. Dieses Problem kann damit gelöst werden, in dem der private Schlüssel in Windows unter Outlook/Sicherheit importiert und dann im P12-Format wieder exportiert wird.

Gültige Werte:

Keine Auswahl

Dateiauswahl .p12

0240 – Signatur Datei mit privatem Schlüssel

Kennwort für privaten Schlüssel

Ist die Datei mit dem privaten Schlüssel Kennwort geschützt, so muß dieses hier mit Wiederholung eingegeben werden.

Kartenterminal

Auswahl des Kartenterminals, das für die Signierung verwendet werden soll.

Feste Karte erzwingen

Bei Aktivierung öffnet sich ein weiteres Eingabefeld, in das eine feste Kartennummer eingegeben werden muss.

0241 – Signatur Feste Karte erzwingen

Kartennummer

Soll eine bestimmte Karte für die Signierung verwendet werden, so muss hier die Kartennummer eingetragen werden. Die Karte muss sich zum Zeitpunkt des Archivierungsvorganges im Kartenterminal befinden. Bei asynchroner Signierung (z.B. ab 18 Uhr) muss dann zum festgelegten Zeitpunkt die Karte im Kartenterminal drin sein.

Dokument sofort bei Archivierung signieren

Bei Aktivierung findet die Signierung des Dokumentes mit dem Archivierungsvorgang statt. Erfolgt die Signierung über ein Softwarezertifikat, ist eine Signierung bei der Archivierung problemlos ohne Zeitverlust möglich. Bei einer mehr zeitintensiveren Signierung über directcard wird empfohlen, die Signierung später vorzunehmen.

Ist dieses Feld nicht aktiviert erscheint folgende Zusatzeingabe für eine spätere Signierung:

0238 – Signierung Feste Uhrzeit

Feste Uhrzeit

Hier kann eine feste Uhrzeit, ab wann die Signierung starten soll, eingetragen werden. Weiter können auch die Wochentage festgelegt werden.

oder Prüfintervall

Hier kann ein Prüintervall in Sekunden für die Signierung eingetragen werden. Default: 300 Sekunden.

Benutzer

Angabe eines Benutzers, unter dem der Job für die asynchrone Signierung stattfinden soll.

Eigener Job

Es kann u.U. Sinn machen (großes Volumen), die Signierung mit mehreren Jobs abzuarbeiten, die dann vom System schneller abgearbeitet werden können.

0239 – Signierung Eigener Job

Automatisch starten

Der separate Job für die Signierung kann über eine Checkbox automatisch gestartet werden.

Signatur Definition

Anzeige einer Signatur Definition.

0242 – Signatur Konfiguration anzeigen

Signatur mit privaten Schlüssel (pfx-Datei)

Es können mit dem Digital Certificate Manager private Schlüssel erstellt und diese zur Signierung von Dokumenten verwendet werden.

Zertifikatsexport aus dem DCM

Beispiel eines Zertifikatsexport aus dem Digital Certificate Manager DCM

0723 – Digital Certificate Manager – Zertifikat exportieren

0724 - Digital Certificate Manager – Server- oder Clientzertifikat exportieren

0725 - Digital Certificate Manager – Exportausgabe Datei

0727 - Digital Certificate Manager – Eingabe Name der Exportdatei

Getestet werden kann die PFX Datei mit folgendem Befehl:

SGNOBJ OBJ('/tmp/test.pdf') SGNOBJ('/tmp/test.p7b') TERMINAL(*CERT) CERT('/tmp/test.pfx')

PASSWORD() REPLACE(*YES)

Mit der so erstellen PFX Datei kann eine Datei signiert werden.

Signatur Konfiguration starten

Signatur Konfigurationen können entweder einzeln oder auch alle zusammen gestartet werden.

0243 -Signatur Konfiguration starten

Folgende unterschiedliche Stati können auftreten:

0474 wartendSignatur Konfiguration ist bereit

0475 beendetSignatur Konfiguration ist beendet. Es findet keine Signierung statt

0244 - Signatur Konfigurationen gestartet

Signatur Konfiguration beenden

Signatur Konfigurationen können entweder einzeln oder auch alle zusammen beendet werden. Der Staus ändert sich von wartend auf beendet.

0246 - Signatur Konfigurationen beenden

0245 – Signatur Konfigurationen beendet

Archiv mit Signierung verknüpfen

Nach einer erfolgreichen Signatur Konfiguration muss diese dann mit dem Archiv verknüpft werden. Dies erfolgt in der Archivdefinition.

0247 - Archiv mit Signierung verknüpfen

Signaturkonfiguration

Hier wird die Signaturkonfiguration ausgewählt, die für dieses Archiv angewendet werden soll.

Dokumente archivieren ab Datum

Hier kann ein Datum eingetragen werden, ab wann Dokumente archiviert werden sollen. Eine rückwirkende Signierung kann jederzeit erfolgen.

Signatur bei jedem Lesezugriff prüfen

Bei Aktivierung erfolgt bei jedem Lesezugriff eine Überprüfung ob das Dokument verändert wurde.

Signaturbeispiele

Ist bei einem archivierten Dokument eine Signatur vorhanden, so ist dies anhand eines Subdokumentes zu erkennen. Erfolgt ein Klick auf das Icon, so wird der Signatur Prüfbericht angezeigt.

Dokumente, die in Ordnung sind, d.h. nicht geändert wurden, werden gleich aus dem Archiv heraus angezeigt. Dokumente, die nicht in Ordnung sind, d.h. geändert wurden, erscheint ein Signatur Prüfbericht.

0237 – Archivdokumente mit Signaturen

0236 – Signatur vorhanden

Signatur Prüfbericht

Wird im Archiv ein Dokument zur Anzeige ausgewählt und es hat sich am Dokument seit der Archivierung etwas geändert, erscheint ein Signatur Prüfbericht.

0235 – Signatur Prüfbericht

Der Signatur Prüfbericht ist in zwei Bereiche unterteilt. Die erste Hälfte des Prüfberichtes zeigt alle relevanten Daten zum archivierten Dokument.

Dokument ID

Anzeige der Dokument ID.

Dateiname

Anzeige des vollständigen Dokumentennamens. Mit Klick auf den Dateinamen wird das Dokument angezeigt. Sind Notizen vorhanden, so werden diese ebenfalls angezeigt.

Hinweis: Das Dokument kann aus dieser Ebene heraus nicht exportiert werden. Die Exportfunktion wird in der zweiten Hälfte des Signatur Prüfberichtes unter Dateiname und rechte Maustaste Ziel speichern unter unterstützt.

Dateityp

Ausgabe des Dateitypen.

Dateidatum

Ausgabe des Dateidatums. Hinweis: Beim manuellen Archivieren wird hier das Archivierungsdatum eingetragen.

Archiviert am

Ausgabe des Archivierungsdatum mit Uhrzeit und dem Benutzer, der das Dokument archiviert hat.

Geändert am

Ausgabe des Änderungsdatums mit Uhrzeit und dem Benutzer, der das Dokument zuletzt geändert hat.

Aufgerufen am

Ausgabe des Ausrufsdatums mit Uhrzeit und dem Benutzer, der das Dokument zuletzt aufgerufen hat.

Version

Die Versionsnummer erhöht sich um 1, wenn ein gleichnamiges Dokument ein weiteres Mal archiviert wird. Eine Versionsnummer 1 sagt aus, dass das Dokument bis jetzt nur ein Mal archiviert wurde.

Aufrufzähler

Bei allen archivierten Dateien wird ein Aufrufzähler hinterlegt. Jeder Zugriff auf ein archiviertes Dokument wird protokolliert.

Notizen

Gibt die Anzahl der vorhandenen Notizen an.

Weitere Dokumente

Gibt die Anzahl der vorhandenen Subdokumente an.

Die zweite Hälfte des Prüfberichtes zeigt alle relevanten Daten bezüglich der Signatur zum archivierten Dokument.

Dateiname

Anzeige des vollständigen Dokumentennamens. Mit Klick auf den Dateinamen wird das Dokument angezeigt. Sind Notizen vorhanden, so werden diese ebenfalls angezeigt.

Hinweis: Das Dokument kann aus dieser Ebene heraus exportiert werden. Unter Dateiname und rechte Maustaste Ziel speichern unter ausführen. Es werden alle relevanten Signaturprüfungen vorgenommen

Dateistatus (archiviertes Dokument)

Anzeige des Bytes, die gelesen wurden.

Signaturdatei

Name der Signaturdatei, die bei der Signierung erstellt wurde. Diese Datei wird vom System automatisch erstellt und ist pro archivierten Dokument vorhanden.

Dateistatus (Signaturdatei)

Anzeige des Bytes, die für die Signaturdatei gelesen wurden.

Signatur analysieren

Diese Anzeige bezieht sich auf die Signaturdatei selbst. Gab es bei der Erstellung der Signaturdatei ein Problem, so wird das wie folgt protokolliert:

Gültige Werte sind:

OKDie Signaturdatei Signatur.p7b wurde fehlerfrei erstellt.

Fehlercode (nnn) Veränderungen in der Signaturdatei.

Keine Lizenz für Crypto-Bibliothek gefundenIn den Systemeinstellungen muss bei den Lizenzen der Lizenzschlüssel der CryptLib angegeben werden, damit die Crypto APIs verwendet werden können. Fehlt dieser, so wird dies im Prüfbericht eingetragen.

Vertrauenswürdige Zertifikate

Hier wird die Anzahl der vorhandenen vertrauenswürdigen Zertifikate angezeigt, die sich im Pfad \\Toolmaker\DirectArchive\Certs\trusted (file:///\\\\Toolmaker\\DirectArchive\\Certs\\trusted) befinden.

Datum der Signatur

Ausgabe des Datums, wann die Signierung für das Archivdokument stattgefunden hat.

Unterzeichner

Ausgabe des Namens, dessen Zertifikat für die Signierung verwendet wurde. Die Festlegung des Unterzeichners wird in der Signatur Konfiguration vorgenommen.

Signatur prüfen

Es sind hier zwei unterschiedliche Ergebnisse möglich:

• Dokument wurde nicht geändert (unchanged)
• Dokument wurde geändert (changed)

Vertrauenswürdigkeit des Unterzeichners

Es sind folgende Einträge möglich:

• Dokument wurde nicht geändert (unchanged)
• Dokument wurde geändert (changed)

Sobald ein Dokument geändert wurde, erscheint kein Eintrag mehr in diesem Feld bzw. es wird nicht mehr angezeigt.

Wie stelle ich fest, ob ich vertrauenswürdig bin?

Im Zertifizierungspfad ist ein Zertifikat hinterlegt. Bei Anzeige des Archivdokumentes erfolgt ein Zugriff auf die Zertifizierungsdatei und es wird so überprüft, ob der Unterzeichner vertrauenswürdig ist.

0235 - Signatur Prüfbericht vertrauenswürdig

0248 - Signatur Prüfbericht nicht vertrauenswürdig

Ist ein Dokument geändert worden (not trusted), so kann es aber trotzdem angezeigt werden.

Thumbnail

directarchiv bietet die Möglichkeit eine Vorschau des archivierten Dokumentes in der Trefferliste anzuzeigen. Die Anzeige erfolgt mittels eines sog. Thumbnails, was eine verkleinerte grafische Darstellung der Datei ist.

Dabei werden unterschiedliche Arten von Thumbnails unterschieden.

Thumbnail als Dateisymbol

Dieses Thumbnail wird anstelle des Dateisymbols in der Trefferliste angezeigt und ist deshalb i.d.R. nicht größer als 50x50 Pixel.

0381 – Thumbnail als Dateisymbol

Thumbnail bei Mouseover

Diese Thumbnail wrid angezeigt, sobald die Mouse über das Dateisymbol bewegt wird. I.d.R. sind diese Thumbnail 200x300 Pixel groß.

0382 – Thumbnail bei Mouseover

Auch eine Kombination aus Beidem ist möglich.

Konfiguration des Thumbnail Dienstes

Damit Thumbnails angezeigt werden können müssen die archivierten Dokumente in JPG-Grafiken konvertiert werden. Diese Aufgabe übernimmt der Thumbnail Dienst.

Dazu ist eine Thumbnail Dienstkonfiguration zu erstellen. Diese steuert, zu welchem Zeitpunkt die Konvertierung stattfinden soll. Die Konfiguration ist ähnlich der Konfiguration der anderen directarchiv Dienste.

Hinweis: Nicht für jedes Dateiformat gibt es die Möglichkeit der Thumbnail Konvertierung. Z.Zt. werden GIF, JPG, PNG, TIF und PDF unterstützt.

Die durch den Dienst erstellten JPGs werden als verstecktes Dokument dem Archivdokument angehängt.

Thumbnails werden asynchron erstellt. D.h. es kann durchaus sein, dass für neue Dokumente noch keine Vorschau verfügbar ist.

0379 – Thumbnail Definition

Aktivierung von Thumbnails für ein Archiv

Um ein Archiv für Thumbnails zu aktivieren gibt es in der Archivdefinition ein Feld für die Thumbnail-Konfiguration. Hier kann eine Konfiguration aus den Thumbnail Diensten angegeben werden.

Weiterhin kann dann ausgewählt werden ob ein Thumbnail in der Trefferliste und/oder bei Mouseover angezeigt werden. Für beide Anzeigearten muss eine Größe in Pixel angegeben werden. Dabei ist das Thumbnail für die Trefferliste i.d.R. nicht größer als 50 Pixel und das für Mouseover nicht größer als 300 Pixel.

Anmerkung zur Thumbnail Erstellung

Die Erstellung von Thumbnails ist ein sehr rechenintensiver Prozess. Je nach Maschinengröße und Anzahl der Dokumente sollte überlegt werden, die Erstellung in Zeiten zu verlegen, in der die Maschine weniger benötigt wird.

Grundsätzlich werden Thumbnails mittels des PASE Bibliotheken Ghostscript und Imagemagic erstellt, d.h. PASE ist unbedingt auf dem System zu installieren.

0380 – Thumbnail Konfiguration in Archivdefinition