Fassen Sie mehrere Archive in einer Sammelrecherche zusammen und suchen Sie archivübergreifend Dokumente. Gleiche Felder werden automatisch als Sammelindex zusammengefasst, andere Indizes können manuell zugeordnet werden. Felder die nicht übereinstimmen werden in ein Betrefffeld zusammengefasst.
Das Anlegen einer Sammelrecherche ist sinnvoll, wenn z.B. zu einer Rechnung alle Belege angezeigt werden sollen.
Grundsätzliche Vorgehensweise beim Anlegen einer Sammelrecherche:
Definition der Sammelrecherche
Auswahl der Archive
Sammelindex festlegen
Index Verknüpfung
Berechtigung Definition / Sammelindex
Hinweis zu Berechtigungen:
Die Berechtigungen auf Archiv- und Archivindexebene werden ebenfalls bei den Sammelrecherchen berücksichtigt.
Verwendung eines SQL-Filter:
Wird bei den Berechtigungen der Sammelrecherchen eine SQL-Beschränkung eingetragen, so muss sichergestellt werden, dass sämtliche Felder im SQL-Filter auch in allen Archiven vorhanden sind. Der Administrator muss darauf selbst achten.
0048 – Sammelrecherche

Sammelrecherche Kontextmenü

Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (Sammelrecherche) geöffnet werden.
0062 – Sammelrecherche Kontextmenü
0199 – Sammelrecherchen
Hinweis: Sind mehrere Indizes für eine Sammelrecherche definiert, als in einer Zeile dargestellt werden können, erfolgt die Ausgabe mehrzeilig bzw. unterhalb vom Menü.

Sammelrecherche erstellen/ändern

Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen eine Sammelrecherche zu erstellen bzw. zu ändern ist.
0052 – Sammelrecherche erstellen
Definition
Eingabe eines eindeutigen Namen für das zu erstellende Sammelarchiv (max. 20 Zeichen).
Beschreibung
Eingabe einer Beschreibung für das zu erstellende Sammelarchiv (max. 40 Zeichen).
Symbol
Damit Archive bzw. Sammelarchive optisch besser voneinander getrennt werden können, ist es möglich, einem Archiv bzw. einem Sammelarchiv ein Symbol zuzuordnen. Die Grafiken sind unter /toolmaker/directarchiv/directweb/htdocs/symbols abzulegen. In der Auswahl stehen die abgelegten Symbole zur Verfügung.
Einige Beispiele:
0200 – Sammelrecherche erstellen Archiv Symbol
Das ausgewählte Symbol erscheint in der Listanzeige:
0494 – Archiv Symbol folder_red_open.png
Suche nach Datum
Die Suche nach Datum kann nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen, d.h. die Trefferliste ist abhängig, wo der Suchstring eingegeben wurde.
Folgende Suchoptionen stehen zur Verfügung:
0051 – Sammelrecherche erstellen Suche nach Datum
Gültige Werte:
Suche im normalen Filter Hier erfolgt die Suche nur nach den Eintragungen im normalen Filter.

• Suche im erweiterten Filter Hier erfolgt die Suche nur nach den Eintragungen im erweiterten Filter.
• Keine Suche möglich Nach dem Datum kann nicht gesucht werden.

Volltextsuche über Textsuchfeld
Bei Aktivierung wird über ein Textsuchfeld die Volltextsuche gesteuert .
Volltextsuche über sep. Eingabefeld
Hier wird mit entsprechender Auswahl die Volltextsuche gesteuert.
Gültige Werte sind:

• Suche im normalen FilterBei Aktivierung erfolgt die Suche nur im normalen Filter.

Suche im erweiterten FilterHier erfolgt die Suche nur nach den Eintragungen im erweiterten Filter.
Keine Suche möglich Bei Aktivierung ist keine Volltextsuche über ein separates Eingabefeld möglich.
Archive
Auswahl der Archive die in die zu erstellende Sammelrecherche eingebunden werden sollen. Es müssen mindestens zwei Archive ausgewählt werden. Die Mehrfachauswahl von Archiven erfolgt über die Strg-Taste.
0297 – Sammelrecherche erstellen Mehrfachauswahl
Wurde nur ein Archiv ausgewählt, erscheint folgender Hinweis:
0167 – Sammelrecherche erstellen Archivauswahl
Betreff in Trefferliste
Bei Aktivierung erscheint der Betreff in der Trefferliste.
0133 – Sammelrecherche erstellen Betreff in Trefferliste
Archiv in Trefferliste
Bei Aktivierung erscheint das Archiv in der Trefferliste.
0303 – Sammelrecherche erstellen Archiv in Trefferliste
Seitenanzahl in Trefferliste
Bei Aktivierung wird die Seitenzahl angezeigt.
0290 - Sammelrecherche erstellen Seitenanzahl in Trefferliste
Archivdatum in Trefferliste
Bei Aktivierung wird das Archivdatum angezeigt.
0291 - Sammelrecherche erstellen Archivdatum in Trefferliste
Versionsinfo in Trefferliste
Bei Aktivierung wird eine Versionsinfo angezeigt.
0292 - Sammelrecherche erstellen Versionsinfo in Trefferliste
Notizinfo in Trefferliste
Bei Aktivierung wird eine Notizinfo angezeigt.
0293 - Sammelrecherche erstellen Notizinfo in Trefferliste
Subdokumente in Trefferliste
Bei Aktivierung werden die Subdokumente angezeigt.
0294 - Sammelrecherche erstellen Subdokumente in Trefferliste
Signaturinfo in Trefferliste
Bei Aktivierung wird die Signaturinfo angezeigt.
0295 - Sammelrecherche erstellen Signaturinfo in Trefferliste
Trefferqualität anzeigen
Bei Aktivierung wird die Trefferqualität angezeigt.

Archive

Auflistung der eingebundenen Archive für die Sammelrecherche:
0152 – Archive der Sammelrecherche
Default
Bei Aufruf wird dieses Archiv ausgewählt.

Archive Erstellung

Nachfolgend wird beschrieben, wie ein Archiv für eine Sammelrecherche hinzugefügt werden kann
0153 – Archive Erstellung für Sammelrecherche
Archiv
Auswahl eines bestehenden Archivs.
0154 – bestehende Archive
Folge
Es wird automatisch die nächste freie Folgenummer vergeben, die jederzeit geändert werden kann.
Bei Aufruf ausgewählt
Bei Aktivierung wird dieses Archiv automatisch bei der Sammelrecherche ausgewählt.

Sammelindizes

Die Indexstruktur bildet sich aus der Suche nach gleichen Indexen anhand der ausgewählten Archive. Abhängig von den ausgewählten Archiven mit den dazugehörigen Indizes werden diese Indizes als Sammelindizes übernommen. Es können manuell auch noch weitere Sammelindizes erstellt werden.
0155 – Sammelindizes automatisch erstellt

Sammelindizes Erstellen

Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen ein Sammelindize für eine Sammelrecherche zu erstellen ist. Mit den Sammelindizes wird festlegt, wie eine Sammelrecherche zu erfolgen hat.
0156 – Erstellen Sammelindizes
Index
Eingabe eines eindeutigen Indexnamen ( max. 10 Zeichen).
Folge
Eingabe einer Folge für den zu erstellenden Sammelindex
Beschreibung
Eingabe einer Beschreibung für den zu erstellenden Sammelindex ( max. 30 Zeichen).
Überschrift
Eingabe einer Überschrift für den zu erstellenden Sammelindex ( max. 30 Zeichen).
Standard Indextyp verwenden
Die Sammelindizes können manuell oder automatisch erstellt werden. Bei Aktivierung wird dieser Sammelindex als Standard verwendet.
Art
Auswahl der Art für den Index.
0157 – Index Art
Länge
Eingabe der Länge zwischen 1 – 90 Stellen.
Dezimalstellen
Eingabe Anzahl Dezimalstellen.
Service Programm
In einem Service Programm wird die Darstellung für den verwendeten Typ von einem Anwendungsprogramm mit Übergabeparameter ausgeführt und das Symbol exportiert. Es wird mit HTML-Code geantwortet.
Funktionsname
Es kann ein Funktionsname (max. 30 Zeichen) für das Serviceprogramm vergeben werden, d.h. ein Funktionsname dem Serviceprogramm zugewiesen werden.
Suchindex
Hier werden die Parameter für die Suche gesetzt.
Suche im normalen Filter
Bei Aktivierung erfolgt die Suche nur im normalen Filter.
Suche im erweiterten Filter
Bei Aktivierung erscheint dieser Index auch im erweiterten Filter.
Keine Suche möglich
Bei Aktivierung ist mit diesem Index keine Suche möglich.
Von – bis Suche erlauben
Für ein Sammelarchiv kann pro Index festgelegt werden, ob für einen Index eine von-bis Suche erlaubt ist. Das System ändert dann automatisch die Suchmaske so ab, dass im Filter der Index von-bis eingeben werden kann. Erfolgt kein Eintrag im von- Feld, so erfolgt keine Eingrenzung des von-Wertes. Das gleiche gilt für den bis-Wert. Die Suche erfolgt immer <= und >=, also einschl. des angegebenen Wertes.
Bei Alpha/Unicode Werten kann ebenfalls von-bis gesucht werden (z.B. zeige alle Kunden von A-G).
directweb SQL Abfrage
Hier kann eine definierte directweb SQL Abfrage ausgewählt werden. Die Definition einer SQL Abfrage erfolgt in directweb – SQL Abfragen.
Index in Trefferliste anzeigen
Bei Aktivierung wird der Index in der Trefferliste angezeigt.
Sortieren erlauben
Hier wird definiert, ob ein Sortiervorgang auf diesen Index erlaubt ist.
Ausrichtung
Hier kann die Ausrichtung des Index angegeben werden.
Gültige Werte sind:
LinksEs erfolgt ein Ausrichtung nach links
Rechts Es erfolgt ein Ausrichtung nach rechts
ZentriertEs erfolgt eine zentrierte Ausrichtung

Index Verknüpfung

Bei der Anlage einer Sammelrecherche wird versucht, gleiche Indexe zu finden. Die gefundenen Verknüpfungen werden automatisch als Sammelindizes angelegt. Diese automatisch erstellten Indexverknüpfungen können bearbeitet werden.
0158 – Index Verknüpfung
0159 – Index Verknüpfung ändern
Zuordnung zu Sammelindex
Bei Aktivierung wird dieser Index dem ausgewählten Sammelindex zugeordnet.
Sammelindex
0160 – Index Verknüpfung ändern Sammelindex
0168 – Sammelrecherche Indizes Kontextmenü

Sammelrecherche Index Werteliste

0169 – Sammelrecherche Index Verknüpfung Werteliste erstellen
Wert
Hier kann ein zulässiger Wert für den Index eingetragen werden
Folge
Diese Folgenummer legt die Reihenfolge der Werte in der Werteliste in ihrer Verwendung fest.
Beschreibung
Erklärende Beschreiung des Wertelisteneintrag (max. 40 Zeichen). Beschreibung ist ein Unicode-Feld.
HTML für Listenausgabe
Hier kann entsprechender HTML-Code für die Listausgabe hinterlegt werden.
HTML für Detailanzeige
Hier kann entsprechender HTML-Code für die Detailanzeige hinterlegt werden.

Index Verknüpfung Berechtigungen

0170 – Sammelrecherche Index Verknüpfung Berechtigungen
0171 – Sammelrecherche Index Verknüpfung Berechtigung erstellen
Benutzer
Benutzer, für den diese Indexberechtigungsprüfung gelten soll.
Alle Rechte
Festlegung der Rechte für den Benutzer. Bei Aktivierung erhält der Benutzer alle Rechte.
Index schützen
Bei Aktivierung ist den Index geschützt, d.h. dieser kann vom Benutzer nicht geändert werden.
Index verbergen
Bei Aktivierung wird der Index verborgen und erscheint nicht in der Auflistung.
Unterlassungswert
Hier kann ein Unterlassungswert eingetragen werden.
Gültigkeitsprüfung
Hier kann eine Formel für eine Gültigkeitsprüfung für den Index eingetragen werden.

Berechtigungen

Für jede Sammelrecherche wird einer Berechtigungsprüfung durchgeführt.
0063 – Berechtigungen verwalten
0064 – Berechtigungen verwalten
Alle Rechte
Bei Aktivierung erhält der Benutzer alle Rechte für das Sammelarchiv, d.h. vorhandene Definitionen können verwendet, auf alle Archive zugegriffen und Definitionen geändert werden.
Definition verwenden
Bei Aktivierung kann diese Definition von diesem Benutzer verwendet werden.
Archivauswahl erlauben
Bei Aktivierung ist für den Benutzer eine Archivauswahl erlaubt.
0205 – Archivauswahl erlauben
Definition ändern
Bei Aktivierung ist es dem Benutzer möglich, eine Definition für eine Sammelrecherche zu ändern.
Volltextsuche
Bei Aktivierung wird die Volltextsuche verwendet.

Archivrecherche

Es erfolgt die Anzeige aller archivierten Dokumente.
0049 – Sammelrecherche Archivrecherche
Hinweis: Sind mehrere Indizes für eine Sammelrecherche definiert, als in einer Zeile dargestellt werden können, erfolgt die Ausgabe mehrzeilig bzw. unterhalb vom Menü.

Archivrecherche Notizen

Zu jeder Sammelrecherche kann eine Notiz erfasst werden.
0054 – Sammelrecherche Notizen

Archivrecherche Notizen hinzufügen

Zu jeder Sammelrecherche können eine oder mehrere Notizen hinzugefügt werden.
0056 – Sammelrecherche Notizen hinzufügen
0073 – Icon für Notiz
Wurde einer Sammelrecherche eine Notiz hinzugefügt, so ist dies in der Aufstellung durch ein Icon gekennzeichnet.
0072 – Sammelrecherchen mit Notizen
Sind mehrere Notizen vorhanden, so wird das entsprechend angezeigt.
0074 – Mehrere Notizen vorhanden
Hinweis: kann keine Notiz bei einer Sammelrecherche trotz Administratorrechte nicht administriert (z.B. gelöscht) werden, so ist zu beachten, dass die Berechtigung auf Archivebene höher ist als die Administratorrechte.

Sammelrecherche per E-Mail versenden

Eine Sammelrecherche kann per E-Mail versendet werden. Einen Nachweis, an wen eine Recherche bereits per E-Mail versendet wurde, ist in den Zugriffen zu sehen.
0076 – Sammelrecherche per E-Mail versenden
Blindkopie schicken (BCC)
Bei Aktivierung erhält der Absender ebenfalls eine Kopie der Mail.
Senden an directweb Benutzer
Bei Aktivierung werden die directweb Benutzer aufgelistet, bei denen in der Konfiguration eine E-Mail eingetragen ist und stehen somit als E-Mail-Empfänger zur Auswahl bereit. Es können auch definierte Rollen als Email-Verteiler ausgewählt werden. Wird eine Email an eine Rolle gesendet, erhalten nur die/der Benutzer die Email, der/die gerade die Rolle besitzt.
0077 – directweb Benutzer
Empfänger Name
Hier kann ein Empfängername eingetragen werden.
Empfänger E-Mail-Adresse
Hier wird die E-Mail-Adresse des Empfängers eingetragen.
Betreff
Hier kann ein Betreff eingegeben werden.
E-Mail-Priorität
Hier kann eine entsprechende E-Mail-Priorität für das Versenden der E-Mail ausgewählt werden. Zwischen folgenden Prioritäten kann unterschieden werden:
Normal E-Mail wird mit normaler Priorität versendet
Hoch E-Mail wird mit hoher Priorität versendet
Niedrig E-Mail wird mit niedriger Priorität versendet
Notizen in PDF einfügen
Bei Aktivierung werden die erstellten Notizen zum Dokument als Icon im PDF-Dokument links oben dargestellt (im Beispiel sind drei Notizen vorhanden). Wird der Cursor auf eine Notiz positioniert, so erscheint ein Tooltipptext mit Erstellungsdatum und Text der Dokumentnotiz.
0148 – Dokumentnotizen
Per Mausklick auf eine Dokumentnotiz wird die Notiz angezeigt.
0145 – Öffnen der Dokumentnotizen in PDF
Mit der Funktion Optionen kann die angezeigte Notiz wieder geschlossen werden.
0146 – Optionen Notiz schließen
Notizenposition zurücksetzen
Eigenschaften
Die Anzeige der Dokumentnotizen kann beliebig konfiguriert werden.
0147 – Notiz Eigenschaften
Darstellung
Hier kann die Darstellung der Dokumentnotiz konfiguriert werden.
Symbol
Auswahl des zu verwendenden Symbols für die Darstellung der Dokumentnotiz.
Farbe
Farbauswahl für die Darstellung der Dokumentnotiz.
Deckkraft
Eingabe der Deckkraft (Intensität) in Prozent.
0149 – Notiz Eigenschaften Allgemein
Gesperrt
Bei Aktivierung kann die Darstellung der Dokumentnotiz nicht geändert werden.
Text
Eingabe des E-Mail-Textes.
Hinweis zur Berechtigung:
Zum Versand einer Recherche per E-Mail ist eine entsprechende Berechtigung erforderlich bzw. bei der Benutzerdefinition muss eine E-Mailadresse eingetragen sein. Falls dies nicht der Fall ist, erscheint folgender Hinweis:
0161 – Sammelrecherche per E-Mail versenden Berechtigung

Sammelrecherche Eigenschaften

Mit dieser Funktion werden alle relevanten Eigenschaften zur Sammelrecherche angezeigt.
0150 – Sammelrecherche Eigenschaften – Reiter Allgemein
0763 - Sammelrecherche Eigenschaften – Reiter Indexwerte

Sammelrecherche Subdokumente

Ein Sammelarchiv kann so angelegt werden, dass ältere Versionen von archivierten Dokumenten als Subdokumente gespeichert werden.
Nähere Beschreibung siehe separates Kapitel „Archivrecherche"!

Sammelrecherche Zugriffe

Mit dieser Funktion werden alle getätigten Zugriffe auf die Sammelrecherche angezeigt.
0151 – Sammelrecherche Zugriffe

Sammelrecherche Eigenschaften

Mit dieser Auswahl werden die Eigenschaften mit der eine Sammelrecherche angelegt wurde, angezeigt.
0524 – Sammelrecherche Eigenschaften