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Fassen Sie mehrere Archive in einer Sammelrecherche zusammen und suchen Sie archivübergreifend Dokumente. Gleiche Felder werden automatisch als Sammelindex zusammengefasst, andere Indizes können manuell zugeordnet werden. Felder die nicht übereinstimmen werden in ein Betrefffeld zusammengefasst.

Das Anlegen einer Sammelrecherche ist sinnvoll, wenn z.B. zu einer Rechnung alle Belege angezeigt werden sollen.

Grundsätzliche Vorgehensweise beim Anlegen einer Sammelrecherche:

1. Definition der Sammelrecherche
2. Auswahl der Archive
3. Sammelindex festlegen
4. Index Verknüpfung
5. Berechtigung Definition / Sammelindex

Hinweis zu Berechtigungen: Die Berechtigungen auf Archiv- und Archivindexebene werden ebenfalls bei den Sammelrecherchen berücksichtigt.

Verwendung eines SQL-Filter:

Wird bei den Berechtigungen der Sammelrecherchen eine SQL-Beschränkung eingetragen, so muss sichergestellt werden, dass sämtliche Felder im SQL-Filter auch in allen Archiven vorhanden sind. Der Administrator muss darauf selbst achten.

0048 – Sammelrecherche

Sammelrecherche Kontextmenü

Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (Sammelrecherche) geöffnet werden.

0062 – Sammelrecherche Kontextmenü

0199 – Sammelrecherchen

Hinweis: Sind mehrere Indizes für eine Sammelrecherche definiert, als in einer Zeile dargestellt werden können, erfolgt die Ausgabe mehrzeilig bzw. unterhalb vom Menü.

Sammelrecherche erstellen/ändern

Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen eine Sammelrecherche zu erstellen bzw. zu ändern ist.

0052 – Sammelrecherche erstellen

Definition - Eingabe eines eindeutigen Namen für das zu erstellende Sammelarchiv (max. 20 Zeichen).

Beschreibung - Eingabe einer Beschreibung für das zu erstellende Sammelarchiv (max. 40 Zeichen).

Symbol - Damit Archive bzw. Sammelarchive optisch besser voneinander getrennt werden können, ist es möglich, einem Archiv bzw. einem Sammelarchiv ein Symbol zuzuordnen. Die Grafiken sind unter /toolmaker/directarchiv/directweb/htdocs/symbols abzulegen. In der Auswahl stehen die abgelegten Symbole zur Verfügung.

Einige Beispiele:

0200 – Sammelrecherche erstellen Archiv Symbol

Das ausgewählte Symbol erscheint in der Listanzeige:

0494 – Archiv Symbol folder_red_open.png

Suche nach Datum -Die Suche nach Datum kann nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen, d.h. die Trefferliste ist abhängig, wo der Suchstring eingegeben wurde.

Folgende Suchoptionen stehen zur Verfügung:

0051 – Sammelrecherche erstellen Suche nach Datum

Gültige Werte:

• Suche im normalen Filter - Hier erfolgt die Suche nur nach den Eintragungen im normalen Filter.
• Suche im erweiterten Filter - Hier erfolgt die Suche nur nach den Eintragungen im erweiterten Filter.
• Keine Suche möglich - Nach dem Datum kann nicht gesucht werden.

Volltextsuche über Textsuchfeld - Bei Aktivierung wird über ein Textsuchfeld die Volltextsuche gesteuert .

Volltextsuche über sep. Eingabefeld - Hier wird mit entsprechender Auswahl die Volltextsuche gesteuert.

Gültige Werte sind:

• Suche im normalen Filter - Bei Aktivierung erfolgt die Suche nur im normalen Filter.
• Suche im erweiterten Filter - Hier erfolgt die Suche nur nach den Eintragungen im erweiterten Filter.
• Keine Suche möglich - Bei Aktivierung ist keine Volltextsuche über ein separates Eingabefeld möglich.

Archive - Auswahl der Archive die in die zu erstellende Sammelrecherche eingebunden werden sollen. Es müssen mindestens zwei Archive ausgewählt werden. Die Mehrfachauswahl von Archiven erfolgt über die Strg-Taste.

0297 – Sammelrecherche erstellen Mehrfachauswahl

Wurde nur ein Archiv ausgewählt, erscheint folgender Hinweis:

Betreff in Trefferliste - Bei Aktivierung erscheint der Betreff in der Trefferliste.

Archiv in Trefferliste - Bei Aktivierung erscheint das Archiv in der Trefferliste.

Seitenanzahl in Trefferliste - Bei Aktivierung wird die Seitenzahl angezeigt.

Archivdatum in Trefferliste - Bei Aktivierung wird das Archivdatum angezeigt.

Versionsinfo in Trefferliste - Bei Aktivierung wird eine Versionsinfo angezeigt.

Notizinfo in Trefferliste - Bei Aktivierung wird eine Notizinfo angezeigt.

Subdokumente in Trefferliste - Bei Aktivierung werden die Subdokumente angezeigt.

Signaturinfo in Trefferliste - Bei Aktivierung wird die Signaturinfo angezeigt.

Trefferqualität anzeigen - Bei Aktivierung wird die Trefferqualität angezeigt.

Archive

Auflistung der eingebundenen Archive für die Sammelrecherche:

0152 – Archive der Sammelrecherche

Default - Bei Aufruf wird dieses Archiv ausgewählt.

Archive Erstellung

Nachfolgend wird beschrieben, wie ein Archiv für eine Sammelrecherche hinzugefügt werden kann

0153 – Archive Erstellung für Sammelrecherche

Archiv - Auswahl eines bestehenden Archivs.

0154 – bestehende Archive

Folge  - Es wird automatisch die nächste freie Folgenummer vergeben, die jederzeit geändert werden kann.

Bei Aufruf ausgewählt - Bei Aktivierung wird dieses Archiv automatisch bei der Sammelrecherche ausgewählt.

Sammelindizes

Die Indexstruktur bildet sich aus der Suche nach gleichen Indexen anhand der ausgewählten Archive. Abhängig von den ausgewählten Archiven mit den dazugehörigen Indizes werden diese Indizes als Sammelindizes übernommen. Es können manuell auch noch weitere Sammelindizes erstellt werden.

0155 – Sammelindizes automatisch erstellt

Sammelindizes Erstellen

Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen ein Sammelindize für eine Sammelrecherche zu erstellen ist. Mit den Sammelindizes wird festlegt, wie eine Sammelrecherche zu erfolgen hat.

0156 – Erstellen Sammelindizes

Index - Eingabe eines eindeutigen Indexnamen ( max. 10 Zeichen).

Folge - Eingabe einer Folge für den zu erstellenden Sammelindex

Beschreibung - Eingabe einer Beschreibung für den zu erstellenden Sammelindex ( max. 30 Zeichen).

Überschrift - Eingabe einer Überschrift für den zu erstellenden Sammelindex ( max. 30 Zeichen).

Standard Indextyp verwenden - Die Sammelindizes können manuell oder automatisch erstellt werden. Bei Aktivierung wird dieser Sammelindex als Standard verwendet.

Art - Auswahl der Art für den Index.

0157 – Index Art

Länge - Eingabe der Länge zwischen 1 – 90 Stellen.

Dezimalstellen - Eingabe Anzahl Dezimalstellen.

Service Programm - In einem Service Programm wird die Darstellung für den verwendeten Typ von einem Anwendungsprogramm mit Übergabeparameter ausgeführt und das Symbol exportiert. Es wird mit HTML-Code geantwortet.

Funktionsname - Es kann ein Funktionsname (max. 30 Zeichen) für das Serviceprogramm vergeben werden, d.h. ein Funktionsname dem Serviceprogramm zugewiesen werden.

Suchindex - Hier werden die Parameter für die Suche gesetzt.

Suche im normalen Filter - Bei Aktivierung erfolgt die Suche nur im normalen Filter.

Suche im erweiterten Filter - Bei Aktivierung erscheint dieser Index auch im erweiterten Filter.

Keine Suche möglich - Bei Aktivierung ist mit diesem Index keine Suche möglich.

Von – bis Suche erlauben - Für ein Sammelarchiv kann pro Index festgelegt werden, ob für einen Index eine von-bis Suche erlaubt ist. Das System ändert dann automatisch die Suchmaske so ab, dass im Filter der Index von-bis eingeben werden kann. Erfolgt kein Eintrag im von- Feld, so erfolgt keine Eingrenzung des von-Wertes. Das gleiche gilt für den bis-Wert. Die Suche erfolgt immer <= und >=, also einschl. des angegebenen Wertes.

Bei Alpha/Unicode Werten kann ebenfalls von-bis gesucht werden (z.B. zeige alle Kunden von A-G).

directweb SQL Abfrage - Hier kann eine definierte directweb SQL Abfrage ausgewählt werden. Die Definition einer SQL Abfrage erfolgt in directweb – SQL Abfragen.

Index in Trefferliste anzeigen - Bei Aktivierung wird der Index in der Trefferliste angezeigt.

Sortieren erlauben - Hier wird definiert, ob ein Sortiervorgang auf diesen Index erlaubt ist.

Ausrichtung - Hier kann die Ausrichtung des Index angegeben werden.

Gültige Werte sind:

Links - Es erfolgt ein Ausrichtung nach links
Rechts - Es erfolgt ein Ausrichtung nach rechts
Zentrier - tEs erfolgt eine zentrierte Ausrichtung

Index Verknüpfung

Bei der Anlage einer Sammelrecherche wird versucht, gleiche Indexe zu finden. Die gefundenen Verknüpfungen werden automatisch als Sammelindizes angelegt. Diese automatisch erstellten Indexverknüpfungen können bearbeitet werden.

0158 – Index Verknüpfung

0159 – Index Verknüpfung ändern

Zuordnung zu Sammelindex - Bei Aktivierung wird dieser Index dem ausgewählten Sammelindex zugeordnet.

Sammelindex

0160 – Index Verknüpfung ändern Sammelindex

0168 – Sammelrecherche Indizes Kontextmenü

Sammelrecherche Index Werteliste

0169 – Sammelrecherche Index Verknüpfung Werteliste erstellen

Wert - Hier kann ein zulässiger Wert für den Index eingetragen werden

Folge - Diese Folgenummer legt die Reihenfolge der Werte in der Werteliste in ihrer Verwendung fest.

Beschreibung - Erklärende Beschreiung des Wertelisteneintrag (max. 40 Zeichen). Beschreibung ist ein Unicode-Feld.

HTML für Listenausgabe - Hier kann entsprechender HTML-Code für die Listausgabe hinterlegt werden.

HTML für Detailanzeige - Hier kann entsprechender HTML-Code für die Detailanzeige hinterlegt werden.

Index Verknüpfung Berechtigungen

0170 – Sammelrecherche Index Verknüpfung Berechtigungen

0171 – Sammelrecherche Index Verknüpfung Berechtigung erstellen

Benutzer - Benutzer, für den diese Indexberechtigungsprüfung gelten soll.

Alle Rechte - Festlegung der Rechte für den Benutzer. Bei Aktivierung erhält der Benutzer alle Rechte.

Index schützen - Bei Aktivierung ist den Index geschützt, d.h. dieser kann vom Benutzer nicht geändert werden.

Index verbergen - Bei Aktivierung wird der Index verborgen und erscheint nicht in der Auflistung.

Unterlassungswert - Hier kann ein Unterlassungswert eingetragen werden.

Gültigkeitsprüfung - Hier kann eine Formel für eine Gültigkeitsprüfung für den Index eingetragen werden.

Berechtigungen

Für jede Sammelrecherche wird einer Berechtigungsprüfung durchgeführt.

0063 – Berechtigungen verwalten

0064 – Berechtigungen verwalten

Alle Rechte - Bei Aktivierung erhält der Benutzer alle Rechte für das Sammelarchiv, d.h. vorhandene Definitionen können verwendet, auf alle Archive zugegriffen und Definitionen geändert werden.

Definition verwenden - Bei Aktivierung kann diese Definition von diesem Benutzer verwendet werden.

Archivauswahl erlauben - Bei Aktivierung ist für den Benutzer eine Archivauswahl erlaubt.

0205 – Archivauswahl erlauben

Definition ändern - Bei Aktivierung ist es dem Benutzer möglich, eine Definition für eine Sammelrecherche zu ändern.

Volltextsuche - Bei Aktivierung wird die Volltextsuche verwendet.

Darstellung der Sammelrecherchen beim Aufruf

Ab Version 1.80, PTF 10 können Sie steuern, ob beim Aufrufen der Sammelrecherche sofort der Inhalt der gesamten Recherche (ohne Filter) angezeigt werden soll oder zunächst ein leerer Bildschirm zu sehen sein soll, in dem der Benutzer die gewünschten Filterkriterien eingeben kann.

Diese Einstellung nehmen Sie in einem 5250-Bildschirm mit dem Befehl CHGDTAARA vor:

• Alle Sätze sofort anzeigen: CHGDTAARA DTAARA(DIRARC/DADTAARA (186 1)) VALUE(' ')
• Noch keine Sätze anzeigen, erst auf Filterkriterien warten: CHGDTAARA DTAARA(DIRARC/DADTAARA (186 1)) VALUE('1')

Die Wirkung stellt sich so dar, dass zunächst keine Treffer angezeigt werden. Dies ist effizient, da die erste Auswertung wegfällt und keine Zeit kostet. Man muss mindestens einen Filterwert (Suchbegriff) angeben, um eine Recherche zu starten.

Das Ergebnis der Suche wird stärker gefiltert als vorher, d.h. Archivsätze, die den Suchbegriff nicht enthalten, werden nicht angezeigt.

Archivrecherche - Suchen mit einer Sammelrecherche

Zum Suchen mittels eine Sammelrecherche verwenden Sie die Auswahl Archivrecherche im Kontextmenü der gewünschten Sammelrecherche.

Anzeigemöglichkeiten beim Aufruf der Sammelrecherche

In den Einstellungen von directarchiv kann hinterlegt werden, ob beim Aufruf einer Sammelrecherche bereits Dokumente angezeigt werden sollen, oder nicht:

• sofort alle
• noch keine, erst nach Auswahl

Sofort alle

Wenn in den Einstellungen gewählt ist, dass beim Start der Sammelrecherche sofort alle Dokumente angezeigt werden sollen, dann erfolgt die Anzeige aller archivierten Dokumente, die zu dieser Sammelrecherche passen. Eine Filterung findet noch nicht statt.

Wenn die beteiligten Archive gross sind, kann das schon einige Zeit dauern.

0049 – Sammelrecherche Archivrecherche

Hinweis: Sind mehrere Indizes für eine Sammelrecherche definiert, als in einer Zeile dargestellt werden können, erfolgt die Ausgabe mehrzeilig bzw. unterhalb vom Menü.

Noch keine, erst nach Auswahl

Bei dieser Einstellung werden zunächst keine Treffer angezeigt sondern lediglich die Auswahlfelder. Erst wenn der Benutzer Daten in die Felder eingetragen und die Suche gestartet wurde, gibt es eine Trefferliste.

Archivrecherche Notizen

Zu jeder Sammelrecherche kann eine Notiz erfasst werden.

0054 – Sammelrecherche Notizen

Archivrecherche Notizen hinzufügen

Zu jeder Sammelrecherche können eine oder mehrere Notizen hinzugefügt werden.

0056 – Sammelrecherche Notizen hinzufügen

0073 – Icon für Notiz

Wurde einer Sammelrecherche eine Notiz hinzugefügt, so ist dies in der Aufstellung durch ein Icon gekennzeichnet.

0072 – Sammelrecherchen mit Notizen

Sind mehrere Notizen vorhanden, so wird das entsprechend angezeigt.

0074 – Mehrere Notizen vorhanden

Hinweis: kann keine Notiz bei einer Sammelrecherche trotz Administratorrechte nicht administriert (z.B. gelöscht) werden, so ist zu beachten, dass die Berechtigung auf Archivebene höher ist als die Administratorrechte.

Sammelrecherche per E-Mail versenden

Eine Sammelrecherche kann per E-Mail versendet werden. Einen Nachweis, an wen eine Recherche bereits per E-Mail versendet wurde, ist in den Zugriffen zu sehen.

0076 – Sammelrecherche per E-Mail versenden

Blindkopie schicken (BCC) - Bei Aktivierung erhält der Absender ebenfalls eine Kopie der Mail.

Senden an directweb Benutzer - Bei Aktivierung werden die directweb Benutzer aufgelistet, bei denen in der Konfiguration eine E-Mail eingetragen ist und stehen somit als E-Mail-Empfänger zur Auswahl bereit. Es können auch definierte Rollen als Email-Verteiler ausgewählt werden. Wird eine Email an eine Rolle gesendet, erhalten nur die/der Benutzer die Email, der/die gerade die Rolle besitzt.

0077 – directweb Benutzer

Empfänger Name - Hier kann ein Empfängername eingetragen werden.

Empfänger E-Mail-Adresse - Hier wird die E-Mail-Adresse des Empfängers eingetragen.

Betreff - Hier kann ein Betreff eingegeben werden.

E-Mail-Priorität - Hier kann eine entsprechende E-Mail-Priorität für das Versenden der E-Mail ausgewählt werden. Zwischen folgenden Prioritäten kann unterschieden werden:

Normal - E-Mail wird mit normaler Priorität versendet
Hoch - E-Mail wird mit hoher Priorität versendet
Niedrig - E-Mail wird mit niedriger Priorität versendet

Notizen in PDF einfügen - Bei Aktivierung werden die erstellten Notizen zum Dokument als Icon im PDF-Dokument links oben dargestellt (im Beispiel sind drei Notizen vorhanden). Wird der Cursor auf eine Notiz positioniert, so erscheint ein Tooltipptext mit Erstellungsdatum und Text der Dokumentnotiz.

0148 – Dokumentnotizen

Per Mausklick auf eine Dokumentnotiz wird die Notiz angezeigt.

0145 – Öffnen der Dokumentnotizen in PDF

Mit der Funktion Optionen kann die angezeigte Notiz wieder geschlossen werden.

0146 – Optionen Notiz schließen

Notizenposition zurücksetzen  - Eigenschaften

Die Anzeige der Dokumentnotizen kann beliebig konfiguriert werden.

0147 – Notiz Eigenschaften

Darstellung - Hier kann die Darstellung der Dokumentnotiz konfiguriert werden.

Symbol - Auswahl des zu verwendenden Symbols für die Darstellung der Dokumentnotiz.

Farbe - Farbauswahl für die Darstellung der Dokumentnotiz.

Deckkraft - Eingabe der Deckkraft (Intensität) in Prozent.

0149 – Notiz Eigenschaften Allgemein

Gesperrt - Bei Aktivierung kann die Darstellung der Dokumentnotiz nicht geändert werden.

Text - Eingabe des E-Mail-Textes.

Hinweis zur Berechtigung:

Zum Versand einer Recherche per E-Mail ist eine entsprechende Berechtigung erforderlich bzw. bei der Benutzerdefinition muss eine E-Mailadresse eingetragen sein. Falls dies nicht der Fall ist, erscheint folgender Hinweis:

0161 – Sammelrecherche per E-Mail versenden Berechtigung

Sammelrecherche Eigenschaften

Mit dieser Funktion werden alle relevanten Eigenschaften zur Sammelrecherche angezeigt.

0150 – Sammelrecherche Eigenschaften – Reiter Allgemein

0763 - Sammelrecherche Eigenschaften – Reiter Indexwerte

Sammelrecherche Subdokumente

Ein Sammelarchiv kann so angelegt werden, dass ältere Versionen von archivierten Dokumenten als Subdokumente gespeichert werden.

Nähere Beschreibung siehe separates Kapitel „Archivrecherche"!

Sammelrecherche Zugriffe

Mit dieser Funktion werden alle getätigten Zugriffe auf die Sammelrecherche angezeigt.

0151 – Sammelrecherche Zugriffe

Sammelrecherche Eigenschaften

Mit dieser Auswahl werden die Eigenschaften mit der eine Sammelrecherche angelegt wurde, angezeigt.

0524 – Sammelrecherche Eigenschaften