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Fassen Sie mehrere Archive in einer Sammelrecherche zusammen und suchen Sie archivübergreifend Dokumente. Gleiche Felder werden automatisch als Sammelindex zusammengefasst, andere Indizes können manuell zugeordnet werden. Felder die nicht übereinstimmen werden in ein Betrefffeld zusammengefasst.

Das Anlegen einer Sammelrecherche ist sinnvoll, wenn z.B. zu einer Rechnung alle Belege angezeigt werden sollen.

Grundsätzliche Vorgehensweise beim Anlegen einer Sammelrecherche:

Definition der Sammelrecherche

Auswahl der Archive

Sammelindex festlegen

Index Verknüpfung

Berechtigung Definition / Sammelindex

Hinweis zu Berechtigungen:

Die Berechtigungen auf Archiv- und Archivindexebene werden ebenfalls bei den Sammelrecherchen berücksichtigt.

Verwendung eines SQL-Filter:

Wird bei den Berechtigungen der Sammelrecherchen eine SQL-Beschränkung eingetragen, so muss sichergestellt werden, dass sämtliche Felder im SQL-Filter auch in allen Archiven vorhanden sind. Der Administrator muss darauf selbst achten.

0048 – Sammelrecherche

Sammelrecherche Kontextmenü

Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (Sammelrecherche) geöffnet werden.

0062 – Sammelrecherche Kontextmenü

0199 – Sammelrecherchen

Hinweis: Sind mehrere Indizes für eine Sammelrecherche definiert, als in einer Zeile dargestellt werden können, erfolgt die Ausgabe mehrzeilig bzw. unterhalb vom Menü.

Sammelrecherche erstellen/ändern

Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen eine Sammelrecherche zu erstellen bzw. zu ändern ist.

0052 – Sammelrecherche erstellen

Definition

Eingabe eines eindeutigen Namen für das zu erstellende Sammelarchiv (max. 20 Zeichen).

Beschreibung

Eingabe einer Beschreibung für das zu erstellende Sammelarchiv (max. 40 Zeichen).

Symbol

Damit Archive bzw. Sammelarchive optisch besser voneinander getrennt werden können, ist es möglich, einem Archiv bzw. einem Sammelarchiv ein Symbol zuzuordnen. Die Grafiken sind unter /toolmaker/directarchiv/directweb/htdocs/symbols abzulegen. In der Auswahl stehen die abgelegten Symbole zur Verfügung.

Einige Beispiele:

0200 – Sammelrecherche erstellen Archiv Symbol

Das ausgewählte Symbol erscheint in der Listanzeige:

0494 – Archiv Symbol folder_red_open.png

Suche nach Datum

Die Suche nach Datum kann nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen, d.h. die Trefferliste ist abhängig, wo der Suchstring eingegeben wurde.

Folgende Suchoptionen stehen zur Verfügung:

0051 – Sammelrecherche erstellen Suche nach Datum

Gültige Werte:

Suche im normalen Filter Hier erfolgt die Suche nur nach den Eintragungen im normalen Filter.

Suche im erweiterten Filter Hier erfolgt die Suche nur nach den Eintragungen im erweiterten Filter.
Keine Suche möglich Nach dem Datum kann nicht gesucht werden.

Volltextsuche über Textsuchfeld

Bei Aktivierung wird über ein Textsuchfeld die Volltextsuche gesteuert .

Volltextsuche über sep. Eingabefeld

Hier wird mit entsprechender Auswahl die Volltextsuche gesteuert.

Gültige Werte sind:

Suche im normalen FilterBei Aktivierung erfolgt die Suche nur im normalen Filter.

Suche im erweiterten FilterHier erfolgt die Suche nur nach den Eintragungen im erweiterten Filter.

Keine Suche möglich Bei Aktivierung ist keine Volltextsuche über ein separates Eingabefeld möglich.

Sammelindizes

Die Indexstruktur bildet sich aus der Suche nach gleichen Indexen anhand der ausgewählten Archive. Abhängig von den ausgewählten Archiven mit den dazugehörigen Indizes werden diese Indizes als Sammelindizes übernommen. Es können manuell auch noch weitere Sammelindizes erstellt werden.

0155 – Sammelindizes automatisch erstellt

Sammelindizes Erstellen

Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen ein Sammelindize für eine Sammelrecherche zu erstellen ist. Mit den Sammelindizes wird festlegt, wie eine Sammelrecherche zu erfolgen hat.

0156 – Erstellen Sammelindizes

Index

Eingabe eines eindeutigen Indexnamen ( max. 10 Zeichen).

Folge

Eingabe einer Folge für den zu erstellenden Sammelindex

Beschreibung

Eingabe einer Beschreibung für den zu erstellenden Sammelindex ( max. 30 Zeichen).

Überschrift

Eingabe einer Überschrift für den zu erstellenden Sammelindex ( max. 30 Zeichen).

Standard Indextyp verwenden

Die Sammelindizes können manuell oder automatisch erstellt werden. Bei Aktivierung wird dieser Sammelindex als Standard verwendet.

Art

Auswahl der Art für den Index.

0157 – Index Art

Länge

Eingabe der Länge zwischen 1 – 90 Stellen.

Dezimalstellen

Eingabe Anzahl Dezimalstellen.

Service Programm

In einem Service Programm wird die Darstellung für den verwendeten Typ von einem Anwendungsprogramm mit Übergabeparameter ausgeführt und das Symbol exportiert. Es wird mit HTML-Code geantwortet.

Funktionsname

Es kann ein Funktionsname (max. 30 Zeichen) für das Serviceprogramm vergeben werden, d.h. ein Funktionsname dem Serviceprogramm zugewiesen werden.

Suchindex

Hier werden die Parameter für die Suche gesetzt.

Suche im normalen Filter

Bei Aktivierung erfolgt die Suche nur im normalen Filter.

Suche im erweiterten Filter

Bei Aktivierung erscheint dieser Index auch im erweiterten Filter.

Keine Suche möglich

Bei Aktivierung ist mit diesem Index keine Suche möglich.

Von – bis Suche erlauben

Für ein Sammelarchiv kann pro Index festgelegt werden, ob für einen Index eine von-bis Suche erlaubt ist. Das System ändert dann automatisch die Suchmaske so ab, dass im Filter der Index von-bis eingeben werden kann. Erfolgt kein Eintrag im von- Feld, so erfolgt keine Eingrenzung des von-Wertes. Das gleiche gilt für den bis-Wert. Die Suche erfolgt immer <= und >=, also einschl. des angegebenen Wertes.

Bei Alpha/Unicode Werten kann ebenfalls von-bis gesucht werden (z.B. zeige alle Kunden von A-G).

directweb SQL Abfrage

Hier kann eine definierte directweb SQL Abfrage ausgewählt werden. Die Definition einer SQL Abfrage erfolgt in directweb – SQL Abfragen.

Index in Trefferliste anzeigen

Bei Aktivierung wird der Index in der Trefferliste angezeigt.

Sortieren erlauben

Hier wird definiert, ob ein Sortiervorgang auf diesen Index erlaubt ist.

Ausrichtung

Hier kann die Ausrichtung des Index angegeben werden.

Gültige Werte sind:

LinksEs erfolgt ein Ausrichtung nach links

Rechts Es erfolgt ein Ausrichtung nach rechts

ZentriertEs erfolgt eine zentrierte Ausrichtung

Index Verknüpfung

Bei der Anlage einer Sammelrecherche wird versucht, gleiche Indexe zu finden. Die gefundenen Verknüpfungen werden automatisch als Sammelindizes angelegt. Diese automatisch erstellten Indexverknüpfungen können bearbeitet werden.

0158 – Index Verknüpfung

0159 – Index Verknüpfung ändern

Zuordnung zu Sammelindex

Bei Aktivierung wird dieser Index dem ausgewählten Sammelindex zugeordnet.

Sammelindex

0160 – Index Verknüpfung ändern Sammelindex

0168 – Sammelrecherche Indizes Kontextmenü

Sammelrecherche Index Werteliste

0169 – Sammelrecherche Index Verknüpfung Werteliste erstellen

Wert

Hier kann ein zulässiger Wert für den Index eingetragen werden

Folge

Diese Folgenummer legt die Reihenfolge der Werte in der Werteliste in ihrer Verwendung fest.

Beschreibung

Erklärende Beschreiung des Wertelisteneintrag (max. 40 Zeichen). Beschreibung ist ein Unicode-Feld.

HTML für Listenausgabe

Hier kann entsprechender HTML-Code für die Listausgabe hinterlegt werden.

HTML für Detailanzeige

Hier kann entsprechender HTML-Code für die Detailanzeige hinterlegt werden.

Index Verknüpfung Berechtigungen

0170 – Sammelrecherche Index Verknüpfung Berechtigungen

0171 – Sammelrecherche Index Verknüpfung Berechtigung erstellen

Benutzer

Benutzer, für den diese Indexberechtigungsprüfung gelten soll.

Alle Rechte

Festlegung der Rechte für den Benutzer. Bei Aktivierung erhält der Benutzer alle Rechte.

Index schützen

Bei Aktivierung ist den Index geschützt, d.h. dieser kann vom Benutzer nicht geändert werden.

Index verbergen

Bei Aktivierung wird der Index verborgen und erscheint nicht in der Auflistung.

Unterlassungswert

Hier kann ein Unterlassungswert eingetragen werden.

Gültigkeitsprüfung

Hier kann eine Formel für eine Gültigkeitsprüfung für den Index eingetragen werden.

Berechtigungen

Für jede Sammelrecherche wird einer Berechtigungsprüfung durchgeführt.

0063 – Berechtigungen verwalten

0064 – Berechtigungen verwalten

Alle Rechte

Bei Aktivierung erhält der Benutzer alle Rechte für das Sammelarchiv, d.h. vorhandene Definitionen können verwendet, auf alle Archive zugegriffen und Definitionen geändert werden.

Definition verwenden

Bei Aktivierung kann diese Definition von diesem Benutzer verwendet werden.

Archivauswahl erlauben

Bei Aktivierung ist für den Benutzer eine Archivauswahl erlaubt.

0205 – Archivauswahl erlauben

Definition ändern

Bei Aktivierung ist es dem Benutzer möglich, eine Definition für eine Sammelrecherche zu ändern.

Volltextsuche

Bei Aktivierung wird die Volltextsuche verwendet.

Archivrecherche

Es erfolgt die Anzeige aller archivierten Dokumente.

0049 – Sammelrecherche Archivrecherche

Hinweis: Sind mehrere Indizes für eine Sammelrecherche definiert, als in einer Zeile dargestellt werden können, erfolgt die Ausgabe mehrzeilig bzw. unterhalb vom Menü.

Archivrecherche Notizen

Zu jeder Sammelrecherche kann eine Notiz erfasst werden.

0054 – Sammelrecherche Notizen

Archivrecherche Notizen hinzufügen

Zu jeder Sammelrecherche können eine oder mehrere Notizen hinzugefügt werden.

0056 – Sammelrecherche Notizen hinzufügen

0073 – Icon für Notiz

Wurde einer Sammelrecherche eine Notiz hinzugefügt, so ist dies in der Aufstellung durch ein Icon gekennzeichnet.

0072 – Sammelrecherchen mit Notizen

Sind mehrere Notizen vorhanden, so wird das entsprechend angezeigt.

0074 – Mehrere Notizen vorhanden

Hinweis: kann keine Notiz bei einer Sammelrecherche trotz Administratorrechte nicht administriert (z.B. gelöscht) werden, so ist zu beachten, dass die Berechtigung auf Archivebene höher ist als die Administratorrechte.

Sammelrecherche per E-Mail versenden

Eine Sammelrecherche kann per E-Mail versendet werden. Einen Nachweis, an wen eine Recherche bereits per E-Mail versendet wurde, ist in den Zugriffen zu sehen.

0076 – Sammelrecherche per E-Mail versenden

Blindkopie schicken (BCC)

Bei Aktivierung erhält der Absender ebenfalls eine Kopie der Mail.

Senden an directweb Benutzer

Bei Aktivierung werden die directweb Benutzer aufgelistet, bei denen in der Konfiguration eine E-Mail eingetragen ist und stehen somit als E-Mail-Empfänger zur Auswahl bereit. Es können auch definierte Rollen als Email-Verteiler ausgewählt werden. Wird eine Email an eine Rolle gesendet, erhalten nur die/der Benutzer die Email, der/die gerade die Rolle besitzt.

0077 – directweb Benutzer

Empfänger Name

Hier kann ein Empfängername eingetragen werden.

Empfänger E-Mail-Adresse

Hier wird die E-Mail-Adresse des Empfängers eingetragen.

Betreff

Hier kann ein Betreff eingegeben werden.

E-Mail-Priorität

Hier kann eine entsprechende E-Mail-Priorität für das Versenden der E-Mail ausgewählt werden. Zwischen folgenden Prioritäten kann unterschieden werden:

Normal E-Mail wird mit normaler Priorität versendet

Hoch E-Mail wird mit hoher Priorität versendet

Niedrig E-Mail wird mit niedriger Priorität versendet

Notizen in PDF einfügen

Bei Aktivierung werden die erstellten Notizen zum Dokument als Icon im PDF-Dokument links oben dargestellt (im Beispiel sind drei Notizen vorhanden). Wird der Cursor auf eine Notiz positioniert, so erscheint ein Tooltipptext mit Erstellungsdatum und Text der Dokumentnotiz.

0148 – Dokumentnotizen

Per Mausklick auf eine Dokumentnotiz wird die Notiz angezeigt.

0145 – Öffnen der Dokumentnotizen in PDF

Mit der Funktion Optionen kann die angezeigte Notiz wieder geschlossen werden.

0146 – Optionen Notiz schließen

Notizenposition zurücksetzen

Eigenschaften

Die Anzeige der Dokumentnotizen kann beliebig konfiguriert werden.

0147 – Notiz Eigenschaften

Darstellung

Hier kann die Darstellung der Dokumentnotiz konfiguriert werden.

Symbol

Auswahl des zu verwendenden Symbols für die Darstellung der Dokumentnotiz.

Farbe

Farbauswahl für die Darstellung der Dokumentnotiz.

Deckkraft

Eingabe der Deckkraft (Intensität) in Prozent.

0149 – Notiz Eigenschaften Allgemein

Gesperrt

Bei Aktivierung kann die Darstellung der Dokumentnotiz nicht geändert werden.

Text

Eingabe des E-Mail-Textes.

Hinweis zur Berechtigung:

Zum Versand einer Recherche per E-Mail ist eine entsprechende Berechtigung erforderlich bzw. bei der Benutzerdefinition muss eine E-Mailadresse eingetragen sein. Falls dies nicht der Fall ist, erscheint folgender Hinweis:

0161 – Sammelrecherche per E-Mail versenden Berechtigung

Sammelrecherche Eigenschaften

Mit dieser Funktion werden alle relevanten Eigenschaften zur Sammelrecherche angezeigt.

0150 – Sammelrecherche Eigenschaften – Reiter Allgemein

0763 - Sammelrecherche Eigenschaften – Reiter Indexwerte

Sammelrecherche Subdokumente

Ein Sammelarchiv kann so angelegt werden, dass ältere Versionen von archivierten Dokumenten als Subdokumente gespeichert werden.

Nähere Beschreibung siehe separates Kapitel „Archivrecherche"!

Sammelrecherche Zugriffe

Mit dieser Funktion werden alle getätigten Zugriffe auf die Sammelrecherche angezeigt.

0151 – Sammelrecherche Zugriffe

Sammelrecherche Eigenschaften

Mit dieser Auswahl werden die Eigenschaften mit der eine Sammelrecherche angelegt wurde, angezeigt.

0524 – Sammelrecherche Eigenschaften

Sammelrecherche

Sammelrecherche Kontextmenü

Sammelrecherche erstellen/ändern

Archive

Archive Erstellung

Sammelindizes

Sammelindizes Erstellen

Index Verknüpfung

Sammelrecherche Index Werteliste

Index Verknüpfung Berechtigungen

Berechtigungen

Archivrecherche

Archivrecherche Notizen

Archivrecherche Notizen hinzufügen

Sammelrecherche per E-Mail versenden

Sammelrecherche Eigenschaften

Sammelrecherche Subdokumente

Sammelrecherche Zugriffe

Sammelrecherche Eigenschaften