Dokumente für die beim Archivieren (z.B. über den IFS-Monitor) wichtige Index-Daten nicht gefunden werden, stellt directarchiv in die Warteschlangen für die Manuelle Indexierung.

Diese Dokumente müssen manuell "nachindexiert" werden.

Die Anzeige zur Manuellen Indexierung besteht aus drei Teilen:

1. Indexeingabe
2. Dokumentenanzeige
3. Dokumentenliste

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Die Manuelle Indexierung starten

Im Fenster directarchiv → Indexierung starten Sie die Indexierung mit einem Rechtsklick auf eine Warteschlange und die Auswahl "Indexierung":

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Im unteren Bildschirmteil erscheinen jetzt alle Dokumente in der Indexierungs-Warteschlange.

Dokumente, die in der Spalte "Idx" einen Haken gesetzt haben, wurden bereits "behandelt". Die Änderungen wurden aber noch nicht festgeschrieben (s. unten)

Mit einem Doppelklick auf das jeweilige Dokument in der Dokumentliste wird mit der Indexierung begonnen.

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Das gewählte Dokument erscheint jetzt in der Bearbeitungsanzeige

• links die noch fehlenden Indizes
• rechts der Inhalt der ersten Seite (Blättern ist möglich)

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• Die angezeigten Indizes sind diejenigen, die im Archiv definiert sind.
• Wenn in der Index Warteschlange entsprechend eingestellt ist, kann pro Dokument das Archiv nachträglich geändert werden. Dies ist notwendig, wenn z.B. ein Dokument versehentlich in ein falsches Archiv gestellt wurde oder mit einem temporären Indexarchiv gearbeitet wird.
• Wird nach Eingabe der Indexinformationen Speichern gewählt, dann werden die Indexinformationen für die 1. Seite des Dokumentes gespeichert und die Seitenanzeige "rechts" um eine Seite erhöht.
• Das Dokument kann jetzt seitenweise gedreht oder geschnitten werden. D.h. ein Scan Batch mit mehreren Seiten kann so in Einzeldokumente unterteilt werden.
• Auch eine nachträgliche Rotation der Seiten ist möglich.

Weiter unten sind die Funktionen der drei Toolbars (Dokumentenliste, Indexfenster, Dokumentfenster) beschrieben.

Das Dokument ist gesperrt für den Benutzer

Grundsätzlich wird ein Dokument während der Indexierung vom aktuellen Benutzer gesperrt. Keinem anderen Benutzer ist es möglich, auf dieses Dokument zuzugreifen. Die Sperre wird unter In Verwendung angezeigt.

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Dokumentdaten speichern (vorläufig)

Wenn die Indexdaten für ein Dokument vollständig ergänzt sind, dann muss es gespeichert werden. Dies geschieht im Indexierungsfenster (links oben) wahlweise durch einen Klick auf

• das Icon mit der Diskette
• oder den Button "Speichern"

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Dokumentdaten im Archiv festschreiben

Dokumente, für die die Indexdaten eingegeben wurden erscheinen in der Dokumentenliste (links unten) mit einem Haken in der Spalte "Idx". Um diese Daten endgültig in's Archiv zu übernehmen, müssen sie über das Icon "Speichern" in der Dokumentliste festgeschrieben werden:

1. Alle "fertigen" Dokument mit der Taste "Grossschreibung" und Linksklick auswählen
2. Auf das Disketten-Symbol in der Dokumenteliste klicken

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Nach der Bestätigung im Fenster werden die Indexdaten zu den Dokumenten im Archiv übernommen und die Dokumente werden aus der Liste der manuell zu indexierenden Dokumente entfernt.

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Toolbars Toolbars

Die Toolbar der Manuellen Indexierung

Die Anzeige besteht bei der manuellen Indexierung aus drei Teilen mit je einer eigenen Toolbar.

Toolbar Indexfenster

0412 – Indexfenster

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Programm beenden

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0416

Indexdaten aktualisieren

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0417

Indexdaten speichern

Toolbar Seitenanzeige

Toolbar Seitenanzeige

0413 – Seitenanzeige

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0416 -

Dokument aktualisieren

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0425 -

Änderung sichern

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0418 -

Seite um 90° gegen den Uhrzeigersinn drehen

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0419 -

Seite um 180° drehen

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0420 -

Seite um 90° im Uhrzeigersinn drehen

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0426 -

Erste Seite

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0427 -

Seite –1

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0428 -

Anzeige Anzahl Seiten

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0429 -

Seite +1

Image Removed 0420 - Dokument um 90° im Uhrzeigersinn drehen

Image Removed 0421 - Vorheriges Dokument anzeigen

Image Removed 0422 - Nächstes Dokument anzeigen

Image Removed 0423 - Dokument löschen

Image Removed - 0434 Anzeige Anzahl Seiten

Image Removed 0424 - Dokument archivieren

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0430 - letzte Seite

Image Removed 0431 - Schieber für Anzeige Seite

Image Removed 0432 - Dokument vor aktueller Seite trennen

Image Removed 0433 - Dokument vor aktueller Seite trennen und archivieren

Image Removed 0423 - Seite aus Dokument löschen

Toolbar Dokumentenauswahl

Toolbar Dokumentenauswahl

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0414 – Dokumentenauswahl

Image Removed 0416 - Dokumentenliste aktualisieren

Image Removed 0418 - Dokument um 90° gegen den Uhrzeigersinn drehen

Image Removed 0419 - Dokument um 180° drehen

letzte Seite

Image AddedSchieber für Anzeige Seite

Image AddedDokument vor aktueller Seite trennen

Image AddedDokument vor aktueller Seite trennen und archivieren

Image Added- Seite aus Dokument löschen

Toolbar Dokumentenliste

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Image Added Dokumentenliste aktualisieren

Image Added Dokument um 90° gegen den Uhrzeigersinn drehen

Image Added Dokument um 180° drehen

Image Added Dokument um 90° im Uhrzeigersinn drehen

Image Added Vorheriges Dokument anzeigen

Image Added Nächstes Dokument anzeigen

Image Added Dokument löschen - Das Dokument wird aus der Warteschlange und auch aus dem Archiv entfernt

Image AddedAnzeige Anzahl Seiten

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DokumenteArchivieren DokumenteArchivieren

Dokumente archivieren

Ein Dokument löschen

In der Toolbar der Dokumentenliste befindet sich das Icon "Löschen".

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Note
title Dokument wird vollständig entfernt
Mit Klick auf dieses Icon werden alle ausgewählten Dokumente gelöscht aus der Indexierungswarteschlange gleichzeitig auch aus dem Archiv