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Dokumente für die beim Archivieren (z.B. über den IFS-Monitor) wichtige Index-Daten nicht gefunden werden, stellt directarchiv in die Warteschlangen für die Manuelle Indexierung.

Diese Dokumente müssen manuell "nachindexiert" werden.

Die Anzeige zur Manuellen Indexierung besteht aus drei Teilen:

Indexeingabe
Dokumentenanzeige
Dokumentenliste

Die Seite Manuelle Indexierung verwalten zeigt, wie die Warteschlangen zur Manuellen Indexierung verwaltet und zugeordnet werden.

Die Manuelle Indexierung starten

Im Fenster directarchiv → Indexierung starten Sie die Indexierung mit einem Rechtsklick auf eine Warteschlange und die Auswahl "Indexierung":

Im unteren Bildschirmteil erscheinen jetzt alle Dokumente in der Indexierungs-Warteschlange.

Dokumente, die in der Spalte "Idx" einen Haken gesetzt haben, wurden bereits "behandelt". Die Änderungen wurden aber noch nicht festgeschrieben (s. unten)

Mit einem Doppelklick auf das jeweilige Dokument in der Dokumentliste wird mit der Indexierung begonnen.

Das gewählte Dokument erscheint jetzt in der Bearbeitungsanzeige

links die noch fehlenden Indizes
rechts der Inhalt der ersten Seite (Blättern ist möglich)

Die angezeigten Indizes sind diejenigen, die im Archiv definiert sind.
Wenn in der Index Warteschlange entsprechend eingestellt ist, kann pro Dokument das Archiv nachträglich geändert werden. Dies ist notwendig, wenn z.B. ein Dokument versehentlich in ein falsches Archiv gestellt wurde oder mit einem temporären Indexarchiv gearbeitet wird.
Wird nach Eingabe der Indexinformationen Speichern gewählt, dann werden die Indexinformationen für die 1. Seite des Dokumentes gespeichert und die Seitenanzeige "rechts" um eine Seite erhöht.
Das Dokument kann jetzt seitenweise gedreht oder geschnitten werden. D.h. ein Scan Batch mit mehreren Seiten kann so in Einzeldokumente unterteilt werden.
Auch eine nachträgliche Rotation der Seiten ist möglich.

Weiter unten sind die Funktionen der drei Toolbars (Dokumentenliste, Indexfenster, Dokumentfenster) beschrieben.

Das Dokument ist gesperrt für den Benutzer

Grundsätzlich wird ein Dokument während der Indexierung vom aktuellen Benutzer gesperrt. Keinem anderen Benutzer ist es möglich, auf dieses Dokument zuzugreifen. Die Sperre wird unter In Verwendung angezeigt.

Dokumentdaten speichern (vorläufig)

Wenn die Indexdaten für ein Dokument vollständig ergänzt sind, dann muss es gespeichert werden. Dies geschieht im Indexierungsfenster (links oben) wahlweise durch einen Klick auf

das Icon mit der Diskette
oder den Button "Speichern"

Dokumentdaten im Archiv festschreiben

Dokumente, für die die Indexdaten eingegeben wurden erscheinen in der Dokumentenliste (links unten) mit einem Haken in der Spalte "Idx". Um diese Daten endgültig in's Archiv zu übernehmen, müssen sie über das Icon "Speichern" in der Dokumentliste festgeschrieben werden:

Alle "fertigen" Dokument mit der Taste "Grossschreibung" und Linksklick auswählen
Auf das Disketten-Symbol in der Dokumenteliste klicken

Nach der Bestätigung im Fenster werden die Indexdaten zu den Dokumenten im Archiv übernommen und die Dokumente werden aus der Liste der manuell zu indexierenden Dokumente entfernt.