Inhaltsübersicht

Bei den Recherchen unterscheidet man grundsätzlich zwischen einer Archiv- und einer Sammelrecherche.

Archivrecherche: Es wird nur ein Archiv zur Recherche herangezogen.

Sammelrecherche: Das Anlegen einer Sammelrecherche ist sinnvoll, wenn z.B. zu einer Rechnung alle Belege, die in unterschiedlichen Archiven abgelegt sind, angezeigt werden sollen.

Archivrecherche

Archive (Dokumentarten) sind die logische Ebene auf der zusammengehörige Dokumente gespeichert werden (z.B. Lieferscheine, Rechnungen, Buchungsbelege). Archive sind auch die Ebene auf der eine Suche/Recherche stattfindet. Bei einer Recherche werden nur die Indizes angewendet. Erst bei einem Treffer wird ein Dokument übertragen, deshalb ist eine Archivrecherche sehr schnell.

Beim Verwalten von Archiven sind die Suchindizes das wichtigste (z.B Rechnungsnummer, Auftrag, Kundennummer, Datum ect.), um einen möglichst schnellen Überblick und Zugriff zu den archivierten Dokumenten zu erhalten.

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0044 – Archive verwalten

Indizes

Für den Zugriff auf Archive sind die Suchindizes das Wichtigste (z.B Rechnungsnummer, Auftrag, Kundennummer, Datum ect.). Indizes ermöglichen einen mehr oder weniger direkten Zugriff auf archivierte Dokumente über eindeutige oder mehrdeutige Indizes.

Pro Index wird ein Dokument hinterlegt.

Indexdaten werden auf IBM i gespeichert und beim Anlegen der Archive automatisch angelegt und verwaltet. Das hat den Vorteil, dass auch aus IBM i Anwendungen bei eindeutigen Treffern direkt ein archiviertes Dokument angesprochen werden kann. Außerdem ist immer die Möglichkeit gegeben Indexdaten nach erstmaliger Archivierung um zusätzliche Daten zu ergänzen (z.B. zuerst nur Belegnummer, nach dem Buchen dann ergänzen um Rechnungsnummer, Datum, Kundennummer, Betrag, …).

Für Indexdaten ist in directweb die Definition von SQL Abfragen vorzunehmen, zusätzlich zu individuell definierbaren Feldern, die archivübergreifend zur Verfügung stehen. Diese SQL Abfragen können über Wertebereiche eingeschränkt werden, bzw. über ein Programm in einer Combobox vorgegeben werden.

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0055 – Archiv Indizes

0057 – Archiv Index erstellen

Indizes erstellen

Index

Eingabe eines eindeutigen Index (max. 10 Zeichen).

Folge

Es wird automatisch abhängig von den bereits erstellten Indizes eine Folgenummer generiert, die jederzeit geändert werden kann.

Beschreibung

Eingabe einer Beschreibung für den Index (max. 30 Zeichen).

Indizes Allgemein

Hier sind allgemeine Angaben zum Index vorzunehmen.

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0058 – Archiv Index ändern Allgemein

Folge

Gibt es mehrere Einträge bei den Indizes, so erhöht sich die Folge standardmäßig um 10. Dieser Defaultwert kann jederzeit geändert werden.

Beschreibung

Hier kann ein beschreibender Text zum Index hinterlegt werden (max. 30 Zeichen).

Überschrift

Hier kann ein alternativer Text für die Überschrift eingegeben werden.

Indextyp

Der Indextyp kann frei definiert oder es kann ein Standard Index ausgewählt werden.

Image Removed 0140 – Standard Index

frei definiert

Wird ein Indextyp nicht häufig verwendet, so kann einer frei definiert werden.

Standard Index

Bei Aktivierung werden die Standard Indizes angezeigt und stehen zur Auswahl für die Indexdefinition zur Versionsprüfung zur Verfügung.

Art

Hier ist die Art des Index zu bestimmen. Folgende Arten stehen zur Auswahl:

Image Removed 0139 – Index Art

Länge

Es kann eine Indexlänge von 1- 90 Zeichen eingegeben werden. Standardwert ist 5.

Dezimalstellen

Handelt es sich um einen numerischen Index, so können noch Dezimalstellen für den Index festgelegt werden.

Service Programm

In einem Service Programm kann eine

• Gültigkeitsprüfung für Indexwert
• Darstellung des Indexwertes (z.B. Kundennr. immer linksbündig)
• Suchfunktion für den verwendeten Index

ausgeführt werden. Es wird mit HTML-Code geantwortet.

Funktionsname

Dem Service Programm kann ein Funktionsname zugeordnet werden.

Indizes Eingabe

Hier sind die Parameter für die Index Eingabe festzulegen. Die Anzeige der Parameter ist abhängig von den Indexart numerisch oder alphanumerisch.

Image Removed 0059 – Archiv Index ändern Eingabe alphanumerisch

Indexwert änderbar

Hier wird festgelegt, ob ein Indexwert änderbar ist.

Eingabe erforderlich

Hier wird festgelegt, ob immer eine Eingabe (Pflichtparameter) für den Indexwert erforderlich ist. Ist dies der Fall, dann erscheint in einer Auswahlliste keine Auswahl nicht.

Letzte Eingabe sichern

Bei manueller Indizierung werden oftmals gleichartige Dokumente archiviert. Deshalb ist es sinnvoll pro Benutzer die zuletzt vergebenen Indexwerte eines Archives zu speichern und beim nächsten Archivierungsvorgang wieder vorzugeben.

Wird ein anderes Archiv ausgewählt, wird für dieses geprüft ob gespeicherte Indexwerte für dieses Archiv und diesen Anwender gespeichert sind und wieder vorgetragen.

Die gespeicherten Indexwerte werden für jeden Archivierungsvorgang aktualisiert, d.h. es wird immer der zuletzt veregebene Wert gespeichert.Beim Ändern von Indizes kann der letzt verwendete Wert zur Wiederverwendung gesichert werden.

Image Removed 0301 – Archiv Index ändern Eingabe erforderlich ohne Aktivierung

Image Removed 0302 – Archiv Index ändern Eingabe erforderlich mit Aktivierung

Unterlassungswert

Im directarchiv gibt es einen Defaultwert bei der Indexbeschreibung. Dieser Wert wird dann verwendet, wenn kein Wert für einen Index angegeben wurde. Der Wert ist nur dann sichtbar, wenn der Parameter Eingabe erforderlich deaktiviert ist.

Groß-/Kleinschreibung

Hier wird die Berücksichtigung der Schreibweise für den Indexwert bestimmt.

Gültige Werte sind.

Großschreibung Der Indexwert berücksichtigt nur Großschreibung

Kleinschreibung Der Indexwert berücksichtigt nur Kleinschreibung

Groß- und Kleinschreibung Der Indexwert berücksichtigt Groß- und Kleinschreibung

SQL zur Gültigkeitsprüfung

Mit einer SQL-Abfrage kann der Indexwert auf Gültigkeit überprüft werden.

Formel zur Gültigkeitsprüfung

Eine Gültigkeitsprüfung für den Index kann auch mit einer Formel durchgeführt werden.

Image Removed 0025 – Archiv Index ändern Eingabe alphanumerisch

Groß-/Kleinschreibung

Hier wird die zulässige Schreibweise des Index festgelegt.

Datenbankfeld

Auswahl des Datenbankfeldes, das für den Index verwendet werden soll.

Indizes Suche

Hier sind die Parameter für die Index Suche festzulegen. Die Anzeige der Parameter ist abhängig von der Indexart numerisch oder alphanumerisch.

Image Removed 0060 – Archiv Index ändern Suche numerisch

Index

Anzeige Name des zu ändernden Index.

Allgemeines Textsuchfeld

Bei Aktivierung wird festgelegt, dass der Index ein allgemeines Textsuchfeld ist.

SuchindexSuche im normalen Filter

Bei Auswahl wird nur im normalen Filter gesucht.

Suche im erweiterten Filter

Bei der Recherche kann ein erweiterter Filter angegeben werden. Wird diese Recherche ausgewählt, so wird auch im erweiterten Filter gesucht.

Keine Suche möglich

Über diesen Index soll keine Suche möglich sein.

Werteliste in Filter Combobox

Bei Aktivierung werden alle möglichen Werte in einer Werteliste angezeigt. Zu beachten ist, dass die Suche im erweiterten Filter verlangsamt wird.

Von – bis Suche erlauben

Für ein Archiv kann pro Index festgelegt werden, ob für einen Index eine von-bis Suche erlaubt ist. Das System ändert dann automatisch die Suchmaske so ab, dass im Filter der Index von - bis eingegeben werden kann Erfolgt kein Eintrag im Von- Feld, so erfolgt keine Eingrenzung des Von-Wertes. Das gleiche gilt für den Bis-Wert. Die Suche erfolgt immer <= und >=, also einschl. des angegebenen Wertes.

Bei Alpha/Unicode Werten kann ebenfalls von-bis gesucht werden (z.B. zeige alle Kunden von A-G).

Image Removed 0029 - Archiv Index ändern Suche alphanumerisch

generische SucheExakte Übereinstimmung

Bei der Suche muss eine exakte Übereinstimmung zwischen der Eingabe im Suchfeld und dem zu findenden Scan vorliegen.

Text Scan

Bei der Suche wird der komplette Text nach der Sucheingabe durchsucht.

Matchcode Suche

Bei Aktivierung findet eine Matchcode Suche statt, d.h. exakte Übereinstimmung beginnend am Text.

Indizes Ausgabe

Hier sind die Parameter für die Index Ausgabe festzulegen. Ein anzuzeigender Index muss als Index in Trefferliste anzeigen markiert werden.

Image Removed 0061 – Archiv Index ändern Ausgabe

Index

Anzeige Name des zu ändernden Index.

Index in Trefferliste anzeigen

Bei Aktivierung wird der Index in der Trefferliste mit ausgegeben. Ist der Index anzeigegeschützt, so erscheint dieser Index nicht im Betreff der globalen Trefferliste.

Sortieren erlauben

Mit diesem Parameter wird gesteuert, ob eine Spalte in der Trefferliste sortierbar sein soll. Dies kann dazu verwendet werden, um zu verhindern, dass große Indexdatenbanken unnötig sortiert werden und u.U. das System überlastet wird.

Gruppieren erlauben

Mit diesem Parameter wird gesteuert, ob eine Gruppierung erlaubt wird. Dies kann dazu verwendet werden, um zu verhindern, dass große Indexdatenbanken unnötig gruppiert werden und u.U. das System überlastet wird.

Ausrichtung

Eine Ausrichtung des Index kann

• Links
• Rechts
• Zentriert

erfolgen.

Werteliste

Zu jedem Index kann eine für den Index gültige Werteliste hinterlegt werden.

Image Removed 0066 – Archiv Index Werteliste

Image Removed 0067 – Archiv Eintrag Werteliste erstellen

Wert

Gültiger Wert für den Index.

Folge

Eingabe einer Folgenummer für den Index. Standardfolge ist 10.

Beschreibung

Eingabe einer Beschreibung für den Index.

HTML für Listenausgabe

Hier kann ein HTML Code für die Listenausgabe hinterlegt werden.

HTML für Detailanzeige

Hier kann ein HTML Code für die Detailanzeige hinterlegt werden.

Index Berechtigungen

Für die einzelnen Indexe können Berechtigungen vergeben werden. Damit kann z.B. gesteuert werden, dass ein Benutzer nur bestimmte Indizes sehen kann.

Image Removed 0068 – Archiv Index Berechtigungen

Benutzer

Auswahl des Benutzers, für den die Berechtigungsprüfung gilt.

Alle Rechte

Festlegung der Rechte für den Benutzer, d.h. der Benutzer hat alle Rechte für das Archiv.

Index schützen

Bei Aktivierung ist der Index geschützt und kann nicht geändert werden.

Index verbergen

Bei Aktivierung ist der Index verborgen, d.h. dieser ist nicht sichtbar. Das kann evtl. sinnvoll sein.

Unterlassungswert

Der eingetragene Wert soll bei der Recherche nicht mit einbezogen werden.

Gültigkeitsprüfung

Für die Gültigkeitsprüfung kann eine Berechnungsformel eingetragen werden.

Zugriffspfade

Um eine Archivrecherche zu beschleunigen, ist es in directarchiv möglich, einen Zugriffspfad für eine Indexdatenbank zu erstellen. Zugriffspfade sind als eine logische Sicht auf die Archive zu sehen. Dabei können die Archivindizes als Zugriffspfadindizes angegeben werden. Die korrekte Erstellung von Zugriffspfaden kann die Datenbank um ein Vielfaches beschleunigen. Deutlich spürbar wird es für den Benutzer jedoch erst bei ca. mehr als 10000 Dokumenten in einem Archiv.

Beispiel: Ein Archiv wird häufig nach Auftrags- und Kundennr. durchsucht, dann ist es ratsam, einen Zugriffspfad mit Auftrags-/Kundennr. zu erstellen.

Wenn häufig auch nur nach Kundennr. oder Auftragsnr. recherchiert wird, würde man zusätzlich einen Pfad nach Kundennr. und einen nach Auftragsnr. erstellen.

Der SQL-Optimizer der IBM i wählt dann später automatisch den besten Zugriffsweg:

Hinweis: Viele Zugriffspfade machen die Datenbank beim Schreiben/Update langsamer und verbrauchen Plattenspeicher. Es sollte also behutsam damit umgegangen werden.

Image Removed 0163 – Archiv Zugriffspfade

Pfaddefinition erstellen

Bevor ein Zugriffspfad erstellt werden kann, muss eine Pfaddefinition definiert werden.

Image Removed 0030 – Archiv Pfaddefinition erstellen

Index 1

Als Indexname stehen die Archiv-Indizes zur Auswahl. Es muss ein Index ausgewählt werden.

Image Removed 0172 - Archiv Pfaddefinition erstellt

Wichtig: Nachdem ein Datensatz in der Pfaddefinition erstellt oder geändert wurde, muss der Zugriffspfad manuell erstellt werden (Auswahl im Kontextmenü).

Zugriffspfad erstellen

Nachdem die Pfaddefinition erstellt wurde, muss der Zugriffspfad (Auswahl aus dem Kontextmenü der Pfaddefinition) erstellt werden.

Image Removed 0173 - Archiv Zugriffspfad erstellen

Es erscheint folgende Hinweismeldung bei Erstellung des Hinweispfades:

Image Removed 0229 - Archiv Zugriffspfad wird erstellt

Image Removed 0174 - Archiv Zugriffspfad erstellt

Datenbankindex

Datenbankindizes sorgen für eine schnelle Suche nach vorbereiteten Suchbegriffen in den Archiven. Diese sind somit sehr sorgfältig auszuwählen (z.B. Kundennummern, Belegnummern, Belegdatum, etc) und als Datenbankindexe anzulegen. Die Anlage von Datenbankindizes ermöglicht die Zuordnung von Feldern aus den Datenbanken zu Indexfeldern des Archives (z.B. über Kundennummer Darstellung des Kundennamen und Ort als Indexfeld im Archiv).

Die Indexdatenbanken von directarchiv liegen transparent für den Administrator auf der IBM i.

Änderungen einer Indexstruktur sind jederzeit möglich, auch wenn bereits Dokumenten im Archiv vorhanden sind. Neue Indexfelder werden eingefügt, Index-Datenbanken werden von directarchiv offline gestellt und vom Administrator in die neue Online-Datenbank wieder eingefügt.

Sinnvolle Wertelisten hinter Indexfeldern helfen Anwendern bei der manuellen Archivierung von Dokumenten. Gleiche Indexfelder in mehreren Archiven, wie z. B. die Firmennummer, Kundennummer, Belegnummer, Charge, etc. müssen nur einmal zentral als Indextypen definiert werden und sind dann in allen Archiven ohne weitere Definition verwendbar.

Die Late Indexing Funktion erlaubt ein Indexieren von Dokumenten, bei denen beim Scannen noch kein Referenzdatensatz vorhanden ist

Datenbankindex erstellen

Für jedes Archiv muss für den Zugriff bei der Recherche mindestens ein Datenbankindex erstellt werden.

Image Removed 0069 – Archiv Datenbankindex erstellen

Beschreibung

Eingabe einer Beschreibung für den Datenbankindex (max. 40 Zeichen).

Zugriffsart

Das System erlaubt neben der herkömmlichen Index DB auch einen Zugriff via SQL. Dabei kann neben der lokalen DB auch eine Remote DB oder eine JDBC DB verwendetet werden.

Hinweis

Das System öffnet die Verbindung zu einer remote AS400DB nur 1x pro Job. D.h. ändern sich die Verbindungseinstellungen, so ist DIRWEB neu zu starten.

Bei JDBC verhält sich das anders. Hier wird die Verbindung nach jedem Zugriff geschlossen und dann wieder aufgebaut. D.h. dieser Zugriff ist eniges langsamer.

Native DB Zugriff

Auswahl bei einem normalen DB Zugiff über Indizes.

SQL Abfrage oder JDBC

Um eine Remote DB oder eine JDBC DB zu verwenden, ist die Custom Index DB Definition als Typ SQL zu erstellen und die Indizes können im SQL Statement mittels &INDEX verwendet werden.

Beispiel: SELECT KDNAME FROM KUNDEN WHERE KDNR=&KUNDE

Soll eine Remote DB verwendet werden, so ist diese entsprechend im DIRWEB zu definieren und hier anzugeben.

Teildatei

Name einer Teildatei wenn nicht *FIRST verwendet werden soll.

Datenbank

Eingabe der Datenbankdatei für die ein Datenbankindex erstellt werden soll.

Fehlender Satz verursacht Fehlermeldung

Ist ein Satz in der Datenbankdatei nicht vorhanden, so kann durch Aktivierung des Feldes eine Fehlermeldung bewirkt werden.

Manuelle Eingabe überschreibt Datenbankwerte

Bei der Konfiguration eines Datenbankindexes kann angegeben werden, ob eine manuelle Eingabe durch den Datenbankzugriff überschrieben werden kann oder nicht.

Datenbank CCSID

Hier wird festgelegt, welche CCSID verwendet wird. Standardmäßig wird die CCSID des Jobs verwendet.

Image Removed 0144 – Archiv Datenbank CCSID

Gültige Werte sind:

CCSID der DateiEs wird die CCSID der Datei verwendet.

CCSID des Jobs Es wird die CCSID des Jobs verwendet.

CCSID des aktuellen Benutzers Es wird die CCSID des aktuellen Benutzers verwendet.

CCSID aus Systemwert QCHRID Es wird die CCSID aus dem Systemwert QCHRID verwendet.

Freie Angabe Es kann eine freie Angabe zur CCSID gemacht werden.

Filter Formel

Eine Bedingung kann im entsprechenden Feld ebenfalls gesetzt werden. Soll die Abfrage nur durchgeführt werden, wenn der Index BELEGART auf "RE" steht, so ist dies dort anzugeben:

z.B. &BELEGART = 'RE'

Image Removed 0230 - Archiv Datenbankindex erstellen Datenbank CCSID Freie Angabe

Nachdem eine weitere Datenbankdatei hinzugefügt wurde, muss die Zuordnung der Indexe erfolgen. Die relevanten Indexe werden angezeigt und müssen zugeordnet werden.

Image Removed 0231 - Archiv Datenbankindex erstellen Zuordnung der Indexe

Datenbankindex hinzufügen

Ist es für ein Archiv erforderlich weitere Indize(s) hinzuzufügen, so ist dies jederzeit möglich, selbst wenn sich im Archiv bereits Dokumente befinden.

Wird ein Index hinzugefügt, so wird die Online DB in eine Offline DB gestellt. Wird jetzt eine Recherche vorgenommen, so ist diese erfolglos. Es ist nun erforderlich, die Offline DB in eine Online DB zu übernehmen, da ein neuer Index hinzugefügt wurde.

Index DB erstellen

Nach Definition der Indizes ist es nötig die Indexdatenbank einmalig anzulegen. Bei Änderung der Indexstruktur nach Erstellung der Indexdatenbank (Hinzufügen/Löschen/Ändern von Indizes) wird die Indexdatenbank offline gestellt und kann über eine komfortable Option einfach wieder in die Online Indexdatenbank kopiert werden.

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Mit dieser Auswahl wird die Index DB erstellt.

Zu beachten ist, dass vor der Erstellung der Datenbank die erforderlichen Indizes festgelegt wurden.

Ist dies nicht erfolgt, erscheint folgende Hinweismeldung:

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0031 – Archiv - Index Datenbank erstellen

Offline Index DBs

Sind Änderungen an einer bestehenden Datenbankindexstruktur notwendig gewesen, so wurde beim Erstellen neuer Datenbankindexe die Online-Datenbank offline gestellt. Die Offline Index DB muss vom Administrator wieder in eine neue Online-Datenbank gestellt werden. Bei den Offline Index DBS wird die Anzahl der Datensätze für die jeweilige Offline DB angezeigt.

Nachfolgend wird beschrieben welche Merkmale eine Offline Index DB besitzt und wie diese in eine Online DB kopiert wird.

Image Removed 0071 – Archiv Offline Index DBs

In Online DB kopieren

Eine Offline-DB kann in eine Online-Datenbank kopiert werden. Dabei müssen die Online-Indexfelder den Offline-Indexfeldern zugeordnet werden.

Image Removed 0075 – Archiv In Online DB kopieren

Jobwarteschlange

Angabe der Jobwarteschlange in der der Kopiervorgang durchgeführt werden soll. Standard QBATCH.

Zu lange Indexwerte kürzen

Bei Aktivierung wird der Indexwert abgeschnitten, wenn dieser zu lang ist. Entstehen dadurch evtl. doppelte Indexwerte so ist das grundsätzlich erlaubt (Ausnahme: Versionierung).

Offline Index Felder / Online Index Felder

Hier ist die Zuordnung vorzunehmen, welches Feld der Offline DB dem Feld der Online DB entspricht. Im Beispiel muss das Offline Index Feld KUNDE dem Online Index Feld Kunde zugeordnet werden.

Formulare

Formulare helfen z.B. bei Archivierung von Spooldaten Platz zu sparen, indem nicht das Fomular mit dem Nettodatenstrom archiviert, sondern über die Funktion Formulare bei Recherche hinterlegt wird. Dies erfolgt zeitgesteuert, so dass bei Formularänderungen genau das zum Zeitpunkt der Dokumentarchivierung/-erstellung gültige Formular hinterlegt wird.

Für die Anzeige von Archivdokumenten können pro Archiv Formulare mit Gültigkeitsdatum hinterlegt werden. Die Formulare müssen auf der IBM i unter ...\Toolmaker\DirectArchive\Forms abgelegt werden.

Image Removed 0321 - Archiv Formulare

Formulare erstellen

Weiterhin kann jetzt über die Dateiendungen gesteuert werden, welches Icon für eine Dateiendung angezeigt wird, welches MIMETYPe verwendet wird und ob eine Dateiart komprimiert gespeichert werden soll.

Zur Komprimierung wird ZLIB verwendet. D.h. ein offener Standard

Nachfolgend wird beschrieben, wie bei der Anzeige eines Archivdokumentes ein Formular hinterlegt werden kann. Bei der Formularzuordnung können Formulare basierend auf Formeln und Indexwerten eingemischt werden.

Image Removed 0322 - Archiv Formular erstellen

gültig ab

In der Formulardefinition kann ein Gültigkeitsdatums, ab wann ein Formular gelten soll, hinterlegt werden. Eintrag einer Uhrzeit und Datum ab wann das Formular bei der Anzeige eines Archivdokumentes hinterlegt werden soll.

Folge-Nr.

Eingabe einer Folgenummer für das zu erstellende Formular. Diese Folgenummer steuert die Reihenfolge der Formularprüfung. Reihenfolge der Prüfung bei gleichen Folgenummern: Datum, Folgenummer.

Beschreibung

Eingabe einer erklärenden Beschreibung für das zu erstellende Formular (max. 30 Zeichen).

Gültigkeitsabfrage

Eingabe einer Gültigkeitsabfrage für das zu erstellende Formular. In der Formulardefinition kann neben der Angabe des Gültigkeitsdatums auch Bezug auf Indexwerte genommen werden.

z.B. &KUNDE = 4771 AND (&BELEG >100000 OR SST(&BELEG:3:1)='2')

In diesen Formeln können auch Funktionen wie SST oder andere verwendet werden.

Image Removed 0326 – Archiv Formular erstellen Gültigkeitsabfrage

PDF Formular für Anzeige 1. Seite

Auswahl eines PDF Formulars welches bei der Anzeige der ersten Seite eines Archivdokumentes hinterlegt werden soll.

Priorität

Bei der Hinterlegung von PDF Formularen kann eine Priorität mitgegeben werden.

Gültige Werte sind:

Überlagern Das PDF-Formular wird bei der Anzeige überlagert dargestellt.

Unterlegen Das PDF-Formular wird bei der Anzeige unterlegen dargestellt.

PDF Formular für Anzeige Folgeseiten

Auswahl eines PDF Formulars welches bei der Anzeige der Folgeseiten eines Archivdokumentes hinterlegt werden soll.

Priorität

Bei der Hinterlegung von PDF Formularen kann für die Folgeseiten eine Priorität mitgegeben werden.

Gültige Werte sind:

Überlagern Das PDF-Formular wird bei der Anzeige überlagert dargestellt.

Unterlegen Das PDF-Formular wird bei der Anzeige unterlegen dargestellt.

PDF Formular für Anzeige letzte Seite

Auswahl eines PDF Formulars welches bei der Anzeige der letzten Seite eines Archivdokumentes hinterlegt werden soll.

Priorität

Bei der Hinterlegung von PDF Formularen kann für die letzte Seite eine Priorität mitgegeben werden.

Gültige Werte sind:

Überlagern Das PDF-Formular wird bei der Anzeige überlagert dargestellt.

Unterlegen Das PDF-Formular wird bei der Anzeige unterlegen dargestellt.

Schwärzungen

Über diese Funktion können Schwärzung von Dokumenten, -seiten erfolgen. Bei Schwärzung von Dokumenten wird wie folgt unterschieden:

• Schwärzung 1.Seite
• Schwärzung Folgeseiten,
• Schwärzung Letzte Seite
• Schwärzung Einzelseite.

Die Zuordnung von Schwärzungen erfolgt ähnlich wie bei den Berechtigungen formelbasiert. Über die Zuweisung einer standardmäßig mitgelieferten DinA4 PDF-Vorlage mit mehrsprachigem Hinweistext (anbei) für *PUBLIC wird die Schwärzung für jedermann erreicht. Berechtigte Benutzer/Gruppen erhalten die Schwärzungsvorlage "ohne".

Hinweise

- Schwärzungen werden wie Formulare im DirectArchiv Verzeichnis ...\Toolmaker\DirectArchiv\Forms abgelegt.

- Ein Standardformular Schwaerzungsdokument DirectArchiv.pdf wird mit ausgeliefert

- Berechtigungen werden bei Neudefinition auf *PUBLIC Verwenden=X gesetzt.

Image Removed 0457 – Archiv Schwärzungen

Schwärzungen erstellen

Schwärzungen können mit unterschiedlichen Merkmalen definiert werden.

Image Removed 0456 – Archiv Schwärzungen erstellen

Gültig ab

Eingabe von Uhrzeit und Datum ab wann die Schwärzung gültig ist.

Folge-Nr.

Eingabe einer Folgenummer. Standardwert ist 10.

Beschreibung

Eingabe eines beschreibenden Textes für die Schwärzung.

Gültigkeitabfrage

Eingabe einer Gültigkeitsabfrage, wann die Schwärzung erfolgen soll (z.B. nur für eine bestimmte Kundennummer oder Rechungstyp).

Schwärzung 1.Seite

Auswahl wie die Schwärzung der 1.Seite sein soll.

Schwärzung Folgeseiten

Auswahl wie die Schwärzung der Folgeseiten.

Schwärzung letzte Seite

Auswahl wie die Schwärzung der letzten Seite sein soll.

Schwärzung Einzelseiten

Auswahl wie die Schwärzung von Einzelseiten.

Beispiel: Schwärzung letzte Seite

Image Removed 0465 – Archiv – Schwärzung – Beispiel letzte Seite

Schwärzungen Berechtigungen erstellen

Für jede vorhandene Schwärzung kann eine Berechtigung vergeben werden.

Image Removed 0462 – Archiv - Schwärzungen – Kontextmenü - Berechtigungen

Image Removed 0463 – Archiv - Schwärzungen –Berechtigungen erstellen

Benutzer

Auswahl eines Benutzers, der für die Schwärzung berechtigt ist.

Hinweis: Der Standardwert für eine Schwärzung ist *PUBLIC.

Image Removed 0464 - – Archiv - Schwärzungen –Berechtigungen anzeigen

Berechtigungen

Berechtigungen ermöglichen das sehr detaillierte Einstellen von Zugriffsrechten über Archive bis auf Indexebene. Dies wird über die Funktion Berechtigungen in Archiven und Indizes erreicht .

Eine Berechtigungssteuerung existiert über Hierarchien hinweg. Oberste Hierarchie ist das Archiv. Hier wird festgelegt, welcher Benutzer archivieren, lesen, ändern, löschen und mit den zu den Dokumenten dazugehörigen Notizen arbeiten darf.

Archivberechtigung

Gibt es hier eine SQL Einschränkung, so behält diese bei der globalen Recherche ihre Gültigkeit

Logik

Die Logik der Berechtigungen bezieht sich auf OS/400 Benutzerprofil, OS/400 Gruppenprofil, Web-Benutzer über OS/400 Benutzerprofil oder Individuell.

Gruppenrechte

Über Gruppenrechte können Berechtigungen an Benutzer weitergegeben werden. Rechte wirken additiv, d.h. durch Aufnahme des Benutzers in mehrere Gruppen erhöhen sich die Rechte entsprechend der Berechtigungen der Gruppen.

Menüs und Funktionen

Menüs und Funktionen melden bei versuchtem Missbrauch Fehler bzw. werden erst gar nicht angezeigt.

Konfigurierbare Filter

Über konfigurierbare Filter können Berechtigungen auf Dokumentenebene die Sicht auf archivierte Dokumente einschränken. Z.B. User 1 nur Dokumenten von Kunden mit Vertreter 1, User 2 Dokumente aller Kunden. Dabei wird unterschieden zwischen Recht auf vollständige Recherche, Anzeige nur Trefferliste und keine Anzeige ausgeschlossener Dokumente. Die Filter können wiederum über Gruppenrechte einfacher verwaltet werden.

Image Removed 0078 - Archiv Berechtigungen

Die Benutzer werden aus den directweb Benutzern/Gruppen/Klassen ausgewählt.

Archiv Berechtigungen erstellen

Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen eine Archiv Berechtigung zu erstellen bzw. zu ändern ist.

Image Removed 0081 – Archiv Berechtigungen ändern

alle Rechte

Bei Aktivierung bekommt der Benutzer alle Rechte für das Archiv.

Dokument hinzufügen

Bei Aktivierung darf der Benutzer ein Dokument in das Archiv hinzufügen.

Dokument lesen

Bei Aktivierung darf der Benutzer ein Dokument im Archiv lesen.

Dokument ändern

Bei Aktivierung darf der Benutzer ein Dokument im Archiv ändern.

Dokument löschen

Bei Aktivierung darf der Benutzer ein Dokument im Archiv löschen.

Notiz erstellen

Bei Aktivierung darf der Benutzer eine Notiz zu einem Dokument im Archiv erstellen.

Notiz lesen

Bei Aktivierung darf der Benutzer eine Notiz zu einem Dokument im Archiv lesen.

Notiz ändern

Bei Aktivierung darf der Benutzer eine Notiz zu einem Dokument im Archiv ändern.

Notiz löschen

Bei Aktivierung darf der Benutzer eine Notiz zu einem Dokument im Archiv löschen.

Volltextsuche

Bei Aktivierung ist der Benutzer zur Volltextsuche im Archiv berechtigt.

SQL zur Einschränkung der Recherche

Hier kann ein Filter zur Einschränkung der Trefferliste pro Benutzer/Gruppe eingetragen werden. Z.B. Benutzer A kann nur die Recherchen von Benutzer A und Benutzer B sehen oder Rechnungen von Salesrep = 10. Dazu müssen im SQL String die entsprechenden Selektionen eingetragen werden.

Verteilung

Bei der Verteilung von Dokumenten können verschieden Arten gewählt werden:

• E-Mail
• Druck
• Fax
• Briefversender

Weiter kann über einen Filter angeben werden, dass Dokumente bei Archivierung an eine bestimmte Adresse gesendet werden, z.B. der Einkaufsleiter erhält eine Kopie aller Bestellungen über 10 TEUR per E-Mail. Dies ist dann in der Filter Formel anzugeben.

Image Removed 0086 – Verteilung

Verteilung erstellen

Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen eine Verteilung zu erstellen ist. Mit einer Verteildefinition wird festlegt, wie Dokumente beim Archivierungsvorgang verteilt werden sollen.

Image Removed 0079 - E-Mail-Verteilung auf Archivebene

Filter Formel

Eingabe einer Filter Formel, die beim Zutreffen dann eine E-Mail an den angegebenen Benutzer sendet.

Aktiviert

Die Filter Formel kann mit dieser Checkbox aktiviert werden.

Art

Auswahl Art der Verteilung: E-Mail, Druck, Fax oder Briefversender.

Senden an directweb Benutzer

Bei Aktivierung erhält der directweb Benutzer ebenfalls eine Kopie der E-Mail.

Benutzer

Hier wird der E-Mail-Empfänger eingetragen bzw. kann aus den directweb-Benutzern ausgewählt werden, an den die E-Mail gesendet werden soll, wenn die Prüfung der Filter Formel zutrifft.

E-Mail-Priorität

Die E-Mail kann mit unterschiedlicher Priorität versendet werden.

Betreff

Hier kann ein Betreff für die E-Mail eingetragen werden.

Text

Hier ist ein beliebiger Text einzugeben, der dann in der E-Mail erscheint.

Definition Fax-Verteilung

Image Removed 0557 – Verteilung – Fax-Definition

Wird als Verteilart Fax gewählt, erscheinen Zusatzparameter für die Faxdefinition:

Faxnummer

Eingabe der Faxnummer wohin die Dokumentarchivierung gefaxt werden soll.

Deckblatt senden

Bei Aktivierung erfolgt der Versand mit Deckblatt. Die Deckblatt Definitionen werden bei der Faxsoftware vorgenommen.

Auflösung

Auswahl der Auflösung für den Faxversand.

Fax anhalten

Bei Aktivierung wird das Fax nicht gleich gesendet. Der Faxversand erfolgt erst, wenn diese Checkbox deaktiviert wird.

Definition Lettershop-Verteilung

Image Removed 0566 - Verteilung – Lettershop

Lettershop

Angabe des Lettershop mit dem der Briefversand erfolgen soll. Die Definitionen hierfür werden unter Directweb – Dienste – Briefversand vorgenommen.

Duplexdruck

Bei Aktivierung erfolgt die Verteilung im Duplexformat.

Farbiger Druck

Bei Aktivierung erfolgt die Verteilung als Farbdruck

Anhalten

Bei Aktivierung ist/wird die Verteilung angehalten.

Uhrzeit für den Versand

Eingabe der Uhrzeit für die Verteilung.

Dateiname

Eingabe des Dateinamens der zu verteilenden PDF-Datei.

Definition Druck-Verteilung

Image Removed 0567 - Verteilung – Druck

Ausgabewarteschlange

Auswahl der Ausgabewarteschlange für den Druck. Es stehen die Ausgabewarteschlangen zur Verfügung, die im System definiert sind.

Treiber

Auswahl des Treibers für den Druck.

Dateiname

Eingabe des Dateinamens für den Druck.

Benutzerdaten

Eingabe der Benutzerdaten, die die Druckdatei beschreiben.

Formular

Eingabe der Formulars für den Druck.

Kopien

Anzahl der Kopien für den Druck.

Datei anhalten

Bei Aktivierung wird die Druckdatei angehalten.

Datei sichern

Bei Aktivierung wird die Druckdatei nach dem Druck gesichert..

E-Mail-Verteilung Reset Hits

Grundsätzlich wird jede verteilte E-Mail an den entsprechenden Benutzer mit einem Zähler (Spalte Dateien in den E-Mail-Verteilung Definitionen) dokumentiert. Dieser Zähler kann mit dieser Auswahl wieder auf 0 zurückgesetzt werden.

Image Removed 0298 – E-Mail-Verteilung Reset Hits

Image Removed 0299 – E-Mail-Verteilung Hits

Image Removed 0300 – E-Mail-Verteilung Reset Hits auf 0Inhaltsübersicht

Bei den Recherchen unterscheidet man grundsätzlich zwischen einer Archiv- und einer Sammelrecherche.

• Archivrecherche: Es wird nur ein Archiv zur Recherche herangezogen. Diese Art der Recherche wird auf dieser Seite beschrieben

  
  

  
  

• Sammelrecherche: Das Anlegen einer Sammelrecherche ist sinnvoll, wenn z.B. zu einer Rechnung alle Belege, die in unterschiedlichen Archiven abgelegt sind, angezeigt werden sollen.

Zugang zur Archivrecherche

Für die Recherche in directarchiv stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Recherche über Browser
• Recherche über IBM i Befehl
• Recherche über Schablonenfunktion

Recherche über Browser

In jedem Fall kann directarchiv über den Webbrowser gestartet werden (z.B. [{+}http://ip-adresse-iseries:8888+) und über Doppelklick auf directarchiv und Klick auf Archiv, bzw. Sammelrecherche die Archive anzeigen für die Sie berechtigt sind.

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Klicken Sie auf einen Archivnamen um die Recherchemaske zu sehen:

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Recherchemaske

In der Recherchemaske können Sie entweder im Textfeld in der obersten Zeile eine Zeichenfolge eingeben die in mehreren Indexfeldern gesucht wird, oder über die Eingabe/Auswahl in einzelnen Indexfeldern suchen. Die Eingabe in mehreren Feldern erfolgt grundsätzlich additiv, d.h. es werden alle Dokumente gesucht die mit Suchbegriff 1 und Suchbegriff 2 übereinstimmen. Bei Feldern die einen Bereich umfassen wie z.B. Archivdatum wird von – bis gesucht und Zeichenfolgen in weiteren Indexfeldern. Über Gruppierung (rechte Maustaste auf einer Spalte und Auswahl Gruppierung) lässt sich die Übersicht verbessern indem gleiche Spaltenwerte zusammengefasst werden.

Durch Klick auf den Link eines Dokumentes wird dieses im Browser angezeigt.

Gleichermaßen funktioniert auch die Recherche mit der Funktion Sammelrecherche.

Volltextsuche

Wenn die Volltextsuche aktiviert ist (siehe IBM OmniFind einrichten und verwalten), dann kann ein weiteres Suchfeld angezeigt werden, in dem ein beliebiger Text eingegeben werden kann. Es werden dann alle Dokumente angezeigt, in denen dieser Text enthalten ist.

Folgende Grundregeln werden bei der Volltextsuche angewendet:

Suchstring

Der Suchstring kann folgende Platzhalter enthalten:

? - ignoriert den Buchstaben
*  - Wildcard (davor/dahinter)

Verknüpfungen

Wort1 +Wort2 -  Im Dokument muss Wort1 und Wort2 vorkommen
Wort1 –Wort2 - Im Dokument muss Wort1 vorkommen, aber nicht Wort2
Wort1 Wort2 - Im Dokument muss entweder Wort1 oder Wort2 vorkommen
"Wort1 Wort2" - Im Dokument müssen Wort1 und Wort2 hintereinander vorkommen.

Beispiel

"Wort1 Wort2" –Wort3 +Toolm* -F?ddy

Recherche über IBM i Befehl

directarchiv lässt sich sehr leicht in bestehende Anwendungen integrieren. Für die Recherche stehen zwei Befehle zur Verfügung:

• DSPARC
• DSPGLOLNK

Beide Befehle ermöglichen sowohl die gezielte Anzeige einzelner Dokumente (wenn nur ein Treffer im Archiv gefunden wurde), als auch die Anzeige von Trefferlisten aus denen die Dokumente angezeigt werden können.

Beispiel:

DSPARC ARCHIVE(ARCHIVNAME)

     FIND(suchzeichenfolge_textfeld)

     INDEX((FELD wert))

     FULLTEXT(volltextsuche)

     SHOWSNGHIT(*YES)

     SHOWMNU(*NO)

     SHOWFLT(*NO)

     ALLOWADD(*NO)

Oder

DSPGLOLNK GLOBAL(SAMMELRECHERCHE)

     FIND(suchzeichenfolge_textfeld)

     INDEX((FELD wert))

     FULLTEXT(volltextsuche)

     SHOWSNGHIT(*YES)

     SHOWMNU(*NO)

     SHOWFLT(*NO)

Damit können Sie aus beliebigen IBM i Anwendungen (Programmiermöglichkeiten und Zugriff auf Programmquellen vorausgesetzt) recherchieren. Zum Beispiel aus der Auftragsbearbeitung Dokumente anzeigen, in der Buchhaltung Mahnungen recherchieren, etc.

Recherche über Schablonenfunktion

Oft haben directarchiv-Anwender Programme für die keine Quellen zur Verfügung stehen, aber trotzdem die Informationen für die Recherche am 5250 Bildschirm stehen. Zum Beispiel eine Übersicht der Aufträge in der Auftragsbearbeitung, oder eine Übersicht der offenen Posten in der Buchhaltung. Für diesen Einsatzzweck wurde die Funktion der Recherche über Schablonenfunktion realisiert.

Mit Hilfe des Programms directmedia das als Option zu directarchiv erhältlich ist, werden zu überwachende Bildschirmsitzungen der Emulationssoftware definiert (z.B. IBM i Access oder Mochasoft). Nach Start von directmedia am PC steht Ihnen das Taskleistensymbol mit der Hand zur Konfiguration zur Verfügung.

Während des Startens von directmedia wird standardmäßig gefragt, ob Sie die Datenbank von der IBM i laden oder die lokale Datenbank verwenden wollen. Durch Laden von IBM i holen Sie sich die bereits definierten Schablonen auf Ihren PC.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol, wählen Sie Einstellungen und Neu um eine neue Bildschirmsitzung zu identifizieren. Ziehen Sie dann das Symbol mit dem Fadenkreuz über die Titelleiste des 5250 Emulationsfensters und definieren die Tastenkombination zum Kopieren des Bildschirminhaltes in die Zwischenablage.

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Definition zu überwachende Bildschirm

Achtung: Vergessen Sie bitte nicht nach Hinzufügen des IBM i Fensternamens diesen in der unteren Auswahlliste anzuklicken, bzw. über Klick auf den Button Alle auswählen zu aktivieren.

Durch Klick auf rechte Maustaste und Datenbank werden die Schablonen angezeigt. Klicken Sie auf + um die Einstellungen einer Schablone zu sehen.

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directmedia Schablonendefinition

Wichtig ist hierbei zum Einen die Tastenfolge mit der die Recherche aufgerufen wird (hier Alt+Z) sowie das Feld für den Programmnamen. Hier steht der Aufruf an directarchiv zur Recherche:

DirectWebRequester.exe https:\\192.168.100.10\cgi-bin\dwcgi.pgm?pgm=DAARCAPI&APP=DIRARC&SESSID={0}&COMMAND=DSPARC&ARCHIVE=GSSPOST&ALLOWADD=Y&IDX_DOKID={1}.eml

In diesem Beispiel werden als Platzhalter verwendet:

• {0} = Session-ID
• {1} = Dokumenten-ID verwendet
• Sofern weitere Parameter benötigt werden, müssen diese mit {2}, {3}, etc. benannt werden.

Nachdem Tastenkombination und Aufruf definiert sind, fehlt noch die Angabe der Dokumenten-ID die Sie unterhalb des Schablonennamens erstellen. Diese korrespondiert mit der 5250-Sitzung die ausgewertet und für die Recherche verwendet werden soll:

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Recherchemaske IBM i

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Felddefinition

In obigem Beispiel stehen die Dokumentnummern in einem Bereich ab Zeile 11, Spalte 8 in Länge 8 Stellen und als Liste mit 9 Elementen untereinander. Die Schlüsselfeldposition (1) oben korrespondiert mit dem Eintrag im WebRequester-Aufruf {1].

Da nicht alle Dokumente angezeigt werden sollen, sondern nur diejenigen die in der Auswahlspalte ein "+"-Zeichen haben sollen, wird eine Selektionsdefinition als weiteres Feld hinzugefügt.

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Selektionsdefinition

Die Selektion bezieht sich in obigem Beispiel auf den Bereich ab Zeile 11, Spalte 2 in Länge 2 (= Länge des Auswahlfeldes) und als Liste 9 Zeilen lang.

Nach Speichern der Definition müssen Sie um die Schablone sofort testen zu können einmal die rechte Maustaste auf dem DirectMedia-Taskleistensymbol ausführen und Aktualisieren auswählen. Gehen Sie dann auf Ihr definiertes 5250 Emulationsprogramm und drücken die konfigurierte Tastenkombination. Als Ergebnis sollten Ihnen dann die ausgewählten Dokumente im Browser angezeigt werden.

Fehlerursachen bei Recherche

Eine der häufigsten Fehlerursachen ist, dass die konfigurierte Bildschirmsitzung nicht aktiviert ist.

Weiter kann passieren, dass sich der Name der Bildschirmsitzung ändert indem z.B. der Name der Bildschirmsitzung im Titel mit erscheint und bei dynamischen Sitzungsnamen der Titel immer anders erscheint. Dies lässt sich aber dadurch beseitigen dass Sie entweder feste Bildschirmnamen verwenden oder die Konfiguration so ändern, dass der Name der Sitzung nicht im Titel erscheint.

Beide o.g. Ursachen erkennen Sie auch daran, dass nach Drücken der konfigurierten Tastenfolge der Bildschirm nicht kurz blinkt.

Es kann sein, dass die Tastenkombination die Sie drücken nicht mit der Tastenkombination Ihrer Schablonendefinition übereinstimmt oder die Einstellungen der Schablone selbst nicht passen.

Dokumente im Archiv recherchieren und mit den gefunden Dokumenten arbeiten

Archive (Dokumentarten) sind die logische Ebene auf der zusammengehörige Dokumente gespeichert werden (z.B. Lieferscheine, Rechnungen, Buchungsbelege). Archive sind auch die Ebene auf der eine Suche/Recherche stattfindet. Bei einer Recherche werden nur die Indizes angewendet. Erst bei einem Treffer wird ein Dokument übertragen, deshalb ist eine Archivrecherche sehr schnell.

Beim Verwalten von Archiven sind die Suchindizes das wichtigste (z.B Rechnungsnummer, Auftrag, Kundennummer, Datum ect.), um einen möglichst schnellen Überblick und Zugriff zu den archivierten Dokumenten zu erhalten.

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Berechtigungen

Berechtigungen ermöglichen das sehr detaillierte Einstellen von Zugriffsrechten über Archive bis auf Indexebene. Dies wird über die Funktion Berechtigungen in Archiven und Indizes erreicht .

Eine Berechtigungssteuerung existiert über Hierarchien hinweg. Oberste Hierarchie ist das Archiv. Hier wird festgelegt, welcher Benutzer archivieren, lesen, ändern, löschen und mit den zu den Dokumenten dazugehörigen Notizen arbeiten darf.

Archivberechtigung

Gibt es hier eine SQL Einschränkung, so behält diese bei der globalen Recherche ihre Gültigkeit

Logik

Die Logik der Berechtigungen bezieht sich auf OS/400 Benutzerprofil, OS/400 Gruppenprofil, Web-Benutzer über OS/400 Benutzerprofil oder Individuell.

Gruppenrechte

Über Gruppenrechte können Berechtigungen an Benutzer weitergegeben werden. Rechte wirken additiv, d.h. durch Aufnahme des Benutzers in mehrere Gruppen erhöhen sich die Rechte entsprechend der Berechtigungen der Gruppen.

Menüs und Funktionen

Menüs und Funktionen melden bei versuchtem Missbrauch Fehler bzw. werden erst gar nicht angezeigt.

Konfigurierbare Filter

Über konfigurierbare Filter können Berechtigungen auf Dokumentenebene die Sicht auf archivierte Dokumente einschränken. Z.B. User 1 nur Dokumenten von Kunden mit Vertreter 1, User 2 Dokumente aller Kunden. Dabei wird unterschieden zwischen Recht auf vollständige Recherche, Anzeige nur Trefferliste und keine Anzeige ausgeschlossener Dokumente. Die Filter können wiederum über Gruppenrechte einfacher verwaltet werden.

Image Added 0078 - Archiv Berechtigungen

Die Benutzer werden aus den directweb Benutzern/Gruppen/Klassen ausgewählt.

Archiv Berechtigungen erstellen

Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen eine Archiv Berechtigung zu erstellen bzw. zu ändern ist.

Image Added 0081 – Archiv Berechtigungen ändern

alle Rechte

Bei Aktivierung bekommt der Benutzer alle Rechte für das Archiv.

Dokument hinzufügen

Bei Aktivierung darf der Benutzer ein Dokument in das Archiv hinzufügen.

Dokument lesen

Bei Aktivierung darf der Benutzer ein Dokument im Archiv lesen.

Dokument ändern

Bei Aktivierung darf der Benutzer ein Dokument im Archiv ändern.

Dokument löschen

Bei Aktivierung darf der Benutzer ein Dokument im Archiv löschen.

Notiz erstellen

Bei Aktivierung darf der Benutzer eine Notiz zu einem Dokument im Archiv erstellen.

Notiz lesen

Bei Aktivierung darf der Benutzer eine Notiz zu einem Dokument im Archiv lesen.

Notiz ändern

Bei Aktivierung darf der Benutzer eine Notiz zu einem Dokument im Archiv ändern.

Notiz löschen

Bei Aktivierung darf der Benutzer eine Notiz zu einem Dokument im Archiv löschen.

Volltextsuche

Bei Aktivierung ist der Benutzer zur Volltextsuche im Archiv berechtigt.

SQL zur Einschränkung der Recherche

Hier kann ein Filter zur Einschränkung der Trefferliste pro Benutzer/Gruppe eingetragen werden. Z.B. Benutzer A kann nur die Recherchen von Benutzer A und Benutzer B sehen oder Rechnungen von Salesrep = 10. Dazu müssen im SQL String die entsprechenden Selektionen eingetragen werden.

Archivrecherche

Im Archiv kann nach den unterschiedlichsten Kriterien, die durch die Indizes festgelegt wurden, recherchiert werden. Bei einer Archivrecherche erfolgt ein Hinweis, welcher Datenträger zu laden ist.

Hinweis: Erfolgt ein Eintrag im allgemeinen Suchfenster (normaler Filter) und die Recherche bringt kein Ergebnis, so ist in der Archivdefinition im Reiter Suche die Suche im normalen Filter nicht aktiviert!

0085 – Archiv Recherche

...

Kontextmenü

Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (Recherche) geöffnet werden.

0033 – Archiv Recherche Kontextmenü

...

Gefundene Dokumente anzeigen

Für die Anzeige einer Archiv-Recherche wird der Acrobat Reader verwendet.

0119 - Archiv Recherche anzeigen 

Querformat - Für Dokumente im Querformat wird die Fenstergröße bei der Anzeige angepasst.

...

Zwei Arten des Öffnens eines Dokumentes

1. Falls Anzeige per Kontextmenü ausgewählt wird öffnet sich das Dokument in einem eigenen Browser-Fenster
2. Bei Doppelclick und Click auf Link des Dokuments wird das Dokument im Wopixfenster angezeigt und man kann zwischen den Dokumenten blättern

Multi Doc Anzeige

Es ist möglich mehrere Dokumente in einem Archiv zu markieren und dann über rechte Maustaste „Anzeigen" als ein Dokument angezeigt zu werden. Dabei werden alle gewählten Dokumente zu einem PDF Dokument zusammengefügt.

0487- Archiv Recherche Multi Doc Anzeige Auswahl

Image Removed 0488 – Archiv Recherche Multi Doc Anzeige

...

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Multidoc-Anzeige

Gefundene Dokumente Speichern untern

Aus der Trefferliste einer Archiv-Recherche kann ein Dokument über das Kontextmenü gespeichert werden, falls die benötige Berechtigung vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, ist der Menüpunkt nicht sichtbar.

0540 – Archiv Recherche - Kontextmenü - Speichern unterImage Removed 0539 – Archiv Recherche Speichern unter 

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Hinweis: Es können mehrere Dokumente ausgewählt werden. Es wird dann automatisch eine zip-Datei erstellt, die die ausgewählten Dokumente enthält.

0005 – Mehrfachselektion – Speichern unter 

0109 –

Automatisch erstellte zip-Datei

...

Notizen zu archivierten Dokumenten

Zu jeder Archivrecherche können eine oder mehrere Notizen hinzugefügt werden. Diese können jederzeit mit entsprechender Berechtigung angezeigt, bearbeitet bzw. gelöscht werden.

Image Removed 0121 - Archiv Recherche Notizen

...

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Notiz hinzufügen

Um Kommentare oder Hinweise an Dokumente anzufügen gibt es die Funktion Archiv Recherche Notizen. Notizen werden mit Verfasser, Datum und Uhrzeit angefügt. Mehrere Notizen können an ein Dokument angefügt werden. Bei PDF-Dokumenten werden diese als „Note" im PDF-Dokument angezeigt, bei anderen Dokumenttypen werden Notizen als „Anhang" angehängt.

Image Removed 0122 - Archiv Recherche Notiz hinzufügen

...

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Gefundene Dokuemnte Per E-Mail versenden

Von der Trefferliste aus können Dokumente manuell per E-Mail versendet werden.

Voraussetzungen:

• der E-Mail Dienst ist gestartet
• im Web-Benutzer ist die E-Mail Adresse eingetragen

E-Mail-Dienst: Dieser wird automatisch mit dem directweb Server mitgestartet und läuft unter dem Subsystem QINTER. Ist dies nicht der Fall, so erscheint eine Hinweismeldung:

Image Removed 0110 – Hinweismeldung E-Mail Dienst nicht gestartet

Image Removed 0111 – Gestarteter E-Mail DienstImage Added 

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Web-Benutzer: Ist beim Web-Benutzer im Reiter Allgemein keine E-Mail-Adresse eingetragen, ist kein E-Mail-Versand möglich und es erscheint folgender Hinweis:

0542 – Web-Benutzer – Reiter Allgemein – E-Mail-Adresse 

Hinweis zum Versenden von Dokumenten per E-Mail: Geänderte Dokumente können nicht versendet werden.Image Removed 0118 - Archiv Recherche Per E-Mail versenden

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Absender - Als Absender wird standardmäßig der Web-Benutzer eingetragen.

Absender E-Mail Adresse - E-Mail-Adresse des Absenders.

Blindkopie schicken (Bcc) - Bei Aktivierung wird eine Kopie der E-Mail auch an den Absender gesendet.

Dateiname - Name des Archivdokumentes aus dem Scanvorgang. Angezeigt wird ebenfalls die Größe des Archivdokumentes .

Senden an directweb Benutzer - Bei Aktivierung werden alle directweb Benutzer, die eine E-Mail-Adresse bei der Definition eingetragen haben, zur Auswahl angeboten. Als Empfänger kann auch eine Rolle ausgewählt werden. Wird eine Email an eine Rolle gesendet, erhalten nur die/der Benutzer die Email, der/die gerade die Rolle besitzt.

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...

Weiterhin können E-Mails auch an externe Benutzer verschickt werden. Dann ist die Angabe von Empfänger Name (optional) und Empfänger E-Mail-Adresse erforderlich.

Empfänger Name - Eingabe des Empfänger Namens, an die das Dokument gesendet werden soll.

Empfänger E-Mail-Adresse - Eingabe der Empfänger E-Mail-Adresse, an die das Dokument gesendet werden soll.

Hinweis: Grundsätzlich können E-Mails an directweb Gruppen oder Benutzer versendet werden. Dazu muss die E-Mail-Adresse im directweb Profil angegeben sein.

Betreff - Eingabe eines Betreffs der E-Mail.

E-Mail Priorität - Es kann zwischen folgenden E-Mail-Prioritäten gewählt werden: normal, hoch und niedrig.

Text - Eingabe eines E-Mail Textes.

...

Gefundene Dokumente als Fax versenden

Von der Trefferliste aus können Dokumente per Fax versendet werden. Damit können archivierte Dokumente vom Typ PDF, TXT, E-Mails, JPG, GIF und TIF als Fax versendet werden. Dazu muss directfax installiert sein, ansonsten wird diese Option nicht angeboten.

Hinweis: Soll das Deckblatt o.ä. (Logos/Schriften) schöner gestaltet werden, so kann das mit Automail erfolgen. Das Programm erzeugt eine Druckausgabe in DIRFAXPRT.

0324 – Archiv Recherche Als Fax versenden 

Absender - Der Absender wird automatisch vom angemeldeten Web-Benutzer übernommen

Dateiname - Ausgabe des Dokumentes, das per Fax versendet werden soll.

Per E-Mail versenden - Bei Aktivierung kann das Dokument auch per E-Mail versendet werden.

Fax Rufnummer - Eingabe der Fax Rufnummer an die das Dokument gefaxt werden soll.

Auflösung - Hier kann die Auflösung für das Fax ausgewählt werden.

• Grob Grobe Auflösung (für normale Schriften 10+12CPI), Standardeinstellung
• Fein Feine Auflösung (für kleine Schriften, verbessert die Lesbarkeit und erzeugt schönere Logos)

Betreff - Eingabe eines Betrefftextes.

Text - Eingabe eines weiteren Textes für das zu erstellende Fax. Dieser wird vor dem Archivdokument ausgegeben.Image Removed 0325 – Archiv Recherche Als Fax versenden Meldung

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Protokollierung Faxversand - Unter Zugriffe wird jeder Faxversand protokolliert.Image Removed 0327– Archiv Recherche Als Fax versenden Protokoll

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Archiv Recherche Eigenschaften

...

- Die Dateieigenschaften einer Archiv Recherche mit all ihren Merkmalen können angezeigt werden.

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...

Jeder Archiv Recherche hat folgende Dateieigenschaften:

• Dokument ID

...

• : Jede Archivrecherche bekommt eine eindeutige Dokument ID. Diese wird vom System bei der Archivierung automatisch vergeben. Über die Dokument ID kann native auf der IBM i auf Dokumente im Archiv zugegriffen werden.
• Dateiname

...

• : Jede Archivrecherche bekommt einen eindeutigen Dateinamen.
• Dateityp

...

• : Jede Archivrecherche hat einen eindeutigen Dateityp. Mit Klick auf das Icon wird das Dokument angezeigt.
• Dateigröße

...

• : Ausgabe der Dateigröße der Recherche.
• Dateidatum

...

• : Erstellungsdatum der zu archivierenden Datei.
• Archiviert am

...

• : Archivierungsdatum der archivierten Datei.
• Geändert am

...

• : Wurden Änderungen an der archivierten Datei vorgenommen (z.B. Notiz hinzugefügt), so wird ein Änderungsdatum eingetragen.
• Aufgerufen am

...

• : Aufrufdatum einer archivierten Datei.
• Version

...

• : Versionszähler einer archivierten Datei. Die Versionsnummer erhöht sich um 1, wenn ein gleichnamiges Dokument ein weiteres Mal archiviert wird. Eine Versionsnummer 1 sagt aus, dass das Dokument bis jetzt nur ein Mal archiviert wurde.
• Aufrufzähler

...

• : Bei allen archivierten Dateien wird ein Aufrufzähler hinterlegt. Jeder Zugriff auf ein archiviertes Dokument wird protokolliert.
• Notizen

...

• : Zu jedem Dokument kann eine Notiz hinterlegt werden. Sind Notizen vorhanden, so wird dies hier angegeben. Mit Klick auf das Icon wird die Notiz angezeigt.
• Weitere Dokumente

...

• : Gibt es zu einem archivierten Dokument weitere dazugehörige Dokumente, so wird das hier angegeben. Mit Klick auf das Icon wird das Subdokument angezeigt.
• Digitale Signatur

...

• : Entsprechende Ausgabe der Information, ob das Dokument beim Archivierungsvorgang signiert wurde oder nicht.
• Anzahl Verknüpfungen

...

• : Ausgabe der Suchindizes.
• Einheit

...

• : Ausgabe der Einheit auf dem die Recherche abgelegt ist.
• Volume

...

• : Ausgabe des Volume auf der die Recherche abgelegt ist.
• Speicherpfad

...

• : Ausgabe des kompletten Speicherpfades auf dem die Recherche abgelegt ist.

...

Subdokumente

Ein Archiv kann so angelegt werden, dass ältere Versionen von archivierten Dokumenten als Subdokumente gespeichert werden.

Sind zu einem Dokument Subdokument(e) vorhanden, so ist dies am Icon 0218 – Subdokumente zu erkennen.Image Removed 0216 –

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Archiv Recherche Subdokumente

Vorhandene Subdokumente zu einem archivierten Dokument:Image Removed 0217 - Archiv Recherche Subdokumente

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Bei den Subdokumenten ist zu unterscheiden, ob es sich um ein Subdokument generiert aus einem archivierten Dokument oder um ein vom System generiertes Subdokument (Textdateien für Volltext, Thumbnails, etc) handelt.

Um die Anzeige der systemgenerierten Subdokumente zu unterdrücken wird im erweiterten Filter gesteuert.Image Removed 0526 – Subdokumente - Erweiterter Filter

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Mit Klick auf das Icon wird der erweiterte Filter angezeigt.

Image Removed 0525 - Subdokumente – Anzeige Erweiterter FilterImage Added 

Versteckte Dateien anzeigen

Bei Aktivierung werden alle Subdokumente zum archivierten Dokument angezeigt, die älteren Versionen und die vom System automatisch generierten Dokumente.

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Image Removed 0507 - Subdokumente – Anzeige Erweiterter Filter – Parameter aktiviert

...

Subdokument hinzufügen

Einem Archivdokument können mehrere Subdokumente hinzugefügt werden.

Image Removed 0220 - Archiv Recherche Subdokument hinzufügen

...

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Subdokumente Kontextmenü

Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (Subdokumente) geöffnet werden.

Image Removed 0219 – Archiv Recherche Subdokumente Kontextmenü

...

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Eigenschaften von Archiv-Einträgen

In den Eigenschaften sind alle Einstellungen eines Archivdokumentes sichtbar.Image Removed 0226 –

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Archive Recherche Eigenschaften Allgemein

0766 –

Archive Recherche Eigenschaften Indexwerte

...

Zugriffsprotokolle

Alle Zugriffe auf ein Archiv werden protokolliert mit Zugriffsdatum, -uhrzeit, Benutzer, IP Adresse. In der Spalte Art ist die Zugriffsart protokolliert. Mögliche Zugriffsarten sind:

• Dokument archiviert
• Dokument aufgerufen
• Dokument signiert
• Notiz erstellt
• Subdokument hinzugefügt
• Signatur geprüft
• Indexwerte geändert

0125 -

Archiv Recherche Zugriffe

Hinweis zu „Indexwerte geändert": Wird bei einem archivierten Dokument der Indexwert geändert, so wird dieses in den Dokumentzugriffen protokolliert. Pro Änderung erfolgt ein Protokolleintrag. Die Darstellung erfolgt so: INDEX: vonWert -> nachWert

0554 - Indexwerte geändert 

Archiv Recherche Signatur prüfen

Alle Signaturinformationen eines Archivdokumentes können detailliert angezeigt werden.

0235 – Archiv Recherche Signatur prüfen

Signaturdatei - Anzeige der Signaturdatei, mit der das Archivdokument signiert wurde.

Vertrauenswürdige Zertifikate - Anzahl der importierten Zertifikaten für die Verwendung von directarchiv.

Datum der Signatur - Dieses Datum zeigt an, wann das Dokument signiert wurde.

Unterzeichner - Anzeige des Namens, für den die Signatur gültig ist.

Signatur prüfen - Es sind hier zwei unterschiedliche Ergebnisse möglich:

• Dokument wurde nicht geändert (unchanged)
• Dokument wurde geändert (changed)

Vertrauenswürdigkeit des Unterzeichners - Es sind folgende Einträge möglich:

• Der Unterzeichner ist vertrauenswürdig (trusted)
• Der Unterzeichner ist nicht vertrauenswürdig (not trusted)

Sobald ein Dokument geändert wurde, erscheint kein Eintrag mehr in diesem Feld bzw. es wird nicht mehr angezeigt.

Archivübergreifende Ablage

Für Dokumente, die archivübergreifend abgelegt sind, gibt es die Möglichkeit, eine Suche über mehrere Archive zu ermöglichen.