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DirectFax Connector pour Lotus Notes

DirectFax Connector pour Lotus Notes

Owned by Robert E. Schneider
Sept 20, 2019

DirectFax est un produit très répandu dans le monde de l'IBM i. Beaucoup de ceux qui utilisent DirectFax, utilisent aussi Lotus Notes pour se placer sur le marché sans renoncer à la solution éprouvée d'expédition de fax. TOOLMAKER avec „DirectFax Connector pour Notes" a mis au point, pour les utilisateurs de DirectFax, un programme qui intègre les deux produits.

Fonctionnalité et utilisation

Cela fonctionne de manière très simple: Cela fonctionne de manière très simple: Vous créez un message avec le destinataire xxx@fax et envoyez le document en tant que Document-Notes-Standard. Le destinataire est ajouté au message par l'agent de DirectFax Domino et le message est placé dans la base de données Dirfax.nsf sur le serveur.
Un « programme routeur de fax » situé sur un poste de travail contrôle à intervalles réglés la base de données Dirfaxout.nsf sur la présence de message à envoyer. Le « programme routeur fax », imprime le message par la fonction impression de Windows sur le pilote d'imprimante de Directfax, puis transmis à l'IBM i d'où il est faxé.
DirectFax Connector pour Notes ne nécessite en dehors de l'installation de DirectFax que le serveur Domino et Notes Client.
Avec la version présente il est possible de faxer directement aussi des fichiers qui ont été insérés dans le message Notes comme pièce jointe. Les fichiers sont imprimés par la fonction d'impression de Windows de l'application correspondante.
Si cette fonction de DirectFax Connector, „l'impression de pièce jointe" doit être utilisée, cette application doit être installée sur le même PC où le programme DirectFax Notes-Router est installé.
L'impression des pièces jointe supporte les application suivante :

    • Acrobat Reader
    • Microsoft Office 2000 et supérieur

La communication et la conversion se déroulent comme décrit ci-dessus ou bien sur le PC local d'un utilisateur de Notes en liaison avec le serveur Domino et Notes Client ou alors sur un PC dédié. Un hardware supplémentaire n'est pas nécessaire.
DirectFax est intégré à Lotus Notes à l'aide de DirectFax Connector pour Notes. L'utilisateur envoie ses fax non plus par le pilote d'imprimante de Windows "DirectFax 32 pour l'IBM i", mais à partir de Notes Client avec les outils de Lotus Notes comme par exemple son carnet d'adresses.

DirectFax Connector – Bases de données

Connector DirectFax travaille avec les bases de données suivantes:
Base de données directfaxout.nsf - Outbound Box
Base de données pour fax sortants. Les fax sont transmis à la base de données à partir de la boîte aux lettres e-mail de l'utilisateur, puis traitées par l'agent. Le routeur fax accède cette base de données et imprime les message par Windows.
Base de données directadr.nsf - Directfax Répertoire d'adresses
L'adressage de fax sortants peut être effectué directement en indiquant le numéro de fax directement ou par le nom du destinataire. Les numéros de fax associés aux noms sont extraits du répertoire d'adresses de Directfax.
Base de données directconfig.nsf – Directfax Base de données pour configuration
Les utilisateurs de Directfax Lotus sont enregistrés dans la base de données de configuration. Les informations sur le contrôle des fax sortants y sont indiquées. On y trouve par exemple, le nom de l'utilisateur IBM i à utiliser par l'expéditeur de fax Lotus Fax et les informations sur la distribution des fax reçus, comme le poste et le compte de messagerie auxquels les fax doivent être transférés.
Base de données directfaxin.nsf - Inbound Box
Les fax reçus qui doivent être transférés de l'IBM i à Lotus sont placés dans Inbound Box.
De là, elles sont transmises à la boîte aux lettres de l'utilisateur ou du groupe d'utilisateurs.
Remarque: Une copie du fax reçu reste toujours dans Inbound – Box, qu'elle ait été transmise ou non. Il est important que l'Administrateur de Notes contrôle régulièrement cette boîte.
Base de données directfaxlog.nsf – Protocole base de données
Il est possible de journaliser les différentes actions effectuées par les agents wrkfax (agent d'envoi de fax dans la base de données dirfaxout.nsf) et wrkfaxRépartition (Agent de répartition de fax dans la base de données dirfaxin.nsf).
Pour chaque opération effectuée par l'agent, un document de protocole correspondant est créé dans la base de données journal directfaxlog.nsf.

Installation

Comme beaucoup d'installations de Notes diffèrent les unes des autres et comme nous supposons que vous avez déjà installé Lotus Notes si vous utilisez DirectFax Connector pour Notes, nous ne détaillons ici que les travaux spécifiques d'installation et de configuration de DirectFax.

Installation de DirectFax Connector pour Lotus Notes

Comme lors de l'installation sur le serveur Domino et sur Notes Client, des bases de données sont installées ou remplacées, vous devez d'abord arrêter le serveur Domino ainsi que le Notes Client local.
Démarrez l'installation de DirectFax Connector pour Lotus Notes à partir des installations CD de DirectFax par le fichier InstDf.exe et sélectionnez „Adapté" . L'installation de DirectFax Connector pour Lotus Notes ne peut être effectuée que si sur le PC, PC-Client de DirectFax a été installé. Sélectionnez à cet effet l'installation „DirectFax" et également „Eléments de Lotus Notes". Pour l'installation et la configuration du PC-Client, consultez le chapitre sur DirectFax PC-Client. Le programme d'installation des éléments de Lotus Notes vous conduit à travers l'installation.

0148 - Sélection de la langue
Démarrez le serveur Domino de Lotus
Paramétrez l'imprimante Directfax32 comme imprimante standard

Signature de la base de données

DirectFax Connector pour Lotus travaille avec des agents de serveur , exécutés de façon indépendante sur le serveur Lotus Domino. Pour que cet agent démarre sur votre serveur Domino, les bases de données de DirectFax doivent être signées.
Signature à l'aide du code de l'Administrateur système Domino.
Procédez comme suit:
Connectez-vous dans Lotus comme Domino administrateur.
Démarrer l'Administrateur Lotus Domino et entrez le mot de passe.

0152 - Mot de passe
Cliquez sur le registre „Fichiers" et sur toutes les bases de données / Modèles dans le dossier de Directfax. Puis cliquez avec la touche droite de la souris sur „Signer".
Remarque:Pour afficher des bases de données et des modèles dans le registre „Fichiers", sélectionnez dans l'Administrateur, en haut à droite dans l'Affichage, l'option Tous les types de BD.
En cliquant sur „OK", la base de données est signée.

        • > Option: — > Option: code de l'utilisateur actif*

          0153 – Signer la base de données
          Signature avec le code du serveur Domino.
          Procédez comme suit:
          Connectez-vous dans Lotus comme Domino administrateur.
          Démarrer l'Administrateur Lotus Domino et entrez le mot de passe.

          0154 - Mot de passe
          Cliquez sur le registre „Fichiers" et sur toutes les bases de données / Modèles dans le dossier de Directfax. Puis cliquez avec la touche droite de la souris sur „Signer".
          Remarque:Pour afficher des bases de données et des modèles dans le registre „Fichiers", sélectionnez dans l'Administrateur, en haut à droite dans l'Affichage, l'option Tous les types de BD.
          En cliquant sur „OK", la base de données est signée.
        • > Option: code du serveur actif*

          0155 - Signer
          Les bases de données peuvent être signées individuellement.
          Pour les anciennes versions de Lotus Domino, il n'est possible de signer la base de données qu'avec le code actif actuel. Utilisez dans ce cas, le code de Domino Administrator. Il doit posséder les droits limités et illimités des agents de LotusScript.

          Entrer le serveur de gestion

          Le serveur de gestion permet, entre autres, de modifier automatiquement les ACL des bases de données
          Saisissez le serveur sur lequel les bases de données et les modèles ont été installés comme serveur de gestion.
          Procédez comme suit:
          Connectez-vous dans Lotus comme Domino administrateur.
          Démarrer l'Administrateur Lotus Domino et entrez le mot de passe.

          0154 - Mot de passe
          Cliquez sur le registre „Fichiers" et sur toutes les bases de données / Modèles dans le dossier de Directfax.
          Puis cliquez avec la touche droite de la souris sur „Accès - Gestion".
          Sélectionnez dans Gestion – ACL, l'option Extension et saisissez dans „Modifier le paramétrage du serveur de gestion" le serveur - gestion.

          0156 - Gestion ACL
          Remarque:Pour afficher des bases de données et des modèles dans le registre „Fichiers", sélectionnez dans l'Administrateur, en haut à droite dans l'Affichage, l'option Tous les types de BD.
          En cliquant sur „OK", vous pouvez modifier les ACL.

          Adapter Notes.ini

          Pour vérifier la bonne fonctionalité des agents de DirectFax, activez ici la saisie étendue pour l'agent Administrateur du serveur Domino. Il est nécessaire, pour cela, d'adapter le fichier notes.ini.
          Ouvrez, à l'aide d'un éditeur, le fichier „Notes.ini" dans le répertoire ...\Lotus\Domino et ajoutez les lignes suivantes avant la saisie „ServerTasks=...":
          Debug_AMgr=v
          Log_AgentManager=2

          0157 – Notes.ini
          L'agent de DirectFax peut retrouver le numéro de fax pour un destinataire indiqué. La relation entre l'adresse indiquée et le numéro de fax est définie dans le répertoire d'adresses „DirectAdr.nsf".
          Après la saisie suivante, ajoutez ce répertoire d'adresses à vos répertoires d'adresses standard.
          Complétez la saisie NAMES= comme suit et le répertoire d'adresses „\Directfax\DirectAdr.nsf". ( = Chemin d'accès du répertoire des données Domino.

          0158 – Notes.ini
          Fermez et sauvegardez le fichier „Notes.ini".
          Redémarrez le serveur Domino de Lotus pour activer les paramétrages modifiés de la configuration.

          Configuration Domino Lotus

          Avant de pouvoir expédier des fax à l'aide de DirectFax Connector pour Lotus Notes, quelques travaux de configuration sont à effectuer.

          Créer des domaines Fax Fax- fax sortants

          Ce domaine fax est utilisé pour expédier des fax à partir de Domino.
          Adresses possibles: numérofax@fax ou destinatairefax@fax.
          Créez un document de type Domaine étranger pour le domaine fax.
          Procédez comme suit:
          Démarrer Lotus Domino Administrator et entrez le mot de passe.

          0154 - Mot de passe
          Cliquez sur l'onglet „Configuration" et sélectionnez l'affichage „Domaines" à gauche dans le navigateur sous „Messages".

          0160 – Domaine Toolmaker
          Cliquez sur„Ajouter domaine" et entrez:

          0161 – Domaine étranger
          Cliquez sur l'onglet „Informations sur la messagerie" et entrez:

          0162 – Domaine étranger
          Attention:
          A „Nom du serveur passerelle" doit figurer le nom de votre serveur Domino.
          A „Nom du fichier courrier passerelle", saisissez le nom de la base de données de DirectFax correspondant au répertoire de données du serveur de Domino (directfax\directfaxout.nsf).
          Cliquez „Enregistrer et fermer".

          Créer une base de données Mail-In Faxin – fax reçus

          Les fax transférés de l'IBM i au serveur Domino sont enregistrés dans cette base de données Mail-In d'où elles sont tranmises suivant la configuration.
          Procédez comme suit:
          Démarrer Lotus Domino Administrator et entrez le mot de passe.

          0154 - Mot de passe
          Cliquez sur le registre „Personnes et groupes" et sélectionnez l'affichage „Bases de données Mail-In" à gauche dans le navigateur sous „Carnet d'adresses de ..".
          Cliquez sur „Ajouter Base de données Mail-In" et entrez:
          Onglet Général:

          0163 - Faxin
          Onglet Base de données Information:

          0150 - Onglet Informations de base de données
          Cliquez „Enregistrer et fermer".

          Créer domaine faxDirfaxin – fax reçus

          Ce domaine fax est utilisé pour recevoir des fax à partir de l'IBM i.
          Adresses possibles faxin@dirfaxin ou destinatairefax@dirfaxin.
          Créez un document de type Domaine étranger pour le domaine fax.
          Procédez comme suit:
          Démarrer Lotus Domino Administrator et entrez le mot de passe.

          0154 - Mot de passe
          Cliquez sur l'onglet „Configuration" et sélectionnez l'affichage „Domaines" à gauche dans le navigateur sous „Messages".

          0164 - Domaine
          Cliquez sur„Ajouter domaine" et entrez:

          0165 – Domaine étranger
          Cliquez sur l'onglet „Informations sur la messagerie" et entrez:

          0166 – Informations sur la messagerie
          Cliquez „Enregistrer et fermer".

          Configuration du Connector pour Lotus Notes

          Multilingues du Connector pour Lotus Notes

          Le Lotus Notes Connector de DirectFax est multilingue, c.a.d. l'interface utilisateur, la navigation, les ecrans et les masques sont disponibles en Allemand, Anglais et Français.
          Tous les éléments necessaire pour afficher les differentes langues sont contenus dans une base de données ou un patron. L'utilisation de patrons spécifiques de langues a été évitée pour minimiser le travail de configuration dans la langue utilisateur.
          Le paramétrage de la langue ce fait par le document de configuration de chaque base de données. Ce document est le modèle pour tous les utilisateurs de la BD. L'utilisateur peut en plus paramétrer la langue par un document profile. Ce document profile de l'utilisateur est crée automatiquement en ouvrant la BD la première fois et peut être édité ultérieurement.
          La langue proposée dans le document profile est dérivée du document de configuration comme déjè mentionné ci-dessus.
          Considérez que le changement de la langue pendant la configuration peut être visible seulement si la base de données est fermée et re-ouvert.
          Si alors un utilisateur change la langue dans son profile de l'anglais à l'allemand, l'interface utilisateur et surtout la navigation allemande n'est disponible si la base de données est fermée et re-ouvert.

          Le profil utilisateur des bases de données

          L'information de la langue de la base de données est mémorisée dans le document de profile.
          Si l'utilisateur ouvre une base de données de Lotus Connector la première fois, son profile utilisateur pour cette BD est affiché automatiquement.

          0167 - Profil utilisateur
          Il choisit la langue et ferme le document.
          L'utilisateur est invité de fermer et re-ouvrir la BD pour pouvoir afficher la langue choisie.

          0168 - Profil utilisateur

          Configuration de la langue

          La configuration de la langue ou la modification du document de configuration de la BD et du profile utilisateur se fait de la même manière dans toutes les BD.
          L'utilisateur choisit l'option configuration dans la navigation et accède les actions correspondante par l'option Actions.

          0169 - Editer le profil utilisateur
          Les actions suivantes sont affichées par la configuration :
          Consulter la version
          Avec l'action Consulter la version, le n° de la version de Lotus Notes Connector installée actuellement peut être consulté.
          Editer la langue de défaut
          Avec cette action le document de configuration de la BD est affiché.

          0170 - Configuration
          Ici la langue de défaut de la BD est définie, c'est la langue entrée à la création du profile utilisateur comme défaut.
          Editer le profile utilisateur
          Cette action donne accès à l'utilisateur sur son document profile utilisateur où il peut définir la langue pour cette base de données.

          0171 - Profil utilisateur

          Créer le nom utilisateur de l'IBM i Configuration Directfax – Outbound

          Comme finalement tous les fax expédiés à l'aide de DirectFax Connector pour Lotus Notes sont transférées par un PC (celui sur lequel fonctionne le programme route) sur l'Series, une relation entre le code utilisateur de Notes et le code utilisateur de l'IBM i doit être définie.
          Cette relation est définie dans la base de données de configuration de Directfax dirconfig.nsf.
          Démarrer l'Administrateur Lotus Domino et entrez le mot de passe.

          0154 - Mot de passe
          Ouvrir le fichier Dirfaxconfig sur le serveur de Domino dans „Fichier" et „Ouvrir la base de données".

          0172 - Ouvrir la base de données
          Sélectionnez l'affichage „Sortant" et cliquez sur „Nouvelle configuration de sortie".

          0173 - Dirfaxconfig
          Le formulaire de la configuration de sortie est affiché.
          Effectuez les opérations suivantes:

          0174 - Affectation d'un site secondaire
          Cliquez sur „Fermer" et à „Souhaitez-vous enregistrer ce document?" répondez „OUI" par un clic.

          Configuration Directfax – Inbound Affectation d'un site secondaire

          Les fax reçus sont tranférés de l'IBM i sur le serveur de Domino. La relation entre entre le poste du destinataire et l'utilisateur de Notes de Lotus, destinataire du fax y est définie. Puis le fax est transféré à l'utilisateur par e-mail.
          La relation du poste supplémentaire à un utilisateur de Notes de Lotus ou à un groupe est effectuée dans la base de données de configuration de Directfax dirconfig.nsf.
          Démarrer l'Administrateur Lotus Domino et entrez le mot de passe.

          0154 - Mot de passe
          Ouvrir le fichier Dirfaxconfig sur le serveur de Domino dans „Fichier" et „Ouvrir la base de données".

          0175 - Ouvrir la base de données
          Sélectionnez l'affichage „Arrivant" et cliquez sur „Nouvelle configuration arrivant".

          0176 - Directfaxconfig
          Le formulaire de la configuration Inbound est affiché.
          Effectuez les opérations suivantes:

          0177 - Affectation d'un site secondaire
          Cliquez sur „Fermer" et à „Souhaitez-vous enregistrer ce document?" validez avec „OUI".

          Lotus Notes Imageviewer

          Pour afficher des fax reçus sur un PC sur lequel aucun PC-Client DirectFax n'est installé, le programme Imageviewer du répertoire de Lotus Notes est nécessaire. Pour cela, une routine d'installation séparée est disponible sur le CD-ROM dans le répertoire "Lotus Notes Imageviewer". Il est possible de copier ce répertoire sur un ordinateur réseau pour faciliter l'installation sur les PC-Client. Démarrez l'installation par le fichier "Setup.exe".

          0178 - Assistent d'installation
          Sélectionez dans cette boîte de dialogue, le lieu de stockage de votre Lotus Notes Client local. De manière standard, il est défini comme suit C:\Lotus\Notes.

          0179 - Progrès de l'installation

          Démarrer le routeur PC et configurer

          Paramétrez par „Démarrage" – „Paramétrages" – „Imprimante" l'imprimante „DirectFax32 pour IBM i" comme imprimante standard.
          Démarrez le programme routeur à partir du menu Démarrage de Directfax par „DirectFax Notes-Routeur".
          Le routeur Notes DirectFax utilise l'installation Client Notes du PC sur lequel il a été installé.
          Pour cela il faut que vous vous enrégistrez lors du démarrage du routeur Notes de DirectFax avec l'ID utilisteur et mot de passe. L'ID utilisateur du démarrage du Client Notes est utilisé ici.
          Entrez le mot de passe

          0154 - Mot de passe
          Le routeur Notes de DirectFax est démarré.

          0180 – Routeur fax
          Pour configurer le routeur cliquez sur le bouton „Configuration"

          0181 - Routeur fax
          Nom du serveur de Lotus Notes
          Saisissez ici le nom de votre serveur Domino.
          Intervalle de temps entre les consultations
          Indiquez ici les intervalles de temps entre lesquels le routeur, vérifie si des nouveaux fax sont prêts à être expédiés par les agents de DirectFax.
          L'agent DirectFax édite des documents toutes les 5 minutes dans la base de données Dirfaxout.nsf. Si vous avez paramétré un intervalle de temps de 5 minutes dans Intervalle de temps entre les consultations, il peut arriver que dans des situations de démarrage difficile, il faille attendre 10 minutes avant qu'un fax soit prêt à être expédié. Nous vous conseillons de réduire ce temps (1-2 minutes) pour qu'après l'activité de l'agent de DirectFax, le temps de retard soit le plus court possible.
          Nom de la base de données mail
          Saisissez ici le nom de de la base de données pour les fax sortants. Le nom de la BD doit être entré correspondant au répertoire Domino-Data du serveur Domino (directfax\dirfaxout.nsf).
          Checkbox – Office 2000 ou supérieur
          Marquez la case Office 2000 ou supérieur, si vous voulez utiliser la fonction „Imprimer pièce jointe" du programme routeur fax et la version installée est Microsoft Office 2000 ou supérieur.
          Validez la configuration avec „OK" et cliquez, dans la fenêtre Routeur de fax, sur „Démarrage" pour lancer l'acheminement.

          Tester la fonctionnalité

          L'expédition de messages de Notes par DirectFax se fait par Notes Client, par l'agent de DirectFax et par le programme routeur de DirectFax. L'installation, la configuration et le traitement correct des fax sortants peuvent être vérifiés par les tests suivants.

          Créer et expédier un message

          Ouvrez votre Lotus Notes Client, connectez-vous et créez un nouveau message.

          0182 - Créer des messages
          Recherchez par un clic sur „Sélectionner des adresses", une adresse du répertoire „Adresses Directfax" qui, vous le savez, possèdent un numéro de fax et cliquez sur le bouton „A" pour transférer le destinataire.

          0183 – Sélection d'un destinataire
          Cliquez sur„OK" pour repasser au message.
          Choisissez le mode d'expédition du message. Si rien n'est indiqué, le message est envoyé comme e-mail Notes. Si vous ajoutez @fax après le nom du destinataire, le message est envoyé par DirectFax.
          Entrez encore un objet et un texte court.

          0184 – Nouveau message
          Cliquez sur „Envoyer" pour expédier le message.
          Après 5 minutes environ, le message devrait arriver comme fax sortant sur l'IBM i et être expédié. Vous pouvez le vérifier, si vous avez installé DirectFax Client sur votre PC et démarré le programme „Fax sortantes" ou si vous entrez la commande „WRKFAXSTS" à votre session 5250.
          Chaque étape de l'expédition peut encore être vérifiée:

          Vérifier Dirfaxout.nsf

          Un message envoyé avec @fax à la fin est transmis dans la base de données Directfaxout.nsf où il sera retravaillé par l'agent.
          Ouvrez la base de données „Directfaxout.nsf" sur le serveur Domino par „Fichier", „Base de données", „Ouvrir" et cliquez sur „Réception fax".

          0185 - Entrée de fax
          Le message est affiché sous réception fax. Vous obtiendrez d'autres informations en cliquant sur „Vue d'ensemble de fax".

          0186 - Vue d'ensemble de fax
          Les fax édités jusqu'à maintenant sont représentés ici. Signification des symboles indiqués sous „Code":
          Sablier Le message attend d'être traité par l'agent
          Crochet vert Message traité avec succès
          X rouge Erreur lors du traitement du message
          Panneau d'interdiction Le destinataire n'existe pas dans le répertoire de DirectAdr.nsf.
          Symbole fax Pas de numéro fax disponible dans le carnet DirectAdr.nsf pour le destinataire indiqué
          Symbole personneLe destinataire existe plusieurs fois dans le carnet d'adresses.
          Symbole groupeLe destinataire existe plusieurs fois dans le répertoire d'adresses
          Le premier message affiché devrait être celui que vous venez de créer.
          Vérifiez, si l'agent routeur fax est activé par le document de configuration. L'agent est activé par défaut.
          Ouvrez la vue configuration :

          0187 – Configuration Langue
          Ouvrez le document de configuration.

          0188 - Document de configuration
          L'agent „wrkFax" doit être mis sur Actif.
          Si l'agent est activé, le message est traité au plus tard après cinq minutes.
          Il est possible également de consulter le message à „Fax – Sortie" dans la banque de données „Directfaxout.nsf".

          Vérifier le routeur de fax

          Chaque fax envoyé à la base de données Dirfaxout.nsf est traité en intervalles par le routeur fax. Les messages traités par le routeur ne peuvent pas, il est vrai y être affichés, mais peuvent être visualisés comme entrée dans le liste d'activités du programme du routeur. Vous pouvez ainsi vérifier, si des messages ont été traités.

          0189 - Routeur fax

          Vérifier les fax sortants de l'IBM i

          Enfin, quand toutes les étapes précédentes se sont bien déroulées, le fax est placé comme fax sortant dans la file d'attente de DirectFax sur l'IBM i. Vous pouvez vérifier, à partir d'une session 5250 avec la commande „WRKFAXSTS" si et quand le fax a été expédié ou par le programme „Fax sortantes" du groupe de programmes „Directfax" exécuter la même fonction sous un graphique.

          Vérifier les fax reçus

          Les fax reçus sont tranférés de l'IBM i sur le Lotus Domino.
          Il faut pour cela que dans Directfax sur l'IBM i une distribution automatique de fax entrants soit configurée (WRKFAXDTR).
          Commande WRKFAXDTR
          Menu ENTRER INFORMATIONS sur LA DESTINATION et MODIFIER
          Entrées:
          Information de numérotation automatiqueCSI pour le transfert actif
          Fonction supplémentaire*DOM
          Paramètres fonction: {0>faxin@dirfaxin<}100{>faxin@dirfaxin

          0190 - Exemple de transfert de fax à Lotus Domino
          Important:
          Le serveur Domino doit être enregistré pour que le serveur SMTP de Directfax envoie les fax par e-mail!!
          Etapes de la configuration:
          Commande IBM i CFGTCP
          Option 20
          Option 12
          Entrée:Routeur courrier – entrez ici, le cas échéant, le serveur SMTP Domino!!
          Test de la distribution des fax reçus directement par Notes.
          Créez un e-mail/un message
          Saisissez le texte suivant dans la ligne objet:
          FAXINC%CSI%NS%lfd.Nr%EmpfDatum%Seiten%ASUser%
          où:
          %CSI
          Identifiant de l'expéditeur du fax
          %NS
          Poste supplémentaire du destinataire de fax
          %Numéro d'ordre
          Numéro d'ordre fax de la réception de fax
          %Date de réception
          Date de réception et heure en format JJ.MM.AAHH.MM
          %Pages
          Nombre de pages reçues.
          %Utilisateur
          Nom de l'utilisateur de l'IBM i (Directfax – Inbound Configuration Affectation à un poste supplémentaire)
          La ligne Objet pourrait être:
          FAXINC%935816%150%123%02.05.0212:34%6%HGR%
          Entrez comme destinataire du e-mail faxin (Mailin_DB)

          0191 – Nouveau message
    • Envoyez


    • Le e-mail est envoyé dans la base de données dirfaxin.nsf et affiché dans MailRouting –Evénements.


    • Ouvrez la base de données dirfaxin.nsf



0192 – Fax entrants

    • Le nouveau e-mail/le nouveau fax apparait dans l'affichage – Fax - Réception


    • Peu de temps après la réception (5 min max.) le transfert automatique démarre dans dirfaxin – DB (Log-File Amgr : Agent „Transfert" démarré) Agent „Transfert")


    • Le e-mail/le fax ne sont plus signalés dans l'affichage – Non traité - mais sous CSI, Date etc.



0193 – Fax – par destinataire

Fonctions étendues

En plus des fonctions standard sur l'envoi et la réception des fax décrites dans le chapitre 22.4, Lotus Notes Connector offre d'autres fonctions pour envoyer des pièces jointes et pour envoyer un fax de nouveau en cas d'un erreur.

Impression de pièce jointe

Ouvrez votre Lotus Notes Client, connectez-vous et créez un nouveau message.
Insérez le fichier à être envoyer par fax dans le champ du message.

0194 - Pièce jointe
Envoyez le message comme d'habitude avec la fonction Envoyer.

0195 – Nouveau message
Le destinataire reçoit un fax avec le texte du message sur la première page et le texte du fichier joint (ici: Offre Toolmaker 181103.doc) sur les pages suivantes.

Manière de procéder en cas d'erreur d'envoie de l'agent Lotus

La procedure se réfère aux erreurs d'envoie qui peuvent se produire pendant le traitement des fax avec l'agent Lotus dans la base de données Dirfaxout.
Il s'agit uniquement des erreurs d'adressage qui se présentent pendant la détermination du numéro fax du destinataire.
L'agent Lotus essaie de déterminer le numéro de fax à base de l'adresse fax du destinataire entrée.
Si le numéro fax est entré comme adresse destinataire, comme par exemple 07051935817@fax, l'agent détermine le numéro fax directemement et le fax est envoyé.
Si le nom du destinataire est indiqué dans l'adressage, comme par exemple Bernard Moulin@fax, l'agent essaie de résoudre le numéro fax destinataire avec le carnet d'adresse Directfax.
Des erreurs suivants peuvent se produire :

  • Pas de numéro fax mémorisé avec le destinataire indiqué
  • Le destinataire indiqué n'est pas clair

Important:
L'agent ne vérifie pas le numéro fax même, car il ne peut pas déterminer, si le numéro indiqué est correcte y existe.
Si un erreur se produit lors de la détermination du numéro fax, l'expéditeur reçoit un message.

0196 - Fax en arrivé

Le texte du message peut être par exemple le suivant :

0197 – Destinataire pas clair
Cliquez maintenant sur le lien dans le message (Doc-Link) pour ouvrir le fax à traiter.

0198 - Fax
Ouvrez le document avec la fonction Editer (Edit-Mode).

0199 - Fax
Modifiez l'adresse du destinataire dans le champ Destinataire et envoyez le fax à nouveau avec la fonction Envoyer de nouveau.
Cliquez Oui dans le dialogue.

0200 - Enregistrer
Le document édité et corrigé est maintenant de nouveau dans la boîte de réception de la base de données Dirfaxout.nsf et est re-édité par l'agent.

0201 – Fax entrants

Remarques importantes

Pour que le fax soit expédié correctement, les conditions suivantes doivent être remplies:
L'installation de DirectFax PC-Client doit exister
Le programme DirectFax Connector pour Lotus Notes doit être installé.
Directfax32 doit être paramétrée comme imprimante standard.

Protocole et journalisation

L'envoi de fax ou le traitement de documents Lotus Notes à envoyer est assurée par l'agent wrkFax dans la base de données Dirfaxout.nsf.
La répartition des fax entrants est assurée par l'agent wrkfaxRépartition dans la base de données Dirfaxin.nsf.
Afin de pouvoir vérifier si les agents ont travaillé correctement, il est possible d'établir le protocole des actions que l'agent effectue pendant son travail. Un document de protocole est créé dans la base de données Directfaxlog.nsf pour chaque opération de l'agent.
Les erreurs surgissant en cours d'exécution de la part de l'agent sont également documentées dans le protocole. L'établissement de protocole concernant l'agent doit être activé dans la base de données correspondante.

Activation de protocole pour l'Agent wrkfax

Pour activer l'établissement de protocole concernant l'agent wrkfax, procédez comme suit :
Ouvrez via Fichier -> Base de données -> Ouvrir la base de données Dirfaxout.nsf.

0282 – Ouvrir Dirfaxout.nsf
Choisissez la vue configuration :

0283 - Configuration
Par un double clic ouvrez le document de configuration

0284 – Document de configuration
Activez la fonction de protocole en plaçant l'indicateur "Agent-Logging-Status" sur actif.
Le paramètre "Agent-Logging-Level" vous permet de fixer la précision selon laquelle le protocole doit être établi.
Level 1= Protocole simple
Level 3 = Protocole détaillé
Dans le champ "Agent-Logging-Server", saisissez le nom de serveur du serveur Domino, sur lequel se trouve la base de données journal.
Dans le champ "Agent-Logging-Datenbank", saisissez le nom de fichier y compris le chemin de la base de données journal.
L'option "Agent Infomail, envoyer en cas d'erreur" vous permet de déterminer si un mail d'information doit être envoyé automatiquement en présence d'une erreur.
Indiquez le destinataire du mail d'information dans le champ "Agent, destinataire de l'Infomail".
Lors de l'établissement de protocole concernant un agent, les messages de l'agent sont écrits automatiquement dans un document dans la base de données journal.
Lorsque l'agent traite des fax, l'administrateur système ne reçoit aucune information sur le fonctionnement parfait de l'agent. Il a seulement la possibilité de lire le résultat du traitement par l'agent dans la base de données journal.
Parfois cependant, une information déjà en cours de traitement de fax par l'agent s'avère utile, en particulier lors de l'analyse d'erreurs.
C'est dans cet objectif que la fonction Trace a été implémentée.
Elle permet d'imprimer le message de protocole concernant l'agent dans la ligne de statut de Lotus (option : Print) ou de le faire sortir sous forme d'une boîte de message (option: Messagebox). Cette fonction permet à l'administrateur système de vérifier interactivement le fonctionnement de l'agent.
Activez la fonction Trace en sélectionnant l'option souhaitée Print ou Messagebox.
Le paramètre "Agent-Logging-Level" vous permet de fixer la précision selon laquelle le protocole doit être établi.
Level 1= Protocole simple
Level 3 = Protocole détaillé
Remarque :
Remarquez cependant que la fonction Trace ne peut servir qu'à l'analyse du système et ne peut donc pas être activée en cours de fonctionnement productif.

Activation de protocole pour l'Agent wrkfaxDistribution

Pour activer l'établissement de protocole concernant l'agent wrkfaxRépartition, procédez comme suit :
Ouvrez via Fichier -> Base de données -> Ouvrir la base de données Dirfaxin.nsf.

0285 – Dirfaxin.nsf
Choisissez la vue configuration :

0286 - Configuration
Par un double clic ouvrez le document de configuration

0287 – Document de configuration
Activez la fonction de protocole en plaçant l'indicateur "Agent-Logging-Status" sur actif.
Le paramètre "Agent-Logging-Level" vous permet de fixer la précision selon laquelle le protocole doit être établi.
Level 1= Protocole simple
Level 3 = Protocole détaillé
Dans le champ "Agent-Logging-Server", saisissez le nom de serveur du serveur Domino, sur lequel se trouve la base de données journal.
Dans le champ "Agent-Logging-Datenbank", saisissez le nom de fichier y compris le chemin de la base de données journal.
L'option "Agent Infomail, envoyer en cas d'erreur" vous permet de déterminer si un mail d'information doit être envoyé automatiquement en présence d'une erreur.
Indiquez le destinataire du mail d'information dans le champ "Agent, destinataire de l'Infomail".
Lors de l'établissement de protocole concernant un agent, les messages de l'agent sont écrits automatiquement dans un document dans la base de données journal.
Lorsque l'agent traite des fax, l'administrateur système ne reçoit aucune information sur le fonctionnement parfait de l'agent. Il a seulement la possibilité de lire le résultat du traitement par l'agent dans la base de données journal.
Parfois cependant, une information déjà en cours de traitement de fax par l'agent s'avère utile, en particulier lors de l'analyse d'erreurs.
C'est dans cet objectif que la fonction Trace a été implémentée.
Elle permet d'imprimer le message de protocole concernant l'agent dans la ligne de statut de Lotus (option : Print) ou de le faire sortir sous forme d'une boîte de message (option: Messagebox). Cette fonction permet à l'administrateur système de vérifier interactivement le fonctionnement de l'agent.
Activez la fonction Trace en sélectionnant l'option souhaitée Print ou Messagebox.
Le paramètre "Agent-Logging-Level" vous permet de fixer la précision selon laquelle le protocole doit être établi.
Level 1= Protocole simple
Level 3 = Protocole détaillé
Remarque :
Remarquez cependant que la fonction Trace ne peut servir qu'à l'analyse du système et ne peut donc pas être activée en cours de fonctionnement productif.

La base de données journal DirectfaxLog

Lorsque la fonction de protocole est activée, un document de protocole est créé dans la base de données DirectfaxLog pour chaque opération de l'agent.
Pour pouvoir visionner les protocoles, procédez comme suit :
Ouvrez via Fichier -> Base de données -> Ouvrir la base de données DirectfaxLog.nsf.

0288 – Directfaxlog.nsf
L'aperçu 1 Toutes les activités vous fournit une vue d'ensemble de tous les protocoles, classés par noms d'agents tandis que l'aperçu 1.1 par base de données, vous donne une vue d'ensemble des protocoles classés par noms de bases de données.
Le symbole d'une ″croix verte″ indique qu'aucune erreur n'est survenue en cours d'opération de l'agent.
Le symbole d'une ″croix rouge″ indique la survenue d'une erreur en cours d'opération de l'agent.
Définition „Erreur":
On se trouve en présence d'une erreur lorsqu'un état indéfini est survenu et que le traitement d'erreurs s'est activé en cours d'opération de l'agent.
Si par exemple, il est impossible de déterminer un destinataire dans un fax, l'agent wrkFax sera malgré tout exécuté de façon conforme, mais le fax ne pourra tout simplement pas être expédié.
Dans ce cas, il y a certes une erreur d'envoi, le fax est affiché dans l'aperçu correspondant, mais il n'y a aucune erreur sur le plan de l'exécution par l'agent.
Dans l'aperçu 2. Erreur, vous voyez les protocoles dans lesquels une erreur a été enregistrée lors de l'opération de l'agent. L'aperçu fait l'objet d'un classement par noms d'agents, tandis que l'aperçu 2.1 Par base de données, fait l'objet d'un classement par noms de base de données.
En double cliquant sur l'entrée de liste, vous ouvrez le document correspondant.
Exemple - Protocole:Agent – wrkFax

0289 - wrkFax
Exemple - Protocole:Agent – wrkFaxVerteilung

0290 – wrkFaxVerteilung

Faxer des documents Notes

La manière de procéder pour expédier un fax concernant Lotus Notes est la suivante :
L'expéditeur du fax crée un document mail et envoie celui-ci au domaine fax @fax.
Le document arrive dans la base de données de mailing Dirfaxout.nsf, y est traité par l'agent wrkFax et transmis à la machine IBM i par le connecteur Lotus Notes.
Ensuite le document est expédié en tant que fax par le programme Directfax installé sur l'IBM i.
Le texte du mail devient alors le texte du fax.
En outre, le connecteur Lotus Notes offre la possibilité d'expédier également d'autres types de documents Notes par fax.
Si par exemple, la rédaction et la gestion de la correspondance avec des clients s'effectuent par un système de gestion de clients reposant sur Lotus Notes (système CRM), les différents documents tels que lettres, offres, etc peuvent eux aussi être expédiés en tant que fax par le connecteur Lotus Notes.

Paramétrer l'envoi de fax pour d'autres types de documents Notes

Pour pouvoir paramétrer l'envoi par fax d'autres types de documents Notes, vous avez besoin d'un Client Lotus Notes Designer.
La configuration nécessaire devrait être confiée à un informaticien Lotus Notes, car des fonctions personnalisées doivent éventuellement être créées.
Un document mail dans Lotus Notes revêt la forme (masque) d'un mémo.
Pour pouvoir expédier par fax avec le connecteur Lotus Notes un document Notes qui ne revêt pas la forme d'un mémo, il doit être configuré comme suit :
Implémentez une action permettant de transférer le document à faxer de la base de données dans lequel il a été créé vers la base de données Directfaxout.
Vous avez la possibilité soit d'expédier le document correspondant par ex. par mail à la base de données, soit par une action, de le copier dans la base de données Dirfaxout.nsf.
Le document doit comporter les champs suivants afin d'être affiché dans l'aperçu des fax entrants et de pouvoir être traité par l'agent wrkFax.

Nom du champ

Contenu de champ

Form

Nom la forme/du masque Notes

SendTo

Nom ou numéro de fax du destinataire
(Si le champ SendTo comporte un nom, il convient de l'indiquer dans la base de données d'adresses Directfax)

From

Expéditeur
(Nom Notes /ID utilisateur de l'expéditeur)


Ouvrez la base de données dans laquelle se trouve le document ainsi que la base de données Dirfaxout.nsf comportant Lotus Notes Designer.
A partir de la base de données, copiez le masque (Form) du document dans la base de données Dirfaxout.nsf.
Maintenant, vous pouvez expédier le document souhaité par fax par le biais du connecteur Lotus Notes.
L'exemple ci-après explique une fois encore les différentes étapes :
Nous souhaitons expédier par fax le document revêtant la forme ″Lettre″ se trouvant dans notre base de données ″Clients.nsf″.
En premier lieu, nous créons dans la base de données ″Clients.nsf″ une action que nous appelons ″Envoyer par fax″. Par cette action, nous copions un document de type ″Lettre″ dans la base de données Dirfaxout.nsf.
Le masque ″Lettre″, à partir duquel nous avons créé le document dans la base de données ″Clients.nsf″, comporte les champs Form, SendTo (Envoyé à) et From (De la part de), ainsi que le texte formaté que nous désirons envoyer.
Nous copions en outre le masque ″Lettre″ à partir de la base de données ″Clients.nsf″, et nous le collons dans la base de données ″Dirfaxout.nsf″.
Nous créons maintenant dans la base de données ″Clients.nsf″ le document ″Lettre″
Par l'action ″Envoyer par fax″, nous copions le document dans la base de données Dirfaxout.nsf.
Le document est affiché dans l'aperçu ″Fax entrants″.
L'agent wrkFax traite le document.
Il vérifie d'abord si le document est un mail revêtant la forme de ″Mémo″. Si le document revêt un(e) autre forme/autre masque, l'agent vérifie si ce masque se trouve dans la base de données Dirfaxout.nsf.
Si le masque se trouve bien dans la base de données, l'agent copie le document dans une image, qui est alors faxée.