L'expédition de fax par l'utilisateur
- Robert E. Schneider
L'utilisateur PC peut expédier avec DirectFax n'importe quel fichier du PC. Pour créer le texte, il est possible d'utiliser toutes les applications se servant du gestionnaire d'impression de Windows (95/98/NT/2000) pour imprimer leurs fichiers.
Aperçu : Possibilités d'expédier des fax
Les utilisateurs d'un terminal IBM i peuvent saisir les textes d'un fax de différentes manières. Le moyen le plus simple consiste à saisir le texte à l'aide de l'éditeur de DirectFax. Très facile à utiliser, celui-ci propose des fonctions de texte simples grâce aux touches de fonctions et permet de mettre des mots en relief en insérant des attributs dans le texte.
Pour effectuer un traitement de texte de grande qualité, vous pouvez également utiliser le programme de licence Editeur Office vision d'IBM.
Cet éditeur peut aussi être utilisé pour entrer des textes de fax par les programmeurs et ou par des utilisateurs au travers du programme de création de source SEU.
Codes de contrôle pour envoyer des fax
Indépendamment de la façon dont le texte du fax est saisi, différents codes de contrôle insérés dans le texte peuvent avoir une influence sur la présentation et sur la sécurité du fax.
Formulaires
Les codes de contrôle de fax mixtes permettent la superposition de graphiques et de logos sur les textes de fax et l'utilisation d'éléments graphiques, comme des lignes, des cases et des caractères typographiques. Les codes de contrôle de fax mixtes permettent de créer des formulaires pour l'expédition de fax. Vous trouverez d'autres informations sur ce thème dans Fax mixtes et formulaires , page , et Gérer les formulaires (WRKFAXFRM), page ,
Expédier avec l'éditeur de DirectFax (EDTSNDFAX)
La commande EDTSNDFAX (éditer et expédier des fax) ou l'option 1 du menu utilisateur (GO FAX) de DirectFax permettent de démarrer l'éditeur de DirectFax.
Remarque 1:
Les textes de l'éditeur de DirectFax sont enregistrés dans des fichiers sources. Pour la création des fichiers sources, voir l'option 10 dans le menu configuration 2 (GO FAXCNFG2).
Remarque 2:
Il existe un ancien et un nouvel éditeur. Seul le nouvel éditeur est décrit dans le présent document. Un identificateur se trouvant dans un champ de données ou un code caractérisant le profil de l'utilisateur (*E1) détermine l'éditeur utilisé.
Si le message "Pas d'autorisation d'accès à la fonction d'édition" apparaît, l'utilisation de cette fonction est interdite à cet utilisateur. Vous trouverez plus d'informations dans la section "Valeurs standard..." pour la valeur spéciale "*NONE" (voir à CHGFAXDFT).
Le masque suivant s'affiche :
0219 - Editer et expédier des fax - ouvrir le fichier source
Selon la valeur standard dans le profil utilisateur de DirectFax ou dans les paramètres par défaut, les valeurs de paramètres prédéfinis ou précédents s'affichent.
Description des paramètres
Texte DirectFax
Nom
Indiquez ici le nom du fichier texte à traiter. Il peut s'agir du nom d'un fichier texte déjà enregistré ou d'un nouveau nom. Le nom doit commencer par une lettre et peut être suivi de chiffres ou de lettres. La longueur maximale est de 10 caractères. Ne pas utiliser de blancs ni de symboles spéciaux. F4 permet d'afficher, si besoin est, une liste des textes de fax existants. Il est possible de feuilleter cette liste, de sélectionner, de copier, de supprimer, de renommer.
Fichier
Nom du fichier source existant dans lequel chaque texte de fax est classé sous son propre nom ou est enregistré. Le nom est protégé contre toute modification, si cela a été précisé dans le profil Protection des champs.
Bibliothèque
Nom de la bibliothèque dans laquelle se trouve le fichier source de DirectFax (en règle générale, Bibl. DIRECTFAXF).
Masque DirectFax
Nom
Si des textes de fax, enregistrés comme modèles (appelés masques) dans le fichier FAXMASKE, doivent servir de modèles à de nouveaux fax, entrez ici le nom d'un masque ou celui prédéfini par le profil. Le masque ne peut être utilisé que pour la création d'un nouveau texte de fax et non pour l'édition d'un document existant.
Fichier
Nom du fichier source existant dans lequel les masques sont enregistrés (en règle générale, c'est le fichier FAXMASKE). Le nom est protégé contre toute modification, si cela a été précisé dans le profil Protection des champs.
Bibliothèque
Nom de la bibliothèque dans laquelle se trouve le fichier des masques de DirectFax (en règle générale, Bibl. DIRECTFAXF).
Dans cet affichage, il est possible, si on le souhaite, de saisir les données concernant le destinataire du fax. Si *"YES" est indiqué dans la case correspondante du profil utilisateur ou si la touche F1 est activée, vous pouvez entrer en bas de l'affichage, les données du destinataire ainsi que d'autres paramètres. Une réappuyant F10 les champs de saisis disparaîtront.
Lorsque vous saisissez ou sélectionnez une adresse avec (F4), les paramètres se trouvant dans le texte (^&KA...) sont automatiquement remplacés par les données de l'enregistrement correspondant.
L'éditeur de DirectFax démarre et l'écran suivant s'affiche après la saisie des valeurs des paramètres et la validation:
0001 - L'éditeur de DirectFax
Vous pouvez maintenant saisir le texte de votre fax. Vous trouverez d'autres remarques sur l'utilisation de l'éditeur de DirectFax au chapitre 10 Editeurs de DirectFax.
Lorsque le texte du fax est saisi, appuyez sur F3-Quitter. Vous pouvez, dans l'affichage suivant, ajouter une description au fichier que vous venez de saisir. L'enregistrement dans le fichier source se fait en appuyant sur Entrée. Si vous appuyez encore une fois sur F3, aucune sauvegarde ne sera exécutée. Avec F12 vous retournez dans l'éditeur.
0002 Editeur de DirectFax – Dernier masque pour sauvegarder après F3
Entrer le destinataire s'affiche alors. (Chapitre Indiquer le destinataire, page, page )
0003 - Indiquer le destinataire après l'édition
Avec le programme éditeur de texte OfficeVision/400
Le programme Office Vision (OV/400) d'IBM, vous permet de créer et d'expédier des fax. Dans cette section, on part du principe que ce programme OV/400 d'IBM est installé sur le système et que l'utilisateur maîtrise le maniement de ses fonctions.
Voir dans le chapitre 5.11 l'envoi par fax de documents d'OfficeVision avec le flot de données *ADVSCS.
Format du document fax
La hauteur de la page (dernière ligne d'écriture ou pied-de-page) doit être, dans OV/400 ou dans les fichiers spoule, égale ou inférieure à 66, car le logiciel de fax insère automatiquement un saut de page après 66 lignes. Les pages plus longues (par exemple pour les pieds de pages) amènent chez le destinataire du fax à des sauts de pages inutiles et à beaucoup d'espaces vides.
Si un logo d'entête apparaît sur le fax de façon standard , il faut en tenir compte pour le format de mise en page du document OV. La première ligne d'écriture de la première page doit être sur la ligne 13 pour que OV/400 tienne compte du logo lors du saut de page. Le programme de fax est conçu de telle façon qu'il ignore le premier saut de page à une page définie après un logo. La première ligne d'écriture apparaît ainsi directement derrière le logo et la page n'est pas modifiée.
Les changements de police dans le document OV ne sont pas reconnus par DirectFax. Les pieds de page, par exemple, utilisant CPI 20 pour la mise en page conduisent à l'allongement du texte du fax. Des codes d'attributs spéciaux dans le texte (voir ci-dessous) peuvent cependant changer la densité des caractères. Ceci n'est cependant pas effectué dans le compte rendu de fax et la ligne est coupée.
Gérer la commande EDTSNDOFC
La commande EDTSNDOFC ou l'option 3 du menu de DirectFax permettent d'accéder à Office Vision.
Si le message "droit refusé à la fonction d'édition" apparaît, cela signifie que l'utilisation de cette fonction est interdite à cet utilisateur. Voir les remarques au valeur spéciale "NONE" dans Gérer les profils utilisateurs et les groupes de DirectFax (WRKFAXPRF), Paramètre OFCDOC, page ou *Valeurs standard: pour OfficeVision/400 (CHGOFCDFT) page ).
La commande EDTSNDOFC ou la commande indiquée dans le profil Nom de dossier sera exécutée, selon ce qui a été saisi dans le profil utilisateur de fax pour le nom du document,.
La commande EDTSNDOFC offre la possibilité à l'éditeur OV/400 de saisir des textes et ne permet aucune autre fonction OV comme la recherche de documents dans les répertoires.
Pour profiter du confort d'Office Vision tout en envoyant simultanément des fax, il est possible d'aller directement dans Office ou bien d'entrer, dans le profil d'utilisateur de fax, la commande à exécuter à la place de EDTSNDOFC. Il peut s'agir de la commande WRKDOC ou STROFC avec ou sans caractéristique de sélection. Avec la commande WRKFAXPRF, suivez les instructions de Gérer les profils d'utilisateurs de DirectFax. Vous trouverez plus loin comment expédier un fax directement à partir d'OV/400 (Voir Instruction *run).
La commande EDTSNDOFC, dans sa forme normale, est exécutée comme indiqué plus loin. Le masque suivant vous permet d'entrer les noms de documents et de répertoires.
0268 - Editer et expédier des fax avec OFFICE/400
Selon la valeur standard dans le profil utilisateur de DirectFax ou dans les paramètres par défaut, les valeurs de paramètres prédéfinis ou précédents s'affichent.
Description des paramètres
Nom du document
Ce paramètre concerne le nom du texte du fax. Il peut s'agir du nom d'un fichier texte déjà enregistré ou d'un nouveau nom. Le nom peut être composé de n'importe quelle combinaison de lettres et de chiffres, le point en tant que symbole séparateur est aussi accepté (selon les normes du programme de licence IBM). Pour saisir un nouveau document, entrez tout d'abord le nouveau nom du document et le nom du répertoire. La touche F6 active la fonction OFC Création du nouveau document.
Dossier
Entrez ici le nom du dossier/du répertoire dans lequel le document est enregistré ou doit être placé (pour une création). Pour créer un nouveau dossier, le nom complet dossier/répertoire doit être saisi, puis une commande CRTFLR doit être activée avec F18 Créer dossier et validée.
F18 peut, le cas échéant, être bloqué pour tous les utilisateurs avec "N" en position 42 de la data-area FAXDTAARA ou par *YES dans la commande CHGFAXVAL.
En appuyant sur la touche ENTREE, l'éditeur OV/400 est appelé. Vous trouverez les détails sur le maniement de ce programme d'IBM dans les brochures et les manuels correspondants. Dans l'éditeur, il est possible de saisir dans le texte, à l'aide des touches de fonction, des attributs permettant de mettre en relief des mots ou des parties de phrases.
Le programme d'expédition de DirectFax contrôle les propriétés suivantes : les caractères gras, le souligné et l'inversion de caractères (cette dernière seulement avec les codes d'attribut ^R1 / ^ R0). Des codes de contrôle définis ("Codes de contrôle") permettent de positionner certaines variables (date, heure, titre de civilité, numéro de fax actuel, CSI personnel ainsi que graphiques et logos, champs de données à partir des adresses de base) dans des positions sélectionnées du texte.
Après l'entrée du texte de fax et l'enregistrement dans le répertoire donné, l'image Entrer le destinataire se ramifie comme décrit plus bas dans un paragraphe qui lui est consacré. (Chapitre Indiquer le destinataire, page )
Gérer l'instruction *Run
L'utilisateur peut, au choix, expédier des fax à partir d'OfficeVision ou par l'option 3 du menu fax. Au lieu d'entrer le dossier dans le profil utilisateur de fax, il peut saisir la commande à exécuter avec l'option 3 (par exemple WRKDOC ou STROFC 6). WRKDOC ou STROFC 6).
Pour utiliser l'interface de fax à partir d'un document d'Office il faut :
1.Saisir avec F9 à la fin du document, l'instruction 26=exécuter la commande/RUN qui active la commande *FAX, les autres paramètres restant inchangés.
2.Lorsque le document est prêt et doit être sauvegardé, appuyer sur F3 et entrer O=OUI à Imprimer le document qui se trouve à l'affichage "Quitter le document" et O=OUI également à Afficher les instructions pour l'impression.
3.Dans les instructions pour l'impression, indiquez l'imprimante DIRFAXPRT et *DEV pour la file d'attente de sortie des travaux ou à nouveau DIRFAXPRT. Assurez-vous qu'à la 3ème page des instructions pour l'impression un N=Non figure à "Mettre en file d'attente" (avec un O, aucune boîte de dialogue n'apparaît pour saisir le destinataire).
Dès que la préparation de l'impression a commencé, l'écran permettant la saisie du destinataire s'affiche. Les informations saisies sont validées avec la touche ENTREE. Le programme confirme alors le nombre de fax créés et met les travaux d'impression dans la file d'attente de sortie DIRFAXPRT. Le programme d'expédition de fax récupère le fax et le place dans la file d'attente de fax. C'est seulement alors, que le fax devient visible dans la file d'attente de fax (option 7).
Conditions
Autorisation
Attention, l'instruction 26 n'est exécutée que si l'utilisateur y est autorisé. Le paramètre "Autoriser les commandes dans les documents" doit être "O" pour donner cette autorisation. Voir à ce propos la section "Indications pour l'enregistrement" à "Gérer des utilisateurs bureau" dans le menu d'administration d'OfficeVision. Chemin d'accès: STROFC option 9, option 1, opt. 2=modifier ou avec la commande.
CHGOFCENR USRPRF(Nom) ALWDOCCMD(*YES)
Entrée standard
Pour ne pas avoir à exécuter à chaque fois les opérations décrites ci-dessus, il est possible de saisir l'instruction RUN, la file d'attente de sortie des travaux DIRFAXPRT et le paramètre "N" ("N" pour ne pas mettre en file d'attente de sortie), dans le modèle de document comme valeur par défaut pour tout nouveau document.
Imprimer seulement (sans faxer)
Pour imprimer un document sans le faxer, modifiez les instructions d'impression et le paramètre " Placer dans la file d'attente" :3 O= Oui. L'instruction *RUN peut rester dans le document, puisqu'elle n'est pas prise en compte par DirectFax lors de l'impression d'un document de la file d'attente.
Possibilités supplémentaires
Paramètres de commande du fax dans l'instruction RUN :
Le paramètre CODES(), permet d'ajouter à la ligne de commande (^FAX0123..) des codes de contrôle supplémentaires (exemple ^NODFT), qui apparaîtront dans l'entrée spoule. Les modèles OV peuvent être ainsi organisés de façon à ce que l'utilisateur ne puisse oublier certains paramètres fixes tout en lui permettant d'ajouter des paramètres supplémentaires. Exemple de saisie de l'instruction *RUN :
FAX CODES('^NODFT ^PRT(PRT04) ^NACHT')
Gérer le code de contrôle ^FAX
Si vous saisissez le code de contrôle ^FAXnnnn (nnnn = Numéro de fax) dans les premières lignes d'un document texte OV / 400 et que vous transmettez celui-ci à l'imprimante DIRFAXPRT le document sera repris automatiquement par DirectFax et télécopié. Vous pouvez utiliser cette fonction pour, par exemple, transmettre automatiquement le numéro de fax d'applications dans les documents textes (avec MRGDOC ou ITP/CS).
Vous avez également la possibilité d'indiquer plusieurs instructions ^FAXnnn (chacune sur une ligne). Dans ce cas DirectFax envoie le document à chacun des numéros indiqués.
Les autres codes de contrôle pour fax (par exemple ^Cx pour différents types de caractères, ^SIGN pour les signatures, etc.) sont aussi à votre disposition dans ces documents de textes de OV/400. Vous trouverez d'autres instructions sur les codes de contrôle dans le chapitre Réduction de mémoire pour des fax en série à partir du PC.
Indiquer le numéro de fax dans la description du document
Les documents OV/400 générés par MRGDOC à partir d'une application, peuvent contenir un numéro d'appel de fax dans le paramètre du mot-clé de la description document. Une application peut donc contrôler tout le processus de création d'un document, regrouper des données d'adresses et autres données et peut imprimer ou faxer automatiquement. Dans DirectFax, cette possibilité porte le nom de RTVDOC.
Plusieurs codes de contrôle et numéros de fax, séparés par un point virgule, peuvent être indiqués dans la description document. La commande CHGDOCD de l'OS/400 permet de modifier la description document. Comme il a déjà été signalé dans les sections précédentes, l'impression d'un document OFC doit être faite par une application dans l'OUTQ DIRFAXPRT.
Remarque :
DirectFax utilise la commande RTVDOC pour lire les indications des fax de telle sorte que le document OFC ne pourra être ni modifié dans la description document, ni ouvert par une application ou par l'utilisateur jusqu'à son transfert dans la file d'attente de fax. Le processus de transfert dure normalement 1 à 2 minutes à moins que plusieurs fichiers spoule se trouvent en attente ou que le fichier à transférer soit volumineux.
Codes de contrôle supplémentaires
A côté d'un ou de plusieurs numéros de fax, il est également possible d'indiquer sur la ligne ^FAX, des codes de contrôle supplémentaires de DirectFax, comme ^NACHT par exemple.
Conditions
La fonction RTVDOC doit être activée dans DirectFax. La commande CHGFAXVAL permet de choisir une des deux variantes. Avec *NONE, la fonction est inactive. Le numéro de fax lui-même, caractères de remplissage inclus, ne doit pas comporter plus de 20 chiffres.
Valeurs des paramètres pour RTVDOC dans la commande CHGFAXVAL
*KEYTEXT
Permet de chercher chaque mot-clé d'après le numéro de fax. Les caractères alphabétiques ne sont pas pris en compte - les blancs et symboles spéciaux à l'intérieur du numéro ne posent aucun problème. Ceci n'est utile que si des numéros de fax ou le cas échéant, des codes de contrôle ont été saisis dans les mots clés Exemple : 040/5591908 ; ^NACHT
{*}FAXCODE
Seuls les mots clés commençant par ^FAXN sont sélectionnés comme numéros de fax. Ils peuvent être utilisés pour faire des recherches dans Officevision. Les mots clés sans les signes ^- ne sont pas pris en compte par DirectFax. Exemple : ^FAX040/5591908; ^NACHT
Saisir/expédier les textes avec le programme SEU/400 (EDTSNDSEU)
La commande EDTSNDSEU (éditer et expédier les fax avec le programme SEU) ou l'option 4 du menu utilisateur de DirectFax permettent de démarrer le programme d'entrées source de l'OS / 400.
Le message "Pas d'autorisation d'accès à la fonction d'édition" interdit l'utilisation de cette fonction à son utilisateur. Les explications sur le sujet se trouvent dans les sections "Valeurs standard..." pour la valeur spéciale "*NONE" (voir à CHGSEUDFT).
Le masque suivant s'affiche :
0004 - Edition et expédition de fax avec SEU/400
Selon la valeur standard dans le profil utilisateur de DirectFax ou dans les paramètres par défaut, les valeurs de paramètres prédéfinis ou précédents s'affichent.
Description des paramètres
Fichier source
Nom du fichier source existant dans lequel chaque texte de fax est enregistré sous un nom comme membre.
Bibliothèque
Nom de la bibliothèque contenant le fichier source.
Membre
Indiquez ici le nom du fichier texte à traiter. Il peut s'agir du nom d'un fichier texte déjà enregistré ou d'un nouveau nom. Le nom doit commencer par une lettre et peut être suivi de chiffres ou de lettres. La longueur maximale est de 10 caractères. Ne pas utiliser de blancs ni de symboles spéciaux.
La touche ENTREE permet d'appeler le programme SEU. Vous trouverez les détails sur le maniement de ce programme d'IBM dans les brochures et les manuels correspondants.
Après avoir saisi le texte de fax et l'avoir sauvegardé dans le fichier donné, l'écran de saisie des destinataires s'affiche. (Chapitre Indiquer le destinataire, page )
Expédier les fichiers SPOULE sous forme de fax (WRKSPLFAX)
DirectFax peut faxer les données d'un fichier spoule qui sont sous forme de lettre ainsi que des listes et des statistiques accompagnées d'un texte. Ces fichiers spoule peuvent avoir été créés par n'importe quel programme d'application et ne doivent pas avoir été spécialement traitées pour l'expédition de fax. Pour des considérations d'ordre purement pratiques, la saisie doit être maintenue dans l'état "HLD" ou dans une OUTQ inactive.
Remarque spéciale:Positionnez un "indicateur" si la fonction ^FORM et les indications de formulaires de WRKSPLFAX doivent être contrôlées à partir du profil utilisateur de fax. Pour ce faire saisissez un "F" dans la data-area FAXDTAARA à la position 148: CHGDTAARA DTAARA(DIRECTFAXF/FAXDTAARA (148 1)) VALUE(F).
Après avoir entré la commande WRKSPLFAX (gérer spoule et fax) ou après avoir choisi l'option correspondante dans DirectFax, l'écran suivant s'affiche. Pour avoir accès à d'autres données que celles de la liste d'attente spoule de l'utilisateur actuel (UTILISATEUR *CURRENT), comme par exemple à toutes les données spoule, saisissez les paramètres correspondants avec la commande WRKSPLFAX et la touche F4.
0005 - Gérer les fichiers spoule
L'écran affiche une liste de spoules disponibles. L'affichage correspond en grande partie à la commande WRKSPLF de l'OS/400. Beaucoup d'options et de touches de fonctions sont identiques. La description suivante ne traite que les fonctions spécifiques de DirectFax.
Le programme offre la possibilité de consulter la liste des fichiers spoule, de changer l'affichage, d'afficher et de modifier chaque entrée; ceci dans le but de trouver et si nécessaire de corriger la donnée spoule qui doit être expédiée par fax.
Copier les entrées spoules dans le fichier source (CPYSPLFSRC)
L'option "S=SRC" permet de copier une entrée spoule dans n'importe quel fichier source à l'aide de la commande CPYSPLFSRC. La création de fax en masse s'en trouve facilitée car il est possible de modifier les fichiers spoule existants et de les expédier sous forme de texte de fax (à partir de l'éditeur DirectFax) sans avoir à modifier les programmes d'application.
0006 - Commande CPYSPLFSRC Copier le fichier spoule dans le membre source
Expédier les fichiers spoule
L'option 1=Faxer.permet de sélectionner le fichier trouvé pour d'autres traitements. Le masque suivant apparaît:
Les critères d'identification importants pour les fax et les paramètres sont affichés pour une vérification du fichier spoule. La touche F5 permet de contrôler le contenu des listes.
0007 - Attributs du fichier spoule et sélection des paramètres de fax
Description des champs
Rotation de 90°/Fax en format paysage
Les listes avec plus de 160 caractères (maximum 200) ne peuvent être faxées qu'en format paysage. Pour cela indiquez *YES pour CPI 20 et pour LPI 9. La liste traitée comme un fax mixte exige beaucoup plus d'opérations pour l'IBM i. Avec LPI=9 jusqu'à 72 lignes peuvent être placées sur la page en format paysage.
Envoyer avec LPI/CPI
Les paramètres LPI (Lignes par pouce) et les CPI (Caractères par pouce) sont calculés par le programme par rapport aux caractéristiques des fichiers spoule et peuvent être modifiés pour le fax. Le programme contrôle la longueur de la ligne du fichier spoule et non pas la position réellement utilisée par le texte à droite. CPI 17 est conseillée pour une longueur de ligne de 132.
Un retour à la ligne automatique se produit pour les lignes de texte trop longues, si un avertissement apparu pour une valeur trop petite est ignoré.
Remarque :
La commande WRKSPLFAX contient les paramètres CPI et LPI avec la valeur par défaut *CALC (calculer). S'il faut continuellement adapter manuellement les valeurs CPI proposées, on peut associer à l'ordre CHGCMDDFT une valeur de CPI fixe (par exemple 10) ou bien reprendre l'indication de CPI des fichiers spoule à l'aide de *SPLF.
Expédier de/à page
Pour n'expédier par fax que certaines pages de l'ensemble de la liste, modifiez la valeur 1-9999 en conséquence. La longueur de la liste est indiquée dans le milieu du masque à "Nombre de pages". Un message d'erreur s'affiche si les données de pages sont inexactes ou contradictoires.
Saut de page après entête
Avec NO, il est possible d'empêcher le saut de page après le texte préliminaire. Le paramètre, pour les fichiers spoule d'une page (copie papier par exemple), se positionne automatiquement à **NO (pas de saut de page), pour les autres cas, à *YES (saut de page après le début de texte).
Ignorer caractères de contrôle
Les caractères de contrôle de fax, ^F2103 par exemple, étant normalement ignorés pour les envois manuels, la valeur standard est toujours positionnée à *YES (Oui, ignorer les codes). Pourtant, dans certains cas, il est nécessaire de choisir *NO pour activer les codes. Exemple : Un document unique de fichier spoule déjà existant avec des données MixFax (^MIX par exemple et ^Fxxxx pour des changements de polices) doit être expédié en fax série à une liste de distribution. Cette opération ne peut être effectuée qu'avec *NO (utiliser les codes de contrôle).
Envoyer un flot de données AFP
Ce paramètre proposé avec YES ne s'affiche que s'il s'agit d'un fichier spoule AFP ou PCL (flux de données *AFPDS ou *USERASCII/PCL). DirectFax avec l'indication **YES utilisera toutes les propriétés du fichier spoule (types d'écriture et graphiques), avec *NO seul le texte sera faxé.
Description des touches de fonction
F3=Quitter
Le programme est arrêté
F5=Afficher le fichier spoule
Le contenu des données spoule est affiché et peut être consulté.
F6=Saisir le texte de début
Renvoi à l'éditeur de DirectFax pour saisir le texte d'accompagnement.
La fonction spéciale NOSKIP (aucun saut) permet de comprimer les fax de longues listes contenant beaucoup de pages à demi remplies ou vides. Le temps de transmission est réduit et les besoins en papier moindres. Ce code doit se trouver dans le texte préliminaire. (Voir SECTION code de contrôle / ^ S0 ou ^NOSKIP, page 82).
F12=Annuler
L'opération en cours est interrompue, le programme retourne à l'affichage des fichiers spoule.
Après l'entrée des paramètres et la saisie du texte d'accompagnement, la touche ENTREE affiche l'écran Indiquer le destinataire. Vous trouverez des renseignements à ce sujet dans la section Saisir le destinataire du fax, page ).
Faxer la page de garde en format normal et le document en format paysage
Dans le texte d'entête des fax spoule (commande WRKSPLFAX), les codes ^MIX ou ^MIXALL sont reconnus si bien que toutes les techniques de mixage de fax peuvent être employées. Jusqu'à présent cela n'était possible qu'avec les fax en format paysage. La procédure suivante permet d'envoyer le texte du début en format normal et la liste en format paysage:
Créer un texte initial standard avec le nom TXTENT.
1. Ligne^MIXALL Texte pour le destinataire Dernière ligne :^Q^LM5^L8^C2 La dernière ligne détermine le format paysage (^Q), place la marge gauche à 5 millimètres (^LM5), LPI à 8 (^L8) et CPI à 12 (^C2) caractères par pouce. Il est important que dans l'affichage des paramètres de la commande WRKSPLFAX, aucune rotation de 90 degrés ne soit indiquée (il y aurait alors DEUX rotations !)) Le code de la dernière ligne est indiqué ici à titre d'exemple. Vos applications peuvent utiliser d'autres valeurs.
Remarque :
Si la commande WRKSPLFAX est fréquemment utilisée et si les coordonnées du destinataire (n° de client/fournisseur ou n° de fax) existent déjà dans le fichier spoule, il vaut mieux utiliser AutoFax. Le choix de OUTQ DIRFAXPRT permet de gagner beaucoup de temps. Il évite de devoir chercher à chaque fois le numéro de fax puis de l'entrer ou bien de chercher le bon destinataire dans la liste d'adresses.
Indiquer le destinataire
L'écran "Indiquer le destinataire" s'affiche en dernier dans la boîte de dialogue pour saisir et expédier un fax. Un ou plusieurs destinataires de fax ainsi que des paramètres supplémentaires pour l'expédition et le compte rendu peuvent également être saisis.
L'écran suivant s'affiche à la fin de la saisie du texte:
0008 - Indiquer le destinataire après l'édition
Description des champs
Logo entête/pied
Paramètres disponibles uniquement dans la commande WRKSPLFAX. Ils définissent le logo à employer.
Signature numérique
Une signature numérique n'est insérée dans le fax que si une entrée de signature configurée dans la commande WRKSGNCFG est saisie ici. Ceci vaut également pour l'entrée standard *DEFAULT. Une licence spéciale pour signatures est nécessaire.
CPI (Unité de mesure de la densité des caractères)
Ce paramètre permet de définir la densité des caractères , c.à.d. la largeur des lettres) pour le fax à expédier. Valeurs possibles:
- 10 caractères par pouce, 80 caractères par ligne (valeur standard)
- 12 caractères par pouce, 96 caractères par ligne (pour document OFC par exemple )
- 17 signes par pouce, 132 signes par ligne, écriture étroite pour des textes particulièrement larges ou des listes informatiques.
- 20 caractères par pouce, 160 caractères par ligne, écriture extrêmement fine pour des listes informatiques particulièrement larges.
Plus le nombre est élevé, plus les caractères sont petits et par conséquent plus grand est le risque que le fax soit illisible. La valeur normale est de 10 ou de 12 CPI. Si la densité choisie pour les caractères ne permet pas à tous les caractères de tenir sur une ligne, le texte n'est pas coupé, mais un saut de ligne automatique le renvoie sur la ligne suivante. Le fax devient ainsi plus long.
Remarque :
Pour les valeurs 17 ou 20 CPI, choisissez la résolution HAUTE pour pouvoir distinguer clairement les chiffres 0 et 8, par exemple.
Si ce paramètre n'est pas renseigné, DirectFax utilise la valeur standard 10 LPI . Pour faxer des documents venant de l'OV/400 une valeur peut être proposée automatiquement (par exemple 12 CPI). Cette valeur proposée est sauvegardée dans le champ de données OFCDFT et peut être changée avec l'ordre CHGOFCDFT. Le programme corrige automatiquement la valeur, si l'identificateur de police du document l'exige.
LPI (lignes par pouce)
Ce paramètre définit le nombre de lignes par pouce. La valeur normale est de 6 lignes. Une densité de caractères CPI 17 + 20 permet de travailler jusqu'à 8 lignes sans que les lignes s'entremêlent.
Si ce paramètre reste vide, DirectFax prend la valeur standard 6 LPI . Pour le fax de documents venant de l'OV/400 une valeur peut être proposée automatiquement. Cette valeur proposée est sauvegardée dans la data-area OFCDFT et peut être changée avec l'ordre CHGOFCDFT.
Imprimante de contrôle
L'utilisateur qui a besoin d'une copie papier du fax expédié doit entrer un code d'imprimante (PRT01 par exemple).
Imprimer: Non, Vérifier, Retenir
Avec "N", aucune impression de contrôle n'est effectuée. "V" indique que le fax est imprimé, mais pas encore expédié. Le fax reste dans la file d'attente dans l'état *"HLD Prévérification" jusqu'à ce que l'utilisateur en ait vérifié le texte et demandé l'expedition. "H" Retenir, a un effet similaire avec la différence que rien n'est imprimé, mais l'option 5=Afficher dans la file d'attente permet une dernière vérification avant l'envoi.
Résolution
Ce paramètre définit la matrice de points permettant la résolution du texte en graphique pour l'expédition du fax. Une haute résolution exige la transmission de plus de données et dure plus longtemps (Coût plus élevé) mais elle présente l'avantage cependant d'une meilleure lisibilité pour une petite écriture.
L'absence d'indication génère une trame basse. Valeurs possibles:
- Résolution haute (pour de petites écritures, améliore la lisibilité et donne de plus beaux logos)
- Résolution basse (standard, suffit pour les écritures normales 10 +12 CPI
Remarques:
La résolution basse suffit en général, puisqu'avec DirectFax le texte est transformé et transmis directement dans une matrice de points sans qu'un scanner ne vienne produire du flou. Pour les fax en mode paysage, choisissez la résolution haute pour obtenir une écriture nette et bien lisible. Les graphiques à structure très fine peuvent également nécessiter une résolution haute. La résolution peut être prédéfinie dans le profil utilisateur de fax.
Sous-fichier pour la saisie du destinataire
La partie inférieure de saisies du masque est décrite (sous-fichier) ci-après. Il est possible de saisir ici un destinataire de fax ou tout une liste de distribution pour une circulaire. Dans la colonne gauche (0001...) se trouve un numérotage des lignes d'entrée. Les champs des colonnes ont la signification suivante :
I/N (Priorité nuit/immédiat ou indication du tarif)
Si ce champ reste vide, la télécopie est expédiée tout à fait normalement.
Un fax peut être expédié de nuit pour bénéficier des tarifs réduits à condition que l'IBM i et le programme de fax soient actifs. Dans ce cas, N (Nuit) ou 1 pour le tarif 1 (tarif de nuit) sont indiqués. 2 concerne l'envoi au tarif de nuit 2. 5 tarifs peuvent être définis pour chaque jour de la semaine dans la commande EDTTIMTBL.
Les fax particulièrement urgents peuvent être envoyés par fax immédiat, si un I Immédiat et le mot de passe pour l'expédition immédiate sont saisis. Fax "immédiat" signifie que cet envoi est prioritaire sur tous les autres en file d'attente. Les fax immédiats doivent être exceptionnels!
Mot de passe fax immédiat
Le mot de passe saisi en haut à droite est obligatoire, si comme décrit ci-dessus, I a été choisi pour le fax immédiat. Le mot de passe, non affiché, a une longueur 5 caractères maximum. Le mot de passe peut être changé pour tous les utilisateurs, par l'administrateur avec la commande CHGPRIKEN.
Destinataire
Le destinataire est identifié soit par le numéro de fax, une désignation alphanumérique (nom abrégé) ou par un groupe de destinataires (£....). Le numéro de fax est utilisé pour une expédition unique.
L'utilisation d'un alias suppose qu'une adresse avec un numéro de fax correspondant ait été enregistré. F4 permet de rechercher un nom abrégé non connu.
Faites attention aux caractères Majuscules/Minuscules. Si un alias saisi directement (sans l'aide de F4) répondait à plusieurs enregistrements du fichier d'adresses, choisissez par 1 dans la liste de sélection, le destinataire souhaité.
Lorsqu'un fax doit être expédiée à plusieurs destinataires, saisissez ou choisissez avec la touche F8, une liste de distribution dont le nom commence par '£'.
Adressage personnel
Ce champ est en général vide pour les fax individuels.
Pour un fax série qui doit être expédié à différents destinataires et pour lesquels le texte du Fax contient le code ^UA au lieu de l'interpellation, entrez ici un titre pour chaque numéro de fax.
Si, au lieu d'un numéro de fax, un nom abrégé est saisi faisant référence à une adresse comportant une interpellation, cette dernière ne sera utilisée que si l'adressage personnel n'est pas renseigné.
Autres champs de saisie avec F10
D'autres champs de saisies pour des informations spéciales s'affichent quand on passe avec la touche F10=Heure dans le mode 2 lignes. Description de ces champs:
Adresse e-mail
Peut être indiquée pour envoyer un document par e-mail (suppose que la fonctionnalité e-mail soit configurée et opérationnelle dans DirectFax).
CSI (identifiant de contrôle)
Le champ spécial CSI est normalement vide et ne devrait pas être utilisé. Il était utilisé préalablement avec la boîte DCE.
Date/Heure de transmission
Il est possible de programmer une télécopie pour qu'elle ne soit pas expédiée avant la date/heure indiquée ici. Le moment exact de l'envoi dépend de différents facteurs (priorité dans la liste de la file d'attente ? DirectFax actif ? ligne du destinataire occupée ? mauvaise liaison ? etc.).
Remarque :
Il est recommandé de n'utiliser des indications d'heure que dans des cas exceptionnels. Pour des fax en série avec indications d'heure, la charge de l'IBM i est augmentée. Il vaut mieux travailler en tarif de nuit !
La date et l'heure doivent être saisies avec 6 ou 4 chiffres:
010198 1830Signifie le 01.01.98 à 18:30 h.
Description des touches de fonction
F3=Quitter
Le programme est arrêté
F4=Adresses abrégées
Renvoie à l'affichage des adresses existantes
F8=Groupes
Renvoie à l'affichage des groupes de destinataires existants
F10=Email/Heure
Voir ci-dessus
F12=Affichage précédent
Retourne au masque précédent.
Lorsque toutes les données ont été saisies, la touche Entrée déclenche le traitement. Un fax est mis dans la file d'attente pour chaque numéro de fax ou chaque adresse donnée. En fin, le nombre de fax remis est indiqué. Si le traitement est arrêté avec F3 (avant la touche ENTREE), le message "A U C U N fax créé" s'affiche.