Toolmaker Produkt-Dokumentation

Faxversand durch den Benutzer

Owned by Robert E. Schneider
Last updated: Jan 16, 2019 by Elisa Knapp (Unlicensed)
19 min read

Inhaltsübersicht

Für Benutzer von Personalcomputern steht die Möglichkeit zur Verfügung, beliebige PC-Dateien über directfax zu versenden. Zum Erfassen der Texte kann jede Anwendung verwendet werden, die den Windows Druckmanager (Windows 95/98/NT/2000/XP) zum Ausdruck ihrer Dateien nutzt.

Überblick: Die Möglichkeiten, Faxe zu versenden

Benutzer von IBM i-Datenstationen können Faxtexte auf verschiedene Arten erfassen. Der einfachste Weg ist die Eingabe des Textes mit dem directfax Editor. Er bietet einfache Textfunktionen über Funktionstasten, kann zur Hervorhebung von Worten Attribute in den Text einfügen und ist leicht zu erlernen.
Bei gehobenen Ansprüchen an die Textverarbeitung kann auch der Editor des von IBM lieferbaren Lizenzprogramms OfficeVision eingesetzt werden.
Für Programmierer und andere Benutzer, die das Quelleneingabeprogramm SEU gut kennen, kann auch dieser Editor zur Eingabe von Faxtexten benutzt werden
Steuercodes in Faxen
Unabhängig davon, wie der Faxtext erfasst wird, können Steuercodes verschiedenster Art im Text eingegeben werden, um das Aussehen und die Sicherheit des Faxes zu beeinflussen.
Formulare
Unter den Steuercodes besonders hervorzuheben sind die Mischfax-Steuercodes. Sie bewirken, dass Grafiken und Logos über den Faxtext überlagert werden können und die Verwendung von graphischen Elementen, wie Linien, Kästen und typographischen Schriftarten. Die Mischfax-Steuercodes können damit zur Implementierung eines Formularwesens für den Faxversand verwendet werden. Im Abschnitten Mixfaxe und Formulare , Seite , sowie Formulare verwalten (WRKFAXFRM), Seite , finden Sie weitere Hinweise zu diesem Thema.

Mit dem directfax Editor (EDTSNDFAX)

Mit dem Befehl EDTSNDFAX (Faxe editieren und versenden) oder dem Aufruf des Punktes 1 aus dem directfax Anwendermenü (GO FAX) wird der directfax Editor gestartet.
Hinweis 1:
Die Texte des directfax Editors werden in Quellendateien gespeichert. Zur Erstellung von Quellendateien siehe Punkt 10 im Menü Konfiguration 2 (GO FAXCNFG2).
Hinweis 2:
Es gibt einen alten und einen neuen Editor. Nachfolgend wird nur der neue Editor beschrieben. Welcher Editor benutzt wird, bestimmt ein Kennzeichen in einem Datenbereich bzw. eine Codierung im Textfeld des Faxbenutzerprofils (*E1).
Sollte die Nachricht "Keine Berechtigung für Editierfunktion" erscheinen, wurde dem einen Benutzer oder allen die Verwendung dieser Funktion untersagt. Hinweise dazu stehen in den Abschnitten "Unterlassungswerte..." bei Sonderwert "*NONE" (siehe bei CHGFAXDFT).
Zunächst wird zur Eingabe der erforderlichen Datei- und Textnamen das folgende Bild angezeigt:

0219 - Faxe editieren und versenden - Quellendatei eröffnen
Je nach Vorgabe der Unterlassungswerte im directfax Benutzerprofil oder bei den generellen Defaults werden die vordefinierten oder vorherigen Parameterwerte angezeigt.
Beschreibung der Parameter
directfax Text
Name
Hier ist jetzt der individuelle Name des zu bearbeitenden Textes anzugeben. Es kann sich dabei um den Namen eines bereits gespeicherten Textes oder um einen neuen Namen handeln. Der Name muss mit einem Buchstaben beginnen und kann mit Zahlen oder Buchstaben fortgesetzt werden. Die maximale Länge ist 10. Eingebettete Blanks und Sonderzeichen sollten nicht verwendet werden. Mit Taste F4 kann bei Bedarf eine Liste der vorhandenen Faxtexte angezeigt werden. In dieser Liste kann geblättert, ausgewählt, kopiert, gelöscht und umbenannt werden.
Datei
Name der existierenden Quellendatei, in der die einzelnen Faxtexte unter eigenem Namen abgelegt sind oder gespeichert werden. Der Name ist gegen Veränderungen geschützt, wenn im Profil Feldschutz angegeben wurde.
Bibliothek
Name der Bibliothek, in der sich die directfax-Quellendatei befindet (i.d.R. Bibl. DIRECTFAXF).
directfax Maske
Name
Falls Faxtexte existieren, die als sogenannte Masken in der Datei FAXMASKE abgelegt wurden und als Formatvorlage für neue Faxe dienen, kann hier der Name einer Maske angegeben oder vom Profil vorgegeben werden. Die Maske wird nur bei der Erstellung eines neuen Faxtextes verwendet, beim Editieren eines bestehenden Dokuments wird diese Angabe ignoriert.
Datei
Name der existierenden Quellendatei, in der die Masken gespeichert sind (i.d.R. ist es die Datei FAXMASKE). Der Name ist gegen Veränderungen geschützt, wenn im Profil Feldschutz angegeben wurde.
Bibliothek
Name der Bibliothek, in der sich die directfax-Maskendatei befindet (i.d.R. Bibl. DIRECTFAXF).
Wahlweise können in diesem Bild bereits die Angaben zum Faxempfänger gemacht werden. Wenn im Benutzerprofil an entsprechender Stelle *"YES" angegeben wurde oder hier jetzt F10 gedrückt wird, kann im unteren Bereich die Eingabe des Faxempfängers und diverser anderer Parameter erfolgen. Ein zweiter Druck auf F10 blendet die Eingabefelder wieder aus.
Bei Eingabe oder Auswahl (F4) einer Kurzadresse werden im Text befindliche Datenparameter (^&KA...) automatisch durch die Daten aus dem Stammsatz ersetzt.
Nach Eingabe der Parameterwerte und Druck auf die Eingabetaste wird der directfax Editor gestartet und das folgende Bild angezeigt:

0001 - Der directfax-Editor
Damit ist der directfax Editor gestartet und Sie können jetzt den Text für Ihr Telefax eingeben. Weitere Hinweise zur Benutzung des directfax Editors finden sie im Kapitel 10 directfax Editoren.
Wenn Sie den Faxtext eingegeben haben, betätigten Sie bitte F3-Verlassen. Im folgenden Bild kann zu der gerade erstellten Textdatei ein Erläuterungstext eingegeben werden. Danach wird mit Druck auf die Eingabetaste die Abspeicherung in der Quellendatei durchgeführt. Wird hier Taste F3 nochmals betätigt, erfolgt keine Speicherung Mit F12 kann in den Editor zurückgegangen werden.

0002 directfax-Editor - Endebild zum Abspeichern nach F3
Danach wird in das Bild Empfänger angeben verzweigt, das weiter unten in einem eigenen Abschnitt beschrieben ist. (Kapitel Faxempfänger angeben, Seite, Seite )

0003 - Empfänger angeben nach dem Editieren

Mit dem Texteditor von OfficeVision/400

Steht das IBM Lizenzprogramm OfficeVision (OV/400) zur Verfügung, können Faxdokumente damit erstellt und versendet werden. In diesem Abschnitt wird davon ausgegangen, dass das IBM-Lizenzprogramm OV/400 auf dem System installiert ist und der Anwender mit den Funktionen dieses Programms vertraut ist.
Bitte beachten Sie in Kapitel 5.11 das Faxen von OfficeVision Dokumenten mit *ADVSCS Datenstrom.

Überlegungen zum Faxdokumentformat

Die Seitenlänge (letzte Schreibzeile bzw. Fußzeile) muss in OV/400 oder in Spooldateien gleich oder kleiner 66 sein, da die Faxsoftware nach 66 Zeilen automatisch einen Seitenumbruch einfügt. Längere Seiten (z.B. durch Fußzeilen) führen beim Empfänger des Faxes zu unnötigen Vorschüben und fast leeren Zwischenseiten.
Soll standardmäßig ein Kopflogo auf dem Fax erscheinen, muss das beim Seitenformat des OV-Dokuments berücksichtigt werden. Die erste Schreibzeile auf der ersten Seite muss z.B. auf 13 o.ä. gesetzt werden, damit OV/400 das Logo quasi beim Seitenumbruch schon berücksichtigt. Das Faxprogramm verhält sich so, dass der erste Vorschub auf eine bestimmte Zeile nach einem Logo grundsätzlich ignoriert wird. Dadurch erscheint die erste Schreibzeile unmittelbar hinter dem Logo und das Druckbild bleibt gewahrt.
Fontwechsel im OV-Dokument werden von directfax nicht erkannt, z.B. werden Fußzeilen in CPI 20 umgebrochen und führen zur Verlängerung des Faxtextes. Mit speziellen Attribut-Codes im Text kann aber trotzdem ein Zeichendichtewechsel erreicht werden (s.u.). Im Faxprotokoll werden solche Spielereien allerdings ignoriert und die Zeile wird abgeschnitten.

Mit dem Befehl EDTSNDOFC

Mit dem Befehl EDTSNDOFC oder mit dem Aufruf des Punktes 3 aus dem directfax Anwendermenü wird nach OfficeVision verzweigt.
Sollte dann die Nachricht "Keine Berechtigung für Editierfunktion" erscheinen, wurde dem einen Benutzer im Profil oder allen die Verwendung dieser Funktion untersagt. Hinweise siehe bei Sonderwert "NONE" bei Mit *directfax Benutzerprofilen und Gruppen arbeiten (WRKFAXPRF), Parameter OFCDOC, Seite bzw. Unterlassungswerte für OfficeVision/400 (CHGOFCDFT) auf Seite ).
Abhängig davon, was im Faxbenutzerprofil bei Dokumentname angegeben ist, wird entweder der Befehl EDTSNDOFC oder der im Profil bei Ordnername angegebene Befehl ausgeführt.
Der eigentliche Befehl EDTSNDOFC beinhaltet eine einfache Möglichkeit den OV/400-Editor zur Texteingabe zu nutzen, stellt aber keine sonstigen OV-Funktionen wie Dokumente in Ordnern suchen zur Verfügung.
Soll der ganze Komfort von OfficeVision genutzt und trotzdem gleichzeitig gefaxt werden, besteht die Möglichkeit, die Benutzer anzuweisen, direkt ins Office zu gehen, oder im Faxbenutzerprofil den Befehl zu hinterlegen, der anstatt EDTSNDOFC ausgeführt werden soll. Das könnte z.B. der Befehl WRKDOC sein oder STROFC mit oder ohne Selektionskennzeichen. Bitte beachten Sie die Hinweise bei WRKFAXPRF Mit directfax Benutzerprofilen arbeiten. Wie direkt aus OV/400 heraus gefaxt werden kann, wird weiter unten beschrieben (siehe *Run-Instruktion).
Der Befehl EDTSNDOFC in seiner normalen Form läuft wie folgt ab. Zunächst wird zur Eingabe der erforderlichen Dokument- und Ordnernamen das folgende Bild angezeigt.


0268 - Faxe editieren und versenden mit OFFICE/400
Je nach Vorgabe der Unterlassungswerte im directfax Benutzerprofil oder bei den generellen Defaults werden die vordefinierten oder vorherigen Parameterwerte angezeigt.
Beschreibung der Parameter
Dokumentn ame
Dieser Parameter betrifft den eigentlichen Namen des Fax-Textes. Es kann sich dabei um den Namen eines bereits gespeicherten Textes oder um einen neuen Namen handeln. Der Name kann aus einer beliebigen Kombination von Buchstaben und Ziffern bestehen, auch ein Punkt als Trennsymbol ist erlaubt (es gelten die Vorschriften des IBM-Lizenzprogramms). Soll ein neues Dokument erfasst werden, müssen zunächst der neue Dokumentname und der Ordnername eingegeben werden. Dann wird mit Taste F6 die OFC-Funktion Erstellen für das neue Dokument aufgerufen.
Ordner
Hier muss der Ordner-/Verzeichnis-Name eingegeben werden, wo das Dokument jetzt gespeichert ist oder nach Fertigstellung abgelegt werden soll. Soll ein neuer Ordner angelegt werden, wird nach Eingabe des vollständigen Ordner-/Verzeichnis-Namens mit Taste F18 ein CRTFLR (Erstellen Ordner) ausgeführt und bestätigt.
F18 kann ggf. durch ein "N" in Stelle 42 des Datenbereichs FAXDTAARA oder durch *YES im Befehl CHGFAXVAL für alle Benutzer blockiert werden.
Nach Druck auf die Eingabetaste wird der OV/400-Editor aufgerufen. Einzelheiten zur Bedienung dieses IBM-Lizenzprogramms sind aus den entsprechenden Broschüren und Handbüchern zu entnehmen. Im Editor können mit Funktionstasten Attribute in den Text eingegeben werden, um Worte oder Satzteile hervorzuheben.
Das directfax Sendeprogramm unterstützt die folgenden Eigenschaften: Fettdruck, Unterstreichung und Umkehrdarstellung (letzteres nur über die Attribut-Codes ^R1/^R0). Durch Verwendung bestimmter Steuerzeichen (Stichwort: "Steuercode ") können Variablen (Datum, Zeit, Anrede, Lfd. Fax-Nummer, eigenen CSI sowie Grafiken und Logos, außerdem Datenfelder aus dem Kurzadressstamm) an gewünschten Stellen des Textes für die Einsteuerung vorgesehen werden.
Nach Eingabe des Faxtextes und Abspeicherung in dem angegebenen Ordner, wird in das Bild Empfänger angeben verzweigt, das weiter unten in einem eigenen Abschnitt beschrieben ist. (Kapitel Faxempfänger angeben, Seite )

Mit der *Run-Instruktion

Wahlweise kann der Faxbenutzer über den Menüpunkt 3 im Faxmenü oder aus OfficeVision heraus ohne Komforteinbußen Faxe versenden. Im Faxbenutzerprofil kann anstelle des Ordners der Befehl angegeben werden, der beim Aufruf des Menüpunktes 3 ausgeführt werden soll (z.B. ? WRKDOC oder STROFC 6).
Um die Faxschnittstelle aus einem Office-Dokument heraus zu nutzen, ist folgendes zu tun:

    • Am Ende des Dokumentes fügen Sie mit Befehlstaste F9 die Instruktion 26=Befehl ausführen/RUN ein, wobei Sie lediglich als Befehl *FAX angeben, die anderen Parameter bleiben unverändert.
    • Wenn das Dokument fertig ist und abgespeichert werden soll, drücken Sie F3 und geben in dem Bild "Dokument verlassen" bei Dokument drucken J=Ja und bei Druckangaben anzeigen auch J=Ja ein.
    • In den Druckangaben muss als Drucker DIRFAXPRT und als Ausgabewarteschlange *DEV oder ebenfalls DIRFAXPRT angegeben werden. Bitte darauf achten, dass auf der 3. Seite der Druckangaben bei "In Jobwarteschlange stellen" N=Nein steht (bei J ist kein Dialog für die Eingabe des Empfängers möglich).

Nachdem die Druckaufbereitung angelaufen ist, wird in das Programm verzweigt, das die Eingabe der Empfängerdaten ermöglicht (Beschreibung weiter unten). Dort werden die gewünschten Angaben gemacht und Eingabe gedrückt. Das Programm bestätigt dann die Anzahl der erzeugten Faxe und stellt die Druckausgabe in die Ausgabewarteschlange (OUTQ) DIRFAXPRT. Dort wird sie nach kurzer Zeit vom Faxsendeprogramm abgeholt und in die Faxwarteschlange übernommen. Erst dann ist das Fax mit Menüpunkt 7 in der Faxwarteschlange sichtbar.
Voraussetzung
Berechtigung
Es ist zu beachten, dass die Instruktion 26 nur ausgeführt wird, wenn der Benutzer dazu berechtigt ist. Die Berechtigung kann erteilt werden, indem der Parameter "Befehle in Dokumenten zulassen" auf J gesetzt wird. Siehe dazu "Angaben zur Registrierung" bei "Mit Büro-Benutzern arbeiten" im Verwaltungsmenü von OfficeVision. Der Weg dahin: STROFC Auswahl 9, Auswahl 1, Opt. 2=ändern, oder mit Befehl
CHGOFCENR USRPRF(Name) ALWDOCCMD(*YES)
Standardangabe
Um nicht immer wieder die oben beschriebenen Schritte durchführen zu müssen, kann die RUN-Instruktion, die Ausgabewarteschlange DIRFAXPRT und der Parameter "N" für nicht in die Warteschlange stellen, in dem Dokumentenformat angegeben werden, das als Basis bei neuen Dokumenten herangezogen wird.
Nur drucken (nicht faxen)
Soll ein solches Dokument einfach nur gedruckt werden, wird in den Druckangaben der Drucker geändert und der Parameter "In Jobwarteschlange stellen" auf J=Ja geändert. Die *RUN-Instruktion kann im Dokument bleiben, da sie beim Drucken aus der Jobwarteschlange heraus von directfax ignoriert wird.
Zusätzliche Möglichkeiten
FAX-Befehlsparameter in der RUN-Instruktion:
Mit dem Parameter CODES() können wahlweise zusätzliche Steuercodes (z.B. ^NODFT) angegeben werden, die als Fortsetzungszeile zur Steuerzeile (^FAX0123..) im Spooleintrag erscheinen. Dadurch können OV-Formatvorlagen so eingestellt werden, dass der Benutzer bestimmte feste Parameter nicht vergessen kann und zusätzliche Parametersteuerungen möglich sind. Beispiel für Eingabe bei der *RUN-Instruktion:
FAX CODES('^NODFT ^PRT(PRT04) ^NACHT')

Mit dem Steuercode ^FAX

Wenn Sie in die ersten Zeilen eines OV/400 Textdokumentes den Steuercode ^FAXnnnnnn eingeben (nnnn=Faxnummer) und das Dokument auf dem Drucker DIRFAXPRT ausgeben, dann wird es automatisch von directfax übernommen und gefaxt. Sie können diese Funktion z.B. dazu nutzen, die Faxnummer automatisch von Anwendungen in Textdokumente mischen zu lassen (mit MRGDOC oder ITP/CS).
Sie können auch mehrere ^FAXnnn-Instruktionen (jede auf einer Zeile) angeben. In diesem Falle verschickt directfax das Dokument an jede der angegebenen Nummern.
Die anderen Steuercodes für Faxe (z.B. ^Cx für Schriftarten, ^SIGN für Unterschrift, usw.) stehen Ihnen auch in diesen OV/400-Textdokumenten zur Verfügung. Weitere Hinweise zu den Steuercodes finden Sie im Kapitel Speicher-Reduzierung bei Serienfaxe vom PC

Mit Angabe der Faxanwahl in der Dokumentbeschreibung

OV/400-Dokumente, die aus einer Anwendung heraus mit MRGDOC generiert werden, können die Faxanwahl im Schlüsselwortparameter der Dokumentbeschreibung enthalten. Das bedeutet, eine Anwendung kann den ganzen Dokument-Erstellungsvorgang kontrollieren, Adress- und Vorgangsdaten einmischen und das Drucken oder Faxen automatisch steuern. In directfax wird diese Möglichkeit als Funktion RTVDOC bezeichnet.
In der Dokumentbeschreibung können mehrere Faxanwahl-Nr. und Steuercodes getrennt durch Semikolon angegeben sein. Zum Ändern der Dokumentbeschreibung steht der OS/400-Befehl CHGDOCD zur Verfügung. Wie auch schon in den vorherigen Abschnitten beschrieben, muss der Druck des OFC-Dokumentes durch die Anwendung in die OUTQ DIRFAXPRT erfolgen.
Hinweis:
Directfax verwendet den Befehl RTVDOC, um die Faxangaben auszulesen, d.h. dass das OFC-Dokument bis zur Übernahme in die Faxwarteschlange weder durch die Anwendung noch durch den Benutzer geöffnet oder in der Dokumentbeschreibung geändert sein darf. Der Übernahmevorgang dauert im Normalfall ca. 1-2 Minuten, es sei denn, es stehen sehr viele oder ein sehr großes Spoolfile zur Übernahme an.
Zusätzliche Steuercodes
Neben einer oder mehreren Faxanwahlen können auch zusätzliche directfax Steuercodes der ^FAX-Zeile wie z.B. ^NACHT angegeben werden.
Voraussetzungen
Die Funktion RTVDOC muss in directfax eingeschaltet werden. Über den Befehl CHGFAXVAL kann dabei eine von zwei Varianten gewählt werden. Mit *NONE ist die Funktion inaktiv. Die eigentliche Fax-Nr. inklusive Füllzeichen darf max. 20 Stellen lang sein.
Parameterwerte bei RTVDOC im Befehl CHGFAXVAL
*KEYTEXT
Bei dieser Auswahl werden alle Schlüsselworte nach möglichen Faxanwahl-Nr. durchsucht. Vorlaufende alphabetische Zeichen werden ignoriert, Leer- und Sonderzeichen innerhalb der Anwahl sind kein Problem. Diese Auswahl ist sinnvoll, wenn nur Faxanwahlen und ggf. Steuercodes in den Schlüsselworten eingegeben werden. Beispiel: 040/5591908 ; ^NACHT
*FAXCODE
Bei dieser Auswahl werden nur die Schlüsselworte als Faxanwahl übernommen, die mit ^FAX beginnen. Das erlaubt die parallele Nutzung der normalen Funktion der Schlüsselworte als Suchmöglichkeit im OfficeVision, d.h. Schlüsselworte ohne ^-Zeichen sind normale Suchworte und werden von directfax ignoriert. Beispiel: ^FAX040/5591908; ^NACHT

Texte mit SEU/400 eingeben/versenden (EDTSNDSEU)

Mit dem Befehl EDTSNDSEU (Faxe editieren und versenden mit SEU) oder mit dem Aufruf des Punktes 4 aus dem directfax Anwendermenü wird das Quelleneingabeprogramm des OS/400 gestartet.
Sollte dann die Nachricht "Keine Berechtigung für Editierfunktion" erscheinen, wurde dem einen Benutzer oder allen die Verwendung dieser Funktion untersagt. Hinweise dazu stehen in den Abschnitten "Unterlassungswerte..." bei Sonderwert "*NONE" (siehe bei CHGSEUDFT).
Zunächst wird zur Eingabe der erforderlichen Datei- und Textnamen das folgende Bild angezeigt.


0004 - Faxe editieren und versenden mit SEU/400
Je nach Vorgabe der Unterlassungswerte im directfax Benutzerprofil oder bei den generellen Defaults werden die vordefinierten oder vorherigen Parameterwerte angezeigt.
Beschreibung der Parameter
Quellendatei
Name der existierenden Quellendatei, in der die einzelnen Faxtexte unter eigenem Namen als Teildateien abgelegt sind.
Bibliothek
Name der Bibliothek, in der sich die Quellendatei befindet.
Quellenteildatei
Hier ist jetzt der individuelle Name des zu bearbeitenden Textes anzugeben. Es kann sich dabei um den Namen eines bereits gespeicherten Textes oder um einen neuen Namen handeln. Der Name muss mit einem Buchstaben beginnen und kann mit Zahlen oder Buchstaben fortgesetzt werden. Die maximale Länge ist 10. Eingebettete Blanks und Sonderzeichen sollten nicht verwendet werden.
Nach Druck auf die Eingabetaste wird der SEU aufgerufen. Einzelheiten zur Bedienung dieses IBM-Lizenzprogramms sind aus den entsprechenden Broschüren und Handbüchern zu entnehmen.
Nach Eingabe des Faxtextes und Abspeicherung in der angegebenen Datei, wird in das Bild Empfänger angeben verzweigt, das weiter unten in einem Empfänger angeben eigenen Abschnitt beschrieben ist. (Kapitel Faxempfänger angeben, Seite )

SPOOL-Dateien als Fax versenden (WRKSPLFAX)

directfax kann Einträge in einer Spool-Datei, die bereits Briefform haben, oder Listen und Auswertungen mit einem Begleittext als Fax versenden. Die Spool-Einträge können von einem beliebigen Anwendungsprogramm erstellt und müssen nicht speziell für den Faxversand aufbereitet worden sein. Aus rein praktischen Erwägungen heraus sollte der Eintrag im Status "HLD" (gehalten) sein oder in einer inaktiven OUTQ stehen.
Spezieller Hinweis:
Sollen auch in WRKSPLFAX die Funktion ^FORM und die Formularangaben aus dem Fax Benutzerprofil unterstützt werden, ist ein Schalter zu setzen. Dazu im Datenbereich FAXDTAARA Stelle 148 ein "F" eingeben:
CHGDTAARA DTAARA(DIRECTFAXF/FAXDTAARA (148 1)) VALUE(F).
Nach Eingabe des Befehls WRKSPLFAX (Mit Spool und Fax arbeiten) oder nach Auswahl des entspr. Punktes aus dem directfax Anwendermenü wird das folgende Bild angezeigt. Falls nicht nur auf die Spoolwarteschlange des aktuellen Benutzers zugegriffen werden soll (USER *CURRENT), sondern z.B. auf alle Spooldateien, so können mit der Eingabe des Befehls WRKSPLFAX und Taste F4 entsprechende Parameter angegeben werden.


0005 - Mit Spool-Dateien arbeiten
Das Bild zeigt eine Liste der vorhandenen Spool-Einträge. Die Anzeige entspricht weitgehend der aus dem OS/400 Command WRKSPLF. Viele Optionen und Funktionstasten sind identisch. Die nachfolgende Beschreibung konzentriert sich daher auf die directfax spezifischen Funktionen.
Das Programm bietet die Möglichkeit, die Liste der Spool-Einträge durchzublättern, die Sichtweise umzuschalten und einzelne Einträge anzuzeigen und zu ändern; alles mit dem Ziel, den Spool-Eintrag zu finden und ggf. zu korrigieren, der als Fax versandt werden soll.
Spool-Eintrag in Quelldatei kopieren (CPYSPLFSRC)
Die Auswahl "S=SRC" erlaubt es, mit Hilfe des Befehls CPYSPLFSRC einen Spooleintrag in eine beliebige Quellendatei zu kopieren. Dies erleichtert das Erstellen von Serienfaxen, weil es jetzt möglich ist, bestehende Spooleinträge zu verändern und dann als normales Textfax (aus dem directfax Editor heraus) zu versenden, ohne Anwendungsprogramme zu ändern.

0006 - Befehl CPYSPLFSRC Kopieren Spooldatei in Quellenteildatei
Spool-Eintrag versenden
Ist der Eintrag gefunden, kann er mit Option 1=Faxen zur weiteren Vorbereitung ausgewählt werden. Es wird dann folgendes Bild angezeigt:
Zur Prüfung des Spool-Eintrags werden die für das Faxen wichtigen Identifikationen und Parameter angezeigt. Mit Taste F5 kann zur Kontrolle der Listeninhalt angezeigt werden.

0007 - Attribute der Spooldatei und Auswahl der Faxparameter
Beschreibung der Eingabefelder
Seitendrehung um 90°/Querfax
Listen mit mehr als 160 Schreibstellen (maximal 200) können nur quer gefaxt werden. Dazu muss hier *YES bei CPI 20 und bei LPI 9 angegeben werden. Die Liste wird als Mischfax verarbeitet, was einen höheren Rechenaufwand für die IBM i bedeutet. Durch LPI=9 können bis zu 72 Zeilen auf der Querseite untergebracht werden.
Verschicken mit LPI / CPI
Die Parameter LPI (Lines Per Inch) und CPI (Characters Per Inch) werden vom Programm aus den Eigenschaften des Spooleintrags errechnet und können für das Fax geändert werden. Das Programm prüft dabei die Zeilenlänge des Spoolfiles und nicht die tatsächlich vom Text genutzte rechteste Stelle. Bei einer Zeilenlänge von 132 wird dann CPI 17 vorgeschlagen.
Falls der Wert zu klein gewählt wurde, wird eine Warnung angezeigt, wird diese ignoriert, wird ein automatischer Zeilenumbruch durchgeführt, wenn zu lange Textzeilen gefunden werden.
Hinweis:
Der Befehl WRKSPLFAX enthält die Parameter CPI und LPI mit dem Vorgabewert *CALC (berechnen). Falls dauernd manuelle Anpassungen der vorgeschlagenen CPI-Werte erforderlich sind, kann mit CHGCMDDFT auch ein fester CPI-Wert (z.B. 10) mitgegeben oder mit *SPLF die Übernahme der CPI-Angabe aus den Eigenschaften des Spoolfiles erreicht werden.
Verschicken von/bis Seite
Wenn nicht die gesamte Liste versandt, sondern nur bestimmte Seiten gefaxt werden sollen, kann hier die Angabe 1-9999 entsprechend abgeändert werden. Wie lang die Liste tatsächlich ist, steht in der Mitte des Bildes bei "Anzahl Seiten". Falsche oder widersprüchliche Seitenangaben werden durch eine Fehlermeldung angezeigt.
Seitenvorschub nach Anfangstext
Durch NO ist es möglich, den Vorschub auf die nächste Seite nach dem Vorlauftext zu unterdrücken. Der Parameter wird bei 1-seitigen Spooldateien (z.B. Hardcopy) automatisch auf **NO (kein Vorschub) gesetzt, ansonsten auf *YES (Vorschub nach Anfangstext).
Steuercodes im Text ignorieren
Normalerweise werden Fax-Steuercodes wie z.B. ^F2103 bei manuellen Spoolfaxen ignoriert, daher ist immer der Unterlassungswert *YES (Ja, Codes ignorieren) vorgegeben. In besonderen Fällen kann es aber sinnvoll sein, hier *NO zu wählen, um die Codes wirksam werden zu lassen. Beispiel: Ein bereits als Spooldatei vorliegendes Einzeldokument mit Mix-Fax-Angaben (z.B. ^MIX und ^Fxxxx Fontwechseln) soll als Serienfax an eine Kurzwahlgruppe (Verteiler) gefaxt werden. Diese Aufgabe ist nur mit *NO (Nein, Steuercodes nicht ignorieren, also ausführen) lösbar.
AFP-Datenstrom senden
Dieser Parameter wird nur angezeigt und mit YES vorgeschlagen, wenn es sich bei der Spooldatei um eine AFP- oder PCL-Spooldatei handelt (*AFPDS oder *USERASCII/PCL Datenstrom). *Directfax wird bei der Angabe von *YES alle Eigenschaften (Schriften und Grafiken) der Spooldatei verwenden oder bei *NO nur den Text entnehmen und faxen.
Beschreibung der Funktionstasten
F3=Verlassen
Das Programm wird beendet.
F5=Spool-Datei anzeigen
Der Inhalt des Spool-Eintrags wird angezeigt und kann durchgeblättert werden.
F6=Erfassen Anfangstext
Es wird in den directfax Editor zur Erfassung des Begleittextes verzweigt.
Die Spezialfunktion NOSKIP (kein Vorschub) ermöglicht das komprimierte Faxen von langen Listen, die viele halbvolle Seiten oder viele leere Zwischenräume enthalten. Dadurch wird die Übertragungszeit (Faxzeit) verringert und weniger Papier verbraucht. Dieser Code muss im Vorlauftext stehen. (Siehe Abschnitt Steuercode/^S0 oder ^NOSKIP, Seite 82 ).
F12=Abbrechen
Der Vorgang wird abgebrochen, das Programm kehrt zur Anzeige der Spool-Einträge zurück.
Nach Eingabe der Parameter und Erfassung des Begleittextes wird mit Druck auf die Eingabetaste in das Bild Empfänger angeben verzweigt. Informationen zu diesem Thema finden Sie im Abschnitt Faxempfänger eingeben, Seite )

Das Vorlaufblatt normal und das Dokument quer faxen

Im Anfangstext von Spoolfaxen (Befehl WRKSPLFAX) wird die Codierung ^MIX bzw. ^MIXALL erkannt, so dass auch dort alle Mixfaxtechniken eingesetzt werden können. Bisher war das nur bei Querfaxen möglich. Durch folgende Vorgehensweise kann jetzt erreicht werden, dass der Anfangstext normal und die Liste quer gefaxt wird:
Einen Standardvorabtext mit Namen VORQUER erstellen.
1. Zeile:^MIXALLText für den Empfänger
letzte Zeile:^Q^LM5^L8^C2Die letzte Zeile steuert auf Quer um, setzt den linken Rand auf 5 mm, die Zeilen pro Zoll auf 8 und die CPI auf 12 Zeichen pro Zoll. Wichtig für den Anwender ist, dass im Parameterbild des Befehl WRKSPLFAX keine Drehung um 90 Grad angegeben werden darf (wäre sonst doppelt)! Die hier angegebene Codierung für die letzte Zeile ist ein Beispiel, für Ihre Anwendungen können andere Werte richtig sein.
Hinweis:
Wird sehr häufig auf den Befehl WRKSPLFAX zurückgegriffen und ist die Empfängerinformation (Kunden-/Lieferanten-Nr. oder die Faxanwahl) selbst bereits im Spooleintrag vorhanden, sollte besser mit AutoFax gearbeitet werden. Es wird viel Zeit gespart, wenn der Benutzer lediglich die OUTQ DIRFAXPRT anwählen muss, anstatt jedes Mal die Faxanwahl selbst herauszusuchen und einzutippen oder in der Liste der Kurzadressen zu suchen und den richtigen Empfänger auswählen zu müssen.

Faxempfänger angeben

Als letztes Bild im Dialog zur Eingabe und zum Versand eines Faxes wird das Bild Empfänger angeben angezeigt. Dabei können ein oder mehrere Faxempfänger sowie zusätzliche Parameter für den Versand und das Protokoll eingegeben werden.
Nach Beendigung der Texteingabe wird das folgende Bild angezeigt:


0008 - Empfänger angeben nach dem Editieren
Beschreibung der Eingabefelder
Kopf-/Fuss-Logo
Diese Parameter werden nur im Befehl WRKSPLFAX angeboten. Sie erlauben es, beim Versand von Listen, die keinen Platz für das Standard-Kopflogo lassen, den Grafiknamen zu entfernen oder einen anderen anzugeben.
Digitale Signatur
Eine Digitale Signatur wird nur dann in das Fax eingefügt, wenn hier ein im Befehl WRKSGNCFG konfigurierter Signatureintrag angegeben wird. Das gilt auch für den Standardeintrag *DEFAULT. Für Signaturen ist eine besondere Lizenz erforderlich.
CPI (Characters Per Inch, Zeichendichte)
Mit diesem Parameter wird die Zeichendichte (Schriftbreite) für das zu sendende Fax festgelegt. Folgende Werte sind gültig:
10 Zeichen pro Zoll, 80 Zeichen pro Zeile (Normalwert)
12 Zeichen pro Zoll, 96 Zeichen pro Zeile (z.B. bei OFC-Dokument)
17 Zeichen pro Zoll, 132 Zeichen pro Zeile, Engschrift für besonders breite Texte oder Computerlisten.
20 Zeichen pro Zoll, 160 Zeichen pro Zeile, extreme Engschrift für besonders breite Computerlisten
Je höher die Zahl ist, umso kleiner werden die an den Empfänger gesandten Zeichen und um so größer wird die Gefahr, dass das Fax nur schwer lesbar sein wird. Normal sind Angaben von 10 oder 12 CPI. Wird die Zeichendichte so gewählt, dass beim Senden nicht alle Zeichen auf eine Zeile passen, erfolgt automatisch ein Zeilenumbruch, d.h. es wird kein Text abgeschnitten, sondern es wird auf der nächsten Zeile fortgefahren. Dadurch wird das Fax länger.
Hinweis:
Bei der Verwendung von 17 oder 20 CPI sollte die Auflösung auf FEIN gestellt werden, um die Zahlen 0 und 8 noch sauber unterscheiden zu können.
Bleibt dieser Parameter leer, nimmt directfax den Unterlassungswert 10 CPI an. Beim Faxen von Dokumenten aus OV/400 kann hier ein Wert automatisch vorgeschlagen werden (z.B. 12 CPI). Dieser Vorschlagswert ist im Datenbereich OFCDFT gespeichert, der mit dem Befehl CHGOFCDFT geändert werden kann. Das Programm korrigiert den Wert automatisch, wenn die Font-ID des Dokuments dies vorschreibt.
LPI (Lines Per Inch, Zeilen pro Zoll)
Mit diesem Parameter wird die Anzahl Zeilen pro Zoll festgelegt. Normal ist ein Wert von 6 Zeilen. Bei Schreibdichten von CPI 17 + 20 kann hier mit 8 Zeilen gearbeitet werden, ohne dass die Gefahr besteht, dass die Zeilen ineinander laufen.
Bleibt dieser Parameter leer, nimmt directfax den Unterlassungswert 6 LPI an. Beim Faxen von Dokumenten aus OV/400 kann hier ein Wert automatisch vorgeschlagen werden. Dieser Vorschlagswert ist im Datenbereich OFCDFT gespeichert, der mit dem Befehl CHGOFCDFT geändert werden kann.
Protokolldrucker
Wahlweise kann eine Printer-ID (z.B. PRT01) angegeben werden, wenn der Benutzer das abgeschickte Fax auch in gedruckter Form benötigt.
Drucken: Nein, Vorab, Halt
Mit "N" wird ein vom Faxprofil her fest vorgegebener Drucker für den Protokolldruck nicht beachtet, d.h. es wird kein Protokoll gedruckt. Durch 'V' wird bestimmt, dass der Faxtext zunächst ausgedruckt aber noch nicht versandt wird. Das Fax bleibt in der Faxwarteschlange solange im Status "{*}HLD Vorabprüfung", bis der Benutzer den Textausdruck geprüft und das Fax freigegeben hat. Eine ähnliche Wirkung hat "H" Halt, mit dem Unterschied, dass nichts gedruckt wird, sondern die Option 5=anzeigen in der Faxwarteschlangenanzeige benutzt werden kann, um eine abschließende Prüfung vor der Freigabe durchzuführen.
Auflösung
Dieser Parameter bestimmt die Punktmatrix (Raster) mit welcher der Text beim Faxversand in eine Grafik aufgelöst wird. Eine hohe Auflösung (FEIN) erfordert die Übertragung von mehr Informationen und dauert länger (höhere Kosten), bringt aber evtl. eine bessere Lesbarkeit bei kleiner Schrift.
Wird nichts angegeben, wird Grob angenommen. Folgende Werte sind möglich:
Feine Auflösung (für kleine Schriften, verbessert u.U. die Lesbarkeit und erzeugt schönere Logos)
Grobe Auflösung (ist Standard, reicht für normale Schriften 10+12 CPI)
Hinweise:
In der Regel reicht die grobe Auflösung aus, da bei directfax der Text direkt in eine Punktmatrix umgesetzt und übertragen wird, ohne dass ein Scanner mögliche Unschärfen produziert. Bei Querfaxen sollte unbedingt die Auflösung FEIN gewählt werden, weil sonst das ganze Schriftbild unruhig und schwer lesbar ist. Auch die Verwendung von Grafiken mit sehr feinen Strukturen kann Feinauflösung erforderlich machen. Die Auflösung kann im Faxbenutzerprofil fest vorgegeben werden.
Subfile für die Empfängereingabe
Nachfolgend wird der untere Eingabebereich des Bildes beschrieben (Subfile). Hier kann der eine Empfänger des Faxes oder eine ganze Serie von Empfängern für ein Rundschreiben erfasst werden. In der linken Spalte (0001 ...) befindet sich eine Nummerierung der Eingabezeilen. Die Felder der einzelnen Spalten haben folgende Bedeutung:
N/B (Priorität Nacht/Blitz oder Tarifangabe)
Bleibt dieses Feld leer, wird das Fax ganz normal versandt.
Ein Fax kann auch während der Nachtstunden im sogenannten Billigtarif verschickt werden, sofern die IBM i und das Faxprogramm dann aktiv sind. In diesem Fall wird hier N (Nacht) oder eine 1 für Tarif 1 (Nachttarif) angegeben. Eine 2 sorgt für den Versand im Nachttarif 2 (Mondscheintarif). Es gibt insgesamt 5 Tarife, die im Befehl EDTTIMTBL für jeden Wochentag definiert werden können.
Besonders eilige Faxe können als Blitzfax verschickt werden, wenn hier ein B (Blitz) und das Kennwort für Blitzversand eingegeben wird. Blitzfax bedeutet, dass diese Sendung gegenüber anderen in der Warteschlange bevorzugt behandelt wird. Blitzfaxe sollten die Ausnahme sein!
Kennwort für Blitzfax
Das Kennwort wird rechts oben eingegeben und ist erforderlich, wenn wie zuvor beschrieben B für Blitzfax gewählt wurde. Die Länge ist maximal 5 Zeichen, das Wort wird nicht angezeigt. Das Kennwort ist geheim und kann durch den Betreuer über den Befehl CHGPRIKEN pauschal für alle Benutzer geändert werden.
Empfänger
Als Empfänger-Identifikation kann entweder die Fax-Nummer, eine alphanumerische Bezeichnung (Kurzname) oder eine Kurzwahlgruppe (...)angegeben werden. Die Fax-Nummer wird bei einmaligen Faxen verwendet.
Die Verwendung eines Kurznamens setzt voraus, dass zu diesem Namen bereits eine Adresse mit Fax-Nummer gespeichert ist. Falls der Kurzname nicht bekannt ist, kann mit Taste F4 (früher F7) gesucht werden.
Auf die korrekte Groß-/Kleinschreibung ist zu achten. Falls ein Kurzname direkt (ohne Hilfe F4) eingegeben wurde, zu dem es mehrere Stammsätze in der Adressdatei gibt, wird eine Auswahl angezeigt, aus welcher der gewünschte Empfänger mit einer 1 bestimmt werden muss.
Eine Kurzwahlgruppe, deren Name mit '' beginnt, kann angegeben oder mit Taste F8 ausgewählt werden, wenn ein Serienfax an viele Empfänger gesendet werden soll.
Persönliche Adressierung
Dieses Feld ist i.d.R. bei Einzelfaxen leer.
Bei einem Serienfax, das an verschiedene Empfänger versandt werden soll und bei dem im Faxtext anstelle der persönlichen Anrede der Code ^UA verwendet wurde, kann hier für jede Fax-Nummer die individuelle Anrede eingegeben werden.
Wenn statt einer Fax-Nummer ein Kurzname angegeben wird, und hinter diesem steht eine Kurzadresse mit persönlicher Anrede, dann wird letztere nur verwendet, wenn hier in diesem Bild keine persönliche Adressierung angegeben wird.
weitere Eingabefelder mit F10
Weitere Eingabefelder für spezielle Informationen können angezeigt werden, wenn mit Taste F10=Zeit in den zweizeiligen Modus umgeschaltet wird. Diese Felder werden nachfolgend beschrieben:
Email-Adresse
Kann angegeben werden, um ein Dokument per Email zu versenden (setzt voraus, dass die Email-Funktionalität in directfax konfiguriert und getestet wurde).
CSI (Prüfkennung)
Das Spezialfeld CSI ist normalerweise leer und sollte auch nicht verwendet werden. Es konnte früher beim Einsatz einer DCE Box verwendet werden und wird heute nicht mehr unterstützt.
Datum/Uhrzeit für Übermittlung
Falls erforderlich, kann ein Fax so gesteuert werden, dass es nicht früher als zu dem hier angegebenen Zeitpunkt gesendet wird. Wann es tatsächlich gesendet wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab (ob directfax aktiv ist, Prioritätensteuerung der Warteschlange, Empfänger besetzt, schlechte Verbindung usw.).
Hinweis:
Es wird empfohlen, Zeitvorgaben nur in Ausnahmefällen zu verwenden. Bei Massenfaxen mit Zeitvorgaben wird die IBM i stark belastet. Besser ist es, mit Nachttarifen zu arbeiten!
Datum und Uhrzeit müssen als 6- bzw. 4-stellige Zahl eingegeben werden:
010198 1830bedeutet 01.01.98 18:30 Uhr.
Beschreibung der Funktionstasten
F3=Verlassen
Das Programm wird beendet.
F4=Kurzadressen
Es wird in die Anzeige der vorhandenen Kurzadressen verzweigt, wo durch Blättern und Suchen die gewünschte Adresse gefunden und für den Faxversand übernommen werden kann.
F8=Gruppen
Es wird in die Anzeige der vorhandenen Kurzwahlgruppen verzweigt, wodurch Blättern und Suchen die gewünschte Gruppe von Faxempfängern gefunden und für den Faxversand übernommen werden kann.
F10= Email/Zeit
Schaltet von der einzeiligen Anzeige in die zweizeilige um, wo dann zusätzliche Eingabefelder wie z.B. Email und Versandzeit zur Verfügung stehen.
F12=Vorherige Anzeige
Geht zum vorherigen Bild zurück.
Nachdem alle Eingaben gemacht sind, wird mit der Eingabetaste die Verarbeitung ausgelöst. Für jede angegebene Faxnummer oder Kurzadresse wird ein Fax in die Warteschlange gestellt. Am Ende wird die Anzahl der übergebenen Faxe kurz bestätigt. Bei Abbruch der Verarbeitung mit F3 (vor Eingabetaste) wird die Nachricht angezeigt, dass kein Fax erstellt wurde.