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Dieses Dokument beschreibt, wie SpoolMaster konfiguriert wird, damit Spooldateien

1. von SpoolMaster als PDF-Dateien im IFS abgelegt werden

2. diese PDF-Datei als E-Mail-Anhang über directmail mit Sendenachweis verschickt wird

3. diese PDF-Datei im Archiv TMSRECH in directarchiv revisionssicher archiviert wird

Dieser Connector ist seit 2018 Standard-Bestandteil von SpoolMaster.
Man braucht für den E-Mail-Versand über directmail eine Basislizenz (Vollversion oder Liteversion) und die directmail APIs.
Bei directarchiv benötigt man mindestens eine passend konfigurierte Basislizenz, um die Dokumente zu archivieren.

Hinweis: Die folgenden Screenshots wurden auf der LPAR PWR8DEMOD erstellt. Es steht dort auch zu Präsentationszwecken zur Verfügung. Damit in dieser DEMO der Empfang ebenfalls dokumentiert werden konnte, wurde im CRM-System die Email-Adresse m.weiss@mwe-consulting.de verwendet.

Konfigurationsschritte in SpoolMaster

Basis-Konfiguration

Starten der SpoolMaster-Anwendung auf dem System unter Auswahl Ihrer Spoolmaster-Bibliothek:

Auswahl 1 - Ablaufsteuerung konfigurieren

Die neuen Schnittstellen wurden in der Gruppe MUSTER verwendet. Hier weiter mit Auswahl 2 (Editieren).

Mit einem Filtereintrag werden nun die Rechnungen definiert (hier der Spoolfile-Name). Weiter mit Auswahl 2.

In aufsteigenden Sequenzen wurden 3 Schritte konfiguriert:

1. die PDF-Erstellung,

2. der Emailversand und

3. der Archivierungsprozess

PDF-Ausgabe mit einem sprechenden Dateinamen

Der Befehl erzeugt das PDF-Dokument unter Berücksichtigung der Namenskonvention RE_KDNR_RECHNR.pdf

Versenden als E-Mail per directmail

Mit dem Befehl EMAILSPLF wird die Schnittstelle zur DirectMail (Gateway) genutzt. Es wurden der Absender, Empfänger, Betreff und der Email-Text (hier als HTML-Template im IFS mit Suchen/Ersetzen-Funktion der variablen Indizes) definiert.

Archivieren in directarchiv

Mit dem Befehl EXTSPLFCMD kann nun auch das PDF-Dokument direkt in DirectArchiv gespeichert und indiziert (Indizes der Archivs TMSRECH = KDNR, KDNAME, RECHNR, RECHDAT) werden.

Überprüfung in directmail

Der E-Mail-Versand erfolgt vollautomatisiert über directmail im Hintergrund. Starten Sie das directmail-Menü mit GO EMAIL.

Mit Auswahl 2 die Mailboxen öffnen.

Für diese Demo wurde die Mailbox MWE verwendet. Mit Auswahl 8 den Inhalt der Mailbox MWE ansehen:

In der Ordnerstruktur findet man die versendete E-Mail in „Gesendet". Mit Auswahl 1 öffnen.

Im Ordner Gesendet finden wir die Email in der Übersicht mit den entsprechenden Sendeangaben.

Beim Empfänger kommt die Email in der personalisierten HTML-Form inkl. Betreff/Dateianhang an:

Überprüfung in directarchiv

Ebenfalls wurde das Dokument archiviert und kann entsprechend recherchiert werden:

Autor: MWE

Datum: 2018-10-24