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directword verfügt über bestimmte Zusatzfunktionen, die in den folgenden Unterkapiteln einzeln beschrieben werden.

Zugriffe aus Word auf IBM i

Eine Funktion von directword dient dem Mischen von IBM i-Daten eines Satzes aus einer IBM i Datenbankdatei über ODBC in ein Dokument einzumischen. Die Kodierung *&FELD im Word-Dokument wird dabei durch entsprechende Daten aus der Datei ersetzt.

Voraussetzungen

Grundsätzlich muss der PC technisch und von der Berechtigungsseite her in der Lage sein, mittels TCP- oder Router-Verbindung auf Dateien der IBM i zuzugreifen. Für diesen Zugriff wird die ODBC-Funktion von IBM i Access benutzt. IBM i Access, ODBC und MDAC muss also installiert sein und grundsätzlich funktionieren.
Es wird eine ODBC-Datenquelle benötigt. Sie kann über Start – Systemsteuerung – Verwaltung – Datenquellen (ODBC) bzw. unter WINDOWS7 Start – Systemsteuerung – System und Sicherheit – Verwaltung - Datenquellen (ODBC) eingerichtet werden.
Weitere Voraussetzungen:
Der PC-Teil von directword muss installiert und konfiguriert sein. directword.dot muss im Word als ADD-IN eingebunden sein.

Konfiguration Direktzugriff

Dieser Abschnitt beschreibt Arbeiten, die nur einmalig vorlagenbezogen von einem EDV-Mitarbeiter oder von einem fortgeschrittenen Anwender gemacht werden müssen.
Klicken Sie auf Extras – Einstellungen um diese einmaligen Einstellungen je Vorlage vorzunehmen.

Hinweis: Bei den Einstellungen für die Pfade (wo und welche Speicherung des Dokumentes) können Umgebungsvariable benutzt werden, die dann aufgelöst wird/werden. Diese Umgebungsvariablen müssen in %-Zeichen stehen: z. B. H:\Daten%userdomain%%username%\Rechnung****.doc

0071 – SQL-Befehl Direktzugriff

Beschreibung des Beispiels:

Zugriff mit dem SQL-Statement „SELECT * FROM GEM/KUNDST" über ODBC auf alle Felder der IBM i-Datei GEM/KUNDST. Die Standard-Bibliothek GEM könnte auch in der ODBC-Datenquelle angegeben werden.

SQL-Anweisung

Eine SQL Select-Anweisung einfachster Art, die lediglich die auszulesenden Felder und den Namen der IBM i-Datei festlegt. Hier könnte eine Where-Klausel angefügt werden. Die Where-Klausel zur Selektion des gewünschten Datensatzes wird in der Ausführungsphase automatisch hinzugefügt.

Beispiel für einen Zugriff ohne Join:

Select * from gem.kundst

Beispiel für einen Zugriff mit Join:

select t1., t2. from directfaxf.faxka as t1 inner Join directfaxf.faxlkz as t2 on (t1.kalkz=t2.lkz)
t1 ist Datei 1 (hier eine Adressdatei) t2 ist Datei 2 (hier eine Länderkennzeichendatei)

Platzhalter

Die Platzhalter innerhalb der SQL-Anweisung, in gleicher Syntax wie bei anderen Platzhaltern innerhalb von directword mit *&Feldname angegeben, werden zur Ausführungszeit aufgelöst und als Dialog mit eingabefähigen Feldern angezeigt.

Beschreibung

Hier kann eine beschreibende Erklärung für die Abfrage eingegeben werden.

SQL-Anweisung mit DWMRGDOC benutzen

Bei Aktivierung wird der Direktzugriff mit DWMRGDOC so ausgeführt, daß bei Aufruf des DWMRGDOC während des Einmischens pro Datensatz dieser SQL-Befehl ausgeführt wird. Die Syntax des SQL-Statement ist identisch wie bei Direktzugriff, nur beim Namen des Platzhalters ist dieser identisch mit dem Feldnamen der einzumischenden Datei.

Hinweis zur Konfiguration der ODBC-Schnittstelle bei Verwendung dieses Parameters: IBM i Access ODBC-Treiber ist zu konfigurieren.

Ausgabedatei

Hier werden der Pfad relativ oder absolut zum Konfigurationspfad von directword und die zu erstellende Ausgabedatei eingetragen. Nach dem Trennungszeichen „_" werden die *-Platzhalter für eine fortlaufende Nummerierung eingetragen.

*einstellige Nummerierung des Ausgabedokumentes (z.B. Brief01_1.doc)

**zweistellige Nummerierung des Ausgabedokumentes (z.B. Brief01_01.doc)

***dreistellige Nummerierung des Ausgabedokumentes (z.B. Brief01_001.doc)

Datenbankkonfiguration

Hier wird die Verbindung zur ODBC-Datenquelle konfiguriert. Es erscheint folgendes Fenster:

0072 - Datenbankkonfiguration

In der Datenquelle (DSN) muss die ODBC-Quelle angegeben werden. Dazu noch Namen und Kennwort des Benutzers, damit die IBM i die Zugriffsberechtigung auf die Datenbank prüfen kann.

Mit Klick auf „OK" bestätigen.

Erstellen

Hiermit können Sie eine neue Datenquelle zum Zugriff auf IBM i Daten konfigurieren. Es muss dabei der entsprechende ODBC-Treiber ausgewählt werden.

0093 – Auswahl ODBC-Treiber

Die weitere Konfiguration der Datenquelle muss von einem berechtigten Administrator vorgenommen werden.

Hinweis

Kommt bei Erstellung des ODBC-Treiber folgende Meldung, so muß ClientAccess de- und wieder neu installiert werden!

0103 – ODBC-Treiber

Durch Anklicken des Symbols für den Direktzugriff wird zur Ausführungszeit ein Fenster geöffnet.

0070 - Symbol Direktzugriff

0073 - Direktzugriff

Der Text des Feldes (Feldname) kommt aus dem SQL-Befehl. Der relative Pfad und der Name des Ausgabedokumentes werden ebenfalls aus der Konfiguration übernommen. Angezeigt wird der komplette Pfad zusammengesetzt aus den Eintragungen in der Konfiguration und den relativen Pfadangaben der Ausgabedatei.

0112 – Direktzugriff mit mehreren Anwendungs-IDs

Import

Die alten Zugriffe vor Version 3.00 waren in der Registry unter Current_User gespeichert. Über den Punkt Extras - Einstellungen - Import werden diese aus der Registry ausgelesen und in das neue Format umgesetzt.

0131 - Import

Zugriffsname

Hier wird anhand der Auswahlliste der zu importierende Zugriffsname ausgewählt.

Beschreibung

Anzeige der Beschreibung für den Zugriff.

SQL-Statement

Anzeige der SQL-Anweisung die importiert wird.

Import

Mit Klick auf den Button Import wird die Importfunktion ausgeführt, d.h. der alte Zugriff wird aus der Registry ausgelesen und in das neuen Format umgesetzt.

0132 – ausgeführter Import

Hinweise

Der Platzhalter kann bzw. sollte in einen aussagekräftigeren Namen geändert werden (z.B. HTAID in "Anwendung")

Hochkommastellen bei Zahlen müssen entfernt werden

Das Symbol Direktzugriff erwartet im aktuellen Dokument die entsprechenden Definitionen im Dokument. Sind keine vorhanden erscheint folgende Hinweismeldung:

0164 – Direktzugriff - Hinweismeldung

Beschreibung der Ausführungsphase

Hier wird die Nutzung der Funktion Direktzugriff aus Sicht des Benutzers (PC-Bedieners) beschrieben.

Was im Dokument vorbereitet sein muss

Das Word-Dokument muss an entsprechender Stelle spezielle Kodierungen *&Feldname enthalten. Als „Feldname" ist dann jeweils der gewünschte Name des Feldes aus der IBM i-Datei in GROSSBUCHSTABEN angegeben. Die Textzeile

Name: *&KANAM1

würde in der Ausführungsphase z.B. durch

Name: Toolmaker Hotline ersetzt werden.

Was der Benutzer tun muss

Aus der Sicht des Benutzers sind folgende Schritte erforderlich (dabei wird davon ausgegangen, dass eine Word-Dokumentvorlage bereits die kodierten Feldnamen enthält und der Bediener weiß, wie die Zugriffskonfiguration für das Dokument heißt).
Das Vorlagedokument öffnen, z. B.:

0124 - Vorlagedokument

Auf das Symbol Direktzugriff klicken, es erscheint das folgende Fenster.

0074 – Ausführen Direktzugriff

Kunde

Über ODBC werden bei der IBM i die Datensätze mit dem eingegebenen Kunden angefordert.

Ausgabedatei

Der Name des zu erstellenden Worddokumentes wird hier eingetragen. Der Dokumentenname setzt sich wie folgt zusammen: Dokument_000.doc, wobei 000 eine fortlaufende Nummer ist, die automatisch erstellt jedoch jederzeit geändert werden kann. Das Originaldokument bleibt erhalten.

Nach Klick auf "OK" werden die Inhalte eingemischt und das fertige Dokument angezeigt:

0125 – fertig gemischtes Dokument

Mögliche Konfigurationsfehler

Kommt bei Ausführung eines DWMRG-Befehls nachstehende Hinweismeldung, so wurde noch keine gültige Datenbankkonfiguration eingetragen und auch noch keine ODBC-Treiber installiert..

0200 – Meldung bei fehlendem ODBC-Treiber

Eine gültige Datenbankkonfiguration ist auszuwählen. Beschreibung der Definition siehe separates Unterkapitel Konfiguration Direktzugriff.

0201 – Konfiguration Datenbankdefinition

directword und Microsoft Excel

Eingeschränkt wurden auch Funktionen in MS-Excel implementiert. Im Gegensatz zur Textverarbeitung müssen die Funktionen der Tabellenkalkulation einmalig an jedem Arbeitsplatz (PC) konfiguriert werden. Führen Sie dazu die nachfolgend beschriebenen Schritte aus.

Starten Sie Microsoft Excel und öffnen Sie über Extras-Add-In-Manager... den Dialog des AddIn-Managers für erweiterte Excel-Funktionen.

0075 - Excel Add-In-Manager

Wählen Sie über „Durchsuchen" die Add-In-Vorlage directword.xla aus dem Verzeichnis in das Sie directword installiert haben.

0076 - Auswahl directword.xla

Bestätigen Sie den Dialog. Beantworten Sie alle Anfragen von Microsoft Excel und beenden Sie das Programm.

Um zu prüfen ob die Installation erfolgreich war, starten Sie in einer Terminal-Emulation das Beispiel CALL BEISP0290.