Inhaltsübersicht

Archive sind die logische Ebene auf der zusammengehörige Dokumente gespeichert werden (z.B. Lieferscheine, Rechnungen, Buchungsbelege). Archive sind auch die Ebene auf der eine Suche/Recherche stattfindet.

0335 – directarchiv – Archive

Volume / Gruppenvolume

Archive werden einem Volume bzw. einem Gruppenvolume zugeordnet. Fallen für ein Archiv sehr große Datenmengen an und es werden deshalb für die Archivierung viele Volumes benötigt, so ist es sinnvoll, diese Volumes zu einem Gruppenvolume zusammenzufassen. Somit wird ein Archivierungsvorgang bei einem evtl. vollen Volume automatisch mit dem nächsten Volume fortgesetzt.

Archive Kontextmenü

Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (Archive) geöffnet werden.

0162 – Archive - Kontextmenü

Archive erstellen

Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen ein Archiv zu erstellen ist. Mit den Archiven wird festlegt, auf welches Volume beim Archivierungsvorgang geschrieben werden soll.

0047 – Archive erstellen

Archiv - Eingabe eines eindeutigen Namens für das zu erstellende Archiv (max. 20 Zeichen).

Beschreibung - Eingabe einer Beschreibung für das zu erstellende Archiv (max. 40 Zeichen). Das Icon 0250 zeigt an, dass für diesen Parameter eine Textkonstante in den Übersetzungen vorhanden ist.

Symbol - Damit Archive oder Sammelrecherchen optisch besser voneinander getrennt werden können, ist es möglich, einem Archiv oder einer Sammelrecherche ein Symbol zuzuordnen. Die Grafiken sind unter /toolmaker/directarchiv/directweb/htdocs/symbols abzulegen. In der Auswahl stehen die abgelegten Dateien zur Verfügung.

Einige Beispiele:

0

Das ausgewählte Symbol wird in der Arbeitsanzeige angezeigt.

0201 – Archiv Symbol keine Auswahl

0202 – Archiv Symbol document.pgn

0203 – Archiv Symbol doc.png

0204 – Archiv Symbol klipper_doc.png

Datenträger-Gruppe verwenden - Bei Aktivierung werden nur die vorhandenen Gruppenvolumes zur Auswahl angezeigt.

Datenträger-Gruppe - Hier wird bestimmt, ob das zu erstellende Volume einem Gruppenvolume zugeordnet werden soll. Wurde Datenträger-Gruppe verwenden aktiviert, so muß das entsprechende Gruppenvolume, dem das Volume zugeordnet werden soll, ausgewählt werden.

0251 – Auswahl der Datenträger-Gruppe

Indexierung Warteschlange - Warteschlangen können indexiert werden. Die Definition eines Indexeintrages erfolgt unter directarchiv – Indexierung. Die erstellten Indexeinträge werden zur Auswahl angeboten.

0383 – Indexierung Warteschlange

keine Auswahl: Es erfolgt keine Indexierung der Warteschlange.

Archivdateien löschen nach - Bei der Archivdefinition kann ein Verfallszeitraum für Archivdokumente in Tagen angegeben werden. Alle "alten" Dateien können mit dem Befehl DLTARCDOC gelöscht werden.

Versionsverwaltung - Über die Versionsverwaltung wird die Ablage alter Dokumente gesteuert. Erfolgt die Archivierung eines neuen Dokumentes, das bei der Archivierung denselben Index erhält, so kann hier festgelegt werden, was mit dem alten Dokument geschehen soll.

Für die Versionsverwaltung können folgende Auswahlen getroffen werden:

Gültige Werte:

Keine Versionsprüfung: Es erfolgt keine Versionsprüfung bei der Archivierung. Ein bereits vorhandenes Dokument mit demselben Index wird gelöscht, das bedeutet auch, dass das Dokument nur einmal archiviert ist.

Alte Versionen löschen: Es werden ältere Versionen des zu archivierenden Dokumentes gelöscht. Es kann die Anzahl der Alt-Versionen die im Archiv verbleiben sollen, angegeben werden.

Anzahl der Alt-Versionen im Archiv - Sollen alte Versionen im Archiv gelöscht werden, dann kann hier die Anzahl der verbleibenden Alt-Versionen eines Archivdokumentes festgelegt werden. Gültige Werte sind von 0 – 99999.

Alte Versionen als Subdokument: Es werden ältere Versionen des Dokumentes als Subdokument angelegt. Somit kann jederzeit die Veränderung eines Dokumentes nachvollzogen werden.

Mit Versionsnummer archivieren: Bei der Archivierung erhält jedes Dokument eine Versionsnummer, d.h. bei jedem Archivierungsvorgang wird die Versionsnummer um 1 erhöht. Zusätzlich ist anzugeben, wie viele Altversionen im System verbleiben sollen.

0253 – Mit Versionsnummern archivieren

Versionsprüfung erfordert Indizes

Wenn Sie hier einen anderen Wert, als "Keine Versionsprüfung" wählen, dann muss konfiguriert werden, wie sich der eindeutige Schlüssel zusammensetzt, der für die Versionsprüfung verwendet werden soll.

Markieren Sie deshalb die dafür benötigten Indizes unter Rechter Mausklick → Indizes als "Index für die Versionsprüfung"

Signatur Konfiguration - Ein Archiv kann mit oder ohne Signatur der Dokumente definiert werden. Die digitale Signatur ermöglicht das Feststellen der Unversehrtheit eines archivierten Dokumentes. Sollte ein signiertes Dokument im Archiv manipuliert werden, ist dies bei eingeschalteter Signaturprüfung bei jeder Anzeige eines Dokumentes sichtbar. Soll eine Signaturprüfung erfolgen, so stehen die Signaturen, die unter directarchiv - Dienste - Signatur definiert wurden, zur Auswahl.

0254 – Archiv erstellen - Signatur Konfiguration

Dokumente signieren ab Datum - Hier kann ein Datum ausgewählt werden, ab wann die Dokumente signiert werden sollen. Es ist möglich, ein Datum in der Vergangenheit auszuwählen, dann werden die Dokumente nachsigniert.

0255 – Dokumente signieren ab Datum

Signatur bei jedem Lesezugriff prüfen - Bei Aktivierung erfolgt bei jedem Lesezugriff eine Signaturprüfung.

Index Berechtigungen für jeden Datensatz prüfen - Bei Aktivierung wird jeder Datensatz der Indexberechtigung unterzogen, bevor dieser zur Anzeige kommt. Die Indexberechtiung wird bei der Archivanlage - Indizes festgelegt.

Achtung: Dieser Parameter beeinflusst die Performance!

E-Mails archivieren - Hier wird die Verarbeitung der E-Mails gesteuert. Eine E-Mail kann als Hauptdokument archiviert oder nicht archiviert (verwerfen) werden.

0336 - Archiv erstellen – E-Mail archivieren

E-Mail Anhänge archivieren - Hat eine E-Mail einen Anhang, so wird dieser mit der E-Mail als E-Mail Anhang mit archiviert. Wie die Archivierung erfolgen soll, kann wie folgt gesteuert werden:

0186 - Archiv erstellen – E-Mail Anhänge archivieren

Gültige Werte sind:

In E-Mail belassen: Ein E-Mail Anhang wird bei der E-Mail belassen und mit archiviert.

Als Subdokument: Ein E-Mail Anhang wird separat als Subdokument archiviert.

Als Hauptdokument: Ein E-Mail Anhang wird separat als Hauptdokument archiviert.

Beispiel: In E-Mail belassen

Das Beispiel zeigt eine archivierte E-Mail mit Anhang. Die E-Mail wird als Hauptdokument angelegt. Es wird kein Subdokument erstellt.

0484 - Archiv erstellen – E-Mail Anhänge archivieren – In E-Mail belassen

Bei Anzeige der archivierten E-Mail kann mit Klick auf den Anhang (Anlagen) dieser ebenfalls angezeigt werden.

0338 - Archiv erstellen – E-Mail Anhänge archivieren – In E-Mail belassen

Beispiel: Als Subdokument

Hat eine E-Mail einen Anhang, so wird dieser bei der E-Mail Archivierung als Subdokument archiviert. Das Subdokument wird in der Listanzeige als Icon angezeigt und kann mit Klick geöffnet werden.

0339 - Archiv erstellen – E-Mail Anhänge archivieren – Als Subdokument

In der Anzeige erscheinen zwei Dokumente. Das erste ist die Signatur, das zweite ist der Anhang der E-Mail.

0341 - Archiv erstellen – E-Mail Anhänge archivieren – Als Subdokument – Anzeige

Beispiel: Als Hauptdokument

Bei dieser Auswahl wird die E-Mail, der Anhang und die Signatur (falls vorhanden) jeweils bei der Archivierung als Hauptdokument angelegt.

0342 - Archiv erstellen – E-Mail Anhänge archivieren – Als Hauptdokument

Eingehend Ausgehend Intern

Hier erfolgt die Steuerung welche Mails archiviert werden. Bei Aktivierung der entsprechenden Checkbox für den Mailtyp erfolgt die Archivierung der Mail.

Indexing Exit Programm - Die Indexierung kann in einem separaten Programm erfolgen. Dieses ist hier mit Bibliotheks- und Programmnamen anzugeben. Dieses Programm wird bei Indexerstellung angestoßen.

Sie finden Beispiel-Quellen für Indexierung-Exit Programme in der Quelldatei DIRARC/QRPGLESRC, z.B. DA_SAMEXT.

Parameterleiste für das Indexing-Exit Programm

 *-----------------------------
 * Deklarationen
 *-----------------------------
D  idxnam         s             10    dim(99)                              index names                  
D  idxval         s             90c   dim(99) varying                      index values unicode varying 


 *-----------------------------
 * Parameter
 *-----------------------------
c     *entry        plist                                                                                      
c                   parm                    archiv           20            Archive name                        
c                   parm                    mode             10            Mode *WRITE, *UPDATE, *AFTER, *INDEX
c                   parm                    totidx            5 0          Total number of index fields        
c                   parm                    idxnam                         Index Names                         
c                   parm                    idxval                         Index values in unicode             
c                   parm                    errmsg          250            Return error message                
c                   parm                    caller           20            Caller                              
 *                                                                         *IFSMON     IFS monitor             
 *                                                                         *ARCSTMF    ARCSTMF command         
 *                                                                         *EDTARCDOC  EDTARCDOC command       
 *                                                                         *UPDIDXRCD  UPDIDXRCD command       
 *                                                                         *CPYOFL     Copy offline index      
 *                                                                         *HTTP       HTTP server dialog      
 *                                                                         *IDXQUE     Index Queue Indexing

Archiv ändern - Reiter "Allgemein"

0288 – Archiv ändern Reiter Allgemein

Beschreibung - Eingabe einer Beschreibung für das zu erstellende Archiv (max. 40 Zeichen). Das Icon 0250 zeigt an, dass für diesen Parameter eine Textkonstante in den Übersetzungen vorhanden ist.

Symbol - Damit Archive oder Sammelrecherchen optisch besser voneinander getrennt werden können, ist es möglich, einem Archiv oder einer Sammelrecherche ein Symbol zuzuordnen. Die Grafiken sind unter /toolmaker/directarchiv/directweb/htdocs/symbols abzulegen. In der Auswahl stehen die abgelegten Dateien zur Verfügung.

Datenträgergruppe verwenden - Bei Aktivierung werden nur die vorhandenen Gruppenvolumes zur Auswahl angezeigt.

Hinweis

Die Feldbeschreibung toggelt je nach Auswahl von Datenträger-Gruppe nach Datenträger.

0761 – Auswahl Datenträger-Gruppe verwenden

Wird die Checkbox nicht aktiviert so werden nur die Datenträger, die keinem Gruppenvolume zugeordnet ist, zur Auswahl angezeigt.

0762 – Keine Auswahl Datenträger-Gruppe verwenden

Indexierung Warteschlange - Warteschlange für die Ergänzung von Indexdaten über die Manuelle Indexierung verwalten

Bedingung - Definition unter welchen Bedingungen ein neu archiviertes Dokument zur manuellen Indexierung gegeben werden soll. Insbesondere, wenn wichtige Indizes fehlen.

Archivdateien löschen nach - Bei der Archivdefinition kann ein Verfallszeitraum für Archivdokumente in Tagen angegeben werden. Alle "alten" Dateien können mit dem Befehl DLTARCDOC gelöscht werden.

Versionsverwaltung - Für die Versionsverwaltung können folgende Auswahlen getroffen werden:

0185 - Versionsverwaltung

Keine Versionsprüfung: Es erfolgt keine Versionsprüfung bei der Archivierung.

Alte Versionen löschen: Es werden ältere Versionen des zu archivierenden Dokumentes gelöscht.

0252 – Alte Versionen löschen

Anzahl der Alt-Versionen im Archiv: Sollen alte Versionen im Archiv gelöscht werden, dann kann hier die Anzahl der verbleibenden Alt-Versionen eines Archivdokumentes festgelegt werden. Gültige Werte sind von 0 – 99999.

Alte Versionen als Subdokument: Es werden ältere Versionen des zu archivierenden Dokumentes als Subdokument angelegt.

Mit Versionsnummer archivieren: Bei Aktivierung werden die Dokumente mit Versionsnummern archiviert, d.h. bei jedem Archivierungsvorgang wird die Versionsnummer um 1 erhöht.

0253 – Mit Versionsnummern archivieren

Versionsprüfung erfordert Indizes

Wenn Sie hier einen anderen Wert, als "Keine Versionsprüfung" wählen, dann muss konfiguriert werden, wie sich der eindeutige Schlüssel zusammensetzt, der für die Versionsprüfung verwendet werden soll.

Markieren Sie deshalb die dafür benötigten Indizes unter Rechter Mausklick → Indizes als "Index für die Versionsprüfung"

Signatur Konfiguration - Hier wird festgelegt, welche Signaturkonfiguration diesem Archiv zu Grunde gelegt wird. Zur Auswahl stehen die Konfigurationen, die in der Verwaltung unter Signatur definiert wurden.

0254 – Signatur Konfiguration

Dokumente signieren ab Datum - Hier kann ein Datum ausgewählt werden, ab wann die Dokumente signiert werden sollen. Es ist möglich, ein Datum in der Vergangenheit auszuwählen, dann werden die Dokumente nachsigniert.

Signatur bei jedem Lesezugriff prüfen - Bei Aktivierung erfolgt bei jedem Lesezugriff eine Signaturprüfung.

Index Berechtigungen für jeden Datensatz prüfen - Bei Aktivierung wird jeder Datensatz einer Indexberechtigung unterzogen, bevor dieser zur Anzeige kommt. Die Indexberechtiung wird bei der Archivanlage - Indizes festgelegt.

Achtung: Dieser Parameter beeinflusst die Performance!

E-Mails archivieren - Hier wird die Verarbeitung der E-Mails gesteuert. Eine E-Mail kann als Hauptdokument archiviert oder nicht archiviert (verwerfen) werden.

E-Mails Anhänge archivieren - Hier wird festgelegt wie die Verarbeitung von E-Mail Anhängen erfolgen soll.

0186 - Priorität

Gültige Werte sind:

In E-Mail belassen - Ein E-Mail Anhang wird bei der E-Mail belassen und mit archiviert.

Als Subdokument - Ein E-Mail Anhang wird separat als Subdokument archiviert.

Als Hauptdokument - Ein E-Mail Anhang wird separat als Hauptdokument archiviert.

Eingehend (Ausgehend / Intern) - Hier erfolgt die Steuerung welche Mails archiviert werden. Bei Aktivierung der entsprechenden Checkbox für den Mailtyp erfolgt die Archivierung der Mail.

Index Exit Programm - Die Indexierung kann in einem separaten Programm erfolgen. Dieses ist hier mit Bibliotheks- und Programmnamen anzugeben. Dieses Programm wird bei Indexerstellung angestoßen.

Beispiel: Anzeige vorhandener Indexing Exit Programme mit Klick auf den Suchen-Button

0479 - Indexing Exit Programm

Archiv ändern - Reiter "Suche"

0130 – Archiv ändern Reiter Suche

Anzahl Filterfelder nebeneinander

Hier wird die Anzahl der nebeneinander stehenden Filterfelder angegeben. Zulässige Werte sind von 1 – 5.

Beispiel: Anzahl Filterfelder nebeneinander 1.Die Filterfelder Job Name, Datum und Archivdatum stehen untereinander.

0131 – Anzahl Filterfelder nebeneinander 1

Beispiel: Anzahl Filterfelder nebeneinander 3. Die Filterfelder Kunde, Name und Archivdatum stehen nebeneinander.

0132 – Anzahl Filterfelder nebeneinander 3

Suche nach Datum

Die Suche nach Datum kann nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen, d.h. die Trefferliste ist abhängig, wo der Suchstring eingegeben wurde.

Folgende Suchoptionen stehen zur Verfügung:

0051 – Suche nach Datum

Gültige Werte:

Suche im normalen Filter - Hier erfolgt die Suche nur nach den Eintragungen im normalen Filter.
Suche im erweiterten Filter - Hier erfolgt die Suche nur nach den Eintragungen im erweiterten Filter.
Keine Suche möglich - Nach dem Datum kann nicht gesucht werden.

Standard Sortierindex

Hier wird der Index eingetragen, nach dem die Sortierung erfolgen soll. Zur Auswahl stehen alle Felder, die bei der Indexierung definiert wurden.

Standard Sortierrichtung

Als Sortierrichtung kann auf- bzw. absteigend gewählt werden. Der Standard ist aufsteigend.

Archiv ändern - Reiter "Ausgabe"

Bei der Konfiguration von Archiven wird im Reiter für die Ausgabe festgelegt, ob die Spalten für Seiten, Archivdatum, Version, Notiz, Subdokumente, Signatur und Qualitätsmerkmal für Volltextsuche in der Trefferliste angezeigt werden sollen. Über diese Parameter kann somit der Spaltenaufbau konfiguriert werden.

0289 – Archiv ändern Reiter Ausgabe

Wurde bei der Archivdefinition eine Versionsverwaltung ausgewählt, so erscheint zusätzlich „Versionsinfo in Trefferliste" zur Auswahl.

Archivdefinition:

0527 - Archivdefinition

0344 - Archiv ändern Ausgabe Versionsinfo in Trefferliste

Trefferliste nur bei gefilterter Suche anzeigen

Bei Aktivierung findet vor der Anzeige eine Filterung nach gültigen Einträgen statt. Beim ersten Aufruf wird nur ein leeres Grid angezeigt. Ist dieser Parameter deaktiviert werden bei Klick auf das Archiv die Dokumente angezeigt.

Erstanzeige bei aktivierten Parameter:

0529 – Trefferliste nur bei geflterter Suche anzeigen

Erstanzeige bei nicht aktivierten Parameter:

Seitenanzahl in Trefferliste

Bei Aktivierung wird die Seitenzahl angezeigt.

0290 Archiv anzeigen Seitenanzahl in Trefferliste

Archivdatum in Trefferliste

Bei Aktivierung wird das Archivdatum angezeigt.

0291 - Archiv anzeigen Archivdatum in Trefferliste

Versionsinfo in Trefferliste

Bei Aktivierung wird die Versionsinfo angezeigt. Dieser Parameter erscheint nur, wenn das Archiv über den Parameter Versionsverwaltung Mit Versionsnummer archivieren angelegt wurde.

0292 - Archiv anzeigen Versionsinfo in Trefferliste

Notizinfo in Trefferliste

Bei Aktivierung wird eine Notizinfo angezeigt.

0293 - Archiv anzeigen Notizinfo in Trefferliste

Subdokumentinfo in Trefferliste

Bei Aktivierung werden die Subdokumente angezeigt.

0294 - Archiv anzeigen Subdokumente in Trefferliste

Signaturinfo in Trefferliste

Bei Aktivierung wird die Signaturinfo angezeigt.

0295 - Archiv anzeigen Signaturinfo in Trefferliste

Thumbnail Konfiguration

Hier wird definiert, ob und welche Thumbnail Konfiguration zur Darstellung der archivierten Dokumente in einem Archiv verwendet werden soll.

0384 – Thumbnail Konfiguration

keine Auswahl

Es wird keine Thumbnail Darstellung verwendet.

Auswahl einer Definition

Es wird eine in directarchiv – Dienste – Thumbnail definierte Konfiguration zur Darstellung des Dokumentes ausgewählt.

Vorschau in der Trefferliste

Bei Aktivierung erfolgt eine Vorschau auf das Dokument in der Trefferliste mit den eingestellten Werten.

Vorschau-Bildgröße in Trefferliste

Eingabe einer Bildgröße in Pixel. Standardwert: 50 Pixel

Vorschau bei Mouseover

Bei Aktivierung erfolgt eine Vorschau auf das Dokument, sobald man mit der Mouse über das archivierte Dokument fährt.

0480 – Vorschau bei Mouseover

Vorschau-Bildgröße bei Mouseover

Eingabe einer Bildgröße in Pixel. Standardwert: 300 Pixel

Hinweis: Dieser Wert wird nur bei der Erstellung des Thumbnail berücksichtigt. Bereits erstellte Thumbnails ändern ihre Größe nicht.

Archiv ändern - Reiter "Scannen"

Dokumente können über einen Scanvorgang durch Barcodeindexierung in ein Archiv übernommen werden. Es müssen die für den Scanvorgang in das Archiv entsprechenden Definitionen festgelegt werden.

Im Reiter Scannen gibt es die Möglichkeit eine Kofax- und eine Barcode-Indexdefinition zu hinterlegen. Es ist eine mehrfache Hinterlegung von Kofax-Definitionen und Barcode-Indexdefinitionen möglich, um eine 1:n Beziehung zwischen Archiv und Scandefinitionen zu erreichen. Es erfolgt eine Berücksichtigung dieser 1:n Beziehung beim Verarbeiten gescannter Dokumente.

0134 – Archiv ändern Scannen

KOFAX Dokumentenklasse Prefix

Die Verarbeitung von Dokumenten wird in Klassen zusammen gefasst (z.B. Eingangsrechnungen) und als Dokumentenklasse abgespeichert. Hier erfolgt die Zuordnung einer in Kofax definierten Dokumentenklasse zu einem Archiv.

Archiv für Barcode Indexierung

Bei Aktivierung ist für das Archiv Barcode Indexierung möglich.

Barcode Type

Es gibt eine Vielzahl von unterschiedlichen Barcode Typen. Ein entsprechender Type muss für das Archiv festgelegt werden.

0135 – Barcode Type Teil 1

0136 - Barcode Type Teil 2

Prüfziffer validieren

Hier kann bestimmt werden, ob bei der Archivierung die Prüfziffer validiert (geprüft) werden soll.

Prüfziffer entfernen

Hier kann bestimmt werden, ob bei der Archivierung die Prüfziffer entfernt werden soll.

Barcode Prefix Prüfung

Hier kann für die Archivierung eine Barcode Prefix Prüfung eingestellt werden. Der eingetragene Prefix muss mit dem Barcode Prefix übereinstimmen.

Barcode Suffix Prüfung

Hier kann für die Archivierung eine Barcode Suffix Prüfung eingestellt werden. Der eingetragene Suffix muss mit dem Barcode Suffix übereinstimmen.

Maximale Anzahl Seiten pro Dokument

Hier kann eine maximale Anzahl von Seiten (1 – 9999) pro Dokument eingestellt werden. Leer = keine Beschränkung (Default). Hat ein Dokument mehr Seiten als hier angegeben wird, so wird der Scanvorgang nach dieser Seite beendet.

Barcode Inhalt in Index 1-4

Wenn der Barcode lang gestaltet ist, so können die ersten Stellen als Prefix für das Dokument oder Firma verwendet werden.

z.B. Es werden vom Kunden die Stellen 5 bis 8 als Substring zur eindeutigen Identifikation als Prefix herausgelesen.

0323 – Archiv Scannen Barcode

Weiteres Beispiel: Auftragsnummer & -position aus Barcode:

Index 1 = Auftragsnummer

Index 2 = Positionsnummer

Formel

Zu jedem Index kann eine Formel für einen Substring, der für den Index benötig wird, angegeben werden.

0481 - Archiv Scannen Barcode Formel

Dateien in PDF konvertieren

Bei Aktivierung wird das gescannte Dokument in PDF konvertiert und dann abgelegt.

PDF/A erstellen

Hier erfolgt die Einstellung für das PDF/A. Mögliche Einstellungen sind:

0137 – PDF/A erstellen

Papiergröße

Bei der Papiergröße sind alle gängigen Werte auszuwählen.

0138 – Papiergröße

PFD Formular Seite 1

Hier kann ein bereits angelegtes .PDF-Formular für die Anzeige der ersten Seite eines archivierten Dokumentes angegeben werden. Dies ist erforderlich, wenn die Anzeige des archivierten Dokumentes in einem Formular erfolgen soll, denn die Archivierung erfolgt ohne Formular. Die auswählbaren Formulare werden über die Formulardefinition Archiv - Formulare gesteuert.

0050 – PDF Formulare für Anzeige 1.Seite

PDF Formular Folgeseiten

Hier kann ein bereits angelegtes PDF-Formular für die Anzeige der Folgeseiten eines archivierten Dokumentes angegeben werden. Dies ist erforderlich, wenn die Anzeige des archivierten Dokumentes in einem Formular erfolgen soll, denn die Archivierung erfolgt ohne Formular. Die auswählbaren Formulare werden über die Formulardefinition Archiv - Formulare gesteuert.

0482 – PDF Formulare für Anzeige Folgeseiten

Archiv ändern - Reiter "SQL Join"

Hier werden die Join-Bedingungen für die Archive, die miteinander verknüpft werden sollen, festgelegt.

0386 - Archiv ändern SQL Join

SQL Join Befehl

Eingabe eines gültigen SQL-Befehls für die Verknüpfung von zwei bzw. mehreren Archiven.

Archiv ändern - Reiter "Volltextsuche"

Volltextsuche über IBM OmniFind

Für die Volltextsuche verwendet directarchiv das IBM Lizenzprogram 5773-OMF, "OmniFind". Dieses muss installiert und konfiguriert sein. Bitte beachten Sie dazu die Seite IBM OmniFind einrichten und verwalten.

Hier werden die Parameter für die Volltextsuche festgelegt.

Volltextsuche aktivieren - Bei Aktivierung kann eine Volltextsuche im Archiv erfolgen.

OCR-Monitor-Definition - Auswahl einer OCR-Monitor-Definition. Diese wurde unter DirectArchiv - Dienste - OCR-Monitor angelegt.

OCR-Konvertierung ab Datum - Eingabe eines Datums, ab wann eine OCR-Konvertierung erfolgen soll.

Volltextsuche über Textsuchfeld - Bei Aktivierung wird über ein Textsuchfeld die Volltextsuche gesteuert.

Volltextsuche über sep. Eingabefeld - Hier wird mit entsprechender Auswahl die Volltextsuche gesteuert.

Gültige Werte sind:

Suche im normalen Filter Hier erfolgt die Suche nur nach den Eintragungen im normalen Filter.
Suche im erweiterten Filter Hier erfolgt die Suche nach den Eintragungen im erweiterten Filter.
Keine Suche möglich Bei Aktivierung ist mit diesem Index keine Suche möglich.

Art der Indexierung - Hier wird die Art der Indexierung festgelegt.

Gültige Werte sind:

Linguistische Suche (linguistic)Das Suchwort wird um die Wortform erweitert, somit wird die Trefferliste erhöht.
Exakte Wortsuche (precise)Der Index muß genau übereinstimmen.
Phonetische Suche (Ngram)Beim Eintippen des Suchwortes ist man nicht an die exakte Schreibweise gebunden, d.h. fehlerhafte Eingaben werden erkannt und alternative Schreibungen vorgeschlagen.

Sprache - Auswahl der Sprache mit der die Volltextsuche durchgeführt werden soll.

CCSID der Textdatei - Auswahl der CCSID der Textdatei.

Die CCSID der Textdatei hängt davon ab, welches Tool die OCR durchführt.

Zum Beispiel liefert das Produkt OmniPage (Hersteller: Kofax, zuvor: Nuance) ASCII-Dateien mit der CCSID 1252 ab.

Reiter "Volltextsuche" - Eigenschaften-Fenster

Im Anzeigemodus werden noch weitere Daten angezeigt:

Datei für Volltextsuche - Bibliothek und Name der physischen Datenbankdatei mit den Indexdaten

Volltext Dokumente gesamt - Anzahl der Dokument und Seiten, die für die Volltextsuche indexiert sind

Noch nicht konvertiert - Anzahl der Dokument und Seiten, die für die Indexierung zur Volltextsuche vorgesehen sind, aber noch nicht indexiert sind

Anzahl nicht indexierter temp. Textdateien - Anzahl Dokumente und Seiten die $QSTRSC

Anzahl indexierter temp. Textdateien - Anzahl Dokumente und Seiten die $QSTRSC

Index-Verzeichnis - Name des OmniFind-Indexverzeichnisses, weitere Informationen hierzu siehe: Die OmniFind-Installation verifzieren (adminTool.sh)

Index-Name - Dieser Name findet sich an zwei Stellen wieder

in den OmniFind - Indexverzeichnissen (siehe Die OmniFind-Installation verifzieren (adminTool.sh))
in der Index-Bibliothek (Standardname: DIRARCIDX) befinden sich eine PF und 2 LF, deren Name mit diesen Zeichen endet.
- Z.B. für den Index 0018ACAD gibt es die Dateien:
  - DF0018ACAD - PF-DTA
  - IF0018ACAD - LF
  - FF0018ACAD - LF

Archiv ändern - Reiter "Fax/E-Mail"

Hier werden die Parameter für Fax/E-Mail-Versand festgelegt.

SQL Abfrage zur Suche der Fax-Nr. - Eingabe der SQL Abfrage zur Extraktion einer gültigen Faxnummer aus einer Datenbankdatei.

SQL Abfrage für Unterlassungswert Fax-Nr. - Eingabe der SQL Abfrage zur Definition eines Unterlassungswertes für eine gültige Faxnummer. Die generierte Faxnummer wird dann als Empfänger E-Mail-Adresse automatisch beim Versenden des Dokumentes per E-Mail eingetragen.

Datenbank - Angabe wo die Datenbank auf die sich die SQL-Abfrage bezieht, vorhanden ist (z.B. IBM i, SQL-Server). Als Default wird die lokale Datenbank verwendet.

SQL Abfrage zur Suche der E-Mail-Adresse - Eingabe der SQL Abfrage zur Extraktion einer gültigen E-Mail-Adresse.

SQL Abfrage für Unterlassungswert E-Mail-Adresse - Eingabe der SQL Abfrage zur Definition eines Unterlassungswertes für eine gültige E-Mail-Adresse. Die generierte E-Mail-Adresse wird dann als Empfänger E-Mail-Adresse automatisch beim Versenden des Dokumentes per E-Mail eingetragen.

Datenbank - Angabe wo die Datenbank auf die sich die SQL-Abfrage bezieht, vorhanden ist (z.B. IBM i, SQL-Server). Als Default wird die lokale Datenbank verwendet.

Archive kopieren

Archive können jederzeit kopiert werden. Erforderlich ist ein neuer Archivname. Beim Kopiervorgang werden die Archivdefinitionen mit den dazugehörigen Indizes kopiert. Die Archivinhalte werden nicht kopiert.

0227 – Archiv kopieren

Platzverbrauch der Archive ermitteln (IFS)

Der Speicherort der Archivdaten ist bei den Einheiten hinterlegt:

directarchiv → Verwaltung → Einheiten

In den meisten Fällen werden die Dokumente im IFS der IBM i abgelegt

In den meisten Fällen werden die Dokumente im IFS der IBM i gespeichert.

Der Parameter Pfad enthält die IFS-Pfad in dem die Daten gespeichert werden.

Hier: /Toolmaker/DirectArchive/Volumes

Hinweis: Ob das IFS tatsächlich auf Ihrem System verwendet wird, das ist bei den Datenträgern hinterlegt - directarchiv → Verwaltung → Datenträger

Der Parameter "Einheit" enthält die EInheit, hier "IFS".

Mit einem SQL-Select kann man den verwendeten Plattenplatz ermitteln.

Im obigen Beispiel wäre das:

select sum(DATA_SIZE)
from table(QSYS2.IFS_OBJECT_STATISTICS('/Toolmaker/DirectArchive/Volumes','YES','*ALLSTMF'))

Der Pfad muss dabei natürlich an das angepasst werden, was bei der Konfiguration der Einheit definiert wurde.

Archive löschen

"Neuanfang" für ein Archiv

Es gibt Situationen, in denen möchte man die Definitionen, die man in der Testphase für Archiv gemacht hat, behalten, aber die Testdaten entfernen. In solch einem Fall empfiehlt es sich, das Archiv zu kopieren und der Kopie eigene, neue Datenträger zuzuordnen. Beim Kopieren werden alle Definitionen, Indizes, etc. mitkopiert, jedoch nicht die archivierten Dokumente.

Indizes

Indizes sind das Kernelement von directarchiv. Zu jedem archivierten Dokument werden automatisch einige "Grunddaten" gespeichert: Typ des Dokumentes, Anzahl Seiten, Wann und von wem archiviert.

Darüber hinaus müssen weitere, indviduell angepasste Attribute definiert und als Index hinzugefügt werden. Welche das sind, ist bestimmt durch den Zweck des Archivs und die darin enthaltenen Dokumente. Zum Beispiel Rechnungsnummer, Auftrag, Kundennummer, Datum etc.

Bei der Anzeige eines Archivs erscheinen die Indizes als Spalten der Tabelle und sie werden als Suchfelder angezeigt. Die Art der Anzeige, des Suchfeldes, der Gültigkeitsprüfung usw. ist wiederum individuell pro Index konfigurierbar.

Indexdaten werden auf IBM i gespeichert und beim Anlegen der Archive automatisch angelegt und verwaltet. Das hat den Vorteil, dass auch aus IBM i Anwendungen ein archiviertes Dokument oder eine Trefferliste angezeigt werden kann. Außerdem ist immer die Möglichkeit gegeben Indexdaten nach erstmaliger Archivierung um zusätzliche Daten zu ergänzen (z.B. zuerst nur Belegnummer, nach dem Buchen dann ergänzen um Rechnungsnummer, Datum, Kundennummer, Betrag, …).

Wenn die Indizes für ein Archiv definiert sind, dann muss einmal die Indexdatei dafür angelegt werden.

Für besonders häufig verwendete Suchbegriffe können eigene Zugriffspfade angelegt werden. Das beschleunigt die Suche.

Indizes werden für jedes Archiv individuell angelegt, "passend" zu den Dokumenten, die in dem Archiv gespeichert sind. Sie werden per rechtem Mausklick auf das Archiv und dann der Auswahl "Indizes" im Kontextmenü aufgerufen:

In diesem Fenster kann mit "Erstellen" ein neuer Index für das Archiv angelegt werden oder eine bestehnde Definition überarbeitet werden.

Beim Überabeiten einer Index-Definition stehen die folgenden Auswahlen im Kontextmenü zur Verfügung:

Ändern
Kopieren
Umbenennen
Anzeigen
Löschen
Archive verwalten#Werteliste
Verknüpfungen
Archive verwalten#Berechtigungen
Gruppieren

Registerkarte "Allgemein"

Folge - Gibt es mehrere Einträge bei den Indizes, so erhöht sich die Folge standardmäßig um 10. Dieser Defaultwert kann jederzeit geändert werden.

Beschreibung - Hier kann ein beschreibender Text zum Index hinterlegt werden (max. 30 Zeichen).

Überschrift - Hier kann ein alternativer Text für die Überschrift eingegeben werden.

Index für Versionsprüfung - Bestimmt, ob dieser Index bei der Versionsverwaltung verwendet werden soll, um zu bestimmen, ob ein zu archivierendes Dokument eine Dublette eines bestehenden Dokumentes ist.

Alle Indizes, die gemeinsam den eindeutigen Begriff für die Versionsprüfung ergeben müssen hier angekreuzt werden.

Indextyp - Datentyp, Länge und weitere Angaben zur Definition des Index

frei definiert - Art und Länge des Indizes werden manuell in den nächsten zwei bzw. drei Feldern (Typ, Länge, Dezimalstellen) eingetragen

Bei einem frei definiertenIndex sind die folgenden Angaben erforderlich:

Art - Datenart des Indizes

Folgende Arten stehen zur Auswahl:

Länge - Es kann eine Indexlänge von 1- 90 Zeichen eingegeben werden. Standardwert ist 5.

Dezimalstellen - Handelt es sich um einen numerischen Index, so können noch Dezimalstellen für den Index festgelegt werden.

Standard Index - Es wird ein Indextyp verwendet, der in den Stammdaten definiert wurde. Art, Länge, etc. ergeben sich aus dessen Eigenschaften

Weitere Informationen zur Verwaltung von Indextypen in den Stammdaten unter diesem link.

Service Programm - Programm für diesen Index

In einem Service Programm kann eine

Gültigkeitsprüfung für Indexwert
Darstellung des Indexwertes (z.B. Kundennr. immer linksbündig)
Suchfunktion für den verwendeten Index

ausgeführt werden. Es wird mit HTML-Code geantwortet.

Funktionsname - Dem Service Programm kann ein Funktionsname zugeordnet werden.

Registerkarte "Eingabe"

Hier sind die Parameter für die Index Eingabe festzulegen. Die Anzeige der Parameter ist abhängig von den Indexart numerisch oder alphanumerisch.

Alphanumerischer Index

Indexwert änderbar - Hier wird festgelegt, ob ein Indexwert änderbar ist.

Eingabe erforderlich - Hier wird festgelegt, ob immer eine Eingabe (Pflichtparameter) für den Indexwert erforderlich ist. Ist dies der Fall, dann erscheint in einer Auswahlliste keine Auswahl nicht.

Unterlassungswert - Defaultwert für diesen Index

Dieser Wert wird dann verwendet, wenn kein Wert für einen Index angegeben wurde. Der Wert ist nur dann sichtbar, wenn der Parameter Eingabe erforderlich deaktiviert ist.

Letzte Eingabe sichern - Vom Benutzer eingegebenen Wert speichern

Bei manueller Indizierung werden oftmals gleichartige Dokumente archiviert. Deshalb ist es sinnvoll pro Benutzer die zuletzt vergebenen Indexwerte eines Archives zu speichern und beim nächsten Archivierungsvorgang wieder vorzugeben.

Wird ein anderes Archiv ausgewählt, wird für dieses geprüft ob gespeicherte Indexwerte für dieses Archiv und diesen Anwender gespeichert sind und wieder vorgetragen.

Die gespeicherten Indexwerte werden für jeden Archivierungsvorgang aktualisiert, d.h. es wird immer der zuletzt veregebene Wert gespeichert.Beim Ändern von Indizes kann der letzt verwendete Wert zur Wiederverwendung gesichert werden.

Groß-/Kleinschreibung - Hier wird die Berücksichtigung der Schreibweise für den Indexwert bestimmt.

Gültige Werte sind.

Großschreibung: Der Indexwert berücksichtigt nur Großschreibung
Kleinschreibung: Der Indexwert berücksichtigt nur Kleinschreibung
Groß- und Kleinschreibung: Der Indexwert berücksichtigt Groß- und Kleinschreibung

E-Mail Attribut übernehmen - Auslesen eines E-Mail-Attributes in diesen Index

Beim Archiviern von E-Mails ist es möglich, Attribute des Mails in Indizes zu übernehmen. Das hier ausgewählte E-Mail-Attribut wird in den Index geschrieben

Gültige Werte sind:

SQL zur Gültigkeitsprüfung - Mit einer SQL-Abfrage kann der Indexwert auf Gültigkeit überprüft werden.

Formel zur Gültigkeitsprüfung - Eine Gültigkeitsprüfung für den Index kann auch mit einer Formel durchgeführt werden.

KOFAX Indexname - Bei der Integration mit KOFAX-Programmen erforderlich

Numerischer Index