Inhaltsübersicht

Für die Verwaltung von directarchiv stehen folgende zentrale Parameter zur Verfügung:

• System
• Einheiten
• Volumes
• Indextypen

0232 – directarchiv Verwaltung

System

Hier werden einmalig allgemeine Systemeinstellungen, Lizenzen und Volltextsucheparameter angezeigt bzw. eingetragen.

System Allgemein

Allgemeine Systemeinstellungen geben Informationen über das verwendete directarchiv System.

0003 – Systemeinstellungen Allgemein

Version - Anzeige der installierten Version von directarchiv.

Aktuelle Objekt ID - Die Objekt ID zeigt die Anzahl der archivierten Dokumente an. Diese Anzeige entspricht der intern zuletzt verwendeten Objekt ID.

Pfad - Anzeige der Pfades auf dem directarchiv installiert ist.

SQL Collection (LIB) für Index DBs - Hier wird der Name der Index-Bibliothek eingetragen. Der Objektname für die Indexdatei selbst wird vom System generiert (Default DIRARCIDX).

• Zugriffe protokollieren - Bei Aktivierung erfolgt eine Protokollierung der Zugriffe auf die archivierten Dokumente.
• Verzeichnisse für Remote Server automatisch erstellen - Bei Aktivierung werden Verzeichnisse bei Remote Zugriff automatisch erstellt.
  Alle Unterverzeichnisse, die im IFS unter QNTC abgelegt bzw. erstellt wurden, werden nach einem IPL beim ersten Zugriff auf QNTC wieder erstellt.

Version für PDF-Dateien - Gibt die Version der zu erstellenden PDF-Datei an. Dies ist eine interne Version die nach außen Acrobat Reader 5,6,7,8,9 darstellt.

• „Jeder" automatisch den Berechtigungen hinzufügen - Bei Aktivierung erhält der Benutzer "Jeder" automatisch Leserechte auf ein Archiv/Global Link wenn diese neu erstellt werden.
  Wird das Flag nicht gesetzt, so wird der Benutzer nicht automatisch berechtigt.
• Formular definiert Seitengröße - Bei Aktivierung wird die Seitengröße des Archivdokumentes über das hinterlegte Formular festgelegt.

Horizontale Ausrichtung der Formulare - Hier wird die horizontale Ausrichtung der Formulare festgelegt. Folgende Ausrichtungen sind möglich: Links, Mitte, Rechts.

Vertikale Ausrichtung der Formulare  - Hier wird die vertikale Ausrichtung der Formulare festgelegt. Folgende Ausrichtungen sind möglich: Oben, Mitte, Unten.

Skalierung der Formulare  - Hier wird die Skalierung der Formulare festgelegt.Folgende Möglichkeiten sind wählbar: Clip, Meet, Slice, Nofit.

0765 – Skalierung der Formulare

Weitere Erläuterungen für das Ausrichten der Formulare siehe http://www.barrierefreies-webdesign.de/knowhow/pdf-screenreader/7-versionen-pdf.html

Fax Exit-Programm - Zur Unterstützung der Faxfunktion ist hier das Fax Exit-Programm einzutragen.

System Lizenzen

Grundsätzlich werden Lizenzen nur bei Recherche geprüft. Damit wird verhindert, dass bei Auslauf einer Lizenz die Archivierung von Dokumenten weiter möglich ist. Somit kommt es zu keinem Datenverlust. Es ist nur das Anzeigen, Prüfen bzw. Suchen von Dokumenten nicht möglich.

In den Systemeinstellungen von DIRARC wird angezeigt, welche Lizenzen vorhanden sind.

Für directarchiv gibt es folgende Lizenzen:

• ARC - Basis / Benutzerlizenzen für Verwaltung und Recherche
• FTX - Volltextsuche
• IDX - Manuelle Indexierung
• NOT - Archivierung von E-Mails aus Lotus Notes
• SCN - Barcodeindizierung gescannter Dokumente
• SGN - Elektronische Signatur

Serien-Nr. des Systems - Anzeige der Seriennummer des Systems.

Modell-Nr. - Anzeige der Modellnummer des Systems.

Prozessor-Feature - Anzeige des Prozessor-Feature. Den unterschiedlichen Modellen einer IBM i-Reihe sind bestimmte Prozessor-Features zugeordnet.

Logische Partition - Anzeige der Partition des Systems auf welcher directarchiv installiert ist. Die Lizenz überprüft auch die logische Partition wo das Produkt installiert ist, wenn eine Partition im Lizenzcode vorgegeben wurde.

directarchiv Benutzerlizenzen - Bei den Benutzerlizenzen wird die Anzahl der vorhandenen Lizenzen angezeigt. Diese Lizenz ist abhängig von der Anzahl der Benutzer.

NCI-Scanning/Barcode Indexierung - Scanning wird beim IFS Monitor geprüft und ist bis zum angegebenen Datum möglich. Für NCI-Scanning/Barcode Indexierung ist nur eine Systemlizenz erforderlich.

NCI-Scanning/Manuelle Indexierung - Scanning wird beim IFS Monitor geprüft und ist bis zum angegebenen Datum möglich. Für NCI-Scanning/Manuelle Indexierung ist nur eine Systemlizenz erforderlich.

Volltextsuche - Eine Volltextsuche ist bis zum angegebenen Datum möglich. Für eine Volltextsuche ist nur eine Systemlizenz erforderlich.

Elektronische Signatur - Eine elektronische Signatur ist bis zum angegebenen Datum möglich. Für eine elektronische Signatur ist nur eine Systemlizenz erforderlich.

Lotus Notes Integration - Für eine Lotus Notes Integration ist nur eine Systemlizenz erforderlich.

System Volltextsuche

directarchiv unterstützt eine Volltextsuche. Hierfür muss der DB2 Text Extender installiert sein. Siehe separates Kapitel DB2 Text Extender.

DB2 Text Extender Installation - Ist der DB2 Text Extender installiert, erschient folgende Anzeige: Es wurde eine Installation gefunden.

Umgebungsvariablen für DB2 Text Extender - IMOCONFIGSRV, IMOCONFIGCL, NLSPATH - Die Pfadangaben sind nur informativ. Sie zeigen an, wo der DB2 Text Extender vom System installiert wurde.

Status des Service - Der DB2 Text Extender kann mit dem Button gestartet bzw. beendet werden.

Einheiten

Die Basis zur Aufnahme der archivierten Dokumente (nicht die Indexdaten, die liegen immer in der o.g. Bibliothek) stellen Einheiten dar.

Archivdokumente können logisch aus Sicht der iSeries im IFS, physisch jedoch in IFS-Verzeichnissen, DVDROM Laufwerken, iSeries Jukeboxen, Blue Ray Discs, Novell Servern, Windows Servern oder Unix Servern abgelegt werden.

Zuerst muss/müssen die Einheit(en) angelegt werden, in der die Dokumente gespeichert werden sollen.

0008 – Einheiten verwalten

Einheiten Kontextmenü

Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (Einheiten) geöffnet werden:

0468 – Einheiten - Kontextmenü

Einheit erstellen

Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen eine Einheit zu erstellen bzw. zu ändern ist. Es können beliebige Einheiten mit wahlfreien Größenzuordnungen angelegt werden, die sich an die Größe der physischen Einheiten anlehnen.

Hinweis: directarchiv unterstützt auch den neuen Datenträgertyp BlueRay (abgekürzt BD). Es gibt derzeit BlueRay-Disk mit 1 Layer (25GB) und 2 Layern (50GB). Weitere sollen folgen mit 100 GB (4 Layer) und 200 GB (8 Layer). Es wird auch zwischen BD-RAM und BD-RW unterschieden, vergleichbar mit DVD-RAM und DVD-RW.

Einheit - Name der Einheit (max. 10 Zeichen)

Beschreibung - Beschreiung der Einheit (max. 40 Zeichen). Beschreibung ist ein Unicode-Feld.

Einheitentyp - Auswahl eines vorgegebenen Einheitentypes. Folgende Einheitentypen werden unterstützt:

• IBM i  - 
• DVDROM -
• IFS -
• JUKEBOX -
• Novell -  
• (Windows) Server -  
• UNIX -
• BDROM1 -
• BDROM2 -

Hinweis: In Version 1.0 wird nur der Einheitentyp IFS unterstützt.

Pfad - Angabe des IFS-Pfades in dem die Dokumente gespeichert werden sollen.

Einheit erstellen Auswahl Pfad

Hinweis: Archivdaten sind nur Dokumente. Indexdaten werden in IBM i Datenbanken gehalten!

Beschreibbares Medium - Bei Aktivierung wird festgelegt, dass es sich nicht um ein ladbares sondern um ein beschreibbares Medium handelt, d.h. es muss nicht geprüft werden, ob ein Medium eingelegt ist.

WORM (Write Once Read Many) - Bei Aktivierung wird festgelegt, das dieses Medium nur ein Mal beschrieben, aber immer gelesen werden kann.

Ladbares Medium - Handelt es sich um ein ladbares Medium so ist zu beachten, dass auch ein Medium (z.B. DVD) eingelegt ist.

Max. Größe Volume (MB) - Hier ist die max. Größe des Volumes einzutragen. Standartwert ist 4500 MB.

Max. Größe Verzeichnis - Mit Verzeichnissen wird das Medium in logische Einheiten unterteilt. Ausgangswert ist der Wert, der in die max. Größe Volume eingetragen ist. Standardwert ist 10.

Benutzer - Eintrag des Benutzers für den der Zugriff auf diese Einheit erlaubt ist. Greift ein entfernter Benutzer auf eine Einheit zu, so findet ein Abgleich mit dem eingetragenen directweb-Benutzer statt. und die Berechtigung wird für die Dauer des Zugriffes entsprechend umgelegt.
Standardmäßig wird der Benutzer *JOB eingetragen.

Einheit Eigenschaften

Mit dieser Auswahl aus dem Kontext werden die Eigenschaften einer Einheit angezeigt.

0470 – Einheit Eigenschaften

Datenträger

Die nächste Ebene nach den Einheiten stellen die Datenträger dar. Ein Datenträger ist als Unterteilung der Einheit zu sehen. Datenträger können in Gruppen verbunden werden.

Datenträger sind Definitionen, die dazu da sind, Archivdaten in Mengen zu organisieren, die später auf optische Datenträger archiviert werden können (z.B. 4,5 GB = DVD). Innerhalb der Datenträger werden automatisch Verzeichnisse angelegt um eine überschaubare Anzahl von Dokumenten auf einem Datenträger zu speichern.

0010 – Datenträger verwalten

Datenträger - Name des Datenträger.

Beschreibung - Beschreibender Text für den Datenträger.

Datenträger-Gruppe - Hier wird angezeigt, welcher Datenträgergruppe der Datenträger zugeordnet wurde.

Grup.Vol.Folge - Jeder Datenträger, der einer Datenträger-Gruppe zugeordnet wurde, hat eine Gruppenvolumefolgenummer. Diese Folgenummer legt die Reihenfolge der Datenträger in ihrer Verwendung fest.

Dokumente - Es wird die Anzahl der archivierten Dokumente pro Datenträger ausgegeben.

Größe - Es wird die Größe des belegten Platzes eines Datenträgers in MB bzw. KB ausgegeben.

Verwendung - Der belegte Platz eines Datenträger wird grafisch und in Prozent (%) ausgegeben. Die farbliche Unterscheidung (blau, grün, gelb, rot) in der Darstellung hängt vom belegten Speicherplatz ab:

• Blau - bis 30 % des Speicherplatzes sind belegt
• Grün - bis 70% des Speicherplatzes sind belegt
• Gelb - bis 90% des Speicherplatzes sind belegt
• Rot - mehr als 90 % des Speicherplatzes sind belegt

Einheit - Ausgabe des verwendeten Speichermediums.

Datenträger Kontextmenü

Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (Datenträger) geöffnet werden:

0469 – Datenträger Kontextmenü

Datenträger anzeigen

Anzeige aller Definitionsmerkmale eines Datenträgers:

0192 – Datenträger anzeigen

Datenträger erstellen/ändern

Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen ein Datenträger zu erstellen bzw. zu ändern ist.

0011 – Datenträger erstellen

Datenträger - Eingabe eines eindeutigen Namens für den zu erstellende Datenträger (max. 12 Zeichen).

Beschreibung - Eingabe einer Beschreibung für den zu erstellende Datenträger (max. 40 Zeichen).

Einheit - Auswahl einer bestehenden Einheit. Diese muss vorher unter Einheiten angelegt worden sein.

Datenträger-Gruppe - Datenträger-Gruppe ist eine logische Zusammenfassung mehrerer Datenträger. Datenträger werden in sog. Datenträger-Gruppen zusammengefasst.

Datenträger-Gruppe Folge-Nr. - Datenträger-Gruppe Folge greift nur für Schreiben, d.h. beim Archivierungsvorgang wird überprüft, ob noch genügend Speicherplatz zur Verfügung steht. Ist dies nicht der Fall, so wird der nächste zu verwendende Datenträger anhand der Datenträger-Gruppen Folge-Nr. ausgewählt.

Max. Größe Datenträger - Eingabe der max. Größe für den Datenträger in Megabyte. Standardwert 4500 MB.

Max. Größe Verzeichnis - Ein Datenträger wird in Verzeichnisse unterteilt. Eingabe der max. Größe für das Verzeichnis in Megabyte. Standardwert 10 MB

Dateien in Container speichern - Bei vielen Tausenden von Dokumenten ist es für das Betriebssystem einfacher einen Container zu handeln, als viele kleine Dokumente. Deshalb. die Option der Speicherung von Dateien in Containern

• Max. Größe eines Containers - Sollen Dateien in Container gespeichert werden, so ist die max. Größe eines Containers in MB anzugeben.

 Beispiel einer Daterträger-Definition mit Container

0472 – Volume-Definition mit Cointainer

Datenträger verwalten

Nachstehend einige Hinweise zur Administration der Datenträger.

Weiterverarbeitung bei vollem Datenträger

Ist ein Datenträger voll bzw. steht nicht mehr genügend freier Platz auf einem Datenträger für eine anstehende Archivierung zur Verfügung, so wird auf das nächste zur Verfügung stehende Datenträger (nächst höhere Folgenummer) geschrieben. Gibt es Datenträger mit gleichen Folgenummern, so wird anhand des Datenträgernamens in alphabetischer Reihenfolge der nächste Datenträger gewählt. Es erscheint eine Hinweismeldung an den Sysopr, dass ein Datenträgerwechsel stattgefunden hat und ein neuer Datenträger angelegt werden soll.

Indextypen

Mit definierten Indextypen kann eine Aus-/Eingabe einer Gültigkeitsüberprüfung, Listanzeige, Detailanzeige u.a. unterzogen werden

Hier eine Aufstellung erstellter Indextypdefinitionen mit den entsprechenden Merkmalen:

 
0012 – Verwaltung - Indextypen

Indextypen Kontextmenü

Wird der Cursor auf einen Listeintrag (grau) positioniert, so kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü zur Verwaltung des Listeintrages (Indextypen) geöffnet werden.

0495 – Indextypen Kontextmenü

Indextyp erstellen

Nachfolgend wird beschrieben, mit welchen Merkmalen ein Indextyp zu erstellen ist.

0013 – Indextyp erstellen

Indextyp - Hier ist ein eindeutiger Indextypname einzugeben (max. 10 Zeichen).

Beschreibung - Eingabe einer Beschreibung für den Indextypen (max. 30 Zeichen).

Das Icon zeigt an, dass der Text anhand des Eintrages in den Übersetzungen automatisch übersetzt wird.

Überschrift - Die Überschrift wird bei der Identifizierung des Indextypen angezeigt (max. 30 Zeichen).

Das Icon zeigt an, dass bei der Überschrift auch HTML-Code erlaubt ist (z.B. Liefer<br>schein).

Art - Hier ist der Indextyp zu bestimmen. Folgende Indextypen stehen zur Auswahl:

Länge - Die Länge des Feldes ist von 1 – 90 Zeichen möglich. Standartwert ist 10.

directweb SQL Abfrage - Bei den Indextypen können bereits definierte directweb - SQL Abfragen verwendet werden. Die im Beispiel aufgelisteten SQL Abfragen wurden in directweb unter SQL Abfragen definiert.

Groß-/Kleinschreibung - Handelt es sich beim Indextyp um ein Alpha-Feld, so kann definiert werden ob nur Groß-, Klein- bzw. Groß-/Kleinschreibung erlaubt ist.

Ausrichtung - Eine Ausrichtung des Feldes kann nach links, rechts bzw. zentriert erfolgen.

Wertebereich von / bis  - Handelt es sich um ein numerisches Feld, so kann ein gültiger Wertebereich für den Index vorgegeben werden.

Service Programm -  In einem Service Programm wird die Darstellung für den verwendeten Typ von einem Anwendungsprogramm mit Übergabeparameter ausgeführt und das Symbol exportiert. Es wird mit HTML-Code geantwortet.

0222 – Indextyp erstellen Service Programm

Funktionsname -Es kann ein Funktionsname (max. 30 Zeichen) für das Serviceprogramm vergeben werden.

SQL zur Gültigkeitsprüfung - Hier wird eine SQL-Anweisung zur Gültigkeitsprüfung eingegeben. Bei einer Gültigkeitsprüfung werden folgende Selektionsprüfungen unterstützt: =, <>, <=, =>, < und >.

Im Beispiel werden aus der Datei temp/K2GR nur die Kunden mit der Kundennummer 0 ausgelesen.

Formel zur Gültigkeitsprüfung - Hier kann eine Formel zur Gültigkeitsprüfung eingegeben werden.

Im Beispiel werden aus der Datei temp/K2GR die Kunden mit einer Kundennummer größer 100, kleiner 150 bzw. Kundennummer 190 ausgelesen.

Werteliste

Zu einem definierten Indextyp kann eine entsprechende Werteliste hinterlegt werden.

0039 – Werteliste Beispiel 1

0053 – Werteliste Beispiel 2

Werteliste Eintrag erstellen

Ein Eintrag in eine Werteliste zu einem definierten Indextyp ist mit folgenden Merkmalen zu erstellen.

0040 – Werteliste Eintrag erstellen

Wert - Eingabe eines eindeutigen Wertes für den Eintrag in die Werteliste.

Folge  - Gibt es mehrere Einträge in der Werteliste, so erhöht sich die Folge standardmäßig um 10. Dieser Defaultwert kann jederzeit geändert werden.

Beschreibung- Hier kann ein beschreibender Text zum Eintrag in der Werteliste hinterlegt werden (max. 40 Zeichen).

HTML für Listenausgabe - Hier kann entsprechender HTML-Code für die Listausgabe hinterlegt werden.

HTML für Detailanzeige - Hier kann entsprechender HTML-Code für die Druckausgabe hinterlegt werden.

IBM OmniFind Volltextsuch-Server

Volltextsuche für ein Archiv aktivieren

Damit die Volltextsuche in einem Archiv verwendet werden kann, muss sie für dieses Archiv aktiviert werden. Das Vorgehen hierfür ist auf der Seite IBM OmniFind beschrieben.

Starten/Stoppen der Volltextsuch-Server

Mit WOPiXX im Browser

Der Volltextsuch-Server wird in WOPiXX unter directarchiv --> Verwaltung --> System im Reiter Volltextsuche durchgeführt.

Damit wird die Volltextsuche gestartet für alle Archive, für die sie aktiviert ist, siehe Volltextsuche für ein Archiv aktivieren.

Status des Services - Zeigt den Status an

Mit dem Button rechts neben dem Status kann man den Server starten oder stoppen

Intern wird dabei die Procedur SYSPROC.SYSTS_START verwendet (siehe OmniFind Handbuch Seite 15).

Über den System i Navigator

Start / Stopp kann auch mit dem System i Navigator ausgeführt werden (siehe OmniFind Handbuch Seite 100 ff).

Mit dem Befehl CALL DIRARC/DASTRFTI

Hinzugefügt in Version 1.80, PTF 10

Wenn der IBM OmniFind Text Search Server nicht aktiv ist, werden bestimmte Funktionen für die Volltextsuche nicht ausgeführt. Durch ein unerwartetes Systemende kann es aber dazu kommen, dass die Konfiguration des Servers nach dem IPL eine Aktivität anzeigt, obwohl das Programm gar nicht läuft.

Dieses Programm DASTRFTI erlaubt es, den IBM OmniFind Text Search Server auch über einen Batchvorgang zu starten.

Verwaltung auf IBM i

Der Datenbereich (*DTAARA) DIRARC/DADTAARA

Verwaltung der Volltextsuche mit IBM OmniFind

Für diesen Bereich gibt es eine eigene Seite, auf die Befehle dafür beschrieben werden: IBM OmniFind einrichten und verwalten.

Exit-Programme DA_EXTDAT1 und DA_EXTDAT2

Verfügbar ab Version 1.80, PTF 11

Die Programme dienen zur Datumskonvertierung im Zusammenhang mit dem Export/Import von archivierten Dokumenten aus Infostore.

Sie können aber auch in anderen Fällen von Nutzen sein, wo numerische Indexfelder ein Datum im Format ddmmyyyy enthalten, das leider nicht ohne weiteres übernommen werden kann.

Wenn Sie diese Exit-Programme einsetzen möchten, dann sind drei Aktivitäten erforderlich:

1. Umwandeln der Quellen in die Objektbibliothek DIRARC

Die Quellen finden Sie in der Quelldatei DIRARC/QRPGLESRC.

DA_EXTDAT1 für den Archiv Level
DA_EXTDAT2 für den IFS-Monitor

Wenn Sie individuelle Anpassungen an den Quellen vornehmen möchten, dann kopieren Sie sie bitte in eine andere Bibliothek und ändern Sie sie dort. Anderenfalls wird sie bei einem erneuten Installieren des PTFs überschrieben und Ihre Anpassungen gehen verloren.

2. Namen der Indexfelder registrieren (*DTAARA-QGPL/DAIDXNAMES)

Da bei numerischen Werten die Eigenschaft Datum nicht eindeutig erkennbar ist, müssen die Namen der Indexfelder über eine Liste bekannt gemacht werden. Dies wird hier über einen externen Datenbereich gelöst.

Erstellen Sie den Datenbereich mit dem Befehl:

CRTDTAARA DTAARA(QGPL/DAIDXNAMES) TYPE(*CHAR) LEN(2000) TEXT('Arrays with IDX-Names for DA_EXTDAT1+2')

Es können bis zu 50 Namen mit fester Länge 10 in den Stellen 1-500 (also beginnendend jeweils an Stelle 1, 11, 21, 31, usw)  angegeben werden. Großschreibung ist erforderlich!

Beispiel: CHGDTAARA DTAARA(DAIDXNAMES (1 10)) VALUE(RECHDT) fügt das Feld RECHDT als erstes hinzu.

Die Bibliothek QGPL wird verwendet, damit der Datenbereich nicht von einer Update-Installation des Produkts DirectArchiv überschrieben wird.

3. Das oder die Exit-Programme hinterlegen

• In den Eigenschaften des Archivs muss als Indexing EXIT-Programm Bibliothek DIRARC mit Programm DA_EXTDAT1 angegeben werden. Dies sorgt dafür, dass das bei Verwendung des Befehls ARCSTMF das Datum des Indexfeldes RECHDT (Beispiel) von Format ddmmyyyy in yyyymmdd umgesetzt wird. ARCSTMF wird von INFOSTA bei der Übertragung von PC-Dateien in das DirectArchiv verwendet.

• In den Eigenschaften des IFS-Monitors muss als Indexing EXIT-Programm Bibliothek DIRARC mit Programm DA_EXTDAT2 angegeben werden. Dies sorgt dafür, dass das Datum des Indexfeldes RECHDT (Beispiel) von Format ddmmyyyy in yyyymmdd umgesetzt wird.