Inhaltsübersicht

Zielsetzung und Nutzen

Überall existieren heute Faxgeräte zum Senden und Empfangen von Dokumenten. Diese Geräte müssen aber manuell bedient werden und erfordern daher für den Sendevorgang Personal und Zeit. Neben dem zeitlichen Aufwand existiert häufig das Problem, dass z.B. eine kurze Computerliste formatmässig nicht direkt eingelesen werden kann und erst verkleinert auf DIN A4 umkopiert werden muss.

Directfax bietet hier im Bereich Fax-Versand die ideale Lösung. Nach Eingabe des gewünschten Textes und Auswahl des Empfängers ist der Vorgang für den Benutzer erledigt. Sein Fax wird wie gewünscht sofort oder in der Zeit des Nachttarifs automatisch an den Empfänger versandt. Wahlweise kann er sich eine Kopie für seine Unterlagen ausdrucken lassen.

Faxversand manuell und automatisiert - als Faxe oder als Emails

Manuell

Zu faxende Texte können mit dem integrierten Faxeditor (DFE),  SEU/400 (Quelleneingabeprogramm) oder einem beliebigen PC-Programm (wie z.B. Microsoft Word) erfasst werden.

Bereits vorhandene Spooleinträge (z.B. Computerlisten, automatisch erstellte Angebote) können ohne Änderung zusammen mit einem erläuternden Text als Fax versandt werden.

Faxe automatisch versenden

Das größte Rationalisierungspotential liegt heute im Bereich der automatischen Erstellung und Versendung von Dokumenten. Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Mahnungen, Avisierungen und viele andere Arten von Mitteilungen lassen sich ggf. nach Absprache mit den Geschäftspartnern per Fax versenden. Kein Personalaufwand ist für das Drucken, Separieren, Kuvertieren und Frankieren erforderlich, und die Faxkosten sind in der Regel auch noch niedriger als die Portokosten. Selbst hohe Anforderungen an Layout, Unterschriften und Sicherheit können erfüllt werden.

Mit der AutoFax-Funktion von directfax ist es möglich, Spooleinträge von Anwendungsprogrammen (z.B. Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Mahnungen, etc.) automatisch als Fax zu versenden. Es ist kein Programmieraufwand erforderlich, wenn die Druckausgabe entweder die Faxanwahl-Nr. oder einen Schlüssel (z.B. Kunden-Nr.) enthält, der benutzt werden kann, um die Faxanwahl-Nr. über einen Dateizugriff zu holen.

E-Mail Integration

Mit directfax können Dokumente auch per Email versandt werden. Es wird außerdem die Möglichkeit geboten, Eingangsfaxe manuell oder automatisch als elektronische Post weiterzuleiten. Das Faxdokument kann im Text-, TIF- oder PDF-Format an die Email angehängt werden. Es ist eine besondere Lizenz erforderlich.

Faxempfang und -verteilung

Es ist möglich, mit einem Modem ein Fax zu empfangen. Technisch gesehen liegt das empfangene Fax aber als Grafikdatei vor und kann nicht an einem normalen IBM i-Terminal angezeigt werden. Zur Anzeige ist entweder ein IBM-Bildschirm 3489 oder ein PC mit directfax/PC Software erforderlich. Zum Ausdruck eines solchen Spooleintrags ist ein PCL5-Drucker an der IBM i oder ein Drucker am PC erforderlich. Eingangsfaxe können automatisch gedruckt und bestimmten Mitarbeitern in die Eingangswarteschlange gestellt werden.

Layout-Steuerung

Über spezielle directfax-Steuerzeichen können im Faxtext verschiedene Schriften (Fonts) gewählt, Linien und Boxen gezeichnet, Grafiken beliebig positioniert und mit Text gemischt und sogar quer gefaxt werden. Diese als MIXEN bezeichnete Funktion läuft auf der IBM i ab und erfordert daher Rechenkapazität vom Prozessor.

Das Faxen von AFP- und PCL-Spooldateien sowie OFC-Dokumenten mit ADVSCS-Datenstrom ist möglich. Sämtliche Fontwechsel und Grafikeinfügungen werden erkannt und es werden die dafür bereitgestellten directfax-Fonts und -Grafiken eingefügt. Mittels eines Fontgenerators (Option) kann aus einem am PC speziell formatierten Dokument ein neuer directfax-Font generiert werden.

Directfax bietet die Möglichkeit, Formulare, unternehmenseigene Logos für den Faxkopf oder sogar Unterschriften zu integrieren. Die Logos sind als Grafikdaten auf der IBM i gespeichert. Wenn entsprechende Grafikdateien auf einem PC vorhanden sind, können diese über PC-IBM i-Verbindungen übernommen werden. Ein Logo kann auch von einem normalen Faxgerät an das Faxmodem gesendet und als Grafik übernommen werden.

Schnittstellen zu Archivierungssystemen

Ein- und Ausgangsfaxe können über eine optionale Archivschnittstelle an fremde Archivierungstools übergeben werden. Der grafische Faxinhalt (MIX-Fax) kann dabei in das TIF oder PDF Format konvertiert werden. Auch die Übergabe von Parametern ist an der Schnittstelle möglich. Es ist eine besondere Lizenz erforderlich.

Adressbestände integrieren

Vorhandene Faxnummern und Adressbestände in Benutzerdateien auf der IBM i können automatisch in die directfax Verwaltung übertragen (importiert) werden. Dabei kann gleichzeitig ein Faxverteiler (eine sogenannte Kurzwahlgruppe) aufgebaut werden. Diese kann wiederum dazu verwendet werden, Serienfaxe an Außenstellen, Lieferanten, Interessenten usw. zu versenden, wobei der Faxtext durch Steuercodes für Datenfelder individuell für jeden Empfänger angepasst werden kann.

Einheitengenaue Abrechnung

Beim Einsatz der Gebührenoption (nur mit ISDN-Geräten möglich) können die Telefonkosten einheitengenau registriert und kostenstellenmässig aufgelistet werden. Es ist eine besondere Lizenz erforderlich.

Welche Literatur gibt es noch?

IBM Handbücher zu den Themen
IBM i Bedienung
OfficeVision/400
ClientAccess/400
TCP/IP auf IBM i
SEU
Informationen zum IBM i Betriebssystemen
Informationen zu Windows

Hinweise/Verbesserungen zur Dokumentation

Schreibfehler

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Aktualität

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Screenshots

Die abgebildeten IBM i-Masken in diesem Handbuch entsprechen nicht immer dem tatsächlichen Layout, insbesondere was die Farbeinstellungen angeht.