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FAXMAIL ist eine Funktion, die Faxe als TIF oder PDF Anhang per Email versenden kann.

Lizenzfragen

Die Emailschnittstelle ist eine Zusatzfunktion innerhalb von directfax, die ab Version 5.xx zusätzlich erworben werden kann und ein besondere Lizenz auf der IBM i benötigt.

Hinweis: STRDIRFAX kann nicht ausgeführt werden, wenn in der Konfiguration (CHGFAXVAL) der Parameter EMAIL auf *YES und in der Mail-Konfiguration (CFGFAXMAIL) der Parameter MAILSYS auf *DIRECTFAX steht und keine Lizenz für FAXMAIL vorhanden ist.

Mit FAXMAIL hat directfax die Fähigkeit erhalten, Faxdokumente per Email über TCP/IP zu übertragen. Der Versand erfolgt nicht über das Faxmodem, sondern über einen vorhandenen Router oder einen Mailserver im Netz.

Ab directfax 4.01 existiert außerdem ein eigener SMTP-Client, so dass directfax nicht mehr auf den SMTP-Dienst der IBM i angewiesen ist.

Technische Voraussetzungen für Email

Wenn Sie Emails aus der IBM i senden wollen, muss die technische Infrastruktur dafür bereits vorhanden sein, sie wird nicht von Toolmaker geliefert. Sie benötigen einen Mailserver im LAN (z.B. Exchange Server) oder einen Provider im Internet.

Auf dem hausinternen Mailserver muss das anonyme Mailrouting (zumindest für den IBM i Host) freigeschaltet sein. Ab directfax 4.02 wird auch das Verfahren SMTP mit Authentifizierung unterstützt.

Hinweis:Emails können nicht per Faxmodem versendet werden.

TCP/IP konfigurieren

Den Router bzw. Mailserver müssen Sie mit PING erreichen können, andernfalls ist ein entsprechender Leitweg (*DFTROUTE) im CFGTCP Menüpunkt 2 erforderlich, der im Parameter NEXTHOP das Gateway zum benachbarten Netz bekannt macht.

Ein Domain Name Server ist in CFGTCP Menüpunkt 12 zu konfigurieren, wenn die Namen von Internet-Mailservern aufgelöst werden müssen (z.B. smtprelay.t-online.de). Als Internet-Adresse könnte dort z.B. die IP-Adresse des Routers oder z.B. 194.25.2.129 angegeben werden.

TLS 1.2

Die Provider gehen vermehrt dazu über, für SMTP als Verschlüsselungsprotokoll TLS 1.2 verpflichtend zu machen.Bitte prüfen Sie, ob das bei Ihnen der Fall ist.

TLS 1.2 wird von directfax ab Version 6.06 unterstützt. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite directfax und SSL / TLS 1.2 (Checkliste).

Email-Funktion aktivieren und konfigurieren

Aktivieren mit dem Befehl CHGFAXVAL EMAIL(*YES)

Mit CHGFAXVAL F4 F10 wird auf der 3. Seite im Parameter EMAIL mit *YES der directfaxEmail-Server aktiviert, der unter dem Jobnamen FAXMAIL im Subsystem directfax läuft.

Konfiguration der Email-Schnittstelle (CFGFAXMAIL)

Mit dem directfaxBefehl CFGFAXMAIL F4 werden die Grundeinstellungen vorgenommen.

0084 - Konfiguration Fax-Mail-Schnittstelle

Postmaster Email Adresse (POSTMSTR) - Geben Sie hier den Namen des Postmasters ein, der als Absendeadresse der versandten Emails dient. Beachten Sie die korrekte Syntax "Absendername" <Absender@Email-adresse.xxx> damit die Mail bei Unzustellbarkeit an den richtigen Absender zurückgesandt wird.#

Priorität (MAILPTY) - Hier steuern Sie wie verfahren werden soll, wenn beide Informationen Faxnummer und Email-Adresse vorhanden sind.

Gültige Werte sind:

*FAX - Vorzugsweise wird das Dokument per Fax versandt
*MAIL - Vorzugsweise wird das Dokument per Email versandt

Email Dateiart (MAILFMT) - Die Email kann entweder Textinformationen, oder Grafikinformationen enthalten. Steuern Sie hier, ob evtl. Textinformationen aus der IBM i in eine Grafik umgewandelt werden sollen, bevor die Sendung per Email verschickt wird.

Gültige Werte sind:

*TIFF - Das Fax wird in eine Grafik konvertiert und als Anhang geschickt
*TEXT - Das Fax wird als Text verschickt (sofern Textinformationen vorliegen). Die Textzeilen werden 1:1 in die Email übernommen. Attribute (Fett, Unterstreichung etc.) werden nicht unterstützt.

Grafikformat für Versand (GRFFMT) - Wenn das Fax in eine Grafik konvertiert wird, können Sie hier bestimmen welches Grafikformat benutzt wird.

Gültige Werte sind:

*TIFF - Es wird eine TIFF-Datei erzeugt
*PDF - Es wird ein PDF-Dokument erzeugt

PDF-Papierformat (PAPERSIZE) - Hier können Sie bei der Konvertierung in PDF die Papiergröße *A0, *A1... einstellen.

Reorg vor Email Versand (REORG) - Bevor Sie Telefaxe per Email versenden, können Sie optional die Reorganisation von Grafiken oder Eingangsfaxen mit diesen Parametern aufrufen.

Code Page spezifische Zeichen (CODEPAGCHR) - Um in multinationalen Umgebungen möglichst flexibel arbeiten zu können, wurden die entsprechenden Zeichen hierher ausgelagert und können vom Administrator gepflegt werden.

Email System (MAILSYS) - Hier können Sie einstellen, welches Mailsystem beim Versand von Telefaxen per Email benutzt wird.

Gültige Werte sind:

*DIRECTFAX - Die Server von directfaxwerden benutzt
*DIRECTMAIL - Die Server von DirectMail werden benutzt

Bei der Umstellung von *DIRECTFAX auf *DIRECTMAIL beachten Sie folgende Punkte:

a) Stellen Sie sicher, dass Sie für directmail die Option API lizenziert haben (ADDLIBLE DIRMAIL, DSPLICINFO *FULL)
a) Geben Sie ggf. im folgenden Parameter eine directmail-Mailbox an
b) Prüfen Sie die Vorlage für den Bodytext (siehe weiter unten: Teildatei ##EMAILTIFF in der Quelldatei ##COVER und andere): die maximale Zeilenlänge von 78 Zeichen darf nicht überschritten werden

DirectMail/400 Mailbox (MAILBOX) - Wenn MAILSYS(*DIRECTMAIL) angegeben ist, dann können Sie hier angeben, welche directmail-Mailbox für den Versand benutzt werden soll.

0085 - Konfiguration Fax-Mail-Schnittstelle 2. Seite

SMTP-Server (SMTPSRV) - Hier geben Sie den Namen des Mailservers an. Dies kann der Server eines Providers (z.B. smtprelay.t-online.de), ein hausinterner Mailserver (mailserver1) oder die IBM i (localhost) selbst sein. Der Sonderwert *AS400 wird zwar weiterhin unterstützt, aber nicht empfohlen, da keine Überwachung des ordnungsgemäßen Versands möglich ist.

TCP/IP Port für SMTP (SMTPPORT) - Eingabe der Portnummer für den Email-Versand.

Gültige Werte sind:

Zahl Portnummer
*SMTP Standard-Port 25 wird verwendet
*SMTPS Standard Port 587 SMTP over SSL

SSL verwenden (SMTPSSL) - Hier wird gesteuert, ob bei Email-Versand die SSL-Verschlüsselung verwendet werden soll.

Gültige Werte sind:

*NO Email-Versand ohne SSL-Verschlüsselung
*YES Email-Versand mit SSL-Verschlüsselung

SMTP AUTH Verfahren (SMTPAUTH) - Falls der Mailserver eine SMTP Authentifizierung (Anmeldung wie bei POP3) verlangt, kann hier das Anmeldeverfahren ausgewählt werden. *NONE bedeutet: Keine Authentifizierung. *AUTO überlässt es der Schnittstelle, das verwendete Verfahren zu ermitteln. Die anderen Parameterwerte *LOGIN, *PLAIN und *SCHLUND (1&1) geben das gewünschte Verfahren fest vor.

SMTP Benutzer (SMTPUSR) - Wenn eine Authentifizierung benutzt wird, kann hier der Benutzer- oder Kontoname für die Anmeldung angegeben werden.

SMTP Kennwort (SMTPPWD) - Wenn eine Authentifizierung benutzt wird, kann hier Kennwort zur Anmeldung angegeben werden.

Emails überholen Faxe ("Versandverteilung Pool")

Die Funktion "Versandverteilung Pool", sorgt dafür, dass Emails an den wartenden Faxen vorbeimanövriert werden.

Sie müssten aber auf Zeit- und Blitzfaxprioritäten verzichten.

Die Verteilung wird mit

CHGDTAARA DTAARA(DIRECTFAXF/FAXDTAARA (152 1)) VALUE(V)

aktiviert (danach das SBS restarten).

Arbeitsweise:

• Die Funktion Versandverteilung Pool prüft regelmäßig die Anzahl anstehender Faxe und Mails und vergleicht sie mit der freien Kapazität der einzelnen Leitungspools.
• Durch die Nutzung der Priorität Zeitfax (Pt=40 in WRKFAXSTS) wird ein Fax nach vorn geholt und kurz danach bearbeitet.
• Die Funktion greift nur, wenn sie mit 152=V eingeschaltet ist und nur bei normalen Faxen (weder bei Nachtfaxen/Pt=41-45 noch bei Faxen mit Zeitvorgabe/Pt=40 oder Blitzfaxen/Pt=20).
• Mails werden als extra Pool behandelt und bevorzugt nach vorn geholt.

Das Faxbanner in der PDF-Datei unterdrücken

Bei Faxmails ist es möglich, die automatisch generierten Faxbanner (Faxheader-Zeilen oben auf jeder Seite) zu löschen. Der Inhalt der TIF- oder PDF-Datei im Anhang der Mail enthält dann keinen Hinweis mehr auf directfax.

Hierfür muss im Datenbereich DIRECTFAXF/FAXDTAARA2 die Stelle 461 auf R gesetzt werden.

Standardtexte in Datei ##COVER

Bei einem Faxmail wird der Inhalt in einer TIF- oder PDF-Datei als Anhang an ein Mail gehängt. Den Body-Text des Faxmails können Sie in Quelldateien hinterlegen. Diese Standardtexte sind als Teildateien in der Datei DIRECTFAXF/##COVER hinterlegt.

In Bezug Faxmails sind dieses die folgenden Teildateien:

##EMAILTXT - Ausgangsfaxe als Text
##EMAILTIF - Ausgangsfaxe als TIFF
##EMAILINC - Eingangsfaxe
##EMAILGRF - Faxgrafiken

Spezielle Zeilen am Anfang der Teildatei EMAILTXT definieren die Separatoren innerhalb der Email, um die einzelnen Textabschnitte zu trennen:

STR: ========== directfax/400 =====================
SEP: ========== directfax/400 neue Seite ============
END: ========== directfax/400 Dateiende ============

Benutzerabhängige Texte

Sie können in der Bibliothek DIRECTFAXF für jeden Benutzer eine Datei mit dem Benutzernamen anlegen. Darin eine oder mehrere der ##EMAILxxx - Teildateien. In diesen benutzerspezifischen Dateien können Sie den Inhalt der Teildateien an die Notwendigkeiten des jeweiligen Benutzers anpassen.

Zum Ermitteln des Standardtextes beim Versenden eines Faxmails geht das System in dieser Reihenfolge vor:

1. Gibt es eine benutzerspezifische Datei mit der jeweils passenden Teildatei ##EMAILxxx? Wenn ja, dann wird diese genommen
   
2. wenn nein: hat dieser Benutzer in seinem directfax-Benutzerprofil ein Gruppenprofil zugeordnet? Wenn ja, dann wird geprüft, ob es für dieses Gruppenprofil eine Standardtext-Datei mit der entsprechenden Teildatei gibt (der Name von Gruppenprofile beginnt immer mit einem Dollarzeichen, z.B. $FIRMA1 - das Dollarzeichen wird beim Dateinamen weggelassen, der Dateiname wäre in diesem Fall also lediglich FIRMA1)
3. wenn nein: es wird die jeweilige Teildatei ##EMAILxxx in der Datei DIRECTFAXF/##COVER verwendet

Email-Versand aus directfax

Beim Faxen aus dem directfax Editor, aus Office Vision, SEU oder WRKSPLFAX im Fax Anwendermenü kann im Bild "Empfänger angeben" die Sicht mit F10 zur Eingabe einer Email-Adresse umgeschaltet werden.

Eine Anwendung kann beim Erstellen einer Spooldatei eine Steuerzeile mit Email-Adresse einfügen: ^FAX ^MAIL(hotline@toolmaker.de) . Das ^FAX ist wichtig und darf nicht weggelassen werden!

In AutoFax kann eine Email-Adresse statt einer Faxnummer aus der Spooldatei oder der Adressdatei entnommen werden.

Mit Auswahl 12 in WRKFAXSTS oder WRKINCFAX kann ein bereits existierendes Fax per Email verschickt werden.

Empfangene Faxe können durch die automatische Eingangsfax-Verteilung an eine Email-Adresse gesendet werden (Funktion *MAIL).

Absender-Email-Adresse

Die Adresse, die dem Empfänger eines Fax-Mails als Absender präsentiert wird, wird in 3 Stufen ermittelt:

1. Code ^MAILSND() in der Steuerzeile
2. Email-Adresse im Fax-Benutzerprofil des sendenden Benutzers (WRKFAXPRF)
3. "Postmaster"-Angabe im Befehl CFGFAXMAIL (Parameter POSTMSTR)

Betreffzeile Email

Die Betreffzeile der Email wird automatisch generiert, wenn kein Betreff übergeben wird.

• Beim DirectFaxEditor (DFE) wird die Teildateibeschreibung als Betreff verwendet (Länge 50 Stellen).
• Am PC kann das Feld Persönliche Anrede für einen Email-Betreff benutzt werden (max. 48 Stellen).
• Beim manuellen Email-Versand mit Auswahl 12=Mail muss der Betreff direkt in FAXMAIL eingegeben werden.
• Beim Versand von Spooldateien über OUTQ DIRFAXPRT mit ^FAX-Steuerzeile kann der Code ^REF( ) verwendet werden (max. 50 Stellen).

In Autofax gibt es eine Möglichkeit, einen variablen Betreff mit Daten aus der SPLF für die Email zu generieren (^REF). Diese werden im Abschnitt Betreffzeile Email auf der Seite AutoFax - Spooldateien automatisch und Programmierung faxen beschrieben

Besondere Hinweise

Microsoft 365 als SMTP-(Postausgangs-)Server

2024-09-12

Bitte beachten Sie, dass directfax die XOAUTH-Authentifizierung nicht unterstützt. Auf dem 365-Server muss die "BasicAuthentication" re-aktiviert werden.

Weitere Hinweise dazu: Umstieg des SMTP-Servers auf Microsoft (Office) 365

T-Online

Bei Verwendung von T-Online als Internet-Provider gibt es Einschränkungen im SMTP-Protokoll, die bei den meisten anderen Anbietern nicht auftreten. Z. B. kommen Test-Emails an die eigene Email-Adresse nicht an. Um überhaupt vernünftig arbeiten zu können, muss man sich einmalig bei T-Online auf der Service-Seite beim (leider nicht mehr kostenlosen) SMTP-Relayserver anmelden. Da sich die URL dieser Seite ändern kann, suchen Sie mit Google einfach nach: smtp relayserver t-online.de

Als Post-Router in den SMTP-Attributen verwenden Sie danach "smtprelay.t-online.de" verwenden.

Domain Name Service (DNS)

Damit ein Hostname aufgelöst (in eine IP-Adresse umgewandelt werden kann), muss im CFGTCP-Menü unter Punkt 12 die IP-Adresse eines DNS-Servers (z.B. 194.221.178.11 oder 194.25.2.129) angegeben werden. Wenn mit Router gearbeitet wird und dieser DNS unterstützt, kann auch die IP-Adresse des Routers angegeben werden. Als Suchpriorität sollte *LOCAL gewählt werden.

Temporäre Dateien

Während des Generierens der Emails werden temporäre Dateien in folgenden Verzeichnissen der IBM i angelegt und wieder entfernt:

QDLS/FAXTMPfür TIF Attachments (Anhänge)/FAXTMPfür MIME-Dateien (in älteren Versionen) /Toolmaker/DirectFax400/Temp (aktuelle Version)

Die Dateien erhalten einen Namen, der aus Job-Nr. und Zeit ermittelt wird. Sind die erwähnten Verzeichnisse im QDLS bzw. im IFS nicht vorhanden, werden sie von directfaxautomatisch erstellt.

Mail-Adresse und Priorität Fax/Mail

Bei Verwendung der ^FAX Steuerzeile beim automatischen Faxversand aus der OUTQ DIRFAXPRT kann über ^MAIL() die gewünschte Email-Adresse mitgegeben werden. Der Parameter ^MAILPTY(M) bestimmt bei gleichzeitiger Präsenz von Fax- und Mailadresse die Bevorzugung von M=Mail oder F=Fax.

In AutoFax kann ebenfalls eine Email-Adresse definiert werden. Um dies zu realisieren, wurde der Dialog zur Eingabe der Fax-Nr. aus Spooldatei (Funktion 6 im Untermenü Quelle für Fax-Nr. angeben) im Definitionsprogramm erweitert werden. Es ist zu beachten, dass jetzt zusätzlich die Auswahl Datenfelder im Menü Fax-Anwahl aufgerufen werden muss, um die Position der Fax-Nr. bzw. der Email-Adresse mittels Cursorpositionierung festzulegen.