Inhaltsübersicht

Das eigentliche Senden von Faxtexten wird durch ein Hintergrundprogramm erledigt. Es prüft regelmäßig die Faxwarteschlange und versendet die fälligen Faxe über das Faxmodem.

Tägliche Aufgaben

Routinemäßig sind einige Aufgaben zu erledigen.

Starten directfax (STRDIRFAX)

Nach Eingabe des Befehls STRDIRFAX (directfax starten) und Taste F4 oder dem Aufruf des entsprechenden Punktes im directfax Operatormenü (FAXOPR) wird das folgende Bild angezeigt.

Hinweise:

Soll directfax automatisch gestartet werden, darf in einem geeigneten Startprogramm (z.B. QSTRUP) lediglich der Befehl STRDIRFAX eingegeben werden, da die Parameter automatisch von der letzten manuellen Einstellung genommen werden. Es ist aber zu beachten, dass zum Zeitpunkt der Befehlsausführung das Subsystem QCMN bereits aktiv sein muss! Der automatische Start kann auch mit Hilfe des Befehls ADDFAXAJE in Verbindung mit dem Subsystem QBATCH erfolgen, wobei die Jobbeschreibung STRDIRFAX in Bibliothek DIRECTFAX verwendet wird.

Open

0028 - Anzeige directfax starten

Beschreibung der Parameter

Priorität Fax-Steuerprogramm (FAXPRTY)

Es wird die Job-Priorität 20 vorgeschlagen (möglich sind Werte zwischen 10 und 70). Sie bestimmt den Jobablauf im Vergleich zu anderen im System laufenden Programmen. Je kleiner die Zahl ist, um so bevorzugter wird das Faxprogramm vom Betriebssystem behandelt. Diese Zahl muss der Systemoperator als Verantwortlicher für den reibungslosen Jobablauf bestimmen.

Laufintervall (INTERVAL)

Hier wird die Sekundenzahl zwischen 05 und 30 vorgegeben, die das Faxprogramm wartet, bevor es die Faxsendewarteschlange erneut prüft. Je kleiner die Zahl ist, um so stärker wird das System belastet. Je größer die Zahl ist, um so länger kann es dauern, bis ein Blitzfax von der Maschine verschickt worden ist. Es wird 10 Sekunden vorgeschlagen.

Faktor für Spooldateitest (FAKTOR)

Es ist eine Angabe zwischen 0 und 95 möglich. Mit Spooldateitest ist die periodische Prüfung der virtuellen Druckerwarteschlange DIRFAXPRT gemeint, in die von Anwendungsprogrammen für den automatischen Faxversand bestimmte Dokumente und Listen gestellt werden können. Bei 0 wird keine Prüfung dieser Warteschlange durchgeführt, die Schnittstelle ist inaktiv. Der Faktor bestimmt die Häufigkeit, mit der die Prüfung auf zu versendende Faxe in der Warteschlange durchgeführt wird. Die Angabe 10 bedeutet z.B., dass nach jeweils 10 Laufintervallen einmal ein Auslesen der Warteschlange erfolgt. Es wird eine Faktor von 10 empfohlen. Näheres zu diesem Thema finden Sie im Kapitel "Automatisch SPOOL-Dateien faxen".

Der Faktor bestimmt auch die Häufigkeit, mit der ein möglicherweise aktiviertes DFI (directfax Interface) angesprochen wird.

Faktor für PC-Faxdateitest (PCFAKT)

Es ist eine Angabe zwischen 0 und 95 möglich. Mit PC-Faxdateitest ist die periodische Prüfung der Schnittstellendatei gemeint, in die vom PC aus für den Faxversand bestimmte Dokumente gestellt werden können. Bei 0 wird keine Prüfung der Datei durchgeführt, die Schnittstelle ist inaktiv. Je niedriger die Zahl ist, um so stärker wird die Maschine belastet. Eine Eingabe größer Null ist nur sinnvoll, wenn die kostenpflichtige Zusatzsoftware "PC-Anbindung" aktiviert ist (besonderes Kennwort erforderlich). Es wird im Bedarfsfall ein Faktor von 90 empfohlen. Vom PC überstellte Faxe werden via DTAQ direkt gemeldet, so dass eine sofortige Übernahme stattfindet. Eine periodische Prüfung ist daher nur in großen Abständen sinnvoll.

directfax Monitor starten (MONITOR)

Das Monitorprogramm ist eine Funktion innerhalb des FAXSTEUER-Programms. Es überwacht den Status des Sendeprogramms und der Faxleitung(en). Sollte das Sendeprogramm einmal hängen bleiben, kann das Monitorprogramm diesen Zustand erkennen und eingreifen. Beschreibung folgt weiter unten. Hier kann *YES oder *NO eingegeben werden. *YES aktiviert den Monitor.

Endezeit (wenn inaktiv) (CHKTIME)

Diese Parameter können wahlweise angegeben werden, um die automatische Faxübermittlung zu einer bestimmten Uhrzeit zu beenden. Die Zeit kann als ganze Zahl 4- oder 6-stellig mit oder ohne Trennzeichen eingegeben werden (Beispiele 2000 oder 20:00:00). Um wieder Faxe zu versenden, muss die Übermittlung zu gegebener Zeit mit STRDIRFAX wieder gestartet werden.

Zur autom. Beendigung des Faxprogramms stehen 2 Uhrzeitparameter zur Verfügung. Parameter CHKTIME (Endezeit wenn inaktiv) bestimmt die Uhrzeit, ab der das Faxprogramm endet, wenn nichts mehr zu faxen ist.

Parameter ENDTIME (Endezeit endgültig) bestimmt den Zeitpunkt, ab dem das Faxprogramm definitiv heruntergefahren wird. Es ergeben sich folgende Kombinationsmöglichkeiten:

CHKTIME + ENDTIME leer oder 000000:

Das Faxprogramm endet nicht automatisch. Der Befehl ENDDIRFAX oder ENDSBS DIRECTFAX kann zum Herunterfahren benutzt werden.

CHKTIME angegeben, ENDTIME leer oder 000000:

Das Faxprogramm endet automatisch, wenn innerhalb von 8 Stunden nach CHKTIME keine Faxe zum Versand bereit sind. (Über FAXDTAARA St. 51-52 kann eine andere Stundenzahl als 08 vorgegeben werden.)

CHKTIME leer oder 000000, ENDTIME angegeben:

Das Faxprogramm endet automatisch bei ENDTIME.

CHKTIME + ENDTIME angegeben, ENDTIME > CHKTIME:

Das Faxprogramm endet automatisch, wenn in der Zeit CHKTIME bis ENDTIME keine Faxe zum Versand bereit sind. Es endet endgültig bei ENDTIME.

Hinweis:

Ist CHKTIME erreicht, müssen mindestens 50 Intervalle (1 Intervall ca. 10 Sekunden/lt. STRDIRFAX) vergangen sein, nachdem das letzte Fax versandt wurde, bevor das automatische Ende wirksam werden kann. Dadurch wird die unproduktive Inaktivprüfung nur ca. alle 10 Minuten ausgeführt. (Über FAXDTAARA St. 53-54 kann in besonderen Fällen eine andere Intervallzahl zwischen 01 und 99 vorgegeben werden.)

Endauswahl (Befehl) (ENDOPT)

Es stehen 256 Zeichen Platz für einen Command zur Verfügung, der nach dem über die Uhrzeit gesteuerten Ende des Faxübermittlungsprogramms ausgeführt wird. Es kann sich dabei um einen MSG-Befehl oder einen SUBMIT-Befehl handeln. Der Command ist wahlweise.

Priorität Sendeprogramm (PTYSND)

Es wird die Job-Priorität 15 vorgeschlagen (möglich sind Werte zwischen 10 und 40). Das Sendeprogramm bedient direkt das Faxmodem und darf im Vergleich zu anderen im System laufenden Programmen nicht behindert werden. Je kleiner die Zahl ist, um so bevorzugter wird das Faxprogramm vom Betriebssystem behandelt. Wird die Zahl zu hoch gewählt (schlechte Priorität), kann es zu Störungen beim Faxversand kommen (Leitungs- und Kommunikationsstörungen durch mangelnde Datenversorgung des Faxmodems / Fehler "Host Underrun"). Auf chronisch überlasteten Systemen kann eine Priorität von 10 nötig sein!

Priorität SPL-Übernahmeprogr. (PTYSPL)

Es wird die Job-Priorität 50 vorgeschlagen (möglich sind Werte zwischen 20 und 90). Das SPL-Übernahmeprogramm prüft die OUTQ DIRFAXPRT und übernimmt von dieser Schnittstelle Textdokumente nach directfax.

Priorität Mixprogramm (PTYMIX)

Es wird die Job-Priorität 50 vorgeschlagen (möglich sind Werte zwischen 20 und 90). Das Mixprogramm mischt Grafiken und Textdokumente. Es nutzt dazu sehr rechenintensive MI-Routinen.

Priorität PC-Übernahmeprogramm (PTYPC)

Es wird die Job-Priorität 50 vorgeschlagen (möglich sind Werte zwischen 20 und 90). Das PC-Übernahmeprogramm prüft die directfax/PC-Schnittstelle und übernimmt von dieser PC-FAX-Grafikdateien nach directfax.

Priorität Email Sendeprogramm (PTYMAIL)

Es wird die Job-Priorität 50 vorgeschlagen (möglich sind Werte zwischen 20 und 90). Der Email-Server von directfax bereitet Faxdokumente für den Versand per Email vor und übergibt die Daten an das IBM i API.

Faxbox konfigurieren (CFGBOX)

Dies ist ein zusätzlicher Parameter, der erst nach Taste F10 und vorwärts blättern sichtbar wird und nur für die früher verwendete DCE Faxbox gilt.

Nach Eingabe der Parameter und Druck auf die Eingabetaste (Datenfreigabe) wird das Faxübermittlungsprogramm im Hintergrund gestartet.

Hinweis:Beim Start des directfax Subsystems wird die Jobwarteschlange DIRECTFAX in Bibl. DIRECTFAX mit CLRJOBQ bereinigt!

Stoppen directfax (ENDDIRFAX)

 

Stoppen directfax (ENDDIRFAX)

Mit dem Befehl ENDDIRFAX (directfax beenden) wird die im Hintergrund laufende automatische Faxübermittlung beendet. Von diesem Zeitpunkt ab werden solange keine zum Versand anstehenden Faxe mehr gesendet, bis directfax mit dem Befehl STRDIRFAX wieder gestartet wurde.

Bei Aufruf des Endebefehls kann eine Wartezeit von 60-999 Sekunden angegeben werden (Unterlassungswert ist 120 Sekunden = 2 Minuten). Ist das Faxsendeprogramm noch aktiv beim Übertragen von Faxen, bekommt es zunächst den Hinweis, keine weiteren Faxübertragungen zu beginnen. Spätestens nach Ablauf der Wartezeit erhält das Programm dann den Stoppbefehl. Nach Ablauf einer weiteren Wartezeit erfolgt ein sofortiger Abbruch des directfax Subsystems.

Hinweis

Die Wartezeit sollte insbesondere bei Verwendung von Mixfaxen nicht zu knapp bemessen werden, da die im directfax-Subsystem evtl. laufenden Mixjobs abnormal beendet würden. directfax kann aus CL-Programmen heraus auch durch ENDSBS DIRECTFAX oder PWRDWNSYS kontrolliert beendet werden.

Nach Ende neu starten kann mit einem separaten Parameter gesteuert werden.:\1001729

Überwachung der Faxleitung (Monitor)

 

Zur automatischen Überwachung kann das Monitorprogramm eingesetzt werden. Es läuft als Funktion innerhalb des Faxsteuerprogramms und prüft in regelmäßigen Zeitabständen den Zustand des Sendeprogramms und des Faxmodems. Sollte das Sendeprogramm im Status ICFW hängen bleiben, kann das Monitorprogramm eingreifen und versuchen, die Situation zu bereinigen.

Das Überwachungsprogramm kann durch *YES im Parameter MONITOR beim Start von directfax (STRDIRFAX) aktiviert werden.

Nach einem Eingriff des Monitorprogramms ist das betroffene Fax im Status HLD Problemfax. Sollte eine massive Häufung solcher Problemfaxe auftreten, liegt ein *Hardware- oder ein Konfigurationsfehler

Sendeprotokoll/Kostenstellenlistenausdrucken(DSPSNDSTS) 

Der Befehl DSPSNDSTS (Sendestatus drucken) ermöglicht die Auflistung und Bereinigung der directfax Statusdatei und der Arbeitsdatei FAXE. Er druckt automatisch vorweg eine Kostenstellenliste und bei Betrieb einer Multiline-Version auch eine Boxstatistik.

Nach Eingabe des Befehls bzw. nach Auswahl des entsprechenden Punktes aus dem directfax Operatormenü wird das folgende Bild angezeigt:

0029 - Sendestatus drucken

Beschreibung der Parameter

Druck von Datum (FROMDATE

Hier wird das Startdatum für die Protokolleinträge angegeben. Das Datum kann mit oder ohne Trennzeichen erfasst werden.

Eine Jahreszahl kleiner als 40 wird als 20xx anstatt 19xx interpretiert

Druck bis Datum (TODATE)

Hier wird das Endedatum für die Protokolleinträge angegeben. Das Datum kann mit oder ohne Trennzeichen erfasst werden.

Format wie bei "von Datum" (FROMDATE).

Benutzerauswahl (USER)

Bei Bedarf kann der Standardwert *ALL durch einen Benutzernamen ersetzt werden, um nur die von einem Benutzer gesendeten Faxe zu protokollieren.

Faxe löschen? Archivieren/*ARC (DELAFTER)

Sollen die Statussätze nach der Auflistung gelöscht werden, muss *YES angegeben werden. Durch Angabe von YES werden die Daten in der Datei FAXSTAT unwiederbringlich gelöscht. Der Speicherplatz wird aber erst durch eine Reorganisation mit dem Befehl RGZFAXFIL tatsächlich freigegeben. Standardmäßig wird **NO angenommen.

Hinweis:Das Programm enthält eine Spezialfunktion, die bei Angabe der folgenden Parameterwerte alle Faxe ohne Versanddatum aus der History entfernt.

FROMDATE 010190

TODATE      010190

USER           *ALL

DELAFTER  *YES

Nach Druck auf Taste F10 werden zusätzlich folgende Parameter angeboten:

Telefon-Kosten je Einheit (KOSTEN)

Enthält standardmäßig die Kosten je Telefoneinheit. Der angezeigte Wert kann bei Bedarf geändert werden (siehe unten).

Währungssymbol (SYMBOL)

Enthält standardmäßig das Währungssymbol (z.B. EUR) bezogen auf die zuvor erwähnten Kosten je Einheit. Der angezeigte Wert kann bei Bedarf geändert werden (siehe unten).

Sendeprotokoll

Das Sendeprotokoll enthält folgende Informationen:

• den Zeitraum, aus dem die Faxsendungen stammen;

• die vom System vergebene, laufende Faxnummerierung;

• den Namen des Benutzers, der das Fax abgeschickt hat;

• die Kurzadresse und den Namen des Empfängers;

• die Rufnummer (Faxnummer) oder Mailadresse des Empfängers;

• die persönl. Anrede bzw. Betreffinformationen;

• das Versanddatum und die Uhrzeit sowie das Prioritätskennzeichen des Faxes.

In der Spalte "ZT" wird die Sendezeit in Sekunden angegeben. Das ist die Zeit zwischen dem Beginn der Übertragung an die Box und der letzten Bestätigungsnachricht der Box an das Sendeprogramm. Wird ein Fax wegen "besetzt" oder anderer Probleme mehrfach gesendet, ist dieser Wert entsprechend höher. Am Ende der Liste erfolgt eine Summierung der Sekunden.

Telefoneinheiten (Gebührenzählung)

In der Spalte "TE" wird die Anzahl der Telefoneinheiten ausgewiesen, wenn Gebührenimpulse aus dem Netz der Telekom empfangen wurden (Achtung: Sonderausstattung! Nur bei ISDN und spezieller Lizenzierung möglich).

Übertragungsgeschwindigkeit

In der Spalte "FaxG" wird die Faxgeschwindigkeit ausgewiesen, d.h. die Übertragungsgeschwindigkeit in "baud" (Bits pro Sekunde) . In der Regel wird mit 14.400 gesendet.

Falls die Leitungsqualität zu schlecht ist oder das Empfangsgerät diese normale Geschwindigkeit nicht verkraftet, wird mit 9.600 oder 7.200 übertragen. Alles was kleiner als 9.600 ist, deutet auf Übertragungsprobleme hin.

Zuordnung der Faxleitung

Ganz rechts, neben der Spalte "Pty" wird unter "B" (=Box) die Nummer der Faxleitung angezeigt, die zuletzt mit dem Versand dieses Faxes beschäftigt war (gilt nur für die Multiline-Version).

Kostenstellenliste

Die Kostenstellenliste enthält folgende Informationen:

• den Zeitraum, aus dem die Faxsendungen stammen

• je Kostenstelle eine Summenzeile mit

• Kostenstelle

• Anzahl Faxe

• Sendezeit in Minuten

• Anzahl Telefoneinheiten

• Faxkosten

• unter den Endsummen eine Umrechnung der Sendeminuten in Stunden

• die Kosten je Telefoneinheit inklusive Währungssymbol

Im Gegensatz zum Sendeprotokoll wird hier keine benutzerbezogene Einschränkung gemacht, d.h. selbst wenn das Sendeprotokoll nur für einen bestimmten User ausgedruckt wurde, enthält die Kostenstellenliste immer alle Daten aus dem angegebenen Zeitraum.

Die Kosten je Telefoneinheit sind als Parameter im Befehl DSPSNDSTS als Standardwerte hinterlegt. Sie können nach Aufruf des Befehls mit F10 angezeigt und geändert werden. Ist eine dauerhafte Korrektur erforderlich, kann das mit folgenden Befehlen geschehen:

CHGCMDDFT CMD(QUSRSYS/DSPSNDSTS) NEWDFT('KOSTEN(0,06) SYMBOL(EUR)')

Boxstatistik

Die Boxstatistik wird nur erstellt, wenn in dem angegebenen Zeitraum die Multiline-Version aktiv war und Faxe über 2 und mehr Boxen verschickt worden sind. Die Liste enthält folgende Informationen:

• den Zeitraum, aus dem die Faxsendungen stammen

• je Boxnummer eine Summenzeile mit

• Boxnummer

• Anzahl Faxe

• Sendezeit in Minuten

• Anzahl Telefoneinheiten

• Faxkosten

• unter den Endsummen eine Umrechnung der Sendeminuten in Stunden die Kosten je Telefoneinheit inklusive Währungssymbol

Aufgrund von Rundungsdifferenzen kann es zu geringen Abweichungen in den Endsummen im Vergleich zur Kostenstellenliste kommen. Diese Statistik dient zur Beurteilung der Auslastung parallel arbeitender Faxleitungen.

Sendestatistik (DSPSNDSTAT)

Eine andere Art der Auswertung von Leitungsaktivitäten ist die Sendestatistik, die der Befehl DSPSNDSTAT erstellt. Dort ist auch eine stundenweise Darstellung der Faxleistung erkennbar.

Datenaustausch via Email (SAVOBJPCD/RSTOBJPCD)

Mit dem directfax-Befehl SAVOBJPCD ist es möglich, ein Objekt, eine Gruppe von Objekten oder alle Objekte einer Bibliothek in eine PC-Datei in einem gemeinsam benutzten Ordner (Shared Folder) zu übertragen. Diese Datei kann dann an eine Email angehängt werden.

Mit dem Befehl RSTOBJPCD kann umgekehrt eine solche PC-Datei wieder ausgepackt werden. So ist es möglich, eilige Programmkorrekturen oder auch Daten der IBM i via Email über das Internet zu erhalten oder zu versenden. Im Bedarfsfalle erhalten Sie von der Hotline Hinweise zum Einsatz dieses Befehls.

Das Fax-Namens- und Adressbuch

directfax bietet die Möglichkeit, einen Adressstamm für Faxempfänger anzulegen. Die Eingabe der Namen und Faxnummern kann, wie hier in diesem Abschnitt beschrieben, manuell geschehen oder durch Übernahme aus einer Benutzerdatenbankdatei (siehe entspr. Kapitel in diesem Handbuch).

Die Verwendung von directfax Kurzadressen hat den Vorteil, dass beim Versenden eines Faxes die Eingabe eines kurzen Namens statt einer langen Faxnummer bzw. die Auswahl einer Kurzadresse aus einer Liste die Sicherheit und den Komfort wesentlich erhöht. Außerdem können mehrere Adressen zu einer Gruppe (Kurzwahlgruppe, Verteiler) zusammengefasst werden. Das Verwalten von Kurzwahlgruppen wird im Abschnitt Kurzwahlgruppen (Seite ) beschrieben.

Die directfax Kurzadressen stehen allen Benutzern von directfax zur Verfügung, unabhängig davon, ob sie an einer IBM i-Datenstation oder an einem Personal Computer arbeiten. Wenn ein PC-Benutzer Informationen aus den directfax-Kurzadressen verwendet (anzeigt, bearbeitet, löscht oder zum Faxversand verwendet), dann werden die Daten direkt von der IBM i geladen und auch in der IBM i aktualisiert.

Je nachdem, ob ein Benutzer an einer IBM i Datenstation oder an einem Personal Computer arbeitet, stehen ihm verschiedene Möglichkeiten zur Verwaltung der Kurzadressen und der Kurzwahlgruppen zur Verfügung. Diese werden in den folgenden Abschnitten für jede Benutzergruppe getrennt beschieben.

Hinweise zum Schlüsselfeld (doppelte Schlüssel):

Die Kurzadressen haben ein 15-stelliges, alphanumerisches Schlüsselfeld, das doppelte Schlüssel erlaubt. Wird z.B. unglücklicherweise der Name SCHMIDT als Schlüssel verwendet, wird es mit Sicherheit noch sehr viele weitere Adressen mit diesem Schlüssel geben.Um gleiche Schlüssel (Dubletten) zu unterscheiden, wird zusätzlich eine interne lfd. Nummer verwendet. Solange nur mit manuell erfassten Adressen gearbeitet wird, haben doppelte Schlüssel lediglich den Nachteil, dass grundsätzlich eine Auswahl des richtigen Satzes im Dialog erfolgen muss. Werden aber Benutzerdaten aus fremden Stammdateien automatisch übernommen (Befehle WRKUSRTRF und EXCUSRTRF), wird bei einem Aktualisierungslauf eine neue interne Nummer generiert. Dies kann bei manuell erstellten Kurzwahlgruppen (Faxverteilern) und beim Druck des Sendeprotokolls zu Problemen führen.Die Empfehlung lautet daher, doppelte Schlüssel zu vermeiden. Verwenden Sie nach Möglichkeit eine eindeutige Kunden- oder Lieferanten-Nr. (mit vorangestelltem Buchstaben) als Schlüssel. directfax ist so eingestellt, dass eine bestimmte Kurzadresse auch bei abweichender interner Nummer gefunden wird, dies aber unter der Voraussetzung, dass keine Dubletten (weitere Adressen mit dem gleichen Schlüsselfeld) gefunden werden. Bei speziellen Problemen in diesem Bereich sprechen Sie bitte die Hotline an.

Mit Kurzadressen auf IBM i Datenstationen arbeiten (WRKFAXKA)

 

Nach Eingabe des Befehls WRKFAXKA (Mit directfax Kurzadressen arbeiten) oder Auswahl des entspr. Punktes aus dem directfax Anwendermenü wird das folgende Bild angezeigt:

Open

0030 - Mit Kurzadressen arbeiten

Das Programm zeigt die Liste der vorhandenen Kurzadressen an. In dieser Liste kann mit den Tasten Bild auf/ab geblättert werden. Nach dem Start zeigt die Liste zunächst Kurzadresse (Schlüsselbegriff), Name und Plz/Ort an. Wird bei "Listenanfang Matchcode

Beschreibung der Eingabefelder und Auswahlmöglichkeiten

Listenanfang Kurzadresse

Durch Eingabe eines Suchbegriffs wird die Liste der vorhandenen Kurzadressen neu positioniert. Falls zuvor die Matchcodeanzeige aktiv war, wird in die Kurzadressenanzeige umgeschaltet.

Listenanfang Matchcode

Durch Eingabe eines Suchbegriffs wird die Liste der vorhandenen Suchbegriffe (Matchcode) neu positioniert. Falls zuvor die Kurzadressenanzeige aktiv war, wird in die Matchcodeanzeige umgeschaltet.

Land

Auswahl (Eingabespalte links)

Zur Bearbeitung einer angezeigten Kurzadresse kann in dieser Spalte eine der folgenden Optionen eingegeben werden:

2=Ändern

Der vorhandene Stammsatz mit den Daten des Faxempfängers wird in einem Folgebild angezeigt und kann geändert werden. Dieser Vorgang wird weiter unten im Abschnitt Kurzadresse eingeben genauer beschrieben.

3=Kopieren

Der vorhandene Stammsatz wird kopiert. In einem weiteren Bild werden die Datenfelder des alten Satzes zusammen mit der Möglichkeit zur Eingabe der neuen Kurzadresse (Schlüsselbegriff) angezeigt.

4=Löschen

Der Kurzadressenstammsatz wird gelöscht. In einem Folgebild wird eine Bestätigung für die Löschung angefordert. Bei einem Irrtum kann der Vorgang mit Taste F12 abgebrochen werden.

5=Anzeigen

Der vorhandene Stammsatz mit den Daten des Faxempfängers wird in einem Folgebild angezeigt.

7=Umbenennen

Der Schlüsselbegriff (Kurzadresse) eines Stammsatzes kann umbenannt werden. In einem weiteren Bild werden die Datenfelder zusammen mit der Möglichkeit zur Eingabe des neuen Schlüsselbegriffs angezeigt.

Beschreibung der Funktionstasten

F3=Verlassen

Das Programm "Mit Kurzadressen arbeiten" wird beendet.

F5=Aktualisieren

Die Anzeige der vorhandenen Stammsätze wird neu aufgebaut. Zuvor eingegebene Optionskennzeichen gehen verloren.

F6=Erstellen

Mit dieser Funktion kann eine neue Kurzadresse erfasst werden. Details dazu werden weiter unten im Abschnitt Kurzadresse eingeben beschrieben.

F12=Vorherige Anzeige

Das Programm geht zum vorherigen Bild zurück.

Kurzadresse eingeben

Mit Taste F6=Erstellen kann eine neue Kurzadresse eingegeben oder ein vorhandener Stammsatz mit Option 2 geändert werden. Es wird das folgende Bild angezeigt:

Open

0031 - Kurzadresse ändern

Beschreibung der Eingabefelder

Kurzadresse

Dies ist der Schlüsselbegriff des Stammsatzes. Es kann sich dabei um einen Namen, einen Teilnamen oder um eine Abkürzung handeln. Wichtig ist, dass der Begriff mit einem Buchstaben (A-Z) beginnt und dann mit einer Buchstaben-/Zahlenkombination fortgesetzt wird. 1-15 Zeichen sind möglich. Siehe Hinweise zu doppelten Schlüsseln am Anfang dieses Abschnitts.

Übernommen aus Pfad

Dieser Hinweis zusammen mit einem Pfadnamen bedeutet, diese Daten wurden aus einer Benutzerstammdatei übernommen. Falls Adressänderungen vorgenommen werden, können diese bei einer erneuten Übernahme der Daten verloren gehen, wenn sie nicht gleichzeitig auch in der ursprünglichen Benutzerdatei vorgenommen werden.

Matchcode

Hier kann ein Suchbegriff eingegeben werden, der alternativ zum Schlüsselbegriff des Satzes einen zweiten Weg darstellt, bei der Suche nach der richtigen Faxnummer z.B. einen Nach- oder Firmennamen zu verwenden.

Adressgruppe

Name1                        1

Name2                        2

Straße

PLZ / Ort

In diese Felder sollten entspr.

Land

Das erforderliche Länderkennzeichen entspricht dem Autokennzeichen der jeweiligen Nation und dient beim Anwählen des Faxempfängers zum Finden der entsprechenden Ländervorwahl. Ein neues Länderkennzeichen muss zuvor in der Tabelle ergänzt worden sein (siehe Abschnitt "Mit Länderkennzeichen arbeiten" weiter unten in diesem Handbuch).

Prüfkennung

Diese Prüfkennung (CSI) dient der Übertragungssicherheit beim Senden des Textes. Steht in diesem Feld eine alphanumerische Kennung, so wird das Fax nur übertragen, wenn die Zeichen mit der CSI des Empfänger-Faxgerätes übereinstimmen (diese Funktion sollte möglichst nicht verwendet werden).

Persönliche Adressierung

Hier kann ein Text wie z.B "Sehr geehrter Herr Wirt," als persönliche Anrede für Serienfaxaktionen eingegeben werden. In einem Serienfaxtext würde statt einer Anrede lediglich ein Steuercode

Zusatzinfo1/2

Privat Adresse

bevorzugt

Ortsvorwahl

Telefonnr.

Telefax-Anwahl

Prüfkennung CSI

Email Adresse

Persönliche Adresse P/G

Manuell erfasste Adressen können als Persönlich/Privat gekennzeichnet werden. Private Adressen (P) können nur vom Eigentümer, Gruppenadressen

Wählverbindungen

LändervorwahlOrtsvorwahlTelefon-AnwahlTelefax-AnwahlIm Feld "Telefax-Anwahl

Die Ortsvorwahl wird in das entsprechende Feld darüber eingegeben, während die evtl. erforderliche Ländervorwahl über das Länderkennzeichen oben in der Adresse herangezogen wird. Die Ziffern in den einzelnen Datenfeldern dürfen durch Sonderzeichen (z.B. / -) oder Leerstellen optisch aufgelockert sein, da für den Wählvorgang nur die Ziffern benutzt werden.

Beschreibung der Funktionstasten

F3=Verlassen

Das Programm wird beendet.

F5=Aktualisieren

Die Anzeige wird aktualisiert, d.h. aus der Stammdatei neu gelesen. Zuvor eingegebene oder geänderte Daten, die noch nicht durch Druck auf die Eingabetaste gespeichert wurden, gehen verloren.

F12=Vorherige Anzeige

Das Programm geht zur vorherigen Anzeige zurück. Noch nicht gespeicherte Eingaben gehen verloren.

Kurzwahlgruppen

Um wiederkehrende Serienfaxe an viele Empfänger über eine Art Verteiler zu steuern, bietet directfax die Möglichkeit, sogenannte Kurzwahlgruppen zu bilden, die unter einem speziellen Namen gespeichert sind. In solch einem Verteiler können zuvor eingegebene Kurzadressen oder auch Faxnummern selbst zusammengefasst werden.

Bei der Übernahme von Adressdaten aus einer Benutzerdatenbank in den Kurzadressstamm kann parallel eine Kurzwahlgruppe

Mit Kurzwahlgruppen an einer Datenstation arbeiten (WRKFAXKWG)

 

Nach Eingabe des Befehls WRKFAXKWG (Mit directfax Kurzwahlgruppen arbeiten) oder Auswahl des entspr. Punktes aus dem directfax Anwendermenü wird das folgende Bild angezeigt:

Open

0032- Mit Kurzwahlgruppen arbeiten

Das Programm zeigt die Liste der vorhandenen Kurzwahlgruppen (KWG) an. Eine KWG ist gekennzeichnet durch einen Namen, der mit dem Sonderzeichen "" beginnt, und eine Bezeichnung (Kommentar). In dieser Liste kann mit den Tasten Bild auf/ab geblättert werden, wenn mehr Zeilen vorhanden sind, als in einem Bild angezeigt werden können. Wahlweise kann die Liste auch durch Eingabe eines Namens bei "Listenanfang" positioniert werden.

Namen von Kurzwahlgruppen, die mit PFAD.. beginnen, wurden beim Übernehmen von Datensätzen aus Benutzerdatenbanken (Befehle WRKUSRTRF/EXCUSRTRF) automatisch generiert (das ist auch am Text erkennbar, der mit *GEN beginnt). Änderungen an diesen Informationen gehen beim nächsten Aktualisieren des Pfads verloren.

Zur Bearbeitung einer der angezeigten Kurzwahlgruppen kann in der linken Spalte eine Option eingegeben werden.

Adressgruppe

Bezeichnung der KWG

Beschreibung der Auswahlmöglichkeiten

2=Ändern

Die vorhandene Kurzwahlgruppe wird in einem Folgebild angezeigt und kann geändert werden. Dieser Vorgang wird weiter unten im Abschnitt Kurzwahlgruppe eingeben genauer beschrieben.

3=Kopieren

Die gespeicherte Kurzwahlgruppe wird kopiert. In einem weiteren Bild wird die Liste der Faxempfänger der alten KWG zusammen mit der Möglichkeit zur Eingabe des neuen Namens angezeigt.

4=Löschen

Die Kurzwahlgruppe wird gelöscht. In einem Folgebild wird eine Bestätigung für die Löschung angefordert. Bei einem Irrtum kann der Vorgang mit Taste F12 abgebrochen werden.

5=Anzeigen

Die vorhandene Kurzwahlgruppe wird in einem Folgebild angezeigt.

7=Umbenennen

Die vorhandene Kurzwahlgruppe kann umbenannt werden. In einem weiteren Bild wird die Liste der Faxempfänger der KWG zusammen mit der Möglichkeit zur Eingabe des neuen Namens angezeigt.

Beschreibung der Funktionstasten

F3=Verlassen

Das Programm "Mit Kurzwahlgruppen arbeiten" wird beendet.

F5=Neuanzeige

Die Anzeige der vorhandenen KWG wird neu aufgebaut. Zuvor eingegebene Optionskennzeichen gehen verloren.

F6=Erstellen

Mit dieser Funktion kann eine neue Kurzwahlgruppe erfasst werden. Details dazu werden weiter unten im Abschnitt Kurzwahlgruppe eingeben beschrieben.

F12=Abbrechen

Das Programm geht zum vorherigen Bild zurück.

Kurzwahlgruppe eingeben

Mit Taste F6=Erstellen kann eine neue Kurzwahlgruppe (KWG) eingegeben oder eine vorhandene mit Option 2 bearbeitet werden. Es wird das folgende Bild angezeigt:

Open

0033 - Kurzwahlgruppe ändern

Neben dem Namen und der Bezeichnung der KWG wird eine Liste der in dieser Gruppe zusammengefassten Faxempfänger angezeigt.

Beschreibung der Eingabefelder

Empfänger

Als Empfänger-Identifikation kann entweder die Fax-Nummer oder ein Kurzname angegeben werden. Die Fax-Nummer wird verwendet, wenn kein Stammsatz gespeichert ist. Die Verwendung eines Kurznamens setzt voraus, dass zu diesem Namen bereits eine Adresse mit Fax-Nummer gespeichert ist. Falls der Kurzname nicht bekannt ist, kann mit Taste F4=Bedienerführung gesucht werden.

CSI

Das Spezialfeld CSI ist normalerweise leer und wird auch nur angezeigt, wenn zuvor F10 gedrückt wurde. Wenn aus Sicherheitsgründen vor der Übermittlung des Faxtextes die Senderkennung

Persönliche Adressierung

Hier kann ein Text wie z.B "Sehr geehrter Herr Grünbichler," als persönliche Anrede für Serienfaxe eingegeben werden. Im Text eines Serienfaxes würde statt einer Anrede lediglich ein Steuercode ^UA angegeben werden, der vor dem Versand an den jeweiligen Empfänger durch diese Anrede ersetzt wird.

Hinweise:

Nach Auswahl der gewünschten Kurzadressen oder Eingabe der Faxnummern wird die Kurzwahlgruppe gespeichert. Die Taste Datenfreigabe muss 2 mal gedrückt werden, da zuvor eingegebene Änderungen zunächst geprüft und dann noch einmal angezeigt werden. Bei Fehlermeldungen müssen alle Korrekturen vollständig erledigt sein, bevor eine Speicherung möglich ist. Die Tasten F3 und F12 dürfen nur mit Vorsicht benutzt werden, da alle bisher gemachten Eingaben verloren gehen können. Besser ist es, eine fehlerhafte Kurzadresszeile zu entfernen, um die anderen Daten zu speichern.

Beschreibung der Funktionstasten

F3=Verlassen

Das Programm wird beendet. Noch nicht gespeicherte Eingaben gehen verloren.

F4=Auswahl

Es wird in die Anzeige der vorhandenen Kurzadressen verzweigt, wo durch Blättern und Suchen die gewünschten Adressen gefunden und für den Verteiler mit Auswahl 1 übernommen werden können.

F5=Aktualisierung

Die Anzeige wird aktualisiert, d.h. aus der Datei neu gelesen. Zuvor eingegebene oder geänderte Daten, die noch nicht durch Druck auf die Eingabetaste gespeichert wurden, gehen verloren.

F10=Prüfkennung

Schaltet von der einzeiligen Anzeige in die zweizeilige um, wo zusätzliche Eingabefelder wie z.B. CSI zur Verfügung stehen.

F12=Vorherige Anzeige

Das Programm geht zur vorherigen Anzeige zurück. Noch nicht gespeicherte Eingaben gehen verloren.

Adressdatenübernahme aus anderen Anwendungen (WRKUSRTRF)

 

Häufig existieren auf dem System IBM i schon Datenbankdateien mit Adressen sowie Telefon- und Faxnummern. Der Wunsch, diese Daten in directfax zu verwenden ist legitim. Die Realisierung des Wunsches ohne Programmieraufwand ist nur lösbar, wenn die gewünschten Daten in die directfax Dateistruktur umgeformt und importiert werden.

Hinweis

Die Datei, aus der Daten übernommen werden sollen, muss eine Feldbeschreibung enthalten. Dateien vom System IBM/36 können nicht verarbeitet werden.

Nachfolgend wird beschrieben, wie ein Übernahmepfad für Daten aus einer Benutzerdatei definiert und genutzt werden kann. Solch ein Pfad kann später zur Aktualisierung der übernommenen Daten verwendet werden.

Nach Eingabe des Befehls WRKUSRTRF (Mit Benutzerdatentransfer arbeiten) oder Aufruf der entsprechenden Position im directfax Operatormenü wird das folgende Bild angezeigt:

Open

0034 - Mit directfax-Übernahmepfaden arbeiten

Das Bild zeigt eine Liste der bereits vorhandenen Übernahmepfade an. Ein Pfad ist gekennzeichnet durch einen Namen und eine Bezeichnung (Kommentar). Er bezieht sich auf ein Satzformat in einer Datenbankdatei. Die Liste der vorhandenen Pfade (Subfile) kann durch Eingabe eines Startpfades bei "Listenanfang" positioniert werden. Links vor der Spalte "Pfad" können folgende Optionen ausgewählt werden:

Beschreibung der Auswahlmöglichkeiten