Inhaltsübersicht

Bitte beachten Sie auch den Abschnitt Erste Schritte mit AutoFax (Anleitung).

Bei Verwendung der AutoFax-Funktion ist kein Programmieraufwand erforderlich, wenn die Druckausgabe entweder die Faxanwahl-Nr. oder einen Schlüssel (z.B. eine Kunden- oder Lieferanten-Nr.) enthält, der benutzt werden kann, um die Faxanwahl-Nr. über einen Dateizugriff zu holen. Voraussetzung ist außerdem die bereits zuvor erwähnte Einschränkung auf Spooleinträge mit 10 bzw. 12 CPI.

Selbst wenn nicht bei jedem Kunden-/Lieferantenstammsatz eine Faxanwahl gespeichert ist, kann die AutoFax-Funktion genutzt werden, da solche "Fälle" auf einen Drucker oder eine Standardfaxanwahl-Nr. umgeleitet werden können.

AutoFax kann eine Spooldatei mehrfach verarbeiten, um z. B. im zweiten Durchlauf Kopien an den Kundenvertreter zu mailen. Voraussetzung ist, dass die Formularnummer Teil des Autofax Filters ist und die SPLF auch den 2. Empfänger enthält. Mehr Details finden Sie weiter unten bei Menü File, 4. Spool-Aktionen.

Das System prüft permanent die Ausgabewarteschlange (OUTQ) DIRFAXPRT auf neue Einträge. Mit dem Befehl WRKFAXOUTQ können Sie weitere zusätzlich Ausgabewarteschlangen definieren, die auch von directfax überwacht werden sollen (Information zur Konfiguration weiterer zu überwachender Ausgabewarteschlangen finden Sie weiter unten auf dieser Seite im Abschnitt Überwachung alternativer OUTQs.)

Wenn eine neue Druckdatei (SPLF) in einer der überwachten Ausgabewarteschlangen gefunden wird, dann geht das System so vor:

1. zunächst wird geprüft, ob es für diese Druckdatei eine passende AutoFax-Definition gibt, wenn ja, dann wird die Ausgabedatei mit dieser Definition verarbeitet. Alle Informationen zu AutoFax finden Sie auf dieser Seite.

2. wenn keine passende AutoFax-Definition gefunden wird, dann prüft das System, ob die erste Zeile der Ausgabedatei eine Fax-Steuerzeile ist. Eine Fax-Steuerzeile beginnt mit dem String "^FAX", gefolgt von Steuercodes mit der Fax-Anwahl oder E-Mail-Adresse des Empfängers. Sie kann noch viele weitere Steuercodes enthalten, z.B. zum Betreff, zu verwendendem Formular, usw.

   1. Die Verwendung der ^FAX-Steuerzeile finden Sie beschrieben auf der Seite Weitere Steuerungsmöglichkeiten beim Faxversand

   2. Die verschiedenen Steuercodes, die Sie in der ^FAX-Steuerzeile einfügen können finden Sie auf der Seite Übersicht über die Steuerzeilen-Einträge ("^FAX")

Es ist auch möglich, Fax-Steuercodes in Ausgabedateien zu verwenden, die von AutoFax verarbeitet werden. Zum Beispiel, um bestimmte Teile der Druckausgabe durch die Verwendung von besonderen Schriftarten hervorzuheben, o.ä. Hierfür müssen natürlich die Programme angepasst werden, die die Ausgabedatei erstellen.

Folgende Punkte sind zu beachten, damit AutoFax genutzt werden kann:

• Im Befehl CFGDIRFAX (directfax konfigurieren, siehe Menü FAXCNFG) bzw. im Befehl CHGFAXVAL F4 F10 ist der Parameter AUTOFAX auf *YES zu setzen.

• Im Befehl STRDIRFAX (directfax Sendeprogramm starten, siehe Menü FAXOPR) muss der Parameter FAKTOR größer 0 sein (empfohlen 10).

• Die Anwendung, deren Druckausgabe jetzt gefaxt werden soll, muss die Spoolausgabe in die OUTQ DIRFAXPRT statt in die normale Druckerwarteschlange stellen. Die sicherste Methode dabei ist, in dem OVRPRTF-Befehl "DEV(DIRFAXPRT)" und "OUTQ(*DEV)" anzugeben.

• Für die Spooldatei der jeweiligen Anwendung ist mit dem Befehl WRKATFDEF (Mit AutoFax-Definitionen arbeiten) eine AutoFax-Definition zu erstellen, die genau beschreibt, wo im Spooleintrag Faxanwahl-Nr. oder Kunden-/Lieferanten-Nr. zu finden sind. Dieser Vorgang wird weiter unten näher erläutert.

Überlegungen zum Ablauf

AutoFax analysiert die Spooldateien der jeweiligen Anwendung und ermittelt die Faxanwahl-Nr. des Empfängers. Quelle dieser Nummer kann eine Kurzadresse von directfax, eine Kurzwahlgruppe, der gedruckte Text im Spool oder eine beliebige Datenbank (z.B. Kundenstamm) auf dem System sein. Für den Zugriff auf die jeweilige Datenbank werden die Schlüsselfelder (z.B. Kunden-Nr.) aus dem Spool entnommen.

Wird z.B. über eine beliebige Finanzbuchhaltung ein Mahnungslauf gedruckt, so kann dieser über eine entsprechende AutoFax-Definition automatisch versandt werden. Als Quelle für die Empfänger Fax-Nr. dient hier der Kundenstamm der FIBU. Schlüsselfelder für den Kundenstamm wie z.B. die Kundennummer sind in den häufigsten Fällen im Druck enthalten. AutoFax greift mit Hilfe dieser Kunden-Nr. auf den Kundenstamm zu und ermittelt dort je nach Definition die Faxanwahl-Nr. Sämtliche Mahnungen von Kunden, die nicht über eine Fax-Nr. verfügen, können über einen beliebigen Drucker ausgegeben werden. Je nach Kundenstruktur kann so der größte Teil der Mahnungen per Fax verschickt werden.

AutoFax erkennt über die Schlüsseldefinition, wann ein Seiten- oder Faxwechsel erfolgt, so dass zwei- und mehrseitige Dokumente als solche erkannt und die zusammengehörigen Seiten als ein Fax verschickt werden. Es sind auch Anwendungen denkbar, wo eine ganze Liste an einen bestimmten Empfänger oder an eine Kurzwahlgruppe (Faxverteiler) gesendet werden soll. Auch solche Fälle sind mit AutoFax zu bewältigen.

Weiterhin können über die AutoFax-Definition sämtliche Fax-Befehle (z.B. ^B1=Fett, ^U1=Unterstreichung, ^R1=Reverseanzeige) in den Drucktext integriert werden. Dies ermöglicht Ihnen das Einbinden von Grafiken und Schriften sowie die Nutzung aller anderen Gestaltungsmöglichkeiten von directfax ohne Programmieraufwand.

Zusätzlich können zur Anpassung der Druckausgabe an eine Formulargrafik Zeilen und Spalten des Dokumentes in Abhängigkeit von Bedingungen ausgeblankt, hinzugefügt oder entfernt werden.

Ohne die eigenen Anwendungsprogramme ändern zu müssen, können an der Spoolschnittstelle Anpassungen in der Spooldatei vor Übernahme durch directfax durchgeführt werden, um z.B. AutoFax zu nutzen. Für diesen Zweck wurde das Exit-Programm DIREXIT001 geschaffen und als RPG-Quelle mitgeliefert. Z.B. könnten spezielle Drucksteuersequenzen im SPLF in directfax Grafikbefehle umgesetzt werden.

Mit AutoFax-Definitionen arbeiten (WRKATFDEF)

Hinweis:Das Programm erfordert einen Bildschirm bzw. eine 5250-Sitzung mit 132-Stellen-Anzeige!

Nach Eingabe des Befehls WRKATFDEF (Mit AutoFax-Definitionen arbeiten) oder Auswahl des entsprechenden Punktes im directfax Konfigurationsmenü 2 wird das folgende Bild angezeigt:

Open

0009 - Mit AutoFax-Definitionen arbeiten (WRKATFDEF)

Das Programm zeigt die Liste der vorhandenen Definitionen an. Eine Definition ist durch einen eindeutigen Namen und einen eindeutigen Spooldatei-Filter gekennzeichnet In dieser Liste kann mit den Tasten Bild auf/ab geblättert werden, wenn mehr Zeilen vorhanden sind, als in einem Bild angezeigt werden können. Wahlweise kann die Liste auch durch Eingabe eines Namens bei "Listenanfang" positioniert werden.

Zur Bearbeitung einer der angezeigten Definitionen kann in der linken Spalte eine Option eingegeben werden.

Auswahlmöglichkeiten

Funktionstasten

AutoFax-Konfiguration (Taste F10)

Open

Hier geben Sie an, welche Attribute der Ausgabedateien (SPLF) das System prüfen soll, um festzustellen, dass eine Ausgabedatei von AutoFax verarbeitet werden soll.

Diese Definition hat für sämtliche AutoFax-Definitionen Gültigkeit.

Auf vielen Systemen ist eine Spooldatei allein durch Ihren Dateinamen eindeutig beschrieben. In diesem Fall muss nur der Dateiname mit ' / ' ausgewählt werden. Sollte dies für Ihr System nicht der Fall sein, so können Sie noch weitere Spoolattribute wie Programmname, Benutzer, Benutzerdaten, Jobname und Formularart auswählen, um so einen eindeutigen Schlüssel zur Erkennung Ihrer Spooldateien für AutoFax zu definieren.

Standardmäßig sollten die Kriterien Dateiname, Programmname und Formularart ausreichend sein.

AutoFax-Definition eingeben

Open

Mit Taste F6=Erstellen kann eine neue Definition eingegeben oder eine vorhandene mit Option 2 bearbeitet werden.

Voraussetzungen

Bevor Sie eine neue AutoFax-Definition eingeben, sollten sie mit Hilfe Ihrer Anwendung eine Musterspooldatei erzeugen und diese in einer beliebigen OUTQ platzieren.

Außerdem muss Ihr Bildschirm in der Lage sein, 132 Schreibstellen anzuzeigen.

Arbeitsweise des Definitionsprogramms

Alle Informationen einer AutoFax-Definition werden bei der Bearbeitung zunächst in einen Arbeitsbereich kopiert, der intern mit "123456" (123456=Job-Nr.) verschlüsselt ist. Versucht ein anderer Programmierer diese Definition zu bearbeiten, bekommt er eine Fehlernachricht. Nach Beendigung der Bearbeitung werden nach einer Bestätigungsabfrage alle Informationen aus dem Arbeitsbereich auf den Original-Definitions-Namen zurückkopiert. Falls Änderungen an der Definition doch nicht gespeichert werden sollen, kann die Bestätigungsabfrage verneint werden, so dass der Arbeitsbereich lediglich gelöscht wird und die Definition unverändert bestehen bleibt.

Die Eingabe einer Definition erfolgt dann über Pull-Down-Menüs, wie Sie diese bereits aus verschiedenen PC-Anwendungen kennen. Die Menünamen werden oben links angezeigt. Mit der Maus kann ein Menü geöffnet und der gewünschte Punkt durch Anklicken ausgewählt werden.

Steht keine Maus zur Verfügung, wird der Cursor am besten mit der Tabulatortaste (-->|) in die Menüzeile geholt und ggf. durch weitere Betätigungen der gleichen Taste auf das nächste Menü positioniert. Das Menü selbst wird dann durch Datenfreigabe (DF) heruntergeklappt. Innerhalb des Menüs wird ein Punkt entweder allein durch Eingabe der Ziffer oder mittels Cursortasten positioniert und mit der Leertaste ausgewählt (die richtige Methode hängt vom Typ des Terminals bzw. der Emulation ab, bitte ausprobieren!). Blau dargestellte Menüpunkte sind z.Zt. inaktiv und können nicht gewählt werden.

Nachfolgend werden die AutoFax-Menüs und die Funktionen der einzelnen Menüpunkte im Detail beschrieben:

Menü File

Open

1. Spooldatei öffnen (SO)

Dieser Punkt muss zu Beginn einer neuen Definition gewählt werden. Er verzweigt nach Auswahl von Benutzer und OUTQ etc. zur Anzeige mit Spooldateien arbeiten. Hier kann nun die vorher erstellte Musterdatei ausgewählt und mit der Option 1 geöffnet werden.

Solange diese Spooldatei nicht wieder geschlossen wird, bleibt deren Inhalt mit der Definition verbunden und in der AutoFax-Datei gespeichert. Beim nächsten Bearbeiten wird der Spooldatei-Inhalt automatisch wieder angezeigt, d.h. Sie sollten den Spooleintrag in der Definition immer offen lassen!

Nach Auswahl einer Spooldatei muss die Anzahl der zu lesenden Druckseiten eingetragen werden. Der vom System vorgegebene Wert reicht in den häufigsten Fällen aus. Die Spooldatei wird nun in den Arbeitsbereich für AutoFax kopiert.

Wird versucht, eine Spooldatei auszuwählen, die mit ihren Spoolattributen bereits einer vorhandenen Definition entspricht, wird eine Fehlernachricht angezeigt und die Spooldatei nicht kopiert. Dadurch werden doppelte Definitionen verhindert. Entscheidend für die Prüfung sind die in der AutoFax-Konfiguration angegebenen Filterparameter.

Sollten Sie eine bestehende Definition ändern, so erkennt das Programm, ob die Dateiattribute (Datei-Name, Benutzer ...) sich geändert haben. Es erfolgt dann eine Sicherheitsabfrage, ob die vorhandenen Definitionen gelöscht werden sollen.

Nach erfolgreichem Eröffnen der Datei erscheint diese in der Anzeige.

2. Spool schließen (SC)

Schließt die aktuelle Spooldatei und bereinigt die Anzeige. Der Inhalt der Spooldatei wird auch aus dem Arbeitsbereich der aktuellen Definition entfernt. Um die Definition wieder bearbeiten zu können, muss erneut eine Spooldatei geöffnet werden. Das Schließen und wieder Eröffnen ist z.B. erforderlich, wenn sich entweder die Attribute (siehe Filterparameter) oder der textliche Inhalt der Spooldatei geändert hat.

3. Kopfsatz ändern (HD)

Es erscheint eine Eingabefenster, in dem die allgemeine Beschreibung der AutoFax-Definition geändert werden kann. Wichtig ist, dass der Parameter Aktiv auf Y (=Ja) eingestellt ist.

4. Spool-Aktionen (SA)

Open

Nach Auswahl des Punktes 4 erscheint das Fenster Spool-Aktionen angeben. Dies ist ein wichtiger Menüpunkt für die richtige Verarbeitung von Spooleinträgen ohne Faxanwahl oder Emailadresse. Auch der Verbleib der ursprünglichen Spooldatei wird hier geregelt.

Quell-Spooldatei - was soll mit der Original-Ausgabedatei geschehen?

Drucken der Seiten ohne Fax-Nr. - Hier kann angegeben werden, auf welchen Drucker AutoFax solche Druckseiten ausgeben soll, für die keine Faxanwahl-Nr. und keine Email-Adresse zu ermitteln ist.

Zweiter Durchlauf

AutoFax kann eine Spooldatei mehrfach verarbeiten, um z. B. im zweiten Durchlauf Kopien an den Kundenvertreter zu mailen. Voraussetzung ist, dass die Formularnummer Teil des Autofax Filters ist und die SPLF auch den 2. Empfänger enthält. Diese Funktion wird hier mit F=FormsChange bezeichnet. Durch eine Änderung des Parameters FORMTYPE in der Spooldatei nach dem ersten Durchlauf und Freigabe der Datei innerhalb der OUTQ DIRFAXPRT wird die Spooldatei von Autofax erneut eingelesen, diesmal aber von einer anderen Definition verarbeitet. Diese 2. Definition basiert auf dem geänderten Formularnamen und greift sich den Empfänger an anderer Stelle ab, als die 1. Definition. Die Funktion wird mit Kennzeichen F=FormsChange bei Quell-Spool-Datei im Parameter Anhalten angegeben. In diesem Fall ist dann bei in OUTQ stellen der gewünschte Formularname einzutragen.

Sollte diese Funktion nicht ausreichen, kann auf das EXIT-Programm ATFEXIT01 (Quelle in QCLPSRC in DIRECTFAX) zurückgegriffen werden. Mit dem EXIT-Programm können andere Änderungen an den Attributen der Spooldatei vorgenommen werden (z. B. USRDTA ändern). Hinweise zum Ablauf finden Sie in dem Quellprogramm.

Für den Fall, dass die SPLF bei der Formular-Nr. geändert und in einem 2. Durchlauf an jemand anderen gefaxt werden soll, ist bei "in OUTQ stellen" der neue Formularname anzugeben. Bei "Anhalten" muss F=FormsChange angegeben werden.

Hinweis:Die von Autofax erstellten Spooldateien mit den Seiten ohne Faxnummer haben technisch bedingt den Eignernamen DIRECTFAX. Über das Kennzeichen "U" in Stelle 145 des Datenbereichs FAXDTAARA in DIRECTFAXF kann beim Drucken der Seiten ohne Faxnummer der Eignername der Original Spooldatei als Parameter im Feld USRDTA (Benutzerdaten) ausgegeben werden.

5. Fax-Parameter (FP)

Open

Open

Dies ist ein sehr wichtiger Menüpunkt, der in jedem Fall aufgerufen und durchgeprüft werden muss!

Nach Auswahl dieses Menüpunktes erscheint das Fenster 'Fax-Versand-Parameter', wo sämtliche übergeordneten Parameter (wie z.B. Protokolldrucker oder Feinauflösung) für den Versand des Faxes festgelegt werden können. Die Bedeutung der einzelnen Parameter ist weiter unten im Abschnitt "Interne Parameter der Steuerzeile" beschrieben. Nachfolgend einige Hinweise zu besonderen Eingabemöglichkeiten:

Mix-Fax

Copy-Fax

Profilangaben ignorieren

Protokolldrucker

Abweichender Benutzername

Kopflogo, Fußlogo

Kopftext, Fußtext

Fax schützen (Exclude)

APF Funktion nutzen

Email Priorität

6. Versand-Test (ST)

Diese Auswahl bietet die komfortable Möglichkeit, sofort einen Test der AutoFax-Funktion mit der gerade geänderten und noch im Arbeitsbereich befindlichen Definition durchzuführen. Bei einem Versand-Test wird eine gewünschte Anzahl Seiten des geöffneten Spooleintrags in die OUTQ DIRFAXPRT "gedruckt", so dass die AutoFax-Funktion des im Hintergrund laufenden Spoolübernahme-Programms diesen Eintrag unter realistischen Bedingungen analysieren und verarbeiten kann. Nach Auswahl dieses Menüpunktes wird in einem Fenster nach dem zu druckenden Seitenbereich gefragt und die Möglichkeit gegeben, die generierten Testfaxe angehalten (HLD) in die Faxwarteschlange zu stellen. *Dieser Test dient hauptsächlich dazu, die Korrektheit der Definition bezüglich der zu ermittelnden Faxanwahl-Nr. je Dokument zu prüfen.

Achtung: Während der Test läuft, darf die gerade bearbeitete Definition nicht verlassen werden!

7. Layout-Test (LT)

Diese Auswahl bietet die komfortable Möglichkeit, sofort einen Test der AutoFax-Funktion mit der gerade geänderten und noch im Arbeitsbereich befindlichen Definition durchzuführen. Bei einem Layout-Test wird eine gewünschte Anzahl Seiten des geöffneten Spooleintrags unter Vorgabe einer festen Faxanwahl-Nr. in die OUTQ DIRFAXPRT "gedruckt", so dass die AutoFax-Funktion des im Hintergrund laufenden Spoolübernahme-Programms diesen Eintrag unter realistischen Bedingungen analysieren und verarbeiten kann. Nach Auswahl dieses Menüpunktes wird in einem Fenster nach der Faxanwahl-Nr. und dem zu druckenden Seitenbereich gefragt und die Möglichkeit gegeben, die generierten Testfaxe angehalten (HLD) in die Faxwarteschlange zu stellen. *Dieser Test dient dazu, die Korrektheit der Definition bezüglich der eingefügten Faxbefehle und Bedingungen zu prüfen.

Achtung: Während der Test läuft, darf die gerade bearbeitete Definition nicht verlassen werden!

Hinweis: Bitte beachten Sie den Hinweis zur Jobwarteschlange QINTER bei 6. Versand-Test.

8. Beenden (E)

Verlässt das Programm und kehrt zur Anzeige WRKATFDEF zurück. Sie sollten besser die Taste F3 verwenden, da dort noch Auswahlmöglichkeiten geboten werden.

Menü Fax Number

Open

Dies ist das wichtigste Menü in der AutoFax-Definition, welches immer zuerst aufgerufen und durchgearbeitet werden sollte!

Unvollständige Angaben hier führen zu Fehlermeldungen und Störungen im weiteren Verlauf der Arbeit mit AutoFax!

1. Quelle Fax-Nr. (SF)

Es wird das Fenster Quelle für Fax-Nr. angezeigt. Hier kann über ein Menü die Herkunft der Faxanwahlnummer (Telefaxnummer) ausgewählt werden. Es gibt 6 verschiedene Möglichkeiten. Die ersten 4 Punkte betreffen immer den gesamten Spooleintrag, d.h. es wird nicht nach einzelnen Dokumenten unterschieden, sondern die Spooldatei wird als ganzes an eine einzige Faxanwahl gesendet. Die Punkte 5 und 6 enthalten die wichtigeren Funktionen, da sie eine intelligente Steuerung des Faxversands von gleich strukturierten Dokumenten innerhalb eines Spooleintrags erlauben.

1. Feste Fax-Nr. - Dieser Punkt ermöglicht die Angabe einer festen Fax-Nr. für den späteren Versand. Die gesamte Spooldatei wird dann immer zum gleichen Empfänger verschickt.

2. Aus Spool (^h) - Die Faxanwahl ist im Spool bereits über die ^h oder ^FAX Anweisung enthalten. Diese Auswahl ist in seltenen Fällen sinnvoll, wenn sie die Attribute oder Fax-Befehle über AutoFax integrieren möchten, um an Ihrer alten Anwendung möglichst wenig zu ändern.

3. Aus Kurzadresse - Dieser Menüpunkt ermöglicht die Angabe einer einzelnen Kurzadresse für den Versand der gesamten Spooldatei an einen bestimmten Empfänger.

4. Aus Kurzwahlgruppe - Hier wird die Empfänger-Nr. über eine zuvor definierte Kurzwahlgruppe ermittelt. Dies ist bei Serienfaxen sinnvoll. Die gesamte Spooldatei wird dann nacheinander an jedes Mitglied der Kurzwahlgruppe gesandt.

5. Aus Datenbank - Die Faxanwahl oder die Email-Adresse wird aus einer beliebigen Datenbank (z.B. Kundenstamm) ermittelt.

6. Aus Spool - Quelle für die Faxanwahl ist hier der gedruckte Text im Spool.

2. Schlüsselfelder (KF)

Über die Schlüsselfeld-Definition wird die Position und Länge des Dateischlüssels (bei Fax-Quelle = 5) angegeben. Ist eins von mehreren Schlüsselfeldern (z.B. die Mandanten- oder Firmen-Nr.) nicht in der Druckausgabe enthalten, so kann sie über eine entsprechende Konstante fest vorgegeben werden. Über Sonderwerte z. B. *USRDTA können auch Informationen aus den Attributen der Spooldatei (hier Benutzerdaten) für den Zugriff auf die Datenbankdatei genutzt werden. Weitere hier zulässige Werte sind: *FILNAM, *PGMNAM, *JOBNAM, *USRNAM. Weiterhin kann für die gedruckte Schlüsselinformation eine Bedingung (Textkonstante) angegeben werden, um z.B. eine Kundennummer auch nur dann zu finden, wenn diese z.B. die Überschrift 'Kunden-Nr.' trägt. Bereits definierte Schlüsselfelder werden in der Anzeige blau dargestellt.

Hinweis: Dieser Menüpunkt steht nur bei Quelle Fax-Nr. = Aus Datenbank zur Verfügung.

3. Datenfelder (DF)

Hier werden die Datenfelder bestimmt. Wurde als Quelle Aus Spool gewählt, wird ein Dialog zur Auswahl Faxnummer/Email-Adresse und zur Positionsbestimmung im Spooltext gestartet.

Hinweis:Für Spooldateien, wo Faxnummer oder Mailadresse an der selben Position im SPLF stehen, wurde eine automatische Lösung integriert. Das Programm analysiert die Daten und entscheidet, ob gefaxt oder gemailt wird. Voraussetzung ist, dass in der Autofax Definition nur die Mailadresse zur Entnahme markiert wurde.

Wurde als Quelle Aus Datenbank gewählt, wird eine Liste der Felder aus der Datenbankdatei angezeigt.

Über die Ziffern 1-5 werden die erforderlichen Felder bestimmt. Die Ermittlung der vollständigen Faxanwahl-Nr. kann über 1=Länderschlüssel, 2=Vorwahl und 3=Faxanwahl erfolgen. In der Regel wird die Datenbankdatei nur ein Feld mit der Faxanwahl enthalten, so dass dieses Feld mit der Auswahl 3 markiert werden muss. Mit der Ziffer 5 kann alternativ auch eine Email-Adresse gewählt werden. Zusätzlich kann über die Auswahl 4 ein Datenbankfeld für die persönliche Adressierung (^PA) angegeben werden, dessen Inhalt später im Sendeprotokoll als Info ausgewiesen wird (z.B. der Kundenname).

Eine noch elegantere Methode, zusätzliche Informationen in der Faxstatusanzeige und im Sendeprotokoll sichtbar zu machen, besteht über den Menüpunkt 4 Fax-Kennung im Menü Fax Number.

Hinweis: Dieser Menüpunkt steht nur bei Quelle Fax-Nr. = Aus Datenbank und Aus Spool zur Verfügung.

4. Fax-Kennung(FK)

Bis zu 3 Einzelinformationen aus dem Spooleintrag können markiert und getrennt durch ' /' zur Anzeige in der Faxausgangswarteschlange ausgewählt werden. z.B. KD-Nr./Auftr.-Nr./Datum.

Nach Aufruf dieses Menüpunktes müssen Sie zunächst die gewünschte laufende Nr. der Kennung eingeben. Dann werden Sie aufgefordert, Anfang und Ende des Textes im Spooleintrag zu markieren, der später bei der Ausführung entnommen werden soll. Beachten Sie aber, dass in der Statusanzeige nur maximal 19 Zeichen von insgesamt 30 darstellbar sind.

5. Appl. Keys(AK)

Es können 2 Informationen aus der Spooldatei als sogenannte Application Keys (Anwendungs-Schlüssel) an directfax übergeben werden. Das könnten z.B. eine Kunden- und eine Auftrags-Nr. sein. Diese Schlüsselwerte werden als Datenfelder in Datei FAXSTAT gespeichert. Über diesen beiden Datenfelder liegt die logische Datei FAXSTA14. Es können Anwendungen programmiert werden, die Anzeigemöglichkeiten mit Direktzugriff auf die Faxdatei mit den Kopfsätzen aller Ausgangsfaxe bieten. Siehe auch Parameter USER im Befehl WRKFAXSTS (API/Sonderfunktion Anzeige Faxstatus).

Nach Aufruf dieses Menüpunktes müssen Sie zunächst die gewünschte laufende Nr. des Keys eingeben. Dann werden Sie aufgefordert, Anfang und Ende des Textes im Spooleintrag zu markieren, der später bei der Ausführung entnommen werden soll. Beachten Sie bitte, dass jeder Schlüsselwert maximal 10 Stellen lang sein darf.

Menü Display

Open

1. Display Spool Filter (FI)

Dieser Menüpunkt zeigt den aktuellen Spooldatei-Filter an. Sämtliche Attribute müssen mit diesem Filter Übereinstimmung finden, damit eine Spooldatei für AutoFax erkannt wird. Sollen einige der aufgeführten Attribute keine Berücksichtigung finden, so kann dies über Funktionstaste F10 in der Anzeige WRKATFDEF (Mit AutoFax-Definitionen arbeiten) für Ihr System konfiguriert werden.

2. Display Attributes (DA)

In einem Fenster kann über das Zeichen '/' bestimmt werden, welche Faxattribute im Bild farbig markiert dargestellt werden sollen. Die Auswahlen haben folgende Bedeutung:

Wird eine Auswahl mit der Maus angeklickt, schaltet sich die Markierung (Häkchen) vor der Zeile jeweils an oder aus. Wenn keine Maus zur Verfügung steht, muss bei der gewünschten Auswahl 'blank' (Leertaste) oder '/' (Schrägstrich) über die Tastatur eingegeben werden. Nach Schließung des Fensters mit Datenfreigabe wird die Darstellung der Spoolanzeige aktualisiert. Farbliche Markierungen für Optionen ohne '/' werden dann nicht mehr angezeigt.

3. Befehlsübersicht (DC)

Zeigt in einem Fenster eine Liste der in der aktuellen Definition bereits vorhandenen Faxbefehle sortiert nach Seite, Zeile und Spalte an. Diese Liste dient lediglich der besseren Übersicht, wenn sehr viele Eingriffe definiert wurden. Es gibt keine Auswahlmöglichkeiten. Die Anzeige kann ggf. durchgeblättert oder mit Datenfreigabe geschlossen werden.

4. Fax-Key Anzeige (DK)

Zeigt eine Liste der definierten Schlüsselfelder an, wenn Auswahl "Quelle Fax-Nr. = Datenbank" vorliegt. Diese Liste dient lediglich der besseren Übersicht. Es gibt keine Auswahlmöglichkeiten. Die Anzeige kann mit Datenfreigabe wieder geschlossen werden.

5. FAX-Status-Anzeige (FS)

Startet den Befehl WRKFAXSTS und zeigt die Liste der noch nicht versandten Faxe an. Dies ist besonders nützlich nach einem Versand- oder Layout-Test.

Betreffzeile Email

Betreffzeile aus einer Datei

Wenn ein Fax als Email verschickt wird, dann wird es einem Mail mit einem Standardtext angehängt. Dieser Anhang kann verschiedene Formate haben (Text, TIFF).

Die Betreffzeile eines Faxmails kann mit dem Steuercode ^REF festgelegt werden und dabei auch Inhalte aus der jeweils verarbeiteten Ausgabedatei bekommen (siehe unten).

Wenn kein ^REF - Steuercode angegeben ist, dann verwendet AutoMail die Beschreibung einer Teildatei mit dem Namen ##EMAILxxx.

DIRECTFAXF/##COVER - Standard für alle Benutzer

DIRECTFAXF/<benutzername> - Benutzer-individuelle Datei

Aus Inhalten der Ausgabedatei zusammensetzen

Wenn ein Fax per Email verschickt werden soll, dann können Sie die Betreffzeile mit Daten aus der Spooldatei zusammensetzen.

Geben Sie hierzu auf Seite 2 der Faxparameter (F9-FP) im Parameter Spezielle ^Codes den Steuercode ^REF(...) ein. Dabei können Sie Werte angeben, die Sie aus der jeweiligen Ausgabedatei ermittelt haben:

Die Kennungen &D1 bis &D3 werden als Zusatzinfo in das Feld Persönliche Anrede eingefügt und in WRKFAXSTS und im Sendeprotokoll als Information ausgewiesen. Die Kennungen &D4 bis &D9 sind beliebig verwendbar.

Die fertig aufbereitete Betreffzeile ist auf max. 50 Stellen begrenzt. Überzählige Zeichen werden ohne Warnung abgeschnitten.

Per EXIT-Programm holen

Die Betreffzeile kann auch durch ein EXIT-Programm generiert werden. Das ist z. B. erforderlich, wenn der Betrefftext variable Daten enthalten muss, die nicht aus dem Spooltext abgegriffen werden können.

An das EXIT-Programm werden folgende 3 Parameter übergeben

1. P1=Name der Autofaxdefinition (10A)

2. P2=Rückgabe: Betreffzeile leer (50A)

3. P3=Datenstruktur (2000A)

   1. 001-0550 = 11 x 50 Stellen (Feldgruppe)

      1. Elemente 1-9 = Kennungen 1-9

      2. Elemente 10-11= Application Key 1+2

   2. 551-2000 = reserviert/noch unbenutzt

Email Absenderadresse

Die Email Absenderadresse kann festgelegt werden:

• pauschal für das gesamte System in der Konfiguration (CFGFAXMAIL)

• benutzerbezogen für den Absender eines Faxes im Faxprofil (WRKFAXPRF)

• aus der Spooldatei entnommen

Die Entnahme der Email Absenderadresse aus dem Spool ist nur möglich, wenn auch die Email Zieladresse aus der Spooldatei entnommen wird.

Nachdem in Autofax die Quelle der Emailadresse mit Cursorpositionierung festgelegt wurde, kann über das Menü Fax Number und Datenfelder der Unterpunkt Email Absender angeklickt werden. Die Festlegung der Absenderadresse erfolgt auch wieder mit Cursorpositionierung auf Anfang und Ende. Die Angabe einer Bedingung ist möglich.

Über das Menü Display und den Punkt Display FAX Key kann die Definition *EMSND* kontrolliert und ggf. mit Auswahl 4 gelöscht werden.

Wenn die Spooldatei an der festgelegten Stelle keine Absenderadresse enthält, wird die Standardabsenderadresse aus dem Faxprofil bzw. aus der Konfiguration genommen. Das Gleiche geschieht, wenn die in Autofax gesetzte Bedingung für die Entnahme des Absenders nicht zutrifft. Es wird keine Meldung ausgegeben.

Beschreibung der Funktionstasten

F3=Verlassen

Bricht das Programm nach Sicherheitsabfrage ab.

F4=Auswahl

F6=Erstellen

F8=Fax-Befehl

Diese wichtige Funktionstaste ermöglicht das Einfügen von Fax-Befehlen (z.B. ^gGRAFIK, ^F0011 etc.) in die geöffnete Spooldatei.

Bevor F8 betätigt wird, muss der Cursor auf die gewünschte Stelle im Spooleintrag positioniert werden!

Details zu diesem Thema finden Sie weiter unten im Abschnitt "Fax-Befehle einfügen mit F8".

F9=Direktaufruf