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Programmierung des automatischen Faxversands

Lässt sich in bestimmten Fällen ein automatischer Faxversand nicht über AutoFax realisieren oder muss besonderen Sicherheitsauflagen Rechnung getragen werden, kann das Ziel durch Änderungen am Anwendungsprogramm erreicht werden: Directfax überwacht die Ausgabewarteschlange (OUTQ) DIRFAXPRT. Jede Ausgabedatei (SPLF), die dort erscheint, wird gefaxt, wenn sie eine ^FAX-Steuerzeile mit den passenden Angaben enthält (siehe nächsten Abschnitt).

Voraussetzung ist aber auch hier die bereits erwähnte Einschränkung auf Spooleinträge mit 10 oder 12 CPI.

Schnittstelle aktivieren

Damit die OUTQ-DIRFAXPRT überwacht und verarbeitet wird, muss die Schnittstelle gestartet sein. Dafür geben Sie bitte im Befehl STRDIRFAX, Parameter FAKTOR ("Faktor für Spooldateitest") einen Wert grösser als 0 ein.

Programmänderungen

OVRPRTF OUTQ(DIRFAXPRT)

Damit die Druckausgabe des Anwendungsprogramms in die virtuelle Warteschlange DIRFAXPRT gelangt, muss vor Eröffnung der Druckdatei im Programm ein OVRPRTF-Befehl mit den Parameter DEV(DIRFAXPRT) und OUTQ(*DEV) ausgeführt werden.

Es ist auch möglich, directfax andere Ausgabewarteschlangen, als DIRFAXPRT überwachen zu lassen. Siehe ###alternative outq

Angaben in der Spooled file (SPLF)

Sie können Ihren Ausdrucken Fax-Steuercodes verwenden

• in der "Fax-Steuerzeile" am Anfang der SPLF (Empfänger, Absender, Formular, Kopie, etc.)
• im Text für Layout-Steuerung (Fonts, Zeichnen von Boxen oder Linien, etc.)

Externe Parameter-Sätze

Darüber hinaus ist es möglich, die Angaben der Steuerzeile in einer Datei zu hinterlegen, als sogenannte "Faxparameter". Ein Faxparameter-Satz erhält einen Namen, auf den Sie in der Fax-Steuerzeile Bezug nehmen können. Damit ist es möglich eine ganze Reihe von Angaben zentral zu verwalten und ohne Programmänderungen zu pflegen.

Eine ^FAX-Steuerzeile ohne Programmänderung erstellen

Wenn bestimmte Voraussetzungen gegeben sind, kann mittels OVRPRTF eine ^FAX-Steuerzeile im Parameter USRDFNDTA übergeben werden. Das hat den Vorteil, dass der Druckoutput selbst nicht geändert werden muss. Die Spooldatei darf nur aus einem Dokument bestehen, da keine Aufteilung möglich ist.

Wenn Sie diese Methode nutzen wollen, prüfen Sie mit OVRPRTF F4 F10 F11, ob der Parameter Benutzerdefinierte Daten USRDFNDTA vorhanden ist (dies ist abhängig vom Alter des OS/400). Dann können Sie anhand der folgenden Beschreibung der Codes in der ^FAX-Steuerzeile diese einfach mit OVRPRTF übergeben.

Die ^FAX-Steuerzeile

Erforderlich ist einerseits die Angabe in Zeile 1, wohin das Fax gesendet werden soll, und andererseits die Abgrenzung der zusammengehörenden Seiten der einzelnen Faxe. Zusätzlich können beliebige Faxcodes zur Gestaltung des Druckbildes hinzugefügt werden (siehe Weitere Steuerungsmöglichkeiten beim Faxversand).

Einfache Steuerzeile (Beispiel)

Die einfache Form der Empfänger-Information in Zeile 1 eines jeden automatischen Faxes sieht so aus:

^FAX01234/56 78-11

• ^als Steuercodeanfang
• FAX als Steuercode für die folgende Faxanwahlnummer
• 01234/56 78-11 ist die vollständige Faxanwahlnummer des Empfängers

Blanks zwischen den Ziffern sind zulässig. Die Nummer selbst darf bis zu 20 Ziffern lang sein und Trennzeichen wie im Beispiel enthalten. Sie endet beim Beginn des nächsten Parameters.

Achtung: Eine Zeile, die mit ^FAX beginnt ist eine Steuerzeile, die nicht als Textzeile mit an den Empfänger gefaxt wird. Die Zeile darf nur Steuercodes enthalten, die in diesem Abschnitt beschrieben sind. Nach Analyse der Parameter wird diese Zeile aus dem Dokument entfernt.

Steuerzeile für externe Parameter (Beispiel)

Die externe Form der Steuerzeile sieht so aus:

^FAX(LIEF100) ^DIAL(03456/346 358 )

• LIEF100 in Klammern ist der externe Name einer Parameterdefinition.
• Hinter ^DIAL steht in Klammern die zu wählende Faxnummer.

Weitere Parameter wie nachfolgend beschrieben können folgen. In der Regel werden Standardwerte jedoch extern in der Definition festgelegt. Mit dem Befehl WRKFAXPAR können Definitionen erfasst und gepflegt werden. Der Name kann beliebig im Rahmen der IBM i-Regeln für Objektnamen gewählt werden. In der Steuerzeile angegebene Parameter überschreiben die externen Werte.

Parameter (Codes) in der Steuerzeile

Der Code ^FAX muss in der ersten Zeile eines SPLF stehen und macht diese Zeile zur "Fax-Steuerzeile". Wenn die SPLF in eine Ausgabewarteschlange gestellt wird, die von directfax überwacht wird (QUSRSYS/DIRFAXPRT oder eine alternative OUTQ), dann wird sie sofort von directfax verarbeitet und als Fax oder E-Mail verschickt.

In der Fax-Steuerzeile können zahlreiche Parameter übergeben werden, die das Senden (Fax oder Mail, Datum, Zeit, usw) und auch das Aussehen (Formular, Logo) steuern. Es können bei Bedarf weitere Parameter zum Zwecke der Protokolldruck- und Faxsteuerung angegeben werden, wenn diese nicht extern gesteuert werden können oder sollen.

Beispiele für eine ^FAX-Steuerzeile:

^FAX ^MAIL(woi@toolmaker.de) ^MAILSND(info@meier.at) ^MAILCVR(GERMAN) ^MAILATT(T)
--> Der Spooleintrag wird als Mail mit dem Absender "info@meier.at"). 
--> Der Bodytext wird aus der Teildatei DIRECTFAXF/GERMAN(##EMAILTIF) geholt (weil: ^MAILATT(T))
--> Der Inhalt des Faxes wird dem Email als TIFF-Datei anghängt.


^FAX040/55919-08 ^PA(Bestellung 128759)^PRT(*DFT) ^CPI17 ^FEIN + ^STIME(2200)^RNAME(Hoffmann) ^HLGO(LOGOAB)
--> Der Spooleintrag mit 17 CPI gefaxt
--> in feiner Auflösung ab 22:00 Uhr 
--> an die Nr. 0405591908 gefaxt 
--> anschließend auf dem im zugehörigen Faxbenutzerprofil angegebenen Drucker als Faxprotokoll ausgedruckt. 
--> Im Sendeprotokoll wird die Zusatzinfo "Bestellung 128759" erscheinen. 
--> In der Faxstatusanzeige wird als Empfängername "Hoffmann" zusehen sein. 
--> Das Standardkopflogo des Profils wird durch die Grafik LOGOAB ersetzt).

Die Reihenfolge der nach ^FAX codierten Parameter ist beliebig aber ^FAX muss am Anfang stehen. Zwischen dem jeweiligen Parameter z.B.^PRT und dem Wert '(*DFT)' darf kein Blank sein. Wohl aber sind Blanks innerhalb der Klammer (d.h. nachfolgende Leerstellen) und zwischen den Parametern erlaubt. Kleinbuchstaben werden automatisch in Großbuchstaben übersetzt.

Das + - Zeichen am Ende der ersten Zeile zeigt an, dass die Zeile fortgesetzt wird.

Steuercodes im Faxtext

Schriftbild ändern

In directfaxstehen weit mehr als 20 verschiedene Schriftarten zur Verfügung:

• Courier mit 10, 12, 15, 17 und 20 CPI (Fonts 0011, 0085, 0223, 0256 und 0280)
• Proportionalschriften mit verschiedenen Punktgrößen (Fonts 2103-2115)
• Außerdem gibt es 2 Symbol-Schriftsätze.

Mit ^CN kann jederzeit wieder in die Grundschriftart des Faxes zurückgesprungen werden (^CN steht für CPI normal).

Wird im Text eine nicht unterstützte Font-Nr. ausgewählt oder der Fontbefehl falsch codiert, sendet das Programm eine Warnung an den Benutzer und arbeitet in der gerade aktiven Schriftart weiter.

Weitere Schriftarten hinzufügen

Weitere hier nicht erwähnte Schriften können Sie in der Liste aller verfügbaren directfax Fonts mit Befehl WRKFAXFNT anzeigen lassen.

Mit diesem Befehl können sie auch weitere Schriftarten hinzufügen.

Symbole verwenden

Es ist möglich, Zeichen direkt mit ihrem hexadezimalen Wert anzusprechen. Verwenden Sie dafür diese beiden Tabellen:

• Wählen Sie in der oberen Tabelle das gewünschte Symbol aus und merken Sie sich die Koordinaten (z.B. ""= A1)
• Entnehmen Sie aus der unteren Tabelle das zu verwendende Zeichen (A1 = ß)
• Im Text schreiben Sie dann: ^F2200ß.

Tabulatoren setzen und anspringen (^t)

Standardmäßig gibt es ein Tabulatorgitter mit 9 Tabulatoren und zwar in Abstand von ca. 1 Zoll ab dem linken Rand. Die Tabulatoren können mit den folgenden Steuerzeichen geändert bzw. neu gesetzt werden:

Normaltabulatoren sind:

TAB1 auf ca. 15 mm
TAB2 auf ca. 38 mm
TAB3 auf ca. 60 mm
TAB4 auf ca. 83 mm
TAB5 auf ca. 105 mm
TAB6 auf ca. 128 mm
TAB7 auf ca. 150 mm
TAB8 auf ca. 173 mm
TAB9 auf ca. 195 mm

Gültige Bereiche für Tabulatoren:

im Hochformat (Portrait): 1 - 200 mm
Im Querformat (Landscape): 1 - 300 mm

Wird ein ungültiger TAB festgelegt, erfolgt ERRMSG(69), der TAB bleibt unverändert!

Wird ein ungültiger TAB angesprungen, erfolgt ERRMSG(70). Dies kann nur durch einen Wechsel von Quer- in Hochformat passieren.

Fortsetzungszeile: Wird am Ende einer Zeile ^+ angegeben, so wird die folgende Zeile an der Stelle des ^ fortgesetzt. Es erfolgt also keinen Zeilenvorschub bzw. -umbruch.

Beispiele

Tabs setzen

^t5(*)  - Tabulator 5 setzen auf Cursor-Position
^t3(N) - Tabulator 3 setzen auf Normal-Position
^t2(mm) - Tabulator 2 setzen auf Millimeter-Position
^t(21,52,83,,,129) - Tabulatoren 1-9 setzen auf Millimeter-Position
^tN - Alle Tabulatoren auf Normal-Position setzen

Tabs anspringen

^t1 - ^t9 -  springt auf Tabulator 1 bis 9
^t(blank)  - springt zum nächsten (rechten) Tabstopp
^ttt(blank) - springt n Tabsprünge nach rechts

Seiten, Ränder und Zeilen definieren

Positionieren

Seitenvorschübe ignorieren (^NOSKIP)

Die Funktion ^NOSKIP ermöglicht das komprimierte Faxen von langen Listen oder großen Dokumenten, die viele halbvolle Seiten oder viele leere Zwischenräume enthalten. Dadurch wird die Übertragungszeit (Faxzeit) verringert und weniger Papier verbraucht. Dieser Code muss im Faxtext stehen.

Beim Faxen von Spooleinträgen im Programm WRKSPLFAX kann mit Taste F6 "Anfangstext eingeben" z.B. ein Vorlauftext mit Namen NOSKIP erzeugt werden, der nur aus einer Zeile mit dem Code ^NOSKIP (Dach X'5F' gefolgt von NOSKIP in Großbuchstaben! oder ^S0) besteht.

Mit ^S1 oder ^SKIP irgendwo im Dokument kann die NOSKIP-Funktion wieder ausgeschaltet werden.

Die Zeile mit diesem Code wird selbst nicht gedruckt oder gefaxt.

Boxen und Linien zeichnen

Durch entsprechende Codierungen im Faxtext können beliebig dicke waagerechte und senkrechte Linien oder Rechtecke (Boxen) gezeichnet werden, um Absätze (wie diesen hier) besonders hervorzuheben oder andere Effekte zu erzielen.

Wird im Text ein Boxbefehl mit falschen Werten angegeben oder der Befehl falsch codiert, sendet das Programm eine Warnung an den Benutzer und führt den Befehl nicht aus.

Die verfügbaren Linientypen sind:

Beispiel 1:

^B(30,50,170,50,1,8)

zeichnet eine waagerechte, durchgezogene Linie der Stärke 8 (ca. 1 mm dick) von der Koordinate 30 mm von links und 50 mm von oben, bis zur Koordinate 170 mm von links und 50 mm von oben. Es ist zu beachten, dass in Linienbefehlen entweder die beiden Y-Koordinaten (waagerechte Linie) oder die beiden X-Koordinaten (senkrechte Linie) gleich sind.

Beispiel 2:

^B(30,50,170,200,5,3)

zeichnet ein fein gestricheltes Rechteck der Stärke 3 von der Koordinate (linke obere Ecke) 30 mm von links und 50 mm von oben, bis zur Koordinate (rechte untere Ecke) 170 mm von links und 200 mm von oben.

Grafiken, Unterschriften einfügen(^g)

Mit dem Befehle ^g können Sie Grafiken in Faxe einfügen. Diese Grafiken tragen 10-stellige Namen und müssen für directfax aufbereitet worden sei und das Benutzerprofil unter dem das Fax geschickt wird, muss für die Grafik berechtigt sein.

Hinweise zum Aufbereiten von directfax-Grafiken und die Berechtigungen für directfax-Grafiken finden Sie auf der Seite Grafiken, Logos, Unterschriften und Formulare.

Ein Beispiel:

Mit freundlichen Grüßen

^gUNTERHW

Hier wird die Grafik UNTERHW an genau dieser Stelle eingefügt.

Außer bei Mischfaxen (MIXFAX) ist die eingefügte Grafik immer eine Vollgrafik, d.h. sie belegt die ganze Faxbreite. Nur in Mischfaxen können neben der Grafik variable Textabschnitte gefaxt werden. Selbstverständlich kann die Grafikdatei konstanten Text neben einem Logo beinhalten, wenn der Text mit eingescannt wurde.

Logos und andere Grafiken können durch eine Koordinatenangabe wie z.B. ^gACMELOGO(100,150) an beliebiger Stelle auf der Dokumentseite positioniert werden. In dem Beispiel wird die linke obere Ecke der Grafik auf die Position 100 mm horizontal (X-Achse) und 150 mm vertikal (Y-Achse) gesetzt. Dabei gilt immer die jeweilige Ansicht einer DIN A4 Seite für die Koordinateneingabe.

Hinweis: Bitte bedenken Sie, dass die linke obere Ecke einer Grafik (z.B. eines Firmenlogos in der Mitte der Seite) nicht unbedingt mit dem Logo selbst identisch ist, sondern dass der links neben dem Logo befindliche Leerraum zur Grafik gehört. Bei Bedarf können Sie mit Hilfe des Grafik-Editors eine Grafikkopie erstellen, in der Sie das Logo von der bisherigen Position in der Mitte der Seite nach links übertragen (move).

Wird mit Mischfaxen gearbeitet, wird jedes verwendete Logo einmalig in die Objektart *USRSPC umgewandelt und in der Bibliothek DIRECTFAXF gespeichert. Dies geschieht automatisch bei der ersten Verwendung in einem Mixfax, d.h., dass die Vorbereitungszeit beim ersten Fax dieser Art hoch ist.

Bei Logo-Änderungen erfolgt automatisch eine Löschung des alten Userspace, so dass automatisch ein neuer erstellt wird. Userspaces bringen bei der Bearbeitung von Mischfaxen erhebliche Geschwindigkeitsvorteile.

Überlegungen zum Einmischen von Grafiken

Wird ein Logo in ein Fax eingemischt (egal mit welcher Methode), muss der Ersteller des Dokuments den Platz dort frei halten, da es sonst zu Überlagerungen von Text und Grafik kommt.

Soll statt eines Logos eine Formulargrafik (z.B. ein Lieferscheinformular) mit dem Text der Spooldatei gemischt werden, ist wie beim Drucken auf ein vorgedrucktes Formular eine Justierung erforderlich.

Die Justierung kann sich auf eine einfache Positionierung der Grafik beschränken. Es kann aber auch bei sehr fein gegliederten Formularen ein großer Aufwand nötig sein, Text und Formular in Übereinstimmung zu bringen.

Falls ein Probefax am rechten Rand und unten starke Verzerrungen zwischen Text und Formular zeigt, muss die Formulargrafik neu erstellt werden. Z.B. könnte man an Hand des Probefaxes die maximale prozentuale Verzerrung in horizontaler und vertikaler Richtung errechnen und die Grafik in einem Grafikprogramm am PC zerren oder stauchen.

Freigabe durch andere Benutzer (^SIGN(), ^FREE())

Es gibt Unternehmen und Behörden, wo Dokumente ab einem bestimmten Wert nur nach Gegenzeichnung von 2 autorisierten Personen rechtsgültig versandt werden dürfen. directfax unterstützt diese Sicherheitsbedürfnisse für bis zu 3 Personen.

^SIGN

Diese Codierung (ohne Namen und Klammern dahinter) setzt ganz einfach die Unterschriftsgrafik des aktuellen Benutzers (Eigentümers des Faxes) ein, die in seinem Profil hinterlegt ist, so als hätte man ^gUNAME angegeben. Sie eignet sich vor allem für Dokumentvorlagen, die von allen Benutzern verwendet werden.

^SIGN(<benutzerprofil>)

Mit diesem Code wird zweierlei erreicht:

1. an der Stelle im Faxtext, wo der Code steht wird eine Grafik eingefügt.Und zwar die Grafik, die in dem benannten Fax-Benutzerprofil (WRKFAXPRF) als "Unterschriftslogo" (Parameter SIGNLOGO) eingetragen ist.
2. Es wird die Freigabefunktion aktiviert: das Fax bleibt solange im Status *HLD, bis es von der Person, zu der die Unterschriftsgrafik gehört, freigegeben wird (WRKFAXSTS, Auswahl 6)

^FREE(<benutzerprofil>)

Diese Codierung funktioniert wie ^SIGN(), fügt aber im Unterschied dazu keine Unterschriftsgrafik ein.

Sofern ein Protokolldrucker angegeben ist, wird ein Vorabdruck des Faxes erstellt. Diesen Vorabdruck kann man ggf. mit dem Kennzeichen "A" in Stelle 88 des Datenbereichs FAXDTAARA unterdrücken.

Freigabe der Faxe

Der Benutzer erkennt Faxe, die auf ihre Freigabe warten an einem entsprechenden Statustext. Solche Faxe werden immer ganz am Anfang in die Warteschlange eingereiht. Nach Eingabe der 6 wird ein Fenster angezeigt, in dem die Namen der Zeichnungsberechtigten dargestellt und die Eingabe des Freigabe-Kennzeichens X gefordert wird. Ist der Benutzer selbst nicht zur Freigabe berechtigt, sind die Eingabefelder gesperrt.

Ist einer der eigentlich vorgesehenen Zeichnungsberechtigten nicht anwesend, kann eine Ersatzperson, die dazu entsprechend autorisiert wurde, die Freigabe durchführen, wobei die Änderung der Unterschriftsgrafik auf den tatsächlich Freigebenden vorgeschlagen wird. Mit N=Nein kann der Zeichner das Beibehalten der ursprünglich vorgesehenen Unterschriftsgrafik erreichen. Eine erfolgte Freigabe kann nicht zurückgenommen werden, wohl aber kann das Fax mit Auswahl 3 normal angehalten werden, sofern der Anwender für das Fax berechtigt ist.

Rationelle Unterschriftenfreigabe von IBM i-Faxen in WRKFAXSTS mit *SIGN und Auswahl 66

Wird bei dem Feld Benutzerauswahl statt *ALL der Wert *SIGN eingegeben und Datenfreigabe gedrückt, werden nur noch die Faxe angezeigt, für die vom angemeldeten Benutzer eine Freigabe erwartet wird.

Der Benutzer kann dann mit der Auswahl 66 den Freigabe-Prozess starten. Zuerst wird der Faxinhalt wie bei Auswahl 5 angezeigt, die SPL-Anzeige kann dann mit F12 oder Datenfreigabe verlassen werden. Danach folgt das Fenster zur Freigabe des Faxes wie sonst bei Auswahl 6.

Ein spezieller Schalter wurde eingerichtet, welcher den Vorabdruck für Faxe verhindert, die auf die Freigabe wegen ^SIGN(Name) warten. Mit 88=A (Anzeige statt Vorabdruck) im Datenbereich FAXDTAARA wird der automatische Vorabdruck trotz Angabe eines Druckers verhindert (Papierersparnis).

Unterschriftenfreigabe von AS/400-Faxen am PC-Client (PREMIX)

IBM i-Faxe, die im Status *HLD Freigabe erwartet stehen, sind i. d. R. noch nicht grafisch aufbereitet, weil erst nach der Freigabe klar ist, welche Unterschriftsgrafik eingemischt werden soll. Diese Faxe sind am PC nur schwer lesbar und können die Arbeit des prüfenden Benutzers behindern.

directfax wurde so geändert, dass die wartenden Freigabefaxe in einem sogenannten PREMIX-Vorgang vorab grafisch aufbereitet werden. Hat dann der Prüfer das Fax freigegeben und damit die gewünschte Unterschriftsgrafik bestimmt, durchläuft das Fax nochmals den Mischvorgang bevor es versandt wird.

Wichtig ist, dass im Befehl CHGFAXVAL F4 beim Parameter "Premix für alle Faxe" *REQ steht, der Wert *ALL wäre aber auch OK. *NO verhindert den PREMIX-Vorgang.

Achtung: Der PREMIX-Vorgang wird nicht bevorzugt ausgeführt, sondern nur dann, wenn das Mischprogramm (Job FAXMIX) keine anderen wichtigeren Arbeiten zu tun hat. Daher sollte in der Praxis einige Zeit für PREMIX einkalkuliert werden.

Faxbenutzerprofil und Unterschriftsgrafik

Die Verwendung von ^SIGN setzt voraus, dass alle zeichnungsberechtigten Personen ein directfax-Benutzerprofil haben und dort beim Parameter SIGNLOGO eine entsprechende Unterschriftsgrafik angegeben ist.Siehe auch WRKFAXPRF.

Sollen Personen dazu autorisiert werden, ersatzweise Freigaben für abwesende Zeichnungsberechtigte durchzuführen, muss über WRKFAXPRF - Auswahl 8-Berechtigungen bei dem Profil des Zeichnungsberechtigten über F6 der Name der Ersatzperson hinzugefügt und bei SGN mit X Berechtigung erteilt werden.

Beispiele

^SIGN(*CURRENT,X,Y)

Diese Variante der ^SIGN-Codierung kombiniert die Grafikeinfügung mit der X/Y-Positionierung. *CURRENT steht für den aktuellen Benutzer (Eigner des Faxes).

^SIGN2(WOIDT,110,*)

Fügt die Unterschrift von WOIDT 110 mm von links an der aktuellen Zeile (*) ein, nachdem WOIDT das Fax als 2. Unterzeichner freigegeben hat.

Aktuelle Werte (Datum/Zeit u.ä.) ausgeben

In Faxtexte können directfax-Steuercodes eingegeben werden, die im Moment des Faxversandes durch aktuelle Werte ersetzt werden.

Die Zeile, die solche Codes enthält, muss die Länge der eingesetzten Daten berücksichtigen.

Jeder Code beginnt mit ^ gefolgt von "Ux", wobei "x" für eine der im Folgenden beschriebenen Variablen steht:

Ausgabe von Daten aus einer Kurzadresse ("KA")

Directfax enthält eine eigene Adress-Datenbank, die beim Faxen oder Senden verwendet werden kann: die directfax Kurzadressen ("KA"). Für die Pflege steht der Befehl WRKFAXKA zur Verfügung. Sie können Kurzadressen zu Verteilerlisten zusammen fassen (Befehl WRKFAXKWG) und es ist möglich, Adressdaten aus anderen Anwendungen zu importieren (Befehl WRKUSRTRF).

Alle Datenfelder aus dem Kurzadressstamm können im Faxtext über ihren Feldnamen mit vorangestelltem Kombination Dach-Ampersand (^&) angesprochen werden. Zum Beispiel ^&KAKURZ für das Feld Kurzname. Damit können beispielsweise Serienfaxe mit festem Text und Variablen erstellt werden.

Darüber hinaus können Sie mit einigen Steuerzeichen (<, >, !, %, /) die Ausgabe beeinflussen:

ACHTUNG: Diese Spezial Steuerzeichen werden am PC nicht unterstützt!

Beispiel:

&!kanam1 ^&KAKURZ> /&%KAINTN
^&KANAM2
^&KASTR
^&>KALKZ ^&+>"-" ^&</KAPLZ ^&KAORT


Sehr geehrte^&KAPA" Damen und Herren,"

Die Steuerzeichen können an den Feldnamen angehängt oder zwischen & und Feldname eingesetzt werden. Bei ".." ist ein Anhängen an den Feldnamen zwingend erforderlich.

Beispiele:

^&!KANAM1 oder ^&kanam1!

Zur Parameterabgrenzung zum übrigen Text ist immer mindestens ein Leerzeichen dahinter erforderlich, Groß- oder Kleinschreibung des Feldnamens ist belanglos

^&KAPA" Damen und Herren,"

Das folgende Beispiel setzt automatisch die Konstante zwischen den ".." ein, wenn das Datenfeld KAPA leer sein sollte.

^&>KALKZ ^&+>"-" ^&</KAPLZ ^&KAORT

• &>KALKZ holt das Länderkennzeichen.
• > sorgt dafür, dass nachfolgende Daten (Bindestrich oder PLZ) ohne Leerzeichen folgen (Rechtsbündigstellung).
• &>"-" prüft durch das , ob im vorherigen Datenfeld (KALKZ) Daten waren, wenn ja wird der - eingefügt ("Konstante"), wenn nein, wird nichts gemacht.
• > sorgt wieder für Rechtsbündigstellung
• &</KAPLZ holt die Postleitzahl, stellt sie durch Steuerzeichen < im Datenfeld linksbündig und unterdrückt durch Steuerzeichen / alle führenden Nullen.
• &KAORT holt den Ort aus dem Datenfeld KAORT.

Je nachdem, ob ein Länderkennzeichen vorhanden war, sieht die aufbereitete Zeile wie folgt aus: D-22111 Hamburg oder 22111 Hamburg.

Bei Verarbeitung der internationalen Vorwahl. wird ein Feld erwartet, welches das Länderkennzeichen (Autokennzeichen) enthält, mit dessen Inhalt die eigentliche Vorwahl aus der directfax Länderkennzeichendatei (WRKFAXLKZ) ermittelt werden kann. Sollte das angegebene LKZ-Feld aber stattdessen selbst die internationale Vorwahl enthalten, wird der numerische Inhalt der Faxnummer vorangestellt.

Begrenzung der Faxseiten (^T)

Die Begrenzung der Faxseiten eines Empfängers wird durch die Zeichen ^T bestimmt. Dieser Code steht in der letzten Zeile auf der letzten Seite des Faxdokuments. Der Code kann entfallen, wenn die Spooldatei dort endet. Es werden mehrere Faxdokumente in einer Spooldatei unterstützt. Das bedeutet, wenn jede Seite oder jede Gruppe von Seiten des Dokuments mit dem entsprechenden ^FAX01234-Code eingeleitet und mit ^T abgeschlossen wird, werden die einzelnen Abschnitte jeweils getrennt an die entsprechenden Empfänger gefaxt. Dieser Code ist am PC nicht zulässig.

Faxdokument an mehrere Empfänger senden (Kopie)

Werden in einem Dokument (vor einem Endecode ^T) mehrere ^FAX01234-Codes angegeben, wird dieses eine Dokument an jede der angegebenen Faxnummern als Kopie gesendet.

Beispiel:

^FAX012346436
^FAX0511678
^FAX739747664

...Text des Dokuments...

^T

Im vorstehenden Beispiel wird der Text des Dokuments als Kopie an die 3 unterschiedlichen Empfängernummern versandt, d.h. es werden 3 Faxe mit gleichem Inhalt generiert.

Wichtig: Der Code ^T darf nicht vergessen werden, da sonst aus beispielsweise 10 Faxen von je 1 Seite 10 Faxe mit 10 Seiten werden!

Automatisch die AGB anhängen

Anforderung: Die allgemeinen Geschäftsbedingungen sollen bei bestimmten Faxen (oder Mails) als letzte Seite mitgesendet werden. Dies kann mit dem DirectFax Code ^ATTACH erledigt werden.

Voraussetzungen: Das Dokument liegt als TIF- oder PDF-Datei im IFS vor. Die SCS Spooldatei enthält als letzte Zeile den Code ^ATTACH mit Pfad- und Dateiangabe. Ersatzweise kann auch die ^FAX Steuerzeile (wenn vorhanden) einen ^ATTACH Code enthalten.

Wichtige Überlegungen vorab

Da die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) i. d. R. sehr umfangreich sind, aber auf eine DIN A4 Seite passen sollen, sind sie in sehr kleiner Schrift verfasst und nutzen das Blatt bis an den Rand aus. Um eine gute Druckqualität zu erhalten, wird mit 300 dpi oder mehr gearbeitet.

Soll nun so ein Dokument gefaxt werden, ist zu berücksichtigen, dass das Faxsystem in Feinauflösung maximal nur 200 dpi unterstützt. Sie werden also ein Qualitätsproblem bekommen, wenn sehr feine Strukturen (Linien, Schriften) enthalten sind. Außerdem wird die Faxübertragung dieser Seite auf Grund der großen Informationsmenge sehr langsam sein, was höhere Kosten verursachen kann.

Denkbar wäre es, die AGBs als PDF auf Ihrer Website zum Download anzubieten und im Fax nur einen Verweis auf dieses Dokument zu geben.

Mehrseitige AGB

Die Funktion ^ATTACH() kann in der Steuerzeile nur einmal verwendet werden. Es ist aber auch möglich, sie an anderen Stellen einzusetzen. Dann auch mehrfach.

Am Beispiel der Geschäftsbedingungen: wenn diese nicht mehr sinnvoll auf eine Seite passen, dann müssen sie auf mehrere Seiten aufgeteilt werden, es werden also zwei oder mehr TIF-Dateien benötigt.

Diese können mit mehreren ^ATTACH-Aufrufen am Ende der SPLF angehängt werden.

^ATTACH /FOLDER/SUBFOLDER/FILE1.TIF
^ATTACH /FOLDER/SUBFOLDER/FILE2.TIF

Bitte beachten: wenn der Code ^ATTACH ausserhalb der ^FAX-Steuerzeile verwendet wird, dann werden Pfad und Datei nicht in Klammern gesetzt!

Fehlersuche und -behebung zu ^ATTACH

Siehe directfax Fehlersuche und -behebung - der Steuercode ^ATTACH funktioniert nicht mehr

Performanceverbesserung bei Serienfaxen

Werbefaxe müssen anspruchsvoll gestaltet und meist in großer Stückzahl versandt werden. Ein Widerspruch entsteht dadurch, dass die aufwendige Gestaltung mit vielen verschiedenen Fonts und Grafiken das Mixverfahren erfordert, was eine entsprechende Rechenkapazität des IBM i-Prozessors voraussetzt und erheblich mehr Vorbereitungszeit je Fax erzwingt als ein reines Textfax.

Bei älteren oder stark belasteten Maschinen kann die Mixzeit je Fax länger sein als die Übertragungszeit an den Empfänger. Besonders dann, wenn das Vorbereitungsprogramm für 2 und mehr Faxleitungen arbeiten muss, werden die Leitungen bei Mixfaxen meist nicht voll ausgenutzt.

Es stehen zwei Methoden zur Verfügung, den Mixvorgang zu verbessern.

• ^OPT()
• ^PRE

Speicher-Reduzierung bei Serienfaxen vom PC (COPYFAX)

Bei identischen Serienfaxen von einem PC ist eine Optimierung des Speicherverbrauchs auf der IBM i möglich. Wenn man grob geschätzt 100 KB pro Faxseite rechnet, würde ein Serienfax mit 10.000 Seiten für einige Tage 1 GB Plattenspeicher benötigen. Durch den Einsatz der COPYFAX- Funktion kann der Verbrauch auf weniger als 10 % reduziert werden. Die Einsparung ist aber nur bei identischen Serienfaxen möglich. Hat jedes Fax eine andere persönliche Anrede im Text, sind die Faxe nicht gleich. Der Speicherverbrauch lässt sich dann mit COPYFAX nicht reduzieren.Mit Kennzeichen "C" in Stelle 87 im Datenbereich FAXDTAARA und Restart von directfaxkann die Funktion aktiviert werden. Wenn danach am PC ein Serienfax mit einer Kurzwahlgruppe (KWG) erstellt wurde, wo alle Faxe identischen Inhalt haben, wird an der Schnittstelle auf der AS/400 nur für das 1. Dokument ein vollständiges Fax generiert. Für die Folgefaxe werden jeweils nur Kopfsätze in Datei FAXSTAT angelegt (ca. 1 KB/Fax). Beim Versand der Serienfaxe wird kurzzeitig für die gerade in Arbeit befindlichen Faxe ein Duplikat des Inhalts des 1. Faxes bereitgestellt und nach dem erfolgreichen Versand wieder gelöscht. Allerdings wird für die Faxe mit Versandfehlern (z. B. falsche Faxanwahl) Speicher verbraucht, der erst beim Löschen wieder freigegeben wird. Das Leitfax (1. Fax) der Serie kann nicht gelöscht werden, da sein Inhalt jederzeit für die Folgefaxe zur Verfügung stehen muss.